Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 PHẦN I 2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC 2 1.Thông tin chung về doanh nghiệp 2 2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 3 PHẦN II TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 9 1. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty xây dựng hàng không ACC 9 1.1 Chức năng của công ty 9 1.2 Nhiệm vụ của công ty 9 2. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty 9 PHẦN III THẨM QUYỀN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG 12 1. Thẩm quyền của cán bộ phụ trách văn phòng 12 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận 12 3. Vị trí của người Thư ký văn phòng trong hoạt động quản lý. 16 4. Những nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại cơ quan, tổ chức. 17 PHẦN IV HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI CƠ QUAN 26 1, Các hoạt động giao tiếp tại cơ quan. 26 2, Đối tượng giao tiếp: 27 3, Những nội dung giao tiếp 27 4, Cách giải quyết tình huống tại cơ quan 28 PHẦN V NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 29 1.Tổ chức, giải quyết văn bản đi. 31 2 . Tổ chức, giải quyết văn bản đến. 33 KẾT LUẬN 40
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội BÁO CÁO THỰC TẬP Thời gian: từ 29/02/2016 đến 29/04/2016 Sinh viên thực tập: Họ tên : Trương Thúy Hồng Ngọc Mã sinh viên: 1311TKVA025 Lớp: CĐ.TKVP 13A.Khóa học: 2013 – 2016 Ngành: Thư Ký Văn Phòng Giáo viên hưỡng dẫn: Họ tên: Nguyễn Thị Thu Hường Khoa: Quản Trị Văn Phòng Đơn vị thực tập: Tên đơn vị: Tổng Công Ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC Địa chỉ: 178 đường Trường Chinh, Quận Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04.8521545.562312 Fax: 04.8537169/069.562542 SV Trương Thị Thúy Hồng Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC 1.Thông tin chung doanh nghiệp 2 Quá trình hình thành phát triển công ty PHẦN II TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA .9 CƠ QUAN .9 1.Chức năng, nhiệm vụ Tổng công ty xây dựng hàng không ACC 1.1Chức công ty .9 1.2Nhiệm vụ công ty 2.Mô hình cấu tổ chức công ty PHẦN III 12 THẨM QUYỀN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH .12 VĂN PHÒNG 12 1.Thẩm quyền cán phụ trách văn phòng 12 2.Chức năng, nhiệm vụ phòng ban, phận 12 Vị trí người Thư ký văn phòng hoạt động quản lý 16 4.Những nhiệm vụ Thư ký văn phòng quan, tổ chức 17 PHẦN IV 27 HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI CƠ QUAN 27 1, Các hoạt động giao tiếp quan 27 2, Đối tượng giao tiếp: 28 3, Những nội dung giao tiếp .28 4, Cách giải tình quan 29 PHẦN V .30 NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI 30 SV Trương Thị Thúy Hồng Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội CƠ QUAN 30 1.Tổ chức, giải văn 32 Tổ chức, giải văn đến .34 KẾT LUẬN 41 SV Trương Thị Thúy Hồng Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua thời gian quý báu thực tập Tổng Công Ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC em xin trân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình tập thể cán công nhân viên Công ty Đặc biệt giúp đỡ bác Đặng Hùng - Tổng giám đốc công ty, bác Cao Kế - Phó tổng giám đốc, bác Ngọc Anh – Chánh văn phòng, cô Hiền – Phòng văn thư lưu trữ giúp đỡ em trình thực tập, tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt thời gian thực tập Tổng Công Ty Bên cạnh em xin gửi lời cảm ơn trân thành đến thầy cô giảng viên Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, khoa Quản Trị Văn Phòng dạy, truyền đạt kiến thức quý báu cho em, kinh nghiệm quan trọng để hoàn thành đợt thực tập Đặc biệt cô Nguyễn Thị Thu Hường giúp đỡ em nhiều để em hoàn thành báo cáo Tuy nhiên đầu lần tiếp xúc với công việc thực tế vốn kiến thức hạn hẹp thân nên tránh thiếu sót tìm hiểu, đánh giá trình bày Tổng Công Ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC mong thông cảm Công ty đóng góp giúp đỡ thầy cô Em xin trân thành cảm ơn SV Trương Thị Thúy Hồng Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC 1.Thông tin chung doanh nghiệp - Tên gọi doanh nghiệp: CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC Trực thuộc: Quân trủng phòng không – không quân/ Bộ quốc phòng Tên giao dịch quốc tế: Airport Contruction Company Tên viết tắt: Công ty ACC Ngày thành lập: 06 tháng 11 năm 1990 - Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp Nhà nước hạng I - Trụ sở chính: Số 178 đường Trường Chinh – Quận Đống Đa- Thành phố Hà Nội - Điện thoại: 04.8521545.562312 – Fax: 04.8537169/069.562542 - Các chi nhánh: + Chi nhánh thành phố HCM: Địa chỉ: số 46 đường Tiền Giang – Quận Tân Bình – Thành phố HCM Điện thoại: 058.810784/958.693380 – Fax: 04.8456645 + Chi nhánh thành phố Nha Trang: Địa chỉ: số 4/86 đường Tân Phú – Thành phố Nha Trang – Tỉnh Khánh Hòa Điện thoại: 058.810784/958.693380 – Fax: 058.810784 + Chi nhánh thành phố Đà Nẵng: Địa chỉ: Sân bay Đà Nẵng – Quận Hải Châu -Thành phố Đà Nẵng Điện thoại: 0511 712324/096 772323 – Fax: 0511 712324 - Các đơn vị trực thuộc Xí nghiệp xây dựng 243 Xí nghiệp xây dựng 244 Xí nghiệp xây dựng 245 Xí nghiệp xây dựng 23 Xí nghiệp xây dựng 24 Xí nghiệp xây dựng 25 Nhà máy xi măng quốc phòng 78 Xí nghiệp thi công giới Xí nghiệp đầu tư phát triển nhà Trung tâm kiểm định chất lượng Trung tập tư vấn khảo sát thiết kế kiến trúc Các cửa hàng, trung tâm dịch vụ - Tài khoản: Ngân hàng đầu tư phát triển thành phố Hà Nội SV Trương Thị Thúy Hồng Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Số hiệu: 2111 000 00 00 593 Tại ngân hàng Thương mại cổ phần quân đội – CN Lê Trọng Tấn, Hà Nội Số hiệu: 0541 100 007 00 - Ban lãnh đạo: Giám đốc: Đại tá, kỹ sư Đặng Hùng PGD bí thư ĐU: Đại tá Nguyễn Phúc Bình PGĐ xây lắp: Đại tá, kỹ sư Phan Duy Lĩnh PGĐ kế hoạch: Đại tá, kỹ sư Nguyễn Đức Lợi PGĐ kinh doanh: Đại tá, kỹ sư Phạm Anh Vương PGĐ công trình HK: Đại tá, kỹ sư Nguyễn Quang Trung Kế toán trưởng: Thiếu tá, CN kinh tế Cao Văn Kế Quá trình hình thành phát triển công ty Tiền thân công ty Xây dựng công trình hàng không-ACC xí nghiệp Khảo sát thiết kế xây dựng công trình Hàng không thuộc quân chủng không quân Đại hội đại biểu toàn quốc lần VI ĐCSVN đề đường lối đổi mới, mở thời kỳ phát triển đất nước ta Nghị Đại hội tiếp tục khẳng định hai nhiệm vụ chiến lược cách mạng Viêt Nam giai đoạn là: Xây dựng bảo vệ tổ quốc XHCN Trước yêu cầu nhiệm vụ cách mạng Việt Nam, sở quán triệt quan điểm kết hợp quốc phòng với kinh tế, Bộ quốc phòng chủ trương xếp lại lực lượng, xây dựng lại chức năng, nhiệm vụ số đơn vị, số ngành chuyên môn cho phù hợp với yêu cầu tình hình Ngày 6/11/1990, Thượng tướng Đào Đình Luyện, Thứ trưởng Bộ quốc phòng ký định số 296/QĐ-QP thành lập xí nghiệp Khảo sát thiết kế Xây dựng công trình Hàng không thuộc quân chủng không quân Tháng 10/1992, xí nghiệp khảo sát thiết kế xây dựng công trình hàng không tách thành đơn vị là: Công ty xây dựng công trình hàng không– ACC Công ty thiết kế tư vấn xây dựng công trình Hàng không-ADCC, nhằm thực nhiệm vụ chuyên ngành Ngày 13/3/1996, Tư lệnh quân chủng không quân số 101/BTL việc tách lực lượng xí nghiệp Khảo sát thiết kế Xây dựng công trình Hàng không thành hai doanh nghiệp độc lập với hai chức riêng rẽ: Công ty xây dựng công trình hàng không–ACC Công ty thiết kế tư vấn xây dựng công trình Hàng SV Trương Thị Thúy Hồng Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội không-ADCC Nhưng điếu kiện thực tế thời gian xí nghiệp chưa thể thực định Bộ tổng tham mưu định quân chủng Do đó, đến ngày 27/7/1993, Bộ quốc phòng định số 359/QD- QP thành lập lại công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC Tháng 5/1996, Công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC sát nhập vào tổng công ty Bay dịch vụ Việt Nam trở thành doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Bay dịch vụ Việt Nam Ngày 09/9/2003, Bộ quốc phòng định số 116/2003/QD-BQP tách công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC khỏi công ty Bay dịch vụ Việt Nam, sát nhập công ty Xây dựng 244 Công ty xi măng 78 phòng không vào công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC Trong trình hình thành phát triển, Công ty có định hướng đắn, coi trọng Công ty vững mạnh toàn diện Cũng cố hoàn chỉnh hệ thống lãnh đạo, huy, quản lý với tinh thần gọn, mạnh, hiệu quả; tăng cường tạo nguồn, đồng thời bồi dưỡng, đào tạo, phát huy nguồn nhân lực công ty Đến có đội ngũ cán huy, quản lý, kỹ thuật có kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên, công nhân kỹ thuật giỏi nghiệp vụ chuyên môn, thành thạo tay nghề Công ty trọng tăng cường đầu tư trang thiết bị đại, công nghệ cao nhằm nâng cao lực sản xuất đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng phát triển Công ty tình hình Tiếp thu công nghệ tiên tiến giới lĩnh vực xây lắp với động, nhạy bén tìm kiếm thị trường, năm qua Công ty Xây dựng công trình Hàng không-ACC thi công hàng ngàn công trình phạm vi nước, khẳng định vị doanh nghiệp xây lắp hiệu quả, uy tín, chất lượng cao Trong lĩnh vực giao thông vận tải: - Cải tạo, nâng cấp sân bay Savanakhet ( CHNFD Lào) - Các hợp đồng thuộc dự án cải tạo, nâng cấp đường lăn, sân đỗ, đường hạ cất cánh sân bay Tân Sơn Nhất SV Trương Thị Thúy Hồng Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Đường hạ cất cánh, đường lăn, sân đỗ máy bay sân bay Vũng Tàu - Nâng cấp sân bay Nha Trang – Khánh Hòa - Đường hạ cất cánh, sân đỗ máy bay sân bay Phù Cát – Bình Định - Cải tạo, nâng cấp đường lăn, sân đỗ, đường hạ cánh sân bay Đà Nẵng - Nâng cấp 60 km quốc lộ 1A đoạn Đà Nẵng - Đường lăn, sân đỗ máy bay sân bay Phú Bài – Huế - Xây dựng đường hạ cất cánh, nâng cấp đường lăn sân bay Nội Bài - Nâng cấp đường lăn, sân đỗ sân bay Hòa Lạc- Hà Tây - Cải tạo nâng cấp đường lăn, sân đỗ, đường HCC sân bay Kiến An – Hải phòng - Đường lăn, sân đỗ, đường CHC sân bay Vinh - Cải tạo, nâng cấp đường CHC, đường lăn, sân đỗ máy bay sân bay Côn Sơn - Xây dựng bãi cất hạ cánh trực thăng Bãi cháy – Quãng Ninh - Cải tạo, mở rộng, nâng cấp đường CHC, đường lăn sân đỗ máy bay sân bay Liên Khương - Xây dựng hệ thống sân đường thoát nước sân bay thuộc dự án: Cải tạo nâng cấp sân bay Đồng Hới XD, lắp đặt thiết bị cho hệ thông công trình Khu hàng không dân dụng tuờng rào Sân bay Đồng Hới–tỉnh Quảng Bình - Cải tạo nâng cấp Sân đỗ A3 thành sân đỗ nặng- Cảng hàng Không Nội Bài - Xây lắp Sân đỗ máy bay A76 giai đoạn – Cảng hàng không Nội Bài - Cải tạo nâng cấp quốc lộ 63- tỉnh Kiên Giang - Xây lắp đường hạ cất cánh –Cảng hàng không Cần Thơ - Dự án đường tuần tra biên giới Đồn 675 Dục Nông, tỉnh Kon Tom - Sửa chữa, mở rộng sân đỗ máy bay (giai đoạn 1)–cảng hàng không Đà Nẵng - Xây dựng đường HCC, đường lăn sân đỗ máy bay–Cảng HK Phú SV Trương Thị Thúy Hồng Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Quốc Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Và hàng ngàn công trình vừa nhỏ khác Trong lĩnh vực xây dựng dân dụng: Cùng hàng trăm công trình hạ tầng, doanh trại, kho tàng… đơn vị quân đội như: - Nhà ga hàng không quân sân bay Tân Sơn Nhất - Đoàn an dưỡng 298 Tổng cục Công nghiệp quốc phòng Vũng Tàu - Đoàn an dưỡng 198- Học viện lục quân Đà Lạt - Nhà ga Hàng không sân bay Vũng Tàu - Trụ sở tòa soạn báo Nhân dân – Hà Nội - Nhà máy nước Sân bay Đà Nẵng - Trường tiểu học bán trú Khương mai – Thanh Xuân – Hà Nội - Xây dựng hạ tầng kỹ thuật nhà giảng đường học viên – Học viện PKKQ - Trường mầm non thực hành trường CĐSPMG TW2 Nha trang – Khánh Hòa - Nhà ga hàng không sân bay Gia Lâm – Hà Nội - Khu liên hiệp thể thao Không Quân - Trụ sở nhà làm việc Bộ Tư Lệnh Nhà trưng bày Bảo tàng Quân chủng Phòng không Không quân - Cải tạo nâng cấp trường sỹ quan Không quân Học viện hải quân - Xây dựng kho thiết bị bảo tồn di sản hình ảnh động cho viện lưu trữ điện ảnh Trung tâm video Quốc gia Lào - Xây dựng nhà khách Vùng – Quân chủng Hải Quân - Nhà nghỉ dưỡng SaPa Nhà làm việc công an tỉnh Lào Cai - Nhà trung tâm giao dịch khai thác làm việc Bưu điện tỉnh Đắc Nông - Tào cao ốc 11 tầng xí nghiệp Hải Âu, Tổng công ty bay dich vụ Việt Nam - Nhà làm việc chính, hà tầng kỹ thuật nhà Khu đô thị Lào Cai SV Trương Thị Thúy Hồng Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Hệ thống điện chiếu sáng, cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy xưởng, hangar, kho tàng, bãi biển… Hàng trăm công trình Công ty thi công minh chứng cụ thể cho sức lao động sáng tạo tập thể cán bộ, công nhân viên Công ty Chất lượng công trình vừa mục tiêu vừa động lực cho công ty tồn phát triển Công ty xây dựng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000; tuân thủ nguyên tắc quản lý theo hệ thống, đồng bộ, có tính ổn định lâu dài để công trình phải đạt chất lượng tốt Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Công ty bao gồm: Sổ tay chất lượng, 19 quy trình chất lượng, 179 biểu mẫu hưỡng dẫn công việc thuận tiệncho việc vận hành Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 hai tổ chức công nhận phù hợp tiêu chuẩn: Quacert với dấu công nhận AJA- ANZ tổ chức AJA Vương quốc Anh chứng nhận ngày 25/9/2002 Với phương châm, mục tiêu hoạt động “Chất lượng – tiến - hiệu quả” phương hướng phát triển đắn, đạo sát sao, kịp thời hỗ trợ quan chủ quản, Công ty ACC đạt kết định, hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty bước phát triển lớn mạnh, luôn phấn đấu đạt mục tiêu tăng trưởng năm sau cao năm trước Đánh giá cao thành tích Công ty ACC đạt năm vừa qua, Bộ xây dựng trao tặng 45 huy chương vàng chất lượng cao cho 45 công trình Công ty thi công; 13 năm liên tục (1995-2007) tặng cờ Đơn vị đạt sản phẩm xây dựng chất lượng cao; Huy chương vàng cho sản phẩm mặt đường bê tông xi măng cường độ cao, Cúp vàng cho doanh nghiệp tiêu biểu ngành xây dựng Việt Nam (2003); Cúp vàng ISO năm 2006 Bộ khoa học Công nghệ tặng cho đơn vị có thánh tích xuất sắc áp dụng hệ thống QLCL quy định quốc tế vào hoạt động sản xuất kinh doanh; Công trình sân đỗ máy bay A75 sân bay Tân Sơn Nhất Hội đồng chất lượng cấp Nhà SV Trương Thị Thúy Hồng Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN IV HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI CƠ QUAN 1, Các hoạt động giao tiếp quan Các hình thức giao tiếp phổ biến: Người ta phân biệt hình thức giao tiếp phổ biến: giao tiếp ngôn từ giao tiếp phi ngôn từ Giao tiếp ngôn từ giao tiếp lời, văn (chữ viết) Đây hình thức giao tiếp rõ ràng Giao tiếp phi ngôn từ giao tiếp ám hiệu, cử chỉ, ánh mắt, chí ngữ điệu câu Đây hình thức giao tiếp không rõ ràng Phương tiện để chuyển thông điệp giao tiếp lời nói Trao đổi, thảo luận người với người khác nhóm tin đồn không thức hình thức giao tiếp lời nói phổ biến Ưu điểm giao tiếp lời nói tốc độ có phản hồi Một thông điệp lời nói chuyển nhận phản hồi thời gian tối thiểu Nếu người nhận không hiểu rõ thông điệp, người gửi phát điều chỉnh Điểm bất lợi giao tiếp lời nói thông tin bị thất thoát bóp méo thông điệp chuyển qua số người Số người mà thông điệp chuyển qua nhiều khả thất thoát bóp mèo thông tin lớn nhiêu người diễn giải thông điệp theo cách riêng Chình vậy, nội dung thông điệp tới đích thường khác nhiều với nội dung ban đầu Trong tổ chức, nơi định loại thông tin khác chuyển lên xuống cấp thẩm quyền, khả thông điệp bị bóp méo tương đối lớn Giao tiếp qua chữ viết bao gồm việc chuyển lời nhắn ghi lại, thư, thư điện tử, fax, thông báo bảng… Ưu điểm phương pháp giao tiếp thể chỗ: cách giao tiếp rõ ràng phong phú Thông điệp lưu lại thời gian định Nếu có vấn đề liên quan đến nội dung thông điệp, người nhận SV Trương Thị Thúy Hồng 27 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội người gởi xem lại vào lúc Điều quan trọng trường hợp trao đổi thông tin phức tạp thời gian dài Lợi ích cuối hình thức giao tiếp qua chữ viết xuất phát từ trình giao tiếp Người gửi thường phải suy nghĩ kỹ hơn, cẩn thận chuyển thông điệp dạng văn với thông điệp chuyển lời nói Vì vậy, hình thức giao tiếp qua chữ viết có nhiều khả trở nên thẳng thắn, logic rõ ràng Giao tiếp phi ngôn từ: bao gồm cử chỉ, ám hiệu, ánh mắt, vẻ mặt ngữ điệu trọng âm người nói Trong số hoàn cảnh có người giao tiếp không chuyển ý muốn lời nói chữ viết mà cử chỉ, ám hiệu, ánh mắt,… ví dụ, liếc mắt, nhìn, nụ cười, cau mày… Có thể nói, cử chỉ, động tác có nghĩa, cử chỉ, động tác ngẫu nhiên Người ta dướn mày để bày tỏ không tin tưởng, day mũi để thể lung túng, nhún vui để bày tỏ khác biệt, vỗ trán thể lãng quên 2, Đối tượng giao tiếp: Đối tượng giao tiếp : người tiếp nhận thông điệp bạn Đối tượng giao tiếp Tổng công ty xây dựng công trình hàng không ACC đa dạng Vì công ty lớn liên quan đến kinh tế nên phải giao tiếp rộng tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhiều tầng lớp xã hội khác - Đối với lãnh đạo: tôn trọng, kính cẩn, phải lắng nghe,… - Đối với đồng nghiệp: nhiệt tình, thân thiện, tích cực hòa đồng, giúp đỡ lúc gặp khó khắn công việc… - Đối với người lớn tuổi: lễ phép, kính trọng… 3, Những nội dung giao tiếp Những nội dung giao tiếp quan xoay quanh chuyên môn công việc liên quan đến công văn, định, văn văn đến, SV Trương Thị Thúy Hồng 28 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hóa đơn giấy tờ toán công trình hàng không mà công ty xây dựng 4, Cách giải tình quan - Phụ thuộc vào tính phải biết cư xử cho hợp lý - Hãy biểu lộ quan tâm chân thành – người đặt câu hỏi, bày tỏ quan tâm thiện chí muốn hiểu rõ câu hỏi cách lắng nghe hỏi lại Nếu người đặt câu hỏi với thái độ tiêu cực, việc thể quan tâm giúp hạn chế bớt tiêu cực - Hãy lắng nghe ý kiến góp ý người xung quanh - Ân cần hỏi han đồng nghiệp để hiểu họ SV Trương Thị Thúy Hồng 29 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN V NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN Do Tổng công ty xây dựng công trình hàng không ACC công ty lớn nên hàng ngày công ty phải tiếp nhận lượng văn đến nhiều người thư ký văn phòng công ty phải đảm nhận nhiệm vụ Văn thư xử lý văn với quy định không sai sót nhiệm vụ chuyên môn Thư ký với công văn, giấy tờ Công tác công văn giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước nói chung Doanh nghiệp nói riêng Trong phạm vi lớn, công việc quan, xí nghiệp tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công tác công văn, giấy tờ làm tốt hay không? Do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không? Công tác Thư ký văn phòng Công hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ công tác quản lý, giúp cho Ban Giám đốc nắm toàn tình hình công việc Công ty Công tác Văn phòng phải hiểu tất công việc quản lý hành xây dựng văn bản, quản lý giải văn gắn liền với hoạt động Công ty Như vậy, nói công tác Văn phòng giữ vai trò, chức quan trọng hoạt động Công ty Nó đảm bảo tiếp nhận, chuyển giao, xử lý lưu trữ công văn nội Công ty, Công ty với quan tổ chức kinh tế - xã hội nước cách xác nhanh gọn Đồng thời, công tác đảm bảo cho việc thuận tiện tra cứu tài liệu lưu trữ, điều kiện đảm bảo cho hoạt động Công ty thông suốt, xác, kịp thời đạt hiệu cao Nhận thức vai trò tầm quan trọng công tác Văn phòng, Công ty có kế hoạch quản lý, đạo từ đầu Để thực công tác quản lý đạo này, Công ty xây dựng quy trình tổ chức, giải quản lý văn SV Trương Thị Thúy Hồng 30 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập đi, đến Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Quy trình tổ chức, giải quản lý văn đi, đến bao gồm nội dung sau: - Định nghĩa - Nguyên tắc - Quy trình thực Ngoài Công ty ban hành số nội quy khác, ví dụ như: - Giải quản lý văn nội - Giải quản lý văn mật - Quản lý, sử dụng bảo vệ dấu Từ việc quản lý đạo Công ty vào thực theo quy chế Công ty quy định Nhà nước Do tính chất công việc Công ty, nên hàng ngày cán Văn phòng phải giải thực khâu như: Đóng dấu, chuyển giao công văn đi, tiếp nhận, phân loại Công văn đến, nhập liệu vào máy tính, tổ chức quản lý sử dụng dấu Có thể nói, công tác Thư ký văn phòng ví người bảo vệ, cánh cửa trước cho công văn đến cánh cửa sau cho công văn Việc quản lý, đạo, tổ chức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư Lưu trữcủa Công ty tiến hành theo chế độ thường kì bất thường Tuy nhiên, việc tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Lưu trữ, Văn thư, Văn phòng không tổ chức, mà hàng quý có cán Văn phòng báo cáo sơ kết, tổng kết công tác nghiệp vụ với trưởng phòng Ban Giám đốc Tình hình ban hành quản lý văn Là quan có quy mô hoạt động tương đối rộng, nên khối lượng công việc lớn Hàng năm, Công ty giao dịch với nhiều khách hàng nước, nhiều nguồn đến khác như: Qua đường Bưu điện, qua Fax, qua Email SV Trương Thị Thúy Hồng 31 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập 1.Tổ chức, giải văn Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Một khâu nghiệp vụ công tác Văn phòng tổ chức giải quản lý văn Việc tổ chức giải văn cán Văn phòng Công ty thực quy trình, đảm bảo xác nhanh gọn Trình ký Hàng ngày, để đảm bảo cho hoạt động Công ty, người làm công tác Thư ký văn phòng phải tổ chức, giải khối lượng văn lớn để gửi đến đối tượng khách hàng nhanh chóng kịp thời Để đảm bảo tính xác, kịp thời, tiết kiệm thống văn Công ty đơn vị sau tiến hành soạn thảo, đánh máy trình ký, văn từ đơn vị phải tập trung cho Thư ký đóng dấu Đóng dấu Với trình độ chuyên môn, kinh nghiệm lâu năm, Thư ký Văn phòng đóng dấu loại dấu lên văn theo yêu cầu quy định Nhà nước Để đảm bảo chặt chẽ việc quản lý văn bản, có số loại dấu sau: Dấu quan, dấu chức danh… dấu Công ty Thư ký quản lý Quy định cách thức đóng dấu “Khi đóng dấu văn bản, phải đóng rõ ràng, ngắn, sẽ, đóng trùm lên 1/3 chữ ký bên trái" Đăng ký văn đi: Sau đóng dấu, ghi số ký hiệu, ngày tháng lên văn bản, Thư ký tiếp tục đăng ký đầy đủ thông tin văn vào Sổ đăng ký văn Mặc dù khối lượng văn sản sinh ngày nhiều, với kinh nghiệm nghiệp vụ cộng với tinh thần trách nhiệm, Thư ký đăng ký đầy đủ tất văn ngày Mẫu Sổ đăng ký văn đicủa Công ty thống theo mẫu quy định Nhà nước sau: SV Trương Thị Thúy Hồng 32 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Mẫu sổ bên TỔNG CÔNG TY ACC Năm: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ ngày……….ngày……… Từ số………đến số……… Quyển số: Mẫu bên Ngày tháng văn (1) Số ký hiệu văn (2) Đơn vị Tên loại trích yếu nội Người dung văn ký Nơi nhận (3) Số người lượn nhận bảo g Ghi lưu (4) (5) (6) (7) (8) Ngoài sổ đăng ký văn đi, số lượng văn nhiều, SV Trương Thị Thúy Hồng 33 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội công việc kinh doanh cần đảm bảo bí mật thông tin cao, nên Công ty có Sổ đăng ký văn mật riêng, với phương pháp góp phần cho việc bảo đảm toàn bí mật thông tin mật quan Tuy nhiên, việc đăng ký văn chuyển giao, Thư ký đăng ký riêng sổ khác, lại lấy mẫu Sổ đăng ký văn làm Sổ đăng ký chuyển giao Khi chuyển giao, cần ký nhận người nhận văn thuộc trách nhiệm giải ký nhận vào cột ghi Đây phần hạn chế việc áp dụng đăng ký văn chuyển giao Việc quản lý, tiếp nhận, phương tiện, gửi văn Công ty theo cách thức sau: + Văn chuyển theo đường Fax, chuyển qua máy Fax Thư ký quản lý phương tiện chiếm khối lượng lớn văn mà Công ty sản sinh + Văn chuyển theo đường bưu điện theo mức độ (chuyển phát nhanh, gửi đảm bảo, gửi thường) +Văn gửi theo đường thư điện tử (Email), quy chế Công ty không đưa quy định giải quản lý văn Vì vậy, việc bao gói, làm thủ tục chuyển cán Văn phòng chuyển tải cách xác tới đối tượng khách hàng Như vậy, việc quản lý giải văn người làm công tác Thư ký xác, đăng ký đầy đủ, đảm bảo chất lượng tuân thủ thao tác, chuyển giao văn xác, đối tượng Tuy nhiên, bên cạnh mặt ưu điểm đó, công tác Thư ký hạn chế việc đăng ký văn dùng chung mẫu Sổ đăng ký văn cho Sổ chuyển giao văn Tổ chức, giải văn đến Cùng với khối lượng văn đi, hàng ngày Thư ký văn phòng Công ty phải tiếp nhận quản lý giải khối lượng văn đến nhiều phức tạp với nhiều nguồn đến khác Chính Công ty nhân viên làm công tác Văn phòng phân loại văn đến rõ ràng: + Loại văn không nhập hệ thồng liệu máy tính là: Sách báo, thư riêng SV Trương Thị Thúy Hồng 34 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội + Loại văn nhập vào máy tính cách chi tiết gồm văn gửi Công ty, Ban Giám đốc Công ty loại văn nhập vào nội bộ, hay đơn vị Công ty Mỗi loại văn gửi đến Công ty Thư ký Văn phòng vào sổ Công ty lưu giữ vào hệ thống sổ sách quan Công tác Thư ký văn phòng giải văn đến dù dạng nào, đượcxử lý theo nguyên tắc kịp thời, xác thống Việc tổ chức quản lý giải văn đến Thư ký bao gồm thứ tự bước: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, trình văn đến, đăng ký chuyển giao văn đến Tiếp nhận văn đến Cũng văn quan khác, loại văn tài liệu đa dạng phong phú gửi từ nhiều nguồn khác cán làm công tác Thư ký văn phòng xử lý nhanh, đáp ứng nhu cầu đạo điều hành Công ty Tất văn theo đường Bưu điện, Fax đến tập trung vào phận Văn phòng Công ty Theo nhiệm vụ, cán làm công tác Thư ký văn phòng tiếp nhận tất văn gửi đến phòng nói riêng, Công ty nói chung xem xét thận trọng Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến - Việc kiểm tra văn đến Công ty cán Văn phòng kiểm tra kỹ Có trường hợp văn gửi sai đối tượng hay rách bì cán xử lý quy định Nhà nước quy định Công ty - Tài liệu, thư riêng phận chuyển giao cho phòng đó, sách báo Công ty chuyển giao cho Giám đốc Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn phân loại sơ xử lý sau: Trước hết chia văn đến thành 02 loại: + Loại phải đăng ký bao gồm văn gửi cho đơn vị, cá nhân quan SV Trương Thị Thúy Hồng 35 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội + Loại không đăng ký bao gồm sách, báo, tư liệu tham khảo Loại phải đăng ký chia thành hai loại: - Loại không bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan bì văn gửi đích danh người nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn có liên quan đến công việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Loại cán văn thư bóc bì: Bao gồm tất loại bì lại, trừ bì văn có đóng dấu mức độ “Mật” - Đối với bì văn mật việc bóc bì văn mật tiến hành sau: Trường hợp văn bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” thư ký phép vào sổ số ghi bì chuyển đến người có tên bì Nếu người có tên bì vắng chuyển đến người có trách nhiệm giải Thư ký không bóc bì Bóc bì văn cần ý điểm sau đây: + Những bì văn có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải kịp thời + Không làm rách, chữ tài liệu Địa nơi gửi, dấu bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra cần thiết + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh việc văn có ngày nhận cách xa ngày ban hành cần phải giữ lại bì đính kèm với văn để đối chiếu cần thiết Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư trừ văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định quan Tất văn đến thuộc dạng phải đăng ký văn thư phải đóng đấu “Đến”, ghi số đến ngày đến Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu “Đến”; Văn đến qua mạng, trường hợp cần thiết in đóng dấu “Đến” Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư không cần đóng dấu “Đến”, văn chuyển cho quan, đơn vị có liên SV Trương Thị Thúy Hồng 36 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội quan theo dõi, giải Dấu đến phải đóng rõ ràng mực dấu đỏ phần giấy trống số, ký hiệu văn trích yếu nội dung văn vào khoảng giấy trống ngày tháng năm văn Trong trường hợp văn có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”, Cán văn thư phải ghi nhận văn đến Đăng ký văn đến Sau đóng dấu đến, đóng dấu Fax đến, trình văn đến cho Thủ trưởng quan hay Thủ trưởng đơn vị, Thư ký tiến hành đăng ký đầy đủ, xác Việc đăng ký văn đến vào sổ Công ty quy định mẫu số sau: Mẫu sổ bên TỔNG CÔNG TY ACC Năm: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ ngày…… đến ngày…… Từ số đến………số…….… Quyển số: SV Trương Thị Thúy Hồng 37 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Ngày tháng đến (1) Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Mẫu sổ bên Nơi Số ký Ngày Nơi nhận Tên loại Số gửi hiệu tháng trích yếu Ký Ghi đến văn văn văn người nội dung nhận (3) (4) (5) nhận văn (7) (8) (9) (2) (6) Cũng sổ đăng ký văn đi, việc quản lý giải văn đến Thư ký văn phòng dùng mẫu Sổ đăng ký văn đến cho việc đăng ký văn chuyển giao Việc tiếp nhận kiểm tra, phân loại, đóng dấu đăng ký chuyển giao Thư ký văn phũng làm theo quy định, đầy đủ xác Lập hồ sơ hành: Công tác Thư ký văn phòng không bao gồm khâu như: trình ký, đóng dấu, đăng ký mà phải lập hồ sơ công việc phụ trách Đây trách nhiệm cán làm công tác công văn giấy tờ không riêng Thư ký văn phòng Vì vệc lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác Văn thư - Lưu trữ công việc người Thư ký văn phòng Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác Văn thư mắt xích nối liền công tác Văn thư với công tác Lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác Lưu trữ Lập hồ sơ tốt có giải công việc hàng ngày kịp thời, xác Để nhằm quản lý hoạt động Công ty, phân loại văn tài liệu đơn vị cách khoa học, quản lý hồ sơ Công ty chặt chẽ, cán bộlàm công tác công văn giấy tờ lập hồ sơ công việc Tình hình quản lý sử dụng dấu Có thể nói, tổ chức quản lý sử dụng dấu nhiệm vụ quan trọng công tác Văn phòng nói chung Công ty nói riêng Việc sử dụng dấu bảo đảm xác giá trị pháp lý văn Đồng thời góp phần giúp cho văn có hình thức, thể thức theo quy SV Trương Thị Thúy Hồng 38 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội định Nhà nước Công ty Đặc biệt quản lý sử dụng dấu công cụ để đề phòng, ngăn chặn việc làm phạm pháp Công ty Để đảm bảo chặt chẽ cao Công ty ban hành quy chế quản lý Văn phòng có quy định việc quản lý bảo vệ dấu theo quy định Nhà nước Công ty Các dấu Công ty Thư ký văn phòng quản lý Thư ký văn phòng quan người giao trách nhiệm giữ dấu đóng dấu Trường hợp cán Văn thư Công ty vắng mặt, dấu phải bàn giao cho người Giám đốc đồng ý uỷ quyền giữ đóng dấu Con dấu Công ty cho sử dụng quản lý theo quy định phận Văn phòng Trong trường hợp thật cần thiết, Giám đốc người Giám đốc uỷ quyền mang dấu theo, phải bảo quản cẩn thận phải chịu trách nhiệm dấu suốt thời gian dấu nằm Công ty 3.Nhiệm vụ thuộc quan hệ cá nhân - Tại Tổng công ty xây dựng công trình hàng không ACC, người Thư ký phải tiếp nhận đơn vị đến thảo thuận hợp tác hợp đồng mua bán nguyên liệu xây dựng Trong số trường hợp người thứ ký phải vào nội dung, mục đích, tính chất công việc để lên kế hoạch chuẩn bị cho lãnh đạo có thông tin xác chuyến công tác đột xuất theo lịch trình tiến độ - Thư ký có trách nhiệm thu thập, xử lý cung cấp thông tin xác cho lãnh đạo để phục vụ cho chuyến công tác Ngoài người Thư ký phải giữ liên lạc với lãnh đạo Có tránh nhiệm hưỡng dẫn cụ thể công việc quan trọng cho cán tham gia chuyến công tác để hỗ trợ kịp thời giải công việc có hiệu quả.Khi chuyến công tác kết thúc người thư ký phải tổng hợp lại trình công tác thông tin SV Trương Thị Thúy Hồng 39 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội xác liên quan đến chuyến công tác để báo cáo lại cho lãnh đạo công ty xin ý kiến đạo cho công việc cần giải - Thư ký trợ lý, người giúp việc thân cận lãnh đạo quan số trường hợp thông tin không quan trọng hay điện thoại hay văn kiện người thứ ký giải thẩm quyền, phạm vi chức giao để giúp cho lãnh đạo giải bớt áp lực giải công việc quan trọng khác - Ngoài Thư ký giúp lãnh đạo xử lý số công việc tiếp đãi khách hàng thời gian lãnh đạo giải công việc khác bận họp quan trọng Lúc người thứ ký văn phòng có trách nhiệm thay lãnh đạo tiếp khách hàng thời gian đợi lãnh đạo - Người Thư ký giúp lãnh đạo họp định kỳ, thường niên công ty hay họp sơ kết tháng đầu năm… Lúc nhiệm vụ trách nhiệm người thư ký vô quan trọng Thư ký làm công tác chuẩn bị triệu tập ghi lại biên họp cho lãnh đạo công ty SV Trương Thị Thúy Hồng 40 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Qua hai tháng thực tập Tổng công ty xây dựng công trình hàng không ACC cá nhân em học thực tế vô quý báu, em học tập thêm nhiều kiến thức mà trường lớp Từ em rút nhiều kinh nhiệm để vận dụng vào công việc sau Qua thời gian thực tập giúp em vận dụng kiến thức sâu rộng mà thầy cô truyền tài giảng dạy cho em để giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập trở thành người Thư ký giỏi Một lần em xin trân trành cảm ơn nhà trường, thầy cô cán ban lãnh đạo công ty, đặc biệt cán văn phòng công ty tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập này./ Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2016 Sinh Viên Trương Thúy Hồng Ngọc SV Trương Thị Thúy Hồng 41 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A