Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I 4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 4 CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Sông Đà 4 4 1, Một trong những nét cơ bản về Công ty Cổ phần Sông Đà 4 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sông Đà 5 2.1. Chức năng. 5 2.2.Nhiệm vụ 6 2.3.Quyền hạn 8 2.4. Cơ cấu tổ chức 8 2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần Sông Đà 4 9 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòngCông ty cổ phần Sông Đà 4. 11 1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 11 1.1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng. 11 1.2.Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính 13 3. Trách nhiệm công việc chính 15 3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty. 15 3.2 chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty. 16 3.3. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty 16 3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 16 3.5. thực hiện các công việc khác. 16 4. Điều kiện làm việc. 16 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4. 17 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 17 1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty. 17 1.2. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty cổ phần sông đà 4( sơ đồ xem phần phụ lục III) 20 1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức một cuộc hội nghị của công ty, lập hồ sơ hội nghị ( sơ đồ xem phần phụ lục IV) 22 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty( sơ đồ xem phần phụ lục V) 24 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công sở của công ty cổ phần sông đà 4. 26 1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng Hành chính tai Công ty cổ phần sông đà 4. 27 2. Khảo sát về công tác văn thư lưu trữ. 29 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của công ty. 29 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của trưởng phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của công ty. 30 PHẦN II 39 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP : 39 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 39 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 39 2.Mẫu hoá một số văn bản sau: 47 3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 54 4.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 55 5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan. Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty. 57 5.1.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng hành chính. 57 5.2. Ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng hành chính. 57 PHẦN III 58 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 58 I. Nhận xét, đánh giá chung về những Ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 58 1. Ưu điểm: 59 2. Nhược điểm: 60 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược diểm. 60 KẾT LUẬN 63 PHẦN PHỤ LỤC 65
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Ngày đất nước đà phát triển máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan tổ chức Chính điều khiến cần phải trang bị điều kiện tốt để làm công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan doanh nghiệp nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo cho lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan tổ chức Cùng với đổi đất nước, ngành lĩnh vực hoạt động có đống góp định có tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà vào xu năm gần nghành Quản trị văn phòng có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu hành Ngành quản trị văn phòng xác định hoạt động máy quản lý chiếm phần lớn nội dung hoạt động quan mắt xích quan trọng hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn phòng có làm tốt hay không Làm tốt công tác văn phòng góp phần giải công việc giải nhan h chóng, xác, xuất chất lượng, chế độ, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nuớc để làm trái pháp luật, nhằm góp phần lao vào phát triển kinh tế bảo vệ đất nước quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng hoạt động quản lý văn nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng, Đảng nhà nước ta nhiều năm không ngừng cải cách nguồn hành quốc gia có công tác quản trị văn phòng tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt công tác quản trị văn phòng đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ Ngày công tác văn phòng có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trò quan trọng Sống xã hội phát triển ngày đòi hỏi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực phấn đấu để trao dồi phục vụ cho xã hội cho đất nước Chính thế, đất nước ta ngày hội nhập sâu rộng vào kinh tế giới, đa dạng hoá đa phương hoá quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hội n hập đó, đòi hỏi phải có đổi cách tích cực, chủ động toàn diện.vì đòi hỏi hành văn phòng phải phải nhanh chóng đổi theo định hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu nhằm tạo tính cạnh tranh cao Đòi hỏi phận hành phải đổi để phù hợp với thời đại Xuất phát từ nhu cầu xã hội tầm quan trọng văn phòng xu phát triển nay, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thành lập khoa Quản trị Văn Phòng, với phương châm nhà trường “ Học thật, thi thật, đời làm thật” “ lý luận gắn với thực tiễn ” Để đáp ứng phương châm Khoa Quản trị Văn phòng tiến hành cho sinh viên thực tâp quan đơn vị, giúp cho sinh viên có thời gian trải nghiệm với thực tế làm quen với công việc tai quan đơn vị, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan, dịp để sinh viên củng cố lại kiến thức học đồng thời tập dược phẩm chất đạo đức quản trị viên hội cho sinh viên rút kinh nghiệm làm việc giao tiếp cho công việc sau trường Thực kế hoạch Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội việc thực tập tốt nghiệp lớp Cao đẳng Quản trị văn Phòng k13A- Hệ quy( khoá 20132016), với giúp đỡ ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Sông Đà tao điều kiện tiếp nhận em thực tập công ty Thời gian thực tập từ ngày 29/02/2016 đến ngày 29/04/2016 Nhờ giúp đỡ cán nhân viên phòng hành công ty đặc biệt nhờ giúp đỡ tận tình cán Nguyễn ngọc Mẫn giúp đỡ tạo hội cho em áp dụng lý thuyết áp dụng vào thực tiễn công tác, rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn phòng Trong thời gian thực tập Văn phòng công ty em nhận thấy rõ vai trò sâu sắc văn phòng quan nói chung văn phòng nói riêng Đồng thời em nhận thấy quan tâm xây dựng phát triển, Văn phòng công ty phát huy vị trí, vai trò việc tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty đạo điều hành nhiệm vụ phát triển kinh tế, bảo đảm thực tốt công quản trị hậu cần cho hoạt động công ty Báo cáo thực tập kết thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyên ngành công ty Đây lần e làm cán bộ, nhân viên thực nên nhiều bỡ ngỡ, vốn kiến thức hạn chế ,nên có sai sót định Em viết báo cáo gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn Phòng kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy( cô) Giáo viên phụ trách môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện nghiệp vụ để có sở, tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp tới đạt kết cao đồng thời phục vụ cho công tác sau với hi vọng góp phần nhỏ công đổi mới, xây dựng quê hương đất nước Đặc biệt em xin cảm ơn tất thầy cô khoa, người giảng dạy em trình học tập thầy cô người truyền đạt cho em kiến thức kinh nghiệm sống Em xin chân thành cảm cô Ths Lâm Thu Hằng khoa Quản trị văn phòng tận tình hướng dẫn em suốt trình thực tập trải nghiệm để em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty cổ Phần Sông đà 4, toàn thể cán nhân viên văn phòng hành tạo điều kiện giúp đỡ giúp e thu thập thông tin tài liệu để em hoàn thành báo cáo thực tập Bài báo thực tập em nhiều hạn chế kiến thức thời gian kinh nghiệm thực tế, cố gắng không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận giúp đỡ, góp ý thầy cô hội đồng chấm để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày tháng năm 2016 Sinh viên Lê Thị Phương Dung PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Cổ phần Sông Đà 1, Một nét Công ty Cổ phần Sông Đà Tên Công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ Tên giao dịch quốc tế: SONG DA No4 JOINT-STOCKS COMPANY Viết tắt: SONGDA.No4 JSC Trụ sở : Tầng 3, nhà TM,KĐT Văn khê, phường La Khê, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội Điện thoại: 042.2253465 Fax: 0422253467 Email: info@songda4.vn Website: www Songda4.vn- www.songda4.com.vn Ngày thành lập: Ngày 01 tháng 06 năm 1989 Vốn điều lệ: 103.000.000.000 (một trăm linh ba tỉ đồng chẵn) Tổng số cán công nhân: 1086 người Trong đó: Gián tiếp 177 người Trực tiếp 909 người Công ty cổ phần Sông Đà đơn vị thành viên thuộc Tổng Công ty Sông Đà, thành lập theo định 447 QĐ- BXD ngày 18/05/1989 Bộ Trưởng Bộ Xây Dựng Công ty Cổ phần Sông Đà chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần theo định số 1329/QĐBXD ngày 26/10/2007 Bộ trưởng Bộ Xây dựng Trải qua hai mươi năm xây dựng trưởng thành, công ty không ngừng phát triển mặt: quy mô tổ chức, chức nhiệm vụ, cấu ngành nghề, tổng giá trị sản xuất năm sau cao năm trước… Công ty quan tâm đến việc đào tạo, xây dựng đội ngũ kỹ sư , kỹ thuật, cán quản lý giỏi tất lĩnh vực, đội ngũ công nhân công nhân có tay nghề với kỹ thuật chuyên sâu Đên nay, Công ty xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân có trình độ giỏi để thi công công trình công nghiệp, dân dụng Với ngành nghề truyền thống xây dựng công trình thuỷ điện Trong năm qua, Công ty Cổ phần Sông Đà tham gia nhiều công trình lớn trọng điểm đất nước : thuỷ điện Yaly( 720MW), nhà máy nước long xuyên, Công trình đường Hồ Chí Minh, Thuỷ điện Sesan 3(290NW), Thuỷ điện Sesan 4(320MW), công trình thuỷ điện vẽ, công trình thuỷ điện Xeekamanl – nước Cộng Hoà Dân Chủ Nhân Dân Lào… Trong lĩnh vực xây lắp, công ty coi trọng ứng dụng tiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ vào thi công Công ty tăng cường hợp tác với nước nước đầu tư trang thiết bị thi công sản xuất vật liệu xây dựng tiên tiến Công ty vươn lên chiếm lĩnh thị trường công nghệ thi công bê tông lạnh… Việc áp dụng công nghệ rút ngắn thời gian thi công, công trình, đảm bảo tiến độ, chất lượng hiệu kinh tế, an toàn lao động nâng cao hiệu uy tín nhà thầu Sông Đà xây lắp thuỷ điện Hiện nay, Công ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Đến nay, Công ty cổ Phần Sông Đà trở thành doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xây lắp đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu, lấy hiệu kinh tế xã hội làm thước đo phát triển bền vững mong muốn làm đối tác tin cậy lĩnh vực hoạt động với tất bạn hàng nước Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Sông Đà 2.1 Chức Công ty Cổ Phần Sông Đà Đầu tư xây dựng Hạ tầng, giao thông công trình thuỷ điện…Chịu giám sát kiểm tra Tổng Công ty Sông Đà nhà nước.t the Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, đứng đầu Tổng giám đốc có quyền định vấn đề hoạt động Công ty Các phòng ban có chức tham mưu, hoạt động Công ty thống từ xuống Quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty theo chương trình, nhiệm vụ, mục tiêu Chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động Công ty Công ty Cổ phần Sông Đà hoạt động mạnh mẽ tất lĩnh vực xây dựng như: dự án thuỷ điện Yaly, nhà máy nước long xuyên, thuỷ điện Sesan 3, sesan 4, công trình vẽ Đất nước Lào 2.2.Nhiệm vụ Công ty cổ Phần Sông Đà thực theo giấy chứng nhận doanh ngiệp Công ty cổ phần với mã số doanh ngiệp 5900189325 đăng ký lần đầu ngày 15/11/2007, đăng ký thay đổi lần thứ ngày 20/01/2011 sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp với chức - Xây dựng công trình thuỷ lợi, thuỷ điện, giao thông đường bộ, công trình công ngiệp, dân dụng - Thi công lắp đường dây trạm biến áp đến 110KV; - Đầu tư xây dựng khu công ngiệp đô thị; - Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét( hoạt động sau quan có thẩm quyền nhà nước cho phép); - Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét( sản xuất vật tư, vật liệu xây dựng kết cấu bê tông, đường ống cấp thoát nước); - Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng ( kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng , cầu kiện bê tông , đường ống cấp thoát nước); - Sản xuất, truyền tải phân phối điện( hoạt động khiđược quan có thẩm quyền nhà nước cho phép ); - Xuất nhập vật tư, nguyên liệu, thiết bị khí, giới công nghệ xây dựng ; Thực tốt công tác tiếp thị, mở rộng quan hệ,quảng bá thương hiệu để nâng cao uy tín mở rộng thị trường cho Công ty.Thực đầy đủ nghĩa vụ người lao động theo quy định Bộ luật lao động Chi phí tiền lương tiền thưởng dựa hiệu hoạt động kinh doanh Chăm lo, đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật, ngiệp vụ quản lý cho cán bộ, công nhân viên công ty, phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo thực chiến lược phát triển nhiệm vụ Công ty Thực chế độ quy định quản lý vốn , tài sản, kế toán, hoạch toán, chế độ kiểm toán chế độ khác theo quy định nhà nước, chịu trách nhiệm tính xác thực hoạt động tài Công ty Thực nghĩa vụ thuế khoản nộp ngân sách theo quy định.thực chế độ báo định kỳ đột xuất theo yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền; chịu trách nhiệm tính xác trung thực báo cáo Chịu kiểm tra, giám sát ; tuân thủ quy định tra quan tài quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.có trách nhiệm lưu giữ bảo quản chứng từ tài liệu, sổ sách kế toán toàn tài liệu liên quan đến hoạt động Công ty cải thiện điều kiện làm việc theo quy định nhà nước - Đảm bảo đủ việc làm cải thiện điều kiện làm việc ngày tốt cho người lao động, không ngừng nâng cao nhu cầu thu nhập đời sống cho người lao động - Đảm bảo nghĩa vụ với nhà nước, phù hợp với yêu cầu kinh doanh ngành nghề lĩnh vực hoạt động Bên cạng công ty sông đà đặt triết lý kinh doanh lên hàng đầu để làm nên thành công lớn TRUNG THỰC THÀNH CÔNG ĐẠO ĐỨC 2.3.Quyền hạn -Quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai nguồn lực khác để phục vụ hoạt động công ty - Được đầu tư, huy động vốn để hoạt động theo quy định pháp luật - Chủ động tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, liên doanh, liên kết hợp tác đơn vị, tổ chức nước theo quy định pháp luật - đạo xây dựng ban hành nội quy hệ thống quy chế nội Thường xuyên theo dõi công tác khoán toàn cho hạng mục theo giai đoạn - Thực quản lý giá thành sở áp dụng mức lao động vật tư đơn giá tiền lương Nhà nước, nội chi phí khác đảm bảo hiệu kinh doanh công ty phù hợp với quy trình pháp luật Lựa chọn hình thức thực tiền lương, thưởng cho người lao động, phù hợp với yêu cầu kinh doanh công ty, quy định nhà nước - Được hưởng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh thông qua việc trích lập sử dụng quỹ theo quy định Nhà nước - Trực tiếp làm việc với quan thuế Riêng thuế thu nhập doanh nghiệp thực theo đơn vị hoạch toán phụ thuộc 2.4 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phân Sông Đà công ty thuộc Bộ xây dựng chia thành nhiều chi nhánh Công ty cổ phần Sông Đà nằm chi nhánh đó, máy công ty tổ chức phong phú đa dạng… bố trí xếp theo quy mô hợp lý, nhằm tạo điều kiện cho việc quản lý giám đốc đến tất nhân viên cách hợp lý đạt hiệu công việc Hoạt động lĩnh vực phát triển Việt nam nói riêng giới nói chung, cấu tổ chức công ty thể sơ đồ sau: 2.1.Sơ đồ tổ chức máy công ty cổ phần Sông Đà HỘI9ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨCHÀNH CHÍNH PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG QUẢN LÝKỸ THUẬT PHÒNG TÀI CHÍNHKẾ TOÁN ĐỘI CÔNG TRÌNHI PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI CHÍNHKẾ HOẠCH ĐỘI CÔNG TRÌNH II 10 PHÒNG KINH TẾ VẬT TƯ sức, giảm chi phí quản lí điều hành mà đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày Đồng thời giúp cho nhà quản lý thoát khỏi cong việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán công chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt nhiệm vụ tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao Chuyển dần chế độ làm việc cũ sang chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấp trung gian Khoa học hoá tiêu chuẩn hoá mẫu giấy tờ hành thủ tục hành nhằm vừa đảm bảo tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành quan công dân, cải tiến thủ tuch hành Giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng xác có xuất chất lượng đường lối sách nguyên tắc chế độ Đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ kịp thời xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho công đổi Nhược điểm: Nhân viên văn phòng đại Nhân viên văn phòng nhiều không đáp ứng văn phòng đại Văn phòng đại với hối bận rộn văn phòng đại khiến sức khoẻ nhân viên giảm suất công việc giảm (Sơ đồ phụ lục VI) Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng hành quan Nhận xét ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng công ty 5.1.Đánh giá cấu tổ chức, máy phòng hành - Cơ cấu tổ chức, máy phòng hành đơn giản gồm có trưởng phòng ban chuyên môn là: Văn thư- lưu trữ, bảo vệ, phận tạp vụ - Các phận phòng hành tương tác, hỗ trợ lẫn 51 công việc, có mối liên hệ chặt chẽ với - Bộ phận văn thư- lưu trữ kiêm nhiệm nhiều công tác như: lễ tân, văn thư, lưu trữ quan 5.2 Ưu điểm, nhược điểm cấu tổ chức, máy phòng hành Ưu điểm: Nhìn chung cấu tổ chức máy công ty Cổ phần Sông Đà gọn gàng, giúp công ty tiết kiệm chi phí, tránh lãng phí dư thừa nhân sự, chồng chéo công việc giũa cán bộ, nhân viên Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm số nhược điểm công việc cán bộ, nhân viên tương xứng người nhiều công việc người lại công việc xếp chưa phù hợp với lãnh đạo 52 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung Ưu điểm, nhược điểm công tác văn phòng quan Công ty cổ phần Sông Đà đường phát triển Mặc dù công ty nhỏ hiệu làm việc cao không nói đến đội ngũ cán văn phòng góp phần quan trọng cho phát triển chung công ty Qua trình thực tập tai phòng hành công ty tiếp xúc với công việc em nhận thấy điều rằng: Văn phòng có vị trí quan trọng hoạt động công ty nói riêng quan , đơn vị khác nói chung, phòng hành máy điều hành tổng hợp quan đơn vị văn phòng nơi xử lý thu thập thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo cho lĩnh vực hậu cần đảm bảo điều kiện cho hoạt động công ty, văn phòng coi “ cánh tay phải đắc lực” lãnh đạo quan trình giải công việc tham mưu tổng hợp cung cấp xử lý thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, kịp thời xác Trong thời gian em làm quen, rèn luyện học tập để trởi thành cán văn phòng thực thụ, thành thạo chuyên môn nghiệp vụ để vào thực tế giải công việc cách dễ dàng, tự tin vào khả giao tiếp, hiểu nhân cách, tác phong người cán văn phòng thời kỳ hội nhập thân em sinh viên thực tập nên trình thực tập quan có số hạn chế chưa tìm hiểu , quan sát tỉ mỉ vấn đề đưa nhận xét toàn diện, bao quát xác vậy, báo cáo với kiến thức học với thông tin tổng hợp trình hoạt động Công ty Hi vọng đánh giá em giúp ích cho công ty hoàn thiện máy hành Sau đánh giá ưu điểm, nhược điểm em công tác hành văn phòng công ty Ưu điểm: 53 Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Công ty nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế thị trường để đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng công tác văn phòng Một số công việc thủ công loại bỏ Môi trường làm việc chuyên nghiệp, tinh thần làm việc đầy trách nhiệm lãnh đạo cán công nhân viên công ty Có phòng làm việc lý tưởng, không gian thoáng đãng, màu sắc phòng làm việc tạo cảm giác thoải mái cho người làm Điều kích thích khả tư tính sáng tạo công việc Công ty trọng đầu tư vào sở vật chất phương tiện kỹ thuật ho văn phòng nên văn phòng mang dáng dấp văn phòng đại.Hầu hết vật dụng bàn ghế thiết kế theo kiểu đường cong nhằm tạo an toàn thoải mái trình làm việc Phongg làm việc tất phòng ban trang bị đại gồm: điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy điều hoà nhiệt độ, máy photocopy, máy in… công nghệ thông tin, phòng làm việc có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật tìm kiếm thông tin cán bộ, nhân viên Được quan tâm đạo kịp thời sát lãnh đạo công tác hành văn phòng triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm phòng tổ chức hành Các nhân viên văn phòng có lực chuyên môn cao không ngừng học hỏi nâng cao trình độ Tất 100% nhân viên đào tạo văn phòng có chuyên môn nghiệp vụ Tất có nghiệp vụ từ trình độ cao đẳng trở lên Điểm mạnh đáng nói công ty nhân viên công ty đoàn kết, tinh thần làm việc tập thể cao điều sức mạnh lớn để công ty vượt qua trở ngại khó khăn khẳng định tên tuổi trình kinh doanh sản xuất Công tác văn thư lưu trữ Công ty Tại nhân viên làm việc theo tính chất cán văn phòng nghiêm túc, phục vụ tận tình, tính cởi mở giao tiếp tốt Hơn can văn thư đào tạo quy, vững vàng nghiệp vụ Do việc quản lý, điều hành công tác văn phòng thuận lợi có 54 hiệu Nhược điểm: Bên cạnh kết đạt công ty số nhược điểm công tác văn phòng: Cán chuyên môn kiêm nhiệm nhiều viêc dẫn đến chất lượng tính chuyên môn chưa cao Chưa phát huy tính chuyên môn mực độ hoàn thành việc thấp Xử lý thông tin xử dụng thông tin chưa thật khoa học, hợp lý Nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát quản lý, chưa yêu tiên giai vấn đề nảy sinh công tác văn phòng Quá trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai, văn có nội dung không phù hợp, mắc lỗi nhiều thể thức như: trình bày nhiều kiểu, tuỳ tiện theo suy nghĩ người soạn thảo, từ quốc hiệu, tên quan ban hành, số, ký hiệu,… từ thấy nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo văn quản lý công ty chưa việc chấp hành không nghiêm quy định nhà nước công tác Là doanh nghiệp nên quy chế, lề lối làm việc công ty cong nhiều bất cập Trình độ nhân viên chưa đồng gay ảnh hưởng đến tính thống việc giải công việc Chưa thật coi trọng công tác lưu trữ Có nhiều tài liệu quý lưu trữ chưa coi trọng vấn đề Không có trang thiết bị đại cho công tác lưu trữ II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược diểm Văn phòng phận quan trọng, thiếu quan nhà nước doanh nghiệp phận tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị, hậu cần quan, tổ chức Vì cấp có thẩm quyền, Giám đốc công ty cần quan tâm khích lệ tinh thần làm việc nhân viên văn phòng để tiếp tục xây dựng mục tiêu văn phòng đại mà công ty đề Ngoài tổ chức kiểm tra, rà soát chất lượng công việc, lực làm việc nhân viên để có hướng xử lý kịp thời tránh làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc 55 Trong thời gian thực tập văn phòng công ty, em nhận thấy công ty hoạt động theoo chế quản lý đồng có hiệu Song bên cạnh kinh nghiệm đáng học tập có số vấn đề đáng đề cập đến Nếu khắc phục vấn đề chắn tạo hiệu cao hoạt động kinh doanh đồng thời giúp công ty khẳng định vị trí uy tín thị trường Sau em xin đề xuất số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm: Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin để bắt kịp với xu thời đại vừa phù hợp với nhu cầu quy mô công ty làm cho hoạt động văn phòng đạt hiệu cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng Cần tuyển dụng thêm cán lưu trữ chuyên trách để làm việc hiệu quả, đảm nhiệm công tác lưu trữ tốt Dù công ty đường hội nhập phát triển cần đến tài liệu lưu trữ Nó kiến thức quý giá đồng thời tài liệu để nghiên cứu phát triển tài liệu không giá trị Văn phòng cần đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ nhân viên Mở lớp tập huấn để cán bộ, chuyên viên có hội học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ góp phần nâng cao hiệu công việc Đặc biệt việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO:2000 Các văn công ty cần mẫu hoá theo thông tư 55 số văn không phù hợp Việc mẫu hoá văn tạo thuận lợi nhanh gọn trình soạn thảo văn bản, đồng thời tránh tình trạng sai sót trình soạn thảo bất cẩn, thiếu cẩn thận Việc mẫu hoá văn góp phần không nhỏ việc tạo thống văn lại Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý nhân viên Công ty phải đặc biệt ý đến công tác này, đảm bảo công cho nhân viên công ty Xây dựng mô hình văn phòng đại mang tính chuyên nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu công việc Các cán văn phòng đại mang tính chuyên nghiệp nhằm phục vụ tối đa hiệu công việc Các cán văn phòng phải học tập tiếp thu thành tựu khoa học mới, 56 sử dụng thành thạo loại máy móc trang thiết bị văn phòng như: máy photo đa năng, máy fax, máy in màu… Bên cạnh việc nâng cao trình độ chuyên môn phải bồ dưỡng đạo đức, tác phong làm việc công nghiệp, chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu thay đổi Ngoài cần thay đổi lề lối làm việc văn phòng, công ty nói chung văn phòng nói riêng cần thực tác phong công nghiệp tổ chức công việc Giảm bớt khâu không cần thiết, thủ tục phiền hà, tiết kiệm thời gian công sức cho công ty 57 KẾT LUẬN Như ông cha ta có câu “ ngày đàng học sàng khôn”, kiến thức vô tận học sinh, sinh viên không nắm bắt kiến thức ngồi ghế nhà trường mà phải khảo sát với thực tế để hiểu biết thêm công việc nhân viên quản trị văn phòng Văn phòng đóng vai trò quan trọng công tác quản lý nói chung công tác văn phòng nói riêng Với tư cách công cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng ngày khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công ty, góp phần tạo điều kiện thuận lợi công tác quản lý văn phòng Bất kỳ quan, đơn vị hay doanh nghiệp thiếu văn phòng Văn phòng không trực tiếp tham gia vào trình sản xuất văn phòng lại thúc đẩy trình hoạt động hiệu Tại công ty cổ phần Sông Đà văn phòng nơi diễn nhiều hoạt động mang tính chất phục vụ với chức nhiệm vụ mình, văn phòng Công ty cổ phần Sông Đà giúp hoạt động lãnh đạo công ty việc quản lý, cung cấp thông tin cho việc định kinh doanh cách hiệu Trong trình thực tập công ty em lần hiểu kiến thức chuyên ngành Tuy nhiên tất lý thuyết vận dụng vào thực tế Đồng thời nhiều vấn đề nhà trường mà chúng em phải tham gia giải thấy từ lý thuyết thực tế khoảng cách xa đòi hỏi người cán văn phòng phải biết linh động sáng tạo tình công việc Được giúp đỡ bảo cán văn phòng em làm tất nghiệp vụ người cán văn phòng phải biết thực tê công việc tương lai Với nỗ lực cố gắng công việc, em làm tốt công việc giao củng cố kiến thức để hoàn thành báo cáo Tuy nhiên không tránh khỏi thiếu sót lần đâu tiếp cận thực tế Tuy cố gắng để hoàn thành báo cáo này, khả thân nhiều hạn chế nên sơ xuất Vậy em mong quý thầy cô bạn xem xét đánh giá giúp đỡ để em 58 có cách nhìn nhận sâu sắc vấn đề này, để làm điểm tựa cho phấn đấu công việc sau cách tốt Một lần em mong nhận đóng góp, bảo thêm thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán văn phòng công ty Cổ phần Sông Đà để báo cáo em có kết cao giúp em trang bị kiến thức chuẩn cho công việc văn phòng tương lai 59 PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC I Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỞNG PNG BỘ PHẬN VĂN THƯLƯU TRỮ BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN THỰC HIỆN CÔNG TÁC CHẾ ĐỘ BỘ PHẬN TẠP VỤ Phục lục II Bảng phân công công việc lãnh đạo văn phòng nhân viên Chức danh Công việc Trưởng phòng Chịu trách nhiệm đạo chung BỘ PHẬN BẢO VỆ Thư ký Thực công việc giúp tổng giám đốc Bộ phận kinh doanh Thực giao dịch với khách hàng quan Lập báo cáo chi tiết công việc thực hàng ngày cho lãnh đạo văn phòng Thực soạn thảo văn theo đạo cấp trên, trình duyệt ban hành văn Lưu trữ văn giấy tờ quan Bộ phận văn thư Bộ phận lễ tân Thực đón khách đến quan thực giao dịch báo cáo chi tiết hàng ngày Tổ lái xe Thực đưa đón lãnh đạo công ty Báo cáo chi tiết công việc Bộ phận pháp chế Thực thủ tục liên quan đến pháp luật Kiểm tra văn hợp đồng… PHỤ LỤC III Sơ đồ quy trình xây dựng công tác thường kỳ công ty Tưởng phòng Các phận phòng ban Gửi công văn yêu cầu phòng ban đăng ký chương trình Đăng ký chương trình phòng hành không đạt Các phận phòng ban Các Các bộ phận phận phòng phòng ban Phòng hành chínhban Giám đốc khác Xây dựng thảo chương trình Hoàn chỉnh dự thảo trình Gửicơ thảophê tới duyệt đơn vịban lấy ý kiến thủ trưởng quan Ban Đóng gópxét ý kiến Xem vàhành phê duyệt đóng góp ý kiến hành Đạt PHỤ LỤC IV Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị công ty Chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung họp Công tác chuẩn bị trước hội nghị Chuẩn bị giấy tờ liên quan, công tác lễ tân hội nghị Chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị, hoa, nước, maket… Đón tiếp đại biểu Công tác phục vụ hội nghị làm công tác hậu cần Phát tài liệu cho đại biểu Bao quát hội nghị xử lý có biến cố Phục vụ sau kết thúc hội nghị Thu dọn hộiquả trường Tổng kết, đạt Lập hồkết sơ hội nghị hội nghị PHỤ LỤC V Sơ đồ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Giám đốc Chánh văn phòng Lập Kế Hoạch Liên hệ nơi công tác Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị kinh phí Giám đốc công tác Kết thúc chuyến công tác PHỤ LỤC VI Bổ xung nội dung công việc Thanh toán công tác phí Theo dõi, đôn đốc trình chuẩn bị Theo dõi đôn đốc công việc công ty, báo cao tình hình với giám đốc Xây dựng văn phòng đại cho quan 1 2 2 2 1 6 Bàn2 ghế Bàn làm việc Máy photo Tủ1 đựng tài liệu Cửa vào Máy huỷ tài liệu 3