Đang tải... (xem toàn văn)
3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu của đề tài: Đề tài tập trung nghiên cứu và tìm hiểu về tổ chức lưu trữ trong Văn phòng HĐNDUBND Quận Tây Hồ nói riêng và cơ quan hành chính nói chung. Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác lưu trữ tại phòng Lưu trữ trực thuộc văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: Mục tiêu nghiên cứu làtìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp cho UBND Quận Tây Hồ. Qua bài báo cáo thực tập này nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên có các nền tảng kiến thức vững chắc về lĩnh vực công tác lưu trữ của cơ quan hành chính Nhà nước. Từ đó cung cấp một số thông tin về thực trạng hiện nay của các quy trình và cách thức thực hiện công việc trong lưu trữ ở một số cơ quan hành chính cụ thể giúp cho sinh viên nắm bắt được tình hình cụ thể để tránh bỡ ngỡ sau khi ra trường. 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, bài báo cáo đã sử dụng phương pháp luận biện chứng, đồng thời đối chiếu với các quy định hiện hành của Nhà nước về lĩnh vực lưu trữ. Ngoài ra, bài báo cáo còn sử dụng các phương pháp sau: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu; + Phương pháp đánh giá khảo sát và quan sát thực tế thực trạng về triển khai và thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước; + Phương pháp so sánh đối chiếu về việc triển khai và thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước; + Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra các nhận xét, đánh giá và các kết luận, biện pháp thực hiện văn hóa công sở ở các cơ quan hành chính Nhà nước. 6. Cấu trúc của đề tài Đề tài thực tập: “Quản lý công tác Lưu trữ tại Văn phòng Hội dồng nhân dân Ủy ban nhândân quận Tây Hồ” được em chia làm 03 chương: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ.
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Nội dung Chữ viết tắt Hội đồng nhân dân HĐND Uỷ ban nhân dân UBND Và & LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài em nghiên cứu hướng dẫn cuả Thầy Nguyễn Mạnh Cường Cán Phòng Lưu trữ Trần Thu Huyền Văn phòng HĐNH&UBND quận Tây Hồ Nội dung đề tài, kết nghiên cứu trung thực chưa công bố hình thức trước Các thông tin phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá em thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Em hoàn toàn chịu chịu trách nhiệm tính xác thực nguyên đề tài Hà Nội, ngày 07 tháng 08 năm 2016 Sinh viên Phạm Thị Yến LỜI CẢM ƠN Em xin gởi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt Thầy Nguyễn Mạnh Cường thầy cô khác trường tạo giúp em trau dồi kiến thức, hướng dẫn em báo cáo thực tập Và em xin chân thành cảm ơn cán Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ tạo điều kiện cho em suốt trình thực tập Trong trình thực tập, trình làm báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cô anh chị cán UBND quận Tây Hồ bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp từ quý thầy cô UBND để em học thêm nhiều kinh nghiệm làm hành trang cho công việc sau Em xin chân thành cảm ơn! LỜI MỞ ĐẦU “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo tình hình Cán Văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc không đúng…cho nên phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật” Trong tình hình câu nói Chủ tịch Hồ Chí Minh lúc sinh thời có ý nghĩa hết, vừa lời dặn sâu sắc, vừa kim nam thực nhiệm vụ cán Văn phòng Văn phòng phận thiếu quan, tổ chức Văn phòng nơi cung cấp lưu trữ nguồn thông tin quan trọng tin cậy nhất, thường xuyên phục vụ cho Lãnh đạo đạo, quản lý, điều hành công việc quan Vì Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đào tạo đội ngũ cán Quản trị Văn phòng với chuyên môn nghiệp vụ vững chắc, chuyên nghiệp để đáp ứng nhu cầu tất yếu đất nước nghiệp vụ Văn phòng trở thành ngành khoa học chiều rộng lẫn chiều sâu Văn thư - Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành nhà nước Trong quan, đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ quan tâm công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua văn bản, tài liệu Công tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng thiếu riêng văn phòng mà quan, tổ chức nói chung Làm tốt công tác Lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Công tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng để lưu giữ, bảo quản tài liệu để đưa vào tổ chức khai thác sử dụng Ngoài góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều chứng minh tư liệu lịch sử, hình ảnh, đồ, phim ảnh… phản ánh thật lịch sử qua thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược Đây sở cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, vũ khí quan trọng việc bảo vệ Tổ quốc thời kì Được quan tâm, giúp đỡ Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ em có thời gian thực tập Vì vậy, đợt thực tâp hội để em vận dụng kiến thức học đối chiếu với thực tế tình hình công tác Văn phòng UBND quận Tây Hồ, nhằm củng cố lại kiến thức học, kết hợp với thực tiễn công tác văn phòng nhằm nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp Do địa điểm phòng thực tập trình tiếp xúc với công việc hạn chế không gian phận Lưu trữ nên em xin chọn đề tài em tìm hiểu nhiều làm chuyên đề báo cáo thực tập em Em xin chọn đề tài: “Quản lý công tác Lưu trữ Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ” để nghiên cứu 1.Lý chọn đề tài: Từ ngày đầu nước ta giành lại độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh rõ “ tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiện thiết quốc gia” đánh giá “ tài liệu lưu trữ tài sản quý báu có tác dụng việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng" Chính tầm quan trọng lưu trữ mang lại mà quan hành nhà nước quan tâm đến công tác lưu trữ quan Mỗi quan thực chức nhiệm vụ riêng thỳ họ phải thực công tác lưu trữ cho quan Bên cạnh công tác soạn thảo văn có liên quan, công tác lưu trữ văn trọng nhằm triển khai có kết nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy công việc quan Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ đơn vị hành công tác lưu trữ xác định nhiệm vụ bản, thực tốt công tác đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ đơn vị đề góp phần đáng kể vào kết quản lý, điều hành UBND Quận Tây Hồ Lịch sử nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu công tác lưu trữ bắt nguồn từ nhu cầu thiết yếu việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ lịch sử tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học công nghệ hình thành thời kì lịch sử phát triển ; qua hoạt động quan, tổ chức; nhân vật lịch sử tiêu biểu; quan, tổ chức cá nhân lưu giữ; chính, gốc, thảo viết tay có bút tích nhân vật tiêu biểu Tài liệu quý tài liệu lịch sử chứa thông tin kiện, biến cố tượng đặc biệt tự nhiên, đời sống xã hội tư duy; có ý nghĩa tảng quản lí nhà nước, kinh tế, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, quan hệ đối ngoại, nghiên cứu khoa học, lịch sử bổ khuyết bị hư hỏng – xét ý nghĩa pháp lí bút tích chúng Tài liệu tài liệu lịch sử có giá trị đặc biệt có bản, thứ hai giống nội dung thông tin, phương thức ghi tin đặc điểm bề Tài liệu quý, tỉnh phận hợp thành di sản văn hóa tỉnh, không quan, tập thể cá nhân chiếm dụng làm tài sản riêng Đề tài nghiên cứu công tác lưu trữ đề tài nghiên cứu nhiều nghiên cứu khoa học Song với tùy tiếp cận khác cho khía cạnh khác đề tài mang lại mẻ Đề tài giúp hiểu toàn cảnh khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ kết hợp với thực tiễn khảo sát để rút học kinh nghiệp cho thân khái quát tính chất công tác lưu trữ Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu đề tài: Đề tài tập trung nghiên cứu tìm hiểu tổ chức lưu trữ Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ nói riêng quan hành nói chung Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu công tác lưu trữ phòng Lưu trữ trực thuộc văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Mục tiêu nghiên cứu tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND Quận Tây Hồ, qua đưa nhận xét, đánh giá đề xuất giải pháp cho UBND Quận Tây Hồ Qua báo cáo thực tập nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên có tảng kiến thức vững lĩnh vực công tác lưu trữ quan hành Nhà nước Từ cung cấp số thông tin thực trạng quy trình cách thức thực công việc lưu trữ số quan hành cụ thể giúp cho sinh viên nắm bắt tình hình cụ thể để tránh bỡ ngỡ sau trường Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Trong trình thực đề tài nghiên cứu, báo cáo sử dụng phương pháp luận biện chứng, đồng thời đối chiếu với quy định hành Nhà nước lĩnh vực lưu trữ Ngoài ra, báo cáo sử dụng phương pháp sau: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu; + Phương pháp đánh giá khảo sát quan sát thực tế thực trạng triển khai thực văn hóa công sở quan hành Nhà nước; + Phương pháp so sánh đối chiếu việc triển khai thực văn hóa công sở quan hành Nhà nước; + Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa nhận xét, đánh giá kết luận, biện pháp thực văn hóa công sở quan hành Nhà nước Cấu trúc đề tài Đề tài thực tập: “Quản lý công tác Lưu trữ Văn phòng Hội dồng nhân dân& Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ” em chia làm 03 chương: - CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN - CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ - CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ: 1.1 Chức năng, nhiệm vụ UBND Quận Tây Hồ: - 1.1.1 Chức UBND Quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ Cơ quan Hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND Quận Cơ quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng,…cụ thể là: - Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá, giáo dục dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,… - Về thu chi ngân sách địa phương địa bàn Quận theo quy định pháp luật đồng thời phối hợp với quan hữu quan đảm bảo việc thu đúng, thu đủ thu kịp thời loại thuế loại thu khác; - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật, với văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp; - Đảm bảo an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội: thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân UBND Quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương… 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn Phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ Theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, quốc phòng, Quốc phòng dài hạn hàng năm Quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng công trình trọng điểm Quận trình HĐND cấp thông qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Xây dựng chương trình, công tác hàng năm UBND Quận, biện pháp thực Nghị Quyết HĐND Quận Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, Thông qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý… 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ: Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch 12 phòng,6 ban chuyên môn Mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân Quận chịu trách nhiệm cá nhân công việc phân công trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận; thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động Uỷ ban nhân dân Quận trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Thành phố, Quận uỷ, Hội đồng nhân dân Quận Tây Hồ Cơ quan Nhà nước cấp Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ: Phụ lục 01 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03 Phó Chủ tịch 12 phòng, ban tham mưu giúp việc Chủ tịch UBND Quận : Đỗ Anh Tuấn Phó chủ tịch phụ trách Văn xã : Phạm Xuân Tài Phó chủ tịch phụ trách Đất đai : Nguyễn Lê Hoàng Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế : Nguyễn Đình Khuyến Các phân công nhiệm vụ Đồng chí lãnh đạo ứng với chức danh dựa theo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05/7/2011, ban hành Quy chế làm việc UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011-2016 liệu giá trị, bao hàm trùng thừa, hết giá trị thống kê lập danh mục đề nghị Trung tâm Lưu trữ Thành phố thẩm tra cho ý kiến tiêu hủy theo qui định Điều 12 NĐ 111/2004/NĐ-CP Chính phủ 2.2.5 Công tác thống kê tài liệu lưu trữ Công tác thống kê công việc diễn thường xuyên Kho lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản theo định kì quý, năm công cụ tra cứu Kho lưu trữ UBND Quận Tây Hồ bao gồm tài liệu lưu trữ thống kê chủ yếu mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ vừa công cụ dùng để thống kê, vừa công cụ dùng để tra tìm tài liệu Ở mục lục hồ sơ xây dựng theo năm theo Phông lưu trữ cụ thể Những công cụ để thống kê tài liệu Phòng lưu trữ UBND Quận với mục đích để hệ thống hồ sơ, thông tin khác thành phần nội dung hồ sơ khối, tài liệu định Từ mục lục hồ sơ để biết rõ nguồn gốc hồ sơ tra cứu tài liệu cung cấp số liệu xác cụ thể số lượng thành phần, nội dung tình hình bảo quản khía cạnh khác tài liệu Tài liệu sau chỉnh lý hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp xếp gọn gàng, ngăn nắp lên giá Với quy mô cách tổ chức thống kê tài liệu Phòng Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ đánh giá khoa học hợp lí Với công cụ mà Phòng Lưu trữ dùng để thống kê tài liệu góp phần phục vụ tốt cho việc sử dụng tài liệu hoạt động quản lí hành Nhà nước nói chung, đồng thời tạo điều kiện cho cá nhân đến nghiên cứu tài liệu UBND Quận nói riêng Các loại sổ sách thống kê bao gồm: Sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu, Danh sách phông, Phiếu phông, Mục lục hồ sơ, Mục lục văn bản, Biên bàn giao tài liệu, Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, Hồ sơ tiêu hủy tài liệu, Báo cáo thống kê định kỳ 2.2.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Mục đích cuối công tác lưu trữ đưa tài liệu lưu trữ thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội Vì vậy, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu nội dung công tác lưu trữ Dựa vào kết công tác lưu trữ mà người ta đánh giá cách khách quan, xác đóng góp ngành lưu trữ vai trò, vị trí, ý nghĩa công tác lưu trữ Để đảm bảo công tác tổ sử dụng tài liệu có hiệu cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; phân loại đối tượng độc giả,; nghiên cứu xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu áp dụng biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao Điều đòi hỏi nhà nước cần có qui định cụ thể khai thác sử dụng tài liệu; trình độ cán lưu trữ việc ứng dụng khoa học đai vào công tác lưu trữ Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phong phú chủ yếu áp dụng hình thức sau: - Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo UBND quận, đồng thời đáp ứng nhu cầu nhân dân cần tìm kiếm tài liệu quan liên quan đến vấn đề dân - Tổ chức sử dụng phòng đọc áp dụng phổ biến UBND Quận Tây Hồ Với vị trí thiết kế phòng đọc phòng lưu trữ giúp cho cán dễ dàng tiếp cận với tài liệu Phòng lưu trữ thoáng mát có rèm che ánh sáng tốt để phục vụ cho cán sử dụng nghiên cứu tài liệu Bên cạnh đó, phòng lưu trữ chua có điều kiện nên chưa thể tổ chức triển lãm - Phòng lưu trữ xây dựng quy chế sử dụng tài liệu nội quy mượn tài liệu kho lưu trữ Trong qui định rõ quyền người sử dụng tài liệu người cung cấp tài liệu Công cụ tra cứu chủ yếu mục lục hồ sơ, mục lục văn kiện Từ mục lục cán lưu trữ giới thiệu khái quát cho người đến tra cứu tài liệu thành phần lẫn nội dung tài liệu Ngoài cố định trật tự hồ sơ hệ thống hóa, thống kê hồ sơ phông để từ cán lưu trữ thuận tiên tra cứu tài liệu Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận thực thường xuyên hiệu Theo Báo cáo Tổng kết công tác năm 2015 có 50 lượt cán công chức khai thác 125 hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác chuyên môn thực theo quy trình công tác, có phiếu đăng kí khai thác tài liệu xác nhận thủ trưởng đơn vị Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận 2.2.7 Công tác tiêu hủy hồ sơ, hết giá trị tài liệu Qua kiểm tra thẩm tra tài liệu, tài liệu hết giá trị phương diện, Hội đồng XĐGTTL phải lập hồ sơ đề nghị tiêu hủy trình lên Chủ tịch UBND quận định Hồ sơ gồm có: Biên họp xác định giá trị tài liệu, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, danh mục tài liệu loại hủy văn thẩm định Trung tâm Lưu trữ Thành phố Sau có định văn chủ tịch UBND quận đói với hồ sơ tiêu hủy hình thức hủy, BP lưu trữ tiến hành tiêu hủy hồ sơ với chứng kiến phòng/ đơn vị có hồ sơ Biên hủy, danh mục tài liệu hủy, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, văn thấm định TTLT thành phố văn bản, tài liệu liên quan đến việc tiêu hủy lưu BP lưu trữ phòng/ đơn vị có hồ sơ tiêu hủy 20 năm kể từ ngày tiến hành việc tiêu hủy hồ sơ Hiện số lượng tài liệu trùng thừa tài liệu bảo quản hết giá trị chiến diện tích tương đối lớn kho, mặt khác hàng năm đơn vị thuộc nguồn phải nộp tài liệu hồ sơ lưu trữ UBND quận, không xử lý tiêu hủy với số tài liệu trùng thừa, hồ sơ tài liệu hết giá trị bảo quản kho lưu trũ quận đảm bảo diện tích UBND quận Tây Hồ lựa chọn tài liệu có ý nghĩa, có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để giữ lại lựa chọn tài liệu hư hỏng, tài liệu trùng thừa hết giá trị để quan tiến hành lập danh mực tài liệu Việc tiêu hủy tài liệu hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét đề nghị cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị văn 2.2.8 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Hàng năm, vào quý III, Bộ phận Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Lưu trữ thành phố xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu (đối với hồ sơ chưa hoàn thành, hồ sơ lưu BP Văn thư chuyển lên, hồ sơ phòng, ban qua khảo sát trùng thừa): - Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh - Xác định sơ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời ) lập bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ - Lập bổ sung vào mục lục hồ sơ đơn vị/ chuyên viên chuyển đến (phông số, cặp số, hộp số ) - Làm nhán dán Kết thúc đợt chỉnh lý, phận lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh lý nêu kết đạt được, nhận xét, đánh giá rút kinh nghiệm Quy trình chỉnh lý, khai thác, bảo quản loại hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ: Người thực Bộ phận Lưu trữ Trình tự thực Lập kế hoạch thu thập tiếp nhận hồ sơ Bộ phận Lưu trữ Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu Hội đồng xét duyệt giá trị hồ sơ tài liệu Lưu trữ CBCC Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu Bộ phận Lưu trữ Bảo quản hồ sơ, tài liệu CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng 3.1.1 Ưu điểm - UBND quận Tây Hồ bước nâng cao nhận thức cán công chưc, viên chức, đặc biệt cán làm công tác văn thư, lưu trữ Cán lưu trữ thường xuyên bồi dưỡng nâng cao nhiệp vụ trình độ chuyên môn để làm tốt nhiệm vụ tự vươn lên để khẳng định - Công tác lưu trữ cán phụ trách làm theo trình tự nghiệp vụ bảo quản tốt Lãnh đạo UBND quận Văn phòng HĐND - UBND quan tâm đầu tư thích đáng đến công tác lưu trữ Kinh phí dành cho việc chỉnh lí tài liệu lưu trữ tồn đọng giải chỉnh lí hàng năm Ngoài tập trung kinh phí vào mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu, thiết bị văn phòng nhưu bàn, tủ, kệ, hộp, bìa, cặp… Kho lưu trữ bố trí nơi cao thoáng mát.Các trang thiết bị bảo quản trang bị đầy đủ như: Máy tính tra tìm tài liệu, giá đựng tài liệu, máy điều hòa, thuốc chống mối côn trùng, quạt thông gió phương tiện phòng chống cháy, nổ - Tài liệu kho lưu trữ UBND quận xếp cách khoa học theo tiêu chuẩn 3D “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy” cần thiết Tài liệu bảo quản tốt không bị rách - Thường xuyên, kiểm tra thực việc bảo trì, sửa chữa trang bị trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: Phòng cháy, chữa cháy; chống đột nhập; máy điều hòa không khí, máy hút ẩm; hệ thống thông gió, giá, hộp, cặp tài liệu, hồ sơ… - Công tác lưu trữ đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin tài liệu đảm bảo thông tin an toàn bí mật theo quy định nhà nước - Ứng dụng công nghệ thông tin vào phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ điện tử để đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa loại hình sử dụng tìa liệu cách hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Phòng lưu trữ xây dựng hoàn thiện hệ thống tra cứu như: Mục lục hồ sơ, thẻ tra tài liệu, lập sổ quản lí khai thác sử dụng tài liệu, phục vụ cho hoạt động quan nhu cầu đáng cán bộ, công chức, viên chức thuộc quận Tây Hồ - Thực nghiêm chỉnh chế độ thông tin báo cáo định kỳ hàng tháng , quý, năm báo cáo đột xuất phục vụ cho công tác kiểm tra đạo cấp, đặc biệt thực nghiêm chế độ báo cáo thông kê định kỳ công tác lưu trữ hàng năm với UBND Thành phố Bên cạnh đó, việc áp dụng quy trình ISO mang lại hiệu không nhỏ việc quản lý tra tìm tài liệu 3.1.2 Nhược điểm Ngoài mặt tích cực kể trên, dù cố gắng khắc phục trình hoạt động công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ tồn tại: - Công tác lưu trữ chưa quan tâm tất cấp, ngành, phòng ban số cán công chức quận - Phòng lưu trữ làm việc đạo lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ nên số việc mang tính bị động từ dẫn đến thiếu hụt trang bị thêm trang thiết bị, ngân sách chưa có để xây dựng thêm kho lưu trữ cố định - Công tác lưu trữ chưa tốt việc thu thập, bổ sung tài liệu số phòng ban giao nộp tài liệu chậm, số tài liệu dạng xé lẻ, bó gói - Số lượng tài liệu kho quan nhiều kho lưu trữ rộng mà có 01 cán lưu trữ phụ trách nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ so với nhu cầu thực tế công việc khó khăn, hạn chế - Trong trình quản lý, khối lượng tài liệu nhiều hình thành khoảng thời gian lâu nên số tài liệu có dấu hiệu mục, nát, mờ chữ, bị mối cắn… Việc đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ nhiều hạn chế: - Mặc dù UBND trang bị số thiết bị văn phòng như: máy fax, máy photo sử dụng lâu nên số máy bị hỏng - Ngoài ra, cac trang thiết bị đầy đủ số thứ bị hỏng cần sửa chữa thay 3.2 Giải pháp thực Sau khoảng thời gian thực tập UBND quận Tây Hồ, tận tay thực nghiệp vụ mà học, khảo sát tận mắt tình hình hoạt động thực công tác văn thư lưu trữ em xin đề xuất số giải pháp sau: - Lãnh đạo cần quan tâm đến công tác Lưu trữ, xây dựng ban hành quy chế công tác Văn thư lưu trữ quận để hoạt động Lưu trữ hoạt động quy trình, thủ tục đạt hiệu cao Cần có sách tuyên dương, khen thưởng kịp thời nhầm động viên, khích lệ tinh thần làm việc cán làm công tác lưu trữ - Cần đầutư kinh phí để sửa chữa, bảo dưỡng thay trang thiết bị bảo quản tài liệu kho phòng lưu trữ để làm việc cách hiệu - UBND quận cần phải có lệnh đôn đốc, nhắc nhở phòng, ban thu thập giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan - UBND quận Tây Hồ cần phải tăng cường công tác kiểm tra, rà soát giám sát để phát sai sót kịp thời sửa chữa, rút kinh nghiệm để đảm bảo cho hoạt động văn thư lưu trữ quan tâm đến không công việc mà quan tâm đến đời sống cán bộ, nhân viên - Cần đổi phương thức quản lý, tra tìm tài liệu theo hướng tin học hóa đại Trên số ý kiến đề xuất cá nhân em với cương vị sinh viên đại học ngành Quản trị văn phòng Thực tập quan Em mong ý kiến vị lãnh đạo UBND quận Tây Hồ quan tâm xem xét, góp chút vốn kiến thức nâng cao chất lượng công tác hành chĩnh nói chung công tác lưu trữ nói riêng quan, tạo điều kiện cho công tác quản lý quan đạt hiệu cao PHẦN 3: KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ giúp em có thêm nhiều kiến thức công tác hành nói chung công tác lưu trữ nói riêng quan, đơn vị nghiệp Nhà nước Tuy thời gian đầu em gặp nhiều khó khăn môi trường làm việc nên không tránh khỏi thiếu sót nhờ có giúp đỡ bảo tận tình cán hướng dẫn với cố gắng nỗ lực học hỏi thân em bước đầu thích nghi cảm thấy hứng thú với môi trường làm việc quan Với kiến thức thầy cô dạy lớp trình quan sát, học hỏi quan giúp em phần hình dung công việc mà người cán Văn phòng tương lai em làm Từ đó, em có động lực học tập tốt hơn, có ý chí cao hơn, lập trường vững vàng hơn, đồng thời tạo điều kiện cho em tiếp cận với tác phong làm việc để nâng cao ý thức, tính tự giác làm việc thân Sau đợt thực tập này, thời gian không lâu em rút nhiều kinh nghiệm cho thân để bổ trợ cho công việc sau sở giúp em phấn đấu trở thành cán Văn phòng có đầy đủ kiến thức nghiệp vụ có tâm với nghề Trên tất em tổng hợp lại thành báo cáo cá nhân em trình thực tập UBND quận Tây Hồ Thông qua báo cáo em mong góp phần phản ảnh lại thực trạng công tác văn thư lưu trữ quan từ có biện pháp giúp hoàn thiện công tác góp phần phục vụ tốt nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ giai đoạn Một lần em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám Hiệu nhà trường, thầy cô giáo Khoa, Phòng trang bị cho em kiến thức chuyên ngành Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường hướng dẫn tận tình cho em hoàn thiện báo cáo Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn đến ban Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ, Chị Trần Thu Huyền- Cán phòng Lưu trữ tạo điều kiện tốt cho em thời gian thực tập Bài báo cáo thực tập em kiến thức nghiệp vụ chuyên môn chưa cao thời gian thực tập hạn chế nên chắn không tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận bảo giúp đỡ đóng góp cán lưu trữ UBND quận Tây Hồ thầy, cô để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 03 tháng năm 2016 Sinh viên Phạm Thị Yến DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Dương Văn Khảm Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Nxb Văn hóa thông tin, năm 2011 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân uỷ ban nhân dân số 11/2003/QH11 Lý luận phương pháp công tác văn thư - PGS Vương Đình Quyền Nxb Chính trị quốc gia Thông tư số 01 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ : Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn quản lý nhà nước, vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo văn Tác giả TS Triệu Văn Cường – TS Nguyễn Cảnh Đương ( đồng chủ biên) TS Lê Văn In – ThS Nguyễn Mạnh Cường Ngoài Danh mục Tài liệu tham khảo em tham khảo số báo cáo Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 01: Sơ đồ tổ chức máy HĐND & UBND quận Tây Hồ PHỤ LỤC 2: Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG BỘ BỘ BỘ BỘ PHẬN BỘ BỘ BỘ PHẬN PHẬN PHẬN CHUYÊN PHẬN PHẬN PHẬN TIẾP CÔNG TIẾP VIÊN KẾ VĂN HÀNH NHẬN NGHỆ DÂN THAM TOÁN THƯ- CHÍNH HỒ THÔNG MƯU THỦ LƯU QUẢN SƠ TIN -TỔNG QUỸ TRỮ TRỊ HỢP -PHỤC VỤ