BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI Phạm Minh Tuấn NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CỘNG TÁC VÀ QUẢN LÝ LUỒNG THÔNG TIN TRONG MICROSOFT SHAREPOINT Chuyên ngành : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS PHÙNG VĂN ỔN Hà Nội – 2012 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: luận văn tốt nghiệp công trình nghiên cứu thực cá nhân, thực sở nghiên cứu lý thuyết, kiến thức chuyên môn, nghiên cứu tài liệu tham khảo hướng dẫn khoa học Tiến sĩ: PHÙNG VĂN ỔN Những kết luận, mô hình luồng công việc, biểu đồ luận văn trung thực Lời cảm ơn Để hoàn thành luận văn, giúp đỡ nhiệt tình nhiều người Vì vậy, trước vào trình bày luận văn, xin gửi tới người lời cảm ơn trân thành sâu sắc Đầu tiên, xin cảm ơn Tiến sỹ Phùng Văn Ổn, người hướng dẫn khoa học tận tình bảo, góp ý, động viên suốt trình thực luận văn Tiếp theo, xin cảm ơn thầy cô giáo Viện Công nghệ thông tin Viện đào tạo sau đại học đào tạo, truyền đạt cho kiến thức quý báu suốt thời gian học tập trường Đại học Bách khoa Hà nội Phạm Minh Tuấn Mục lục Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt Danh Mục Hình Danh mục bảng 10 Chương 1: ĐỀ DẪN ĐỀ TÀI 11 Chủ đề 11 Yêu cầu ứng dụng 12 Nội dung cần thực để đáp ứng yêu cầu trên: 13 3.1 Tìm hiểu thực tế ứng dụng 13 3.2 Khảo sát lựa chọn môi trường công nghệ phù hợp 13 Bố cục luận văn tốt nghiệp 23 Chương 2: LUỒNG CÔNG VIỆC VÀ ỨNG DỤNG LUỒNG CÔNG VIỆC 25 Tổng quan mô hình luồng công việc 25 1.1 Luồng công việc 25 1.2 Mô hình hóa công việc 29 Mô hình tham chiếu luồng công việc 30 Nền tảng hỗ trợ luồng công việc Microsoft 31 Chương 3: NỀN TẢNG MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 35 Lựa chọn công nghệ 35 1.1 Workflow Management System (viết tắt WfMS): 35 1.2 Công nghệ Sharepoint 35 Kiến trúc MOSS 2010 38 Quản lý luồng công việc Sharepoint : 42 Cộng tác Sharepoint : 61 Chương 4: CHƯƠNG TRÌNH MINH HỌA 74 Thiết kế hệ thống chương trình : 74 1.1 Thiết kế luồng liệu quản lý văn 77 1.2 Thiết kế luồng liệu quản lý công việc 78 1.3 Thiết kế luồng liệu quản lý lịch tuần 79 1.4 Thiết kế luồng liệu quản lý danh bạ 79 1.5 Thiết kế quản trị hệ thống 80 Các chức chương trình: 82 2.1 Quản lý văn : 82 2.2 Quản lý công việc : 82 2.3 Cộng tác người dùng 83 2.4 Quản lý tin tức báo cáo 83 2.5 Quản lý danh bạ 85 2.6 Quản lý thông tin báo cáo tuần giao ban 85 2.7 Quản trị hệ thống 87 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 92 Tài liệu tham khảo 94 Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt Từ viết tắt Từ nguyên BPEL Business Process Execution Language BPMN Business Process Modelling Notation HQT LCV Hệ quản trị luồng công việc IRM Information Rights Management LCV Luồng công việc MH LCV MHH LCV MOSS Mô hình luồng công việc Mô hình hóa luồng công việc Microsoft Office Sharepoint Server SSO Single Sign-on URL Uniform Resource Locators WE Workflow Engine WES Workflow Enactment Services WfMC Workflow Management Coalition WfMS Workflow Management System WfRM Workflow Reference Model XPDL XML Process Definition Language Danh Mục Hình Hình 1: Luồng công việc Tiếp nhận công văn nhân viên văn thư 26 Hình Luồng công việc xử lý công văn từ phía lãnh đạo 26 Hình Ví dụ minh họa luồng công việc trạng 29 Hình Các thành phần Windows Workflow 32 Hình Các tính Microsoft Office SharePoint Server 2010 36 Hình Framework dùng chung SharePoint 38 Hình Các dịch vụ lõi SharePoint 41 Hình Khung luồng công việc SharePoint 44 Hình Thiết kế công việc Visual Studio 45 Hình 10 Thiết kế công việc trạng thái Visual Studio 46 Hình 11 Chu trình sống luồng công việc Sharepoint 55 Hình 12 Mô hình đối tượng luồng công việc Sharepoint 57 Hình 13 Ứng dụng cộng tác Sharepoint 62 Hình 14 Hệ thống quản lý tài liệu Sharepoint 70 Hình 15 Các loại nội dung mặc định Sharepoint 72 Danh mục bảng Bảng Bảng thành phần hoạt động luồng công việc 48 Bảng Bảng danh mục loại hoạt động luồng công việc 49 Bảng Bảng thuộc tính tác vụ luồng công việc 59 Bảng Bảng danh mục luồng công việc có sẵn 61 10 PHẦN MỞ ĐẦU Công nghệ thông tin ngày phát triển chiếm vị trí quan trọng nhiều lĩnh vực sản xuất, thương mại, giáo dục, quốc phòng, Với khả đáp ứng nhiều yêu cầu khác ngành công nghiệp, đồng thời với bùng nổ Internet Công nghệ phần mềm, Công nghệ thông tin ngày ứng dụng rộng rãi Ngày nay, doanh nghiệp dần tin học hóa phần toàn thành phần, hoạt động để giải phóng tối đa tài nguyên lao động, tăng cường tài nguyên chất xám Cũng nhờ mà chất lượng suất công việc tăng cao, người đảm đương nhiều vai trò công việc Không thế, Công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp gắn kết với trao đổi thông tin dễ dàng hơn, mở rộng thị trường cách nhanh chóng hiệu quả, linh hoạt hoạt động quản lý, khai thác tốt nguồn thông tin, v.v… Từ nghiệp vụ chuyên môn nghiệp vụ quản lý, Công nghệ phần mềm trợ giúp nhiều doanh nghiệp cách đắc lực ngày mạnh mẽ Người thư ký không cần phải sử dụng đến máy đánh chữ mà lần sai lại phải bỏ tờ giấy làm lại từ đầu Các phần mềm soạn thảo định dạng văn giúp họ tạo văn đẹp hơn, trình bày bắt mắt hơn, gặp lỗi sửa văn bản; đồng thời in, lưu trữ, bảo mật văn v.v… Đặc biệt, với người quản lý, trợ giúp phần mềm, không cần phải khắp nơi, tốn nhiều thời gian để điều khiển hoạt động kiểm soát công việc doanh nghiệp Thông qua máy vi tính, tất thông tin cần thiết cập nhật tự động; người quản lý nắm bắt hoạt động doanh nghiệp nhanh chóng kiểm soát, đưa giải pháp kịp thời có cố Hơn nữa, với phát triển ngày nhanh Công nghệ thông tin, phần mềm trợ giúp quản lý ngày cải thiện Từ phần mềm xây dựng theo phương thức sở, ngày nay, người xây dựng 11 phần mềm quản lý theo dõi quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp, theo nhu cầu riêng công ty Đó phần mềm quản lý luồng công việc Những sản phẩm có khả mô hình hóa luồng công việc, tạo quán tăng hiệu công việc cho riêng quy trình cụ thể Những phần mềm thuộc loại thỏa mãn nhiều nhu cầu doanh nghiệp nên ngày phát triển mạnh theo nhiều hướng khác Các chuẩn cho quản lý theo quy trình tạo ra, theo đó, tảng công nghệ đáp ứng chuẩn đời Chỉ nói riêng Việt Nam, việc theo dõi nghiệp vụ xử lý văn quan nhà nước; theo dõi trình thực công việc thuộc quy trình nghiệp vụ tổ chức doanh nghiệp, quan trọng không cho phép xảy sai sót Công tác quản lý lĩnh vực thật công việc khó khăn Tuy nhiên, hoạt động công việc quản lý từ trước đến đa số thực thủ công, người quản lý phải tiếp xúc nhân viên (gặp trực tiếp, qua mạng liên lạc, qua hồ sơ ) lấy đầy đủ thông tin, phải tự tính toán thống kê thông qua số chương trình nhỏ hỗ trợ tính toán Những công việc vốn tốn nhiều thời gian công sức Vì thế, việc xây dựng chương trình hoàn thiện theo xu hướng phát triển chung giới, hỗ trợ tối đa cho người quản lý nhu cầu cần giải Tôi chọn đề tài “Nghiên cứu ứng dụng cộng tác quản lý luồng thông tin Sharepoint” cho đồ án tốt nghiệp trước hết Việt Nam nay, phần mềm xây dựng theo hướng chưa nhiều, thường tốn nhiều chi phí nhu cầu sở hữu ứng dụng doanh nghiệp ngày tăng Đặc biệt phần mềm luồng công việc giải toán quy trình doanh nghiệp cách hiệu quả, cho phép mô hình hóa cách trực quan rõ ràng quy trình doanh nghiệp Hơn nữa, cho phép theo dõi hoạt động quy trình thực thi thay đổi chạy 12 Hình 20 Sơ đồ thiết kế luồng liệu quản lý danh bạ 1.5 Thiết kế quản trị hệ thống 80 Hình 21 Sơ đồ thiết kế luồng liệu quản trị hệ thống 81 Các chức chương trình: 2.1 Quản lý văn : Chương trình thực quản lý loại văn : công văn đến, tờ trình nội bộ, hợp đồng  Cho phép đưa vào hệ thống văn dạng điện tử (các tệp text hay văn dạng hình ảnh) lần chia sẻ, sử dụng chung cho tất phận / cá nhân liên quan, giảm tối đa nhân lực tài nguyên khác cho việc in ấn, chụp trùng lắp tài liệu Hình 22 Thông tin đưa văn vào hệ thống 2.2 Quản lý công việc : 82  Liên kết công việc với văn Cho phép người có thẩm quyền thực giao việc cho tất khâu liên quan cá nhân hay đơn vị Hình 23 Giao việc hệ thống 2.3 Cộng tác người dùng Các người dùng hệ thống cộng tác với người dùng khác : đăng ký phòng họp thiết bị âm với người quản lý phòng họp thiết bị, đăng ký xe công tác với người quản lý đội xe, hay đăng ký vật tư, văn phòng phẩm với người phụ trách cung cấp vật tư văn phòng phẩm Hình 24 Đăng ký vật tư văn phòng phẩm hệ thống 2.4 Quản lý tin tức báo cáo 83 Nếu người sử dụng hệ thống cần đăng thông báo cho toàn người dùng hệ thống thực mục cập nhật tin tức Tính chất tin tức dạng tin bình thường tin bật Hình 25 Cập nhật tin tức hệ thống Nhưng thông tin có người quản trị thông tin cho phép không cho phép hiển thị Khi cho phép vào hệ thống nhìn thấy thông báo 84 2.5 Quản lý danh bạ Danh bạ chức không phức tạp lại tương đối hữu ích với người dùng hệ thống Nó cho phép người công ty lấy thông tin cần thiết để liên lạc với người Tùy theo quyền phân, người dùng phép nhập thông tin danh bạ để toàn hệ thống sử dụng Hình 26 Cập nhật thông tin danh bạ hệ thống Các thông tin danh bạ tìm kiếm cách dễ dàng quan nhiều tiêu chí : Họ tên, đơn vị công tác, email, v.v 2.6 Quản lý thông tin báo cáo tuần giao ban Một chức tương đối quan trọng hệ thống chức báo cáo tuần thông tin giao ban hàng tuần công ty Tất đơn vị hàng tuần phải thực nộp báo cáo điện tử lên hệ thống Đơn vị quản trị thông tin thực việc tổng hợp báo cáo thành báo cáo tổng hợp cung cấp cho toàn 85 người dùng hệ thống thông tin chung hoạt động công ty Đồng thời báo cáo tổng hợp dùng để phục vụ cho buổi giao ban hành tuần công ty Hình 27 Báo cáo tuần đơn vị hệ thống Sau họp giao ban thư ký họp đưa lên hệ thống thông báo giao ban để tất người dùng biết Các thông tin lưu trữ hệ thống giúp người dùng thuận tiện việc tìm kiếm thông tin sau 86 Hình 28 Thông tin giao ban hệ thống 2.7 Quản trị hệ thống Chức quản trị hệ thống thực công việc liên quan đến hoạt động chức sử dụng hệ thống Người quản trị có trách nhiệm tạo thông tin ban đầu để làm sở cho việc sử dụng chức hệ thống Ví dụ liệu ban đầu phòng họp đơn vị, chức danh, loại văn bản,v.v Phân quyền hệ thống : Ngoài quyền có sẵn hệ thống, người quản trị thực việc thêm nhóm quyền (bao gồm tập hợp nhiều quyền) để làm tăng tính linh hoạt cho người dùng sử dụng chức hệ thống : 87 Hình 29 Tạo nhóm quyền hệ thống Sau có nhóm quyền người quản trị thực việc gán quyền sử dụng chức cho nhóm quyền hệ thống 88 Hình 30 Gán nhóm quyền với chức hệ thống 89 Thông tin bảng danh mục Có nhiều loại bảng danh mục phải có liệu trước hệ thống hoạt động Ví dụ : danh mục Đơn vị, danh mục Chức danh, danh mục Loại văn bản, danh mục Hình thức văn bản, danh mục Sổ văn bản, danh mục loại phòng họp, danh mục loại máy chiếu, danh mục loại văn phòng phẩm vật tư,v.v Sau vài hình ản minh họa số loại danh mục : Hình 31Quản lý danh mục đơn vị 90 Hình 32 Quản lý danh mục chức danh 91 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Các ứng dụng cộng tác quản lý luồng công việc chủ đề tương đối rộng Do luận văn đề cập đến khía cạnh tương đối quan trọng ứng dụng, đặc biệt công nghệ Sharepoint Microsoft Luận văn tập trung nghiên cứu đưa kết sau:  Trình bày tổng quan ứng dụng cộng tác quản lý luồng thông tin  Nghiên cứu mô hình luồng công việc  Có nghiên cứu cụ thể công nghệ Sharepoint Microsoft  Xây dựng ứng dụng minh họa quản lý nội dung quản lý văn  Đề tài nghiên cứu tốt công nghệ Sharepoint Service cho đơn vị triển khai ứng dụng cộng tác quản lý luồng thông tin Sau nghiên cứu chuẩn MHH LCV đưa WfMC phần mềm Microsoft Sharepoint Server 2010 mà Microsoft xây dựng hỗ trợ việc xây dựng ứng dụng, xác định xây dựng ứng dụng quản lý nội dung (CMS) quản lý văn MS Sharepoint Server 2010 Trong trình xây dựng ứng dụng, định sử dụng ngôn ngữ C# công cụ hỗ trợ Sharepoint Designer 2010, Microsoft Office Visio để thực ứng dụng minh họa Chương trình thực thi thông qua môi trường Web base, đảm bảo cung cấp cho người sử dụng chức cách linh hoạt, dễ dàng Luận văn phát triển theo số hướng:  Tiếp tục nghiên cứu thêm lĩnh vực : Business Intelligence, Enterprice Search Sharepoint để hỗ trợ cho việc hoàn thiện ứng dụng tổng thể doanh nghiệp 92  Luận văn tài liệu tham khảo tốt cho khóa học công nghệ Sharepoint trường học Thúc đẩy phát triển ứng dụng tảng SharePoint Mặc dù có nhiều cố gắng nghiên cứu thực luận văn, bảo nhiệt tình thầy giáo hướng dẫn, TS Phùng Văn Ổn động viên giúp đỡ bạn bè, đồng nghiệp luận văn tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý bổ sung thầy giáo, cô giáo người để luận văn hoàn thiện 93 Tài liệu tham khảo Charlie Holland (2010), Microsoft SharePoint 2010 Web Applications The Complete Reference, McGraw-Hill Osborne Media; Phil wicklund (2011), Sharepoint 2010 Workflows in action, Manning Phạm Hữu Khang (2008), “Microsoft Office SharePoint Server 2007 - Tập 1: Xây Dựng Và Thiết Kế Ứng Dụng”, NXB Lao động – Xã hội Phạm Hữu Khang (2008), “Microsoft Office SharePoint Server 2007 - Tập : Quản trị bảo mật ứng dụng”, NXB Lao động – Xã hội Kenn Scribner, Microsoft Windows Workflow Foundation Step by Step A Division of Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, Washington 98052-6399, 2007 Microsoft Developer Network , http://msdn.microsoft.com Microsoft Resources for IT Professionals, http://technet.microsoft.com/ 94