Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ 3 I. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 3 1. Sự hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Quá trình phát triển của ngân hàng VPBank 5 2. Cơ cấu tổ chức của ngân hàng Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội 6 2.1. Hội đồng quản trị 6 2.2. Ban kiểm soát 6 2.3. Ban giám đốc (hội sở ngân hàng VPBank) 7 3. Các thành tựu của ngân hàng VPBank 10 3.1. Các thành tựu trong hoạt động kinh doanh chủ yếu 10 3.2. Thành tựu trên các lĩnh vực khác 12 4. Định hướng phát triển của ngân hàng VP Bank 13 II. QUAN NIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 15 PHẦN II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 17 I. Tìm hiểu về công việc hành chính, chức năng của phòng hành chính 17 1. Khái niệm hành chính 17 2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính tại ngân hàng VPBank 17 2.1. Chức năng 17 2.2. Nhiệm vụ 17 II. Tìm hiểu về công việc tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ 19 1. Khái niệm hồ sơ 19 2. Mục đích, ý nghĩa của việc lập và lưu trữ hồ sơ 20 3. Nguyên tắc của việc lưu trữ hồ sơ 22 III. Học hỏi về nghiệp vụ thư ký văn phòng 23 1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân người Thư ký: 23 1.1. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng: 23 1.2. Đãi khách: 25 1.3. Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng: 26 1.4. Tổ chức hội nghị 29 2. Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản 31 2.1. Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Thủ trưởng ký văn bản đi 32 2.2. Soạn thảo các văn bản thông thường 32 2.3. Chuyển giao văn bản 33 3. Nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc 34 3.1. Lập lịch công tác ngày, tháng, năm của Thủ trưởng 34 3.2. Sắp xếp và bố trí phòng lám việc cho Thủ trưởng 35 3.3 Kỹ năng tham mưu 36 4. Nhiệm vụ khác được phân công 38 4.1. Thư ký với công văn, giấy tờ: 38 4.2. Các mẫu tài liệu, công văn, giấy tờ, sổ sách của Phòng Hành chính 41 PHẦN III. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 44 I. Ưu điểm 44 II. Nhược điểm: 45 KẾT LUẬN 46
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP LỜI MỞ ĐẦU .1 PHẦN I: NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ .3 I.TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN .3 1.Sự hình thành phát triển Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội 1.1.Lịch sử hình thành 1.2.Quá trình phát triển ngân hàng VPBank 2.Cơ cấu tổ chức ngân hàng Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội .6 1.3.Hội đồng quản trị 1.4.Ban kiểm soát 1.5.Ban giám đốc (hội sở ngân hàng VPBank) 3.Các thành tựu ngân hàng VPBank 10 1.6.Các thành tựu hoạt động kinh doanh chủ yếu .10 1.7.Thành tựu lĩnh vực khác 12 4.Định hướng phát triển ngân hàng VP Bank .13 II.QUAN NIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG .15 PHẦN II NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 18 I Tìm hiểu công việc hành chính, chức phòng hành 18 Khái niệm hành 18 Chức năng, nhiệm vụ phòng hành ngân hàng VPBank 18 2.1 Chức 18 2.2 Nhiệm vụ 18 SV: Nguyễn Mỹ Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Tìm hiểu công việc tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ 20 Khái niệm hồ sơ .20 Mục đích, ý nghĩa việc lập lưu trữ hồ sơ 21 Nguyên tắc việc lưu trữ hồ sơ 23 III Học hỏi nghiệp vụ thư ký văn phòng 24 Nhiệm vụ thuộc quan hệ cá nhân người Thư ký: 24 1.1 Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng: .24 1.2 Đãi khách: 27 1.3 Tổ chức chuyến công tác cho Thủ trưởng: .28 1.4 Tổ chức hội nghị 31 Những nhiệm vụ liên quan đến văn 33 2.1 Kiểm tra thể thức việc liên quan đến việc Thủ trưởng ký văn 35 2.2 Soạn thảo văn thông thường 35 2.3 Chuyển giao văn 36 Nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc 37 3.1 Lập lịch công tác ngày, tháng, năm Thủ trưởng 37 3.2 Sắp xếp bố trí phòng lám việc cho Thủ trưởng .38 3.3 Kỹ tham mưu 39 Nhiệm vụ khác phân công 41 4.1 Thư ký với công văn, giấy tờ: 41 4.2 Các mẫu tài liệu, công văn, giấy tờ, sổ sách Phòng Hành 44 PHẦN III NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 49 I Ưu điểm 49 II Nhược điểm: 50 SV: Nguyễn Mỹ Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN .51 SV: Nguyễn Mỹ Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Thời gian từ ngày 29/02/2016 đến 29/04/2016 Sinh viên thực tập Họ tên: Nguyễn Mỹ Linh Mã sinh viên: 1311TKVA017 Lớp: CĐ.TKVP 13A Khóa: 2013-2016 Ngành học: Thư ký văn phòng Giáo viên hướng dẫn Giảng viên: Nguyễn Thị Thu Hường Khoa đào tạo: Quản trị văn phòng Đơn vị tham gia thực tập Tên đơn vị: Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng - chi nhánh Hà Nội Địa chỉ: Số Dã Tượng, Q Hoàn Kiếm, Tp Hà Nội Số điện thoại liên lạc: 043 942 3635 Số fax: (84.4) 9334860 Người trực tiếp trực tiếp hướng dẫn đơn vị: bà Nguyễn Phương Thảo Chức vụ người hướng dẫn: Phó giám đốc Nội dung tham gia thực tập Công việc: tiếp cận, quan sát tìm hiểu hoạt động Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng - chi nhánh Hà Nội Tiếp xúc với môi trường làm việc chuyên nghiệp, có kế hoạch cụ thể, rõ ràng chi tiết ngân hàng Đồng thời áp dụng kĩ năng, kiến thức học đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào thực tế công việc giao để hiểu biết tích góp kiến thức nhiều ,từ phục vụ tốt cho trình học tập làm việc sau thực tế SV: Nguyễn Mỹ Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế tri thức, cạnh tranh ngành nghề để có đứng vững trở nên khốc liệt hết Mỗi ngành nghề có xu hướng xây dựng cho chiến lược để phát triển mạnh so với đối thủ cạnh tranh Hòa nhịp phát triển kinh tế Thế giới, Việt Nam tạo bước tiến vượt bậc để đưa kinh tế sâu vào quỹ đạo phát triển Thời đại Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa, thời đại kinh tế tri thức, nhu cầu công việc người ngày phong phú nhiều ngành nghề đời Để thực tế hóa vấn đề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở rộng đào tạo số ngành nghề như: Hành học, Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng, … Nghề Thư ký đội ngũ người có trình độ chuyên môn, khả giải công việc vào lĩnh nghề nghiệp Trước đây, nghề Thư ký chưa coi trọng phát triển, người ta có quan niệm nhìn sai lệch nghề Thư ký, điều gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu hoạt động quan, công ty, xí nghiệp Ngày nay, với xu phát triển theo hướng cổ phần hóa – tư nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển nghề Thư ký coi trọng, ưu tiên mang lại hiệu không nhỏ cho phát triển xã hội Thời gian thực tập tốt nghiệp chuyên ngành Thư ký văn phòng tuần, từ ngày 29/2/2016 đến 29/4/2016 Đây giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, tảng cho cán văn phòng trước bước vào thực tế công việc “Bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp” kết mà sinh viên làm bao gồm tất công việc từ trình khảo sát công tác Thư ký văn phòng, Văn thư Lưu trữ, nhận thức kiến nghị giải pháp cá nhân vào công tác văn phòng quan đến thực tập nhận xét quan trình thực tập, tinh thần trách nhiệm hiệu thực tập sinh Trên sở , nhà trường nắm khả học sinh sau đào tạo bổ sung kiến thức, đúc rút kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện cho SV: Nguyễn Mỹ Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình đào tạo khóa học sau Theo kế hoạch nội dung thực tập nhà trường đề ra, em trực tiếp liên hệ thực tập Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng – chi nhánh Hà Nội Qua trình tham gia thực tập Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng - chi nhánh Hà Nội em xin trân thành cảm ơn hướng dẫn trực tiếp giúp đỡ nhiệt tình từ phía Quý công ty, em xin đặc biệt gửi lời cảm ơn sâu sắc tới bà Dương Thị Thu Thủy - giám đốc, bà Nguyễn Phương Thảo - phó giám đốc,bà Nguyễn Thu Hiền – Trưởng phòng hành chính, toàn thể anh, chị văn phòng giúp đỡ, truyền đạt kinh nghiệm tạo điều kiện thuận lợi cho em trình tham gia thực tập, tìm hiểu, thu thập thông vận dụng triệt để kiến thức học vào thực tiễn Bên cạnh em xin gửi lời cảm ơn trân thành tới thầy cô giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt, giảng dạy cho em kiến thức cần thiết, bổ ích quan trọng để em hoàn thành tốt đợt thực tập Đặc biệt giảng viên Nguyễn Thị Kim Chi giảng viên Nguyễn Thị Thu Hường tận tình dẫn cách thực báo cáo thực tập, giúp em hoàn thành tốt báo cáo thực tập này, em xin trân thành cảm ơn cô “Hiệu công việc định thành công người” điều tất yếu, hết em mong muốn làm tốt tất công việc để làm điều cần phải có nỗ lực lớn thân giúp đỡ người Bản “Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp” kết trình thực tập, cố gắng nhiều, song không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em mong nhận đóng góp nhiệt tình thầy, cô giáo anh, chị công ty để Báo cáo em hoàn thiện Em xin trân trọng cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Mỹ Linh SV: Nguyễn Mỹ Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ I.TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN Sự hình thành phát triển Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội 1.1 Lịch sử hình thành a) Lịch sử hình thành ngân hàng VPBank Ngân hàng TMCP Doanh nghiệp Ngoài quốc doanh Việt Nam (VPBank) thành lập theo Giấy phép hoạt động số 0042/NH-GP Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp phép ngày 12 tháng 08 năm 1993 với thời gian hoạt động 99 năm Ngân hàng bắt đầu hoạt động từ ngày 04 tháng 09 năm 1993 theo Giấy phép thành lập số 1535/QĐ-UB ngày 04 tháng 09 năm 1993 Vốn điều lệ: 750.000.000.000 đồng Mã số thuế: 0100233583 Tên gọi: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Doanh nghiệp quốc doanh Việt Nam Tên giao dịch quốc tế: Vietnam joint – stock commercial Bank for Private Enterprises Tên viết tắt: VPBANK Trụ sở chính: Số Lê Thái Tổ , P Hàng Trống , Q Hoàn Kiếm , Hà Nội Điện thọai: (84 – 4) 9288869 Fax: (84 – ) 9288867 Website: www.vpbank.com.vn Các chức hoạt động chủ yếu VPBank bao gồm: Huy động vốn ngắn hạn, trung hạn dài hạn, từ tổ chức kinh tế dân cư; Cho vay vốn ngắn hạn, trung hạn dài hạn tổ chức kinh tế dân cư từ khả nguồn vốn ngân hàng; Kinh doanh ngoại hối; chiết khấu thương phiếu, trái SV: Nguyễn Mỹ Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phiếu chứng từ có giá khác; Cung cấp dịch vụ giao dịch khách hàng dịch vụ ngân hàng khác theo quy định NHNN Việt Nam b)Lịch sử hình thành ngân hàng VPBank – chi nhánh Hà Nội Ngân hàng VPBank – chi nhánh Hà Nội thành lập ngày 4/1/2005 sở hội sở ngân hàng VPBank Trụ sở : số , Dã Tượng , Hoàn Kiếm , Hà Nội Điện thoại : (84.4) 9423635 Fax : (84.4) 9334860 Chi nhành Hà Nội có phòng giao dịch sau: VPBank Cát Linh 20A Cát Linh, Quận Đống Đa, Hà Nội Tel: (84.4) 7343961/62 Fax: (84.4) 7343961 VPBank Trần Hưng Đạo 97 Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Tel: (84.4) 9422818/9428139 Fax: (84.4) 9426406 VPBank Tràng An 12 Điện Biên Phủ, Quận Ba Đình, Hà Nội Tel: (84.4) 7478322 Fax: (84.4) VPBank Yên Phụ 46 Yên Phụ, Q.Tây Hồ, Hà Nội Tel: (84.4) 7151922 Fax: (84.4) 7151923 VPBank Thụy Khuê 152 Thụy Khuê, Q.Tây Hồ, Hà Nội Tel: (84.4) 7280931/30 Fax: (84.4) 7280930 VPBank Khâm Thiên 92 Khâm Thiên, Phường Khâm Thiên, Quận Đống Đa, Hà Nội Tel: (84.4) 5189774/75 Fax: (84.4) 5189773 VPBank Tôn Đức Thắng 214 Tôn Đức Thắng, Hà Nội SV: Nguyễn Mỹ Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tel: (84.4) 5131969/70/71 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Fax: (84.4) 5131972 VPBank Trần Xuân Soạn 66 Trần Xuân Soạn, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội Tel: (84.4) 9446910/11/12 Fax: (84.4) 9446913 VPBank Hàng Giấy 37 Hàng Giấy, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội Tel: (84.4) 9274790/91/92 Fax: (84.4) VPBank Đội Cấn 279 Đội Cấn, Q.Ba Đình, Hà Nội Tel: (84.4) 7226171 Fax: (84.4) 1.2 Quá trình phát triển ngân hàng VPBank Tính đến tháng năm 2006, Hệ thống VPBank có tổng cộng 37 điểm giao dịch gồm có: Hội sở Hà Nội, 21 Chi nhánh 16 phòng giao dịch Tỉnh, Thành phố lớn đất nước Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Cần Thơ, Quảng Ninh, Vĩnh Phúc, Bắc Giang Công ty trực thuộc Năm 2006, VPBank mở thêm Chi nhánh Vinh, Thanh Hóa, Nam Định, Nha Trang, Bình Dương; Đồng Nai, Kiên Giang phòng giao dịch, nâng tổng số điểm giao dịch toàn Hệ thống VPBank lên 50 chi nhánh phòng giao dịch Hiện VPBank có 90 Chi nhánh Phòng giao dịch hoạt động 34 tỉnh, thành nước Số lượng nhân viên VPBank toàn hệ thống tính đến có 2.600 người, phần lớn cán bộ, nhân viên có trình độ đại học đại học (chiếm 87%) Nhận thức chất lượng đội ngũ nhân viên sức mạnh ngân hàng, giúp VPBank sẵn sàng đương đầu với cạnh tranh, giai đoạn đầy thử thách tới Việt Nam bước vào hội nhập kinh tế quốc tế Chính vậy, năm vừa qua VPBank quan tâm nâng cao chất lượng công tác quản trị nhân Sứ mệnh phát triển: ngân hàng thương mại đô thị đa năng, hoạt động với phương châm: lợi ích khách hàng hết; lợi ích người lao SV: Nguyễn Mỹ Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội động quan tâm; lợi ích cổ đông trọng; đóng góp có hiệu vào phát triển cộng đồng Tầm nhìn chiến lược: phấn đầu đến năm 2010, trở thành ngân hàng hàng đầu khu vực phía Bắc, ngân hàng Top nước , ngân hàng có tầm cỡ khu vực Đông Nam Á chất lượng, hiệu quả, độ tin cậy Giá trị cốt lõi: Định hướng khách hàng tảng hoạt động Kết hợp hài hòa lợi ích khách hàng với nhân viên, cổ đông cộng động sợi xuyên suốt hoạt động Xây dựng văn hóa ngân hàng theo phương châm tạo dựng tập thể đoàn kết, tương trợ, văn minh, không ngừng học hỏi để hoàn thiện, trao đổi thông tin để tiến Công nghệ tiên tiến quản trị thông tin có khoa học sở để tăng tốc trì sức mạnh Đội ngũ nhân viên đoàn kết có tinh thần trách nhiệm , thể tính chuyên nghiệp sáng tạo sở cho thành công ngân hàng Cơ cấu tổ chức ngân hàng Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội 1.3 Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị có chức quản trị tổ chức tín dụng Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội, người có đạo đức uy tín, đạo đức nghề nghiệp hiểu biết sâu rộng lĩnh vực ngân hàng Thành viên Hội Đồng Quản Trị gốm: Chủ tịch HĐQT, Phó Chủ tịch HĐQT Uỷ viên Họ tên Phạm Hà Trung Lâm Hoàng Lộc Lê Đắc Sơn Nguyễn Quang Anh Bùi Hải Quân Linus Goh Chức vụ Chủ Tịch HĐQT Phó Chủ Tịch HĐQT Ủy Viên Thường Trực HĐQT, Tổng Giám Đốc Ủy Viên HĐQT Ủy Viên HĐQT Ủy Viên HĐQT 1.4 Ban kiểm soát Do Đại Hội Đồng Cổ Đông bầu có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động tài SV: Nguyễn Mỹ Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mô tính chất công việc Thư ký thay lịch công tác tuần thay lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng bổ sung Lịch kẻ thành bẳng biểu, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có quan ban hành Ví dụ: Chương trình công tác tuần Giám đốc Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC TUẦN CỦA GIÁM ĐỐC Từ ngày 14 đến ngày 18 tháng 03 năm 2016 Thứ/ngày Sáng Thời gian Chiều Nội dung Thời Nội dung gian Đánh giá tiến độ Hai/14 8h-11h Họp bàn giao 14h-17h công việc tuần qua Ba/15 8h-10h Tư/16 8h-11h Năm/17 8h-11h Sáu/18 8h-11h Làm việc văn phòng Đi công tác Đi gặp khách hàng Dự tiệc chiêu đãi 14h-17h Đi công tác 14h-17h Đi công tác 14h-17h 14h-17h Đi kí kết hợp đồng Đi gặp khách hàng Tóm lại việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng giúp cho thủ trưởng tổ chức công việc hiểu 3.2 Sắp xếp bố trí phòng lám việc cho Thủ trưởng SV: Nguyễn Mỹ Linh 38 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức phòng làm việc vấn đề phức tạp, kết hợp nhiều yếu tố thuộc lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác chọn màu săc, ánh sáng, trang thiết bị, cách trang trí… Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ mục đích định, tuỳ theo nội dung, tính chất công việc hoàn cảnh cụ thể quan, công ty, xí nghiệp để đảm bảo cho công việc Giám đốc đạt hiệu cao Việc xếp bố trí phòng làm việc, trang thiết bị văn phòng phải đảm bảo nguyên tắc: Thuận tiện, tinh tế, thẩm mĩ, chiếu sáng tiền đề đảm bảo cho việc tiếp khách có hiệu Phòng làm việc thủ trưởng phải xếp bố trí khoa học, hợp lý: Phía gần cửa vào bố trí ghế tiếp khách, phía cách xa bàn tiếp bàn làm việc thủ trưởng tủ tài liệu Các văn bản, tài liệu, sách báo tham khảo phải xếp gọn gàng, trật tự, ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra tìm, đọc , viết,… Trên bàn làm việc tránh không nên để vật thừa, làm phân tán ý, không tâm trung tư tưởng làm việc Khu vực bàn dùng để viết phải để trống, điện thoại bàn để bên trái, phía gầm bàn bên tay phải để sọt rác Trong phòng trí thêm cảnh tranh ảnh để tăng phần sinh động, giúp người Lãnh đạo cảm thấy sảng khoái, thoải mái, dễ chịu phòng làm việc Cần quét dọn, lau chùi ngày để không gian sẽ, thhoáng mát Việc xếp bố trí phòng làm việc vấn đè có tính nghệ thuật, đòi hỏi phải có kiến thức hiểu biết nhiều mặt Tuỳ theo yêu cầu công việc, trình độ phát triển kinh tế điều kiện cụ thể nước mà văn phognf bố trí máy móc, đồ dùng tối thiểu Người Thư ký Giám đốc nghiệp vụ chuyên môn mà phải biết cach trang trí tổ chức phòng làm việc, trì ngăn nắp, sẽ, có thẩm mĩ,…để đảm bảo suất, gây cảm tình với khách tạo hấp dẫn cho thân 3.3 Kỹ tham mưu SV: Nguyễn Mỹ Linh 39 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cần phát vấn đề để tham mưu cho lãnh đạo: Muốn phát vấn đề tốt, phải nắm vững thông tin Thường xuyên thu thập xử lý thông tin liên quan đến nhiệm vụ giao, xử lý thông tin có nhận xét vấn đề tốt hay chưa tốt, có lợi hay lợi Từ phát vấn đề mà quan hay người lãnh đạo cần tiếp tục trì, nhận rộng (nếu vấn đề tốt), đồng thời có biện pháp khắc phục, ngăn chặn, xử lý hậu (nếu vấn đề xấu) Nếu xử lý thu thập thôngtin tốt phát nhiều vấn đề để tham mưu (đây mối quan hệ thông tin tham mưu) Ngược lại, tham mưu tốt động lực thúc đầy người cán tiếp tục thu thập xử lý thông tin, tạo thành vòng quay vô tận, làm cho lực người thư ký văn phòng nâng cao, lãnh đạo quan đánh giá tốt, nấc thang cho thăng tiến Thực tế hầu hết quan tham mưu vấn đề xúc, trước mắt, quan tham mưu vấn đề làm tốt rồi, làm lệch cán cân công việc Để tham mưu tốt, người TKVP cần ý điểm sau: - Lựa chọn vấn đề cần tham mưu: Không phải vấn đề cần phải tham mưu, mà phải biết lựa chọn hoạt động quan, người TKVP phát vấn đề cần tham mưu có nhiều biện pháp đề xuất lãnh đạo giải quyết, nhiên, khong phải quan lãnh đạo giải vấn đề lúc (do điều kiện thời gian, nhân lực, kinh phí…), đòi hỏi người TKVP phải lựa chọn vấn đề để tham mưu đạt hiệu - Nguyên tắc lựa chọn: + Lựa chọn vấn đề xúc nhất, cần thiết mà chậm trễ + Lựa chọn vấn đề có tính khả thi (có thể giải được) + Phải quan tâm đến thứ tự vấn đề cần tham mưu (có thứ tự mặt lôgích, vấn đề trước tiền đề cho vấn đề sau) - Lựa chọn thời gian địa điểm để tham mưu: Để tham mưu cho lãnh đạo thời gian tốt làm việc (đầu buổi sáng hay cuối buổi SV: Nguyễn Mỹ Linh 40 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chiều riêng tư) Địa điểm tham mưu thức quan: phòng lãnh đạo, phòng thư ký văn phòng, phòng họp,trên đường quan Ngoài tham mưu quan ăn cơm, xe… - Lựa chọn phương pháp tham mưu có hiệu quả: Về lý thuyết, có phương pháp: Bằng lời, văn kết hợp hai Công việc người Thư ký phải đảm bảo hoạt động quản lý nhà lãnh đạo cách hiệu nhất, giúp người lãnh đạo loại trừ tối ưu hậu không mong muốn Trong hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo quan trọng, giúp hoạt động quản lý nhà Lãnh đạo tiến hành cách logic khoa học Người Thư ký phải xếp văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khao cho thủ trưởng cách hợp lý Những văn bản, giấy tờ, tài liệu Thủ trưởng cần phải bảo mật, giữ gìn, phải xếp hợp lý, dễ tìm kiếm Qua trình thực tập Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội việc trình bày “Bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp” này, thân em có nhận thức đắn nghề Thư ký văn phòng Thông qua công việc thực tế làm quan quan sát tình hình thực tế, em tiếp thu nhiều kinh nghiệm hay, thiết thực cho thân Cũng thông qua thời gian này, em làm quen với tác phong làm việc cán văn phòng, cách cư xử mối quan hệ Đồng thời viws giúp đỡ nhiệt tình anh chị nhân viên văn phòng giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Nhiệm vụ khác phân công 4.1 Thư ký với công văn, giấy tờ: Công tác công văn, giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng Trong phạm vi lớn, công việc quan, xí nghiệp tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan công tác công văn, giấy tờ SV: Nguyễn Mỹ Linh 41 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm tốt hay không? Do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không? Việc chuẩn bị cung cấp thông tin nhiệm vụ quan trọng văn phòng Vì vậy, tất thư ký văn phòng phải thực nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến vấn đề Do đó, thư ký văn phòng phải tìm hiểu, nắm vững nhu cầu thông tin quan lãnh đạo, xác định nguồn thông tin phương pháp thu thập thông tin, tiến hành xử lý cung cấp thông tin cho quan lãnh đạo Thứ nhất, nhu cầu thông tin, thư ký văn phòng cần tìm hiểu phân loại nhu cầu thông tin quan, lãnh đạo theo tiêu chí sau: - Nội dung thông tin: thư ký văn phòng phải tìm hiểu rõ trách nhiệm công việc, quyền hạn quan công tác nhiệm vụ người lãnh đạo mà trợ giúp để xác định nội dung thông tin mà quan hay người lãnh đạo cần Trong đó, cần phân loại rõ thông tin trị, kinh tế, văn hoá-xã hội… chủ yếu, liên quan đến công việc quan hay người lãnh đạo - Việc thu thập thông tin cần tiến hành thường xuyên Về bản, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý thường thu thập từ nguồn sau: + Từ văn (cấp trên, dưới, ngang, ) + Từ sách, báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình… + Từ truyền miệng (qua đóng góp, phản ánh từ họp, điện thoại, trao đổi trực tiếp…) Từ thông tin thu thập được, người thư ký văn phòng phải tiến hành xử lý thông tin Đây nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi thư ký văn phòng phải có trình độ chuyên môn cao, có hiểu biết rộng có khả phân tích, tổng hợp vấn đề Việc xử lý thông tin đòi hỏi người thư ký văn phòng phải có khả làm tốt nghiệp vụ sau: - Tập hợp hệ thống hóa thông tin theo vấn đề, lĩnh vực (VD: thư ký văn phòng phải có khả tóm tắt tin phân loại thông tin theo nhóm thư ký văn thư phải có khả tóm tắt nội dung văn bản, SV: Nguyễn Mỹ Linh 42 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thư ký tổng hợp phải tự tóm tắt thông tin từ văn nhận được) - Phân tích kiểm tra độ xác thông tin: Giúp phát thông tin trung lắp, chồng chéo, không thống trái ngược nhau…qua đưa lựa chọn thông tin đầy đủ hơn, có độ xác cao Sau xử lý thông tin, tùy theo yêu cầu quan hay người lãnh đạo mà người thư ký văn phòng nơi cung cấp thông tin cho quan hay người lãnh đạo Để cung cấp thông tin, cần thực số nhiệm vụ sau: - Tìm hiểu cách xác yêu cầu người lãnh đạo phận cần cung cấp thông tin (về vấn đề gì, phạm vi cần cung cấp, thời gian cho phép để thu thập, chuẩn bị thông tin, hình thức cung cấp) - Xác định thông tin cần cung cấp: Đòi hỏi phải có trình độ phân tích yêu cầu, nắm vững vấn đề liên quan đến hoạt động quan, người lãnh đạo, có hiểu biết rộng… để từ xác định giới hạn thông tin cần cung cấp Vì thông tin kho vô hạn, không xác định giới hạn người thư ký văn phòng nhiều thời gian công sức việc thu thập thông tin không cần thiết - Thời gian thông tin: Thông thường, tất cấp quản lý, lãnh đạo cần loại thông tin thời gian: khứ, dự báo Ngòai cần phải có thời gian cụ thể, xác chi tiết, cụ thể tốt - Loại hình thông tin: Lời nói, chữ viết, tín hiệu, ký hiệu, cảm giác… Trong loại hình, cần xác định cụ thể (bằng chữ gồm sách, báo, tạp chí, văn bản…) Thư ký văn phòng phải tạo cho ngân hàng thông tin Người thư ký văn phòng phải trực tiếp xử lý thông tin để cung cấp cho quan, người lãnh đạo Nghiệp vụ cần cho tất người công việc sống Nó mang lại lợi ích có thông tin có chất lượng đáng tin cậy, cung cấp cho lãnh đạo thông tin tốt, có chất lượng, giúp cách tư duy, cách suy nghĩ, phân tích tình hình khoa học, từ có hành động định Ngoài ra, nhờ xử lý thông tin tốt, có thêm thông tin mới, làm giàu có thêm thông tin Muốn xử lý thông tin, SV: Nguyễn Mỹ Linh 43 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần phải có kỹ sau: - Phân loại, tập hợp, hệ thống hóa thông tin theo mục đích sử dụng người dùng tin: + Về phân loại thông tin: Muốn phân loại thông tin phải xác định tiêu chí góc độ phù hợp Sau đưa thông tin tiêu chí vào nhóm + Tập hợp thông tin: Có thể theo loại thông tin, việc tập hợp thường theo đặc trưng Chú ý việc tập hợp phải có trật tự + Hệ thống hóa: Sau tập hợp thông tin, phải tiến hành bước hệ thống hóa thông tin để khái quát hóa thành thông tin chung, phát thông tin trùng lặp thông tin khác biệt tập hợp Sau khái quát có văn vấn đề gì… - Tổng hợp, tóm tắt thông tin: Cơ việc tổng hợp gần giống hệ thống hóa (hệ thống hóa trình), tổng hợp sở hệ thống hóa Còn tóm tắt sơ lược vấn đề cốt yếu thong tin - Phân tích thông tin: Nếu thông tin ta có vấn đề lớn nhiệm vụ ngừơi phân tích phải tách vấn đề thành vấn đề nhỏ hơn, chi tiết ngược lại từ thông tin nhỏ hợp thành thông tin chung Sau tách, hợp, phải có nhận xét lý giải vấn đề rút sau tách, hợp thông tin Khi lý giải nhận xét phải ý nguyên tắc nhìn nhận, đánh giá thông tin từ nhiều chiều nhiều góc độ khác 4.2 Các mẫu tài liệu, công văn, giấy tờ, sổ sách Phòng Hành Mẫu sổ Ngân hàng VPBank thống theo mẫu quy định nhà nước: a) Đăng ký văn • Bìa sổ đăng ký Văn SV: Nguyễn Mỹ Linh 44 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NGÂN HÀNG TMCP VIỆT NAM THỊNH VƯỢNG Năm: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ ngày…….đến ngày……… Từ số…………đến số……… Quyển số: SV: Nguyễn Mỹ Linh 45 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Bên sổ Ngày tháng (1) Số kí Tên loại hiệu văn trích yếu nội dung (2) (3) SV: Nguyễn Mỹ Linh Người Nơi Đơn vị ký nhận người nhận (4) (5) (6) Số lượng (7) Ghi (8) 46 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Đăng ký văn đến • Bìa sổ đăng ký Văn NGÂN HÀNG TMCP VIỆT NAM THỊNH VƯỢNG Năm: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ ngày…….đến ngày……… Từ số…………đến số……… Quyển số: SV: Nguyễn Mỹ Linh 47 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Bên sổ Nơi Ngày Số gửi tháng đến văn (1) (2) (3) SV: Nguyễn Mỹ Linh Số kí hiệu văn (4) Ngày Nơi nhận Tên loại tháng trích Ký Ghi văn người yếu nội nhận nhận dung (5) (6) (7) (8) (9) 48 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Thực tập trình chuyển tiếp môi trường học tập lý thuyết trường với môi trường công việc xã hội thực tiễn, trình giúp em nhiều việc hiểu sâu kiến thức mà em tích lũy trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hơn giúp em có hội cọ xát, trải nghiệm với thực tế để thấy nhiều điều thú vị nghề thư ký văn phòng mà em theo học, từ giúp em thấy đam mê hăng say học tập Quá trình thực tập thử thách thân em, em phải tự lập suy nghĩ nhiều công việc chuyên ngành Bước chuẩn bị giúp cho em tự tin trình học tập trường, cho công việc sau em Quá trình thực tập giúp em dạn dĩ hơn, biết cách giao tiếp ứng xử với người công việc hơn, từ giúp em có thêm mối quan hệ I Ưu điểm Hệ thống lưu trữ hồ sơ tài liệu thiết kế, trí rộng lớn Môi trường làm việc thân thiện, dễ gần tạo không khí cảm hứng cho nhân viên Trang thiết bị, sỏ vật chất công ty khang trang, đại, đáp ứng nhu cầu phát triển cho công ty đòi hỏi khắt khe từ phía khách hàng Các nhân viên có tương trợ, giúp đỡ qua lại để công việc hiệu quả, đạt tiến độ kế hoạch đề Đội ngũ nhân viên tất cac chi nhánh đào tạo có kinh nhiệm làm việc Tinh thần làm việc hăng say nhiệt tình cán lãnh dạo quan tâm đến nhân viên Các phong trào hoạt động cộng đồng, văn hoá – văn nghệ lãnh đạo quan tâm nên thường xuyên diễn làm tăng tinh thần đoàn kết phục vụ nhân viên chi nhánh Trong chi nhánh theo tổng kết năm trở lại đây, nhân SV: Nguyễn Mỹ Linh 49 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viên yếu kém, nhân viên xuất sắc thường xuyên khen thưởng kịp thời II Nhược điểm: Các hồ sơ chưa đánh nhãn màu sắc, đánh số, xếp chưa hợp lý nên có gây chút cản trở, thời gian trình tìm kiếm hồ sơ cần Việc bố trí văn phòng cong chưa hợp lý Vì trình hoạt động giải công việc có nhiều người vào, tính đảm bảo bí mật bị hạn chế Một số văn bản, tài liệu quan ban hành sai thể thức SV: Nguyễn Mỹ Linh 50 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Quá trình làm việc thực tế người thành công hay thất bại chứng tỏ kết công việc mà làm Trải qua thời gian tháng thực tập Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng, với chuyên đề “Nghiệp vụ Thư ký văn phòng” giúp em nắm rõ kiến thức học nhà trường từ giúp em biết vận dụng vào thực tiễn tốt hơn, đức rút kinh nghiệm thực tế để bước vào công việc thực thụ “Học” đôi với “Hành”, khoảng thời gian thực tập Ngân hàng, vừa quan sát, vừa tự làm, vừa hướng dẫn đạo nhiệt tình cô chú, anh chị Ngân hàng em hoàn thành đợt thực tập hiểu sâu tầm quan trọng công tác Thư ký văn phòng công tác Văn thư Lưu trữ Lao động người lãnh đạo lao động phức tạp Bất kì người lãnh đạo khoảng thời gian lớn vào công việc vụ Nếu công tác Thư ký văn phòng cống hiến sáng tạo thực tế người lãnh dạo bị giảm Công tác Thư ký văn phòng giúp cho thủ trưởng hoàn thành nghĩa vụ toàn diện, tránh cho thủ trưởng khỏi thời gian vào công việc không đâu, sàng lọc khách đến thăm thủ trưởng, chuyển phần lớn trò chuyện thủ trưởng cho cộng thủ trưởng, làm giảm bớt khối lượng công việc lớn mang lại hiệu lao động cao cho hoạt động quản lý Người Thư ký mắt xích nối liền người lãnh đạo với quần chúng, đóng vai trò quan trọng tronng việc cung cấp thông tin hàng ngày cho người lãnh đạo, soạn thảo văn bản, tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho lãnh đạo công tác Ngoài công tác thư ký văn phòng, công tác Văn thhuw Lưu trữ đong góp vai tripf không nhỏ cho hoạt động quan, công tác Văn thư Lưu trữ giúp quản lý hệ thống văn bản, giấy tờ, tài liệu quan Tóm lại để quan, đơn vị hoạt động ổn định phát triển tác động mạnh mẽ kinh tế tri thức cần phải kết hợp nhiều yếu tố SV: Nguyễn Mỹ Linh 51 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội yếu tố thiếu công tác Thư ký văn phòng công tác Văn thư Lưu trữ Nhưng để trở thành người thư ký văn phòng thực có lực đơn giản, trước hết cần phải có lòng yêu nghề phải có cố gắng vươn lên không ngừng thân Thực tế chứng minh công tác Thư ký văn phòng công tác Văn thư Lưu trữ hoạ tđộng thiếu quan Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng phận Thư ký văn phòng phận Hành ngân hàng làm công việc tương tự người thư ký Vì vậy, ngân hang VPBank bước đưa công tác vào quy trình quản lý có hệ thống quan Qua thời gian thực tập quan vơi trình độ hạn chế chưa có kinh nghiệm công tác Thư ký văn phòng công tác Văn thư Lưu trữ Tuy em có cố gắng nhiều song báo cáo em không tránh khỏi hạn chế khuyếtđiểm Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, cô giáo cac cô chú, anh chị quan bạn để báo cáo em hoàn thiện Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn phối hợp chặt chẽ Nhà trường (đặc biệt cô Nguyễn Thị Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường) với Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội tạo điều kiện cho em tiếp xúc, làm quen với công việc, đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình cô Nguyễn Phương Thảo anh chị văn phòng Công ty SV: Nguyễn Mỹ Linh 52 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A