Bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 6 ThS. Trương Quang Vinh

Bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 6 Chức năng tổ chức bao gồm những nội dung về khái niệm tổ chức và công tác tổ chức; cơ cấu tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chức; hình thức cấu trúc cơ bản của tổ chức; công cụ để thiết kế công việc trong tổ chức; cách tiếp cận khi thiết kế tổ chức; yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện chức năng tổ chức.

05/11/24Truong Quang Vinh1

Chương VI

Chức năng tổ chức

I Khái niệm tổ chức và công tác tổ chức

II Cơ cấu tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chức

III.Những hình thức cấu trúc cơ bản của tổ chứcIV Một số công cụ để thiết kế công việc trong tổ

V Một số cách tiếp cận khi thiết kế tổ chức

VI Các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện chức năng tổ chức

05/11/24Truong Quang Vinh2

I Khái niệm

1 Khái niệm về tổ chức

1 1- Tổ chức là một thực thể (noun)

1 2- Tổ chức là một hoạt động ( hành vi) (verb)

2 Phân loại tổ chức

05/11/24Truong Quang Vinh3

I Khái niệm

Organization : Any structured

group of people brought together to achieve certain goals that the individuals alone could not achieve.(Hellriegel&Slocum)

05/11/24Truong Quang Vinh4

1 1- Tổ chức là một thực thể (noun)

Tổ chức là một thực thể, một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người trên một lĩnh vực nhất định được kết hợp với nhau một cách có ý thức để đi đến một mục tiêu chung.

1 Khái niệm tổ chức

05/11/24Truong Quang Vinh5

Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thỏa thuận một cách có ý thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành và phát triển, ta nói tổ chức nầy có tính hệ thống.

Điều nầy cũng có nghĩa tổ chức chỉ có thể hình thành và phát triển khi các cá nhân con người trong tổ chức có sự hợp tác một cách có ý thức.

05/11/24Truong Quang Vinh6

Tổ chức có những đặc trưng sau:

Kết hợp các nổ lực của các thành viên

Có mục đích chung

Phân công lao động

Hệ thống thứ bậc quyền lực

05/11/24Truong Quang Vinh7

1 2- Tổ chức là một hoạt động (hành vi) (verb)

Tổ chức là một hoạt động cụ thể nhằm tác động đến một tổ chức.

Hoạt động tổ chức hay thực hiện chức năng tổ chức của các nhà quản lý được thể hiện trên nhiều nội dung khác nhau nhưng có thể khái quát như sau:

05/11/24Truong Quang Vinh8

(Công tác tổ chức) hoạt động tổ chức hay thực hiện chức năng tổ chức là nhằm tạo ra (xây dựng) một cơ cấu tổ chức thích hợp với mục tiêu, nguồn lực và môi trường mà trong đó tổ chức vận động và phát triển.

05/11/24Truong Quang Vinh9

Đó là việc thực hiện các công việc:

Hoạt động tổ chức liên quan đến tất cả các công việc phải làm của tổ chức (các nhà quản lý) để đạt mục tiêu của tổ chức.

Hai là, phân chia tổng thể các công việc của tổ chức thành các hoạt động cụ thể mà các nhóm công việc đó sẽ phải được thực hiện một cách hợp lý, loghich bởi các cá nhân hay các nhóm (gồm nhiều cá nhân)

Ba là, phối hợp các vấn đề, nhiệm vụ một cách hợp lý, loghich và hiệu quả

05/11/24Truong Quang Vinh10

Bốn là, vạch ra cơ chế để phối hợp các hoạt động của các thành viên của tổ chức

Năm là, giám sát một cách hiệu quả toàn bộ tổ chức như một hệ thống và tiến hành các điều chỉnh cần thiết nếu cần.

05/11/24Truong Quang Vinh11

Có thể phđn loại tổ chức theo mục đích của chúng

 Câc tổ chức kinh doanh mưu lợi: lă những tổ chức

hoạt động với mục đích tạo ra lợi nhuận trong điều kiện phâp luật cho phĩp vă xê hội có thể chấp nhận được Loại tổ chức nầy không thể tồn tại nếu không tạo ra lợi nhuận.

 Câc tổ chức cung cấp dịch vụ phi lợi nhụđn :

Thường cung cấp một số loại dịch vụ năo đó cho xệ hội mă không vì mục đích tìm lợi nhuận Nguồn tăi chính cho tổ chức nầy hoạt động chủ yếu dựa văo sự hiến tặng, trợ cấp, hay tăi trợ mang tính từ thiện…câc tổ chức nầy thường bao gồm trường học, bệnh viện miễn phí…

2 Phđn loại tổ chức

05/11/24Truong Quang Vinh12

Các tổ chức hoạt động vì quyền lợi chung của tập

thể : những tổ chức nầy được thành lập nhằm bảo

vệ quyền lợi hợp pháp của các thành viên của nó Để tồn tại, những tổ chức loại nầy cũng phải hoạt động một cách hiệu quả Chúng bao gồm các nghiệp đoàn, các tổ chức chính trị, hiệp hội…

Các tổ chức cung ứng các dịch vụ công cộng : mục

tiêu của chúng la đảm bảo sự an toàøn hay lợi ích chung cho toàn xã hội Chẳng hạn, những tổ chức loại nầy bao gồm : các đơn vị quân đội, cảnh sát, các đơn vị thuộc ngành bưu chính viễn thông…

05/11/24Truong Quang Vinh13

II Cơ cấu tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chức

1 Cơ cấu tổ chức

2 Thiết kế cơ cấu tổ chức3 Quyền hạn

05/11/24Truong Quang Vinh14

1 Cơ cấu tổ chức

05/11/24Truong Quang Vinh15

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể

Sự phân chia nhưnõg công việc thành những phần cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào để hiệu quả vì :

1 1-Khái niệm

05/11/24Truong Quang Vinh16

công việc cụ thể

thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức.

05/11/24Truong Quang Vinh17

vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của mỗi công việc

Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và giải quyết các vấn đề của tổ chức

05/11/24Truong Quang Vinh18

Cơ cấu của một tổ chức gồm 4 yếu tố cơ bản :

Chuyên môn hóa

Tiêu chuẩn hóa

Sự phối hợp

Quyền lực : là quyền ra quyết định và

điều khiển người khác Mỗi tổ chức có một kiểu phân bố quyền lực khác nhau : tập trung, phi tập trung hay kết hợp

1 2- Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức

05/11/24Truong Quang Vinh19

2 Thiết kế cơ cấu tổ chức

05/11/24Truong Quang Vinh20

2 1- Khái niệm:

Thiết lập cơ cấu tổ chức là quá trình xác định cơ cấu và mối quan hệ về

là một phương tiện để thực hiện các mục tiêu của tổ chức

Bởi vậy, khi chúng ta đề cập đến thiết lập cơ cấu tổ chức cũng có nghĩa là chúng ta đề cập tới những quyết định của các nhà quản trị liên quan đến bản chất, hình thức và đặc trưng của tổ chức.

05/11/24Truong Quang Vinh21

2 2- Thiết kế tổ chức và môi trường:

05/11/24Truong Quang Vinh22

Môi trường ổn định không có hoặc ít tác động đối với các hoạt động của một tổ chức

Một môi trường kinh doanh ổn định thường có các đặc điểm sau :

2 2.1- Môi trừơng ổn định

05/11/24Truong Quang Vinh23

Một môi trường kinh doanh ổn định thường có các đặc điểm sau :

 Các sản phẩm đã không thay đổi nhiều trong những năm gần đây

 Sự đổi mới công nghệ diễn ra chậm

 Các nhân tố: đối thủ cạnh tranh, khách hàng và các nhóm quyền lợi trong doanh nghiệp ổn định.

 Các chính sách của chính quyền phù hợp với môi trường

Các nhà quản trị dễ đưa ta các phương án cũng như quyết định

05/11/24Truong Quang Vinh24

Là môi trường không thể tiên đóan trước được những biến động của nó bởi nó có sự thay đổi thường xuyên về sản phẩm, công nghệ thị trường, các đối thủ cạnh tranh, các áp lực chính trị, luật pháp…

Môi trường nầy có đặc điểm sau:

2 2.2 - Môi trường biến đổi

05/11/24Truong Quang Vinh25

 Các loại sản phẩm và dịch vụ thay đổi liên tục

 Luôn diễn ra những đổi mới về công nghệ

 Hành động của những đối thủ cạnh tranh, khách hàng hay các nhóm quyền lợi khác luôn thay đổi

 Không thể tiên đóan trước hành động của Chính phủ dưới áp lực của các nhóm quyền lợi về các vấn đề như bảo vệ người tiêu dùng, sự an toàn của sản phẩm, kiểm soát ô nhiễm…

Các nhà quản trị khó đưa ra các quyết định, chịu áp lực cao…

05/11/24Truong Quang Vinh26

Những doanh nghiệp hoạt động trong những môi trường ổn định thường lựa chọn cơ cấu tổ chức “cơ cấu cơ khí hóa” (mechanistic) (hay có thể gọi là cơ cấu trực tuyến?)

, còn trong môi trường thay đổi thì họ thường chọn “cơ cấu hệ thống hay cơ cấu hữu cơ” ( theo Tom Burns và Gene Stalker)

2 2.3- Lựa chọn cơ cấu thích nghi với môi trừơng

05/11/24Truong Quang Vinh27

Cơ cấu cơ khí hóa (mechanistic) là cơ cấu tổ chức mà ban lãnh đạo công ty phân chia các hoạt động thành những công việc cụ thể, tách rời nhau Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm được xác định theo cấp quản trị trong tổ chức

Việc ra quyết định tập trung vào ban lãnh đạo cấp cao, đồng thời ban lãnh đạo cũng đảm nhận việc xử lý và phân bố thông tin trong tổ chức.

Công nhân thực hiện công việc lặp đi lặp lại nhiều lần, do đó rất thuận tiện cho việc tiêu chuẩn hóa và chuyên môn hóa công việc

05/11/24Truong Quang Vinh28

Cơ cấu hệ thống :

các mệnh lệnh mà đề cao việc khuyến khích các nhà quản trị và cấp dưới làm việc với tinh thần đồng đội, truyền thông rộng rãi giữa các thành viên trong tổ chức

Nhân viên được khuyến khích trao đổi với bất cứ ai có thể giúp họ giải quyết vấn đề

05/11/24Truong Quang Vinh29

quyền cho cấp dưới và do đó đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức cần thiết cũng như phải chịu trách nhiệm và có quyền hạn, trách nhiệm tương ứng với nhiệm vụ được giao.

giải quyết nhiều loại vấn đề khác nhau.

05/11/24Truong Quang Vinh30

Những khác biệt giữa cơ cấu cơ khí hĩa và cơ cấu hệ thống

Cơ cấu cơ khí hóaCơ cấu hệ thống

•Các công việc được chuyên môn hoá

•Các công việc được duy trì một cách

cứng nhắc theo quy trình trừ khi có sự thay đổi ban lãnh đạo

•Các quyền hạn, nghĩa vụ và quy trình

thao tác được quy định cụ thể cho mỗi cá nhân

•Cơ cấu kiểm soát, quyền lực và

truyền thông theo hệ thống thứ bậc

•Truyền thông chủ yếu theo chiều dọc

giữa cấp trên và cấp dưới

•Sự truyền thông chủ yếu là truyền đạt

những chỉ thị, quyết định do cấp trên đưa xuống

•Các công việc có khuynh hướng phụ

thuộc lẫn nhau

•Công việc được điều chỉnh liên tục và

được xác định lại trong sự tương tác qua lại với môi trường

•Trách nhiệm của mỗi cá nhân vượt

ra khỏi phạm vi công việc cụ thể của họ

•Cơ cấu kiểm soát, quyền lực, và

truyền thông là một mạng lưới

•Truyền thông cả theo chiều dọc và

chiều ngang Tùy theo nhu cầu thông tin

•Truyền thông chủ yếu là trao đổi

thông tin và ý kiến tư vấn giữa các cấp

05/11/24Truong Quang Vinh31

Sơ đồ tổ chức là biểu đồ trình bày các mối quan hệ chỉ đạo và báo cáo giữa các bộ phận chức năng, phòng ban và chức vụ bên trong một tổ chức

K e á t o a ùn c h i p h íK e á to a ùn p h a ân tíc hG ia ùm ñ o ác ta øi c h ín h

H a øn h c h ín hN h a ân s ö ï

G ia ùm ñ o ác h a øn h c h ín hG ia ùm ñ o ác s a ûn x u a átT o ån g g ia ùm ñ o ác

Một sơ đồ tổ chức cung cấp 4 loại thông tin : công việc, các bộ phận, các cấp quản trị, phạm vi quyền hạn

2 3- Sơ đồ tổ chức

05/11/24Truong Quang Vinh32

2 4-Phối hợp các bộ phận trong tổ chức

Sự thiết lập cơ cấu đã phân chia công việc của tổ chức, cho phép chuyên môn hóa và tiêu chuẩn hoá các hoạt động Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu chung của tổ chức, các nhà quản trị cũng cần phối hợp hoạt động của các thành viên, các dự án và công việc trong tổ chức

Phối hợp là quá trình liên kết các bộ phận thành một tổng thể để hoàn thành những mục tiêu chung Nếu không có sự phối hợp sẽ dẫn đến sự lãng phí, trì trệ và vô hiệu hóa những cố gắng của mọi người Có 3 nguyên tắc phối hợp

05/11/24Truong Quang Vinh33

Mỗi nhân viên cần biết rõ ai là người đưa ra các mệnh lệnh và cũng là người nhận các báo cáo của anh ta Nếu không, việc không rõ ràng nầy sẽ dẫn đến nhiều vấn đề về năng suất và tinh thần làm việc.

Cơ cấu tổ chức ma trận tạo ra sự trái ngược với nguyên tắc nầy.

2 4.1- Nguyên tắc nhân viên chỉ có một cấp trên

05/11/24Truong Quang Vinh34

Nguyên tắc nầy thể hiện tính liên tục và rõ ràng của hệ thống chỉ huy, nhằm lên tất cả các thành viên trong tổ chức với những người chỉ huy cấp cao hơn và cho đến ngươiø lãnh đạo cấp cao nhất

Các nhiệm vụ được phân công, uỷ quyền rõ ràng để tránh sự chồng chéo hay manh mún trong thực hiện.

2 4.2- Nguyên tắc định hướng

05/11/24Truong Quang Vinh35

Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao thì đòi hỏi các nhà quản trị phải luôn luôn ủng hộ sự thông đạt giữa các nhân viên cùng cấp thuộc những bộ phận khác nhau

Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần thấy các mối quan hệ không chính thức giữa

các bộ phận thường tự nẩy sinh nhằm tạo sự thuận tiện trong việc giải quyết nhưnõg khó khăn và truyền thông kịp thời trong tổ chức

05/11/24Truong Quang Vinh36

2 4.3- Không gian kiểm soát của một vị trí trong cơ cấu tổ chức (nguyên tắc tầm mức trong quản lý) (span of management)

Nguyên tắc tầm mức quản trị quy định số lượng người báo cáo trực tiếp với một nhà quản trị phải được giới hạn bởi một nhà quản trị không thể giám sát một cách có hiệu quả một số lượng lớn nhân viên.

Cho đến nay không có câu trả lời chính xác Theo các nhà thiết kế cổ điển, số lượng kiểm soát không nên lớn quá, thường thì từ 4-8 người

Xem hình vẽ

05/11/24Truong Quang Vinh37

1864512

05/11/24Truong Quang Vinh38

Tuy chúng ta không thể xác định chính xác số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể giám sát một cách hiệu quả nhưng có 4 yếu tố chủ yếu để xác định tầm mức quản trị hữu hiệu cho mỗi tình huống

05/11/24Truong Quang Vinh39Năng lực của nhà quản trị lẫn nhân viên:

Nếu công ty có nhiều nhân viên mới nhận nhiệm vụ, thì các nhà quản trị phải mất nhiều thời gian hơn so với trường hợp công việc do những công nhân có kiến thức và kinh nghiệm đảm nhận.

Sự tương đồng hay không giống nhau của

các công việc được giám sát:

Khi các công việc cần giám sát có mức độ giống nhau nhiều thì công việc quản lý sẽ dễ dàng hơn và do đó, tầm mức quản trị sẽ rộng hơn Ngược lại, khi các công việc có mức độ khác biệt càng nhiều thì tầm mức quản trị hẹp lại.

05/11/24Truong Quang Vinh40

Phạm vi ảnh hưởng của những vấn đề mới trong bộ phận do một nhà quản trị phụ trách

Nhà quản trị phải hiểu rõ về những hoạt động của bộ phận mà ông ta quản lý để hiểu đúng những vấn đề mà cấp dưới phải đối phó Nếu nhà quản trị hiểu rõ những vấn đề nầy thì phạm vi quản lý có thể tăng lên

Nội dung các quy định và tiêu chuẩn hoạt động rõ ràng

Khi nội dung của các quy định và tiêu chuẩn càng cụ thể và rõ ràng thì các hoạt động quản lý và giám sát càng rõ ràng hơn Do đó, tầm mức quản trị của một nhà quản trị có thể rộng hơn

05/11/24Truong Quang Vinh41

Quyết định của nhà quản trị

Cấp dưới hoàn

toàn chấp hành mà không nghi ngờ

Quyết định của nhà quản trị

Cấp dưới sẽ xem xét chúng hoặc từ chối

3 Quyền hạn

05/11/24Truong Quang Vinh42

Quyền hạn là quyền để hành động hay đưa ra một quyết định

Quyền hạn là chất keo của cơ cấu tổ chức vì nó có tác dụng gắn kết các

3 1- Khái niệm

05/11/24Truong Quang Vinh43

Theo Chester Barnard thì đa số các quyết định hay mệnh lệnh đều rơi vào “vùng trung tính”

của cấp dưới Điều đó có nghĩa là cấp dưới sẽ hoàn toàn chấp nhận hay tuân theo các quyết định hoặc mệnh lệnh mà không có bất cứ nghi ngờ nào cả.

Tuy nhiên, nếu các quyết định hay mệnh lệnh rơi ra bên ngoài vùng nầy thì cấp dưới sẽ xem xét chúng để tuân theo hoặc từ chối

Ví dụ: khi nhà quản trị yêu cầu một nhân viên thực hiện một nhiệm vụ thuộc trách niệm của anh ta và đã được ghi rõ trong bản mô tả công việc thì mệnh lệnh đó rơi vào vòng trung tính

05/11/24Truong Quang Vinh44

Quyền hạn bao hàm trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm Điều đó có nghĩa là khi thực thi quyền hạn, các nhà quản trị nhận trách nhiệm để hành động và sẳn sàng chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại do hành động đó mang lại

Do đó, khi giao nhiệm vụ cho cấp dưới, các nhà quản trị cần đảm bảo sự tương xứng giữa trách nhiệm-quyền hạn.