29 CÂU HỎI CĨ TRẢ LỜI MƠN HỌC SOẠN THẢO VĂN BẢN Câu Khái niệm chung văn bản, văn quản lý nhà nước Nêu thành tố cấu thành văn (1,5 đ) Khái niệm VB, VBQLNN (0,75 đ) Là hình thức ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Văn quản lý nhà nước quy định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mội quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân Nêu thành phần văn (0,75 đ) Gồm + Quốc hiệu: dòng; + Tên quan tổ chức ban hành Ghi quan trực tiếp quản lý (nếu có) dịng quan ban hành; + Số ký hiệu văn bản; + Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản; + Tên loại văn bản, trích yếu; Quyết định, Tờ trình Về việc… + Nội dung văn bản; + Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; + Dấu quan, tổ chức; + Nơi nhận; Ngồi cịn có thành phần thể thức khác tùy theo: + Dấu mức độ khẩn, mật; + Địa quan, Địa Email Điện thoại, Fax, + Các dẫn phạm vi lưu hành sử dụng xem xong trả lại, trả lại sau họp, lưu hành nội Chỉ dẫn dự thảo hay dự thảo lần mấy… + Ký hiệu người đánh máy, số lượng phát hành (cần quản lý số lượng) Các thành phần quy định bố trí trang giấy khố A4 Câu Trình bày loại văn phân theo hiệu lực, pháp lý (1,5 đ) Phân loại theo hiệu lực pháp lý: Thể hình thành hoạt động quan, tổ chức gồm: - Văn quy phạm pháp luật theo quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật - Văn hành chính: văn mang mục đích truyền đạt thơng tin, quản lý, giải cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình, ghi chép giao dịch quan tổ chức - Văn chuyên ngành: Các văn chuyên ngành chuyên môn, kỹ thuật thuộc thẩm quyền ban hành quan nhà nước Bộ trưởng, Thủ trưởng quản lý chuyên ngành quy định - Văn tổ chức trị, tổ chức trị-xã hội Do người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trính trị, trị-xã hội quy định Câu Cho biết hệ thống văn quy phạm pháp luật phân theo thẩm quyền ban hành (1,5 đ) Hệ thống văn QPPL phân theo thẩm quyền ban hành có Theo văn bản: - Văn Luật: Hiến pháp, Luật, Bộ luật, - Văn luật: Nghị Quyết, Lệnh, Pháp lệnh, QĐ Chủ tịch nước; - Văn pháp quy: Nghị định, Thông tư, định Quy định thi hành luật, hướng dẫn thực Luật, nghị định Theo quan có thẩm quyền ban hành: - QH, UBTVQH, Chủ Tịch nước, Thủ tướng Chính phủ - Cơ quan NN có thẩm quyền TW, Bộ, ngành để thi hành VBQPPL QH, UBTVQH - Văn UBND, HĐND ban hành văn thi hành văn QPPL văn luật cấp Câu Cho biết khái niệm gốc, chính, văn bản? Sự khác gốc (1,5 đ) Theo Nghị định 09/2010/NĐ- CP - Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền đóng dấu (khi ban hành sau có chữ ký đóng dấu) - Bản văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan tổ chức ban hành chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền (photo gốc đóng dấu) - Bản sao: Là ngun từ có giá trị cấp có thẩm quyền xác nhận (có quy định sao) Sự khác gốc - Bản gốc có >< Bản có nhiều - Bản gốc chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền >< Bản chữ ký phơ tơ - Bản gốc lưu văn thư >< lưu hồ sơ gửi nơi Câu Khái niệm văn quản lý nhà nước Hãy cho biết chức văn quản lý nhà nước? (1,5 đ) Văn quản lý hành Nhà nước? (0,5) Văn quản lý nhà nước quy định thơng tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mội quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân Chức văn quản lý Nhà nước gồm có chức năng: (1đ) + Chức thông tin + Chức quản lý - điều hành + Chức pháp lý + Chức văn hóa + Chức xã hội Câu Cho biết khác văn quy phạm pháp luật văn hành (2 đ) Văn QPPL >< Văn hành - Khái niệm Quy trình ban hành Đối tượng áp dụng Hiệu lực pháp lý Số, ký hiệu Nội dung Thẩm quyền ban hành Hệ thống văn Tác dụng (vai trò) Sử dụng văn Câu Cho biết chức văn quản lý nhà nước Trình bày - chức thơng tin văn (2 đ) * Chức văn QLHCNN - Chức năng: gồm có chức + Chức thông tin + Chức quản lý - điều hành + Chức pháp lý + Chức văn hóa - + Chức xã hội * Trình bày chức thơng tin văn bản: Là chức loại VB Các thông tin chứa đựng VB nguồn cải quý giá đất nước, sản phẩm hàng hố đặc biệt có vai trò to lớn việc tạo cải vật chất tinh thần cho XH, yếu tố định để đưa chủ trương, sách, định hành cá biệt nhằm giải công việc nội Nhà nước, - công việc có liên quan đến quyền lợi lợi ích hợp pháp công dân Chức thông tin VB bao gồm việc ghi lại thông tin quản lý, truyền đạt thơng tin qua lại hệ thống VB quản lý từ quan Nhà nước đến nhân dân, giúp quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý đánh giá thơng tin thu qua hệ thống truyền đạt - thông tin khác Muốn chức thông tin VB đảm bảo cần phải quan tâm đến khả tiếp nhận thông tin qua VB có thuận lợi hay khơng thơng tin sử dụng thực tế quản lý Nhà nước Thiếu yếu tố chức - thông tin VB bị giảm sút Thực tế cho thấy, nhiều VB quản lý không đảm bảo chức thông tin - mà trở thành vô dụng Thông tin khứ: thông tin liên quan đến việc giải trình hoạt động qua quan quản lý Tất nhiên loại thông tin VB khứ có giá trị ngang hoạt động - hành quan Câu Cho biết chức văn quản lý nhà nước Trình bày - chức quản lý điều hành văn (2 đ) * Chức văn QLHCNN - Chức năng: gồm có chức + Chức thông tin + Chức quản lý - điều hành + Chức pháp lý + Chức văn hóa + Chức xã hội * Chức quản lý, điều hành văn bản: - Văn công cụ tổ chức hoạt động quản lý nhà nước, văn giúp cho quan lãnh đạo điều hành hoạt động máy Nhà nước nhiều phạm vi không gian thời gian Văn sở đảm bảo cung cấp cho hoạt động quản lý thông tin cần thiết, giúp cho nhà lãnh đạo nghiên cứu ban hành định quản lý xác thuận lợi, phương tiện thiết yếu để quan quản lý truyền đạt xác định quản lý đến hệ - thống quản lý Gồm hai loại Văn sở để tạo tính ổn định máy lãnh đạo quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí quan máy quản lý - Nhà nước xác lập mối quan hệ điều kiện hoạt động chúng Văn giúp cho quan lãnh đạo quản lý Nhà nước tổ chức hoạt động cụ thể theo quyền hạn mình, thơng qua thể chế hóa chủ trương đường - lối để tổ chức thực Câu (3 đ) a) Trình bày loại văn theo hiệu lực, pháp lý b) Hãy cho biết hệ thống văn quy phạm pháp luật phân theo thẩm - quyền ban hành a) Phân loại theo hiệu lực pháp lý: Thể hình thành hoạt động quan, tổ chức gồm: - Văn quy phạm pháp luật theo quy định Luật ban hành văn quy - phạm pháp luật - Văn hành chính: văn mang mục đích truyền đạt thông tin, quản lý, giải công việc cụ thể, phản ánh tình hình, ghi chép giao dịch quan - tổ chức - Văn chuyên ngành: Các văn chuyên ngành chuyên môn, kỹ thuật thuộc thẩm quyền ban hành quan nhà nước Bộ trưởng, Thủ trưởng - quản lý chuyên ngành quy định - Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Do người đứng đầu - quan Trung ương tổ chức trính trị, trị - xã hội quy định b) Hệ thống văn quy phạm pháp luật theo thẩm quyền ban hành - 1đ - Văn QH, UBTVQH ban hành - - Văn quan Nhà nước có thẩm quyền khác Trung ương ban hành để - thi hành văn QPPL QH, UBTVQH ban hành - Văn HĐND, UBND ban hành để thi hành văn QPPL QH, UBTVQH quan Nhà nước cấp trên; Văn UBND ban hành để thi hành Nghị HĐND cấp - Câu 10 Cho biết thành tố cấu thành văn Sự khác thành tố văn quy phạm pháp luật văn hành (3 đ) a Các thành phần (các yếu tố) thể thức văn bản: + Quốc hiệu; dòng + Tên quan tổ chức ban hành Ghi quan trực tiếp quản lý (nếu có) dịng quan ban hành; + Số ký hiệu văn bản; + Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản; + Tên loại văn bản, trích yếu; Quyết định, Tờ trình Về việc… + Nội dung văn bản; + Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; + Dấu quan, tổ chức; + Nơi nhận; + Ngồi có dấu mức độ khẩn, mật; + Các thành phần thể thức khác như: Địa quan, Địa Email Điện thoại, Fax, Các dẫn phạm vi lưu hành sử dụng như: xem xong trả lại, trả lại sau họp, lưu hành nội Chỉ dẫn dự thảo hay dự thảo lần mấy… Ký hiệu người đánh máy, số lượng phát hành (cần quản lý số lượng) Trường hợp có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề số thứ tự phụ lục chữ số La mã Đánh số trang văn từ trang số trở chữ Ả rập Phụ lục đánh số trang riêng Các thành phần quy định bố trí trang giấy khố A4 Khác nhau: - Cơ quan ban hành Quy trình ban hành Đối tượng áp dụng Hiệu lực pháp lý Số, ký hiệu Nội dung - Câu 11 Trình bày hiệu lực nguyên tắc áp dụng văn (3 đ) - Hiệu lực văn QLHCNN - Hiệu lực thời gian - Tùy loại văn ghi hiệu lực thực văn - - Ghi có hiệu lực (áp dụng; có hiệu lực thi hành) từ ngày ký - - Có hiệu lực thời điểm (từ ngày…tháng… năm) - - Các văn (QPPL) từ ngày đăng công báo sau 15 ngày đăng Công báo - Hiệu lực không gian - - Văn QPFL quan nhà nước TW có hiệu lực tồn quốc - - Văn QFPL địa phương có hiệu lực phạm vi địa phương - - Văn QPPL có hiệu lực ngành chun mơn - - Văn có hiệu lực CQ, tổ chức… - Nguyên tắc áp dụng văn - Văn áp dụng từ thời điểm có hiệu lực - Nếu văn có quy định Quyết định khác áp dụng văn có hiệu lực pháp lý cao (của CP cao Bộ) - Văn quan ban hành áp dụng văn ban hành sau - Câu 12 Cho biết yêu cầu chung văn quản lý nhà nước (2 đ) - Yêu cầu chung soạn thảo văn quản lý nhà nước VB QLNN định thông tin quản lý thành văn ban hàn quan quản lý NN theo thẩm quyền trình tự thủ tục định nên soạn thảo VB ban hành phải đảm bảo (về nội dung, hình thức, thể thức; đảm bảo - văn phong, tính chất, chuẩn mực loại VB) CỤ THỂ: - Phù hợp đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định - pháp luật; - Trình bày ngắn gọn, rõ ràng xác; sử dụng ngơn ngữ viết, diễn đạt đơn - giản, dễ hiểu; - Dùng từ phổ thông, không dùng từ địa phương từ nước ngồi khơng - thực cần thiết Đối với thuật ngữ chun mơn phải giải thích; - Không viết tắt cum từ không thông dụng Từ, cụm từ sử dụng nhiều lần viết tắt chữ viết tắt lần từ, cụm từ phải - đặt ngoặc đơn sau từ cụm từ - Viết hoa phải theo quy tắc tả tiếng Việt - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày tháng năm ban hành, tên quan tổ - chức ban hành Thông qua nội dung văn bản, người tiếp nhận hiểu mục đích, hiểu quan hệ văn điều chỉnh, cần xử lý sở cách thức, phương pháp - nguyên tắc xử đắn Câu 13 Cho biết thành phần thể thức văn vị trí - thành phần văn (2 đ) + Quốc hiệu: dòng; Ô số + Tên quan tổ chức ban hành Ghi quan trực tiếp quản lý (nếu có) dịng - quan ban hành; Ơ số + Số ký hiệu văn bản; Ô số + Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản; Ơ số + Tên loại văn bản, trích yếu; Quyết định, Tờ trình Về việc… Ơ số 5a, 5b + Nội dung văn bản; Ô số + Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; Ô số + Dấu quan, tổ chức; Ơ số 7a, 7b số 7c + Nơi nhận; Ơ số 9a, 9b Ngồi cịn có thành phần thể thức khác tùy theo: + Dấu mức độ khẩn, mật; Ô số 10a, 10b - + Địa quan, Địa Email Điện thoại, Fax, Ô số 14 + Các dẫn phạm vi lưu hành sử dụng xem xong trả lại, trả lại sau - họp, lưu hành nội Chỉ dẫn dự thảo hay dự thảo lần mấy… Ô số 11 + Ký hiệu người đánh máy, số lượng phát hành (cần quản lý số lượng) Ô số 13 - Câu 14 Cho biết khác nội dung thể thức văn có tên - văn khơng có tên, cho ví dụ minh họa (2 đ) Khác nhau: -Bố cục cách trình bày: Khơng kính gửi >< kính gửi - Tên loại văn bản: Có tên >< khơng tên - Trích yếu nội dung: Ở >< Ở số ký hiệu - Nội dung: Văn xuôi, văn điều khoản >< theo u cầu tính chất cơng việc Ví dụ: Sinh viên trình bầy mẫu văn có tên loại mẫu cơng văn Câu 15 Hãy trình bày nội dung vị trí thành phần thể thức - văn (3 đ) a) Quốc hiệu - Thể thức Quốc hiệu ghi văn bao gồm dịng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Quốc hiệu trình bày ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài - độ dài dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, khơng dùng lệnh Underline): Hai dịng chữ trình bày cách dòng đơn b) Tên quan, tổ chức ban hành văn - Thể thức Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với tổ chức kinh tế công ty mẹ) tên - quan, tổ chức ban hành văn + Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền: Được trình bày - số Các dịng chữ trình bày cách dịng đơn - b) Tính phổ thơng, đại chúng VB đảm người nơi hiểu, tiếp nhận yêu cầu văn , - thông qua dùng từ chuẩn, thơng dụng từ giải thích ý nghĩa c) Tính khách quan, phi cá tính Ngơn ngữ phong cách HC-CV phải mang tính khách quan, không chứa đựng cảm xúc đánh giá chủ quan cá nhân, quan tổ chức Tính khách quan, nghiêm túc coi dấu hiệu đặc biệt VB Trong phong cách KH tính khách quan làm cho hệ thống lập luận có giá trị chân thực to lớn Còn VB định quản lý, tính khách quan gắn với chuẩn mực pháp luật để nhấn mạnh tính xác thực khẳng định tính chất mệnh - lệnh, thị cần tuân thủ, thực d) Tính trang trọng lịch Dùng từ VB thể lịch sự, tôn trọng phù hợp hoàn cảnh; - Lịch tạo trang trọng, nghiêm túc (Kính đề nghị đề nghị) đ) Tính khn mẫu Tính khn mẫu tính quy định chung để áp dụng cho loại VB HC-CVụ áp dụng khuân mẫu định có tác dụng đến chuẩn mực VB (cả nội dung hình thức) Một VB HC-CV phải soạn thảo theo hình thức mẫu quy định Các từ dùng phù hợp với loại VB - Câu 19 Hãy trình bày sử dụng từ ngữ, thuật ngữ văn hành - (3 đ) Sử dụng từ, thuật ngữ văn - Sử dụng từ ngữ: + Không dùng từ có tính chung chung, mơ hồ, mang tính hình ảnh, biểu tượng như: hình như, có lẽ; khơng dùng: có thể, Khơng dùng từ địa phương, tiếng lóng, từ cổ, từ lạc hậu, từ chưa thống khái niệm (gán cho ý nghĩa từ đó), từ nước ngồi phải Vịêt hố Các thuật ngữ - (khoa học, đặc thù chuyên ngành) nên hạn chế sử dụng + Cụm từ dùng nhiều lần viết tắt trước viết tắt phải viết đầy đủ - trước Nếu viết tắt không gây hiểu lầm +Văn có tính khn mẫu nên dùng từ mang tính khn mẫu vào, Thực hiện, Theo đề nghị của, Trân đề nghị - + Dùng từ xưng hô VB phải lịch sự, khách quan Cấp gửi văn cấp phải ghi đầy đủ tên quan (Trường ĐHCNGTVT) gửi cấp nêu “Trường” khơng cần nêu tên; ngang cấp viết Trường - Trân trọng lịch dùng từ quý Bộ, quý quan - Sử dụng từ khoá: Trong VB thường dùng câu cụm từ cố định gọi “khoá” để nêu bật ý - nghĩa thi, yêu cầu hay + Để mở đầu văn bản: Căn vào ;Theo đề nghị ;Theo tinh thần công - văn.;Phúc đáp công văn… + Để liên kết phần VB Dưới là; Vấn đề trên;Dựa vào - định trên; Ngoài nội dung trên; Tuy nhiên; đó… + Để trình bày quan điểm xin ý kiến: Chúng cho ; Chúng nhận thấy ; theo ý kiến quan ; Chúng mong nhận ý kiến… Xin - trân trọng đề nghị + Để yêu cầu thực hiện: Nhận Vb yêu cầu ; Các đơn vị trực thuộc có - trách nhiệm… + Đề kết thúc VB Xin trân trọng cảm ơn; Xin gửi tới quý quan lời chào…; Quyết định có hiệu lực… - Câu 20 Hãy trình bày bố cục văn bố cục phần nội dung triển - khai văn (3,5 đ) Bố cục chung văn - Phần mở đầu; Bao gồm Quốc hiệu, Cơ quan tổ chức ban hành (Tác giả); Số ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm; Tên loại văn trích yếu (hoặc Kính gửi - công văn); Căn ban hành - Phần triển khai: Nội dung công văn: +Thể nội dung điều chỉnh Đây phần trọng tâm văn Phải viết theo cách hành văn định Chọn cách viết theo văn điều khoản, văn xuôi pháp luật hay văn nghị luận Sử dụng từ ngữ, câu văn phong phù hợp loại văn - để nêu mục đích văn + Hiệu lực văn bản: Thể điểm đầu, cuối văn thời gian văn có hiệu lực - + Xử lý văn cũ: Nêu rõ cụ thể văn quy định bị bãi bỏ Cần thiết có văn kèm theo danh mục bị bãi bỏ, không nên dùng VB trái - với quy định bãi bỏ” + Các chủ thể có liên quan; Nêu đối tượng chịu trách nhiệm - việc triển khai thực phối hợp thực - Đặt vấn đề: Nêu lý do, sở ban hành - Giải vấn đề: Trình bày yêu cầu giải nội dung cần trình bày cụ thể, rõ ràng, thẳng vào trọng tâm vấn đề Cách hành văn cần phù hợp với loại công văn; đảm bảo tính thuyết phục nhằm cho người đọc tin vào điều công văn - nêu, tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu giải vấn đề nêu - Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định thêm nội dung nêu, làm sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải văn - cần thiết phần mang sắc thái biểu - Phần kết + Thẩm quyền ký: Hình thức ký: chức danh, ký, họ tên người có thẩm quyền - ký + Nơi nhận: Ghi gửi nơi có trách nhiêm để thực hiện, để phối hợp, để báo - cáo….; Lưu phận, tên người đánh máy, số lượng nhân + Ghi yếu tố dẫn phạm vi phổ biến (xem xong trả lại, không phổ - biến… có) + Đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) + Địa chi tiết cần thiết (nếu có); + Dấu quan - Câu 21 Trình bày giai đoạn xây dựng đề cương, giai đoạn viết thành văn - (bản dự thảo) soạn thảo văn (3,5đ) * Giai đoạn xây dựng đề cương Là ghi vấn đề bản, cốt yếu để dựa vào triển khai viết thành văn hoàn chỉnh Đề cương chi tiết, cụ thể, tỷ mỷ thể thành văn thuận lợi Đề cương vào yếu tố: Phạm vi điều chỉnh VB (nội dung), thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành Giai đoạn có bước: - + Xây dựng dàn bài: theo bố cục văn có Phần mở đầu, phần triển khai phần kết luận Phần triển khai thể nội dung VB cần nói vấn đề - (các phần) + Soạn đề cương: Trên sở dàn viết đề cương sơ bộ, chi tiết (chủ yếu nội - dung VB) Đề cương chi tiết gần VB chư có câu từ liên kết phần * Giai đoạn viết thành văn (dự thảo) Là giai đoạn chắp nối đề cương thành văn hoàn chỉnh thông qua vịêc diễn đạt ngôn ngữ Cần viết đảm bảo tính logic thống Người viết phải theo bố cục, sử dụng văn phong phù hợp, cách sử dụng từ văn phạm đúng, tránh mắc lỗi tả Sau in ấn phải kiểm tra lại tổng thể văn - hình thức nội dung đánh máy sau trình duyệt, ký Đối với văn cần lấy ý kiến đóng góp tổ chức, cá nhân phải thực thủ tục trước gửi (Dự thảo, xin ý kiến ) Sau có ý kiến đóng góp, người soạn thảo phận soạn thảo tổng hợp bổ sung sau in ấn, kiểm tra để trình duỵệt, ký Các VB loại VB pháp luật, VB quy định mang tính đại chúng, vấn đề chung nhất, rộng rãi - Câu 22 Hãy trình bày sử dụng câu văn hành (3,5 đ) Văn sử dụng phông tiếng Vịêt (Vntime, Times New Roman) khoảng cách đoạn, dòng xuống dòng tuân theo quy định Được sử dụng từ - ngữ, câu văn phù hợp Sử dụng văn diễn tả, suy luận hay trần thuật… Sử dụng câu: Sử dụng câu để người soạn thảo diễn đạt xác ý muốn, - người đọc tiếp thu nhanh chóng thể tính thể chế, hiệu lực VB Thường sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến, câu đơn thành phần Khơng sử dụng lời nói trực tiếp; câu có nội dung đưa đẩy rườm rà Không sử dụng câu - nghi vấn, câu cảm thán không sử dụng dấu “…”, v.v Cách dùng câu tuỳ loại văn để có câu với nội dung thể hiệu lực ý nghĩa sai khiến với từ cần phải, có trách nhiệm thi hành, chấp hành nghiêm chỉnh Các từ có tính chất nghiêm cấm như: không được, loại trừ, bãi bỏ, không phép - Cũng sử dụng câu vắn tắt dễ hiểu để diễn đạt nội dung mà người hiểu ngữ pháp khơng đầy đủ ví dụ: Nơi nhận, khoa để - thực Đoàn TN để phối hợp Dùng câu chủ động câu khẳng định VB cấp gửi cấp để nhấn mạnh, xác định mệnh lệnh, kiện dứt khoát rõ ràng mềm dẻo (Bộ trí với đánh giá….Trường nhận thấy khoa bng lỏng việc kiểm - tra ) Dùng câu phủ định trường hợp nhấn mạnh yêu cầu bỏ qua q trình giải cơng việc (Trường nhắc để đơn vị không chậm - việc….) Dùng câu bị động trường hợp muốn tạo tình chung, khách quan - (Kỷ cương không tôn trọng, chế độ không thực đầy đủ Chú ý thành phần câu xếp vị trí, hợp lý để nâng cao hiệu tăng mục đích sử dụng, thường phần trọng tâm đặt trước (Khi phép nước khơng nghiêm, lịng tin dân bị suy giảm, đạo đức xã hội bị xuống - cấp) Có thể tách phận câu thành câu riêng biệt nhằm làm nội bật thông tin cần thiết - Câu 23 Hãy trình bày yêu cầu thực hành văn văn hành - (3,5 đ) Văn văn phải đầy đủ bố cục, viết để người tiếp nhận trân trọng, dễ hiểu việc lựa chon từ ngữ, câu văn phù hợp - trình bày phần Các văn bày đảm bảo yêu cầu: a) Rõ ràng tường minh, sáng sủa Mục đích làm người đọc dễ hiểu, hiểu - Viết vào trọng tâm vấn đề, việc sử dụng từ, cấu trúc câu thích hợp, đoạn văn hợp lý, hình thức diễn đạt sáng mạch lạc thể quan hệ chủ thể ban hành đối tượng tiếp nhận Thực cách trình bày so le, sử dụng kỹ thuật viện dẫn Các ý nêu tránh chồng chéo, câu sau làm lệch nghĩa câu trước, ý lặp lại Dùng câu đơn giản, không nên dùng câu phức tạp - b) Ngắn gọn Không diễn giải vấn đề dài dịng gây khó hiểu dài dòng từ ngữ diễn tả, miêu ta Cần súc tích, chặt chẽ, trình bày thơng tin logíc với vấn đề khác Lựa chọn chuyển ý, chuyển đoạn, biến thể câu theo mục đích văn khơng dùng thừa từ hay lặp lại từ có âm giống Câu dài dễ làm hiểu sai nội - dung ngữ pháp khó cho người tiếp nhận Nhưng ngắn gọn khơng có nghĩa vắn tắt, diễn đạt khơng dễ đưa đến - khó hiểu, hiểu lầm, đoạn văn bị đứt đoạn cộc lốc c) Xác đáng Đảm bảo tính xác đáng thơng tin đưa Các từ phải xác, thơng tin tránh đọc bị nghi ngờ Cần đọc kỹ tránh sai dùng từ dùng từ chưa phù hợp giao tiếp mắc lỗi tả; phải tơn trọng - vấn đề ngữ pháp d) Hoàn chỉnh Đảm bảo hoàn chỉnh thông tin đưa rõ ràng thực nguyên tắc W - (What, Where, When, Who; vấn đề gì?, đâu?, bao giờ?, ai?) Thể rõ câu bao hàm ý câu có nhiều ý có liên quan với hay khơng Có liên kết câu để tạo luồng tư uyển chuyển mạch lạc Cần phân đoạn thích hợp để nêu rõ ý muốn trình bày Áp dụng trình - bày so le với nội dung ý thể ký hiệu riêng đ) Lịch sự, nhã nhặn Văn phong cao, cầu kỳ, lời lẽ trịnh trọng, thái thập hay câu cộc lốc, giọng văn cục cằn, thô lỗ làm người đọc khó chịu, thiện cảm Vậy chọn từ ngữ, giọng điệu cần thiết phù hợp đặt vào vị trí người tiếp nhận VB Thái độ lịch thơng qua giọng văn hoà đồng vào nội dung - muốn trình bày làm tăng hiệu văn Tóm lại: ngơn ngữ văn soạn thảo khơng dài dịng; khơng bình luận; khơng miêu tả giải thích; khơng lặp lại; khơng dẫn chứng lịch sử; khơng - chúc tụng, chia sẻ; không lạm dụng chữ viết tắt Sử dụng từ không đa nghĩa, phong cách, ngữ pháp, rõ ràng thống khái niệm - - Câu 13 Hãy trình bày yêu cầu nội dung văn hành (các - tính) (3,5 đ) Tùy loại VB mà lựa chọn kết cấu, xử lý thơng tin đưa vào cho thích hợp - Đảm bảo phản ánh tính sau: - Tính mục đích Thể mục tiêu giới hạn văn nghĩa trả lời câu hỏi: Ban hành - để làm gì? Giải mối quan hệ nào? Giải đến đâu? Nó thể phản ánh đường lối chủ trương sách Đảng NN, cấp lãnh đạo, quản lý Nó cụ thể hóa văn cấp vào công tác quản - lý quan cách sáng tạo kịp thời Mục đích VB cịn phản ánh tâm tư nguyện vọng, lợi ích đáng - người quan - Tính khoa học tính khả thi Tính khoa học: Các thơng tin đầy đủ cụ thể rõ ràng, xác kịp thời, thơng tin, kiện khơng q cũ; Xắp xếp theo trình tự thích hợp, logic, ý không trùng lặp, thừa, tản mạn, vụn vặt để dễ thực hiện; Bố cục chặt chẽ quán - chủ đề Các phần, ý liên hệ với theo chủ đề Tính khả thi: Xuất phát từ thực tế, phù hợp khách quan; phù hợp trình độ, lực mặt đối tượng tiếp nhận thực văn bản; Mọi quy đinh văn gắn quyền với nghĩa vụ đôi với điều kiện cụ thể để thực nghĩa - vụ Văn phải có khả thực - Tính hợp pháp - tính quy phạm Tính hợp pháp: Văn ban hành dựa sở xác thực, nội dung điều chỉnh thẩm quyền theo luật định; nội dung phù hợp với quy định pháp luật - hành; cấp Tính quy phạm: Nội dung thể hình thức mệnh lệnh, yêu cầu phải , cấm hướng dẫn hành vi, xử đối tượng tiếp nhận; Nội dung (quy định) đối tượng tiếp nhận phải thực nào, không thực bị xử lý (chế tài).Chỉ văn quy phạm pháp luật thể rõ tính quy phạm, văn hành thể tính hợp pháp Văn HC khơng thể - rõ tính này, thơng tin thực (khơng có chế tài) - Tính đại chúng - Nội dung văn phải phù hợp với đối tượng tiếp nhận Đối với văn nhiều đối tượng tiếp nhận - Câu 24: Hãy nêu quy trình soạn thảo ban hành văn hành - trình bày giai đoạn chuẩn bị (3,5 đ) Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn xây dựng đề cương Giai đoạn viết thành văn (dự thảo) Giai đoạn xét duyệt ký văn Nhân phát hành văn Giai đoạn chuẩn bị: giai đoạn quan trọng để định hướng để tiến hành soạn - thảo - Xác định mục đích, yêu cầu việc ban hành; Giới hạn phạm vi áp dụng - văn bản; Đối tượng tiếp nhận thực văn - Chọn tên loại văn Dựa vào sở đề cập để chọn loạ văn - Quyết định, Tờ trình, hay cơng văn… - Thu thập tài liệu, xử lý thông tin Trên sở nội dung cần phải thu thập tài liệu gì, tới mức độ (tuỳ theo tên loại VB) phù hợp đảm bảo tính xác đại phổ thông đại chúng, khoa học khả thi pháp luật Nhiều phải trao - đổi thống thông tin thu thập - Lựa chọn cách trình bày, văn phong phù hợp Câu 25 Trình bày phần để ban hành Quyết định (1,5 đ) - Có nhóm chính: + Căn thẩm quyền cá nhân, tổ chức QĐ (viện dẫn định thành - lập, bổ nhiệm; (tên QĐ số,ký hiệu ngày tháng về….) + Căn nội dung cho văn (viện dẫn vb có liên quan đến nội dung - định; theo thứ tự từ vb cấp cao); - Cơ sở thực tiễn: Căn khả ; Xét đề nghị của…, (trưởng phận chức năng) Câu 26 Nêu bố cục chung báo cáo Khi báo cáo khơng quy định mẫu phần triển khai bao gồm mục nào? (1,5 đ) - Bố cục chung báo cáo: - Phần mở đầu; Bao gồm Quốc hiệu ô1, Cơ quan tổ chức ban hành ô2 (Tác giả); Số ký hiệu văn - (ô 3) Số:… / BC- Viết tắt tên quan ban hành - viết tắt đơn vị soạn thảo (nếu cần); - Địa danh, ngày tháng năm (ô 4); Tên loại văn bản: BÁO CÁO; trích yếu nội - dung Báo cáo (ơ 5a); - Phần triển khai: (Ô 6) Nội dung báo cáo Một báo cáo phải nêu yếu tố: tường trình vấn đề kiến nghị vấn đề - Phần kết: + Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký, - dấu + Nơi nhận: (9b) Ghi gửi nơi để báo cáo….; Lưu phận, tên người - đánh máy, số lượng nhân + Địa chi tiết cần thiết; Các Báo cáo (nếu không quy định mẫu) thường viết theo mục: I Nội dung kết công tác thực II Nguyên nhân, tồn tại.\ III Phương hướng công tác thời gian … IV Kiến nghị - Câu 27 Trình bày nội dung phần triển khai công văn (1,5 đ) - Phần triển khai: (Ơ 6) Nội dung cơng văn: + Đặt vấn đề: Nêu lý do, sở ban hành + Giải vấn đề: Trình bày yêu cầu giải nội dung cần trình bày cụ thể, rõ ràng, thẳng vào trọng tâm vấn đề Cách hành văn cần phù hợp với loại công văn; đảm bảo tính thuyết phục nhằm cho người đọc tin vào điều công văn - nêu, tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu giải vấn đề nêu + Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định thêm nội dung nêu, làm sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải văn - cần thiết phần mang sắc thái biểu cảm như: Rất mong nhận văn góp ý quý quan cho đề án Xin trân trọng cảm ơn! (chân thành cảm ơn) Hoặc: Chúc đồng chí sớm khắc phục hậu trận lụt vừa qua để ổn định sống nhân dân Gửi tới đồng chí lời chào thân ái! - Câu 28 Trình bày nội dung phần triển khai công văn đề nghị, yêu cầu (1,5 - đ) Nội dung gồm: - + Phần mở đầu: Lý mục đích đề nghị, yêu cầu, dựa vào VB Ví dụ: - Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho (lý đề nghị) công tác kiểm tra… + Giải vấn đề: Nêu thực trạng, tình hình dẫn đến cần đề nghị, yêu cầu; Nội - dung cụ thể; thời gian, cách thức giải đề nghị, yêu cầu Cần lập luận chặt chẽ đề nghị u cầu Các đề nghị có tính hợp pháp, hợp lý, - có tính khả thi Hiện việc kiểm tra bị buông lỏng ảnh hưởng đến……… Để giải vấn đề nêu trên….(đơn vị, tổ chức ) đề nghị (yêu cầu)… (diễn - giải lập luận ) + Phần kết luận: Thể mong mỏi quan tâm, xem xét đề nghị, yêu - cầu Vậy chúng tơi (cơ quan) kính đề nghị (tổ chức, ai) xem xét quan tâm giải giúp đỡ Nếu có khó khăn vấn đề đề nghị Quý quan cho - biếp kịp thời Xin chân thành cảm ơn./ - Câu 29 Trình bày nội dung biên hội nghị, họp (1,5 đ) + Biên hội nghị, họp: Dùng để ghi chép lại diễn biến hội nghị, - họp Nội dung gồm phần: * Phần dẫn: Giới thiệu mục đích họp, thời gian, địa điểm, thành phần tham - dự, chương trình nghị sự, chủ tọa, thư ký, giới thiệu đại biểu tham dự Phần nội dung: diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểu thông qua văn kiên, lời kết thúc bế mạc Phải ghi tóm tắt nội dung, - họ tên người phát biểu, góp ý; có văn ghi “xem văn kèm theo’… Biên hội nghị phận cấu thành hồ sơ hội nghị cần ban hành - quy định * Phần ghi biên Hội nghị họp: Thời gian, địa điểm; lý do, mục đích tiến hành; thành phần tham dự, chủ tọa, thư ký; Khai mạc; phần báo cáo, báo cáo, nội dung; thảo luận góp ý kiến, phát biểu ; kết thúc ngày giở; ký biên Ghi theo mục