Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 2 1.1 Vài nét về Công ty 2 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 2 1.2.1 Chức năng 2 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 3 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 3 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 3 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Nhân sự 3 2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 4 3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty 11 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ 11 3.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác 12 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 14 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 15 3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan 15 3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 16 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 16 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 18 3.5 Tổ chức lưu trữ của cơ quan 18 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 19 4.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 19 4.2 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 19 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 21 QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG 21 1. Lý do chọn đề tài (Tính cấp thiết của đề tài) 21 2. Lịch sử nghiên cứu 21 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 21 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 22 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 22 6. Giả thuyết khoa học 22 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 23 8. Cấu trúc của đề tài 23 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 24 I. Khái niệm, vai trò về công tác nhân sự 24 1.1 Khái niệm Văn phòng 24 1.2 Khái niệm Quản trị văn phòng 24 1.3 Khái niệm quản trị nhân sự trong Văn phòng 24 1.4. Vai trò của quản trị nhân sự trong văn phòng 24 II. Nội dung quản trị nhân sự trong văn phòng 25 1. Phân tích công việc 25 2. Tuyển dụng nhân sự 27 3. Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự 30 4. Chính sách lương và chế độ đãi ngộ 33 5. Đánh giá thực hiện công việc 34 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG 39 1. Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Tổng hợp Quy Hoàng 39 2. Thực trạng về quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng 39 2.1 Quy mô nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng 39 2.2 Công tác phân tích công việc 40 2.3 Công tác tuyển dụng nhân sự 40 2.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự 41 2.5 Chính sách lương và chế độ đãi ngộ 42 2.6 Công tác đánh giá thực hiện công việc 43 3. Đánh giá công tác quản trị nhân sự trong văn phòng (phòng Hành chính – Nhân sự) tại Công ty Quy Hoàng 43 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG 45 I. Định hướng phát triển nguồn nhân sự trong văn phòng của Công ty Quy Hoàng 45 II. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng 45 1. Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng 45 2. Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân sự 46 3. Giải pháp hoàn thiện chính sách lương và chế độ đãi ngộ 46 4. Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc 46 III. KIẾN NGHỊ 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 KẾT LUẬN 48 PHẦN III PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .2 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng .2 1.1 Vài nét Công ty 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .2 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Hành – Nhân .3 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng Công tác văn thư, lưu trữ Công ty 11 3.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan công tác văn thư, lưu trữ 11 3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác 12 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 14 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí quan .14 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan 15 3.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lí quan 15 3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn 16 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi; văn đến; lập hồ sơ hành quan .16 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan, đơn vị 18 3.5 Tổ chức lưu trữ quan .18 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .19 4.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 19 4.2 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan 19 PHẦN II 21 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP .21 QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG 21 Lý chọn đề tài (Tính cấp thiết đề tài) 21 Lịch sử nghiên cứu 21 Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài .21 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 22 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng 22 Giả thuyết khoa học 22 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 23 Cấu trúc đề tài .23 CHƯƠNG I .24 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 24 I Khái niệm, vai trò công tác nhân 24 1.1 Khái niệm Văn phòng .24 1.2 Khái niệm Quản trị văn phòng 24 1.3 Khái niệm quản trị nhân Văn phòng 24 1.4 Vai trò quản trị nhân văn phòng 24 II Nội dung quản trị nhân văn phòng .25 Phân tích công việc .25 Tuyển dụng nhân 27 Đào tạo phát triển nguồn nhân 30 Chính sách lương chế độ đãi ngộ 33 Đánh giá thực công việc 34 CHƯƠNG II 39 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG 39 VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ 39 TỔNG HỢP QUY HOÀNG 39 Vài nét lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH Thương Mại Dịch Tổng hợp Quy Hoàng .39 Thực trạng quản trị nhân văn phòng Công ty Quy Hoàng 39 2.1 Quy mô nhân văn phòng Công ty Quy Hoàng .39 2.2 Công tác phân tích công việc 40 2.3 Công tác tuyển dụng nhân 40 2.4 Đào tạo phát triển nguồn nhân 41 2.5 Chính sách lương chế độ đãi ngộ 42 2.6 Công tác đánh giá thực công việc .43 Đánh giá công tác quản trị nhân văn phòng (phòng Hành – Nhân sự) Công ty Quy Hoàng 43 CHƯƠNG III 45 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC 45 QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY 45 TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ 45 TỔNG HỢP QUY HOÀNG 45 I Định hướng phát triển nguồn nhân văn phòng Công ty Quy Hoàng 45 II Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân văn phòng Công ty Quy Hoàng 45 Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng 45 Hoàn thiện công tác đào tạo phát triển nguồn nhân 46 Giải pháp hoàn thiện sách lương chế độ đãi ngộ 46 Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá kết thực công việc 46 III KIẾN NGHỊ 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO .47 KẾT LUẬN 48 PHẦN III PHỤ LỤC .49 LỜI NÓI ĐẦU Bước vào tập tốt nghiệp cuối khóa, em đăng ký thực tập Phòng Hành – Nhân Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng Với kiến thức em thầy cô giáo trường truyền đạt chia sẻ kinh nghiệm công việc thực tế từ thầy cô giáo Trong thời gian hai tháng thực tập Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng, em áp dụng kiến thức học trường để thực công việc, nhiệm vụ quan giao, với hướng dẫn công việc anh, chị văn phòng, em hoàn thành tốt công việc giao Để hoàn thành tốt báo cáo thực tập, thời gian em vừa thực công việc giao vừa khảo sát tình hình công tác văn phòng Qua em tích lũy nhiều kinh nghiệm cho thân, học hỏi nhiều kiến thức từ thực tiễn Trong thời gian làm báo cáo thực tập, em giúp đỡ tận thầy cô giáo khoa anh, chị văn phòng mà em thực tập Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc, anh, chị văn phòng Công ty thầy cô giáo khoa, đặc biệt thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường, thầy giáo Nguyễn Hữu Danh hướng dẫn tận tình cho em hoàn thành báo cáo thực tập Tuy nhiên báo cáo em thiếu sai sót, mong thầy cô giáo góp ý cho báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 03 tháng 09 năm 2016 Sinh viên Nông Xuân Thành PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 1.1 Vài nét Công ty - Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng thành lập ngày 16/5/2008 theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0102750298 phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp Địa đăng ký kinh doanh: Số 11, ngách 12 ngõ 117 Trần Cung, Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội - Công ty Bác sĩ Trần Thị Du – Nguyên Giám đốc Bệnh viện Y học Cổ truyền Bộ Công Anh lãnh đạo dìu dắt từ năm 2008 đến 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 1.2.1 Chức - Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng có chức hoạt động kinh doanh phạm vi 16 ngành nghề đăng kí như: khai thác quyền chuyển giao công nghệ lĩnh vực y tế, khoa học kỹ thuật, mua bán cho thuê, lắp đặt thiết bị ngành y tế, thiết bị xử lý môi trường, thiết bị ngành điện, thiết bị điện tử, tin học, kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế, đào tạo, dạy nghề thuộc lĩnh vực y học cổ truyền, kinh tế thương mại, ngoại ngữ, sản xuất mua bán loại thực phẩm chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng hoạt động kinh doanh sản phẩm đem lại lợi nhuận cao Vì thế, công ty luôn tìm cách để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng nhập sản phẩm có chất lượng tốt nhất, xây dựng niềm tin thương hiệu khách hàng + Khai thác tối đa thị trường nước + Giải tốt nguồn phân phối phân phối thu nhập công ty + Thực đầy đủ cam kết với khách hàng sản phẩm theo nguyên tắc bình đẳng đôi bên có lợi + Đảm bảo việc chăm lo đời sống tốt cho người lao động + Bảo toàn, tăng trưởng vốn mở rộng quy mô kinh doanh + Thực tốt công tác bảo vệ môi trường + Chấp hành đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước 1.2.3 Cơ cấu tổ chức * Bao gồm: + 01 Giám đốc + 01 Phó Giám đốc: Phụ trách đối ngoại + 01 Phó Giám đốc: Phụ trách đối nội - Các phòng chức năng: + Phòng Hành – Nhân sự; + Phòng Kinh doanh; + Phòng Martketing; * Sơ đồ cấu tổ chức Công ty (Phụ lục số 01) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Hành – Nhân * Chức năng: - Có chức tham mưu, tổng hợp, giúp Ban giám đốc phối hợp hoạt động chung phòng chuyên môn công ty; làm đầu mối quan hệ với quan khác theo phân công Ban giám đốc công ty; thực công tác tổng hợp, điều phối theo chương trình, kế hoạch làm việc thực công tác tổ chức, hành chính, quản trị công ty, đảm bảo tính thống nhất, liên tục hiệu - Tham mưu giúp Ban giám đốc công ty thực chức quản lý, công tác tổ chức người lao động thực công việc phân công đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, tiền lương, chế độ sách công ty * Nhiệm vụ: - Tổng hợp xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho Ban giám đốc đôn đốc thực sau phê duyệt, tổ chức thực công tác báo cáo định kỳ, đột xuất thực nhiệm vụ công ty, xây dựng quy chế công ty đôn đốc thực sau ban hành - Tham mưu giúp Ban giám đốc thực công tác thường niên cho nhân viên công ty, quản lý công tác kế toán, tài chính, tài sản công ty, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, lập kế hoạch kinh phí tổ chức kiện công ty hàng năm trình Ban giám đốc phê duyệt - Tiếp đón khách đến làm việc, trang trí, phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu cho họp công ty - Quản lý công văn đến, công văn đi, hồ sơ, tài liệu sử dụng dấu theo quy định công ty công tác văn thư, lưu trữ công ty ban hành - Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần chế độ khác cho nhân viên công ty * Cơ cấu tổ chức: - 01 Trưởng phòng; - 01 Phó phòng; - 06 nhân viên * Sơ đồ cấu tổ chức máy Phòng Hành – Nhân (phục lục 02) 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng * Xác định vị trí việc làm: - Trưởng phòng Hành – Nhân sự: 01 vị trí - Phó Trưởng phòng Hành – Nhân sự: 01 vị trí - Kế toán:01 vị trí - Hành văn thư:01 vị trí - Nhân sự:01 vị trí - Phiên dịch:01 vị trí - IT:01 vị trí - Lái xe:01 vị trí * Xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng: a Trưởng phòng Hành – Nhân - Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn lực định kỳ năm, quý, tháng - Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty - Xây dựng sách thăng tiến thay nhân - Lập ngân sách nhân - Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục hồi tốt cho hoạt động kinh doanh chiến lược công ty - Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích, kích thích người lao động làm việc, thực chế dộ cho người lao động - Tổ chức thực công tác hành theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu Ban giám đốc - Xây dựng quy định, lập kế hoạch quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị công ty - Xây dựng kế hoạch tổ chức, giám sát việc thực an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ - Nghiên cứu, soạn thảo trình duyện quy định áp dụng Công ty, xây dựng cấu tổ chức Công ty, phận tổ chức thực Đề xuất cấu tổ chức, máy điều hành Công ty Xây dựng hệ thống quy chế, quy trình, quy định cho Công ty giám sát chấp hành nội quy - Tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng có tính chất chiến lược máy tổ chức hoạt động Công ty - Tham mưu đề xuất cho Ban giám đốc để xử lý vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức Hành – Nhân - Tham mưu cho Ban giám đốc việc xây dựng cấu tổ chức, điều hành Công ty - Tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng phương án lương bổng, khen thưởng, chế độ phúc lợi cho người lao động - Tham mưu cho Ban giám đốc công tác hành Công ty - Tham mưu cho Ban giám đốc công tác đào tạo tuyển dụng Công ty - Hỗ trợ phận khác việc quản lý nhân cầu nối Ban giám đốc người lao động Công ty Hỗ trợ cho phận liên quan công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân Hỗ trợ phận liên quan công tác hành - Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc nhiệm vụ giao b Phó trưởng phòng - Lập kế hoạch hoạt động phòng hành nhân chi phí hành định kỳ - Xây dựng sách, quy định hành Đề xuất phương án xử lý phát vấn đề bất cập trình thực kế hoạch, tham gia đóng góp ý kiến xây dựng quy định với phòng ban liên quan - Tham mưu để xuất phương án cải tiến nghiệp vụ, hoạt động hành nhân - Quản lý hiệu công việc, giúp trưởng phòng quản lý, đào tạo phát triển nhân viên - Quản lý điều phối nghiệp vụ hành văn phòng Công ty Công tác văn thư lưu trữ, lễ tân, kiểm soát chi phí hành chính, nhân sự, phát sinh quản lý tài sản, phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh lao động, sử dụng sở vật chất - Thực công việc khác theo phân công trưởng phòng Hành – Nhân sự, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, Ban Giám đốc Công ty công việc giao c Kế toán trị - Tính nhạy cảm: đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có tính phân loại, phân biệt người thực công việc tốt chưa tốt -Tính tin cậy: quán đánh giá Hệ thống đánh giá phải đảm bảo cho người lao động Kết đánh giá độc lập người đánh gia khác phải thống - Tính chấp nhận: đòi hỏi hệ thống phải chấp nhận ủng hộ người tổ chức - Tính thực tiễn: đòi hỏi phương tiện đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu dễ sử dụng người lao động người quản trị 38 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG Vài nét lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH Thương Mại Dịch Tổng hợp Quy Hoàng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng (sau xin gọi tắt Công ty Quy Hoàng) công ty hoạt động kinh doanh lĩnh vực chủ yếu thực phẩm chức Công ty Quy Hoàng trải qua năm xây dựng trưởng thành, có kinh nghiệm công tác đạo, điều hành, quản lý tổ chức thực nhiệm vụ Đặc biệt công ty dìu dắt Bác sĩ Trần Thị Du – Nguyên Giám đốc bệnh viện Y học cổ truyền Bộ Công An từ năm 2008 đến Cán bộ, nhân viên công ty ngày trưởng thành, đúc rút nhiều kinh nghiệm trình độ tay nghề nâng cao, đáp ứng yêu cầu công việc Hoạt động Công ty Quy Hoàng năm qua đem lại hiệu hoạt động kinh doanh, xây dựng thương hiệu lớn, tin tưởng khách hàng Số lượng khách hàng thân thiết ngày nhiều, đặc biệt ngày có nhiều khách tỉnh lân cận đặt đơn hàng Công ty Quy Hoàng có thành tích không nói đến vai trò tham mưu tổng hợp, giúp việc, đảm bảo hậu cần phòng Hành – Nhân (sau xin gọi văn phòng), toàn nhân viên văn phòng góp phần lớn vào phát triển chung cho toàn Công ty Thực trạng quản trị nhân văn phòng Công ty Quy Hoàng 2.1 Quy mô nhân văn phòng Công ty Quy Hoàng - Từ thành lâp Công ty đến nay, cung với phát triển Công ty, số lượng nhân văn phòng Công ty Quy Hoàng tăng lên đáng kể, để đáp ứng công việc đạt mục tiêu mà Công ty đề 39 - Đội ngũ nhân viên văn phòng có độ tuổi tương đối trẻ - Toàn nhân viên văn phòng có trình độ đại học 2.2 Công tác phân tích công việc - Ban giám đốc Trưởng phòng Hành – Nhân quan tâm, trọng công tác phân tích công việc vị trí nhân viên văn phòng, có vai trò lớn trình quản trị nhân sau + Trong họp thường niên vấn đề nhân Trưởng phòng Hành – Nhân thảo luận với Ban giám đốc mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc vị trí nhân viên + Trường phòng Hành – Nhân cân nhắc kỹ lưỡng công tác phân tích đánh giá công việc, có vấn đề bất thường, chưa hợp lý xin đạo ý kiến trực tiếp từ Ban giám đốc 2.3 Công tác tuyển dụng nhân - Khi phân tích công việc với vị trí nhân viên văn phòng đưa thông báo tuyển dụng Đăng tin tuyển dụng lên trang web tuyển dụng, liên kết với đơn vi khác việc thông báo tuyển dụng - Văn phòng tiếp nhận hồ sơ sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng - Ứng viên trải qua vòng tuyển dụng + Vòng 1: thực test nhân viên phụ trách nhân đưa ra, thời gian vòng tiếng Người phụ trách nhân tổng hợp ứng viên qua vòn lập đánh giá ứng viên trình lên Ban giám đốc, chuẩn bị hồ sơ cho Ban giám đốc vấn vòng + Vòng 2: ứng viên qua vòng sơ loại vào vấn vòng 2, Ban giám đốc trực tiếp vấn ứng viên - Các ứng viên tuyển chọn thử việc vòng hai tháng - Sau hai tháng thử việc Trưởng phòng Hành – Nhân Ban giám đốc xem xét định tuyển dụng thức 40 2.4 Đào tạo phát triển nguồn nhân - Ban giám đốc Công ty trọng công tác đào tạo phát triển nguồn nhân văn phòng Công ty + Hàng năm, Ban giám đốc ký định cử nhân viên số vị trí đào tạo nghiệp vụ, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn + Đối với nhân viên tuyển mà chưa có kinh nghiệm cử đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ sở đào tạo, toán chi phí đào tạo trợ cấp lại, chế độ ăn trưa - Các đợt đào tạo văn phòng lập kế hoạch phương án thực trình Ban giám đốc phê duyệt - Mục tiêu đào tạo Công ty: + Mục tiêu chương trình đào tạo phải gắn liền với nhu cầu xác định qua việc đánh giá nhu cầu đào tạo văn phòng + Mục tiêu chương trình đào tạo phải đưa mốc thời gian mà nhân viên đạt kết theo mong muốn Công ty Việc thiết lập mục tiêu đào tạo giúp Công ty đánh giá chương trình đào tạo động thúc đẩy nhân viên, cho phép nhân viên tham gia vào trình thiết lập mục tiêu chương trình đào tạo, tăng cảm giác làm chủ họ tăng khả thành công trình đào tạo - Đào tạo định hướng cho nhân viên văn phòng + Những ngày làm quan trọng thành công nhân viên mới, để gắn kết họ với tập thể Do đóa cần đào tạo định hướng trọng vào vấn đề sau: +) Lịch sử sứ mệnh Công ty +) Vai trò Văn phòng Công ty +) Các thành viên chủ chốt Công ty +) Điều lệ quy định Công ty +) Văn hóa công sở Công ty - Sau đợt đào tạo Ban giám đốc đạo cho văn phòng đánh giá hiệu đào tạo 41 + Tiến hành đánh giá công tác đào tạ Xác định mốc thời gian đánh giá hiệu đào tạo Đánh giá toàn diện trình đào tạo cho nhân viên nhân viên cũ - Công tác phát triển nhân + Để hoạt động văn phòng Công ty phát huy có hiệu quả, phát huy tính sáng tạo cảu cán bộ, nhân viên hoạt động tuyển đào tạo đội ngũ cán chưa đủ Chính vậy, Ban giám đốc Công ty tạo bầu không khí tâm lý vui vẻ hơn, đoàn kết nhân viên văn phòng, để người làm việc nhiệt tình thoải mái Cụ thể sau: +) Có kế hoạch bồi dưỡng cán bộ, nhân viên văn phòng định kỳ +) Cải thiện điều kiện làm việc văn phòng +) Khuyến khích vật chất nhân viên hoàn thành tốt công việc 2.5 Chính sách lương chế độ đãi ngộ - Với mức tiền lương nhân viên văn phòng Công ty Quy Hoàng so với công ty khác Công ty Quy Hoàng hấp dẫn Với sách lương hợp lý thu hút người lao động - Tất nhân viên văn phòng nói riêng nhân viên Công ty Quy Hoàng nói chung đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, cấp phát sổ bảo hiểm đầy đủ Với sổ bảo hiểm y tế này, nhân viên khám lúc có vấn đề sức khỏe Mặt khác hàng năm, Công ty tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên - Công ty tuân theo luật lao động Nhà nước việc mức đóng bảo hiểm Chế độ ốm đau, chế độ thai sản thực nghiêm chỉnh Điều thể quan tâm tốt Ban giám đốc Công ty nhân viên - Công ty thực theo Quy định Nhà nước tiêu chuẩn khen thưởng Công ty - Chế độ thưởng từ quỹ lương: bổ sung vào ngày lễ tết, kỷ niệm thành lập Công ty - Chế độ thưởng từ lợi nhuận: áp dụng Công ty có nhiều lợi nhuận - Vấn đề phúc lợi: thực tốt vấn đề phúc lợi như: kết hôn, ngày 42 quốc khánh, ngày quốc tế lao động, ngày quốc tế phụ nữ, du lịch, sinh nhật… Nhìn chung, Công ty có chế độ đãi ngộ tốt dành cho nhân viên văn phòng, Công ty quan tâm chăm lo đời sống nhân viên Vào dịp lễ lớn, nhân viên việc hưởng chế độ nghỉ hưởng lương theo quy định Nhà nước, nhân viên Công ty tặng quà tiền thưởng để khích lệ tinh thần làm việc, giúp cho nhân viên có thêm động lực an tâm làm việc.Có thể nói chiến lược quản trị nhân văn phòng nói riêng toàn Công ty nói chung, áp dụng có hiệu Công ty nên trì chế độ đãi ngộ Công ty cần tăng thêm chi phí cho khoản 2.6 Công tác đánh giá thực công việc - Mỗi tháng thực đạo từ Ban giám đốc, trưởng văn phòng thực công tác đánh giá thực công việc văn phòng + Các nhân viên văn phòng báo cáo kết thực công việc cho trưởng văn phòng vào cuối tháng + Trưởng văn phòng có trách nhiệ đánh giá thực công việc nhân viên văn phòng Sau báo cáo Ban giám đốc kết thực công việc nhân viên + Trong trường hợp mà kết thực công việc chưa tốt trưởng văn phòng đưa phương án giải Đánh giá công tác quản trị nhân văn phòng (phòng Hành – Nhân sự) Công ty Quy Hoàng * Ưu điểm - Có đôi ngũ nhân viên văn phòng trẻ, động, sáng tạo, nhiệt tình công việc - Có cấu văn phòng phù hợp với Công ty - Thực tốt công tác quản trị nhân sư văn phòng, phận giúp việc đắc lực cho Ban giám đốc Công ty - Tạo môi trường làm việc thân thiện, đoàn kết - Thu nhập nhân viên văn phòng ổn định 43 - Ban giám đốc quan tâm dến đời sống cán bộ, nhân viên văn phòng * Hạn chế - Đánh giá lực nhân viên, kết thực công việc nhân viên chưa thật sát sao, kỹ lưỡng Qua việc đánh giá xếp loại hàng tháng chưa xác - Vị trí nhân viên nhân hạn chế mặt chuyên môn, thực công việc gặp nhiều khó khăn 44 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG I Định hướng phát triển nguồn nhân văn phòng Công ty Quy Hoàng - Công ty ngày lớn mạnh, đòi hỏi cần phải xây dựng, củng cố đội ngũ nhân viên văn phòng Công ty - Đào tạo nguồn nhân sự, nâng cao trình độ lực cho nhân viên văn phòng Công ty Thực theo nguyên tắc nâng cao thu nhập cho nhân viên, đời sống vật chất đầy đủ mà tạo điều kiện cho họ yên tâm làm việc - Đề sách nhân để khuyến khích, thu hút nhân tài, phục vụ cho văn phòng, phục vụ cho Công ty II Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân văn phòng Công ty Quy Hoàng Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng - Hiện nay, công ty Quy Hoàng tuyển dụng nhân viên qua nguồn chủ yêu sau: thông qua mạng vietnamwork.com, vieclam24h.com, số nguồn tuyển dụng khác Tuy nhiên nhiều hạn chế để thông báo tuyển dụng có hiệu - Phương pháp thực hiện: mở rộng kênh thu hút, tìm kiếm cho ứng viên hình thức thông báo tuyển dụng trước, công ty nên thường xuyên liên lạc với trường đại học đến trung tâm giới thiệu việc làm để tiếp xúc trực tiếp với ứng viên - Đào tạo thêm kỹ cho cán làm công tác tuyển dụng Qua họ có thêm kiến thức việc tuyển dụng, góp phần nâng cao chất lượng hiệu việc tuyển dụng - Xây dựng “bản mô tả công việc” “bản tiêu chuẩn công việc”, có vai trò trình tuyển dụng, lấy để quảng cáo, thông báo tuyển dụng, để xác định kỹ năng, nhiệm vụ cần thiết mà người tìm việc cần phải có 45 họ muốn làm việc với vị trí tuyển dụng Hoàn thiện công tác đào tạo phát triển nguồn nhân - Phương pháp thực + Đối với cấp quản trị: cấp quản trị có vai trò lớn việc quản trị nhân văn phòng Vì vậy, cần trọng cử đào tạo trung tâm đào tạo nhằm củng cố chuyên môn nghiệp vụ + Đối với nhân viên văn phòng cần xem xét tầm quan trọng vị trí, vị trí cấp thiết ưu tiên cử đào tạo Giải pháp hoàn thiện sách lương chế độ đãi ngộ - Cần bám sát việc thực phân tích công việc vị trí nhân viên văn phòng, từ đưa mức lương, chế độ đãi ngộ hợp lý - Luôn cập nhật quy định Nhà nước sách lương chế độ đãi ngộ cho người lao động - Chú ý đến đề xuất sách lương chế độ đãi ngộ nhân viên Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá kết thực công việc - Sử dụng phương pháp thang đo đánh giá đồ họa + Theo phương pháp này, người đánh giá cho ý kiến đánh giá chủ quan theo thang đo từ thấp đến cao Các tiêu thức dùng để đánh giá có liên quan trực tiếp tới công việc tiêu thức không liên quan trực tiếp tới công việc + Đây phương pháp truyền thống áp dụng nhiều III KIẾN NGHỊ - Hàng năm tổ chức sát hạch, kiểm tra trình độ chuyên môn đội ngũ nhân viên văn phòng Công ty, có kế hoạch tuyển dụng đội ngũ nhân viên kế cận - Đầu tư trang thiết bị, ứng dụng phần mềm vào công tác quản trị văn phòng nói chung công tác quản trị nhân nói riêng, để tạo điều kiện thuận lợi kích thích tinh thần làm việc nhân viên - Nhanh chóng tuyển thêm số vị trí nhân văn phòng để đáp ứng hoạt động văn phòng hiệu 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Phòng Hành – Nhân Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng (2015), Báo cáo tổng kết năm, báo cáo công tác nhân [2] Vũ Cao Đàm (2007), Giáo trình phương pháp luận nghiên cứu khoa học, NXB Giáo Dục [3] PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân – Ths Nguyễn Vân Điềm (2012), Giáo trình quản trị nhân lực, NXB Lao động – Xã hội 47 KẾT LUẬN Có thể nói quản trị nhân văn phòng vấn đề mang tính cấp bách mà doanh nghiệp lo ngại Với vị vai trò mình, văn phòng doanh nghiệp phận tham mưu, giúp việc đắc lực cho lãnh đạo doanh nghiệp Nguồn nhân lực văn phòng có chất lượng đầu tư tốt khả đáp ứng phát triển doanh nghiệp thị trường cao Trải qua năm hoạt động, Công ty Quy Hoàng có bước phát triển cho riêng mình, bước tiến vào thương trường rộng lớn Để có đủ sức cạnh tranh, Công ty Quy Hoàng cần có đội ngũ nhân viên văn phòng vững mạnh để tồn phát triển Dựa vào lý luận thực tiễn, thông qua thực tế quản trị nhân văn phòng Công ty Quy Hoàng, Công ty có phương án đắn hệ thống mục tiêu, sách biện pháp cho công tác phát triển nguồn nhân văn phòng nói riêng chiến lược nguồn nhân công ty nói chung Qua trình thực tập Công ty Quy Hoàng, thời gian thực tập không dài quan tâm Ban giám đốc phòng Hành – Nhân giúp em có kiến thức thực tế nghiệp vụ văn phòng, trình quản trị nhân văn phòng Qua đó, nhận thấy sinh viên ngành Quản trị văn phòng cần có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức học trường trình thực tế công việc Đó tiền đề quan trọng giúp trở thành nhà Quản trị văn phòng giỏi Trên báo cáo kết đợt thực tập em, báo cáo chắn nhiều thiếu sót, kính mong nhận đóng góp ý kiến, nhận xét thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu Nhà trường, thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn em thực tốt yêu cầu cần thiết đợt thực tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 03 tháng 09 năm 2016 SINH VIÊN THỰC HIỆN Nông Xuân Thành 48 PHẦN III PHỤ LỤC Phụ lục 01 * Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG MARKETING Phụ lục 02 * Sơ đồ cấu tổ chức máy Phòng Hành – Nhân TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ KẾ TOÁN PHIÊN DỊCH NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH IT LÁI XE Phục lục 03 * Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 2 2 3 3 11 2 2 2 2 2 3 * Ghi chú: Cửa vào Bình nước lọc Ghế ngồi 10 Tủ tài liệu Bàn làm việc 11 Máy điều hòa Cửa sổ Bàn uống nước Máy photocopy Máy Fax Bàn họp 10 Phụ lục 04 Mô hình văn phòng tối ưu 17 14 14 16 15 12 13 10 11 5 5 17 * Ghi chú: Cửa vào Điện thoại Của sổ, rèm cửa 10 Đèn điện Quạt 11 Tài liệu Bảng phân công công việc 12 Vật chắn giấy Bàn tiếp khách 13 Máy tính Ghế 14 Tủ tài liệu Bình lọc nước 15 Máy Fax Chậu cảnh 16 Máy in Bàn làm việc