TRAINING 2013 MARKETING DEPARTMENT MS CLAUDIA VU KĨ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KiỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN  Định nghĩa “sự kiện”  Phân loại kiện  Nhiệm vụ người tổ chức kiện (TCSK)  Kế hoạch + Quy trình TCSK  Quy trình quản lý TCSK ĐỊNH NGHĨA “SỰ KIỆN” “Một phần PR, hoạt động nhằm quảng bá cho thương hiệu, hình ảnh, sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp; xây dựng, trì mối quan hệ với cổ đông, nhân viên, đối tượng mục tiêu.” PHÂN LOẠI SỰ KIỆN  Đối ngoại – Đối nội: + Đối ngoại: Họp báo, hội thảo, khai trương, kí hợp đồng… + Đối nội: Đại hội cổ đông, đại hội cán nhân viên…  Mức độ trang trọng: Very formal – Smart casual – Conference/Seminar - Casual  Mục đích: + Phi thương mại: Ra mắt sp mới, khai trương, động thổ… + Thương mại: Hội chợ, triển lãm, ngày hội khuyến mại…  Địa lý, chất: Chính trị XH – Văn hóa – Từ thiện – Thể thao – Cấp TP – Cấp QG NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN Hiểu biết cặn kẽ về:  Mục đích, tính chất kiện  Thành phần tham dự, đối tượng kiện hướng đến Khả bao quát, quản lý vấn đề liên quan đến kiện:  Địa điểm diễn kiện, điểm đến tiếp sau kiện (nếu có)  Các đơn vị cung cấp hậu cần: âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt, bàn ghế, hoa, nước uống…  Nhân viên tham gia tổ chức kiện, an ninh, nghệ sĩ, khách mời… NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN Lường trước cố Lập sẵn kế hoạch dự phòng trường hợp xấu liên quan đến thời tiết, an ninh, kĩ thuật xẩy Quản lý tốt truyền thông - Tạo điều kiện tốt cho báo chí tác nghiệp - Thu thập, chọn lọc ảnh nhà báo làm tư liệu Khả đáp ứng cao vấn đề phát sinh - Điện áp, thiết bị dự trù - Thời gian tổ chức kiện phải đẩy sớm/lùi lại - Phương án bổ sung, thay cháy chương trình cố phát sinh QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Xây dựng ý tưởng Báo cáo tổng kềết – đánh giá Lập đềềán chi tiềế t kèm ngân sách sơ Tiềến hành kiện – Quản lý ngân sách Kềếhoạch thực chi tiềế t QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN XÂY DỰNG Ý TƯỞNG:       Mục đích tổ chức kiện? Các thành phâền tham gia? Tính châết, quy mô kiện? Thời gian, địa điểm tổ chức kiện? Ngân sách định mức dành cho kiện? Ý tưởng chủ đạo, điểm nhâến cho kiện? BRAINSTORM QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN LẬP ĐỀỀÁN TỔ CHỨC SỰ KIỆN:      Lựa chọn ý tưởng chủ đạo, xây dựng kịch kiện Phác thảo kềếhoạch truyềền thông, quảng bá kiện Liệt kề vật tư, nhân lực câền thiềết cho kiện Check giá hạng mục liệt kề, lập bảng dự trù kinh phí trình lãnh đ ạo phề duyệt Lền ý tưởng thiềết kềếcác mẫu giâếy mời, bandroll, phướn, banner, tờ rơi, backdrop, video clip… dùng để quảng bá QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KỀẾHOẠCH THỰC HIỆN CHI TIỀẾ T:  Xin giâếy phép tổ chức kiện (nềếu câền), làm việc trước với quan quản lý hành  Duyệt mẫu thiềết kềếvà cho in mẫu giâếy mời, bandroll, phướn, backdrop, poster…  Triển khai kềếhoạch truyềền thông quảng bá kiện  Hoàn tâết hợp đôềng với nhà cung câếp để có đâềy đủ vật tư, nhân lực cho tổ chức kiện QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KỀẾHOẠCH THỰC HIỆN CHI TIỀẾ T:  Thảo hôềsơ xin tài trợ tiềến hành liền h ệ xin tài tr ợ/ c ộng tác  Thi công hạng mục câền thiềết: lắếp đặt sân khâếu, dàn âm – ánh sáng, cắng khung backdrop, trang trí…  Lập bảng phân công nhân s ự cụ th ể, chi tiềết Lựa ch ọn MC, PG, an ninh, h ậu câền… c ẩn th ận  Gửi giâếy mời khách VIP, gọi điện confirm QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KỀẾHOẠCH THỰC HIỆN CHI TIỀẾ T:  Quan tâm đềế n danh sách khách mời, chuẩn bị phương án tiềế p đón VIP, di ễn vắn VIP…  Quan tâm đềế n quà tặng cho khách sau kiện  Kiểm soát, điềề u chỉnh ngân sách thực tềế , khoản phát sinh Giữ hóa đ ơn, l ập b ảng biểu rõ ràng  Ráp nôế i, tổng duyệt chương trình  Chú ý xem thời tiềế t! QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIỀẾ N HÀNH SỰ KIỆN:  Ngay trước kiện:  Check lại kịch bản, lời dẫn MC, diễn vắn đại biểu  Check lâền cuôếiâm thanh, ánh sáng, trang trí…  Chỉnh đôến trang phục theo quy định  Nhắếc nhở kĩ việc tiềếp đón VIP, vị trí ngôềicủa VIP  Tiềếp đón, chuẩn bị kĩ khu vực tác nghiệp báo chí  Phổ biềến lại yều câều đôếivới phận chụp ảnh, quay phim QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIỀẾ N HÀNH SỰ KIỆN:  Trong kiện:  Luôn đứng gâền sân khâếu để kiểm soát tình huôếng  Theo sát kịch chương trình  Cắết cử người đứng trực khu đại biểu  Liền hệ với địa điểm tiềếp theo (nềếu có) QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIỀẾ N HÀNH SỰ KIỆN:  Sau kiện:  Cảm ơn, tiễn VIP đưa VIP đềến địa điểm kềếtiềếp  Nhanh chóng thu thập ảnh, clip PV Chọn lọc hình ảnh có giá trị làm tư liệu gửi báo chí  Thanh toán cho nhà cung câếp QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN LẬP BÁO CÁO TỔNG KỀẾ T – ĐÁNH GIÁ:  Ekip tổ chức kiện nhóm họp tổng kềết, nh ận xét khâu tổ ch ức, rút kinh nghi ệm  Chôết lại bảng liệt kề chi phí th ực chi gửi ph ận kềếtoán  Lập báo cáo tổng kềết gửi lãnh đạo $$$ REPORT THỰC HÀNH Lên kêếhoạch tổ chức kiện sau: Lễ khai mạc giải bóng đá SV New Ocean Cup 2013 Event “Chào xuân 2013” khuâếy động không khí sở 2, Trâền Đại Nghĩa Anh ng ữ New Ocean Triển lãm giáo dục quôếc tềếNew Ocean 2013 Tọa đàm tư vâến tuyển dụng, hướng nghiệp New Ocean sinh viền ĐH Thương M ại Gala liền hoan cuôếi nắm New Ocean Buổi team-buiding tập thể New Ocean nghỉ hè ~ Gracias por atención~ [...]... PV Chọn lọc những hình ảnh có giá trị làm tư liệu gửi báo chí  Thanh to n cho các nhà cung câếp QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5 LẬP BÁO CÁO TỔNG KỀẾ T – ĐÁNH GIÁ:  Ekip tổ chức sự kiện nhóm họp tổng kềết, nh ận xét khâu tổ ch ức, rút kinh nghi ệm  Chôết lại bảng liệt kề chi phí th ực chi gửi bộ ph ận kề to n  Lập báo cáo tổng kềết gửi lãnh đạo $$$ REPORT THỰC HÀNH Lên kêếhoạch