Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 3 A.TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY TMARTORES 3 I. Khảo sát tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần T Martores. 3 1. Khái quát về công ty cổ phần T Martores. 3 2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty 4 3. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần T – Martores. 5 II. Thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty cổ phần T – Martores 5 1. Phòng nhân sự 5 2. Phòng kế toán. 6 3. Phòng kinh doanh 7 4. Phòng kiểm kê. 7 B. CÁC KIẾN THỨC VỀ GIAO TIẾP VÀO GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ TẠI CƠ QUAN 8 I. Hoạt động giao tiếp tại công ty cổ phần T Martores 8 C. MỘT SỐ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY 8 I. Nhiệm vụ thuộc về văn bản và công tác văn thư 10 1. Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến thủ trưởng ký văn bản đi Do yêu cầu công việc trong công ty và phương tiện giao dịch với đối tác chủ yếu thông qua văn bản giấy tờ, công ty cổ phần T Martores có khối lượng văn bản khá lớn như: hợp đồng kinh tế, hợp đồng nguyên tắc, đơn đặt hàng,… Tất cả các văn bản trước khi trình thủ trưởng ký thư ký phải kiểm tra đầy đủ thể thức, nội dung. 10 2. Thảo các văn bản thông thường. 11 3. Chuyển giao văn bản 12 4. Công tác văng thư, lưu trữ 13 II. Nhiệm vụ thuộc về mối quan hệ cá nhân 13 1. Tiếp khách đến liên hệ công tác với thủ trưởng 13 2. Khi thủ trưởng làm việc tại Văn phòng 14 3. Khi thủ trưởng đi vắng 14 4. Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 16 5. Tổ chức hội nghị 19 D. CÁC NGHIỆP VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY 22 I.Tổ chức cuộc họp 22 II.Tổ chức thu thập và cung cấp thông tin 23 1.Thu thập thông tin: 23 2.Về xử lý thông tin: 25 III.Tổ chức chiêu đãi và tiếp khách 27 1. Chuẩn bị giấy mời 27 2. Chuẩn bị thực đơn 27 3.Chuẩn bị đồ uống trong bữa tiệc 28 5. Tiếp đón khách 30 6. Giới thiệu khách 31 7. Quan tâm đến khách 31 8. Cách sử dụng dụng cụ ăn uống trong bàn tiệc 31 9. Giao tiếp trong tiệc chiêu đãi 32 10. Khi kết thúc chiêu đãi 32 E. KHẢO SÁT CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CƠ QUAN 33 1. Chuẩn bị giấy mời 33 2. Chuẩn bị thực đơn 33 3.Chuẩn bị đồ uống trong bữa tiệc 34 4. Trang trí bàn tiệc 35 5. Tiếp đón khách 36 6. Giới thiệu khách 37 7. Quan tâm đến khách 37 8. Cách sử dụng dụng cụ ăn uống trong bàn tiệc 37 9. Giap tiếp trong tiệc chiêu đãi 38 10. Khi kết thúc chiêu đãi 38 F.THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG KHÁC ĐƯỢC GIAO TẠI CÔNG TY 39 PHẦN II TỔNG KẾT THỰC TẬP 40 PHẦN III: PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG .3 A.TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY T-MARTORES .3 I Khảo sát tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty cổ phần T- Martores Khái quát công ty cổ phần T- Martores .3 Chức nhiệm vụ Công ty Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần T – Martores II Thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ phòng ban công ty cổ phần T – Martores .5 Phòng nhân Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kiểm kê B CÁC KIẾN THỨC VỀ GIAO TIẾP VÀO GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ TẠI CƠ QUAN I Hoạt động giao tiếp công ty cổ phần T- Martores .8 C MỘT SỐ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY * Công tác thư ký văn phòng công ty cổ phần T – Martores .8 I Nhiệm vụ thuộc văn công tác văn thư 10 Kiểm tra thể thức việc liên quan đến thủ trưởng ký văn Do yêu cầu công việc công ty phương tiện giao dịch với đối tác chủ yếu thông qua văn giấy tờ, công ty cổ phần T- Martores có khối lượng văn lớn như: hợp đồng kinh tế, hợp đồng nguyên tắc, đơn đặt hàng,… Tất văn trước trình thủ trưởng ký thư ký phải kiểm tra đầy đủ thể thức, nội dung .10 Thảo văn thông thường 11 Chuyển giao văn 12 Công tác văng thư, lưu trữ 13 II Nhiệm vụ thuộc mối quan hệ cá nhân .13 Tiếp khách đến liên hệ công tác với thủ trưởng 13 Khi thủ trưởng làm việc Văn phòng 14 SV: Dương Thị Hồng Cúc Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi thủ trưởng vắng 15 Tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng 16 Tổ chức hội nghị 19 D CÁC NGHIỆP VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY 23 I.Tổ chức họp 23 II.Tổ chức thu thập cung cấp thông tin 24 1.Thu thập thông tin: 24 2.Về xử lý thông tin: 26 III.Tổ chức chiêu đãi tiếp khách 28 Chuẩn bị giấy mời 28 Chuẩn bị thực đơn 28 3.Chuẩn bị đồ uống bữa tiệc 29 Tiếp đón khách .31 Giới thiệu khách 32 Quan tâm đến khách 32 Cách sử dụng dụng cụ ăn uống bàn tiệc 32 Giao tiếp tiệc chiêu đãi 33 10 Khi kết thúc chiêu đãi 34 E KHẢO SÁT CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CƠ QUAN 35 Chuẩn bị giấy mời 35 Chuẩn bị thực đơn 35 3.Chuẩn bị đồ uống bữa tiệc 36 Trang trí bàn tiệc 37 Tiếp đón khách .38 Giới thiệu khách 39 Quan tâm đến khách 39 Cách sử dụng dụng cụ ăn uống bàn tiệc 40 SV: Dương Thị Hồng Cúc Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giap tiếp tiệc chiêu đãi 40 10 Khi kết thúc chiêu đãi 41 F.THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG KHÁC ĐƯỢC GIAO TẠI CÔNG TY .41 PHẦN II .42 TỔNG KẾT THỰC TẬP 42 PHẦN III: PHỤ LỤC 43 SV: Dương Thị Hồng Cúc Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế tri thức, cạnh tranh ngành nghề để có đứng vững trở nên khốc liệt hết Mỗi ngành nghề có xu hướng xác định cho chiến lược để phát triển mạnh so với đối thủ cạnh tranh Nghề thư ký đội ngũ người có trình độ chuyên môn, khả giải công việc lĩnh nghề nghiệp Trước nghề thư ký chưa thật coi trọng phát triển người ta có quan niệm nhìn sai lệch nghề thư ký, điều gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu hoạt động quan, xí nghiệp, công ty Ngày nay, với xu phát triển theo hướng cổ phần hóa Doanh nghiệp phát triển nghề thư ký coi trọng, ưu tiên mang lại hiệu không nhỏ cho phát triển xã hội Cũng học viên chuyên ngành khác thơi gian thực tập quan sinh viên chuyên ngành thư ký văn phòng tuần, từ ngày 29/02/2016 – 29/04/2016 Đây giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, tảng cho cán văn phòng trước bước vào giai đoạn thực tập tốt nghiệp thực tế công việc, “ Bản báo cáo thu hoạch kiến tập” kết mà học viên làm bao gồm tất công việc từ trình khảo sát công tác thư ký văn phòng, nhận thức kiến nghị giải pháp cá nhân vào công tác văn phòng quan đến kiến tập nhận xét quan trình kiến tập, tinh thần trách nhiệm hiệu thực tập sinh, sở nhà trường nắm khả sinh viên trình đào tạo bổ sung kiến thức, đúc rút kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện cho quy trình đào tạo sau Hoà nhịp với phát triển kinh tế Thế giới, Việt Nam đanh đào tạo bước tiến lên vượt bậc để đa kinh tế sâu vào phát triển Thời đại Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá, thời đại kinh tế tri thức, nhu cầu công việc người ngày phong phú nhiều ngành nghề đời Để thực tế hoá vấn đề trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở rộng đào tạo số ngành nghề như: Quản trị Văn phòng, Hành Văn phòng, Thư ký SV: Dương Thị Hồng Cúc Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng, Theo kế hoạch nội dung kiến tập Nhà trường đề Em trực tiếp lien hệ kiến tập Công ty cổ phần T- Martores Dưới hướng dẫn trực tiếp giúp đỡ nhiệ tình, tận tâm anh chị văn phòng, em hoàn thành tốt kế hoạch thực tập với nội dung bao gồm nghiệp vụ Thư ký văn phòng, Văn thư lưu trữ, Qua “ Báo cáo thu hoạch kiến tập” em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô, giảng viên Trường đại học Nội Vụ Hà Nội, toàn thể anh chị văn phòng côg ty cổ phần T- Martores nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thơi giúp em thực ý tưởng đem lại kiến thức học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết qua công việc hàng ngày, trao đổi kiến thức nghiệp vụ bổ ích lý thú Em xin trân trọng cảm ơn! SV: Dương Thị Hồng Cúc Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG A.TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY T-MARTORES I Khảo sát tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty cổ phần T- Martores Khái quát công ty cổ phần T- Martores Sau 23 lần thay đổi đăng ký kinh doanh, ngày 15/9/2014, công ty cổ phần T- Martores thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung sau: + Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần T- Martores + Tên viết tắt: T – MARTORES.SSC + Tên Tiếng anh: T – MARTORES JOINT STOCK COMPANY + Mã số doanh nghiệp: 0103973610 + Địa trụ sở: 28BT2, Khu bán đảo Linh Đàm, Phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội + Đại diện pháp luật: Trần Anh Tuấn + Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động + Ngành nghề chính:4632 ( bán buôn thực phẩm) + Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần Đến đầu tháng 12/2014, công ty chuyển trụ sở VT29 liền kề 5- khu đô thị Đại Thành – Thanh Oai – Hà Nội Trong suốt trình hình thành phát triển công ty cổ phần T- Martores không thỏa mãn với có, liên tục mở rộng phát triển loại hình sản phẩm T – Martores làm hài lòng khách hàng với đa dạng sản phẩm, mẫu mã đẹp T- Martores không ngừng vươn lên sáng tạo, chuyên nghiệp, thân thiện đội ngũ nhân viên Chỉ năm hình thành hoạt động kinh doanh T – Mart có hệ thống cửa hàng dày đặc phân bố ngày rộng khu vực với 18 hệ thống siêu thị: +Siêu thị T- mart 75 Xuân La + Siêu thị T- Mart Trần Bình SV: Dương Thị Hồng Cúc Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Siêu thị T- Mart Hưng Yên +Siêu thị T-mart Lê Trọng Tấn +Siêu thị Hòng Văn Thái + Trên số siêu thị đại diện cho công ty cổ phần T – Mart phân bố khu vực Hà Nội nhiều siêu thị khác phân bố phía bắc Để không ngừng làm T- Mart đứng trước mở rộng kinh doanh, tăng cường nhân lực, hỗ trợ trang thiết bị để phục vụ khách hàng cách tốt Với phương châm : “Tận tâm phục vụ” “T- mart tuyệt đối tôn trọng khách hàng” , “ ai, đánh giá khả thân, tiếp thị dịch vụ tốt với tất đối tượng” Như vậy, nói Công ty cổ phần T- Martores thành lập chưa lâu đạt thành tựu, quy mô hoạt động ngày mở rộng, T- Mart dần khẳng định uy tín thương hiệu Sau năm hoạt động Công ty cổ phần T- martores đạt doanh thu năm sau cao năm trước Đây kết sách chiến lược kinh doanh đắn, kết hợp chặt chẽ với hoạt động xã hội, đảm bảo gắn hiệu kinh với mục tiêu đem lại lợi ích cho xã hội Dự kiến, năm Công ty cổ phần T- Martores đạt hiệu kinh tế cao, đóng góp cho ngân sách Nhà nước khoản lớn thông qua nộp thuế Bảng doanh thu năm (2012-2014): Năm Doanh thu( 2012 2013 2014 7,5 10,9 tỷ đồng) Chức nhiệm vụ Công ty 12,6 Từ vào hoạt động, với ý nghĩa công ty chuyên phục vụ, công ty thực chức chức xã hội chức kinh tế doanh nghiệp - Với chức xã hội: SV: Dương Thị Hồng Cúc Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công ty có đóng góp đơn vị bật địa bàn Công ty tích cực ủng hộ phong trào quyên góp mà khu vực trụ sở văn phòng đóng hay tất địa bàn mà hệ thống siêu thị mở ủng hộ quyên góp với số tiền năm 30 triệu đồng - Với chức kinh tế: Chỉ thời gian ngắn vào hoạt động, sản phẩm cung ứng cho thị trường người tiêu dung phục vụ chu đáo nhân viên công ty chứng tỏ tính khả thi doanh thu công ty ngày cao Bên cạnh đó,hàng năm công ty đóng góp phần không nhỏ vào ngân sách Nhà nước Khẩu hiệu công ty: “ Hợp tác, phát triển, bền vững” Phương châm hoạt động “Tận tâm phục vụ”, “ lợi ích khách hành gắn liền với lợi ích công ty” Trong năm qua hiệu phương châm giữ vững, công ty chứng tỏ quan tâm công ty khách hàng đơn vị, quan đối tác Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần T – Martores * Bảng cấu tổ chức lao động công ty Trình độ Số lao động ( số người) Tỷ lệ (%) Đại học, Đại học 50 18,32 Cao đẳng 120 43,96 Trung cấp 96 35,16 Trung học phổ thông 2,56 Tổng cộng 273 100% Cán quản lý 2,19 Lao động trưc tiếp 267 97,81 II Thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ phòng ban công ty cổ phần T – Martores Phòng nhân Nguồn lực người đóng vai trò quan trọng hoạt động doanh nghiệp hay tổ chức Do việc khai thác tốt nguồn nhân lực để phục vụ phát triển doanh nghiệp xã hội vấn đề quan trọng việc quản lý tổ chức doanh nghiệp Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi hiểu biết người nhiều khía cạnh, quan niệm người yếu tố trung tâm SV: Dương Thị Hồng Cúc Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phát triển Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để người phát huy hết kả tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu tổ chức Phòng nhân khai thác sử dụng nguồn nhân lực tổ chức, công ty cách hợp lý hiệu + Tổ chức tuyển dụng, đào tạo nhân lực cho công ty + Xây dựng cấu, chức năng, nhiệm vụ, phòng ban đơn vị công ty + Tổ chức thực quy hoạch cán bộ, công tác đánh giá cán bổ nhiệm, tái bổ nhiệm nhân lực công ty + Lập kế hoạch lao động hàng năm theo quy mô công ty + Thực thủ tục giải chế độ phụ cấp hưu trí, chế độ khác cho cán bộ, nhân viên công ty + Thực công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ toán quỹ tiền lương đơn vị công ty Phòng kế toán Chịu trách nhiệm toàn kế toán công ty + Quản lý hoạt động thu chi công ty, lập báo cáo tài hàng tháng, quý, năm + Xây dựng, đề xuất kế hoạch tài dài hạn ngắn hạn công ty + Hỗ trợ kế toán trưởng hoạch tóa kinh tế, hỗ trợ phân tích dự án đầu tư, hợp tác kinh doanh mà công ty thực tham gia thực hiện/ + Thẩm định đề xuất mua bán trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm, chi trả lương, chế độ phúc lợi cho nhân viên + Thực nghiệp vụ kế toán, hoạt động tài công ty + Cung cấp số liệu cho phận để phân tích thị trường, lập dự án đầu tư kinh doanh phép ban điều hành Phòng kinh doanh Quản lý hệ thống, đối tác, trì mối quan hệ với đối tác truyền thống SV: Dương Thị Hồng Cúc Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phát triển với đối tác mới, tăng quy mô hoạt động kinh doanh số lượng chất lượng Thu thập thông tin thị trường, nhu cầu khách hàng, lực đối thủ cạnh tranh để đưa chiến lược kinh doanh Làm nhiệm vụ tiếp thị, đưa phương án thu hút khách hàng; lựa chọn sản phẩm cho việc kinh doanh công ty Khách hàng không tự tìm đến mà nhân viên kinh doanh phải đưa phương pháp thu hút khách hàng tìm đến Sản phẩm tốt giá trí biết, nhân viên phòng kinh doanh phải đề phương án quảng bá cho khách hàng biết T- Mart có gì? Là gì? Và biết khách hàng có nhu cầu gì? Hãy làm cho khách hàng hài lòng với sản phẩm công ty kinh doanh, giá cạnh tranh hợp lý Phòng kinh doanh có nhiệm vụ địn thành công hay thất bại doanh số công ty Báo cáo thông tin thị trường kết kinh doanh lên lãnh đạo để lãnh đạo đưa định như: tăng quy mô hoạt động, kinh doanh đầu tư thêm vốn, tăng thêm mặt hàng, đối tượng khách hàng Phòng kiểm kê Kiểm kê việc kiểm tra tài sản chỗ loại tài sản có nhằm xác định thức số thực có tài sản thực tế, phát khoản chênh lệch số thực tế so với số liệu sổ sách kế toán Số hiệu sổ sách kế toán số liệu sở cập nhật chứng từ, tức số liệu có tính chất hợp pháp tin cậy Những số liệu sổ sách kế toán với thực tế phát sinh chênh lệch Do đó, phòng kiểm kê có nhiệm vụ ghi chép tính toán xác, kiểm kê theo quy định tài sản sổ sách thực tế Từ để phát chênh lệch phải tìm nguyên nhân, xử lý kịp thời điều chỉnh số liệu sổ cho phù hợp với tình hình thực tế SV: Dương Thị Hồng Cúc Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trải ngắn, có tneer nót lớp vải nỉ, vải dày bên cốc chén đứng vững chắc, phủ cách nặt đất vài cm, khăn bàn danh dự trải chấm đất Không trải khăn ni-lồn, vaot hoa Trên bàn nên trang trí vài cành lá, hoa tươi cho đưpj đẽ, trước mặt khách bày bát hoa đẹp, lọ hoa cao để trước mặt khách, bắt đầu ăn mang chỗ khác để khỏi vướng khách Trang trí hoa yếu tố quan trọng bữa tiệc Hoa trang trí bàn tiệc thường theo mùa, không nên chọn loại hoa có mùo gắt làm hứng thú thưởng thức bữa ăn Màu sắc nên ý Hoa không nên cắm cao che nhân vật quan trọng bữa tiệc Phòng chiêu đãi nên có lối rộng rãi, bàn ghế phải lau chùo dạch sẽ, xếp thẳng Ghế ngồi không nên kê chật làm cho khách ngồi ăn không thoải mái khó cho người phục vụ Cần kiểm tra lại ghế xem có bị gãy, bị bửa bung ghế hay không Phòng chiêu đãi phải trang hoàng sang trọng; đèn phòng phải đủ sáng không làm khách bhois mắt Dụng cụ vhieeu đãi phải lau chùi thật sẽ, không sứt mẻ Dụng cụ ăn, uống phải đầy đủ theo yêu cầu thực đơn: Ăn cơm Âu cần thứ gì, ăn cơm Á cần bát , đũa Sắp xếp chỗ ngồi chiêu đãi phải tương xứng voiqs cương vị khách Phải có sơ đồ bàn để phòng tiếp khách phải có người giúp khách tìm chỗ ngồi, tránh đưer khách đi lại lại tìm chỗ ngồi phòng chiêu đãi Phải cân nhắc thận trọng việc xưeps chỗ ngồi xung quanh bàn tiệc Xếp không với cương vị khách thường làm cho khách không hài lòng, nhiều phản ứng Tiếp đón khách Trong hoạt động tiếp tân, chủ nhan vingx đón khách lối vào phonhf tiệc rại sảnh Đây hình thức biểu thị trọng thị thân tình chủ nhân khách Bên cạnh người chủ phải bố trí vị SV: Dương Thị Hồng Cúc 31 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội biết rõ danh sách khách mời để giới thiệu cho chủ nhân hoạt động Sau phần lớn khách tới sau khách tới chủ nhân giao cho người thân cận đứng đón khách Còn người chủ tiệc sữ đứng với khách danh dự hoà nhập với đám đông Tuy nhiên, tiệc chiêu đãi thủ trưởng chủ nhân trực tiếp đón khách hạn chế hơn, trừ trường hợp chiêu đãi người đứng đầu tổ chức khâc Còn chiêu đãi thường theo quy mô, tầm quan trọng mà giao cho ban tổ chức tiếp đón Giới thiệu khách Trong tiếp khách, vai trò chủ nhân bữa tiệc phải tạo điều kiện cho khách dễ dàng làm quen với suốt buổi tiệc Do đó, chủ nhân phải có trách nhiệm giới thiệu khách với người, với khách than dự Theo tập quán chung, người ta không giới thiệu nhân vật hàng đầu với khách họ người tiếng Theo phép lịch sự, người ta thường giới thiệu nam, nữ , cấp cấp trên( trừ nhân vật khách VIP trên) Nhìn chung giao tiếp, chủ nhân đó, thông thường người đến sau thường giới thiệu với người đến trước Người tiếp người giới thiệu có nghĩa vụ giơ tay bắt Những người phụ nữ thường chủ động đưa ta cho nam giới bắt Một số quốc gia , dân tộc nam nữ không bắt tay nên ta không nên chủ động bắt tay trước Quan tâm đến khách Cần có hình thức quan tâm đến khách mời Tuy nhiên, trường hợp, cần cho khách tham dự quan tâm đặc biệt, tránh để khách rơi vào rình trạng đơn độc, vị trí đặc biệt họ, khách mời thường có thái độ thận trọng không lại gần nhân vật quan trọng newus không đước phép họ bị vây người quen biết Bởi vậy, cần có nhân vật định rã ràng, thường chủ nhân luôn với khách tham dự, tránh cho khách rơi vào tình khó xử tạo thuận lợi cho khách tiếp xúc với Cách sử dụng dụng cụ ăn uống bàn tiệc SV: Dương Thị Hồng Cúc 32 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Dụng cụ ăn thứ tự: Việc sử dụng sụng cụ ăn thường gây lúng túng cho người dưj tiệc theo kiểu Âu Đây điều dễ hiểu văn hoá dân tộc khác người Việt Nam việc sử dụng đũa suốt bữa ăn, cho tất ăn trở thành quen thuộc Còn việc sử dụng dụng cụ Âu hữu hạn.Tuy nhiên, việc xếp sử dụng đơn giản theo lô-gich: bắt đầu xa đĩa ăn nhất, kết thíc với sát đĩa ăn Dao cầm bên tay phải Nĩa xuất sau, chiếm chỗ lại bên tay trái - Cách cầm dao nĩa: Cầm nĩa tay tráo nĩa quay xuống Nếu cầm nĩa bên tay phải nĩa hướng lên trên- kiểu xúc thức ăn đưa lên miệng cầm nĩa tay phải để ăn thức ăn không cần phải cắt cá, trứng, đồ tráng miệng Do vậy, cầm nĩa tay phải cần thiết Khi không sử dụng dao, người ta đặt dao lên thành đĩa, lưỡi dao quay phía Kho kết thúc ăn, người ta đặt dao nĩa song song lòng đĩa.Khi tổ chức bũa tiệc thưch khách cần ý phải biết để bày, đặt đồ dùng, dụng cụ cho hợp lý Giao tiếp tiệc chiêu đãi Chiêu đãi dịp tố để người tham dự trai đổi, trò chuyện Thật tẻ nhạt buồn chán người ngượng ngùng, giữ ý cởi mở bữa ăn Nên tự nhiên giao tiếp đối người gần Cố gắng tham dự đối thoại người bàn tiệc Muốn nói chuyện ăn nên đặt dao nĩa lên mép đĩa lớn Tuyệt đối không cầm dao, nĩa tay vẻ điệu nói chuyện Vừa ăn, vừa nói chuyện từ tốn Tránh nói vhuyeenj với théc ăn miệng Giao tiếp nào, trao đổi gì? Có nhiều chuyện để nói như: chào hỏi lẫn nói lời cảm ơn, bắt tay chào hỏi bàn tiệc, tự giới thiệu để làm quen, Trong bữa nói chuyện thời tiết, khí hậu, sở thích, ăn, Cần tránh sa vào chuyện trị phức tạp, vấn đề gây tranh cãi Trong trường hợp gặp vấn đề gây tranh cãi đừng tham gia lái sang chuyện khác SV: Dương Thị Hồng Cúc 33 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 10 Khi kết thúc chiêu đãi Cũng lúc bắt đầu, kết thúc tiệc , người chủ tiệc khách miiwf tham dự cần chào hỏi, nói lời cảm ơn, lời nhận xét, bày tỏ hài lòng với bữa tiệc Thu thập, lý giấy tờ để toán chi phí tổ chức tiệc chiêu đãi SV: Dương Thị Hồng Cúc 34 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội E KHẢO SÁT CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CƠ QUAN Chuẩn bị giấy mời Giấy mời phải quy cách, chức danh người mời, văn phong ngắn gọn, rõ ràng, trôi chảy, từ lặp lại Nội dung thể dạng câu nhất, dấu ngắt câu, có nghĩa giấy mời đọc liền mạch Trong giấy mời cần đưa thông tin sau: mời, mời ai, theo thể thức xã giao gì, lý mời, thời gian, địa điểm tổ chức, trả lời băngf cách nào, trang phục cách đến nơi nhu (nếu nơi người biết đến) Giấy mực in cần lựa chọn thích hợp Loại giấy trắng, giòn, có độ giầy vừa phải, mực in loại thường sử dụng rộng rãi Sử dụng hình thức đặc trưng giới thức, khác với giới nghệ thuật trình bày độc đáo riêng Giấy mời cần chuyển sớm cho khách ( gửi 24 trước chiêu đãi, khách từ xa đến gửi khách đến) Chuẩn bị thực đơn Việc lựa xhonj thực đơn xuất phát từ mục đích để khách ăn ngon miệng an toàn thực phẩm Nếu lựa chọn thực đơn không vị khách không an toàn coi thất bại - Kinh nghiệm mách bảo không áp đặt thực đơn cho đầu bếp không nên xuất phát từ sở thích cá nhân người để chọn thực đơn Trước tiên cần tiếp thu gợi ý ăn mà đầu bếp quen thuộc mon ăn dễ dàng thành công - Lưu ý chế độ ăn đặc biệt khách ( có) ăn cấm kỵ tôn giáo, chế độ ăn kiêng khem, - Thông thường không nên phục vụ khách ăn dân tộc, đặc sản họ ăn sữ không nấu nhon nơi họ Nên có ăn dân tộc, đặc sản địa phương chủ nhà, nhiên, cần SV: Dương Thị Hồng Cúc 35 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tránh ăn độc đáo thịt chuột, thịt rắn, thịt rùa, Trong bữa tiệc có loại ăn Âu, Á khác Nói chung chọn thực đơn tuỳ thuộc vào chủ tiệc Song, bữa tiệc trang trọng thường theo trật tự sau: - Món khai vị: Tiệc đứng thường sandwich tổng hợp Tiệc ngồi đa dạng ( bánh, nem loại, nộm, ) - Món súp: Tiệc Âu thường ăn sau khai vị Tiệc Á ăn vào cuối buổi có ăn hai loại súp khác bữa tiệc Xúp đựng bât đĩa có lòng sâu.\ Sau súp Món tuỳ địa phương, có hai Nếu hai nên chế biến từ thì, Món chế biến từ hải sản Trong bữa tiệc sang trọng, hai người ta thường phục vụ cốc kem chanh nhỏ để khử mùi vị ăn trước Để quan tâm đến khách, vị khách chính, ta cần hỏi thêm ăn kiêng để phục vụ, kể người ăn chay 3.Chuẩn bị đồ uống bữa tiệc Rượu bia đòi uống thiếu buổi tiệc ( trừ vị khách đến từ nước đạo Hồi Trong bữa tiệc này, khách không uống chủ không nên uống) Trong tiệc dù trang trọng hay bình dân không nên ép khách uống say Ta cần tuân theo tập quán định, tức khai bị nên uống loại rượu nào, bữa ăn nên dùng loại rượu vang đỏ hay trắng, loại cần ướp lạnh, loại không, sau bữa tiệc nên dùng loại rượu Điều cần thiết không chứng tỏ chủ nhân người sành điệu mà hợp vị phép ăn uống * Dùng cho khai vị: Có nhiều loại, ví thể dùng rượu whisky, loại rượu mạnh phổ biến Châu Âu, uống nguyên chất, thường rót 1/8 cốc lớn, pha thên soda, đá ( khoảng 1/4 cốc lớn) Rượu GIN Anh Hà Lan, pha thêm tonic vài lát chanh mỏng, sambanh thứ dùng cho khau vị loại SV: Dương Thị Hồng Cúc 36 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp sang, dùng buổi Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiệc chiêu đãi trang trọng Ngoài ra, khai vị, khách uống loại đồ uống khác bia, nước ngọt, nướ suối Tất phải rót cốc to * Rượu dùng bữa chính: Trong tiệc ngồi, dùng chính, người ta thường không dùng loại rượu mạnh khai vị whicky, GIN mà thông thường người ta dùng loại rượu vang đỏ vang trắng Vang đỏ dùng thịt, vang trắng dùng hải sản Rượu trắng VODKA, Mao Đài Trung Quốc, rượu sâm Triều Tiên rượu nếp Việt Nam dùng để chúc bắt đầu tiệc đứng tiệc ngồi, tiệc lớn tiệc nhỏ Tuy nhiên, Sâmbanh sản xuất vào kỷ XIV tỉnh Sampagne, Pháp- loại rượu ngon, quí sử dụng rộng rãi, người ta sử dụng vào lúc nào, người ta thường dùng vào phút trang trọng buổi tiệc để chúc tụng khách * Rượu sau bữa ăn: Trong bữa tiệc ngồi trang trọng, sau dùng tráng miệng xong, người ta thường mời khách dùng trà, cafe Lúc này, người ta thuòng mời khách loại rượu mạnh để tiêu cơm, người ta thường gọi rượu cho digestive Đó loại rượu có nồng độ cao Cognac Ngoài rượu Cognac, người ta thường sử dụng loại XO, Remy Martin thường dùng cho digestive Tuy nhiên, Việt Nam, thường dùng loại rượu dùng ăn Đây theo thói quen Trong gặp gỡ bạn bè tuỳ sở thích, buổi tiệc thức lãnh đạo nên dùng loại rượu cho thời điểm thích hợp Trong duổi tiệc đứng việc sử dụng đòi uống tự hơn, theo ý thích Trang trí bàn tiệc Các bàn tiệc cần trang trí giống nhau, trừ bàn danh dự để tránh cảm tưởng chủ nhà phân loại khách SV: Dương Thị Hồng Cúc 37 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bàn tiệc phải trải khăn, khăn bàn phải vải trắng, phẳng, trải ngắn, có tneer nót lớp vải nỉ, vải dày bên cốc chén đứng vững chắc, phủ cách nặt đất vài cm, khăn bàn danh dự trải chấm đất Không trải khăn ni-lồn, vaot hoa Trên bàn nên trang trí vài cành lá, hoa tươi cho đưpj đẽ, trước mặt khách bày bát hoa đẹp, lọ hoa cao để trước mặt khách, bắt đầu ăn mang chỗ khác để khỏi vướng khách Trang trí hoa yếu tố quan trọng bữa tiệc Hoa trang trí bàn tiệc thường theo mùa, không nên chọn loại hoa có mùo gắt làm hứng thú thưởng thức bữa ăn Màu sắc nên ý Hoa không nên cắm cao che nhân vật quan trọng bữa tiệc Phòng chiêu đãi nên có lối rộng rãi, bàn ghế phải lau chùo dạch sẽ, xếp thẳng Ghế ngồi không nên kê chật làm cho khách ngồi ăn không thoải mái khó cho người phục vụ Cần kiểm tra lại ghế xem có bị gãy, bị bửa bung ghế hay không Phòng chiêu đãi phải trang hoàng sang trọng; đèn phòng phải đủ sáng không làm khách bhois mắt.' Dụng cụ chiêu đãi phải lau chùi thật sẽ, không sứt mẻ Dụng cụ ăn, uống phải đầy đủ theo yêu cầu thực đơn: Ăn cơm Âu cần thứ gì, ăn cơm Á cần bát , đũa Sắp xếp chỗ ngồi chiêu đãi phải tương xứng voiqs cương vị khách Phải có sơ đồ bàn để phòng tiếp khách phải có người giúp khách tìm chỗ ngồi, tránh để khách đi lại lại tìm chỗ ngồi phòng chiêu đãi Phải cân nhắc thận trọng việc xưeps chỗ ngồi xung quanh bàn tiệc Xếp không với cương vị khách thường làm cho khách không hài lòng, nhiều phản ứng Tiếp đón khách Trong hoạt động tiếp tân, chủ nhan vingx đón khách lối vào phonhf tiệc rại sảnh Đây hình thức biểu thị trọng thị thân SV: Dương Thị Hồng Cúc 38 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tình chủ nhân khách Bên cạnh người chủ phải bố trí vị biết rõ danh sách khách mời để giới thiệu cho chủ nhân hoạt động Sau phần lớn khách tới sau khách tới chủ nhân giao cho người thân cận đứng đón khách Còn người chủ tiệc sữ đứng với khách danh dự hoà nhập với đám đông Tuy nhiên, tiệc chiêu đãi thủ trưởng chủ nhân trực tiếp đón khách hạn chế hơn, trừ trường hợp chiêu đãi người đứng đầu tổ chức khâc Còn chiêu đãi thường theo quy mô, tầm quan trọng mà giao cho ban tổ chức tiếp đón Giới thiệu khách Trong tiếp khách, vai trò chủ nhân bữa tiệc phải tạo điều kiện cho khách dễ dàng làm quen với suốt buổi tiệc Do đó, chủ nhân phải có trách nhiệm giới thiệu khách với người, với khách than dự Theo tập quán chung, người ta không giới thiệu nhân vật hàng đầu với khách họ người tiếng Theo phép lịch sự, người ta thường giới thiệu nam, nữ , cấp cấp trên( trừ nhân vật khách VIP trên) Nhìn chung giao tiếp, chủ nhân đó, thông thường người đến sau thường giới thiệu với người đến trước Người tiếp người giới thiệu có nghĩa vụ giơ tay bắt Những người phụ nữ thường chủ động đưa ta cho nam giới bắt Một số quốc gia , dân tộc nam nữ không bắt tay nên ta không nên chủ động bắt tay trước Quan tâm đến khách Cần có hình thức quan tâm đến khách mời Tuy nhiên, trường hợp, cần cho khách tham dự quan tâm đặc biệt, tránh để khách rơi vào rình trạng đơn độc, vị trí đặc biệt họ, khách mời thường có thái độ thận trọng không lại gần nhân vật quan trọng newus không đước phép họ bị vây người quen biết Bởi vậy, cần có nhân vật định rã ràng, thường chủ nhân luôn với khách tham dự, tránh cho khách rơi vào tình khó xử tạo thuận lợi cho khách tiếp xúc với SV: Dương Thị Hồng Cúc 39 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cách sử dụng dụng cụ ăn uống bàn tiệc - Dụng cụ ăn thứ tự: Việc sử dụng sụng cụ ăn thường gây lúng túng cho người dưj tiệc theo kiểu Âu Đây điều dễ hiểu văn hoá dân tộc khác người Việt Nam việc sử dụng đũa suốt bữa ăn, cho tất ăn trở thành quen thuộc Còn việc sử dụng dụng cụ Âu hữu hạn.Tuy nhiên, việc xếp sử dụng đơn giản theo lô-gich: bắt đầu xa đĩa ăn nhất, kết thíc với sát đĩa ăn Dao cầm bên tay phải Nĩa xuất sau, chiếm chỗ lại bên tay trái - Cách cầm dao nĩa: Cầm nĩa tay tráo nĩa quay xuống Nếu cầm nĩa bên tay phải nĩa hướng lên trên- kiểu xúc thức ăn đưa lên miệng cầm nĩa tay phải để ăn thức ăn không cần phải cắt cá, trứng, đồ tráng miệng Do vậy, cầm nĩa tay phải cần thiết Khi không sử dụng dao, người ta đặt dao lên thành đĩa, lưỡi dao quay phía Kho kết thúc ăn, người ta đặt dao nĩa song song lòng đĩa Khi tổ chức bũa tiệc thưch khách cần ý phải biết để bày, đặt đồ dùng, dụng cụ cho hợp lý Giap tiếp tiệc chiêu đãi Chiêu đãi dịp tố để người tham dự trai đổi, trò chuyện Thật tẻ nhạt buồn chán người ngượng ngùng, giữ ý cởi mở bữa ăn Nên tự nhiên giao tiếp đối người gần Cố gắng tham dự đối thoại người bàn tiệc Muốn nói chuyện ăn nên đặt dao nĩa lên mép đĩa lớn Tuyệt đối không cầm dao, nĩa tay vẻ điệu nói chuyện Vừa ăn, vừa nói chuyện từ tốn Tránh nói vhuyeenj với théc ăn miệng Giao tiếp nào, trao đổi gì? Có nhiều chuyện để nói như: chào hỏi lẫn nói lời cảm ơn, bắt tay chào hỏi bàn tiệc, tự giới thiệu để SV: Dương Thị Hồng Cúc 40 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm quen, Trong bữa nói chuyện thời tiết, khí hậu, sở thích, ăn, Cần tránh sa vào chuyện trị phức tạp, vấn đề gây tranh cãi Trong trường hợp gặp vấn đề gây tranh cãi đừng tham gia lái sang chuyện khác 10 Khi kết thúc chiêu đãi Cũng lúc bắt đầu, kết thúc tiệc , người chủ tiệc khách mời tham dự cần chào hỏi, nói lời cảm ơn, lời nhận xét, bày tỏ hài lòng với bữa tiệc.Thu thập, lý giấy tờ để toán chi phí tổ chức tiệc chiêu đãi F.THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG KHÁC ĐƯỢC GIAO TẠI CÔNG TY - Phân loại giấy tờ: hoá đơn, văn đi- đến công ty giao cho đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải - Photo, in tài liệu cho họp, phân công nhiệm vụ cho phòng ban, ca nhân - Đánh máy văn thông dụng công ty - Nhập sổ, vào số văn đi- đến - Tham gia công việc lễ tân hàng tuần tổ chức họp rút kinh nghiệm nhà quản lý họp công ty khác - Thực công việc phục vụ, hỗ trợ cho người, đồng nghiệp văn phòng, công ty hỗ trợ xuất làm việc hiệu - Hỗ trợ xuống kho hàng kiểm kê, nhập hàng, chỉnh lý giấy tờ - Hỗ trợ công việc hàng tháng kiểm kê hệ thống siêu thị địa bàn Hà Nội SV: Dương Thị Hồng Cúc 41 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II TỔNG KẾT THỰC TẬP Trải qua tuần thực tập công ty cổ phần T- Martores, với chuyên đề “nghiệp vụ thư ký văn phòng” giúp em nắm rõ kiến thức học nhà trường từ giúp em vận dụng tốt vào thực tiễn, đúc rút học thực tiễn để làm tiền đề cho việc thực tập tốt nghiệp thực tế bước vào công việc thực tế sau “Học đôi với hành” có kiến thức phải có kinh nghiệm thực tế kiến thức phát huy hết giá trị Dưới nhiệt tình, tận tâm hướng dẫn anh chị công ty quan sát học hỏi tự làm em hoàn thành đợt kiến tập hiểu sâu tầm quan trọng công tác thư ký văn phòng công tác văn thư lưu trữ Tóm lại, công tác thư ký văn phòng công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò không nhỏ hoạt động quan, tổ chức, giúp quản lý hệ thống văn bản, giấy tờ, tài liệu quan Người thư ký vừa trợ thủ đắc lực giúp thủ trưởng giải công việc, vừa cầu nối thủ trưởng với quần chúng, nhân viên công ty, đại diện lãnh đạo, công ty xây dựng hình tượng tốt đẹp trước đối tác Như vậy, thực tế chứng minh thư ký văn phòng thiếu quan Qua thời gian kiến tập công ty cổ phần T- Martores, em cố gắng công tác song báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em mong nhận ý kiến từ thầy, cô giảng viên anh chị công ty bạn để báo cáo em hoàn thiện Em xin trân thành cám ơn nhà trường ( đặc biệt khoa quản trị văn phòng) công ty cổ phần T- Martores tạo điều kiện cho em tiếp xúc, làm quen với công việc SV: Dương Thị Hồng Cúc 42 Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hà Nội Trường Đại học Nội vụ PHẦN III: PHỤ LỤC 11 12 4 4 10 SV: Dương Thị Hồng Cúc phòng 13A Lớp Thư ký Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chú thích sơ đồ bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Cửa vào Cửa sổ Bàn tiếp khách Ghế ngồi Bàn làm việc Máy tính Máy in Tủ đựng hồ sơ, tài liệu Tủ đựng sách, văn phòng phẩm 10 Bình nước 11 Điều hòa 12 Tủ đựng dấu Nhận xét: Ưu điểm: - Với cách bố trí văn phòng làm việc giúp lãnh đạo văn phòng dễ dàng quản lý giải công việc chuyên môn, thuận lợi công việc cách tốt đạt hiệu cao - Văn phòng bố trí tầng thuận lợi cho việc xử lý văn đến, văn cầu nối gần gũi tới phòng ban khác quan Dễ dàng việc trao đổi góp ý giải công việc - Không gian văn phòng bố trí hợp lý có cửa sổ tạo cảm giác rộng rãi, dễ chịu bước vào phòng.Không gian văn phòng hòa hợp với cảnh sắc thiện nhiên Nhược điểm: - Các trang thiết bị văn phòng chưa đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng cá nhân, lãnh đạo Do tiến trình công việc chưa đảm bảo đạt hiệu cao Chưa biết phân bổ, bố trí xanh hay hoa tạo môi trường làm việc tuyệt vời cho văn phòng mà văn phòng hay quan khác áp dụng đạt hiệu tương đối cao SV: Dương Thị Hồng Cúc Lớp Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hà Nội SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN T-MARTORES Trường Đại học Nội vụ Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng Giám đốc Giám đốc biên nhận Giám đốc bán hàng online Các tổ trưởng Trưởng phòng kế toán Kế toán viên Thủ quỹ Trưởng phòng kinh doanh Phó Phó phòng phòng Nhân viên Trưởng phòng kiểm kê Hệ thống siêu thị Nhân viên bán hàng Các đội trưởng kiểm kê Nhân viên Nhân viên SV: Dương Thị Hồng Cúc phòng 13A Trưởng phòng nhân Nhân viên Lớp Thư ký Văn