Đang tải... (xem toàn văn)
thực tập tại công ty xuất nhập khẩu
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH KHOA THƢƠNG MẠI DU LỊCH - BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI: CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH TOÀN CẦU KHẢI MINH GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: THS ĐỖ QUỐC DŨNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHAN THỊ NHƯ QUỲNH MÃ SỐ SINH VIÊN: 10222091 CHUYÊN NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ NIÊN KHÓA: 2010-2014 TP HỒ CHÍ MINH, THÁNG 05, NĂM 2014 LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình học tập trường Đại Học Công Nghiệp TP.Hồ Chí Minh, em thầy cô cung cấp, truyền đạt bảo nhiệt tình tất tảng kiến thức chuyên môn quý giá Ngoài em rèn luyện tinh thần học tập làm việc cao Đây yếu tố giúp em nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc sau trường Đó tảng vững giúp em thành công nghiệp sau Báo cáo thực tập tốt nghiệp hội để em áp dụng, tổng kết kiến thức mà học, đồng thời rút kinh nghiệm thực tế quý giá suốt trình thực đề tài Trong trình hoàn thiện Báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin chân thành cám ơn hướng dẫn tận tình ThS Đỗ Quốc Dũng – GVHD trực tiếp em giúp em hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Thầy đưa lời nhận xét góp ý sửa chữa thiếu sót, khuyết điểm em mắc phải đề hướng giải tốt từ em nhận đề tài hoàn thành Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến anh chị Công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh tạo hội, môi trường thuận lợi thuận lợi để em tìm hiểu thêm nghiệp vụ Giao nhận, khai báo hải quan hàng hóa xuất nhập Công ty Em xin chân thành cảm ơn anh chị Phòng Logistics nhiệt tình giúp đỡ, dạy đóng góp nhiều ý kiến quan trọng sở giúp em hoàn thành báo cáo tốt nghiệp Cuối cùng, em xin kính chúc Thầy Cô Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM, Thầy Đỗ Quốc Dũngluôn dồi sức khỏe, gặt hái nhiều thành công công tác giảng dạy Chúc toàn thể anh, chị phòng Logistics sức khỏe dồi thực thắng lợi kế hoạch Công ty năm Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực tập Phan Thị Như Quỳnh i PHIẾU ĐÁNH GIÁ CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ t n sinh vi n: Lớp: Mã số: T n đơn vị thực tập: Thời gian thực tập: Từ đến CÁC YẾU TỐ ĐÁNH GIÁ cần cố gắng tốt tốt Không ĐG cần cố gắng tốt tốt Không ĐG Chấp hành nội qui kỷ luật đơn vị Hoàn thành công việc thời hạn Kiến thức kỹ chuy n môn Kỹ làm việc nhóm TINH THẦN VÀ THÁI ĐỘ LÀM VIỆC Đối với khách hàng (Lịch sự, niềm nở, ân cần, tận tâm.) Đối với cấp (Tôn trọng, chấp hành mệnh lệnh phục tùng phân công…) Đối với đồng nghiệp (Tương trợ, hợp tác, vui vẻ, hòa nhã công việc… ) Đối với công việc (tác phong chuyên nghiệp, lịch sự, nhã nhặn biết cách giải vấn đề ) Đối với thân (Ý thức giữ gìn an toàn, vệ sinh cá nhân nơi làm việc Tự tin, cầu tiến học hỏi…) ĐÁNH GIÁ CHUNG Nhận x t th m đơn vị có : ……… ngà ………tháng…… n m …… ÁC NHẬN CUA ĐƠN VỊ t n đ ng ấu) ii NHẬN ÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN \ iii MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN 1: THỰC TRẠNG VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH TOÀN CẦU KHẢI MINH 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.1 Thông tin khái quát 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển 1.2 Loại hình doanh nghiệp, quy mô 1.3 Chức nhiệm vụ 1.3.1 Chức 1.3.2 Nhiệm vụ 1.3.3 Ngành nghề kinh doanh 1.3.4 Quyền hạn công ty 1.4 Vị công ty so với doanh nghiệp khác ngành 1.5 Mô hình quản trị máy quản lí 1.5.1 Mô hình quản trị 1.5.2 Sơ đồ tổ chức 1.5.3 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban, phận 1.5.3.1 Giám đốc 1.5.3.2 Phòng OPS 1.5.3.3 Phòng Kế Toán 1.5.3.4 Phòng Kỹ Thuật 10 1.5.3.5 Phòng Kinh doanh 10 1.5.3.6 Phòng Logistics 10 1.5.3.7 Phòng Sales 10 1.5.3.8 Phòng Chứng từ 11 1.5.3.9 Phòng Hành nhân 11 1.5.3.10 Phòng chăm sóc khách hàng 11 1.6 Nhân 11 1.6.1 Số lượng nhân 11 iv 1.6.2 Chính sách đào tạo 12 1.6.3 Chính sách tiền lương, thưởng, phúc lợi 12 1.6.3.1 Chế độ lương, thưởng cạnh tranh 12 1.6.3.2 Chế độ phụ cấp 13 1.6.3.3 Chế độ nghỉ ph p 13 1.6.3.4 Chế độ phúc lợi 13 1.6.3.5 Cơ hội phát triển nghề nghiệp 13 1.7 Khách hàng đối tác công ty 13 1.7.1 Danh sách khách hàng Công ty 13 1.7.2 Đối tác công ty 16 1.8 Cơ sở vật chất, kỹ thuật công ty 17 1.9 Chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh 18 1.9.1 Hoạt động chăm sóc khách hàng 18 1.9.2 Chất lượng dịch vụ giao nhận hài lòng khách hàng 18 1.10 Tình hình hoạt động kinh doanh 20 1.10.1 Tình hình doanh thu chi nhánh công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh từ năm 2010-2013 20 1.10.2 Tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa công ty từ năm 2011 – 2013 23 1.10.2.1 Theo cấu dịch vụ 23 1.10.2.2 Theo cấu phương thức vận tải 25 1.11 Tình hình tài công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh, chi nhánh Hồ Chí Minh từ 2010-2013 26 1.11.1 Tình hình chi phí chi nhánh công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh từ năm 2011-2013 26 1.11.2 Tình hình lợi nhuận chi nhánh công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh từ năm 2011-2013 28 1.12 Định hướng phát triển doanh nghiệp 29 PHẦN 2: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH TOÀN CẦU KHẢI MINH 31 v 2.1 Đánh giá chung 31 2.1.1 Thuận lợi 31 2.1.2 Khó khăn 32 2.2 Đánh giá chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng 32 2.2.1 Ưu điểm 32 2.2.2 Nhược điểm 33 2.2.3 Đề xuất ý kiến 34 2.3 Đánh giá thị trường 34 2.3.1 Ưu điểm 34 2.3.2 Nhược điểm 35 2.3.3 Đề xuất ý kiến 35 2.3.2.1 Tăng cường công tác nghi n cứu thị trường 35 2.3.1.2 Thâm nhập thị trường 36 2.4 Đánh giá nhân tố nội công ty 37 2.4.1 Ưu điểm 37 2.4.2 Nhược điểm 37 2.4.3 Đề xuất ý kiến 38 2.5 Đánh giá đối thủ cạnh tranh 38 2.5.1 Ưu điểm 38 2.5.2 Nhược điểm 39 2.5.3 Đề xuất ý kiến 39 2.6 Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh 40 2.6.1 Đánh giá kết hoạt động kinh doanh 2011-2013 40 2.6.2 Tình hình số lượng lô hàng khai báo Hải Quan vào năm 2012-2013: 41 2.6.3 Về cấu dịch vụ 42 2.6.3.1 Ưu điểm 42 2.6.3.2 Nhược điểm 42 2.6.3.3 Đề xuất ý kiến 43 2.6.4 Về cấu thị trường 44 2.6.4.1 Ưu điểm 44 2.6.4.2 Nhược điểm 44 vi 2.6.4.3 2.7 Đề xuất ý kiến 45 Đánh giá rủi ro công ty trình hoạt động 45 2.7.1 Rủi ro kinh tế 45 2.7.2 Cơ chế quản lý vĩ mô Nhà nước 46 2.7.3 Rủi ro đặc thù ngành 46 2.7.3.1 Tình hình xuất nhập nước 46 2.7.3.2 Biến động thời tiết 47 PHẦN 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM THỰC TẾ TRONG QUÁ TRÌNH ĐI THỰC TẬP 48 3.1 Tuyển dụng thực tập 48 3.2 Công việc 49 3.3 N n đặt câu hỏi 50 3.4 Xây dựng mối quan hệ 51 3.5 Không nên làm việc riêng 51 3.6 Không n n ăn mặc xuề xòa 51 3.7 Hành động nhân viên 51 3.8 Không nên hỏi ý kiến đánh giá 51 3.9 Luôn mỉm cười 52 3.10 Không tự ý bỏ việc 52 3.11 Tạo dựng mối quan hệ để tương trợ lẫn 53 3.12 Thấm sâu khác biệt kiến thức thực hành 53 3.13 Tự tin để kiếm việc làm việc 53 3.15 Cơ hội giới thiệu tới nhà tuyển dụng khác 54 3.15 Phát triển rèn luyện kỹ làm việc 54 KẾT LUẬN 55 vii DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 : Bảng tình hình lao động chi nhánh công ty 13 Bảng 1.2 : Danh sách khách hàng Công ty 16 Bảng 1.3 : Bảng danh sách đối tác chi nhánh Công ty 18 Bảng 1.4: Tình hình doanh thu KMG HCM từ năm 2011-2013 23 Bảng 1.5: Sự khác biệt doanh thu năm 2011-2013 24 Bảng 1.6 : Cơ cấu doanh thu dịch vụ công ty 26 Bảng 1.7: Cơ cấu doanh thu theo phương thức vận tải đường biển đường không 28 Bảng 1.8: Tình hình chi phí công ty KMG HCM từ năm 2011-2013 29 Bảng 1.9: Sự khác biệt chi phí chi nhánh công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh từ 2011-2013 30 Bảng 1.10: Tình hình lợi nhuận công ty KMG HCM từ năm 2011-2013 32 Bảng 1.11: Sự khác biệt lợi nhuận công ty KMG HCM từ năm 2011-2013 32 Bảng 2.1 Đánh giá kết hoạt động kinh doanh 2011-2013 45 Bảng 2.2: So sánh kết hoạt động kinh doanh năm 2011-2013 46 Bảng 2.3: Tình hình xuất – nhập hàng hóa năm 2012-2013 47 viii DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ Biểu đồ 1.1: Tình hình doanh thu KMG HCM từ năm 2011-2013 24 Biểu đồ 1.2: Tình hình chi phí công ty KMG HCM từ năm 2011-2013 31 Biểu đồ 1.3: Tình hình lợi nhuận công ty KMG HCM từ năm 2011-2013 33 ix thay đổi máy lãnh đạo, Công ty gặt hái nhiều thành tựu, triển vọng phát triển ngày khả quan Công ty biết tận dụng lợi để kinh doanh kho, mở rộng hoạt động gom hàng, vận tải đa phương thức, làm đại lý cho hãng vận tải lớn nước ngoài, gửi cán đào tạo, nâng cấp nghiệp vụ, trình độ chuy n môn Nhờ tin tưởng Chi nhánh Công ty Khải Minh TP Hồ Chí Minh tiến xa lĩnh vực Việt Nam 2.6.3 Về cấu dịch vụ 2.6.3.1 Ƣu điểm Cùng với phát triển công ty, hoạt động giao nhận vận tải biển ngày lớn mạnh, cán giao nhận hôm không kế thừa kinh nghiệm bậc lãnh đạo trước mà tiếp thu mới, cải tiến quy trình nghiệp vụ cho phù hợp với xu hướng phát triển Nhờ vậy, dù phải đối mặt với khó khăn, hoạt động giao nhận vận tải biển công ty đạt không thành tựu Cụ thể, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển phát triển với tốc độ cao, chiếm tới gần 70% sản lượng hàng hóa giao nhận, 60% trị giá hàng hóa giao nhận toàn công ty, đóng góp phần không nhỏ vào kết mà công ty đạt năm qua Tại công ty, giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển chiếm gần 75% tổng sản lượng hàng hóa giao nhận Hàng năm, khối lượng mà công ty giao nhận qua cảng biển Việt Nam vào khoảng 40.000 - 50.000 ngàn tấn, với tốc độ tăng bình quân cao, khoảng 9%/năm 2.6.3.2 Nhƣợc điểm Vận tải nội địa yếu Chủ yếu việc vận chuyển hàng hóa phải thuê phương tiện vận tải bên nên không chủ động số lượng Công ty chưa tập trung phát triển dịch vụ vận tải đa phương thức Cước phí vận tải cao dẫn đến không đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa khách hàng dẫn đến khách hàng tự thu phương tiện vận tải để tiết kiệm chi phí 42 2.6.3.3.Đề xuất ý kiến Cũng việc mở rộng thị trường, việc phát triển mở rộng loại hình dịch vụ quan trọng, giúp công ty đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng, từ nâng cao thị phần, hạn chế tính thời vụ đặc thù hoạt động, đồng thời tạo dựng quan hệ thường xuy n lâu dài với khách hàng Công ty n n tập trung phát triển dịch vụ vận tải đa phương thức lấy chặng đường biển làm chủ đạo để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng Vận tải đa phương thức loại hình vận tải ti n tiến áp dụng rộng rãi khu vực giới Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc nâng cao chất lượng dịch vụ khó khăn khái niệm “chất lượng dịch vụ” mơ hồ, chưa có ti u chuẩn đánh giá Chúng ta hiểu dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng, làm cho khách hàng hài lòng có chất lượng Trong hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa, chất lượng dịch vụ đem đến cho khách hàng tin tưởng, y n tâm hàng hóa an toàn đến đích xác tay người giao nhận mẫn cán Để làm điều đó, trước hết hoạt động giao nhận công ty phải đáp ứng y u cầu đặc thù nghề nghiệp Đó nhanh gọn, xác, an toàn với chi phí thấp Muốn vậy, công ty n n tự xây dựng số ti u định lượng thời gian hoàn thành công việc hợp lý số ti u định tính để theo dõi kết dịch vụ, đánh giá khách hàng Với loại hình giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển, chất lượng dịch vụ thể việc tưởng nhỏ Chẳng hạn loại hàng tương đối đặc biệt hàng container treo cần y u cầu vệ sinh cao công ty n n chọn container sạch, trang thiết bị làm hàng n n đảm bảo để hàng xếp đều, không bị nhàu nát Nếu cần ý chi tiết nhỏ nhặt cách nhìn nhận, đánh giá khách hàng dịch vụ công ty khác hẳn Còn với hàng cần y u cầu kỹ thuật khắt khe vận chuyển, xếp dỡ, đóng gói, bảo quản công ty n n đầu tư vào công cụ làm hàng, nhân 43 vi n giao nhận người trực tiếp làm hàng hay đạo làm hàng phải đặc biệt ý, bỏ th m công sức cho dù phí làm hàng lô hàng bình thường Ngoài ra, tạo dịch vụ tốt tức tư vấn cho khách hàng tình hình cạnh tranh tr n thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế Cung cấp cho khách hàng thông tin đối tác xuất nhập khẩu, đưa lời khuy n điều khoản hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi có tranh chấp xảy 2.6.4Về cấu thị trƣờng 2.6.4.1 Ƣu điểm Các thị trường có lượng hàng giao nhận lớn Công ty gồm: - Khu vực Đông Nam Á: bao gồm số nước khối ASEAN Singapore, Phillipin, - Khu vực Đông Bắc Á: chủ yếu Hồng Kông, Nhật Bản, Đài Loan, Trung Quốc, - Khu vực Châu Âu: khối EU - Khu vực Chây Mỹ: Hoa Kỳ, Canada, Cuba, Ta thấy nước có cảng biển lớn, thuận lợi cho việc vào tàu bè Nhưng nghĩa nước biển Công ty không nhận hàng Công ty làm dịch vụ giao nhận đường hàng không làm dịch vụ k o hàng từ cảng vào địa điểm nội địa Nhờ vậy, thị trường giao nhận Công ty ngày mở rộng 2.6.4.2Nhƣợc điểm Hiện nay, Công ty chiếm thị phần nhỏ thị phần giao nhận hàng hóa chuy n chở đường biển So với công ty giao nhận nước hay li n doanh thị phần trở n n nhỏ b công ty nhảy vào thị trường Việt Nam thời gian chưa lâu Lý họ thường đưa mức giá thấp với dịch vụ tốt Mà với khách hàng mức giá chào ban đầu đóng vai trò quan trọng trình định 44 X t phương tiện phục vụ cho hoạt động giao nhận Công ty thiếu thốn lạc hậu Nhưng điều đáng nói thiết bị chưa khai thác triệt để, hiệu sử dụng thấp Sở dĩ công ty chưa có kế hoạch sử dụng thiết bị cách khoa học, lúc để sử dụng, lúc nằm im kho B n cạnh đó, công tác bảo quản, bảo dưỡng thiết bị chưa quan tâm mức Do không phân trách nhiệm cho phòng ban cụ thể n n mạnh dùng trách nhiệm phải giữ gìn cẩn thận Mặt khác tính đặc thù công ty hoạt động mang tính thời vụ n n vào mùa hàng xuống, thiết bị không dùng mà phải khấu hao làm cho hiệu sử dụng xuống thấp 2.6.4.3 Đề xuất ý kiến Xúc tiến thương mại hoạt động vô phong phú Mọi công ty biết đến tầm quan trọng hoạt động để thực kế hoạch xúc tiến hiệu việc khó khăn đa phần công ty Việt Nam chưa có nguồn vốn đủ mạnh để theo đuổi chiến lược xúc tiến lâu dài Nhưng để phát triển bền vững, DELTA cần thúc đẩy hoạt động Xúc tiến thương mại doanh nghiệp dịch vụ bao gồm hoạt động chủ yếu sau: quảng cáo quan hệ khách hàng mà quan trọng sách chăm sóc khách hàng Biện pháp quảng cáo hoạt động quan trọng, chứng năm công ty Mỹ ti u tốn khoảng 20% doanh thu cho hoạt động quảng cáo Quảng cáo dùng để trì hình ảnh công ty, làm bật mặt hàng, dịch vụ hay kiện, sách khuyến mại, hạ giá, hay hỗ trợ khách hàng Chính sách quảng cáo thích hợp mạnh mẽ cải thiện tình hình đáng kể 2.7 Đánh giá rủi ro công ty trình hoạt động 2.7.1 Rủi ro kinh tế Đây hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển n n chịu tác động lớn từ tình hình Quốc tế Trong hoạt động giao nhận vận tải biển quan trọng phải kể đến tình hình tự hóa dịch vụ vận tải biển tổ chức thương mại giới WTO 45 Trong hợp tác đa phương dịch vụ vận tải biển ngành dịch vụ nhạy cảm quốc gia quan tâm, tiến trình tự hóa ngành dịch vụ lại gặp nhiều khó khăn số nước đưa ý kiến phản đối, họ muốn áp dụng luật ri ng nhằm bảo hộ ngành vận tải biển nước Tr n thực tế, môi trường kinh doanh ngành dịch vụ tiếp tục cải thiện tự hóa đáng kể Lý người ủng hộ tự hóa tiếp tục ki n trì tiến hành tự hóa đơn phương tham gia đàm phán khuôn khổ diễn đàn hợp tác kinh tế khác Tổ chức hợp tác phát triển kinh tế OECD , Diễn đàn hợp tác kinh tế Châu Á Thái Bình Dương APEC , Hiệp hội quốc gia Đông Nam Á ASEAN Nhờ mà người làm giao nhận có điều kiện tin tưởng vào phát triển thời gian tới 2.7.2 Cơ chế quản lý vĩ mô Nhà nƣớc Đây nhân tố có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động giao nhận vận tải Nhà nước có sách thông thoáng, rộng mở thúc đẩy phát triển giao nhận vận tải, ngược lại làm kìm hãm Khi nói đến chế quản lý vĩ mô Nhà nước, nói đến sách ri ng vận tải biển hay giao nhận, chế bao gồm tất sách có li n quan đến hoạt động xuất nhập nói chung Chính phủ Việt Nam đưa nhiều sách tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, từ tạo nguồn hàng cho hoạt động giao nhận Ngoài ra, sách hạn chế nhập đánh thuế hàng nhập cao khiến lượng hàng hóa nhập giảm, dẫn đến hoạt động giao nhận hàng nhập giảm 2.7.3 Rủi ro đặc thù ngành 2.7.3.1 Tình hình xuất nhập nƣớc Như nói, hoạt động xuất nhập hàng hóa có quan hệ mật thiết với hoạt động giao nhận hàng hóa Lượng hàng hóa xuất nhập có dồi dào, người giao nhận có hàng để giao nhận, sản lượng giá trị giao nhận tăng l n, ngược lại hoạt động giao nhận phát triển 46 Giá trị giao nhận hiểu doanh thu mà người giao nhận có từ hoạt động giao nhận hàng hóa Tuy giá trị giao nhận không chịu ảnh hưởng giá trị hàng hóa xuất nhập lại chịu ảnh hưởng lớn từ sản lượng xuất nhập Thực tế cho thấy rằng, năm khối lượng hàng hóa xuất nhập Việt Nam tăng l n hoạt động giao nhận công ty sôi động hẳn l n 2.7.3.2 Biến động thời tiết Hoạt động giao nhận hàng hóa hoạt động vận chuyển làm dịch vụ li n quan để hàng hóa di chuyển từ người gửi đến người nhận n n chịu ảnh hưởng rõ rệt biến động điều kiện thời tiết Trong trình hàng l nh đ nh tr n biển, sóng y n biển lặng tức thời tiết đẹp hàng an toàn nhiều Ngược lại, gặp bão biển, động đất, núi lửa, sóng thần, chí mưa to gió lớn nguy hàng hóa hư hỏng, tổn thất lơn Không thi n tai, có thay đởi nhiệt độ hai khu vực địa lý khác ảnh hưởng, chẳng hạn làm cho hàng bị hấp hơi, để bảo quản cần phải có biện pháp thích hợp dùng loại container đặc biệt Fully Ventilated Container Điều làm tăng chi phí vận chuyển l n nhiều 47 PHẦN 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM THỰC TẾ TRONG QUÁ TRÌNH ĐI THỰC TẬP Tôi thực tập Công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh, chi nhánh Hồ Chí Minh từ ngày 23/12/2013 – 01/03/2014 Trong hai tháng thực tập làm việc Công ty, Anh, Chị hướng dẫn bảo tận tình Tôi tự tin làm tốt hoàn thành xuất sắc công việc giao Tôi thực tập phận Chứng từ xuất nhập khẩu, Phòng Logistic Trong trình thực tập công ty, tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu chắn giúp ích cho công việc sau trường 3.1 Tuyển dụng thực tập - Tại phòng Logistic công ty giao nhận vận tải công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh có công việc đặc trưng sau: • Bán hàng sales ; • Chăm sóc khách hàng customer service ; • Chứng từ documentation ; • Thông quan customs clearance ; • Quản lý vận tải trucking operation) - Về quy trình tuyển dụng, công ty có quy trình ri ng tối thiểu trải qua hai vòng vấn: vòng sơ tuyển vòng chuy n môn Ở vòng vấn sơ tuyển, phải vượt qua câu hỏi thân, thể kỹ tố chất Còn vòng vấn chuy n môn, đối diện với câu hỏi tình nghề nghiệp để xác định phù hợp công việc - Hãy cho người vấn thấy Hãy kết thúc buổi vấn với câu “Tôi thực mong muốn đóng góp cho công ty thứ tốt mà làm hạnh phúc công ty chọn tôi” - Cùng với đó, đừng rời phòng vấn mà không y u cầu họ nói rõ cho họ biết phải làm có giấy gọi trở lại Và câu hỏi thể bạn hào hứng với công việc - Hãy 48 - Một cách tích cực mà không lấy lòng người vấn việc bạn gửi thiệp có ghi lời cảm ơn bạn sau nhận thực tập 3.2Công việc - Phải cẩn thận chi tiết nhỏ nhặt Chứng từ coi yếu tố quan trọng để hàng hóa thông quan -Hoàn tất thủ tục chứng từ xuất nhập hàng hóa như: hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ xuất nhập khẩu, thủ tục toán, thủ tục giao nhận hàng hóa - Lưu trữ theo dõi hồ sơ xuất nhập - Thương lượng với đối tác, khách hàng - Nhân vi n xuất nhập thường làm việc môi trường động, thường xuy n tiếp xúc, giao dịch với nhiều khách hàng, đối tác nước Vì công việc đòi hỏi ứng vi n tố chất cần thiết như: - Giỏi ngoại ngữ: y u cầu bắt buộc tiếng Anh ngôn ngữ chung giúp việc giao lưu thương lượng hệ thống hóa Đặc biệt, cần có vốn từ hợp đồng kinh tế quốc tế, hợp đồng ngoại thương để đảm bảo y u cầu công việc - Năng động: tố chất giúp nhạy b n việc am hiểu thị trường quốc tế, văn hóa quốc gia tình hình biến động kinh tế giới - Am hiểu thủ tục hải quan, xuất nhập - Am hiểu luật pháp quốc tế ngoại thương - Đối với vị trí chuy n vi n xuất nhập khẩu, nhà tuyển dụng thường đưa số y u cầu ứng vi n phải nắm vững quy trình xuất-nhập có kinh nghiệm làm chứng từ soạn thảo loại văn bản, hợp đồng giao dịch; hiểu biết hàng hóa thị trường - Ngoài ra, chuy n vi n xuất nhập cần phải có khả ngoại ngữ sử dụng thành thạo ứng dụng tin học - Người làm công tác xuất nhập cần trang bị số kỹ kỹ đàm phán/thuyết phục, kỹ giao tiếp, kỹ tổ chức kiểm soát công việc hiệu quả, kỹ giải vấn đề 49 - Để làm tốt công việc này, ứng vi n phải có số tố chất cẩn thận, nhanh nhẹn, linh hoạt, tinh thần trách nhiệm cao có khả chịu áp lực cao công việc Tùy doanh nghiệp, ngành hàng kinh doanh thị trường chủ yếu, y u cầu cụ thể chuy n vi n xuất nhập khác - N n chuẩn bị sẵn sàng kiến thức, kỹ kinh nghiệm Học th m nghiệp vụ xuất nhập giúp có th m kiến thức số kỹ để tự tin công việc Trong trình học bạn n n đối chiếu với thực tế công việc bán hàng chủ động học hỏi từ người làm việc lĩnh vực xuất nhập - Nên tích cực học tích lũy kinh nghiệm từ công việc Công việc dù theo bạn đơn giản theo học nhiều điều Ví dụ: trình tiếp xúc với khách hàng, giới thiệu sản phẩm để thuyết phục khách hàng làm dịch vụ công ty giúp phát triển kỹ giao tiếp kỹ thuyết phục Thông qua công việc, hiểu rõ dịch vụ công ty bán n n cố gắng tìm hiểu th m thông tin thị trường li n quan - Tôi muốn thử sức lĩnh vực xuất nhập khẩu, nên tìm hiểu trước thông tin nhà tuyển dụng, dịch vụ kinh doanh thị trường họ Một có chuẩn bị từ trước, ngỡ ngàng dễ bắt nhịp với công việc 3.3 Nên đặt câu hỏi - Đặt câu hỏi cách thể thật muốn học hỏi Nếu chưa rõ điều đó, mạnh dạn hỏi người giám sát hay anh/chị nhân viên thay thực mắc lỗi - Hơn nữa, công ty thường có xu hướng đánh giá thấp nhân viên thực tập, sinh viên trường, kỹ hay kinh nghiệm nên “chân sai vặt” văn phòng Hãy thay đổi quan điểm họ cách tận dụng hội thể thân Thậm chí hoàn thành nhiệm vụ giao, đừng cho thời gian rảnh rỗi để lướt web, “chat chit” Hãy đề nghị người giám sát giao thêm việc - Tuy nhiên, phải kh o l o đề nghị giao thêm việc, người quản lý phải giám sát bạn với hàng đống công việc 50 khác anh/cô Hãy ý lúc sếp thoải mái hay việc Đầu làm buổi sáng hay sau bữa ăn trưa thời điểm thích hợp để bạn thảo luận phần việc 3.4 Xây dựng mối quan hệ Đừng nghĩ “Mình nhân viên thực tập, không cần phải biết tới nhân vi n khác phòng” Ít giai đoạn này, bạn thành phần phòng Hãy thể hòa đồng, thân thiện tận dụng tối đa hội làm việc môi trường chuyên nghiệp để gặp gỡ, mở rộng mối quan hệ Có thể bạn lại làm việc cho công ty sau tập hay tìm công việc ưng ý khác nhờ nổ 3.5 Không nên làm việc riêng Dù thời gian thực tập không giao nhiều việc đừng mà thường xuy n lướt web, nhắn tin, làm việc ri ng Điều thể bạn không muốn công ty gây khó chịu cho nhân viên khác văn phòng 3.6 Không nên ăn mặc xuề xòa Bạn không nên mang phong cách “quần bò, áo phông, giày bệt” từ giảng đường tới quan Sẽ không nhìn nhận bạn cách nghiêm túc bạn ăn mặc xuề xòa, không phù hợp với văn hóa công sở 3.7 Hành động nhƣ nhân viên Hãy xem tập trình vấn dài thay công việc tạm thời, việc bạn làm người khác quan sát Họ đưa nhận xét lợi cho công việc tương lai bạn nhận thấy hành động bạn thiếu chuyên nghiệp Do đó, thể phù hợp bạn với vị trí văn hóa công ty Làm việc nhiệt tình nhân viên thức cách tham gia nổ vào hoạt động công ty luôn coi thành viên nhóm người 3.8 Không nên hỏi ý kiến đánh giá Mục tiêu bạn giai đoạn thực tập lắng nghe đánh giá tốt việc làm Bạn không nên chờ đợi tới kết thúc thực tập hỏi sếp 51 việc làm tốt Tốt nhất, sau tháng đầu, kết thúc dự án hay trình thực tập, mạnh dạn tới chỗ sếp xin nhận xét anh/cô bạn 3.9 Luônmỉm cƣời Hãy thể nhiệt tình bạn cách mỉm cười Dù bạn phải làm việc vụn vặt hay tẻ nhạt, thể lạc quan để tạo ấn tượng tốt với người, đồng thời giải tỏa thân khỏi khó khăn, mệt mỏi 3.10 Không đƣợc tự ý bỏ việc - Tự ý bỏ việc không lời thông báo hành động thiếu chuyên nghiệp Trước tập kết thúc, viết thư cảm ơn tất sếp đồng nghiệp bạn Bạn mạnh dạn nói chuyện với sếp hội làm việc toàn thời gian công việc hoàn toàn phù hợp với bạn - Đừng đòi hỏi, thói quen xấu bất lợi cho sau Ví dụ đòi hỏi thực tập công ty lớn, làm việc chuyên ngành làm - Nếu lấy hết toàn tài liệu công ty đó, có ích cho bạn sau - Tận dụng tiếp cận làm quen thân thiết với người phụ trách mình, mua cafe, trái câycho họ, người chấm điểm thực tập người phụ trách - Nếu bạn làm công ty mà họ giao cho bạn công việc nhiều mệt kinh khủng đến mém xỉu bạn vui mừng điều Hơn 70% sinh vi n tập nhận thức (những người “bị bỏ rơi mình” than “thực tập chán buồn lắm” ước ao làm việc nhiều ghi chép học hỏi bạn mà lại ko có "diễm phúc" - Tận dụng tất mối quan hệ, xin số điện thoại khách hàng (cực kỳ cần thiết bạn chuyên ngành kinh doanh muốn lập nghiệp sau trường) - Thực tập dịp tốt để bạn gây ấn tượng cho công ty đấy, may mắn hơn, họ “đặt hàng” bạn vừa tốt nghiệp khỏi trường Đừng ngồi thụ động ù lì thực tập, bạn Nhưng vấn đề đặt ra, 52 việc để làm, không làm chuy n ngành mình, phải để tránh bị nằm số 60% kia? 3.11 Tạo dựng mối quan hệ để tƣơng trợ lẫn Đây lợi ích lớn chương trình thực tập mang lại cho sinh vi n Khi thực tập, xung quanh bạn nhiều cá nhân đầy kinh nghiệm với ngành mà bạn muốn theo đuổi Cơ hội học tập thực tế, hội gây ấn tượng, hội kết bạn đến từ nơi – gầm bàn lan can! Những người trở thành đồng nghiệp tương lai mắt xích quan trọng giúp bạn có công việc 3.12Thấm sâu khác biệt kiến thức thực hành - Về kiến thức bản, bạn đồng nghiệp tương đương Ai nằm bước việc thiết kế chiến dịch truyền thông, lý thuyết! Đến giao việc cụ thể, bạn thua đứt đuôi! - Tham gia thực tập, bạn nhìn thấy nhiều điểm tương đồng khác biệt kiến thức học so với mắt thấy, tai nghe, tay làm sở thực tập - Khi tham gia thực tập, người sở thực tập nhìn nhận bạn nhân vi n toàn thời gian tương lai Tại Mỹ, chương trình thực tập đường số để tìm nhân vi n nhà tuyển dụng Rất nhiều thực tập sinh sau kết thúc chương trình thực tập tổ chức NGO mời làm việc với vị trí thức - Bạn coi việc thực tập vấn tuyển dụng dài thử thách Sau kết thúc “si u vấn” đó, bạn chứng minh nhân vi n có lực chăm Bạn cho hội để thử làm ngành tổ chức này, họ cho họ hội để thử tài bạn Khi bạn chứng minh với thân bạn thích tổ chức, thích ngành này; tổ chức thuyết phục thân họ bạn nhân vi n tuyệt vời “điều kỳ diệu” xảy 3.13 Tự tin để kiếm việc làm việc Bạn có để ý bập vào việc làm qua, bạn cảm thấy tự tin Dù có thái hay không, nhất, tự tin giúp bạn dám nhận 53 việc dám đứng làm Như tốt rụt cổ lại làm thứ bung b t l n Đó lợi ích việc tham gia thực tập sớm Ngoài ra, kinh nghiệm thu lượm giúp CV/Resume bạn mạnh hơn, từ làm tăng tự tin bạn đứng trước nhà tuyển dụng nâng cao hội có việc làm 3.15 Cơ hội đƣợc giới thiệu tới nhà tuyển dụng khác - Bất kể bạn thực tập 01 tuần hay 06 hay chí 01 năm, làm hết trách nhiệm - Cán hướng dẫn đồng nghiệp sở thực tập bạn hoàn toàn có khả trở thành người viết thư giới thiệu hay giới thiệu trực tiếp bạn tới tổ chức khác Lý đơn giản, họ chứng kiến với bạn làm việc thời gian đủ lớn để có nhận x t tương đối sâu lực, thái độ kỹ bạn Vì vậy, bạn thực tập 01 tuần hay 06 hay chí 01 năm, làm hết trách nhiệm Khi có ấn tượng tốt bạn, người không ngần ngại giúp đỡ bạn tay trình tìm việc tìm học bổng lương lai 3.15 Phát triển rèn luyện kỹ làm việc Thực tập để nâng cao kỹ làm việc Môi trường làm việc thực tế nơi tốt để khám phá điểm mạnh điểm yếu thân Bạn không hội thương lượng với thành vi n khác phải làm việc việc lúc làm tập nhóm trường mà phải tự đứng thực công việc giao, phải tự chịu trách nhiệm k t Ngoài ra, bạn có hội học tập kỹ làm việc nhận dẫn từ cán sở thực tập Hãy nghi n cứu tất kỹ cần thiết từ dịch tài liệu, giao tiếp để làm việc nghi m túc tự nhìn nhận xem đâu so với y u cầu công việc hay yêu cầu thân 54 KẾT LUẬN Sau kiện Việt Nam trở thành thành viên thức tổ chức thương mại giới (WTO) Rất nhiều hội thách thức to lớn mang đến cho kinh tế Việt Nam nói chung doanh nghiệp nói ri ng Đồng thời kiện làm cho ngoại thương không ngừng phát triển Nghiệp vụ khai báo hải quan cho hàng hóa xuất nhập đường biển Với 15 năm kinh nghiệm lĩnh vực logistics, Chi nhánh Công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh xem công ty có bề dày tương đối lâu đời Tuy nhiên, bên cạnh việc thiếu nguồn vốn việc chưa mắc xích nghiệp vụ ngoại thương đóng vai trò quan trọng Trong trình thực gặp nhiều vấn đề phát sinh nhân viên giao nhận không nhạy bén, không thành thạo nghiệp vụ thiếu kinh nghiệm trải không xử lý tốt tình huống.trang bị đầy đủ phương tiện vận tải, hệ thống bốc xếp cảng để chủ động toàn quy trình nhập hàng hạn chế phần phát triển Do đó, công ty đưa số biện pháp nhằm khắc phục tình trạng thiếu nguồn vốn kho bãi để đưa Khải Minh ngày tiến xa lĩnh vực logistics Kết hoạt động kinh doanh qua năm 2011-2013 đạt mục ti u đề có triển vọng phát triển tốt Khả sinh lợi thể qua việc tối đa hóa lợi nhuận đồng vốn đầu tư mức cao chứng tỏ hiệu kinh doanh tốt trì công ty tiếp tục có sách kinh doanh đầu tư hợp lý Tốc độ tăng chi phí cao, cần có kiểm soát chặt để tránh gây ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh công ty Công ty có nhiều điểm mạnh so với công ty hoạt động ngành: bề dày kinh nghiệm, hình ảnh thương hiệu Khải Minh ngày ăn sâu vào tâm trí người sử dụng dịch vụ, đội ngũ nhân vi n lành nghề, động, sơ vật chất trang bị tốt so với hầu hết doanh nghiệp thị trường Tuy nhi n, để trở thành doanh nghiệp ngang tầm khu vực, trước hết vượt qua tập đoàn giao nhận lớn Việt Nam Hiện nay, Khải Minh cần thêm nhiều nỗ lực, khắc phục điểm yếu để hạn chế thách thức 55 nắm bắt hội Cơ hội thị trường đem lại không cho Khải Minh mà cho tất doanh nghiệp ngành Bên cạnh hội có thách thức lớn: đối thủ cạnh tranh, nguồn nhân lực dày dạn kinh nghiệm công ty Sau thời gian thực tập tìm hiểu nghiệp vụ khai báo hải quan cho hàng hóa xuất nhập công ty Khải Minh em học nhiều kinh nghiệm thực tế Là công ty dịch vụ vận tải thương mại hoạt động có uy tín nước, Khải Minh nỗ lực khai thác tiềm sẵn có để nâng cao chất lượng phục vụ, củng cố thị trường tìm thị trường Hoạt động có hiệu công ty góp phần vào tăng trưởng kinh tế tăng nguồn thu nhập cho nhân viên 56