ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ TÂM CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU GIẤY TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC Mã số: 10 02 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS NGUYỄN VĂN HÀM Hà Nội - 2003 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia " công trình nghiên cứu riêng Đề tài tác giả độc lập nghiên cứu sở khảo sát thực tiễn nước, tổng kết đúc rút kinh nghiệm từ viết đăng tải tư liệu tham khảo phân tích đánh giá tổng hợp thân Luận văn hoàn toàn chép nguyên văn công trình nghiên cứu nước Lời cam đoan thật với danh dự người làm công tác nghiên cứu khoa học, sai xin chịu trách nhiệm./ Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2003 Tác giả Nguyễn Thị Tâm LỜI CẢM ƠN Nhân dịp hoàn thành luận văn này, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thày giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học-Xã hội Nhân văn thuộc Đại học quốc gia Hà Nội giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho hoàn thành khoá học luận văn Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bạn bè, đồng nghiệp tạo điều kiện giúp đỡ nhiều vật chất tinh thần để hoàn thành luận văn Bản luận văn hoàn thành giúp đỡ tận tình PGS Nguyễn Văn Hàm, Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn thuộc Đại học quốc gia Hà Nội Xin Thày ghi nhận lòng biết ơn sâu sắc người học trò Cuối xin cảm ơn người thân gia đình nội, ngoại động viên giúp đỡ có thành công ngày hôm nay./ Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2003 Tác giả Nguyễn Thị Tâm MỤC LỤC NỘI DUNG Nội dung STT Trang LỜI MỞ ĐẦU Mục đích ý nghĩa đề tài Phạm vi đối tượng nghiên cứu 10 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 11 Nguồn tài liệu tham khảo 13 Phương pháp nghiên cứu 14 Bố cục luận văn 15 Chƣơng TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO QUẢN TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 1.1 Tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 1.1.1 Lịch sử hình thành chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 1.1.2 17 17 Thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 19 1.1.3 Tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 20 1.2 Tình hình tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 27 1.2.1 Lịch sử hình thành chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 1.2.2 1.2.3 27 Thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 28 Tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 29 II 1.3 Tình hình tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.3.1 Lịch sử hình thành chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.3.2 32 Thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.3.3 1.4 32 32 Tình hình tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Nhận xét chung tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 34 37 Chƣơng THỰC TRẠNG BẢO HIỂM TÀI LIỆU TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 2.1 Quan niệm bảo hiểm tài liệu phông bảo hiểm 39 2.1.1 Quan niệm bảo hiểm 39 2.1.2 Quan niệm phông bảo hiểm 41 2.2 Sự cần thiết phải bảo hiểm tài liệu lưu trữ 43 2.3 Thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 47 2.3.1 Cơ sở pháp lý để tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ 47 2.3.2 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 48 2.3.2.1 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 48 2.3.2.2 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 51 2.3.2.3 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ 2.3.3 Quốc gia III 53 Nhận xét chung thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm 53 Lưu trữ Quốc gia Chƣơng CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 3.1 Nhóm giải pháp nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện chế độ, 58 sách vền bảo hiểm tài liệu 3.1.1 Nội dung vấn đề cần nghiên cứu, quy định để tiếp tục hoàn 59 thiện thể chế, sách bảo hiểm tài liệu 3.1.2 Các hình thức văn cần ban hành để quản lý, đạo công tác 59 bảo hiểm 3.2 Giải pháp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 64 3.2.1 Giải pháp tổ chức 64 3.2.2 Giải pháp đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 66 3.3 Giải pháp lựa chọn tài liệu để bảo hiểm 69 3.4 Giải pháp lựa chọn công nghệ để bảo hiểm 73 3.4.1 Giải pháp công nghệ micrôphim 73 3.4.1.1 Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim giới khả ứng dụng công nghệ vào việc bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 73 3.4.1.2 Quy trình công nghệ 76 3.4.1.3 Thiết bị, vật tư 79 3.4.2 Giải pháp công nghệ số hoá 82 3.4.2.1 Tình hình ứng dụng công nghệ số hoá giới khả ứng dụng công nghệ vào việc bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 82 3.4.2.2 Quy trình công nghệ 84 3.4.2.3 Thiết bị, vật tư 3.4.3 85 Giải pháp công nghệ micrôphim-số hoá 86 3.4.3.1 Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim-số hoá giới khả ứng dụng công nghệ vào việc bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 87 3.4.3.2 Quy trình công nghệ 88 3.4.3.3 Thiết bị, vật tư 90 3.4.4 Các giải pháp khác 93 3.4.5 Một số đề xuất việc lựa chọn công nghệ bảo hiểm tài liệu 93 3.5 Giải pháp xây kho bảo hiểm 94 3.6 Giải pháp đầu tư kinh phí 95 KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO 100 PHỤ LỤC 104 LỜI MỞ ĐẦU Mục đích ý nghĩa đề tài Hiện tại, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực tiếp quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trải qua thời kỳ lịch sử khác dân tộc Việt Nam Đại phận tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu khắc, viết, ghi nhiều vật mang tin khác gỗ (tài liệu Mộc bản), giấy dó (tài liệu Hán-Nôm ), giấy công nghiệp (tài liệu tiếng Pháp, tiếng Việt ), can, ánh sáng (tài liệu kỹ thuật), phim, ảnh, băng, đĩa (tài liệu phim điện ảnh, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử) viết ngôn ngữ khác chữ Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ Việt Có thể nói tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đa dạng phong phú nội dung hình thức Đây nguồn sử liệu quan trọng, di sản đặc biệt dân tộc, có giá trị lớn nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Bảo vệ, bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng có hiệu khối tài liệu lưu trữ trách nhiệm Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước mà trực tiếp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Thực trách nhiệm Nhà nước giao cho, năm qua, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cố gắng bước giải tình trạng tài liệu tích đống, tu bổ tài liệu bị hư hỏng, đa dạng hoá đại hoá công cụ tra cứu, mở rộng hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu xã hội Đặc biệt, để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Nhà nước đầu tư hàng trăm tỷ đồng để mở rộng tăng cường sở vật chất Chẳng hạn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đầu tư kinh phí để cải tạo nhà kho tầng chuyển đổi môi trường bảo quản tài liệu từ thông gió tự nhiên sang điều hoà không khí; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đầu tư xây kho lưu trữ với sức chứa gần 20 km giá tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đầu tư xây kho lưu trữ với sức chứa 15 km giá tài liệu Bên cạnh việc cải tạo xây kho lưu trữ trang thiết bị để bảo quản tài liệu; để khống chế trì nhiệt độ, độ ẩm; để báo cháy, chữa cháy; để theo dõi đột nhập; để vệ sinh tài liệu, để vận chuyển tài liệu lưu trữ không ngừng tăng cường theo hướng đại hoá Tuy nhiên, để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tài liệu quý, tình nhiệm vụ quan trọng phải tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Vấn đề trở nên cấp bách Trung tâm Lưu trữ Quốc gia qua khảo sát thực tế tình hình tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cho thấy an toàn tài liệu lưu trữ, đặc biệt tài liệu ghi vật mang tin giấy công nghiệp chiếm đại phận số tài liệu lưu trữ bị đe doạ nghiêm trọng tốc độ lão hoá tự thân vật mang tin tài liệu gây nên; tác động điều kiện môi trường khí hậu nóng, ẩm đặc biệt thiên tai bão lụt; tác động sinh vật phá hoại; hoả hoạn, chiến tranh, khủng bố xẩy lúc nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ngày gia tăng Việc tiếp cận, khai thác sử dụng thường xuyên gốc, tài liệu lưu trữ vốn xuống cấp dẫn tới nguy tiềm tàng làm cho tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng dẫn tới huỷ hoại hoàn toàn Để góp phần bước tìm giải pháp nhằm phòng ngừa hạn chế tối đa ảnh hưởng tác động tự nhiên người tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung tài liệu lưu trữ quý, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói riêng, chọn đề tài "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” để nghiên cứu Với tên gọi đề tài nêu, đặt mục tiêu cần phải giải sau: Một là, nghiên cứu thực trạng tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Để tới giải vấn đề này, trước hết tập trung nghiên cứu làm rõ lịch sử thành lập, vị trí, chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quản lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; Hai là, nghiên cứu tình hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Để giải vấn đề này, trước hết tập trung làm sáng tỏ khái niệm bảo hiểm tài liệu phông bảo hiểm; cần thiết phải lập bảo hiểm tài liệu thực trạng việc tiến hành lập bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nay; Ba là, đề xuất giải pháp bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Phần xác định trọng tâm nghiên cứu đề tài Nếu mục tiêu giải đề tài có ý nghĩa sau: Thứ nhất, đề tài góp phần quan trọng vào việc xây dựng hệ thống lý luận bảo hiểm tài liệu lưu trữ Việt Nam tất giáo trình bậc đại học trung học đề cập đến công tác bảo quản tài liệu nói chung mà chưa đề cập sâu chi tiết đến vấn đề Thứ hai, đề tài góp phần cung cấp luận khoa học để Nhà nước nghiên cứu, ban hành chế sách; chế đầu tư sở vật chất; đào tạo, bồi dưỡng cán để làm công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ Thứ ba, đề tài góp phần giải vấn đề mà thực tiễn đặt cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập đề án, lập kế hoạch tổ chức triển khai thực đề án, kế hoạch bảo hiểm tài liệu lưu trữ nhằm thực có hiệu Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 Phạm vi đối tƣợng nghiên cứu Bảo hiểm tài liệu lưu trữ vấn đề mẻ Việt Nam, khái niệm bảo hiểm tài liệu pháp quy hoá 10 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 Hơn nữa, tài liệu lưu trữ lại đa dạng loại hình, phong phú nội dung, ghi nhiều vật mang tin khác bảo quản nhiều kho lưu trữ rải khắp nước Do vậy, với tên gọi đề tài, giới hạn với đối tượng nghiên cứu bảo hiểm tài liệu lưu trữ ghi vật mang tin giấy phạm vi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chúng hy vọng đề tài nghiên cứu thành công áp dụng thực tiễn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia rút kinh nghiệm, khái quát thành lý luận, cụ thể hoá thành thể chế, phổ biến áp dụng rộng rãi không với đối tượng tài liệu giấy mà mở rộng tài liệu lưu trữ ghi vật mang tin khác gỗ, phim, ảnh, băng, đĩa không giới hạn phạm vi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia mà mở rộng cho tất lưu trữ nước Lịch sử nghiên cứu vấn đề Bảo hiểm tài liệu lưu trữ yêu cầu bắt buộc Điều không đặt lưu trữ Việt Nam mà tất lưu trữ giới cần thiết phải bảo toàn thông tin tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích nghiên cứu lâu dài xã hội Qua chuyến thăm quan khảo sát số nước, qua trao đổi với bạn bè, đồng nghiệp qua tư liệu thu thập được biết có nhiều quốc gia giới triển khai thực việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ cách thành công Riêng Việt Nam, việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ pháp quy hoá cách 20 năm Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 31/11/1982 lần lại khẳng định Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 thực tế công tác bảo hiểm tài liệu bắt đầu triển khai thực để triển khai công việc cách có hiệu trước hết cần phải tiến hành nghiên cứu khoa học Tiếc thay, công tác nghiên cứu khoa học việc bảo hiểm tài 11 liệu lưu trữ hạn chế Cho tới thời điểm thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia (06/9/2001), có vài viết vấn đề bảo hiểm đăng Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, cụ thể sau: Trong viết "Những yêu cầu việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia" đăng Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, TS Dương Văn Khảm đề cập đến cần thiết phải lập phông bảo hiểm nêu lên yêu cầu chung việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ Còn bảo hiểm loại tài liệu bảo hiểm công nghệ tối ưu, phù hợp với điều kiện Việt Nam chưa tác giả đề cập 5 Ngoài viết này, có viết "Giải pháp công nghệ việc bảo hiểm quản lý khối tài liệu Châu bản" tác giả Lê Văn Năng Nguyễn Duy Phương đăng Tạp chí Lưu trữ Việt Nam Trong viết, tác giả giới thiệu việc ứng dụng kỹ thuật Multimedia vào việc bảo hiểm quản lý tài liệu Châu đĩa CD-ROM Tuy nhiên, phần giới thiệu sơ lược thấy ưu điểm công nghệ CD-ROM việc truy cập tìm kiếm thông tin mà chưa thấy nhược điểm công nghệ việc bảo hiểm thông tin tài liệu lưu trữ 7 Một viết khác giới thiệu Tạp chí Lưu trữ Việt Nam viết TS Vũ Minh Hương giới thiệu kho bảo hiểm nước Cộng hoà Pháp Trong viết này, tác giả giới thiệu cho biết số thông tin việc thiết kế kho bảo hiểm tổ chức kho bảo hiểm tài liệu Lưu trữ Cộng hoà Pháp mà tác giả có dịp đến thăm quan khảo sát 23 Với vài viết khiêm tốn nêu thật thông tin để giúp hình dung toàn công việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ nói chung việc lập phông bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói riêng 12 Sau Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán han hành Quyết định số 52/2001/QĐ-BTCCBCP ngày 06/9/2001 việc thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia để đưa Trung tâm vào hoạt động Cục Lưu trữ nhà nước đạo phải xây dựng Đề án Bảo hiểm tài liệu tài liệu lưu trữ quốc gia trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Để lập Đề án Bảo hiểm tài liệu tài liệu lưu trữ quốc gia trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Ban xây dựng Đề án bước đầu xây dựng số văn quan trọng trình Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành để làm sở cho việc xây dựng Đề án hướng dẫn phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm tài liệu; hướng dẫn xây dựng, lựa chọn thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm; lập danh mục thiết bị, vật tư, hoá chất để nghiên cứu, thử nghiệm lập bảo hiểm micôphim Những công việc lại cần phải làm để sớm hoàn thiện Đề án trình Thủ tướng Chính nói riêng công việc phải tiếp tục hoàn thiện công tác bảo hiểm nói chung nằm phía trước cần phải nghiên cứu đầy đủ Nguồn tài liệu tham khảo Nguồn tư liệu phục vụ chủ yếu cho việc nghiên cứu đề tài ấn phẩm sách, báo, tạp chí nước viết bảo hiểm tài liệu lưu trữ Lưu trữ Quốc gia Singapore, Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Á biếu tặng thu thập chuyến khảo sát Đoàn cán Cục Lưu trữ Nhà nước Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức Lưu trữ Liên bang Nga tháng năm 2003 Những tư liệu bảo quản Thư viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Ngoài ra, tham khảo sách, tạp chí giới thiệu tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; văn quy phạm pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ nói chung bảo hiểm tài liệu nói riêng; trang thông tin bảo hiểm tài liệu giới thiệu mạng 13 Internet đặc biệt văn Cục Văn thư Lưu trữ ban hành thời gian gần bảo hiểm tài liệu Tất tư liệu tham khảo thống kê cụ thể danh mục "Tài liệu tham khảo" xếp phần cuối luận văn Đặt biệt, với chuyến nghiên cứu khảo sát bảo hiểm tài liệu Cộng hoà liên bang Đức Liên bang Nga vừa qua, có dịp trao đổi với bạn đồng nghiệp vấn đề có liên quan đến công tác bảo hiểm tài liệu thăm quan thực tế sở chụp micrôphim để lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Qua chuyến khảo sát đó, rút nhiều kinh nghiệm việc bảo hiểm tài liệu nước bạn điều giúp đỡ nhiều việc hoàn thành luận văn Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực mục tiêu mà đề tài đặt ra, đứng quan điểm vật biện chứng vật lịch sử Chủ nghĩa Mác-Lênin để giải cách khoa học vấn đề mà đề tài đặt Các phương pháp nghiên cứu chủ yếu sử dụng bao gồm: Thứ phương pháp khảo sát, điều tra Vận dụng phương pháp này, tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ tình hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Lưu trữ Liên bang Nga, Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức Kết khảo sát, điều tra thực tế sở quan trọng để có đánh giá giá trị khối tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia giải pháp công nghệ áp dụng việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Thứ hai phương pháp trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia nước Việc trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia nước thực thông qua trao đổi với GS.TS Hartmut Weber-Tổng Giám đốc Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, GS Viện sĩ V.P Kozlov-Tổng cục trưởng Tổng cục Lưu trữ liên bang Nga đồng nghiệp đây; với ông Pitt Kuan 14 Wah-Giám đốc Lưu trữ Quốc gia Singapore đồng nghiệp lần Đoàn sang thăm làm việc Việt Nam Ngoài việc trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia nước ngoài, thực việc trao đổi, xin ý kiến chuyên gia nước đóng góp vào nội dung đề tài Thông qua trao đổi, rút kinh nghiệm bổ ích cho việc hoàn thành mục tiêu mà đề tài đặt Thứ ba phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin Trên sở áp dụng nguyên tắc trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp tiến hành phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin thu qua kết khảo sát nghiên cứu tư liệu Kết việc phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin giúp rút kinh nghiệm quý việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ nước đề xuất giải pháp khả thi cho việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ Việt Nam Thứ tư phương pháp thử nghiệm quan sát ứng dụng giải pháp công nghệ thực tế Từ kết thử nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ micrôphim Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ kết triển khai ứng dụng công nghệ số hoá ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia từ kết quan sát thực tiễn việc ứng dụng công nghệ số hoá Hãng Zeutchel (Cộng hoà liên bang Đức) Viện Lưu trữ khoa học kỹ thuật Liên bang Nga cho phép khái quát thành quy trình công nghệ lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Đây sở quan trọng để triển khai việc xây dựng định mức, đơn giá thuê lao động thực việc lập phông bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Bố cục luận văn Luận văn gồm tổng cộng 123 trang, lời mở đầu kết luận, phần nội dung luận văn chia thành ba chương sau: Chương 1: Tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 15 Trong chương này, trước hết sâu nghiên cứu lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quản lý sưu tầm thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Từ đó, phân tích thực trạng tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quản lý số lượng tài liệu, thành phần, nội dung tình trạng vật lý tài liệu Cuối cùng, rút nhận xét chung thực trạng tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chương 2: Thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chương tập trung trình bày vấn đề quan niệm bảo hiểm tài liệu phông bảo hiểm; cần thiết phải tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ thực trạng tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Từ kết nghiên cứu rút nhận xét chung thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chương 3: Đề xuất giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ giấy bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chương có trình bày giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ giải pháp chế sách; giải pháp tổ chức đào tạo nguồn nhân lực; giải pháp lựa chọn tài liệu; giải pháp lựa chọn công nghệ, có phân tí ch, đánh giá ưu nhược điểm giải pháp công nghệ ứng dụng giới khả ứng dụng công nghệ vào việc lập phông bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia; giải pháp xây kho bảo hiểm giải pháp kinh phí đầu tư cho công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Ngoài ra, đề tài minh hoạ số phụ lục sơ đồ quy trình lập bảo hiểm công nghệ micrôphim, sơ đồ quy trình lập bảo hiểm công nghệ micrôphim-số hoá, Tờ trình Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán Chính phủ Đề án thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu 16 lưu trữ quốc gia chụp minh hoạ số máy móc thiết bị cần thiết cho việc ứng dụng công nghệ Phần "Tài liệu tham khảo" có thống kê 34 đầu sách, tạp chí, văn trích dẫn đề tài tham khảo trình nghiên cứu đề tài TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt 1 Cục Lưu trữ Nhà nước trình phát triển trưởng thành, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2002 2 Công văn số 375/LTNN-NVTW ngày 11/8/2003 Cục Lưu trữ nhà nước việc phê duyệt Danh mục thiết bị vật tư, hoá chất để nghiên cứu thửu nghiệm lập phông bảo hiểm micôphim 3 Công văn số 432/LTNN-NVTW ngày 28/9/2003 Cục Lưu trữ nhà nước v/v phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm tỷ lệ tài liệu lưu trữu cần bảo hiểm 4 Công văn số 129/VTLTNN-NVTW ngày 31/10/2003 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xác định, thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm 5 Dương Văn Khảm: Những yêu cầu việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1988 17 6 Dương Văn Khảm chủ biên tập thể tác giả: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Hà Nội, năm 1989 7 Lê Văn Năng, Nguyễn Duy Phương: Giải pháp công nghệ việc bảo hiểm quản lý khối tài liệu Châu bản, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1996 8 Lê Văn Năng, Vũ Xuân Thắng: Giải pháp công nghệ việc lưu trữ quản lý tài liệu ghi âm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 2000 9 Mục lục Châu Triều Nguyễn, Tập II năm Minh Mạng (1825) (1826), Nhà xuất văn hoá, Hà Nội, năm 1998 10 Nghiêm Kỳ Hồng chủ biên tập thể tác giả: Văn hành công tác văn thư công tác lưu trữ, Nhà xuất Lao động, Hà Nội, năm 1996 11 Ngô Thiếu Hiệu, Vũ Thị Minh Hương: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 40 năm xây dựng phát triển (1962-2002), Hà Nội, 2002 12 Nguyễn Hữu Thời chủ biên, tập thể tác giả: Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, năm 1992 13 Phạm Thị Huệ: Vài nét tài liệu Mộc triều Nguyễn, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 2001 14 Phan Đình Nham chủ biên tập thể tác giả: Sách dẫn phông lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, TP Hồ Chí Minh, năm 1996 15 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 16 Quyết định số 385/QĐ-TC ngày 6/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước thực việc đổi tên Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 18 17 Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/12/2001 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành thẩm quyền quản lý, sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 18 Từ điển thuật ngữ lưu trữ quốc tế, Munchen-New York-London-Paris, năm 1998 19 Tờ trình số 213/TTr-LTNN ngày 24/5/2000 Cục Lưu trữ nhà nước Đề án thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia 20 Tờ trình số 43/TTr-TTI ngày 01/4/2002 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I xin phê duyệt Dự án nâng cấp phát triển hệ thống thông tin tài liệu Châu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 21 Văn hành Đảng Nhà nước công tác văn thư công tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội, năm 1999 22 Vũ Chu Thạ chịu trách nhiệm công bố tập thể Ban biên soạn: Sách dẫn phông lưu trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Hà Nội, Nhà xuất Khoa học Xã hội, Hà Nội, năm 1995 23 Vũ Minh Hương: Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia Pháp, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 2000 Tài liệu tiếng nƣớc 24 ATLANTI, International Institute for Archival Science (Tạp chí ATLANTI, Viện Nghiên cứu khoa học lưu trữ quốc tế), Maribor, 1995 25 Guidelines for the care and preservation of microforms in tropical countries, General Information Programme and UNISIST, United Nations Educational Scientific and Cultural Organization (Hướng dẫn bảo quản micrôphim nước nhiệt đới, Chương trình thông tin chung UNISIST, Tổ chức Văn hoá Khoa học Giáo dục Liên hiệp quốc), Paris, tháng 6/1990) 26 Handbook for Digital Projects: a Management Tool for Preservation and Access (Cẩm nang cho dự án số hoá: công cụ quản lý cho việc bảo quản 19 truy cập), Northeast Document Conservation Center Andover, Massachusetts, 2000 27 Hartmut Weber: Digitisation as a Method of Preservation?(Số hoá có phải phương pháp bảo quản?), Amsterdam, July, 1997 28 Hartmut Weber: Filmkonservierug in Technologischen Dimensionen (Bảo quản phim khuôn khổ công nghệ), E-mail: h.weber barch.bun.de 29 IGI Selected in Cornell's Digital to Microfilm Brittle Books Projects, (IGI Lựa chọn dự án số hoá để micrôphim sách bị giòn Đại học Cornell), http:// www.igraph.com/PressReleases/WP-Cornell,htm 30 Keeping Archives (Lưu giữ tài liệu lưu trữ), The Australien Society of Archivists Inc, 1993 31 Microfilming Public Records (Micrôphim hồ sơ công), Queensland State Archives, 1999 32 Peter Walne chủ biên: Từ điển thuật ngữ lưu trữ, Munchen-New YorkLondon-Paris, 1998 33 Preservation Options in a Digital World: To Film or to Scan ( Những vấn đề bảo quản giới số hoá: chụp film hay quét), New York State Library Cultual Education Center Librarian's Room Albany, New York, October 3-5, 2000 34 Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga: Các quy tắc công tác quan lưu trữ nhà nước Liên bang Nga, Mátxcơva, 2002 (nguyên tiếng Nga) 20