HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG inSale I Đăng nhập với inSale Đăng nhập ………….2 Bắt đầu sử dụng inSale II Quản lý cửa hàng chuyên nghiệp Hàng hóa Khách hàng 24 Nhà cung cấp 31 III Quản lý giao dịch thuận tiện 36 Hóa đơn 36 Trả hàng bán 42 Nhập hàng 49 Trả hàng nhập 57 Chuyển hàng …61 Kiểm kho …66 IV Sổ quỹ báo cáo tài … 71 Sổ quỹ ….71 Báo cáo tài 72 V Quản lý chuỗi cửa hàng hiệu 73 Tổng quan 73 Tìm kiếm thông tin 75 Báo cáo 75 VI Thiết lập linh hoạt 76 Quản lý cấu hình .76 Quản l{ người dùng 78 Quản lý chi nhánh 82 VII Báo cáo trực quan ….84 Tổng quan 84 Báo cáo bán hàng 84 Báo cáo hàng hóa 90 Báo cáo cuối ngày 97 Báo cáo công nợ 97 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG inSale I Đăng nhập với inSale Đăng nhập Đăng nhập Sau cấp tài khoản đăng nhập, bạn tiến hành truy cập vào phần mềm đăng k{ thành công (dùng thử mua tài khoản), không cần bất kz thao tác cài đặt nào, tương tự duyệt web, bạn cần gõ địa cửa hàng, nhập tên đăng nhập, mật inSale sẵn sàng phục vụ việc quản lý bán hàng bạn! Bắt đầu sử dụng inSale Nếu cửa hàng bạn đồng hành inSale từ lúc khai trương, bạn tiến hành bán hàng sau thêm liệu cho danh sách hàng hóa - Thiết lập thông tin cửa hàng - Thêm liệu cho danh sách hàng hóa Nếu cửa hàng bạn tiến hành bán hàng trước bắt đầu sử dụng inSale, bạn cần thực hiện: - Thiết lập thông tin cửa hàng - Thêm thông tin cho danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp (bao gồm nợ đầu kz có) - Thêm liệu cho danh sách hàng hóa Không cần bất kz thao tác cài đặt nào, bạn sử dụng inSale để quản lý công việc bán hàng Hãy liên hệ với để giải đáp thắc mắc bạn II Quản lý cửa hàng chuyên nghiệp Hàng hóa Quản lý hàng hóa tốt tăng hiệu công việc kinh doanh bạn Thông qua việc quản lý xác tồn kho hàng hóa, lợi nhuận thu hàng hóa, hàng bán chạy, hàng tồn kho lâu người quản lý đưa định đắn cho việc kinh doanh Dù quy mô cửa hàng bạn nhỏ hay lớn, tính chất hàng hóa đơn giản hay phức tạp, inSale giúp việc quản lý hàng hóa bạn trở lên nhẹ nhàng mà hiệu Quản lý nhóm hàng Thêm nhóm hàng Để việc quản lý, tìm kiếm hàng hóa thuận tiện, bạn tạo nhóm hàng cửa hàng để phân loại hàng hóa - Bạn chọn menu Hàng hóa, nhấn Danh mục - Phía cột Nhóm hàng bên trái, nhấn nút dấu +, hệ thống hiển thị cửa sổ Thêm Nhóm hàng sau: - Nhập thông tin bắt buộc: Tên nhóm hàng - Nếu bạn muốn chia nhóm hàng thành dạng phân cấp cha-con, thêm nhóm hàng con, bạn cần chọn thông tin nhóm hàng cha - Nhấn nút Lưu, thành công Nhóm hàng hóa vừa thêm hiển thị phía cửa sổ Nhóm hàng hóa bên trái hình Lưu ý: Bạn thêm nhanh nhóm hàng thêm hàng hóa, hàng hóa bạn muốn gán cho nhóm hàng chưa có hệ thống Cập nhật/Xóa nhóm hàng Nếu bạn muốn thay đổi thông tin Xóa nhóm hàng bạn làm sau: - Vào Hàng hóa, chọn Danh mục - Di chuột vào nhóm hàng cần thay đổi, nhấn vào nút hình bút chì đây: Hệ thống hiển thị cửa sổ sau để bạn cập nhật: Bạn thay đổi Tên nhóm, Nhóm cha Sau nhấn nút Lưu, hệ thống cập nhật lại thông tin nhóm hàng Nếu bạn muốn Xóa nhóm hàng, nhấn chuột vào nút Xóa Lưu { hệ thống xóa nhóm hàng không chứa hàng hóa Phân loại hàng hóa Để hiểu rõ cách quản lý hiệu inSale với loại hàng hóa đa dạng khác nhau, hệ thống phân chia thành loại hàng hóa - Hàng nhập Là hàng hóa bạn kiểm kê số lượng (tồn kho) cách trực tiếp Đại đa số hàng hóa bán thuộc loại hàng (ví dụ như: Áo sơ mi nam dài tay, Dầu gội đầu Sunsilk, Táo Mỹ, Xi măng…) Với hàng nhập về, bán hàng nhập hàng, tồn kho cập nhật trực tiếp - Hàng dịch vụ Là hàng hóa phi vật chất ví dụ như: Tiền công ship hàng, phí phục vụ…Do đó, với hàng dịch vụ số liệu liên quan tới tồn kho - Hàng đóng gói/pha chế Là hàng hóa tạo cách gộp nhiều loại hàng đơn lẻ khác Ví dụ như: + Hàng đóng gói: Nếu cửa hàng bạn có sách khuyến mua Xà phòng OMO 5kg tặng kèm gói nước xả vải, đóng giỏ quà Tết bao gồm: café, rượu, bánh… + Hàng pha chế: Cà phê nâu đá: tạo nguyên liệu café, sữa đường - Combo cơm gà: tạo từ gạo, đùi gà, rau Khi hàng hóa thuộc loại Hàng đóng gói/pha chế bán ra, hệ thống tự động giảm tồn kho cho hàng hóa/nguyên liệu thành phần Ngược lại, nhập hàng hệ thống tăng tồn kho cho hàng hóa/nguyên liệu thành phần Với cửa hàng dịch vụ ăn uống, loại hàng hóa đặc biệt phù hợp Ngoài ra, inSale đồng thời gợi ý tính toán giá vốn với hàng đóng gói/pha chế dựa nguyên liệu/hàng hóa thành phần Tóm lại, với loại hàng hóa, cần có cách quản lý tồn kho, giá vốn, lỗ lãi chuyên biệt, song inSale quản lý cách linh động, hiệu đơn giản với người sử dụng Hàng nhập Hàng dịch vụ Hàng đóng gói/pha chế Tính chất Hàng nhập từ nhà cung cấp, kho hàng, kiểm số lượng riêng rẽ Hàng hóa phi vật chất Gộp từ hai nhiều hàng hóa thành phần Tồn kho Có theo dõi tồn kho Không theo dõi tồn kho Giá vốn Tính giá vốn trực tiếp Tính giá vốn trực tiếp Ví dụ Dầu gội đầu sunsilk Tiền ship hàng Không theo dõi tồn kho (chỉ theo dõi tồn kho hàng hóa thành phần) Tính giá vốn gián tiếp, dựa nguyên liệu thành phần Gói quà tết Bao gồm (rượu, café, bánh, kẹo) Thêm hàng hóa Khi thêm hàng hóa, tùy thuộc vào hàng hóa bạn thuộc loại mà chọn tương ứng để inSale quản lý cách hiệu tồn kho hàng hóa Tuy nhiên đừng lo lắng, giao diện thêm hàng hóa loại hàng gần tương tự nhau, tính toán phức tạp inSale làm ngầm, với người sử dụng cần nhập thông tin sản phẩm sau Thêm hàng nhập - Bạn vào Hàng hóa, chọn Danh mục Sau nhấn vào nút Thêm (hoặc chọn Thêm mới, nhấn vào Thêm hàng nhập về) Hệ thống hiển thị hình Thêm hàng hóa sau: + Những thông tin hàng hóa: - Mã hàng hóa: Hệ thống tự sinh, bạn thay đổi cho Mã hàng quét mã vạch để nhập mã hàng - Tên hàng hóa: Thông tin bắt buộc cần nhập - Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng cho sản phẩm Nếu nhóm hàng chưa có bạn thêm nhanh vào hệ thống cách click vào dấu + bên cạnh - Giá bán - Chọn “Cho phép bán hàng” bạn muốn mặt hàng hiển thị hình bán hàng - Giá vốn: Giá để tính lợi nhuận - Tồn kho: Số lượng hàng hóa + Thông tin mở rộng: - Thêm hình ảnh, mô tả cho sản phẩm + Thiết lập định mức tồn: Riêng với hàng nhập về, bạn thiết lập định mức tồn Căn vào định mức tồn Ít Nhiều nhất, hệ thống cảnh báo giúp bạn hàng hết hàng cần phải nhập hàng tồn kho lâu cần phải xem xét thông qua tiêu chí tìm kiếm Lọc tồn kho như: Dưới định mức tồn, Vượt định mức tồn, Còn hàng kho, Không lọc tồn kho - Nhấn nút Lưu (hoặc Lưu thêm mới) Thêm hàng dịch vụ - Đầu tiên bạn kiểm tra Thiết lập > Quản lý cấu hình tùy chọn Sản phẩm dịch vụ phải chọn - Bạn vào Hàng hóa, chọn Danh mục, di chuột vào nút Thêm sau nhấn vào Thêm dịch vụ Hệ thống hiển thị hình Thêm hàng hóa sau: - Mã hàng hóa: Hệ thống tự sinh, bạn thay đổi cho Mã hàng quét mã vạch để nhập mã hàng - Tên hàng hóa: Thông tin bắt buộc cần nhập - Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng cho sản phẩm Nếu nhóm hàng chưa có bạn thêm nhanh vào hệ thống cách click vào dấu + bên cạnh - Giá bán - Chọn “Cho phép bán hàng” bạn muốn mặt hàng hiển thị hình bán hàng - Giá vốn: Giá để tính lợi nhuận - Thêm hình ảnh, mô tả cho sản phẩm phần Thông tin mở rộng Chú ý: Với hàng dịch vụ, hệ thống không theo dõi tồn kho - Nhấn nút Lưu (hoặc Lưu thêm mới) Thêm hàng đóng gói/pha chế - Đầu tiên bạn kiểm tra Thiết lập tùy chọn > Quản lý cấu hình Sản phẩm combo-đóng gói phải chọn Bạn vào Hàng hóa, chọn Danh mục, di chuột vào nút Thêm sau nhấn vào Thêm Combo/đóng gói - Hệ thống hiển thị hình Thêm hàng hóa sau: - Mã hàng hóa: Hệ thống tự sinh, bạn thay đổi cho Mã hàng quét mã vạch để nhập mã hàng - Tên hàng hóa: Thông tin bắt buộc cần nhập - Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng cho sản phẩm Nếu nhóm hàng chưa có bạn thêm nhanh vào hệ thống cách click vào dấu + bên cạnh - Giá bán - Chọn “Cho phép bán hàng” bạn muốn mặt hàng hiển thị hình bán hàng - Chú ý: Với hàng pha chế/ lắp ráp thông tin cho tồn kho giá vốn hệ thống tính toán tồn kho giá vốn dựa hàng hóa thành phần - Thông tin hàng hóa thành phần: Vì hàng đóng gói/pha chế cấu thành nhiều hàng hóa riêng lẻ khác Do đó, tạo hàng đóng gói/pha chế, bạn phải nhập đủ hàng hóa thành phần Bạn chọn Hàng hóa thành phần, nhập số lượng, nhấn nút Thêm Khi hệ thống tự động hiển thị Giá vốn, Thành tiền dựa số lượng bạn nhập vào Thông tin Tổng giá vốn thành phần cho bạn biết Giá vốn hàng lắp ráp/đóng gói - Thêm hình ảnh, mô tả cho sản phẩm phần Thông tin mở rộng 10 VII Báo cáo trực quan Tổng quan Báo cáo chức cực kz quan trọng việc quản l{ bán hàng Đối với người quản lý, inSale cung cấp hệ thống báo cáo trực quan, khoa học, cung cấp cho người dùng nhìn toàn diện hiệu kinh doanh cửa hàng Đối với nhân viên nhân viên kho nhân viên thu ngân, hệ thống báo cáo hỗ trợ tối đa việc đối chiếu, tổng hợp hàng bán, hàng xuất nhập Hệ thống báo cáo chia làm mảng lớn Bán hàng Hàng hóa Trong báo cáo, bạn xem tiếp thông tin chi tiết cách nhanh chóng Hỗ trợ nhiều tiêu chí tạo báo cáo, giúp người dùng nhìn nhận, đánh giá tình hình kinh doanh góc độ, tiêu chí khác cách kịp thời Song song với báo cáo, hệ thống biểu đồ inSale giúp cho bạn đánh giá cách nhanh trực quan vấn đề bán hàng hàng hóa Bên cạnh chức báo cáo, inSale giúp bạn tạo nhiều báo cáo khác thông qua việc tìm kiếm xuất file hình thống kê danh mục danh sách hàng hóa, danh sách khách hàng, danh sách hóa đơn, danh sách đơn đặt hàng, danh sách đơn trả hàng… Báo cáo bán hàng Tổng quan báo cáo bán hàng Để vào báo cáo bán hàng, bạn làm sau: Trên menu, chọn Báo cáo, nhấn chuột vào Bán hàng Hệ thống hiển thị hình sau: 84 Với cách thiết kế hoàn toàn khác biệt, inSale cung cấp cho bạn cách nhìn toàn diện chi tiết tình hình bán hàng thông qua báo cáo, biểu đồ hình Khi vào báo cáo bán hàng, lựa chọn Mối quan tâm bạn gì? inSale hỗ trợ bạn: - Bán hàng theo thời gian - Bán hàng theo nhân viên - Bán hàng theo khách hàng - Bán hàng theo chi nhánh Tạo báo cáo theo tiêu chí như: Thời gian, Chi nhánh (bạn chọn nhiều chi nhánh) Chọn cách hiển thị biểu đồ hay báo cáo Bạn xuất báo cáo dạng file pdf file excel Biểu đồ doanh số theo thời gian Để xem Biểu đồ doanh số theo thời gian bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Bán hàng - Chọn Mối quan tâm Thời gian, chọn kiểu hiển thị Biểu đồ Biểu đồ doanh số theo nhân viên Để xem Biểu đồ doanh số theo nhân viên bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Bán hàng - Chọn Mối quan tâm Nhân viên, chọn kiểu hiển thị Biểu đồ 85 Biểu đồ Top 10 khách hàng mua nhiều Để xem biểu đồ Top 10 khách hàng mua nhiều bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Bán hàng - Chọn Mối quan tâm Khách hàng, chọn kiểu hiển thị Biểu đồ 86 Biểu đồ Doanh số theo chi nhánh Để xem biểu đồ Doanh số theo chi nhánh bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Bán hàng - Chọn Mối quan tâm Chi nhánh, chọn kiểu hiển thị Biểu đồ Báo cáo bán hàng theo thời gian Để xem Báo cáo bán hàng theo thời gian bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Bán hàng - Chọn Mối quan tâm Thời gian, chọn kiểu hiển thị Báo cáo 87 Báo cáo tổng hợp chiết khấu toán Để xem Báo cáo bán hàng theo nhân viên bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Bán hàng - Chọn Mối quan tâm Chiết khấu toán Báo cáo bán hàng theo nhân viên Để xem Báo cáo bán hàng theo nhân viên bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Bán hàng - Chọn Mối quan tâm Nhân viên, chọn kiểu hiển thị Báo cáo 88 Báo cáo bán hàng theo khách hàng Để xem Báo cáo bán hàng theo thời gian bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Bán hàng - Chọn Mối quan tâm Khách hàng, chọn kiểu hiển thị Báo cáo - Báo cáo bán hàng theo chi nhánh Để xem Báo cáo bán hàng theo thời gian bạn làm sau: Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Bán hàng Chọn Mối quan tâm Chi nhánh, chọn kiểu hiển thị Báo cáo Chọn nhiều chi nhánh muốn xem Chọn thời gian muốn xem 89 Báo cáo hàng hóa Tổng quan inSale cung cấp cho bạn cách nhìn toàn diện chi tiết tình hình hàng hóa thông qua báo cáo, biểu đồ hình Để vào báo cáo hàng hóa, vào menu Báo cáo, chọn Hàng hóa Hệ thống hiển thị hình sau: Khi vào báo cáo hàng hóa, lựa chọn Mối quan tâm bạn gì? inSale hỗ trợ trả lời câu hỏi liên quan tới: - Bán hàng Lợi nhuận theo hàng hóa Xuất nhập tồn hàng hóa Hàng bán theo khách hàng Giá trị kho 90 Tạo báo cáo theo tiêu chí như: Loại hàng hóa, Nhóm hàng, Thời gian, Chi nhánh (bạn chọn nhiều chi nhánh) Chọn cách hiển thị biểu đồ hay báo cáo Biểu đồ hàng hóa có doanh số cao Để xem Biểu đồ hàng hóa có doanh số cao bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Hàng hóa - Chọn Mối quan tâm Bán hàng, chọn kiểu hiển thị Biểu đồ Biểu đồ Lợi nhuận cao Để xem Biểu đồ lợi nhuận cao bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Hàng hóa - Chọn Mối quan tâm Lợi nhuận, chọn kiểu hiển thị Biểu đồ 91 Biểu đồ Top 10 hàng hóa theo tỷ suất Để xem Biểu đồ Top 10 hàng hóa theo tỷ suất bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Hàng hóa - Chọn Mối quan tâm Lợi nhuận, chọn kiểu hiển thị Biểu đồ Biểu đồ Top 10 hàng hóa nhập/ xuất nhiều Để xem Biểu đồ Top 10 hàng nhập nhiều bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Hàng hóa - Chọn Mối quan tâm Xuất nhập tồn, chọn kiểu hiển thị Biểu đồ 92 Báo cáo doanh thu theo hàng hóa Để xem Báo cáo doanh thu theo hàng hóa bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Hàng hóa - Chọn Mối quan tâm Bán hàng, chọn kiểu hiển thị Báo cáo Báo cáo trả hàng theo hàng hóa Để xem Báo cáo lợi nhuận theo hàng hóa bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Hàng hóa - Chọn Mối quan tâm Trả hàng 93 Báo cáo lợi nhuận theo hàng hóa Để xem Báo cáo lợi nhuận theo hàng hóa bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Hàng hóa - Chọn Mối quan tâm Lợi nhuận, chọn kiểu hiển thị Báo cáo Báo cáo xuất nhập tồn Để xem Báo cáo xuất nhập tồn bạn làm sau: 94 - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Hàng hóa - Chọn Mối quan tâm Xuất nhập tồn, chọn kiểu hiển thị Báo cáo Báo cáo hàng bán theo khách Để xem Báo cáo phân tích hàng bán theo khách bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Hàng hóa - Chọn Mối quan tâm Hàng bán theo khách, chọn kiểu hiển thị Báo cáo Báo cáo hàng bán theo nhân viên 95 Để xem Báo cáo giá trị tồn kho bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Hàng hóa - Chọn Mối quan tâm Hàng bán theo nhân viên Báo cáo giá trị tồn kho Để xem Báo cáo giá trị tồn kho bạn làm sau: - Trên menu chính, vào Báo cáo, chọn Hàng hóa - Chọn Mối quan tâm Giá trị kho, chọn kiểu hiển thị Báo cáo 96 Báo cáo cuối ngày Để xem Báo cáo cuối ngày menu chính, vào Báo cáo, chọn Cuối ngày Hệ thống hiển thị báo cáo cuối ngày sau: Báo cáo Công nợ Để xem báo cáo Công nợ, menu chính, vào Báo cáo, chọn Công nợ 97 Hệ thống hiển thị báo cáo Công nợ theo hai mối quan tâm Khách hàng nhà cung cấp Để xem công nợ khách hàng, chọn mối quan tâm Công nợ khách hàng Hướng dẫn sử dụng Phần mềm bán hàng inSale cập nhật ngày 20/12/2014 Mọi thắc mắc xin liên hệ: 08 6258 7481/7482 email cho địa chỉ: support@hoko.vn để tư vấn giải đáp 98