Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦAHĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ. 2 1. Giới thiệu chung về Ủy ban Quận tây Hồ 2 1.1. Vị trí địa lý, dân số, diện tích. 2 1.2. Thành tựu về mặt kinh tế, xã hội và mục tiêu phát triển 4 1.2.1 Thành tựu đạt được 4 1.2.2 Mục tiêu phát triển giai đoạn 2011 – 2016 5 2. Giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ. 6 2.1. Chức năng 6 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận. 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng thường trực UBND quận Tây Hồ. 7 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 7 1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 9 1.3 Xây dựng bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, chuyên viên làm công tác tổng hợp. 9 1.4 Quy trình tuyển dụng nhân sự. 13 1.5 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận và của các đơn vị khác. 20 1.6. Sơ đồ công tác tổ chức một hội nghị, cuộc họp của cơ quan. 21 1.7. Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của văn phòng. 21 2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư. 21 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ 21 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản. 22 2.2.1. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND quận Tây Hồ. 23 2.2.2. Nhận xét những ưu, nhược điểm về: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản. 24 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND quận Tây Hồ. 30 2.3.1. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 31 2.3.2.Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 34 PHẦN IICHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI CƠ QUAN 38 I. Giới thiệu về hoạt động nghiệp vụ được thực tập tại cơ quan. 38 1. Mô tả vị trí thực tập. 38 2. Công việc được làm và tham gia. 38 II. Nghiệp vụ thư ký tại cơ quan. 38 1. Giới thiệu về ngành thư ký tại UBND quận. 38 2. Hoạt động tiếp khách, đãi khách. 39 2.1. Tiếp khách 39 2.2. Đãi khách. 42 3. Công tác tổ chức hội nghị tại UBND quận Tây Hồ. 43 4. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại UBND quận Tây Hồ. 45 5. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký. 46 Phần IIIKẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 48 I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 48 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 48
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Người xưa có câu “Học đôi với hành” điều có nghĩa học lý thuyết phải gắn liền với thực tế Học lý thuyết quan trọng lý thuyết vận dụng vào thực tế sống lại quan trọng Vì thế, thực tập ngành nghề có vai trò quan trọng trình học tập sinh viên Nhận thấy ý nghĩa đợt thực tập cuối khóa, Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức thực tập ngành nghề cho sinh viên cuối khóa trước trường Được đồng ý Khoa, Trường Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ, thực tập từ ngày 29/2/2016 đến ngày 29/4/2016 Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND & UBND tạo cho nhiều hội để áp dụng kiến thức học nâng cao kiến thức thực tế Dựa yêu cầu Trường, Khoa đề dẫn thầy, cô giảng viên Khoa tài liệu trải nghiệm thực tế, tổng kết lại thành báo cáo Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy, cô giảng viên Khoa cô, chú, anh, chị Văn phòng HĐND & UBND Quận nhiệt tình giúp đỡ hoàn thành tốt đợt thực tập, báo cáo thực tập ngành nghề Trong thời gian thực tập, cố gắng tìm hiểu thu thập thông tin, tài liệu giới hạn thời gian hiểu biết lý luận thực tiễn hạn chế nên tránh khỏi thiếu xót,, mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cô giảng viên Khoa bạn Tôi xin chân thành cảm ơn Tây Hồ, ngày 05 tháng 05 năm 2016 Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.Giới thiệu chung Ủy ban Quận tây Hồ 1.1 Vị trí địa lý, dân số, diện tích Quận Tây hồ Quận nằm phía Tây Bắc thủ đô Hà Nội, có vị trí địa lý tương đối thuận lợi; phía Bắc giáp huyện Đông Anh, phía nam giáp quận Ba Đình, phía Đông giáp quận Long Biện, phía tây giáp quận Từ Liêm Cầu Giấy Quận có địa hình tương đối phẳng, có chiều thấp dần từ Bắc xuống Nam Quận Tây Hồ có diện tích tự nhiên 24,1 có 110.000 người cư trú địa bàn 08 phường.Dân số quận 145,7 nghìn người ( tính đến năm 2012) Nằm địa giới quận Hồ Tây – cảnh quan thiên nhiên đẹp Hà Nội nước Quận xác định trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hóa, vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên Hà Nội UBND Quận đơn vị hành thành lập theo Nghị định số 69/NĐ-CP ngày 28/10/1995 Chính phủ UBND Thành phố Hà Nọi giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn từ ngày 01/01/1996 Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHÍNH PHỦ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 69/CP Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 1995 (Trích) NGHỊ ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ VỀ VIỆC THÀNH LẬP QUẬN TÂY HỒ THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI CHÍNH PHỦ Căn Luật tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 09 năm 1992 Xét đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Bộ trưởng, Trưởng ban tổ chức - Cán Chính phủ NGHỊ ĐỊNH Điều Nay thành lập quận Tây Hồ phường thuộc quận Tây Hồ thuộc thành phố Hà Nội sau: 1.Thành lập quận Tây Hồ sở phường: Bưở, Thụy Khuê, Yên Phụ quận Ba Đình xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng huyện Từ Liêm 2.Thành lập phường: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc quận Tây Hồ cở sở xã Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân LA, Phú Thượng cũ Điều Nghị định có hiệu lực từ ngày ký Các quy định trước trái với Nghị định bị bãi bỏ Điều Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội Bộ trưởng, Trưởng ban ban tổ chức – cán Chính phủ chịu trách nhiệm thi hành Nghị định TM CHÍNH PHỦ Thủ Tướng Võ Văn Kiệt (Đã ký) Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.2 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành tựu mặt kinh tế, xã hội mục tiêu phát triển 1.2.1 Thành tựu đạt Sau 20 năm xây dựng trưởng thành, quận Tây Hồ ngày lớn mạnh Trong năm 2001-2005 kinh tế địa bàn quận đạt tốc độ phát triển cao giá trị sản xuất tăng bình quân 14,8 %, đó: Kinh tế Nhà nước tăng 13,4 %/năm, kinh tế có vốn đầu tư nước tăng18,7% /năm, kinh tế quốc doanh tăng16,9%/năm vượt tiêu Nghị đại hội II đề Cơ cấu giá trị sản xuất ngành kinh tế phát triển theo định hướng: Dịch vụ - du kịch- công nghiệp – nông nghiệp Tỷ trọng giá trị sản xuất ngành: dịch vụ 51,8 %, Công nghiệp 43,2 %, công nghiệp 5% Trải qua 20 năm, từ địa bàn ven đô, mang nhiều dáng dấp làng xã thành lập, quận Tây Hồ phát triển mạnh mẽ hạ tầng đô thị, tạo nên mặt đô thị nagfy khang trang, đại Đến nay, có 4,232 doanh nghiệp hoạt động địa bàn, tăng 100 lần so với thành lập Thu ngân sách quận 2015 đạt 1.039 tỷ đồng, tăng 81 lần so với thu ngân sách năm 1996 Cùng với thành tựu phát triển kinh tế, đô thị, nghiệp văn hóa – xã hội quận đạt thành tựu quan trọng nơi khởi xướng nhiều cách làm, mô hình sáng tạo, tiên phong Thành phố như: Phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa”, mô hình “Phường văn hóa”, với 02 phường Quảng An, Nhật Tân công nhận từ năm 1998 quận hoàn thành quy hoạch mạng lưới trường học, làm sở cho việc đầu rư xây dựng trường học đật chuẩn quốc gia Đến nay, 19/ trường công lập quận đạt chuẩn quốc gia, đạt tỷ lệ 79% đơn vị dẫn đầu thành phố Các cấp ủy, quyền quan tâm bảo đảm an sinh xã hội, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần nhân dân địa bàn Công tác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống trị 20 năm qua quận quan tâm chăm lo, thực tốt Tròn đó, công tác dựng, chỉnh đốn Đảng quận ủy thường xuyên lãnh đạo thực nghiêm túc, chủ động, sáng tạo, phù hợp với giai đoạn, công tác cán - khâu then chốt công tác xây dựng Đảng Theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố trung tâm Như vậy, tương lai, Tây Hồ khu vực trung tâm Thủ đô Hà Nội Với vụ trí đó, Tây Hồ có điều kiện đặc Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội biệt thuận lợi thu hút nguồn lực (bao gồm nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực khao học – công nghệ) để thúc đẩy nhanh phát triền kinh tế - xã hội quận nói riêng Hà Nội nói chung 1.2.2 Mục tiêu phát triển giai đoạn 2011 – 2016 a) Mục tiêu “Tiếp tục phát triển kinh tế theo cấu Dịch vụ - Công nghiệp – Nông nghiệp; quản lý, giữ gìn cảnh quan, nâng cao chất lượng môi trường, khai thác có hiệu Hồ tây vùng phụ cận, bước xây dựng đồng bộ, đại hạ tầng đô thị, bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, thực tốt nhiệm vụ quân sự, quốc phòng địa phương; xây dựng hệ thống trị sạch, vững mạnh; nâng cao đời sống vật chất tinh thần nhân dân; xây dựng quận Tây Hồ trở thành trung tâm dịch vụ - du lịch văn háo Thủ đô” b) Chỉ tiêu phấn đấu * Kinh tế - Tốc độ tăng giá trị sản xuất ngành kinh tế quận quản lý nình quân tăng hàng năm: 16% - Tốc độ tăng giá trị sản xuất ngành dịch vụ bình quân hàng năm: 18 – 20% - Giá trị thương mại, dịch vụ, du lịch chiếm tỷ trọng 80% - Giá tị sản phẩm trồng trọt 1ha đất canh tác theo giá thực tế bình quân đạt 170 triệu đồng/năm * Về văn hóa – xã hội: - Phấn đấu đến năm 2015, toàn quận có 20 trường đạt chuẩn quốc gia - Tham gia giải việc làm bình quân hàng năm 5.000 lao động - Phấn đấu hàng năm giảm 50 hộ nghèo - Đến năm 2015, tỷ lệ sinh đạt 16,5% - Gia đình văn háo tổng số đạt: 85% trở lên * Về an ninh, quốc phòng: - Đảm bảo vững an ninh trị, trật tự an toàn xã hội địa bàn Điều tra khám phá trọng án đạt 80%, thường án đạt 70 % - Đảm bảo công tác quân sự, quốc phòng địa phương Hàng năm hoàn thành 100% tiêu giao quân động viên quốc phòng * Về công tác xây dựng Đảng Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tiếp tục nâng cao lực lãnh đạo, sức chiến đấu tổ chức sở Đảng - Hàng năm tổ chức sở Đảng đạt: “ Trong sạch, vững mạnh: 75% - Hàng năm đảng viên đủ tư cách, hoàn thành tốt nhiệm vụ 80% - Hàng năm kết nạp: 80 Đảng viên 2.Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ 2.1 Chức UBND Quận Tây Hồ với tư cách quan hành Nhà nước, lãnh đạo Đảng, UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Hiến pháp, Lệnh, Pháp lẹnh, Nghị quan Nhà nước cấp Hội đồng nhân quận tất lĩnh vực có chức cụ thể sau: Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiêp, thương nghiệp, văn hóa, giáo dục, y tế, dịch vụ Về thu chi ngân sách địa phương Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo quyền tự dân chủ nhân dân Về công tác thi hành án, giải đơn thư, khiếu nại 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo, điều hành thực nhiệm vụ chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm; quản lý, hướng dẫn phường, đơn vị trực thuộc quận hoạt dộng quản lý Nhà nước theo luật tổ chức HĐND & UBND, UBND quận thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng dài hạn hàng năm quận Xây dựng chương trình công tác hàng năm UBND quận Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Kết luận khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cá chủ chốt UBND quận quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật khiếu nại, tố cáo Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kiểm điểm, đánh giá công tác, đọa điều hành tập thể cá nhân, thành viên UBND quận hàng năm Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 2.3 Cơ cấu tổ chức UBND quận Bộ máy UBND quận hoạt động theo Quyết đinh số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05/7/2011 UBND quận Tây Hồ việc ban hành quy chế làm việc UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011-2016 UBND quận Tây Hồ tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể, đôi với phát huy trách nhiệm thành viên, thảo luận tập thể định theo đa số UBND phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa chống biểu quan liêu tiêu cực khác quan Cán bộ, công nhân viên chức máy chủ động sáng tạo thực nhiệm vụ, quyền hạn Xây dựng phát triển quận nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích nhân dân Đứng đầu UBND quận Tây Hồ Chủ tịch ủy bân nhân dân quận, người phụ trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện mặt công tác UBND quận Giúp việc cho Chủ tịch có 03 Phó Chủ tịch phụ trách lịnh vực: Kinh tế - Văn hóa xã hội – Đất đai, trật tự xây dựng Các Phó chủ tịch UBND quận phân công, đạo công tác hoạt động lĩnh vực phụ trách, đạo điều hành hoạt động số phòng ban thuộc lĩnh vực quản lý Ủy ban nhân dân Quận gồm có 12 phòng, ban chuyên môn, tổ chức trị xã hội đoàn thể, trung tâm trực thuộc đơn vị hiệp quản *Sơ đồ tổ chức máy hoạt động cua Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ (Xem phụ lục 1) II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND quận Tây Hồ Tổ chức hoạt động văn phòng thường trực UBND quận Tây Hồ 1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng a Chức năng: Theo Mục Điều Quyết định số 28/2010/QQD-UBND ngày 26 tháng 10 năm 2010, quy định chức Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ sau: Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp • Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức tham mưu tổng hợp: Nghiên cứu, đề xuất tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu Chủ tịch UBND người đạo chung lĩnh vực Song chủ tịch nắm đặc trưng, tính chất công việc hoạt động cách thường xuyên Vì vậy, phận tham mưu tổng hợp thuộc Văn phòng giúp đỡ lãnh đạo, giải công việc Chủ tịch, Phó chủ tích Chức tham mưu tổng hợp thể thông qua việc xây dựng chương trình làm việc cho UBND, chuẩn bị báo cáo hoạt động UBND, theo dõi đôn đốc phòng, ban chuyên môn việc xây dựng đề án Tham gia ý kiến nội dung hình thức văn trình soạn thảo, tổ chức thống việc ban hành văn tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND quận • Hành quản trị: Đảm bảo điều kiện sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện lại để phục vụ tốt hoạt động UBND Giúp lãnh đạo, phòng, ban thực tốt công việc hoàn thành nhiệm vụ giao theo nguyên tắc quy định UBND quận b Nhiệm vụ, quyền hạn: Tại Mục 2, Điều Quyết định số28/2010/QĐ-UBND ngày 26 tháng 10 năm 2010, quy định cụ thể nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Dưới số nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND & UBND: Xây dựng chương trình làm việc, công tác tuần, tháng, năm Thường trực HĐND & UBND quận, chương trình kỳ họp HĐND & UBND quận Phối hợp với đơn vị chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND UBND quận Tổ chức phục vụ hoạt động đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, HDDNF Thành phố, HĐND quận Thu thập xử lý thông tin,phối hợp với phòng, ban, ngành, UBND phường chuẩn bị báo cáo phục vụ cho công tác đạo, điều hành UBND quận theo quy định Pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định theo đạo Thường trực HĐND & UBND quận Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiên văn bản, ý kiến đạo UBND quận phòng, ban, ngành, ủy ban nhân dân phường Tham mưu giúp UBND quận công tác dân tộc địa bàn tổ chức thực Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 Thủ tướng phủ việc ban hành Quy chế thực chế cửa, chế cửa liên thông quan hành Nhà nước địa phương Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận, phân loại đơn dân nguyện, khiếu nịa, tố cáo tổ chức, công dân… Quản lý việc tiếp nhận văn gửi đến ban hành văn Thường trực HĐND & UBND quận; thực công tác lưu trữ văn bản… Thực nhiệm vụ khác Thường trực HĐND & UBND quận giao 1.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Văn phòng HĐND & UBND Quận có Chánh văn phòng không 03 Phó chánh văn phòng, công chức chuyên môn lao động hợp đồng theo quy định pháp luật làm việc phận, thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng • Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ (Xem phụ lục 02) 1.3 Xây dựng mô tả công việc lãnh đạo văn phòng, chuyên viên làm công tác tổng hợp Xây dựng mô tả công việc có vai trò lớn trình hoạt động quan Nó giúp cho nhà Quản trị có định xác việc bố trí, sử dụng lao động, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ đơn vị, cán bộ, tránh chồng chéo, trùng lặp Đây yêu cầu quan trọng góp phần nâng cao lực, trách nhiệm nhân viên công việc a Bản mô tả công việc lãnh đạo văn phòng BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Họ tên: Đỗ Anh Tuấn Chức danh: Chủ tịch UBND quận Tây Hồ Nơi làm việc: UBND quận Tây hồ Tóm tắt công việc: Chủ tịch UBND quận phụ trách chung toàn hoạt động tất lĩnh vực UBND quận theo thẩm quyền Trực tiếp phụ trách lĩnh vực an ninh quốc phòng địa phương, tài ngân sách, quản lý đất đai, xây dựng bản, công tác sách xã hội, dân số – kế hoạch hoá gia đình, công tác tư pháp hộ tịch, cải cách hành chính, tiếp dân giải đơn thư công dân Làm chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ quân quận, Trưởng ban đạo phòng chống tệ nạn xã hội, Tổ trưởng Tổ giải phóng mặt Trưởng ban đạo Nguyễn Thị Trang 10 Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc, mục đích đến quan Đối với khách lịch hẹn, trước tiên mời khách ngồi đợi, tiếp nước thời gian thư ký liên hệ, xin ý kiến giải Lãnh đạo, cá nhân có liên quan Bên cạnh người thứ ký UBND quận thường xuyên phải thu xếp tiếp khách Lãnh đạo với lý đáng Người thư ký phải thường xuyên rà soát, kiểm tra thời gian, lịch hẹn Lãnh đạo để tránh mâu thuẫn trùng lặp thời gian Trong trường hợp khách phải ngồi đợi đến làm việc Thư ký thường thực số nghiệp vụ, kỹ để khách không chán, khó chịu lịch giao tiếp, mời khách ngồi vào bàn rót nước cho khách, để bàn số tạp chí, báo Qua nâng cao thiện cảm, quan tâm khách quan Tránh trường hợp để khách ngồi chờ lâu mà không để ý đến có lời than phiền gây trở ngại • Kết thúc trình giao tiếp Thông thường giải xong công việc, vấn đề khách cách triệt để phạm vi thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ mình, người Thư ký kết thúc trình giao tiếp thái độ vui vẻ, không tỏ bị làm phiền diện khách Khi kết thúc công việc người Thư ký thường sử dụng hệ thống câu hỏi để kiểm tra lại thông tin thông báo cách lịch cho khách biết giao tiếp kết thúc Tóm lại, tiếp khách hoạt động diễn thường xuyên người Thư ký văn phòng Ủy ban quận hay quan, tổ chức khác Nghiệp vụ đòi hỏi người Thư ký vận dụng khả ứng xử, khả giao tiếp thân Không có khuôn mẫu định, mà người Thư ký phải vận dụng hiểu biết thân để mang lại cho khách cảm giác thoải mái có thiện cảm quan Một số trường hợp tiếp khách UBND vận dụng cách pha trà, rót nước số nghiệp vụ khác học Trường Qua hiểu biết rút nhiều kinh nghiệm công việc sử dụng nghi thức khả giao tiếp thân 2.2.Đãi khách Đãi khách công cụ quan trọng, cần thiết cho hoạt động đối ngoại Nguyễn Thị Trang 42 Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan công sở Tùy vào mục đích công việc người Thư ký UBND quận cần lựa chọn hình thức đãi khách cho phù hợp, đãi khách công việc cần thiết quan trọng không người thư ký mà quan trọng vớiUBND quận Hiệu hoạt động tác động to lớn tới việc thiết lập mối quan hệ phục vụ cho việc giải công việc lần Khi tổ chức đãi khách, người thư ký cần: Biết số lượng khách để bố trí nơi nghỉ Chuẩn bị mặt thời gian Chuẩn bị kinh phí cho việc đãi khách toán Tại UBND quận Tây Hồ, tùy vào tính chất công việc khách, Quận tổ chức đãi khách Thông thường tiệc có quy mô nhỏ tổ chức đãi khách Quận, với tiệc có quy mô lớn tổ chức đãi khách nhà hàng sang trọng có địa điểm gần Quận • Lựa chọn hình thức đãi khách Thông thường UBND quận Tây Hồ sử dụng hình thức đãi khách bản: giải khát, tiệc chiêu đãi Người thư ký phải dựa vào thông tin tổng hợp để lụa chọn hình thức đãi khách phù hợp với việc giải mối quan hệ giứa Ủy ban với khách Với hình thức đãi khách giải khát người thư ký cần tìm hiểu khách, sở thích khách, khách uống nước để đạt hiệu cao Đối với khách quan trọng cần đến tiệc, chiêu đãi người thư ký cần xin ý kiến lãnh đạo trước đưa ý kiến cho việc tổ chức • Chuẩn bị đãi khách Khối lượng người Thư ký cần thực công tác chuẩn bị đãi khách nhiều có ảnh hưởng lớn tới thành công trình giao tiếp quan với khách bàn tiệc công việc sau Những nội dung người thư ký cần chuẩn bị tổ chức đãi khách: - Lập danh sách khách mời: Đây vấn đề tế nhị, lập danh sách người thư ký cần phải xây dựng hệ thống tiêu chuẩn cho phép lựa chọn, - bảo đảm tính khách quan bậc thứ Chuẩn bị giấy mời: Thông thường người thư ký Quận sử dụng hình thức mồi cách soạn giấy mời để đảm bảo tính trang trọng, xác giá trị pháp lý thông Nguyễn Thị Trang 43 Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tin Trong số trường hợp khẩn cấp sủ dụng điện thoại để mời, song dùng điện - thoại hạn chế Chuẩn bị địa điểm: Dựa sở mục đích thông tin có liên quan (số lượng khách, hình thức đãi khách, chi phí tối đa cho hoạt động ) Công tác tổ chức hội nghị UBND quận Tây Hồ Hội nghị hoạt động thường xuyên phổ biến quan nói chung UBND quận Tây Hồ nói riêng VÌ vậy, bên cạnh hoạt động tiếp đãi khách công tác tổ chức hội nghị công tác giữ vai trò quan trọng UBND quận Tại UBND quận Tây Hồ thường xuyên có hội nghị, hội thảo họp Báo cáo tông kết lĩnh vực Kinh tế - Văn hóa – Xã hội Quận nhằm mục đích tông kết triển khai tới phòng, ban, đơn vị, phường để thực Trong hoạt động họp hoạt động diễn thường xuyên quận với nhiều mục đích khác nhau: Họp triển khai công việc tuần Họp tổng kết đánh giá hoạt động UBND quận Họp đẻ truyền đạt văn bản, chủ trương, sách cấp Họp bàn bạc đưa giải pháp giải vấn đề: dịch bệnh, tệ nạn xã hội địa bàn quận Họp để khen thưởng, ký luật phòng, ban, đơn vị, cá nhân UBND quận Trước tổ chức hội nghị người thư ký cần lập kế hoạch hội nghị, tùy vào quy mô, tính chất tầm quan trọng hội nghị mà Lãnh đạo thị để người Thư ký lập kế hoạch không tiến hành lập kế hoạch hội nghị, phải có yêu cầu đặc biệt kỹ thuật xây dựng Kế hoạch hội nghị văn có tính định hướng trình bày vấn đề liên quan đến việc tổ chức hội nghị Mỗi kế hoạch tổ chức hội nghị tất yếu đảm bảo nội dung bản: - Thể thức văn Tính khả thi triển khai Thời gian để chuẩn bị tổ chức hội nghị Nội dung triển khai hội nghị Các thông tin bản: + Tên hội nghị + Thời gian diễn hội nghị + Địa điểm diễn hội nghị + Thành phần tham gia + Nôi dung hội nghị Nguyễn Thị Trang 44 Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Phân công nhiệm vụ + Kinh phí Đối với họp đột xuất không cần lập kế hoạch Lập kế hoạch xong thư ký phải để dạng văn để trình lãnh đạo bắt đầu tiến hành hội nghị Sau nhận thị lãnh đạo việc tổ chức hội nghị, thư ký văn phòng phối hợp với phận Văn phòng phòng, ban , đơn vị khác tiến hành tổ chức hội họp - Xây dựng chương trình nghị Lập danh sách đại biểu soạn giấy mời Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị Chuẩn bị thời gian Chuẩn bị ghi biên Với hội nghị, họp việc ghi biên quan trọng, hội nghị diễn người thư ký cần phải ý để ghi biên cho ngắn gọn xác Sau kết thúc hội nghị, Thư ký văn phòng Ủy ban lưu biên hội nghị Bên cạnh đó, người thư ký tiến hành việc thu dọn địa điểm công việc khác liên quan đến khâu kết thúc, tùy vào quy mô, mục đích hội nghị mà tiến hành: • - Giúp lãnh đạo thông báo triển khai kết luận hội nghị Tổ chức họp rút kinh nghiệm Soạn thảo thư cảm ơn tới đại biểu quan trọng Đánh giá công tác tổ chức hội nghị Ưu điểm: Thư ký thực công tác tổ chức hội nghị UBND quận Tây Hồ xây dựng kế - hoạch có tính khả thi cao , cụ thể, khoa học thống Các họp thường kỳ đảm bảo thời gian, rõ ràng theo khuôn khổ - định Tổ chức hội họp theo quy trình thống nhất, có phối hợp nhịp nhàng, ăn ý phòng ban - Có chuẩn bị phương án dự phòng tốt Nhược điểm - Việc xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị hạn chế, thực hện hội nghị - có quy mô lớn Ngoại trừ số hội nghị quan trọng, có quy mô lớn công tác lập hồ sơ hội nghị - không tiến hành Nhân lực phận phục vụ hội nghị hạn chế Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND quận Tây Hồ Nguyễn Thị Trang 45 Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đi công tác hoạt động cần thiết để thực chức ănng, nhiệm vụ quan Ngoài việc kiểm tra, khảo sát tình hình hoạt động quan cấp giúp lãnh đạo quan phòng ban tham khảo kinh nghiệm quản lý quan khác Trước lãnh đạo công tác người thư ký văn phòng có nhiêm vụ xếp lịch cho chuyến Khi Chủ tịch công tác Phó chủ tịch người thay mặt giải công việc Trong số trường hợp Chủ tịch Phó chủ tịch công tác thư ký có trách nhiệm xếp cho hợp lý để quan có người giải công việc Trong chuyến công tác lãnh đạo thư ký cần chuẩn bị nội dung liên quan đến chuyến công tác, chẳng hạn như: liên hệ chuyến đi, chuẩn bị tài liệu văn bản, giấy tờ phục vụ cho chuyến Trong lãnh đạo công tác thư ký cần phải thường xuyên giữ liên lạc với lãnh đạo; kiểm tra, đôn đốc trình thực hiệ công việc phòng ban; lưu giữ văn liên quan trực tiếp đến lãnh đạo Khi lãnh đạo công tác cần báo cáo tình hình thực công việc cho lãnh đạo Báo cáo cho lãnh đạo công việc tồn đọng, chưa giải để xin ý kiến đạo Kỹ giao tiếp người thư ký Trong UBND quận cách giao tiếp thân mật với cách xưng hô – cháu anh – em không làm tính tôn nghiêm, trang trọng giao tiếp quan Thư ký biết cách lắng nghe lãnh đạo Việc lắng nghe thể người Thư ký người tôn trọng người khác, ham học hỏi lắng nghe mang lại cho Thư ký nhiều thông tin có giá trị cao Khi giao tiếp Thư ký sử dụng thêm cử hành động phi ngôn ngữ, nét mặt, điệu để tăng khả thành công cho giao tiếp Khi nói chuyện cần đảm bảo nguyên tắc lịch sự, không nói từ lóng, đa nghĩa, cách nói chuyện phải sáng ngôn từ, thông tin nói cần phải khách quan, cách truyền đạt phải rõ ràng, xác, không nói nhanh hay chậm để tránh gây nhàm chán Nguyễn Thị Trang 46 Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngoài ra, giao tiếp với Lãnh đạo, người Thư ký tỏ rõ thận trọng thật tôn trọng, lễ độ lời ăn tiếng nói Tuy vậy, không nên câu nệ, đắn đo nhiều cảm giác tự nhiên Biết lắng nghe không đồng nghĩa với việc ngồi im chỗ, người biết lắng nghe đồng thời người biết nói Thư ký phát biểu ý kiến việc Lãnh đạo thấy lực tư bạn Thư ký người trợ lý cho lãnh đạo phạm vi hoạt động thư ký không giới hạn mối quan hệ với lãnh đạo Thư ký thực công việc có khả giao tiếp, thiết lập quan hệ với đồng nghiệp Cũng giao tiếp với lãnh đạo, giao tiếp với đồng nghiệp thư ký ý: - Chủ động mở đầu, tranh thủ thời gian gặp gỡ - Không nói lời, cần tránh thái độ nóng nẩy, giọng chủ quan nói, giận bất nhã xúc phạm đối tượng giao tiếp - Người Thư ký cần tỏ thái độ tôn trọng, hợp tác, đoàn kết sẵn sàng chia sẻ quyền lợi trách nhiệm với đồng nghiệp quan - Luôn lắng nghe ý kiến, tham khảo ý kiến đồng nghiệp vấn đề chung quan, sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm, đoàn kết hợp tác công việc - Biết phối hợp, đoàn kết, thương yêu nhau, có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác với đồng nghiệp Ủy ban - Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp: Giúp đỡ người cách gây thiện cảm tốt Do đó, Thư ký không quên quan tâm tới đời sống đồng nghiệp, chia sẻ khó khăn công việc sống Chỉ có đồng nghiệp dành cho người Thư ký tình cảm chân thành Nguyễn Thị Trang 47 Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác hành văn phòng quan Qua trình thực tập quan với tìm hiểu, khảo sát công tác văn phòng thực công tác lưu trữ Em thấy quan có ưu điểm, nhược điểm công tác hành văn phòng sau: Ưu điểm: Văn phòng thực chức năng, nhiệm vụ quan Văn phòng tổ chức khoa học từ việc bố trí phòng làm việc việc tổ chức cán giúp cho việc giao dịch thuận lợi Cán văn phòng đào tạo quy, có trình độ chuyên môn kinh nghiệm công tác Văn phòng trang bị trang thiết bị để phục vụ tốt công việc như: máy phôtô, máy in, máy vi tính Thực quy định Đảng nhà nước việc quản lý giải văn đi, đến công tác lưu trữ Đảm bảo thực khâu nghiệp vụ Lãnh đạo quan trọng quan tâm đến công tác văn thư lưu trữ Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ quan quan tâm Nhược điểm: Trong khâu hoàn thiện giải văn gặp phải vài lỗi nhở như: sai lỗi tả Văn phòng thiếu số trang thiết bị phục vụ cho trình làm việc như: Máy điều hoà nhiệt độ,các công cụ tra cứu chỉnh lí tài liệu… Ở văn phòng UBND quận Tây Hồ văn đạo công tác Văn thư – Lưu trữ Khi tiếp nhận văn tiến hành bóc bì văn cán văn thư không dùng kéo cắt phong bì mà bóc tay gây mỹ quan bì thư khó tránh việc làm số, kí hiệu phong bì II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Theo em, để giải vấn đề tồn công tác Văn thư –Lưu trữ quản trị văn phòng UBND quận Tây Hồ cần làm số công việc sau: Nguyễn Thị Trang 48 Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một là, lãnh đạo quan cần quan tâm đến công tác Văn thư – Lưu trữ, thường xuyên tổ chức cho cán Văn thư – Lưu trữ tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ, vận dụng vào thực tiễn Hai là, cán Văn thư – Lưu trữ cần bố trí, xếp thời gian hợp lý để giải công việc cách nhanh Ba là, UBND quận cần trang bị cho văn thư thiết bị đại nữa, thay thiết bị cũ, vận hành chậm Bốn là, công tác Văn thư – Lưu trữ cần phải tách riêng giúp cho việc tra cứu, tìm tài liệu cách nhanh chóng Năm là, đề nghị Văn phòng UBND Thành phố, Trung tâm lưu trữ huyện tham mưu cho UBND quận cách bố trí phòng, kho Lưu trữ theo tiêu chuẩn, quy định giá để tài liệu lưu trữ, trang thiết bị phương tiện cần thiết bắt buộc phải có để phục vụ cho công tác Văn thư – Lưu trữ Trên ý kiến , đề xuất riêng cá nhân đợt thực tập vừa qua Xét tổng thể ý kiến chủ quan cá nhân nên tránh khỏi thiếu sót, hạn chế cách nhìn nhận vấn đề Kính mong quan xem xét đề xuất để Văn phòng UBND thị trấn ngày hoàn thiện, công tác Văn thư – Lưu trữ quan đạt kết cao Để làm chuyên đề báo cáo thực tập này, xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo quan, cán nhân viên văn phòng thường trực UBND quận Tây Hồ giúp đỡ nhiều mặt xếp hợp lý để có dịp vận dụng kiến thức học vào thực tế, hoàn thành tốt yêu cầu đợt thực tập Một lần xin chân thành cảm ơn thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, UBND quận Tây Hồ tận tình hướng dẫn, giúp đỡ hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này, mong nhận đóng góp ý kiến quý báu từ thầy cô bạn, để báo cáo hoàn chỉnh, đồng thời để rút học bổ ích trình học tập công tác Tôi xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, ngày 05 tháng năm 2016 Người viết báo cáo Sinh viên Nguyễn Thị Trang Nguyễn Thị Trang 49 Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN IV: PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục (Sơ đồ tổ chức máy UBND quận Tây hồ) Ủy ban nhân dân quận Các khối phòng ban thuộc quận Văn phòng HDDND & UBND quận Phòng Nội vụ Phòng Tư pháp Phòng Tài – kế hoạch Phòng Kinh tế Phòng Tài nguyên môi trường Phòng Quản lý đô thị Phòng Văn hóa thông tin Phòng Lao động TB & XH Phòng Y tế Phòng GD & ĐT Thanh tra quận Các đơn vị Nội hiệp quận Công an quận Tòa án nhân dân Quận Viện kiểm sát nhân dân Quận Ban huy quân Ban quản lý dự án Ban Bội thường giải phóng mặt Điện lực Tây Hồ Đội giao thông công Đội quản lý thị trường số 11 Chi cục thuế Chi cục thi hành án Kho bạc Quận Bảo hiểm xã hội Quận UBND Phụ P.Nhật Tân UBND KhuêP UBND UBND Tứ LiênP PhúUBND ThượngP Yên UBND UBND P Xuân La P Bưởi UBND P.Quảng an P.Thụy Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: (Sơ đồ Văn phòng HDDND & UBND) Chánh văn phòng Phó văn phòng phụ trách hành quản trị Phó văn phòng phụ trách tư pháp văn thư – lưu trữ lĩnhdân) vực Phòng máy Các chuyên viên làm công tác tham mưu tổng hợpĐơn thưcác (Tiếp Phòng nước Công chứng, chứng thực Phòng họp Trung tâm phổ biến Giáo dục pháp luật Một cửa giao dịch hành Hộ tịch Phục vụ Văn thư Tổng đài Lưu trữ Kế toán – tài vụ Lái xe Thi đua – khen thưởng Bảo vệ Tổng hợp Giúp việc hội đồng Văn xã Kinh tế Nội Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 3: (Quy trình tuyển dụng nhân UBND quận Tây Hồ) QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ Thông báo tuyển dụng Nhận xét hồ sơ Kiểm tra/ sơ Phỏng vấn chuyên môn Mời nhận việc Thử việc Đánh giá sau thử việc Quyết định tuyển dụng Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục (Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ) a Qui trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND quận Mục đích, yêu cầu Cơ sở pháp lý xây dựng chương trình Thời gian tổ chức thực chương trình Nội dung chương trình b Qui trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ ban ngành khác Căn chức năng, nhiệm vụ giao Căn vào chương trình công tác kỳ trước Thời gian tổ chức thực Nội dung chương trình Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục (Sơ đồ hoá công tác tổ chức hội nghị) Lập kế hoạch hội nghị Tên hội nghị Thời gian hội nghi Địa điểm hội nghị Thành phần hội nghị Nội dung hội nghị Chuẩn bị hội nghị Xây dựng chương trình nghị Lập danh hộisách nghịđại biểu soạn thảo Chuẩn giấy mời bị địa điểmCác hộiđiều nghịkiện khác phục vụ Chuẩn hội nghị bị ghi biên hội nghị Tiến hành hội nghị Khai mạc hội Giới nghị thiệu đại biểu thông qua chương Thủ trưởng trình hội nghị quan Các chủngành trì hộichuyên nghị môn thông qua cácHội đề án nghị thảo luận Kết thúc hội nghị Thông báo kết hội nghị Nguyễn Thị Trang Thu thập lập hồ sơ hội nghị Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục (Sơ đồ nội dung qui trình tổ chức chuyến cho lãnh đạo quan) Mục đích chuyến công tác Nội dung chuyến công tác Thành phần chuyến công tác Địa điểm chuyến công tác Thời gian chuyến công tác Tài liệu, tư liệu, dự thảo hợp đồng Kinh phí cho chuyến Phương tiện Các giấy tờ cần thiết Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục (Sơ đồ qui trình tổ chức quản lý giải văn đến) Tiếp nhận văn Phân loại văn Bóc bì văn Văn thư Đăng ký văn Phân phối chuyển giao văn đến Nguyễn Thị Trang Lớp Cao đẳng Thư ký văn phòng 13A