Văn phòng điện tử ứng dụng nhiều Việt Nam VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ PORTALOFFICE Các module tích hợp mở rộng: Báo cáo KPI, Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Báo cáo công trình… LỢI ÍCH SỬ DỤNG • Công cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến điều hành trực tuyến • Kết nối văn phòng với • Chuẩn hóa Quy trình, sách, biểu mẫu… • Công cụ giúp tăng hiệu xử lý công việc, tiết kiệm thời gian giảm chi phí • Là môi trường để thành viên chia sẻ tri thức với • Xây dựng nét văn hoá mới, giúp bỏ thói quen làm việc phương tiện thủ công, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp ưu việt MÔ HÌNH TRIỂN KHAI PortalOffice cài đặt máy chủ: - Window Server - Cơ sở liệu SQL Server - Ứng dụng server: IIS Người dùng truy cập phần mềm bằng: DANH HIỆU VÀ GIẢI THƯỞNG Danh hiệu Sao Khuê 2012 cho nhóm Sản phẩm/Giải pháp phục vụ công tác văn phòng Hiệp hội Phần mềm Việt Nam (VINASA) trao tặng Thương hiệu uy tín: “Chỉ số Tín nhiệm Gold Trust Supplier, Trusted Brand” Trung tâm Đánh giá Chỉ số Tín nhiệm Châu Á Thái Bình Dương Danh hiệu Sao Khuê 2011 cho nhóm Sản phẩm/Giải pháp phục vụ công tác văn phòng Hiệp hội Phần mềm Việt Nam (VINASA) trao tặng KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU QUẢN LÝ CÔNG VĂN Quản lý văn xây dựng nhằm mục đích sau:  Tin học hoá trình lưu trữ xử lý văn  Tự động hoá trình nhận - gửi văn bản: Email, Fax,…  Hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi, đánh giá công việc  Lưu trữ văn an toàn, tìm kiếm dễ dàng, tiết kiệm chi phí Các chức chính:  Quản lý văn đến  Theo dõi tình trạng đọc văn  Quản lý văn  Theo dõi tình trạng xử lý văn  Quản lý văn nội  Báo cáo  Quản lý công việc  …  Đọc văn (PDF, Mircosoft Office file) QUẢN LÝ CÔNG VĂN QUẢN LÝ CÔNG VIỆC Đây công cụ giúp nhà quản lý tổ chức vận hành máy theo quy trình định Từ công đoạn người quản lý giao việc cho nhân viên, nhân viên thực báo cáo tình trạng, kết công việc…Sử dụng chức nhằm giám sát kiểm soát công việc thực hiện, hạn cách chặt chẽ khoa học  Giao việc  Thực công việc  Theo dõi công việc  Ghi xem báo cáo  Quản lý dự án  Xây dựng dự án mẫu  Quản lý tài liệu dự án  Tìm kiếm công việc/dự án QUY TRÌNH Việc xây dựng quy trình trực tuyến nhằm kiểm soát công việc theo quy định, sách doanh nghiệp Việc thực quy trình nội qua mạng đảm bảo việc tuân thủ theo quy định công ty kiểm soát hồ sơ lưu trữ, giải bớt thời gian xử lý quy trình chi phí • Quản lý nhóm quy trình • Xây dựng quy trình theo nhóm: tên quy trình, giai đoạn xử lý, phân quyền người xử lý • Xem quy trình tham gia xử lý theo trạng thái • Gửi yêu cầu cho người khác xử lý • Tìm kiếm quy trình • … LỊCH CƠ QUAN Sử dụng lịch quan để thay cho phương tiện truyền thông cũ bảng thông báo, bảng kế hoạch công tác quan, phòng ban Xây dựng kế hoạch làm việc chung quan, phòng/ban, phận theo ngày/tuần/tháng  Dễ dàng theo dõi kiện đã, diễn  Quản lý nhóm lịch chung  Quản lý tài nguyên (phòng họp, xe công tác…)  Thông báo, nhắc lịch (email, sms, tin nhắn)  Hiển thị lịch theo ngày/tuần/tháng  Lưu trữ biên lịch họp  In kiện  Chuyển lịch quan vào lịch cá nhân  Phân quyền cập nhật, duyệt, xem nội dung lịch quan QUẢN LÝ TÀI LIỆU – HỒ SƠ Thống quản lý hồ sơ, tài liệu quan, theo chức sử dụng, cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu cách tức thời hỗ trợ người sử dụng  Quản lý nhóm tài liệu (thư mục)  Phân quyền truy cập thư mục  Thêm/sửa/xóa tài liệu  Tìm kiếm  Quản lý tài liệu theo phiên QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG – HỢP ĐỒNG Chức giúp doanh nghiệp tiếp cận giao tiếp với khách hàng cách có hệ thống hiệu quả, quản lý thông tin khách hàng nhằm phục vụ khách hàng tốt  Thông tin khách hàng  Quản lý hợp đồng  Quản lý công nợ  Quản lý giao dịch  Quản lý hội  Marketing  Sản phẩm … VĂN PHÒNG PHẨM  Chức cho phép quản lý trình cấp phát văn phòng phẩm trực tuyến để giảm thiểu thời gian chi phí quản lý  Quản lý tập trung, thống kiểm soát chi phí văn phòng phẩm quan, đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu QUẢN LÝ NHÂN SỰ  Quản lý hồ sơ nhân  Quản lý ngày phép  Quản lý hợp đồng lao động  Quản lý trình học tập  Quản lý trình làm việc  Thông báo sinh nhật  Lập báo cáo nhân  Phân quyền quản lý  TIN NHẮN NỘI BỘ Chức tin nhắn nội hỗ trợ thành viên sử dụng văn phòng trực tuyến trao đổi thông tin nội cách nhanh chóng  Quản lý hộp tin đến – đi, …  Soạn thảo, gửi, nhận tin  Tìm kiếm  Quản lý tin theo nhóm  Thiết lập giới hạn tin CHỨC NĂNG KHÁC • Lịch cá nhân • Quản lý tài sản • Khảo sát & bình chọn • Danh bạ quan • Diễn đàn thảo luận • Thư viện ảnh • Thiệp điện tử • Chatting • SMS • Quản trị hệ thống QUẢN LÝ NHÂN SỰ NÂNG CAO Chức chức tùy chọn cho khách hàng muốn ứng dụng quản trị nhân tích hợp hệ thống văn phòng điện tử BÁO CÁO KPI Mục đích việc sử dụng số KPI đánh giá thực công việc nhằm đảm bảo cho người lao động thực trách nhiệm bảng mô tả công việc vị trí chức danh cụ thể, điều góp phần cho việc đánh giá thực công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công hiệu hơn, nâng cao hiệu công việc • Lập báo cáo • Duyệt báo cáo (cấp trưởng phòng) • Phòng nhân duyệt báo cáo • Lập mẫu báo cáo KPI (Định nghĩa tiêu chí đánh giá, thành tích công việc, tôn giá trị cốt lõi…) • Tra cứu báo cáo • Quản trị QUẢN LÝ TÀI SẢN NÂNG CAO - Quản lý tài sản theo loại tài sản, theo phòng ban/bộ phận sử dụng - Theo dõi tình trạng tài sản thông tin chi tiết tài sản năm sản xuất, năm bắt đầu sử dụng, xuất xứ sản phẩm, đặc tính tài sản, nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị lại - Cho phép theo dõi lịch sử, tình trạng tài sản - Cho phép đơn vị cấp lập đề nghị trang cấp tài sản gửi cấp phê duyệt - Cho phép lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa tài sản - Lên báo cáo tình hình sử dụng tài sản đơn vị - Giúp người sử dụng theo dõi lịch sử dụng chi tiết thiết bị/ tài sản theo tuần, để yêu cầu điều động thiết bị hợp lý, tránh chồng chéo - Hỗ trợ lập phiếu liên quan tới thuyên chuyển thiết bị tài sản, trình sửa chữa thiết bị tài sản phiếu liên quan tới trình sử dụng thiết bị tài sản THÔNG TIN LIÊN HỆ TRỤ SỞ CHÍNH TẠI HÀ NỘI Địa chỉ: Phòng 1407, Tầng 22, Tòa nhà 29T2, Hoàng Đạo Thúy, Cầu Giấy, Hà Nội Tel/Fax: (84-4) 62824368 Email: contact@vss.com.vn VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MÌNH Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận TP HCM Tel/Fax: (08) 62.990.599 Email: hcmoffice@vss.com.vn WEBSITE SẢN PHẨM VÀ DEMO TRỰC TUYẾN Trang sản phẩm: http://www.vanphongdientu.com.vn Trang demo trực tuyến: http://demo.dieuhanhtructuyen.com