BỘ Y TẾ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM TỔNG HỢP BÁO CÁO THỐNG KÊ HỆ SỨC KHỎE SINH SẢN (Tài liệu dành cho tuyếnTỉnh Huyện ) VỤ SỨC KHỎE BÀ MẸ TRẺ EM HÀ NỘI, 2015 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS TÓM TẮT CÁC BƯỚC CƠ BẢN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM ỨNG DỤNG THỐNG KÊ BÁO CÁO HỆ SỨC KHỎE SINH SẢN Bước : Copy chương trình phần mềm ứng dụng có tên tệp là: Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb Baocaotinh_SKSS_DINHKY.mdb vào thư mục ổ cứng máy tính,ví dụ: C:\TKYT_SKSS Bước : Vào thực đơn (Menu) “Tham số” chọn địa dư tỉnh, huyện phù hợp; khai báo thời gian kỳ báo cáo theo qui định Bước 3: Thực đơn “Danh sách”: Bắt buộc khai báo Cơ sở y tế Chạy chương trình lần đầu người sử dụng khai báo mã tên sở y tế có dịch vụ chăm sóc sức khỏe sinh sản trực thuộc Huyện chương trình tuyến Huyện (các Trạm y tế xã khai báo) CSYT trực thuộc tỉnh chương trình tuyến Tỉnh Chú ý : việc tạo mã tên cho CSYT trực thuộc tạo lần bắt đầu chạy chương trình Khai báo mã cho Địa dư tuyến Xã chương trình khai báo đầy đủ người sử dụng cần chọn tên xã nhập liệu cho kỳ báo cáo Bước 4: sử dụng thực đơn Nhập liệu : Giao diện Nhập liệu chia làm khu vực :Khu vực thông tin bả;Khu vực cửa sổ nhập liệu tuyến CSYT trực thuộc Huyện Tỉnh Cửa sổ nhập liệu TYT Xã chương trình Huyện tuyến Huyện chương trình Tỉnh Giao diện Thơng tin bản(khu vực1): Khu vực Các thông tin Khu vực phải sẵn sàng trước nhập liệu Giao diện khu vực nhập liệu tuyến Chương trình tuyến Tỉnh: Khu vực2 nhập số liệu cho CSYT thuộc tỉnh, khu vực nhập số liệu cho tuyến Huyện Chưong trình tuyến Huyện: Khu vực2 nhập số liệu cho CSYT thuộc Huyện, khu vực nhập số liệu cho tuyến Xã Khu vực Khu vực *Một số ý phần nhập liệu: + Nhập liệu tuyến Click trỏ chuột vào cửa sổ nhập liệu tuyến + Dùng phím Enter để nhập liệu không dùng Click chuột nhập liệu + Kiểm tra tính hợp lý logic số liệu nhập vào Nếu chưa NSD nhập liệu lại số liệu cho phù hợp + Không dùng lăn chuột nhập số liệu Nếu chót dùng nhấn OK lăn trả ngược lại chuột Bước 5: Xem kiểm tra số liệu nhập nút công cụ ( khu vực 1) giao diện hình nhập liệu NSD xem lại số liệu nhập cho Xã huyện trước in Nếu thấy có vấn đề cần sửa chữa NSD thoát khỏi chế độ Xem cách sau : click chuột vào dấu X góc phải hình báo cáo , nhấn phải chuột trạng thái cuối hình Window biểu tượng báo cáo nhấn Close để đóng báo cáo vừa xem; cách cuối dùng phím ESC góc trái bàn phím chức có tác dụng khỏi hình xem Báo cáo Ứng dụng Bước 6: sử dụng chức Xuất Báo cáo : cửa sổ in loại báo cáo cuối tùy cách tích chọn người sử dụng Bước 7: sử dụng chức Tiện Ích chương trình: sau nhập số liệu người sử dụng thao tác chức : lưu trữ liệu(Backup liệu) , “xóa tồn liệu” trước nhập số liệu thức, “Lấy lại liệu từ file Backup” nhằm khôi phục lại liệu cần thiết (NSD xem tham khảo chi tiết phần Trang 18 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm) Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS Xuất liệu xem chi tiết(trang13,14) Chú ý chung: Phần mềm ứng dụng tổng hợp Báo cáo hệ SKSS lần ban hành cập nhật sửa đổi theo thông tư 27/2014/TT-BYT dành cho tổng hợp số liệu báo cáo định kỳ (3,6,9,12 tháng,)lĩnh vực SKSS Nếu đơn vị sử dụng Chương trình ứng dụng làm Báo cáo hàng tháng phải copy Chương trình đổi tên tệp ví dụ: Baocaohuyen_SKSS_THANG nhập liệu & tổng hợp Báo cáo theo tháng Sau tổng hợp báo cáo tháng chương trình có chức cộng số liệu theo nhu cầu NSD thông tin Mục lục CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU PHẦN MỀN TỔNG HỢP BÁO CÁO THỐNG KÊ HỆ SỨC KHỎE SINH SẢN CHƯƠNG 2: HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH CÀI ĐẶT VÀ KHAI BÁO CÁC THAM SỐ CHO CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG CHƯƠNG 3: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH NHẬP SỐ LIỆU THỰC ĐƠN « NHẬP LIỆU» CHƯƠNG HƯỚNG DẪN MỘT SỐ KỸ NĂNG THAO TÁC NHẬP LIỆU 14 CHƯƠNG HƯỚNG DẪN NỘI DUNG “CHỨC NĂNG KHÁC” TRONG MÀN HÌNH NHẬP LIỆU 21 CHƯƠNG 6: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THỰC ĐƠN XUẤT BÁO CÁO 22 CHƯƠNG 7: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC TIỆN ÍCH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 23 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU PHẦN MỀN TỔNG HỢP BÁO CÁO THỐNG KÊ HỆ SỨC KHỎE SINH SẢN MỤC ĐÍCH: Trong năm qua, trước nhu cầu ngày cao chất lượng số liệu phục vụ cho công tác quản lý, hoạch định sách Ngành Y tế đáp ứng cho nhà quản lý ngành hoạt động, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin xử lý, lưu trữ, truyền tin có vai trị quan trọng Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin tuyến quản lý y tế năm qua bộc lộ nhiều hạn chế bất cập Hàng chục năm ứng dụng CNTT cho hệ thống thông tin y tế chủ yếu phát triển tự phát tất tuyến cơng cụ dùng để xử lý tổng hợp thơng tin quản lý chương trình Excel Để ứng dụng CNTT quản lý hoạt động y tế diện rộng giai đoạn đầu, việc tiếp cận sở liệu thông dụng gần gũi với ứng dụng tin học văn phòng Microsoft Office quan trọng Làm từ công cụ thủ công thu thập số liệu hoạt động ngành nói chung chăm sóc SKSS nói riêng tuyến y tế tổng hợp tốt sử dụng tối đa thông tin thu thập cho nhà quản lý Việc ứng dụng CNTT áp dụng vào quản lý ngành giai đoạn vấn đề phức tạp nhiều thông tin cập nhật chưa chuẩn hóa Ứng dụng CNTT quản lý cần thiết phân cấp theo cấp độ cho phù hợp khơng thể ơm đồm qui trình cơng nghệ giai đoạn Mục đích tài liệu này: Hướng dẫn người sử dụng hiểu cấu trúc qui trình nhập số liệu cho chương trình phần mềm xử lý Tổng hợp báo cáo hoạt động chăm sóc SKSS ngành y tế GIỚI THIỆU CHUNG - Thực định Quyết định 43/2010/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Hệ thống tiêu thống kê quốc gia, để thực định ngành y tế ban hành hệ thống Chỉ tiêu y tế ngành thông tư 06/2014 ngày 14 tháng năm 2014 Hệ thống biểu mẫu thống kê chung ngành sửa đổi phù hợp với hệ thống tiêu Quốc gia tiêu y tế ngành Hệ thống biểu mẫu báo cáo quản lý lĩnh vực hoạt động chăm sóc sức khỏe sinh sản xây dựng cập nhật phù hợp với hệ thống biểu mẫu thống kê chung ngành Đặc biệt thông tin mục tiêu Dân số Sức khỏe sinh sản giai đoạn 2011-2020 - Để đảm bảo công việc tổng hợp báo cáo, tính tốn tiêu nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời, xác khách quan số liệu hoạt động lĩnh vực Sức khỏe sinh sản, Vụ Sức khỏe Bà mẹ Trẻ em-Bộ Y tế xây dựng Phần mềm Tổng hợp Báo cáo SKSS dựa hệ thống biểu mẫu ghi chép ban đầu tổng hợp báo cáo đơn vị cung cấp dịch vụ y tế đơn vị quản lý tuyến Về cấu trúc Phần mềm “Tổng hợp Báo cáo Sức khỏe sinh sản” thiết kế theo hệ thống biểu mẫu báo cáo thống kê Bộ y tế ban hành cho tuyến Tỉnh tuyến Huyện theo Thông tư 27/2014/TT-BYT ngày 14 tháng 08 năm 2014 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS - Xây dựng phần mềm giúp cho cán thống kê giảm gánh nặng ghi chép tổng hợp số liệu báo cáo hàng tháng, quý hàng năm - Ngoài chương trình cịn có số tiện ích giúp cho cán thống kê khai thác nguồn liệu lưu qua kỳ báo cáo YÊU CẦU VỀ PHẦN CỨNG – GIỚI THIỆU PHẦN MỀM: - Máy tính PC để chạy chương trình phần mềm cần phải cài đặt hệ điều hành Windows XP sử dụng Microsoft Office 2003 trở lên - Máy tính khơng cần có cấu hình mạnh, cần ổ đĩa cứng tương đối tốt để lưu trữ số liệu tuyến, qua nhiều năm - Phần mềm Báo cáo Thống Kê Sức khỏe sinh sản tuyến tỉnh tuyến huyện viết Access 2003, chương trình nằm Microsoft Office chương trình thân thuộc với người sử dụng Phần mềm lĩnh vực quản lý - Về dung lượng chương trình ứng dụng gọn nhẹ khoảng 10 000 KB Có thể nén file chương trinh gửi đường truyền mạng Internet dễ dàng - Bộ chương trình có tệp chương trình ứng dụng phân tuyến : Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb; Baocaotinh_SKSS_DINHKY.mdb; BaocaoTW_SKSS.mdb - Hướng dẫn sử dụng thực chương trình viết chi tiết (Trở về) CHƯƠNG 2: HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH CÀI ĐẶT VÀ KHAI BÁO CÁC THAM SỐ CHO CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH NỘI DUNG DƯỚI ĐÂY HƯỚNG DẪN CHO CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TUYẾN HUYỆN Bước 1: Thao tác Copy chương trình: - Chương trình khơng đóng gói mà Copy tệp (file) chương trình phù hợp cho tuyến Tỉnh, tuyến Huyện tuyến TW Chương trình tuyến Huyện có tên File : Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb Chương trình tuyến tỉnh có tên File : Baocaotinh_SKSS_DINHKY mdb Chương trình tuyến Trung ương có file là: BaocaoTW_SKSS.mdb - Các tệp chương trình Copy vào thư mục ổn định ổ cứng máy tính, ví dụ: thư mục có tên C:\ TKYT_SKSS NSD(*) tạo thư mục tên ”TKYT_SKSS” ổ đĩa C:\ qui định thống để tiện việc theo dõi giám sát tuyến tạo điều kiện dễ quản lý cho NSD thực nhập số liệu cho chương trình Bước 2: Tạo Shortcut cho chương trình: Có thể dùng kỹ Shortcut môi trường Window để đưa tệp nhập liệu hình Desktop : tên tệp chương trình Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS Baocaotinh_SKSS_DINHKY.mdb hình Desktop để tiện làm việc Thao tác sau: (dưới thao tác cho chương trình ứng dụng) + NSD Nhấn trái chuột vào nút Start chọn Explore, đưa trỏ chuột đến thư mục TKYT_SKSS ổ C:\, chọn tệp Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb phải chuột chọn chức Sento/Desktop, hình đây: Thao tác xong ngồi hình windows xuất sau: - Khi thực chương trình nhập liệu NSD cần click chuột vào mũi tên biểu tượng chương trình chương trình thực - Trước hết cửa sổ chương trình xuất chọn nút Open để thực tiếp chương trình Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS Nhấn trỏ chuột để mở chương trình - Cửa sổ chương trình xuất gồm chức cịn gọi “thực đơn”: Tham số, Danh sách, Nhập liệu, Xuất báo cáo, Tiện ích Nội dung hướng dẫn tập trung cho chương trình ứng dụng tuyến Huyện: Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb Bước 3: Vào thực đơn Tham số để chọn Tỉnh, Huyện thời gian báo cáo, Ví dụ: hình chọn Tỉnh Vĩnh Long, Huyện Bình Minh, thời gian báo cáo 03 tháng năm 2014 Chú ý, kỳ báo cáo bạn cần thay đổi vào thực đơn Tham số để khai báo thời gian cho phù hợp Sau khai báo xong Thốt Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS Bước 4: (đây bước cần thiết bắt buộc chương trình bắt đầu chạy lần đầu) Vào thực đơn Danh sách để khai báo tên sở trực thuộc Huyện tuyến huyện (hoặc sở trực thuộc Tỉnh chương trình ứng dụng tuyến tỉnh) Chú ý, phải khai báo tất sở trực thuộc huyện có liên quan hệ thống biểu mẫu quản lý y tế tuyến Huyện đặt thơng tin mã hóa cho sở y tế theo thứ tự Ví dụ: sở y tế trực thuộc huyện Bình Minh, Tỉnh Vĩnh Long có mã 540401, đến hết danh sách sở y tế Huyện Việc qui định mã qui ước sau : Mã Tỉnh ký tự, tỉnh Vĩnh Long có mã 54 Mã Huyện ký tự : ví dụ huyện Bình Minh 5404 (trong ký tự đầu mã tỉnh, ký tự sau số thứ tự huyện tỉnh qui ước từ phần mềm) Mã sở y tế trực thuộc huyện có ký tự, ví dụ: TTYT huyện Bình Minh (khoa CSSKBM) có mã là: 540401 (trong ký tự đầu mã tỉnh, ký tự mã huyện, ký tự NSD qui ước theo số thứ tự sở y tế trực thuộc huyện quản lý) Hình minh họa đây: Đồng thời NSD kiểm tra lại danh sách xã, tên xã thay đổi thêm cần phải bổ xung vào chương trình cho phù hợp Trong chương trình tên mã hóa xã thuộc huyện chuyên gia lập trình cập nhật đến năm 2012 cài đặt sẵn sở liệu chương trình ứng dụng Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS Chú ý: Bước thao tác mã hóa sở y tế khai báo lần đầu chạy chương trình Nếu NSD làm việc với cửa sổ “ Cơ sở trực thuộc “, gặp vấn đề khai báo sai muốn bỏ sở y tế đặt trỏ chuột dịng muốn xóa nhấn nút Xóa Cịn cửa sổ “ Xã “ khơng thao tác xóa chương trình cần qui định cho thống nhất, sửa tên Xã thật cần thiết Qui định Khai báo Mã tóm lại sau : + Cơ sở trực thuộc Huyện : kí tự đầu Mã tỉnh, chương trình phần mềm nhập sẵn Kí tự Mã Huyện chương trình phần mềm khai báo sẵn kí tự Mã sở y tế trực thuộc Huyện, Người sử dụng khai báo kí tự theo qui định số thứ tự : 01, 02, khai báo lần đầu chạy chương trình ứng dụng + Cơ sở y tế Trạm y tế Xã khai báo tương tự : kí tự đầu Mã tỉnh (ví dụ tỉnh Vĩnh Long 54), kí tự Mã Huyện Bình Minh (04), kí tự Mã Xã qui định theo số thứ tự : 01,02, Như chương trình ứng dụng có kí tự số cho địa dư Xã chương trình phần mềm khai báo sẵn, người sử dụng không cần khai báo - Sau khai báo sở xong khỏi thực đơn Danh sách tiến hành thực đơn Nhập số liệu (trở về) Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS CHƯƠNG 3: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH NHẬP SỐ LIỆU THỰC ĐƠN « NHẬP LIỆU » NHẬP LIỆU - Từ menu chương trình bạn nhấn trỏ chuột vào thực đơn Nhập liệu, cửa sổ nhập liệu chương trình xuất cửa sổ có biểu nhập thông tin tuyến huyện , biểu tuyến tỉnh: - Xuất hình Nhập liệu gồm phần chính: Phần thơng tin chung phần nhập chi tiết - Giao diện hình thực đơn Nhập liệu sau: Phần Phần 2: Các biểu nhập liệu thông tin a Phần 1: Thơng tin chung - Ơ Tỉnh, Huyện Thời gian có nội dung khai báo thực đơn Tham số liên kết link vào thực đơn nhập liệu nên khơng tác động vào Ơ Cơ sở, Xã bắt buộc phải xuất thông tin chọn sở cho phù hợp - Nếu nhập liệu từ Báo cáo thống kê y tế xã, bạn phải chọn tên xã nhập báo cáo - Nếu nhập liệu từ Báo cáo sở y tế tuyến huyện bạn phải chọn tên sở Hình ảnh cửa sổ “thơng tin chung” thực đơn Nhập liệu: Nhấn trỏ chuột vào mũi tên để chọn CSYT Nhấn trỏ chuột vào mũi tên để chọn tên Xã/Phường Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 32 PHỤ LỤC Khai thác chức tiện ích khác chương trình ứng dụng hệ thống phím tắt: * Mục đích: - Khai thác sở liệu nhập vào chương trình - Sử dụng số liệu để đánh giá hoạt động Chăm sóc SKSS theo mục đích khác quản lý So sánh tiêu thời điểm đơn vị toàn huyện tuyến huyện (trừ biểu 3, 4, 14, 15), toàn tỉnh tuyến tỉnh Chọn tiêu sau ấn phím F2, Ví dụ: So sánh tiêu hoạt động “Tổng số Phụ nữ đẻ” xã huyện, tháng năm 2010 Thao tác sau: - Từ cửa sổ nhập liệu biểu 1, chọn tiêu tổng số phụ nữ đẻ, ấn phím F2 vào tiêu đó, ta có liệu đưa bảng ví dụ đây: - Từ kiểm tra, so sánh tổng số PN đẻ xã, chiết xuất sang Word, Excel Thao tác chuyển số liệu chọn sang Chương trình Excel : + Đánh dấu – Copy liệu : 32 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 33 Nhấn trái chuột vào góc trái để đánh dấu (Bơi đen) + Mở chương trình Excel sau Paste nội dung cần chuyển : NSD xử lý liệu kết xuất chương trình Excel theo ý muốn người dùng số liệu Hoặc chuyển liệu sang chương trình Word: 33 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 34 Chú ý: liệu kết xuất từ phím tắt khác NSD chuyển sang chương trình Word, Excel tương tự để sử dụng theo ý định người dùng số liệu Phím F8 hiển thị dạng biểu đồ tiêu thời điểm nhiều đơn vị khác nhau: Ví dụ 34 35 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS Nhấn Phím F3 cho phép ta so sánh tiêu đơn vị, qua nhiều kỳ báo cáo Ví dụ: tiêu “Tổng số Phụ nữ có thai” xã Cổ Thành nhiều kỳ báo cáo có số liệu bảng đây: Phím F9 hiển thị dạng biểu đồ tiêu đơn vị nhiều thời điểm khác nhau, ví dụ: 35 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 36 Phím F4, để chọn nhiều tiêu bảng số liệu khác nhau, để so sánh theo đơn vị theo thời gian Chú ý : Phím chức tính tốn so sánh tiêu bảng số liệu tuyến Huyện không tính tốn cho tuyến Xã Ví dụ : So sánh tiêu chọn bảng số liệu theo đơn vị: So sánh tiêu chọn bảng số liệu theo thời gian: Ngồi chức tổng hợp báo cáo chương trình phần mềm cịn có thêm số chức khác NSD khai thác sử dụng Thao tác khả cách đưa trỏ chuột vào nút sổ số nhập liệu chương trình nhấn vào xuất cửa sổ phụ có chức mở rộng chương trình: 36 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 37 - Thay đổi thời gian : muốn thay đổi thời gian định kỳ báo cáo NSD cửa sổ nhập liệu Menu chọn Tham số để đổi thời gian nhập liệu nhấn đúp vào ô Thời gian cửa sổ nhập liệu vào Menu phụ có chức thay đổi thời gian Nhấn trỏ chuột vào nút Thay đổi thời gian sau NSD khai báo lại thời gian nhập liệu: - Nếu đơn vị vận dụng nhập liệu chương trình cho tháng sử dụng chức Cộng số liệu nhập cho tháng báo cáo quí báo cáo cho biểu báo cáo tổng hợp Nhấn nút cộng số liệu ta có hình sau: 37 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 38 NSD tích vào thời gian cần cộng số liệu, sau nhấn biểu tượng để chương trình tự cộng số liệu cho biểu báo cáo Chương trình đưa hột thoại tiêu đề thời gian báo cáo NSD việc đánh thời gian chọn vào để làm báo cáo: Sau NSD nhấn nút OK để có báo cáo theo ý muốn: - Chọn nhiều tiêu : kết chọn phím tắt F4, nhấn vào chức đầu hướng dẫn phím F4 (so sánh theo thời gian so sánh theo loại sở y tế huyện) 38 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 39 - Xóa liệu sở thời : nhấn trỏ chuột thực chức xóa tồn sở liệu tuyến huyện xã mà người dùng nhập vào theo quý tháng chọn - Xóa liệu Xã thời : nhấn trỏ chuột thực chức xóa toàn sở liệu tuyến xã mà người dùng nhập vào theo quý tháng chọn trỏ chuột - Chỉ số y tế : chức tính tốn số theo kết số tuyệt đối nhập liệu, chương trình tính toán số tiêu hay dùng thuộc lĩnh vực hoạt động CS SKSS quản lý cần thiết cho tuyến, phần chương trình mở để NSD nâng cao ứng dụng cho địa phương Bảng tiêu NSD nên tính theo năm tính tuyến tỉnh để đảm bảo phạm vi tính tốn 39 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 40 Một số điểm cần ý Chương Trình phần mềm Tổng hợp Báo cáo Thống kê hệ Chăm sóc SKSS Tạo thư mục ổ đĩa an toàn tùy NSD chọn đặt tên thư mục có mang nghĩa cơng việc làm, tên thư mục ngắn gọn không nên đánh dấu viết cách, ví dụ đặt tên thư mục có tên PMTKYT_SKSS Copy chương trình phần mềm Tổng hợp BC SKSS huyện/ tỉnh (Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb; Baocaotinh_SKSS_DINHKY.mdb) vào thư mục thực chạy Chương trình Nếu khơng có CT Access cài thêm CT này.(Office 2003) Nếu chương trình officer chưa cài đặt chương trình Access copy phần mềm ứng dụng hệ SKSS NSD nhìn thấy biểu tượng , NSD nhìn tệp phần mềm có biểu tượng mà khơng phải biểu tượng phải cài đặt bổ sung chương trình Access từ chương trình Officer 2003 2007 để chương trình ứng dụng hệ SKSS thực Thao tác khai báo danh sách sở y tế : theo qui ước (trong Hướng dẫn viết kỹ) Khi vào nhập liệu chọn đủ ô Địa dư, thời gian để chương trình chạy + Nhập số liệu cho tuyến xã phía bên phải cửa sổ cho huyện bên trái cửa sổ In báo cáo ý khai báo giấy A4 : chương trình ứng dụng khai báo sẵn khổ giấy A4 để in báo cáo, có trường hợp bị sai lệch thơng số khai báo NSD phải cài đặt lại để in báo cáo đầy đủ cột nhãn khác Các chức phím tắt : F2và F8, F3 F9, F4 Môt số thao tác kỹ can thiệp khác cho NSD mức cao : Thêm huyện, thêm sửa tên Xã, ( hướng dẫn Sử dụng viết) Sửa số tên tiêu tên biểu, Khắc phục số hạn chế chương trình ứng dụng MS Access : - Chương trình ứng dụng chạy hay báo lỗi dùng chức sau chương trình MS Access để xử lý : 40 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 41 Nhấn trái chuột vào dòng lệnh Tool\Database Utilities/Compact and Repair Database để sửa chữa số liệu - Trong nhập liệu NSD dùng phím chuột lăn (phím giữa) : Nếu NSD chót thao tác lăn chuột phần mềm có thơng báo : Người sử dụng nhấn OK, thao tác lăn sang dòng khác chương trình báo tiếp thơng báo : Nhấn trỏ chuột vào Nhấn chuột vào End để kết thúc, sau NSD thao tác lăn chuột ngược lại để lấy lại dòng số liệu Nếu người sử dụng lăn chuột sang dòng mà cố tình đánh số liệu vào dịng thứ hai sang form nhập liệu khác chương trình có thơng báo lỗi cách xử lý hướng dẫn Người sử dụng xử lý cách ô : 41 42 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS Cách : NSD lăn chuột trở lại ghi nhập liệu Xử lý thông báo hộp thông báo Cách : NSD nhập thêm số liệu tạo nên lỗi liệu nhập lần cho dòng (bản ghi) Xem thêm ví dụ để rõ tình Ví dụ : hình có liệu nhập liệu bàn phím di chuyển chọn chuột phím trái chuột khơng có vấn đề xảy : Nếu dùng chuột lăn số liệu chuyển thấy số liệu sau: Sau NSD tiếp tục nhập số liệu khác lúc bị nhập trùng số liệu Chương trình gây lỗi Lúc NSD chuyển chuột sang cửa sổ nhập liệu khác, nhấn Enter để chấp nhận nhấn nút Thốt, chương trình khơng làm theo mà chương trình xuất hình với thơng báo : 42 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 43 Vào tình NSD khỏi chương trình cách nhấn OK Sau đưa chuột lên góc bên phải cửa sổ hình nhấn nút Close : Nhấn trái chuột để đóng Chương trình Chương trình xuất hộp thoại sau : Nhấn nút OK để thoát khỏi chương trình ứng dụng Xuất thơng báo tiếp: 43 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 44 Nhấn nút Yes để tồn chương trình Nếu tiếp tục làm việc NSD thực lại chương trình ứng dụng từ đầu liệu không bị (Trở về) Đối với office 2007 2010: Để chương trình ứng dụng thực tương thích với office hơn, NSD cần thao tác thêm số chức năng: - Với ứng dụng tin học văn phòng Microsoft từ phiên 2007 trở Microsoft tạm thời vơ hiệu ( có thơng báo ) ứng dụng có sử dụng Macros Tại chương trình ứng dụng chương trình tổng hợp báo cáo SKSS tuyến Tỉnh có áp dụng số Macros để tạo lập Menu (thực đơn) cho phần mềm số chức khác chương trình Khi lần đầu thực chương trình phàn mềm ứng dụng, chương trình office lên hình đây: Cách khắc phục để chương trình ứng dụng hoạt động bình thường cho lần mở sau: Bước 1: Mở chương trình access thực khai báo chương trình ứng dụng sử dụng thơng báo hình Tích lên mục Office Button phía bên trái, biểu tượng 44 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 45 Bước 2: Nhấn vào mục Access Option Bước 1: Nhấn vào Bước 2: Nhấn vào Xuất hình: Nhấn vào 45 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 46 Bước 3: Tìm đến mục Trust Center phía bên phải hình chọn Trust Center Setting… Một bảng chọn Macro Settings phía bên phải hình có lựa chọn chương trình mặc định mục 2, tích chuột trái vào mục nhấn Ok để khẳng định lựa chọn Khi thao tác thực chạy chương trình lần sau khơng cần phải khai báo thêm MS Office 2007 2010 sau cài đặt có hình mặc định sau: nhấn trỏ chuột vào 46