BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI - - TRẦN NGỌC LÂN XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐOÀN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI THEO HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008 Chuyên ngành:QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LÊ HIẾU HỌC HÀ NỘI - 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn tự viết hướng dẫn trực tiếp TS Lê Hiếu Học, Giảng viên Viện Kinh tế Quản lý Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, nội dung luận văn chưa cơng bố hình thức Hà nội, tháng năm 2013 Học viên Trần Ngọc Lân Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh LỜI CẢM ƠN Trước tiên xin gửi lời cám ơn chân thành tới thầy giáo, TS Lê Hiếu Học ý kiến đóng góp quý báu hướng dẫn tận tình suốt trình làm luận văn Tôi xin chân thành cám ơn thầy, cô giáo Viện Quản lý Kinh tế cho kiến thức kinh nghiệm trình học tập Xin gửi lời cảm ơn tới Ban Thường vụ tồn thể cán Văn phịng Đồn trường động viên cung cấp tài liệu giúp đỡ hoàn thành luận văn Xin trân trọng cảm ơn ! Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu 10 Ý nghĩa thực tiễn luận văn 10 Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu 10 Kết cấu luận văn 10 CHƯƠNG : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9000 12 1.1 Các khái niệm 12 1.1.1 Khái niệm chất lượng 12 1.1.2 Khái niệm quản lý chất lượng 13 1.1.3 Khái niệm kiểm soát chất lượng 14 1.1.4 Khái niệm đảm bảo chất lượng 15 1.1.5 Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng 16 1.1.6 Các nguyên tắc quản lý chất lượng 16 1.2 Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 18 1.2.1 Vài nét tổ chức ISO (International Standards Organization) 18 1.2.2 Lịch sử hình thành tiêu chuẩn ISO 9000 20 1.2.3 Cấu trúc tiêu chuẩn ISO 9000 21 1.2.4 Lý cần phải áp dụng ISO 9000 27 1.2.5 Các bước áp dụng HTQLCL ISO 9000 27 1.2.6 Lợi ích việc áp dụng ISO 9000 30 1.2.7 Những điều kiện để áp dụng thành công ISO 9000 30 1.2.8 Những khó khăn áp dụng ISO 9000 31 1.2.9 Tình hình áp dụng ISO Việt Nam 32 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh CHƯƠNG : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG CHUN MƠN CỦA VĂN PHỊNG ĐỒN TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ NỘI 35 2.1 Giới thiệu Văn phịng Đồn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội 35 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 35 2.1.2 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán 37 2.2 Thực trạng công tác tổ chức hoạt động chuyên mơn Đồn trường Đại học Bách Khoa Hà Nội 40 2.2.1 Mối quan hệ 40 2.2.2 Các nhóm cơng việc hành 40 2.2.3 Cách thức thực nhóm cơng việc 41 2.3 So sánh hệ thống văn Đoàn trường với tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 48 CHƯƠNG XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG BỘ VĂN BẢN THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CHO VĂN PHỊNG ĐỒN TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ NỘI 56 3.1 Căn để áp dụng ISO 9001:2008 56 3.1.1 Các mang tính khách quan 56 3.1.2 Các mang tính chủ quan 57 3.2 Xây dựng quy trình xử lý văn theo yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 58 3.2.1 Cách thức xây dựng, thiết kế quy trình 58 3.2.2 Các quy trình 59 Quy trình quản lý thiết bị QT 4.1 69 3.3 Áp dụng ISO 9000 Văn phòng Đoàn trường 78 3.3.1 Xây dựng nhận thức lãnh đạo 78 3.3.2 Cam kết lãnh đạo 78 3.3.3 Thành lập Ban điều hành ISO 79 3.3.4 Thiết kế lập văn hệ thống chất lượng theo ISO 9000 80 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh Đào tạo nhận thức chung ISO 9000 81 3.3.5 Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận nội 81 3.3.6 Tiến hành đánh giá chứng nhận 82 3.3.7 Duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận 82 3.3.8 Lợi ích áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001: 2008 82 KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh DANH MỤC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT HTQLCL - Hệ thống quản lý chất lượng HTCL - Hệ thống chất lượng ISO - International Organization for Standardization QLCL - Quản lý chất lượng BTV - Ban Thường vụ Phịng HCTH - Phịng Hành tổng hợp Phịng KHCN - Phịng Khoa học Cơng nghệ Phịng HTQT - Phịng Hợp tác Quốc tế Phòng TCCB - Phòng Tổ chức cán Phòng KHTV - Phòng Kế hoạch tài vụ Viện ĐT SĐH - Viện Đào tạo Sau Đại học ĐHBK Hà Nội - Đại học Bách khoa Hà nội NCKH - Nghiên cứu khoa học Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1-1: Các giai đoạn phát triển tiêu chuẩn ISO 9000 (Nguồn …) 23 DANH MỤC CÁC BIỂU MẪU BM 1.1.1: Sổ theo dõi văn đến 62 BM 1.1.2: Danh mục lưu trữ văn đến 62 BM 1.2.1: Sổ theo dõi văn 65 BM 1.2.2: Danh mục lưu trữ văn 65 BM 2.1.1: Sổ theo dõi nhận 67 BM 2.1.2: Sổ quản lý 67 BM 2.1.3: Sổ rút 67 BM 4.1.1 Sổ quản lý thiết bị 73 BM 4.1.2 Biên giao, nhận thiết bị 74 BM 4.1.3 Giấy mượn thiết bị 75 BM 4.1.4 Sổ mượn thiết bị 75 BM 4.1.5 Giấy đề xuất sửa chữa thiết bị 76 BM 4.1.6 Danh sách thiết bị lý 77 BM 4.1.7 Giấy đề nghị lý tài sản (mẫu phòng Thiết bị BM 40.1) 77 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1-1: Mơ hình q trình quản lý chất lượng 25 Hình 2-1: Sơ đồ cấu tổ chức Đoàn trường ĐH BKHN 37 Hình 2-2: Sơ đồ quy trình giải công văn đi, đến 42 Hình 2-3: Các tập hồ sơ lưu trữ công văn 42 Hình 2-4: Tủ đồ đựng chìa khóa phòng làm việc 43 Hình 2-5: Tủ đựng sổ đồn viên Liên chi đồn Khoa/Viện 44 Hình 2-6: Hộp đựng chìa khóa tủ (a) sổ quản lý (b) 44 Hình 2-7: Một số văn bản, biểu mẫu Liên chi đoàn gửi lên Đoàn trường 45 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong bối cảnh hội nhập quốc tế toàn diện nay, vấn đề đặt phải nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động hệ thống quản lý nhà nước, phải làm cho máy quản lý nhà nước hoạt động gọn nhẹ mà hiệu Xuất phát từ yêu cầu cấp bách nêu trên, Thủ tường phủ định 169/2003/QĐ-TTg ngày 12/8/2003 phê duyệt đề án “Đổi phương thức điều hành đại hố cơng sở hệ thống hành chính” Mục tiêu đề án tiếp tục đổi phương thức điều hành hệ thống hành nhà nước, đáp ứng yêu cầu kinh tế thị trường định hướng xã hội hội nhập quốc tế; bước đại hố cơng sở, trang bị phương tiện làm việc cần thiết Theo tinh thần đề án việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 thực nhiều quan nhà nước, trường đại học v.v.Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trường đại học bước đưa giáo dục nước ta hội nhập với giới Từ năm 2008 đến nay, Trường Đại học Bách khoa Hà nội tiến hành bước việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 phịng ban, khoa viện, Đồn trường trường Bằng việc làm Trường ĐHBK Hà Nội muốn bước chuẩn hóa máy hành nhà trường tiếp chuẩn hóa quy trình đào tạo nhằm đào tạo hệ sinh viên chất lượng cao, bước hội nhập vào hệ thống giáo dục tồn cầu Khơng nằm ngồi mục tiêu phát triển chung nhà trường, định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống văn tổ chức quản lý hoạt động Văn phịng Đồn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội theo hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2008” với mong muốn qua thực tế nghiên cứu xây dựng hệ thống văn theo chuẩn ISO 9001:2008 góp phần nâng cao hiệu quản lý hành đơn vị nơi tơi Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh d Biểu mẫu áp dụng Stt Nơi lưu Tên biểu mẫu Thời gian lưu BM 4.1.1 Sổ quản lý thiết bị Văn phòng 3-5 năm BM 4.1.2 Biên giao, nhận thiết bị Văn phòng 3-5 năm BM 4.1.3 Giấy mượn thiết bị Văn phòng 3-5 năm BM 4.1.4 Sổ mượn thiết bị Văn phòng 3-5 năm BM 4.1.5 Giấy đề xuất sửa chữa thiết bị Văn phòng 3-5 năm BM 4.1.6 Danh sách thiết bị lý Văn phòng 3-5 năm Văn phòng 3-5 năm BM 4.1.7 Giấy đề nghị lý tài sản (mẫu BM 40.1 phòng Thiết bị) BM 4.1.1 Sổ quản lý thiết bị Stt Tên thiết bị linh kiện kèm (nếu có) Mã, serie Nước sản xuất Số lượng 73 Ngày nhập Mua từ nguồn Ghi Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh BM 4.1.2 Biên giao, nhận thiết bị CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự – Hạnh phúc ––––––––––––––––––––– BIÊN BẢN GIAO, NHẬN THIẾT BỊ Căn theo hợp đồng….hoặc theo giấy mượn thiết bị số… ngày ……, hơm ngày ……tại Văn phịng đồn trường ĐH BKHN, gồm: Bên giao thiết bị (Bên A): - Đại diện ông/bà:……………………… - Chức vụ:………………………………… - Đơn vị: ………………………………… - Địa chỉ:………………………………… - Điện thoại……………………………… Bên nhận thiết bị (Bên B) - Đại diện ông/bà:……………………… - Chức vụ:………………………………… - Đơn vị: ………………………………… - Địa chỉ:………………………………… - Điện thoại……………………………… Cùng thống bàn giao thiết bị sau: Stt Tên thiết bị Mã, serie Nước sản xuất Số lượng Tình trạng thiết bị Ghi Biên làm thành bên giữ có giá trị ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN 74 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh BM 4.1.3 Giấy mượn thiết bị GIẤY ĐĂNG KÝ MƯỢN THIẾT BỊ Đơn vị: Văn phịng Đồn trường, Trường ĐHBK Hà Nội Số: … /ĐTN Họ tên người mượn:…………………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………………………… Tên thiết bị mượn: ……………………………………………………… Các linh kiện kèm theo (nếu có): ………………………………………… Tình trạng thiết bị: ……………………………………………………… Thời gian mượn:………………………………………………………… Mục đích:………………………………………………………………… Hà nội, ngày Chánh văn phịng tháng năm 20 Người mượn (ký ghi rõ họ tên) BM 4.1.4 Sổ mượn thiết bị Stt Họ tên người mượn mượn Tên thiết bị linh kiện kèm (nếu có) Mục đích mượn Tình trạng thiết bị mượn Ngày mượn Tình trạng Người Ngày thiết mượn trả bị ký trả Người mượn ký trả Cán phụ trách ký xác nhận Ghi Số Giấy đăng ký 75 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh BM 4.1.5 Giấy đề xuất sửa chữa thiết bị GIẤY ĐỀ XUẤT SỬA CHỮA THIẾT BỊ Đơn vị: Văn phịng Đồn trường, Trường ĐHBK Hà Nội Số: … /ĐTN Họ tên người đề nghị.:……………………………………………………… Địa chỉ:………………………………………………………………………… Tên thiết bị hỏng: ……………………………………………………………… Miêu tả tình trạng thiết bị: (hỏng nào???) …………………………… ………………………………………………………………………………… Xin đề nghị:…………………………………………………………………… Phê duyệt Ban giám đốc Hà nội, ngày tháng năm 20 Xác nhận Người đề nghị người sử dụng thiết bị (ký ghi rõ họ tên) bị hỏng 76 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh BM 4.1.6 Danh sách thiết bị lý DANH SÁCH CÁC THIẾT BỊ THANH LÝ Đơn vị: Văn phịng Đồn trường Stt Tên thiết bị Kiểu Số lượng Số máy Nước sản xuất Ngày nhập Tình trạng Nguồn tiền … BM 4.1.7 Giấy đề nghị lý tài sản (mẫu phòng Thiết bị BM 40.1) TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHỊNG ĐỒN TRƯỜNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày …… tháng…….năm 2011 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH LÝ TÀI SẢN Kính gửi: PHỊNG THIẾT BỊ Đề nghị Phòng Thiết bị cho lý thu hồi thiết bị theo danh mục sau: Stt Tên thiết bị Kiểu tiêu kỹ thuật Số lượng Số máy Nước sản xuất Ngày nhập Nguyên giá (đồng) Thành tiền (đồng) Tình Nguồn trạng tiền PHỊNG THIẾT BỊ BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG 77 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh 3.3 Áp dụng ISO 9000 Văn phịng Đồn trường Các bước triển khai việc áp dụng ISO 9000 Văn phịng Đồn trường 3.3.1 Xây dựng nhận thức lãnh đạo Để đưa hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào áp dụng Văn phịng Đồn trường, trước hết ta phải giới thiệu mạnh lợi ích việc thực hệ thống vào cơng tác quản lý Đồn trường cho Ban Thường vụ Đồn trường: - Quy trình hóa cơng việc giúp cán hành nắm rõ cơng việc cần thực hiện, tiến độ cơng việc, yêu cầu công việc Giúp họ điều tiết, xếp công việc, giảm căng thẳng không lung túng làm nào, đặc biệt nhân viên - Ban Thường vụ dễ dàng kiểm tra, quản lý tiến độ công việc, không nhiều thời gian để giải thích, hướng dẫn nhân viên - Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp cởi mở - Xây dựng phong cách làm việc độc lập cho nhân viên - Kết nối với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đơn vị toàn trường - Tạo uy tín, hình ảnh đẹp Đồn trường với đối tác nước - Tạo ưu hoạt động nghiên cứu khoa học 3.3.2 Cam kết lãnh đạo Cam kết người lãnh đạo cao Đồn trường điều kiện quan trọng để thực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cách hiệu Cam kết lãnh đạo thể hiện: - Hiểu rõ yêu cầu tầm quan trọng việc áp dụng ISO 9000 - Đảm bảo điều kiện thuận lợi, xác định phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho hoạt động - Lập văn giải thích mục đích dự án 78 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh - Cung cấp nguồn lực kinh phí cho việc triển khai áp dụng ISO 9000 - Tổ chức khóa tập huấn ISO cho toàn thể cán Đoàn trường qua trao đổi, lắng nghe ý kiến đóng góp cán Đồn trường để hồn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Đoàn trường - Chủ động tham gia vận hành hệ thống QLCL, lãnh đạo phải gương cho toàn thể Đoàn trường noi theo 3.3.3 Thành lập Ban điều hành ISO Đây bước quan trọng để tiến hành triển khai việc xây dựng thực HTQLCL ISO, Ban Thường vụ bổ nhiệm đại diện ban lãnh đạo chất lượng định thành lập Ban điều hành ISO Ban điều hành ISO gồm: Bí thư Đồn trường, đại diện lãnh đạo chất lượng, đại diện nhóm nghiên cứu; người đảm nhiệm trưởng nhóm nghiên cứu, cán nghiên cứu nhóm người đảm nhiệm phụ Nhiệm vụ Ban điều hành ISO : - Hướng dẫn, đạo trình thực HTQLCL: Thường xuyên theo dõi, nắm tình hình thực hiện, hướng dẫn, đạo, trì hệ thống QLCL điều chỉnh q trình thực hồn thành - Soạn thảo trình Ban Thường vụ phê duyệt báo cáo, kế hoạch triển khai - Kiểm soát việc soạn thảo văn chất lượng theo tài liệu hướng dẫn chất lượng chung Trường ĐHBK HN như: cẩm nang chất lượng, sách chất lượng, quy trình thủ tục, hướng dẫn cơng việc, biểu mẫu trình Ban Thường vụ phê duyệt - Đảm bảo thống quy trình hoạt động, quy trình phải xây dựng phù hợp với quy trình có phịng ban Trường - Giữ liên lạc với Ban điều hành ISO Trường để kịp thời cập nhật thông tin liên quan đến hệ thống chất lượng nhà Trường 79 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh Đứng đầu Ban điều hành Bí thư Đồn trường, ủy viên ban ISO cán phụ trách nhóm nghiên cứu cán nghiên cứu  Bí thư Đồn trường có trách nhiệm quyền hạn cao hoạt động Đoàn trường với tư cách đại diện cho Đoàn trường chịu trách nhiệm công việc sau:  Lập phê duyệt sách chất lượng, mục tiêu;  Phê duyệt tài liệu hệ thống quản lý chất lượng chất lượng;  Chỉ đạo xây dựng thực hiện, trì, cải tiến sửa đổi hệ thống quản lý chất lượng  Chịu trách nhiệm với Ban điều hành ISO Trường  Đại diện lãnh đạo chất lượng có nhiệm vụ :  Xác định, thiết lập trì trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng;  Chỉ đạo hoạt động HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008;  Thường xuyên báo cáo Ban Thường vụ hoạt động hệ thống quản lý chất lượng nhu cầu cải tiến hệ thống;  Lập kế hoạch đánh giá hiệu lực hệ thống (kế hoạch đạo hoạt động đánh giá, báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ);  Duyệt chương trình, kế hoạch đào tạo thuộc phạm vi hệ thống bảo đảm chất lượng;  Tổ chức họp xem xét Ban Thường vụ để đánh giá hiệu không ngừng cải tiến HTQLCL; 3.3.4 Thiết kế lập văn hệ thống chất lượng theo ISO 9000 Ngay từ triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Trường ĐHBK Hà Nội, Ban giám hiệu nhà trường giao nhiệm vụ cho ban điều hành ISO Trường xây dựng loạt văn chất lượng như: cẩm nang chất lượng, sách chất lượng, chương trình cơng tác nhiệm kỳ 2008:2013, mục 80 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh tiêu chất lượng v.v Các tài liệu sử dụng chung cho tồn trường Ban điều hành ISO Đồn trường khơng cần phải xây dựng hay lập văn chất lượng Đào tạo nhận thức chung ISO 9000 Cán bộ, nhân viên Đoàn trường người trực tiếp thực việc áp dụng ISO 9000, họ có vai trị quan trọng việc trì phát triển hệ thống quản lý chất lượng Đồn trường, cần phải: - Phổ biến cho tất cán Đoàn trường nhận thức ISO 9000 - Hướng dẫn cán Đồn trường thực theo quy trình, thủ tục xây dựng Khuyến khích họ tham gia đóng góp ý kiến để làm cho hệ thống ngày hoàn thiện - Phân rõ trách nhiệm sử dụng tài liệu thực theo chức nhiệm vụ mà thủ tục mô tả - Tổ chức đánh giá nội phù hợp hệ thống đề hoạt động khắc phục không phù hợp - Khuyến khích cán cam kết thực yêu cầu ISO 9000 Phối hợp với cơng đồn Đồn trường tổ chức thi đua thực hệ thống QLCL phịng, nhóm nghiên cứu Đồn trường, có sách khen thưởng động viên kịp thời cá nhân, nhóm nghiên cứu thực tốt phê bình, kỷ luật cá nhân, nhóm nghiên cứu cố tình khơng thực quy định ISO 9000 - Đào tạo nhân viên nội dung tiêu chuẩn ISO 9000, giúp họ thấy lợi ích cần thiết phải xây dựng hệ thống văn theo tiêu chuẩn ISO Từ tạo cho nhân viên ý thức tự giác thực công viêc theo tiêu chuẩn ISO 3.3.5 Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận nội Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm bước sau: 81 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh - Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng Đoàn trường phù hợp với tiêu chuẩn chưa có thực cách hiệu khơng, xác định vấn đề cịn tồn để khắc phục Việc đánh giá trước chứng nhận Đồn trường thực nhà Trường thực tổ chức bên thực - Đoàn trường cần chuẩn bị mặt tổ chức nguồn lực để tiến hành đánh giá 3.3.6 Tiến hành đánh giá chứng nhận Sau tiến hành bước đánh giá nội bộ, Ban điều hành ISO Đồn trường đề xuất với nhà Trường để Tổ chức chứng nhận nhà Trường lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận thức 3.3.7 Duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận Đây giao đoạn cuối giai đoạn quan trọng, giai đoạn cần tiến hành khắc phục vấn đề tồn phát qua đánh giá chứng nhận tiếp tục thực hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn để trì khơng ngừng cải tiến hệ thống chất lượng Đồn trường 3.3.8 Lợi ích áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001: 2008 - Cảm nhận nhận thấy trực quan thành công mà việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 mang lại ngăn nắp lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu Nếu trước đây, công tác thực cách tự phát, Liên chi đoàn/Chi đoàn trực thuộc Khoa-Viện làm theo cách nói tùy tiện đơn vị thống cách lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu để cá nhân có trách nhiệm tiếp cận cách nhanh nhất, thuận tiện đảm bảo không thất lạc, người quyền tiếp cận - Thành công lớn với quy định, hướng dẫn rõ ràng cho công việc hệ thống biểu mẫu, bảng biểu kèm theo cá nhân, đơn vị không 82 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh phải tự làm bảng biểu thường khơng thống hình thức, gây lầm lẫn nội dung Hiện tượng chậm trễ, bỏ sót cơng việc hay chồng chéo chức năng, nhiệm vụ khắc phục Các sai sót nhầm lẫn, cẩu thả giảm thiểu - Thơng qua qua việc xây dựng quy trình, việc phân công trách nhiệm cho cá nhân trở nên rõ ràng, trách nhiệm cụ thể Khơng cịn tượng đổ lỗi trách nhiệm hay hậu xảy khơng có nhận trách nhiệm khơng có sở xử lý trách nhiệm - Các quy trình giải cơng việc cụ thể hóa, minh bạch, rõ ràng dễ thực hiện, dễ kiểm sốt, hạn chế sai sót Rút ngắn thời gian tiếp nhận, xử lý hồ sơ đoàn viên, tỷ lệ giải hồ sơ giải thời gian nâng lên - Cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ khoa học dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy Thơng qua hoạt động kiểm sốt tài liệu, kiểm soát hồ sơ việc cập nhật văn thường xuyên, đảm bảo công tác lưu trữ - Thay đổi cách làm chất lượng giáo dục, thay đổi tập quán lao động sang cung cách làm việc thật khoa học hiệu 83 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh TÓM TẮT CHƯƠNG Chương III trình bày khách quan chủ quan để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xây dựng quy trình xử lý văn Văn phịng Đồn trường Xuất phát từ việc phân tích hạn chế cách thức giải cơng việc hành Văn phịng Đoàn trường, tác giả xây dựng chuỗi quy trình cho nhóm cơng việc cần thiết để tiến hành áp dụng Văn phịng Đồn trường Cuối đề xuất đề tiến hành áp dụng văn theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phịng Đồn trường 84 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh KẾT LUẬN Trước xu phát triển thời đại, nhu cầu xã hội sản phẩm có chất lượng dịch vụ cao, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khơng cịn điều xa lạ Với lợi ích thuận tiện mang lại sử dụng, tiêu chuẩn ISO sâu vào “đời sống” quan, đơn vị hành nghiệp nhà nước, xem gió thổi vào hệ thống quản lý chằng chịt quy trình, văn bản…chưa biết tháo gỡ nào? Trường Đại học Bách khoa Hà nội trường Đai học tiến hành xây dựng đề án “Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào xây dựng thệ thống quản lý chất lượng Trường” Đây bước mang tính đột phá Trường với mục đích đổi hệ thống quản lý, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động đào tạo NCKH Nhà trường; cải tiến hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản; đổi tư quản lý cấp; nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm, tự kiểm sốt bên Nhà trường Khơng nằm ngồi mục đích chung trường, việc lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống văn tổ chức quản lý hoạt động Văn phịng Đồn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội theo hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2008” điều cần thiết Bố cục luận văn gồm chương có kết sau: Chương 1: Luận văn trình bày sở lý thuyết quản lý chất lượng hệ thống quản lý chất lượng, trình hình thành, trình hình thành phát triển hệ thống QLCL ISO 9000, khó khăn lợi ích lý cần phải áp dụng ISO 9000 Chương 2: Phân tích thực trạng cách thức tổ chức hoạt động, công tác đoàn vụ quản lý hồ sơ giấy tờ Văn phịng Đồn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội., mối quan hệ phòng ban Trường ĐHBK Hà nội Văn phịng Đồn trường, so 85 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh sánh hệ thống văn Đoàn trường với tiêu chuẩn ISO 9000 qua cho thấy cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý văn hành cho Văn phịng Đồn trường theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Chương 3: - Chương III: Xây dựng hệ thống văn hướng dẫn tổ chức hoạt động quản lý Văn phịng Đồn trường ĐH Bách Khoa Hà Nội., đề xuất việc áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phịng Đồn trường Để có quy trình hệ thống văn chuẩn mực, cần nhiều thời gian trao đổi hồn thiện bước Trong khn khổ giới hạn luận văn, tơi xin đưa quy trình xem quan trọng thường xuyên phải sử dụng văn phịng Văn phịng Đồn trường Hiện tại, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 tiến hành phòng ban, khoa, viện Trường ĐHBK Hà nội mà chưa tiến hành Văn phịng Đồn trường Tôi hy vọng luận văn mở đầu trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Văn phịng Đồn trường Do thời gian kiến thức có hạn, luận văn khơng thể tránh khỏi sai sót nhận định chủ quan, giải pháp đưa nhiều hạn chế…Rất mong nhận ý kiến đóng góp, bổ sung thầy, giáo bạn để luận văn hoàn thiện 86 Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh Doanh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TS Lê Hiếu Học, Bài giảng Quản lý chất lượng doanh nghiệp [2] TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu [3] TCVN ISO 9000:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở từ vựng [4] Đĩa ISO – phiên Trường Đại học Bách khoa Hà Nội [5] Luận văn tác giả Nguyễn Nam Dương, đề tài “Nghiên cứu trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Công ty TNHH thang máy thiết bị Thăng Long” [6] Trang Web Tổng cục Tiêu Chuẩn Đo lường Chất lượng http://www.tcvn.gov.vn/ [7] Nguồn TCVN-net http://www.tcvn.gov.vn [8] Trang Web Tổ chức chứng nhận Vinacert : http://www.vinacert.vn/ [9] Trang Web Tổng cục thống kê – Viện Khoa học thống kê http://iss.gso.gov.vn [10] Tài liệu từ văn phịng đồn trường Đại học Bách khoa Hà Nội 87