Đang tải... (xem toàn văn)
Tải miễn phí tại: http://olalink.org/tsharebook-chiasetailieu
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CƠ SỞ MIỀN TRUNG BÁO CÁO THU HOẠCH HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ GVHD: Lê Thanh Hùng SVTH: Ngô Hương Quỳnh Phan Thị Thanh Thanh Thiều Sĩ Tài Lớp: 1305QTVE Quảng Nam, tháng 11 năm 2015 LỚP 1305QTVE CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NHÓM 16 Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tên văn KẾ HOẠCH Trích yếu Tổ chức thực tập nhóm, môn Công tác văn thư Ngày lập 07/11/2015 Người ký Thiều Sĩ Tài NỘI DUNG TT Nội dung công việc Người thực Lập sổ đăng kí văn đi, văn đến; thống kê hồ sơ đơn vị tổ chức; xây dựng quy chế công tác văn thư, kèm định ban hành Ngô Hương Quỳnh Lý luận chung công tác văn thư; làm slide; xây dựng danh mục hồ sơ cho quan, kèm định Phương tiện 11/11/201 Phan Thị Thanh Thanh Lập số loại sổ; mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu; xây dựng hướng dẫn quản lý văn đi, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ cho sở - Ngô Hương Quỳnh Phan Thị Thanh Thanh Máy tính; Giáo trình; Tài liệu tham khảo 11/11/201 11/11/201 Thiều Sĩ Tài CÁC THÀNH VIÊN NHÓM Thời hạn hoàn thành NHÓM TRƯỞNG Thiều Sĩ Tài LỜI MỞ ĐẦU Kính thưa thầy giáo môn học phần Công tác văn thư lưu trữ Th.S Lê Thanh Hùng Cùng toàn thể bạn sinh viên nghiên cứu môn Công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội – sở Miền trung thân mến! Như bạn sinh viên biết, trường theo học chuyên đào tạo ngành nghề nhằm đáp ứng yêu cầu xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ cho nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Trong có ngành như: quản trị văn phòng, quản lý nhà nước, lưu trữ học, Nhận biết tầm quan trọng kiến thức kỹ công tác văn thư, lưu trữ Chúng xây dựng báo cáo báo gồm nội dung tập môn Công tác văn thư, nhằm ôn lại kiến thức học lớp, củng cố bổ sung thêm kiến thức bị thiếu sót, tạo thành tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu ôn tập cho sinh viên, đồng thời tài liệu lưu giữ làm hành trang sinh viên mang theo để áp dụng thực tế sau khoảng thời gian trường Trong trình trao đổi xây dựng báo cáo này, gặp phải nhiều sai sót Vậy kính mong thầy giáo môn bạn sinh viên tham khảo bổ sung, đóng góp ý kiến để báo cáo hoàn thiện Chúng xin chân thành cảm ơn! I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1 Khái niệm Công tác văn thư hoạt động cung cấp thông tin văn bản, phục vụ yêu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành công việc hàng ngày quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang… gọi chung quan tổ chức 1.2 Nội dung 1.2.1 Soạn thảo ban hành văn bản: - Thảo văn bản: công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ giao theo dõi lĩnh vực phải có trách nhiệm theo dõi soạn thảo văn lĩnh vực - Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt: + Phải người có thẩm quyền xem xét, duyệt Thủ tướng đơn vị, cá nhân soạn thảo xem xét, duyệt nội dung, ký tắt sau nội dung; + Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người đọc, quan sát đến xem xét duyệt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn đến ký tắt vào phần sau thể thức văn - Đánh máy văn bản, in văn - Hoàn thiện văn 1.2.2 Quản lý giải văn bản: - Quản lý giải văn đi: Quản lý giải văn quan khác ban hành gửi tới - Quản lý giải văn đến: Quản lý giải văn quan ban hành nhằm mục đích gửi cho quan khác 1.2.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan: - Xây dựng, ban hành danh mục hồ sơ - Lập loại - Giao nộp hồ sơ 1.2.4 Quản lý sử dụng dấu: - Bảo quản loại dấu - Trực tiếp đóng dấu 1.3 Yêu cầu 1.3.1 Chính xác Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn cần phải: - Chính xác nội dung văn bản: + Nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý; + Dẫn chứng trích dẫn văn phải hoàn toàn xác; + Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng - Chính xác thể thức văn bản: + Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định; + Mẫu trình bày phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành; - Chính xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ: + Yêu cầu xác phải quán triệt cách đầy đủ tất khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản…; + Yêu cầu xác phải thể việc thực chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư 1.3.2 Nhanh chóng - Xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng công việc quan - Khi thực yêu cầu phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn văn để xây dựng ban hành văn nhanh chóng, chuyển văn kịp thời, người, phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc phải quy định rõ thời hạn giả đơn giản hóa thủ tục giải văn 1.3.3 Bí mật Trong văn đến, văn quan, tổ chức có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan Nhà nước Vì vậy, để đảm bảo yêu cần phải thực văn đạo Nhà nước bảo vệ bí mật nhà nước, việc sử dụng mạng máy tính, bố trí văn phòng làm việc, lựa chọn cán văn thư tiêu chuẩn… 1.3.4 Hiện đại Yêu cầu đại hóa sử dụng phương tiện kỹ thuật vào trình làm việc trở thành tiền đề đảm bảo cho công tác văn thu quan có suất chất lượng cao Hiện nhu cầu đại hóa nhu cầu cấp bách , phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ lạc hậu, coi thường việc áp dụng phương tiện đại, phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu công tác văn thư 1.4 Vị trí ý nghĩa công tác văn thư 1.4.1 Vị trí Công tác văn thư xác định hoạt động văn phòng hay phòng hành quan quản lý Chánh văn phòng, trưởng phòng hành người thủ trưởng quan giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư; Ở quan văn phòng phòng hành thành lập phận văn thư cử người chuyên trách hay kiêm nhiệm công tác văn thư 1.4.2 Ý nghĩa - Góp phần cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết, Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc, xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn hành phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý - Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, băn giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan - Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 1.5 Hệ thống quan quản lý công tác văn thư 1.5.1 Nội dung quản lý Nhà nước công tác văn thư - Xây dựng, ban hành, tổ chức thực hiện: kiểm tra đánh giá việc thực hệ thống văn đạo hướng dẫn công tác văn thư - Quản lý thống quy trình nghiệp vụ văn thư - Quản lý đào tạo bồi dưỡng, thi đua khen thưởng, hợp tác quốc tế - Thực chế độ thống kê báo cáo công tác văn thư 1.5.2 Hệ thống quan quản lý công tác văn thư: Bộ Cục văn thư lưu trữ nhà nước Bộ Đơn vị thuộc Bộ Chi cục văn thư lưu trữ Sở Đơn vị thuộc Sở Phòng Nội vụ Đơn vị thuộc huyện Văn phòng a Ở Trung ương - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan thuộc Bộ Nội vụ, thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ phạm vi nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thực dịch vụ công văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có tư cách pháp nhân, dấu hình Quốc huy, tài khoản riêng theo quy định pháp luật trụ sở làm việc đặt thành phố Hà Nội Cơ cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước gồm: + Các đơn vị chức thuộc Cục: Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ trung ương; Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương; Phòng Kế hoạch - Tài chính; Phòng Hợp tác quốc tế; Phòng Tổ chức - Cán bộ; Văn phòng + Các đơn vị nghiệp thuộc Cục: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I; Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV; Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ; Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ; Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia; Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam; Trung tâm Tin - - b - học; Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ trung ương (có Phân hiệu thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng) Ở Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ có Phòng thuộc Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ (gọi chung Phòng Văn thư - Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan đơn vị trực thuộc Tại Tổng cục, Cục (và tổ chức tương đương); đơn vị nghiệp nhà nước; tổ chức kinh tế nhà nước Trung ương tùy theo khối lượng công việc văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp Ở địa phương Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp tỉnh: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau gọi chung tỉnh) quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau gọi chung tỉnh) quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức có tư cách pháp nhân, dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật - Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện: Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ thuộc Phòng Nội vụ, giúp Trưởng phòng Nội vụ thực chức tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ huyện - Văn thư, Lưu trữ cấp xã Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ - Các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; đơn vị nghiệp nhà nước tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp 1.6 Trách nhiệm thực công tác văn thư quan, tổ chức 1.6.1 Trách nhiệm Thủ trưởng a Chung - Ra định ban hành văn bản; - Quyết định đầu tư thiết bị sở vật chất cho quan b Riêng Thủ trưởng quan ký tất văn quan ban hành sở không trái pháp luật; - Ủy quyền cho cấp phó ký thay, cán cấp ký thừa lệnh văn theo lĩnh vực phân công; - Cho ý kiến phân phối đạo văn đến văn quan; - Chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc nộp hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ văn quan 1.6.2 Trách nhiệm chánh văn phòng, trưởng phòng hành - Cho ý kiến phân phối văn đến theo phân công thủ trưởng; - Giải văn đến có liên quan đến nhiệm vụ giao; - Giúp thủ trưởng quan theo dõi tổng hợp, đôn đốc việc giải văn đến đơn vị cá nhân; - Chủ trì, tham gia soạn thảo văn có liên quan đến chức nhiệm vụ giao; - Chịu trách nhiệm thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày - Tổ chức việc đánh máy in ấn chụp văn bản; - Ký thừa lệnh thủ trưởng quan văn theo lĩnh vực phân công - Tham mưu giúp thủ trưởng quan xây dựng, ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư; - Tham mưu giúp thủ trưởng quan biện pháp để thực triển khai văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư; - Chủ trì tổ chức việc kiểm tra đánh giá xếp loại công tác văn thư quan toàn ngành; - Tham mưu giúp thủ trưởng quan biện pháp đạo, hướng dẫn lọc hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 1.6.3 Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị - Phân công cá nhân đơn vị giải kịp thời văn đến; Đôn đốc cá nhân soạn thảo văn liên quan đến nhiệm vụ giao; Tổ chức việc lập hồ sơ, lựa chọn hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định 1.6.4 Trách nhiệm công chức, viên chức nói chung Giải kịp thời văn đến theo phân công thủ trưởng quan đơn vị; - Soạn thảo văn có liên quan đến nhiệm vụ giao; - Lập hồ sơ liên quan đến công việc theo dõi, giải quyết, thống kê giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo quy định - 1.6.5 Trách nhiệm văn thư quan Đối với văn đi: - Tiếp nhận dự thảo văn bản, đánh máy, in ấn, hoàn thiện; Giúp CVP/TPHC kiểm tra hình thức, thể thức văn bản; Trình ký văn bản; Ghi số ngày tháng, đăng ký; Nhân bản, đóng dấu; Làm thủ tục phát hành, theo dõi việc phát hành văn bản; Lưu sử dụng, khai thác lưu văn Đối với văn đến: - Tiếp nhận tất văn đến quan; Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, đếm; Đăng ký; Trình văn đến để xin ý kiến đạo; Chuyển giao văn đến Khái niệm, nguyên tắc quy trình quản lý văn đi, đến 2.1 Khái niệm - Văn tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn - Văn đến tất văn bản, bao gồm tất văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn vị gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến 10 PHỤ LỤC VIII BÌ VĂN BẢN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu bì văn a) Hình dạng kích thước Bì văn phải in sẵn, có hình chữ nhật Kích thước tối thiểu loại bì thông dụng cụ thể sau: - Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần b) Mẫu trình bảy Mẫu trình bày bì văn minh họa theo hình vẽ TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1), (8) ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) E-Mail: ……………………… Website: …………………(4) Số:……………………………………(5) 139 Kính gửi: ………………………………………………(6) ………………………………………………(7) ………………………………………………(7) Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Địa quan, tổ chức (nếu cần) (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần) (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có)./ 140 PHỤ LỤC IX SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn cho quan khác cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đi" b) Phần đăng ký chuyển giao văn Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đi; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn - Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tổ chức; - Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn 141 Cột 5: Ghi điểm cần thiết khác số lượng bản, số lượng bì./ 142 PHỤ LỤC X SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu sổ Sổ gửi văn bưu điện phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ gửi văn bưu điện” b) Phần đăng ký gửi văn bưu diện Phần đăng ký gửi văn bưu điện trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Số lượng bì Ký nhận dấu bưu điện Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bưu điện; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Cột 4: Ghi số lượng bì văn gửi Cột 5: Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện (nếu có) Cột 6: Ghi điểm cần thiết khác./ 143 PHỤ LỤC XI SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu sổ Sổ sử dụng lưu phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ sử dụng lưu” b) Phần đăng ký sử dụng lưu Phần đăng ký sử dụng lưu trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày Họ tên tháng người sử dụng (1) (2) Số/ký hiệu ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Hồ sơ số Ký nhận (3) (4) (5) (6) Ngày Người cho phép trả sử dụng (7) (8) Ghi (9) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng lưu; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02/2011, 21/7/2011, 31/12/2011 Cột 2: Ghi họ tên, đơn vị công tác người sử dụng lưu Cột 3: Ghi số ký hiệu; ngày, tháng, năm văn Cột 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 5: Ghi số, ký hiệu tập lưu văn xếp theo thứ tự đăng ký văn thư, ví dụ: số: CV-01/2011 (tập lưu công văn số 01 năm 2011) Cột 6: Chữ ký người sử dụng lưu Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại lưu Cột 8: Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu 144 Cột 9: Ghi điểm cần thiết trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn thời hạn cho phép)./ PHỤ LỤC XII MẪU DANH MỤC HỒ SƠ (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA… (tên quan, tổ chức) Năm … (Ban hành kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm ….) Số ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có ……… (1) hồ sơ, bao gồm: …………… (2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ tên Hướng dẫn sử dụng: 145 Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư này) Côt 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư này) Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục./ 146 PHỤ LỤC XIII MỘT SỐ LOẠI TIÊU ĐỀ HỒ SƠ TIÊU BIỂU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ quan, tổ chức Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo công tác năm 2011 Đài Truyền hình Việt Nam Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ Đông - Xuân năm 20102011 Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thái Bình Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo Bộ Nội vụ thực cải cách hành công năm 2011 Tập lưu (quyết định, thị, công văn v.v ) - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2011 Tổng cục Thuế Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 Tổng Công ty Bưu Viễn thông Việt Nam Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị loại hủy tài liệu” Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức Hà Nội từ 25-26/01/1995 Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng loại hồ sơ việc Ví dụ 1: Hồ sơ Liên hoan Truyền hình toàn quốc Đài THVN tổ chức TP Hạ Long từ 10-16/01/2005 Ví dụ 2: Hồ sơ cấp phép mở mạng cung cấp, sử dụng dịch vụ viễn thông tin học năm 2010 Ví dụ 3: Hồ sơ việc nâng lương năm 2010 (nếu năm có nhiều đợt nâng lương đợt nâng lương lập hồ sơ) Hồ sơ - tên người: áp dụng hồ sơ nhân Ví dụ: Hồ sơ Nguyễn Văn A./ 147 PHỤ LỤC XIV MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ cặp số Số, ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ Thời gian TL Thời hạn bảo quản Số tờ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: …………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: ……………………………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn …………… , ngày … tháng … năm 20…… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Hướng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp Cột 2: Ghi số ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ Cột 4: Ghi thời gian sớm muộn văn bản, tài liệu hồ sơ Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ 148 Cột 7: Ghi thông tin cần ý nội dung hình thức văn có hồ sơ./ 149 PHỤ LỤC XV MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -………………, ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu Căn Thông tư số /2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn ………… (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu… ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: - Ông (bà): ………………………………………………………………………… Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………… BÊN NHẬN:(Lưu trữ quan), đại diện là: - Ông (bà): ………………………………………………………………………… Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………… Thời gian tài liệu: …………………………………………… Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): …………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ………… Quy mét giá: ………….mét Tình trạng lài liệu giao nộp: ……………………………………………………… 150 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lưu trữ quan) giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) LỚP 1305 QTVE NHÓM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Tên văn BÁO CÁO Trích yếu Kết thực tập nhóm, môn Công tác văn thư Ngày lập 12/11/2015 Người ký Thiều Sĩ Tài NỘI DUNG TT Người thực Nội dung công việc Mức độ tham gia Tiến độ hoàn thành Tự ĐG Điểm Ngô Hương Quỳnh Lập sổ đăng kí văn đi, văn đến; thống kê hồ sơ đơn vị tổ chức; xây dựng quy chế công tác văn thư, kèm định ban hành 11/11 Phan Thị Thanh Thanh Lý luận chung công tác văn thư; làm slide; xây dựng danh mục hồ sơ cho quan, kèm định 11/11 Thiều Sĩ Tài Lập số loại sổ; mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu; xây dựng hướng dẫn quản lý văn đi, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ cho sở 11/11 GV ĐG 151 (1), (2), (3) Ghi mức độ “Tham gia tích cực”,“Có tham gia”, “Không tham gia” NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Nhìn chung, nhóm tích cực tìm hiểu giải vấn đề cách có hiệu Các thành viên nhóm tham gia tích cực hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Tuy nhiên, tồn khuyết điểm qua trình nghiên cứu nên kết nghiên cứu chưa thực tốt Nhóm cố gắng khắc phục khuyết điểm để thu kết tốt cho nghiên cứu sau CÁC THÀNH VIÊN NHÓM NHÓM TRƯỞNG Ngô Hương Quỳnh Thiều Sĩ Tài Phan Thị Thanh Thanh Ý KIẾN CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN: …………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… 152 153