Đang tải... (xem toàn văn)
NỘI DUNG 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án 2. Hình thức tổ chức quản lý dự án 3. Đội ngũ nhân sự 4. Lập kế hoạch dự án 5. Cơ cấu phân chia công việc 6. Ngân sách dự án 1. Tổng quan về tổ chức QLDA a. Khái niệm b. Những quy luật thông thường của dự án c. Lý do thất bại của dự án
8/18/2016 Chương & TỔ CHỨC BỘ MÁY QTDA LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda NỘI DUNG Tổng quan tổ chức quản lý dự án Hình thức tổ chức quản lý dự án Đội ngũ nhân Lập kế hoạch dự án Cơ cấu phân chia công việc Ngân sách dự án Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 8/18/2016 Tổng quan tổ chức QLDA a Khái niệm b Những quy luật thông thường dự án c Lý thất bại dự án Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda Tổng quan tổ chức QLDA a Khái niệm Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, theo dõi bao quát tất phương diện thành phần tham dự dự án, nhằm đạt mục tiêu cách chắn tiêu chuẩn chi phí, thời gian chất lượng dự án Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 8/18/2016 Tổng quan tổ chức QLDA a Khái niệm Dự án phải đạt mục tiêu giới hạn thời gian, chi phí, chất lượng thỏa mãn thành phần liên quan, gồm: – Chủ đầu tư – Nhà thầu – Các nhà tư vấn Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda Tổng quan tổ chức QLDA a Khái niệm – Chính phủ lãnh đạo địa phương – Các nhà tài trợ – Dân chúng nơi thực dự án – Người thụ hưởng từ kết dự án Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 8/18/2016 Tổng quan tổ chức QLDA a Khái niệm Đặc điểm dự án ln có tính chất có ảnh hưởng rộng lớn Nguyên tắc quản lý dự án thường xuyên kiểm tra chặt chẽ mục tiêu, tiến độ, chi phí, chất lượng giai đoạn Các dự án thường khó đảm bảo thời gian, mức ngân sách với đội ngũ mà bắt đầu => Dự án thường có tính biến động Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda Tổng quan tổ chức QLDA b Những quy luật thông thường dự án Giai đoạn đầu cuối dự án thường diễn chậm Bản chất dự án phức tạp, thường phát sinh lỗi Người quản lý thi hành dự án ý đến vấn đề Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 8/18/2016 Tổng quan tổ chức QLDA b Những quy luật thông thường dự án Một dự án thường có nhiều thay đổi so với lúc thiết kế Các dự án thiết kế kỹ lưỡng việc thay đổi giảm Dự án thường phát sinh mẫu thuẫn bên bên Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda Tổng quan tổ chức QLDA c Một số lý dẫn tới dự án bị thất bại i Dự án kinh doanh: Dự báo lạc quan thị trường mức cầu thị trường Sai lầm lựa chọn công nghệ Quản lý Đánh giá không phản ứng đối thủ cạnh tranh Rủi ro yếu tố khách quan 10 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 10 8/18/2016 Tổng quan tổ chức QLDA c Một số lý dẫn tới dự án bị thất bại ii Dự án cơng ích: – Sai lầm xác định mục tiêu dự án – Hoạch định dự án khơng rõ ràng, khơng xác, thiếu đồng – Quản lý – Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ – Thông tin không kịp thời 11 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 11 Hình thức tổ chức quản lý dự án a Tổ chức theo chức b Tổ chức theo dự án c Hình thức tổ chức hỗn hợp d Hình thức tổ chức tham mưu e Hình thức tổ chức theo ma trận 12 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 12 8/18/2016 Hình thức tổ chức quản lý dự án a Tổ chức theo chức Ban Lãnh Đạo Phòng Kế hoạch Phịng Tài Phịng Nhân Phịng Kỹ thuật …… DỰ ÁN 13 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 13 Hình thức tổ chức quản lý dự án a Tổ chức theo chức Trong đơn vị phân chia phận theo chức chuyên mơn Ví dụ: phịng kế hoạch, phịng tài chính, phịng nhân sự, Các phận chuyên môn tham gia theo dõi dự án 14 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 14 8/18/2016 Hình thức tổ chức quản lý dự án a Tổ chức theo chức i Ưu điểm – Tập trung chuyên gia giỏi lĩnh vực chun mơn khác nên có điều kiện trau dồi nâng cao lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình thường đơn vị 15 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 15 Hình thức tổ chức quản lý dự án a Tổ chức theo chức i Ưu điểm – Các chuyên gia lúc tham gia nhiều dự án khác nên dễ theo dõi phân phối nguồn lực cho dự án – Bất kỳ phận chuyên môn theo dõi quản lý dự án yêu cầu 16 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 16 8/18/2016 Hình thức tổ chức quản lý dự án a Tổ chức theo chức ii Khuyết điểm – Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm toàn dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án) – Các phận chức không tập trung cho dự án cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ 17 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 17 Hình thức tổ chức quản lý dự án a Tổ chức theo chức ii Khuyết điểm – Khơng khuyến khích đóng góp tích cực thành viên tham gia (vì dự án khơng quản lý tập trung, khơng có chủ nhiệm) 18 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 18 8/18/2016 Hình thức tổ chức quản lý dự án b Tổ chức theo dự án Ban Lãnh Đạo Dự án A 19 Dự án B Dự án C …… Ban lãnh đạo nắm quyền chủ nhiệm (hay giám đốc), chủ nhiệm dự án lại có phận chun mơn xí nghiệp nhỏ (SBU: Small Business Units) Hình thức tổ chức quản lý dự án b Tổ chức theo dự án i Ưu điểm – Đảm bảo quyền hạn tính độc lập cho chủ nhiệm dự án Giúp chủ nhiệm dự án có điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án – Hình thành ê-kíp dự án, có tác dụng kích thích tính tích cực thành viên dự án 20 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 20 10 8/18/2016 Nhân a Giám đốc dự án i Giới thiệu – Quản lý dự án phần quản lý người Nhà quản trị dự án phần lớn thời gian quan hệ giải với bên tham gia dự án => Vai trò nhà quản trị dự án trở nên quan trọng 33 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 33 Nhân a Giám đốc dự án i Giới thiệu – Năng lực quản trị dự án, khả tổ chức, điều hành kiến thức kinh nghiệm lãnh đạo có ảnh hưởng lớn tới mục tiêu dự án – Giám đốc dự án người góp phần vào thành/bại dự án 34 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 34 17 8/18/2016 Nhân a Giám đốc dự án ii Vị trí giám đốc dự án – Giám đốc trung tâm dự án, cầu nối mấu chốt để phối hợp bên liên quan đến dự án – Giám đốc dự án trung tâm điều tiết liên kết bên liên quan 35 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 35 Nhân a Giám đốc dự án iii Trách nhiệm giám đốc dự án – Phục vụ khách hàng – Trách nhiệm với tồn q trình dự án 36 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 36 18 8/18/2016 Nhân a Giám đốc dự án iii Trách nhiệm giám đốc dự án – Trách nhiệm với tồn q trình dự án: Thực hợp đồng dự án, đảm bảo mục tiêu dự án Lập kế hoạch thực dự án điều hành tổng thể Xây dựng đội ngũ dự án Đưa sách 37 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 37 Nhân a Giám đốc dự án iv Yêu cầu người giám đốc dự án – Về kiến thức cần có: Có hiểu biết sâu rộng kiến thức chun mơn Có hiểu biết sâu rộng kiến thức tổng hợp 38 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 38 19 8/18/2016 Nhân a Giám đốc dự án iv Yêu cầu người giám đốc dự án – Về lực cần có: Năng lực quản lý/Năng lực lãnh đạo Năng lực ngoại giao Ra định – Về đạo đức phải có phẩm chất đạo đức tốt 39 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 39 Nhân b Đội ngũ dự án i Khái niệm – Là tập thể cán nhân viên trực tiếp thực công việc dự án – Đội ngũ thành lập thời gian tồn dự án – Đội ngũ nhân dự án cần phải có tinh thần tập thể để tạo nên sức mạnh Nếu thiếu phối hợp nguyên nhân thất bại 40 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 40 20 8/18/2016 Nhân b Đội ngũ dự án ii Nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án – Quyền lợi trách nhiệm phải đơi – Cần khích lệ ràng buộc để đảm bảo đội ngũ hoạt động hiệu Cần có sách thưởng/phạt hệ thống đánh giá cống hiến 41 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 41 Nhân b Đội ngũ dự án ii Nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án – Sự đạo giúp đỡ chuyên gia lãnh đạo cấp cho đội ngũ dự án nhận quan tâm, đạo cấp chuyên môn tinh thần – Dung hòa mối quan hệ bao gồm mối quan hệ với khách hàng, quan quản lý nhà nước 42 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 42 21 8/18/2016 Nhân b Đội ngũ dự án iii Phát triển đội ngũ dự án Đào tạo bồi dưỡng Đánh giá khuyến khích 43 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 43 Nhân b Đội ngũ dự án iv Lãnh đạo đội ngũ dự án Có thể thực theo hình thức: Giám sát: Đây hình thức cần thiết thường làm cản trở việc phát huy tài hợp tác thành viên 44 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 44 22 8/18/2016 Nhân b Đội ngũ dự án iv Lãnh đạo đội ngũ dự án Tham gia: Là hình thức tương đối dân chủ Khi đề sách kế hoạch thường có tham gia tiếp thu ý kiến thành viên dự án Phương pháp có ưu điểm phát huy sáng kiến thành viên tổ chức tốt 45 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 45 Nhân b Đội ngũ dự án iv Lãnh đạo đội ngũ dự án Đội ngũ: Giám đốc toàn thể đội ngũ đưa sách, kế hoạch, giải vấn đề, gánh vác trách nhiệm dự án 46 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 46 23 8/18/2016 Nhân c Quản trị xung đột – Bản chất dự án phát sinh nhiều vấn đề, dẫn tới xung đột thường xảy – Giải xung đột đội ngũ dự án việc cần thực sớm – Có hai phương pháp để giải xung đột là: phương pháp cấu phương pháp cá nhân 47 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 47 Nhân c Quản trị xung đột – Phương pháp cấu dùng để phòng, tránh hạn chế xung đột: Giải thích rõ yêu cầu công việc Tạo phối hợp liên kết hoạt động cá nhân phận khác Xác lập mục tiêu chung cho đội ngũ/tổ chức Áp dụng hệ thống thưởng/phạt 48 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 48 24 8/18/2016 Nhân 49 c Quản trị xung đột – Phương pháp cá nhân dùng trường hợp xung đột nảy sinh Để giải người ta áp dụng: Xoa dịu Thỏa hiệp Hợp tác Bỏ qua Đối lập Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 49 Lập kế hoạch dự án Lập kế hoạch dự án việc xác định công việc cần làm, xếp chúng theo trình tự hợp lý, xác định nguồn lực thực thời gian làm cơng việc nhằm hồn thành mục tiêu xác định dự án 50 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 50 25 8/18/2016 Lập kế hoạch dự án Trình tự lập kế hoạch dự án 51 Xác lập mục tiêu dự án Phát triển kế hoạch Sơ đồ kế hoạch Báo cáo kết thúc Dự toán chi phí, Phân bổ nguồn lực Lập tiến độ thực Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 51 Lập kế hoạch dự án Nội dung kế hoạch dự án ND1: Tổng quan chung dự án Tóm tắt mục tiêu nội dung dự án Mô tả cấu quản lý áp dụng cho dự án, danh sách điểm mốc quan trọng dự án ND2: Các mục tiêu dự án Nêu thông tin chi tiết cho mục tiêu nêu phần tổng quan, thông tin lợi nhuận,mục tiêu cạnh tranh, mục tiêu kỹ thuật dự án 52 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 52 26 8/18/2016 Lập kế hoạch dự án Nội dung kế hoạch dự án ND3: Khía cạnh kỹ thuật & quản trị dự án Mô tả phương pháp quản lý kỹ thuật sử dụng cho công việc dự án ND4: Vấn đề hợp đồng dự án Đây phần quan trọng dự án, có danh sách mơ tả yêu cầu cụ thể, nguồn cung cấp, thỏa thuận hợp tác, ban tư vấn, ban kiểm tra, … 53 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 53 Lập kế hoạch dự án Nội dung kế hoạch dự án ND5: Tiến độ dự án Nêu tiến độ khác liệt kê tất điểm mốc quan trọng ND6: Nguồn lực dự án Những yêu cầu vốn tiêu cần phải thể chi tiết ngân sách dự án Cần nêu rõ thủ tục kiểm sốt điều hành chi phí 54 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 54 27 8/18/2016 Lập kế hoạch dự án Nội dung kế hoạch dự án ND7: Nhân dự án Nêu rõ kỹ đặc biệt, loại hình đào tạo cần thiết, vấn đề tuyển dụng, hạn chế pháp lý/chính sách lực lượng lao động ND8: Kiểm tra & đánh giá dự án Mơ tả tóm tắt thủ tục cần phải tuân thủ việc điều hành, thu thập, lưu trữ đánh giá trình dự án 55 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 55 Lập kế hoạch dự án Nội dung kế hoạch dự án ND9: Các vấn đề rủi ro tiềm ẩn Đề cập đến rủi ro kế hoạch đối phó để hạn chế hậu gây bất lợi đến mục tiêu dự án rủi ro xảy 56 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 56 28 8/18/2016 Cơ cấu phân chia công việc Cơ cấu phân chia công việc (WBS) việc phân chia theo cấp bậc dự án thành nhóm nhiệm vụ cơng việc cụ thể Cần phải xác định, liệt kê lập giải thích cho cơng việc cần thực dự án 57 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 57 Cơ cấu phân chia công việc 58 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 58 29 8/18/2016 Cơ cấu phân chia cơng việc Trình tự lập WBS Phân tích cơng việc Lập danh mục mã hóa công việc Xác định thời gian, nguồn lực cho công việc Xác lập ma trận trách nhiệm 59 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 59 Cơ cấu phân chia công việc Xác lập ma trận trách nhiệm 60 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 60 30 8/18/2016 Cơ cấu phân chia công việc Xác lập ma trận trách nhiệm 61 Chương 3&4: Lập kế hoạch ngân sách dự án Tổ chức máy qtda 61 31