Đang tải... (xem toàn văn)
Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.1 KHÁI NIỆM ĐƠN VỊ KẾ TOÁN Theo Điều 4 Luật kế toán Việt Nam ban hành ngày 17062003: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, thời gian và hiện vật lao động”. Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh và là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống công cụ quản lý của các đơn vị kế toán. Đơn vị kế toán là một thực thể kinh tế (thực thể kinh doanh) có tài sản riêng, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và kiểm soát tài sản đó và phải lập các báo cáo tài chính. Khái niệm đơn vị kế toán chỉ ra phạm vi kinh tế của kế toán. Đơn vị kế toán có sự khác biệt với một thực thể pháp lý. Một đơn vị kế toán có thể đồng thời là một thực thể pháp lý, trong một đơn vị pháp lý có thể bao gồm nhiều đơn vị kế toán và ngược lại một đơn vị kế toán cũng có thể bao gồm nhiều thực tế pháp lý bên trong. Thông qua khái niệm đơn vị kế toán cho thấy sự tách biệt giữa đơn vị kế toán với các bên liên quan và chủ sở hữu. Đơn vị kế toán bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xí nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nhiệp nước ngoài,… có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật. 1.2 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các đối tượng quan tâm. Xuất phát từ bản chất kế toán là một hệ thông thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp của mình, có thể thấy : Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kê toán trong doanh nghiệp phải giải quyêt được cả 2 phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng và thỏa mãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm.
1 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Chương TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.1KHÁI NIỆM ĐƠN VỊ KẾ TOÁN Theo Điều - Luật kế toán Việt Nam ban hành ngày 17/06/2003: “Kế toán việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thông tin kinh tế tài hình thức giá trị, thời gian vật lao động” Kế toán đóng vai trò quan trọng trình hoạt động kinh doanh công cụ thiếu hệ thống công cụ quản lý đơn vị kế toán Đơn vị kế toán thực thể kinh tế (thực thể kinh doanh) có tài sản riêng, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng kiểm soát tài sản phải lập báo cáo tài Khái niệm đơn vị kế toán phạm vi kinh tế kế toán Đơn vị kế toán có khác biệt với thực thể pháp lý Một đơn vị kế toán đồng thời thực thể pháp lý, đơn vị pháp lý bao gồm nhiều đơn vị kế toán ngược lại đơn vị kế toán bao gồm nhiều thực tế pháp lý bên Thông qua khái niệm đơn vị kế toán cho thấy tách biệt đơn vị kế toán với bên liên quan chủ sở hữu Đơn vị kế toán bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp xí nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nhiệp nước ngoài,… có thực công việc kế toán lập xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán thực quy định khác kế toán theo quy định pháp luật 1.2KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng kế toán công tác quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu đối tượng quan tâm Xuất phát từ chất kế toán hệ thông thông tin kinh tế, tài doanh nghiệp kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế doanh nghiệp hệ thống phương pháp mình, thấy : Tổ chức công tác kế toán việc tổ chức vận dụng phương pháp kế toán để liên kết yếu tố cấu thành, công việc kế toán nhằm thực tốt nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa cung cấp thông tin hoạt động doanh nghiệp Tổ chức công tác kê toán doanh nghiệp phải giải quyêt phương diện: Tổ chức thực phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt mục đích công tác kế toán tổ chức máy kế toán nhằm liên kết nhân viên kế toán thực tốt công tác kế toán doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán tốt đảm bảo kế toán thực tốt vai trò nhiệm vụ doanh nghiệp, đáp ứng thỏa mãn tốt thông tin kinh tế tài doanh nghiệp cho đối tượng quan tâm 1.3NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp bao gồm công việc sau: - Tổ chức thu nhận thông tin kế toán nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh doanh nghiệp kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý nghiệp vụ Muốn thực điều phải tổ chức hạch toán ban đầu đề ghi nhận thông tin vào chứng từ kế toán tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán để kiểm tra ghi số kế toán kịp thời - Tổ chức hệ thống hóa xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin kế toán Muốn thực điều phải tổ chức thực phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hóa thông tin kế toán - Tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý kinh tế tài vĩ mô vi mô Muốn thực điều phải tổ chức việc lập báo cáo kế toán định kỳ, báo cáo kế toán nội bộ, bao gồm báo cáo định kỳ báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý Nhà nước nội doanh nghiệp - Tổ chức máy kế toán tổ chức để thực toàn công việc kế toán doanh nghiệp; Tổ chức trang bị sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán nhằm nân cao hiệu suất nhân viên kế toán, tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghề nghiệp cho nhân viên kế toán - Tổ chức kiểm tra kế toán nội nhằm đảm bảo thực đắn chế độ quản lý kinh tế, tài nói chung Luật kế toán, chuẩn mực chế độ kế toán nói riêng Nắm công việc chủ yếu tổ chức công tác kế toán điều kiện cần thiết để tổ chức khoa học hợp lý công tác kế toán đơn vị 1.4 Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Việc tổ chức tốt công tác kế toán doanh nghiệp mang lại ý nghĩa cụ thể sau: - Đảm bảo cung cấp xác, kịp thời đầy đủ thông tin kinh tế, tài đơn vị cho đối tượng quan tâm, giúp họ đưa định đắn kịp thời - Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh giám sát chặt chẽ loại tài sản, nguồn vốn kinh doanh doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệu sử dụng vốn, nguồn vốn doanh nghiệp - Giúp cho kê toán thực tốt yêu cầu, chức nhiệm vụ hệ thống công cụ quản lý - Giúp cho doanh nghiệp có máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả, nâng cao hiệu suất hiệu hoạt động máy kế toán Để phù hợp với yêu cầu, quy định có liên quan đảm bảo thực tốt nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu sau: - Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo chấp hành tốt nguyên tắc, sách chế độ, thể lệ quy định pháp luật hành - Tổ chức công tác kê toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý đặc điểm hoạt động doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý,mức độ trang bị phương tiện thiết bị phục vụ cho công tác kế toán doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thông tin cho đối tượng quan tâm - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm 1.5 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Xuất phát từ yêu cầu tổ chức công tác nêu trên, việc tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp cần phải tuân thủ kết hợp tốt nguyên tắc sau: - Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật kế toán quy định Hiệp hội nghề nghiệp kế toán Với mục đích tạo một môi trường pháp lý cho hoạt động kế toán, quốc gia ban hành hệ thống quy định pháp luật cho hoạt động kế toán Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ luật pháp tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật kế toán quốc gia mà doanh nghiệp hoạt động.Mặt khác, để thống hóa công tác kế toán hiệp hội nghề nghiệp kế toán toàn giơi, quốc gia vùng lãnh thổ ban hành quy định mang tính chất nguyên tắc mà người tham gia hiệp hội nghề nghiệp thực công tác kế toán phải tuân thủ, tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ quy định hiệp hội nghề nghiệp Tại Việt Nam nay, hầu hết quy định kế toán đề dược thực quy định Pháp luật, việc tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán quy định pháp luật có liên quan khác - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo tính thông phận kế toán đơn vị, đơn vị với đơn vị thành viên đơn vị nội bộ, tổ chức công tác kế toán công ty mẹ công ty Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo thống kế toán phận quản lý khác doanh nghiệp Kế toán công cụ quản lý thuộc hệ thống công cụ quản lý chung toàn doanh nghiệp Vì để phát huy hết vai trò nhiệm vụ kế toán hệ thống quản lý chung tổ chức công tác kế toán phải ý đến mối quan hệ kế toán với phận quản lý khác nhằm đảm bảo tính thống xử lý, cung cấp thông tin, kiểm soát, điều hành hoạt động doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo thống nội dung công tác kế toán, đảm bảo thống đối tượng, phương pháp, hình thức tổ chức máy kế toán doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thù doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán phảo đảm bảo phù hơp với đặc điểm hoạt động, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý doanh nghiệp, cần phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, phù hợp với trình độ nhân viên kế toán doanh nghiệp Mặt khác tổ chức công tác kế toán cần phù hợp với trang thiết bị, phương tiện tính toán trang thiết bị khác phục vụ cho công tác kế toán công tác quản lý chung - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm hiệu Việc tổ chức tốt công tác kế toán đảm bảo kế toán thực tốt vai trò nhiệm vụ doanh nghiệp, mang lại ý nghĩa cụ thể sau: - Đảm bảo cung cấp xác, kịp thời đầy đủ thông tin kinh tế tài đơn vị cho đối tượng quan tâm giúp họ đưa định đắn, kịp thời - Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh giám sát chặt chẽ loại sản phẩm, nguồn vốn kinh doanh doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệu sử dụng vốn doanh nghiệp - Giúp kế toán thực tốt yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ hệ thống công cụ quản lý - Giúp cho doanh nghiệp có máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, nâng cao hiệu hoạt động hiệu suất Chương CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở DOANH NGHIỆP 2.1 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Đề tổ chức thu nhân, xử lý cung cấp thông tin, đáp ứng nhu cầu đối tượng sử dụng, khâu quan trọng khâu tổ chức máy kế toán Bộ máy kế toán doanh nghiệp phận quan trọng cấu máy quản lý doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm yêu cầu quản lý khác Do việc lựa chọn xây dựng mô hình tổ chức máy kế toán cho doanh nghiệp khác Việc xây dựng mô hình tổ chức máy kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp cụ thể dựa sở lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán Hình thức tổ chức công tác kế toán hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực nội dung công tác kế toán Đây việc tổ chức phận kế toán, quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể phận, cán kế toán mối quan hệ phận kế toán doanh nghiệp Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán thích hợp nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa cung cấp đầy đủ, kịp thời toàn thông tin hoạt động kinh tế, tài phát sinh doanh nghiệp, làm giảm khối lượng công tác kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Hiện doanh nghiệp lựa chọn áp dụng hình thức sau: - Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung - Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán - Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp (vừa phân tán vừa tập trung) Việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán xây dựng mô hinh tổ chức máy kế toán doanh nghiệp phải dựa sau: - Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh; quy mô, địa bàn hoạt động doanh nghiệp; lĩnh vực, ngành nghề hoạt động kinh doanh doanh nghiệp - Đặc điểm, tình hình phân cấp quản lý kinh tế, tài doanh nghiệp - Biên chế máy kế toán, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, nhân viên kế toán - Tình hình trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán thông tin công tác kế toán doanh nghiệp 2.1.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung KẾ TOÁN TRƯỞNG BP tài BP kế toán tiền lương … BP kế toán toán … BP kế toán chi phí… Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán tổng hợp Các nhân viên kế toán đơn vị phụ Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán mô hình tập trung Theo hình thức này, toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) tổ chức phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty,…) đơn vị phụ thuộc tổ chức kế toán riêng Phòng kế toán trung tâm thực toàn công tác kế toán doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hoá toàn thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn hồ sơ, tài liệu kế toán doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm thực kế toán tài chính, kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh doanh nghiệp Tại đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội,…), phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ phòng kế toán trung tâm Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực số phần hành công việc kế toán cụ thể định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi phòng kế toán trung tâm Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thường phù hợp với đơn vị kế toán có quy mô vừa nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp Hình thức không phù hợp với đơn vị kế toán có quy mô lớn, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh nhiều địa phương 2.1.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP TRÊN Kế toán trưởng Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài đơn vị kế toán cấp Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kiểm tra kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP DƯỚI Đơn vị Bộ phận kế toán … Đơn vị Bộ phận kế toán … Đơn vị Bộ phận kế toán … Đơn vị Bộ phận kế toán … …… Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán tổng hợp Các nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán mô hình phân tán Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có trụ sở đóng nhiều địa phương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng Hình thức không phù hợp doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh hẹp Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán thường doanh nghiệp phân cấp quản lý kinh tế, tài cho đơn vị kế toán cấp sở mức độ cao hơn, tức phân phối nguồn vốn riêng, xác định lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo đơn vị kế toán cấp sở hoạt động sản xuất, kinh doanh Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên) văn phòng doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…); đơn vị kế toán cấp sở có tổ chức kế toán riêng (đơn vị kế toán cấp sở) Trong trường hợp này, toàn công việc kế toán doanh nghiệp phân công sau: * Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ: - Thực phần hành công tác kế toán phát sinh đơn vị kế toán cấp công tác tài doanh nghiệp - Hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán đơn vị kế toán cấp sở - Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài đơn vị kế toán cấp sở gửi lên với báo cáo tài phần hành công việc kế toán đơn vị kế toán cấp để lập báo cáo tài tổng hợp toàn doanh nghiệp * Ở đơn vị kế toán cấp sở: - Thực toàn công tác kế toán phát sinh đơn vị kế toán cấp sở, tổ chức thu nhận, xử lý hệ thống hoá toàn thông tin kế toán đơn vị để lập báo cáo tài định kỳ gửi phòng kế toán trung tâm - Tại đơn vị kế toán phụ thuộc, phận kế toán thực chức trách, nhiệm vụ kế toán tương ứng phòng kế toán trung tâm, khác phản ánh hoạt động kinh tế, tài phát sinh đơn vị kế toán cấp sở Từng đơn vị kế toán cấp sở phải vào khối lượng công việc kế toán đơn vị để xây dựng máy kế toán đơn vị cho phù hợp 10 2.1.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp Đơn vị kế toán cấp Kế toán trưởng Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài đơn vị kế toán cấp Bộ phận kế toán… Bộ phận kế toán… Bộ phận kế toán… Bộ phận kế toán… Bộ phận kế toán… kiểm tra kế toán Nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng Kế toán trưởng đơn vị cấp sở Bộ phận kế toán… Bộ phận kế toán Bộ phận Bộ phận kế toán Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán hỗn hợp Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thường phù hợp với doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị kế toán cấp sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài khác nhau, quy mô trình độ cán quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng vừa tập trung vừa phân tán Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, đơn vị kế toán cấp thành lập phòng kế toán trung tâm, đơn vị kế toán cấp sở tuỳ thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý trình độ cán quản lý mà tổ chức kế toán riêng không tổ chức kế toán riêng Đơn vị tổ chức kế toán riêng thi thành lập phòng kế toán để thực toàn công việc kế toán phát sinh đơn vị để định kỳ lập báo cáo tài gửi phòng kế toán trung tâm; đơn vị không tổ chức kế toán riêng thi bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ phòng kế toán trung tâm 10 20 Nội dung tổ chức việc lập chứng từ kế toán thực theo Điều 19 – Luật kế toán Việt Nam: - Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ - Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ tiêu, kịp thời, xác theo nội dung quy định mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu doanh nghiệp tự lập chứng từ kế toán phải có đầy đủ nội dung quy định chứng từ - Nội dung nghiệp vụ chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh, không viết tắt, tẩy xoá, sửa chữa; số tiền viết chữ phải khớp, với số tiền viết số; viết phải dùng bút mực; số chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa giá trị toán không sử dụng ghi sổ kế toán Trường hợp viết sai vào mẫu chứng từ kế toán phải huỷ bỏ cách gạch chéo vào chứng từ viết sai - Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên viết lần tất liên chứng từ viết hai lần phải đảm bảo thống nội dung tính pháp lý tất liên chứng từ Các chứng từ kế toán lập máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán - Chứng từ kế toán doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên doanh nghiệp liên gửi cho bên phải có dấu doanh nghiệp b.Tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán Nội dung tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán thực theo Điều 20 – Luật kế toán Việt Nam: 20 21 “ Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký Chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút mực Không ký chứng từ kế toán mực đỏ đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống Chữ ký chứng từ kế toán phải người có thẩm quyền người uỷ quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký Chứng từ kế toán chi tiền phải người có thẩm quyền ký duyệt chi kế toán trưởng người uỷ quyền ký trước thực Chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật” - Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định chứng từ có giá trị thực Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật Tất chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút bi bút mực, không ký mực đỏ, bút chì Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng thay chữ ký người phụ trách kế toán đơn vị Người phụ trách kế toán phải thực nhiệm vụ, trách nhiệm quyền quy định cho kế toán trưởng Chữ ký người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc người uỷ quyền), kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) dấu đóng chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu chữ ký giá trị đăng ký ngân hàng Chữ ký kế toán viên chứng từ phải giống chữ ký đăng ký với kế toán trưởng Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền kế toán trưởng) không ký “thừa uỷ quyền” người đứng đầu doanh nghiệp, người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác 21 22 Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký thủ quỹ, thủ kho, nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai Thủ trưởng đơn vị (hoặc người uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu sổ đăng ký - Những cá nhân có quyền uỷ quyền quyền ký chứng từ, không ký chứng từ kế toán chưa ghi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm người ký Việc phân cấp ký chứng từ kế toán Tổng Giám đốc (Giám đốc) đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản - Chứng từ kế toán chi tiền phải người có thẩm quyền ký duyệt chi kế toán trưởng người uỷ quyền ký trước thực Chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên - Người lập, người ký duyệt người khác ký tên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ kế toán 3.2.2 Tổ chức thực chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hướng dẫn xây dựng hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn - Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm mẫu chứng từ kế toán quan Nhà nước có thẩm quyền (Bộ Tài Chính) quy định nội dung, kết cấu mẫu mà doanh nghiệp phải thực biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi tiêu áp dụng thống cho doanh nghiệp doanh nghiệp cụ thể - Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn gồm mẫu chứng từ kế toán quan Nhà nước có thẩm quyền (Bộ Tài Chính) quy định doanh nghiệp sửa chữa, bổ sung thêm tiêu thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép yêu cầu quản lý đơn vị phải đảm bảo đầy đủ nội dung quy định chứng từ kế toán 22 23 - Căn vào danh mục chứng từ kế toán quy định chế độ chứng từ kế toán áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động đơn vị dựa vào mẫu biểu hệ thống chứng từ ban hành Bộ Tài Chính để có bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý đơn vị mà xây dựng hệ thống chứng từ kế toán cho doanh nghiệp Những sửa đổi, bổ sung mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng nội dung kinh tế cần phản ánh chứng từ, chữ ký người chịu trách nhiệm phê duyệt người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh 3.2.3 Tổ chức thực hoá đơn bán hàng 3.2.3.1 Giới thiệu chung hóa đơn bán hàng Theo quy định Điều 21 – Luật kế toán, tổ chức cá nhân bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng trừ số trường hợp ngoại lệ * Các loại hóa đơn: a) Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục mẫu số 5.1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) loại hoá đơn dành cho tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoạt động sau: - Bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nội địa; - Hoạt động vận tải quốc tế; - Xuất vào khu phi thuế quan trường hợp coi xuất b) Hoá đơn bán hàng dùng cho đối tượng sau đây: - Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp bán hàng hoá, dịch vụ nội địa, xuất vào khu phi thuế quan trường hợp coi xuất (mẫu số 3.2 Phụ lục mẫu số 5.2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) - Tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ vào nội địa bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan với nhau, hóa 23 24 đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) c) Hoá đơn xuất loại hoá đơn dùng hoạt động kinh doanh xuất hàng hoá, cung ứng dịch vụ nước ngoài, hình thức nội dung theo thông lệ quốc tế quy định pháp luật thương mại (mẫu số 5.4 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) Ví dụ: - Doanh nghiệp A doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng nước vừa có hoạt động xuất nước Doanh nghiệp A sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng cho hoạt động bán hàng nước Đối với hoạt động xuất nước ngoài, doanh nghiệp A sử dụng hoá đơn xuất - Doanh nghiệp B doanh nghiệp doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng nước vừa có hoạt động bán hàng cho tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan Doanh nghiệp B sử dụng hoá đơn GTGT cho hoạt động bán hàng nước cho hoạt động bán hàng vào khu phi thuế quan - Doanh nghiệp C doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa sử dụng hóa đơn bán hàng, hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan” Khi bán hàng hóa nước (ngoài lãnh thổ Việt Nam), doanh nghiệp C sử dụng hóa đơn xuất - Doanh nghiệp D doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, bán hàng hoá, dịch vụ nước cho khu phi thuế quan, doanh nghiệp D sử dụng hoá đơn bán hàng, xuất hàng hoá nước ngoài, doanh nghiệp D sử dụng hoá đơn xuất d) Hoá đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… đ) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức nội dung lập theo thông lệ quốc tế quy định pháp luật có liên quan Các chứng từ in, phát hành, sử dụng quản lý hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng 24 25 gửi bán đại lý (mẫu số 5.5 5.6 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) 3.2.3.2 Tổ chức thực hoá đơn bán hàng Nội dung hóa đơn lập Nội dung bắt buộc hóa đơn lập phải thể mặt giấy a) Tên loại hoá đơn Tên loại hóa đơn thể tờ hoá đơn Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG… Trường hợp hoá đơn dùng chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán bán hàng đặt thêm tên khác kèm theo, phải ghi sau tên loại hoá đơn với cỡ chữ nhỏ ghi ngoặc đơn Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG - PHIẾU BẢO HÀNH, HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG - PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN) … Đối với hoá đơn xuất khẩu, thể tên loại hoá đơn HOÁ ĐƠN XUẤT KHẨU tên gọi khác theo thông lệ, tập quán thương mại Ví dụ: HOÁ ĐƠN XUẤT KHẨU, INVOICE, COMMERCIAL INVOICE… b) Ký hiệu mẫu số hoá đơn ký hiệu hoá đơn Ký hiệu mẫu số hoá đơn thông tin thể ký hiệu tên loại hoá đơn, số liên, số thứ tự mẫu loại hoá đơn (một loại hoá đơn có nhiều mẫu) Ký hiệu hoá đơn dấu hiệu phân biệt hoá đơn hệ thống chữ tiếng Việt 02 chữ số cuối năm Đối với hoá đơn đặt in, 02 chữ số cuối năm năm in hoá đơn đặt in Đối với hoá đơn tự in, 02 chữ số cuối năm bắt đầu sử dụng hoá đơn ghi thông báo phát hành năm hoá đơn in Ví dụ: Doanh nghiệp X thông báo phát hành hoá đơn tự in vào ngày 7/6/2013 với số lượng hoá đơn 500 số, từ số 201 đến hết số 700 Đến hết năm 2013, doanh nghiệp X chưa sử dụng hết 500 số hoá đơn 25 26 thông báo phát hành Năm 2014, doanh nghiệp X tiếp tục sử dụng hết 500 số hoá đơn thông báo phát nêu Trường hợp doanh nghiệp X không muốn tiếp tục sử dụng số hoá đơn phát hành chưa sử dụng thực huỷ số hoá đơn chưa sử dụng thực Thông báo phát hành hoá đơn theo quy định c) Tên liên hóa đơn Liên hóa đơn tờ số hóa đơn Mỗi số hoá đơn phải có từ liên trở lên tối đa không liên, đó: + Liên 1: Lưu + Liên 2: Giao cho người mua Các liên từ liên thứ trở đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định Riêng hoá đơn quan thuế cấp lẻ phải có liên, liên liên lưu quan thuế Đối với loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với quan có thẩm quyền tổ chức, cá nhân kinh doanh loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với quan có thẩm quyền tạo, phát hành hoá đơn có từ liên trở lên, đó, giao cho người mua liên: liên “giao cho người mua” liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định pháp luật Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tạo hoá đơn liên tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với quan có thẩm quyền mà liên hoá đơn phải lưu quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: quan công an…) sử dụng chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên hoá đơn (bản chụp có xác nhận người bán), chứng từ toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký d) Số thứ tự hoá đơn Số thứ tự hoá đơn số thứ tự theo dãy số tự nhiên ký hiệu hoá đơn, gồm chữ số ký hiệu hóa đơn đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; 26 27 e) Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; g) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi số chữ Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, dòng đơn giá giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải toán ghi số chữ h) Người mua, người bán ký ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) ngày, tháng, năm lập hoá đơn i) Tên tổ chức nhận in hoá đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử Trên hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử phải thể tên, mã số thuế tổ chức nhận in hoá đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử, bao gồm trường hợp tổ chức nhận in tự in hoá đơn đặt in, tự cung ứng phần mềm tự in hoá đơn, tự cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử k) Hóa đơn thể tiếng Việt Trường hợp cần ghi thêm chữ nước chữ nước đặt bên phải ngoặc đơn ( ) đặt dòng tiếng Việt có cỡ nhỏ chữ tiếng Việt Chữ số ghi hóa đơn chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị chứng từ kế toán; chữ viết hóa đơn chữ tiếng Việt không dấu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng chữ viết chữ tiếng Việt không dấu dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi hóa đơn Dòng tổng tiền toán hóa đơn phải ghi chữ Các chữ viết không dấu hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung hóa đơn Trước sử dụng chữ viết hóa đơn chữ tiếng Việt không dấu chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ sử dụng dấu 27 28 chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị hóa đơn, doanh nghiệp phải có văn đăng ký với quan thuế tự chịu trách nhiệm tính xác nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đăng ký Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng tổ chức, cá nhân phải có kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in máy tính tiền in từ giấy cuộn không thiết cố định độ dài, độ dài hoá đơn phụ thuộc vào độ dài danh mục hàng hoá bán ra) Đối với hoá đơn xuất khẩu, nội dung lập hoá đơn xuất phải bao gồm: số thứ tự hoá đơn; ký hiệu mẫu số hoá đơn; ký hiệu hoá đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế đơn vị xuất khẩu; tên, địa đơn vị nhập khẩu; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký đơn vị xuất (tham khảo mẫu số 5.4 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) Trường hợp hoá đơn xuất sử dụng ngoại ngữ sử dụng chữ tiếng Anh Nội dung không bắt buộc hóa đơn lập a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn khoản Điều này, tổ chức, cá nhân kinh doanh tạo thêm thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể tạo lô-gô, hình ảnh trang trí quảng cáo b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hành, không che khuất, làm mờ nội dung bắt buộc phải có hóa đơn Một số trường hợp hóa đơn không thiết có đầy đủ nội dung bắt buộc: a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hoá, dịch vụ tạo, phát hành sử dụng hoá đơn không thiết phải có chữ ký người mua, dấu người bán trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn Thông tư b) Các trường hợp sau không thiết phải có đầy đủ nội dung bắt buộc, trừ trường hợp người mua đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hoá đơn có đầy đủ nội dung hướng dẫn khoản Điều này: 28 29 - Hóa đơn tự in tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại thành lập theo quy định pháp luật không thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua, dấu người bán - Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không thiết phải có chữ ký người bán, dấu người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua - Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn doanh nghiệp sở đề nghị doanh nghiệp, Cục thuế xem xét có văn hướng dẫn hóa đơn không thiết phải có tiêu thức “dấu người bán” - Các trường hợp khác theo hướng dẫn Bộ Tài Hướng dẫn lập hóa đơn theo quy định Điều 14 – Thông tư 64/2013: c.Tổ chức thực chứng từ điện tử Chứng từ điện tử coi chứng từ kế toán có nội dung quy định Điều 17 Luật kế toán thể dạng liệu điện tử, mã hóa mà không bị thay đổi trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán Chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung quy định cho chứng từ kế toán phải mã hoá đảm bảo an toàn liệu điện tử trình xử lý, truyền tin lưu trữ Chứng từ điện tử dùng kế toán chứa vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán, mạng truyền tin,… Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật bảo toàn liệu, thông tin trình sử dụng lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống hình thức khai thác, thâm nhập, chép, đánh cắp sử dụng chứng từ điện tử không quy định Chứng từ điện tử bảo quản, quản lý tài liệu kế toán dạng nguyên mà tạo ra, gửi nhận phải có đầy đủ thiết bị phù hợp sử dụng cần thiết 29 30 Chương TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ KIỂM TRA KẾ TOÁN 7.1 KIỂM TRA KẾ TOÁN Theo quy định Điều 35 – Luật kế toán Việt Nam: Kiểm tra kế toán xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật kế toán, trung thực, xác thông tin, số liệu kế toán Đơn vị kế toán phải chịu kiểm tra kế toán quan có thẩm quyền không lần kiểm tra nội dung năm Việc kiểm tra kế toán thực có định quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật 7.2 NỘI DUNG KIỂM TRA KẾ TOÁN Nội dung kiểm tra kế toán phải xác định định kiểm tra, nội dung kiểm tra kế toán theo quy định Điều 36 – Luật kế toán Việt Nam bao gồm: - Kiểm tra việc thực nội dung công tác kế toán; - Kiểm tra việc tổ chức máy kế toán người làm kế toán; - Kiểm tra việc tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kế toán; - Kiểm tra việc chấp hành quy định khác pháp luật kế toán Trong trình kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán có quyền trách nhiệm theo quy định Điều 37 – Luật kế toán Việt Nam bao gồm: Khi kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải xuất trình định kiểm tra kế toán Đoàn kiểm tra kế toán có quyền yêu cầu đơn vị kế toán kiểm tra cung cấp tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra kế toán giải trình cần thiết Khi kết thúc kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải lập biên kiểm tra kế toán giao cho đơn vị kế toán kiểm tra bản; phát có vi phạm pháp luật kế toán xử lý theo thẩm quyền chuyển hồ sơ đến quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định pháp luật Trưởng đoàn kiểm tra kế toán phải chịu trách nhiệm kết luận kiểm tra 30 31 Đoàn kiểm tra kế toán phải tuân thủ trình tự, nội dung, phạm vi thời gian kiểm tra, không làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường không sách nhiễu đơn vị kế toán kiểm tra 7.3 TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN CỦA DOANH NGHIỆP ĐƯỢC KIỂM TRA KÉ TOÁN Tại Điều 38 – Luật kế toán Việt Nam quy định quyền trách nhiệm đơn vị kiểm tra kế toán sau: 1.Trách nhiệm doanh nghiệp - Cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra giải trình nội dung theo yêu cầu đoàn kiểm tra; - Thực kết luận đoàn kiểm tra kế toán 2.Quyền doanh nghiệp - Từ chối kiểm tra thấy việc kiểm tra không thẩm quyền nội dung kiểm tra trái với quy định Luật kế toán; - Khiếu nại kết luận đoàn kiểm tra kế toán với quan có thẩm quyền định kiểm tra kế toán; trường hợp không đồng ý với kết luận quan có thẩm quyền định kiểm tra kế toán thực theo quy định pháp luật Doanh nghiệp cấp có quyền chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán đơn vị cấp 7.4 CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN QUYẾT ĐỊNH KIỂM TRA KẾ TOÁN Căn điều 35 Luật Kế toán, quan có thẩm quyền định kiểm tra kế toán quy định sau: 1.Bộ Tài chính, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ quan khác Trung ương phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn định kiểm tra kế toán đơn vị kế toán lĩnh vực phân công phụ trách 2.Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn định kiểm tra kế toán đơn vị kế toán địa phương quản lý 31 32 3.Đơn vị kế toán cấp trên, có Tổng công ty nhà nước định kiểm tra kế toán đơn vị kế toán trực thuộc 7.5 CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN KIỂM TRA KẾ TOÁN Căn điều 35 Luật Kế toán, quan có thẩm quyền kiểm tra kế toán quy định sau: 1.Các quan có thẩm quyền định kiểm tra kế toán quy định đồng thời có thẩm quyền kiểm tra kế toán 2.Cơ quan Thanh tra Nhà nước, Thanh tra Tài chính, Kiểm toán Nhà nước, quan thuế thực nhiệm vụ kiểm tra, tra, kiểm toán đơn vị kế toán có quyền kiểm tra kế toán 32 33 Chương TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ KIỂM KÊ TÀI SẢN 8.1 KIỂM KÊ TÀI SẢN Kiểm kê tài sản việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn có thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu sổ kế toán Kiểm kê tài sản nhằm phát kịp thời nguyên nhân gây chênh lệch số thực tế với số liệu sổ kế toán, tiến hành điều chỉnh số liệu sổ kế toán cho phù hợp với thực tế Vì phải kiểm kê tài sản? Phải kiểm kê tài sản vì: Có gian lận sai sót trình ghi sổ, trình bảo quản tái sản Có nhiều vật tư, tài sản trình bảo quản có hao hụt tự nhiên * Ưu điểm: cung cấp chứng có độ tin cậy cao kiểm kê trình xác minh hữu tài sản, mang tính khách quan Hơn cách thực kỹ thuật đơn giản phù hợp với chức xác minh kiểm toán * Nhược điểm: Kiểm kê cho biết hữu tài sản mà không cho biết quyền sở hữu đơn vị tài sản ( VD: tài sản thuê ngoài, mượn…), Kiểm kê cho biết số lượng rõ chất lượng, tình trạng kỹ thuật 8.2 CÁC TRƯỜNG HỢP THỰC HIỆN KIỂM KÊ TÀI SẢN Tại Điều 39 – Luật kế toán Việt Nam quy định đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trường hợp sau: - Cuối kỳ kế toán năm, trước lập báo cáo tài - Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp - Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp - Xảy hỏa hoạn, lũ lụt thiệt hại bất thường khác - Đánh giá lại tài sản theo định quan nhà nước có thẩm quyền - Các trường hợp khác theo quy định pháp luật 8.3 KẾT THÚC CÔNG TÁC KIỂM KÊ Sau kiểm kê tài sản, đơn vị phải thực công việc sau: 33 34 - Đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết kiểm kê Để đối chiếu với số liệu sổ kế toán - Trường hợp có chênh lệch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân phải phản ánh số chênh lệch kết xử lý vào sổ kế toán trước lập báo cáo tài - Việc kiểm kê phải phản ánh thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản Người lập ký báo cáo tổng hợp kết kiểm kê phải chịu trách nhiệm kết kiểm kê 34