Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5.Phương pháp nghiên cứu 2 6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7.Cấu trúc của đề tài 3 NỘI DUNG 5 Phần I KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC VÀ BAN HCNSĐN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC 5 1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc. 5 1.1.Chức năng, nhiệm vụ: 5 1.2. Cơ cấu tổ chức 6 2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban HCNSDN Tập đoàn Phúc Lộc. 6 2.1. Chức năng, nhiệm vụ: 6 2.2. Cơ cấu tổ chức: 8 2.3. Vị trí việc làm và bản mô tả công việc từng vị trí trong ban HCNSĐN: 9 3. Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc: 20 3.1.Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 21 3.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị) 21 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 21 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 21 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức; 22 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 23 3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 24 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 24 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 24 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 25 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 27 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 27 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) ( Phụ lục 05) 28 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 28 PHẦN II:CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 30 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỦA 30 VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC 30 1.1.Lý luận chung về công tác văn phòng. 30 1.1.1.Khái niệm văn phòng. 30 1.1.2.Công tác văn phòng. 31 1.1.3.Vai trò của văn phòng đối với công tác quản lí hành chính. 34 1.2.Công nghệ thông tin. 34 1.2.1.Thông tin. 34 1.2.2.Thông tin trong quản lý hành chính 35 1.2.3. Công nghệ thông tin. 35 1.2.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. 36 Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG 40 ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC 40 2.1.Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. 40 2.2.Các điều kiện đề xây dựng và khai thác hiệu quả ứng dụng CNTT trong văn phòng 41 2.3.Các nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý công tác, giải quyết công việc văn phòng. 42 2.4. Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc. 43 Chương 3. NHỮNG TÁC ĐỘNG KHI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 46 THÔNG TIN VÀO QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VÀ 46 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 46 3.1.Thuận lợi: 46 3.2.Khó khăn, thách thức: 47 Chương 4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG 50 QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TẠI CƠ QUAN 50 4.1.Nhận xét chung về tình hình ứng dung công nghệ thông tin trong văn phòng tại cơ quan. 50 4.2.Một số kiến nghị và giải pháp 51 4.2.1. Xây dựng và hoàn thiện cơ chế, chính sách phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin 51 4.2.2. Kiến nghị và giải pháp 52 KẾT LUẬN 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu 5.Phương pháp nghiên cứu 6.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 7.Cấu trúc đề tài NỘI DUNG Phần I KHÁI QT VỀ VĂN PHỊNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐỒN PHÚC LỘC VÀ BAN HCNSĐN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC 1.Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc .5 1.1.Chức năng, nhiệm vụ: .5 1.2 Cơ cấu tổ chức .6 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Ban HCNSDN Tập đoàn Phúc Lộc 2.1 Chức năng, nhiệm vụ: 2.2 Cơ cấu tổ chức: 2.3 Vị trí việc làm mơ tả cơng việc vị trí ban HCNSĐN:.9 Cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng đại diện Tập đồn Phúc Lộc: .20 3.1.Hệ thống hóa văn quản lí quan cơng tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức .20 3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch cơng tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần quan đơn vị) 21 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 21 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí quan .21 SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức; .22 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá .23 3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn .24 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi; văn đến; lập hồ sơ hành quan .24 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan, đơn vị 24 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan, tổ chức 25 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .27 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 27 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (hiện tại) ( Phụ lục 05) 28 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng quan Nhận xét bước đầu hiệu mang lại .28 PHẦN II:CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP .29 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỦA 29 VĂN PHỊNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐỒN PHÚC LỘC .29 1.1.Lý luận chung công tác văn phòng 30 1.1.1.Khái niệm văn phòng 30 1.1.2.Cơng tác văn phịng 31 1.1.3.Vai trò văn phịng cơng tác quản lí hành .34 1.2.Công nghệ thông tin 34 1.2.1.Thông tin 34 1.2.2.Thông tin quản lý hành 34 1.2.3 Công nghệ thông tin 35 1.2.4.Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng 36 SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHỊNG 39 ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC .39 2.1.Sự cần thiết ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 39 2.2.Các điều kiện đề xây dựng khai thác hiệu ứng dụng CNTT văn phòng 40 2.3.Các nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý cơng tác, giải cơng việc văn phịng 42 2.4 Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin Văn phịng đại diện Tập đồn Phúc Lộc 43 Chương NHỮNG TÁC ĐỘNG KHI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 46 THƠNG TIN VÀO QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VÀ 46 CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ .46 3.1.Thuận lợi: 46 3.2.Khó khăn, thách thức: 47 Chương MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG 50 QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TẠI CƠ QUAN 50 4.1.Nhận xét chung tình hình ứng dung cơng nghệ thơng tin văn phòng quan 50 4.2.Một số kiến nghị giải pháp .51 4.2.1 Xây dựng hoàn thiện chế, sách phát triển ứng dụng cơng nghệ thơng tin .51 4.2.2 Kiến nghị giải pháp 52 KẾT LUẬN .54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC 56 LỜI CẢM ƠN Quản trị văn phòng hoạt động đặc biệt đời sống xã hội Nó đặc trưng hoạt động chấp hành, điều hành quan cấp với quan SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng cấp cá nhân với lãnh đạo với nhân viên nội quan, đơn vị Trong thực tế quản trị văn phòng đòi hỏi khoa học giải cơng việc địi hỏi người quản lý có kiến thức tổng hợp, bố trí cơng việc cách khoa học Đòi hỏi khéo léo tài tình lãnh đạo, động sáng tạo đưa chiến lược phải biết lắng nghe ý kiến người tạo hài hịa cơng việc, tạo điều kiện thúc đẩy tài người phát triển Do máy trợ giúp quan đơn vị quản lý hành yếu tố quan tâm trọng điểm việc nâng cao hiệu hoạt động quan, đơn vị Ngày nay, đường hội nhập khoa học quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thơng tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội văn phịng hiểu loại hình giấy tờ, hành vụ đơn giản điều kiện kinh tế thị trường bùng nổ thơng tin cách mạng mạnh mẽ văn phịng coi loại hình lao động sáng tạo trí tuệ ngày tăng Vì địi hỏi phải có đội ngũ nhân lực văn phịng đào tạo với chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội Nhận thức tầm quan trọng quản trị văn phòng xã hội với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khoa nhà trường tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập thực tế Qua đợt thực tập này, sinh viên rèn luyện thêm kỹ nghề nghiệp, củng cố kiến thức học đồng thời nâng cao lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm phong cách làm việc cán làm công tác quản trị văn phòng Được đồng ý lãnh đạo Tập đồn Phúc Lộc, theo phân cơng khoa, tơi thực tập Phịng Tổ chức Hành tập đồn từ ngày Mặc dù nội dung thực tập phức tạp, thời gian thực tập có hạn với quan tâm tạo điều kiện đồng chí trưởng phịng, bảo hướng dẫn tận tình anh, chị cơng tác lâu năm phịng, giúp đỡ tận tình giáo viên hướng dẫn với nỗ lực thân tơi hồn thành tốt u cầu nội dung thực tập Thông qua nghiên cứu, khảo sát trực tiếp thực hành qua khâu nghiệp vụ SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phịng cơng tác quản trị văn phịng Tập đồn Phúc Lộc đã, hiểu lý thuyết thực hành tốt khâu nghiệp vụ Những thu hoạch thời gian thực tập trình bầy cụ thể báo cáo Mặc dù cố gắng thực tế công việc phức tạp, khả thể cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi mong tiếp thu ý kiến đóng góp, bảo thầy, giáo để báo cáo tơi hồn chỉnh Nhân xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán cơng nhân viên Ban HCNSDN, Tập đồn Phúc Lộc, đặc biệt anh Nguyễn Duy Trường – chuyên viên hành Ban HCNSDN Thầy giáo, Cơ giáo Khoa Quản trị văn phịng, đặc biệt cảm ơn thầy Nguyễn Mạnh Cường , Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tận tình giúp đỡ tơi hồn thành báo cáo Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2016 Sinh viên Lương Thị Thanh Nguyệt SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phịng LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan: Đề tài “Công tác quản trị thiết bị Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ” tiến hành công khai, dựa cố gắng, nỗ lực tơi, hồn tồn khơng chép sử dụng kết đề tài nghiên cứu tương tự Nếu phát có chép kết nghiên cứu đề tài khác, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT S Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ HCNSDN Hành chính- nhân sự- đối ngoại CNTT Cơng nghệ thơng tin VPĐDTĐPL Văn phịng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc TT SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Trong bối cảnh CNTT Phát triển vũ bão toàn giới; ngày làm thay đổi tác động mạnh vào lĩnh vực đời sống, kinh tế - Xã hội người giữ vai trò quan trọng cho tăng trưởng kinh tế tồn cầu doanh nghiệp, quan, tổ chức Việt Nam đứng ngưỡng cửa cơng nghệ thơng tin Nói có nghĩa phần lớn doanh nghiệp, quan, tổ chức ta chưa sử dụng CNTT cách có hiệu trừ khu vực kinh tế có yêu cầu hội nhập cạnh tranh cao ngân hàng, viễn thông, hàng không v.v việc ứng dụng CNTT trở thành yếu tố sống cịn Ngồi việc trợ giúp lãnh đạo việc đưa định hay hướng đắn; văn phịng cịn mắt xích quan trọng, cầu nối phận quan, quan với quan với nhân viên Vì để thực tốt nhiệm vụ giao cơng tác văn phịng phải quan tâm, phải ln cập nhật mới, tiến khoa học công nghệ Mặt khác, CNTT không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, ngành nghề kỹ thuật mà cịn có mặt hoạt động quản lý hành Nhà nước Hoạt động văn phịng có góp mặt CNTT Chính CNTT có tầm quan trọng hoạt động cơng tác văn phịng vậy, mặt khác qua thời gian thực tập Tập đoàn Phúc Lộc em nhận thấy vấn đề ứng dụng CNTT, áp dụng phương tiện kỹ thuật đại vào hoạt động văn phòng có nhiều cố gắng cịn hạn chế, thiếu sót chưa đem lại hiệu cao Qua đây, em xin mạnh dạn đề xuất vài ý kiến nhằm hoàn thiện hoạt động văn phịng Vì vậy, em chọn đề lài báo cáo tốt nghiệp là: “Thực trạng giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hành văn phịng đại diện Tập đồn Phúc Lộc” Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu phần mềm ứng dụng hỗ trợ công tác quản SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng trị văn phòng Tập đoàn Phúc Lộc - Phạm vi nghiên cứu thực trạng vấn đề, tiếp nhận xã hội khả phát triển ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý hành tương lai Mục đích nghiên cứu Nhằm mục đích nâng cao nhận thức thân nói riêng sinh viên ngành Quản trị văn phịng nói chung vị trí, vai trị CNTT đồng thời việc ứng dụng phát triển cơng tác văn phịng làm rõ tính khoa học, hợp lý CNTT văn phòng Tập đồn Phúc Lộc nay; phân tích mặt mạnh, mặt yếu mạnh dạn đề xuất số giải pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT hoạt động văn phịng Tập đồn Lịch sử nghiên cứu Trước nghiên cứu đề tài “Thực trạng giải pháp ứng dụng công nghệ thơng tin quản lý hành văn phịng đại diện Tập đồn Phúc Lộc” tính tới thời điểm chưa có cơng trình nghiên cứu cơng bố, chưa có nhà nghiên cứu khai thác đề tài 5.Phương pháp nghiên cứu Trong trình thực nghiên cứu phương pháp sử dụng: Phương pháp thống kê, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích,phương pháp suy luận logic, phương pháp điều tra thực nghiệm, phương pháp so sánh 6.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài “Thực trạng giải pháp ứng dụng công nghệ thơng tin quản lý hành văn phịng đại diện Tập đồn Phúc Lộc” trở thành cơng trình nghiên cứu bổ sung làm phong phú thêm cho đề tài văn phịng nói chung đề tài nghiên cứu cơng tác văn phịng Văn phịng đại diện Tập đồn Phúc Lộc nói riêng Đồng thời nguồn tư liệu tham khảo cho cơng trình nghiên cứu sau Những đề xuất đề tài áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng hiệu quản lý văn phòng Văn phòng đại diện Tập đồn Phúc Lộc nói riêng quan, tổ chức khác nói chung 7.Cấu trúc đề tài Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục phần I, phần đề tài có cấu trúc gồm 04 chương: Chương 1.Cơ sở lý luận văn phòng việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 1.1.Lý luận chung cơng tác văn phịng 1.1.1Khái niệm văn phịng 1.1.2.Cơng tác văn phịng a.Chức văn phịng b Nhiệm vụ văn phòng 1.1.3.Vai trò văn phịng cơng tác quản lí hành 1.2.Cơng nghệ thông tin 1.2.1.Thông tin 1.2.2.Thông tin quản lý hành 1.2.3 Cơng nghệ thơng tin 1.2.4.Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng Chương Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hành Văn phịng đại diện Tập đồn Phúc Lộc 2.1.Sự cần thiết ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 2.2.Các điều kiện đề xây dựng khai thác hiệu ứng dụng CNTT văn phòng 2.3.Các nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý công tác, giải cơng việc văn phịng 2.4 Khảo sát thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin Văn phịng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc Chương Những tác động ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành cơng tác văn thư lưu trữ SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng - Hiện nay, chữ ký số sử dụng giao dịch điện tử, xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số tồn nhiều bất cập Về lý thuyết, sau ký chữ ký số, tài liệu điệnn tử có giá trị tài liệu giấy Tuy nhiên, chữ ký số, thực chất chương trình phần mềm tổ chức trung gian có thẩm quyền cấp cho người sử dụng Dù mật mã cấp cho chủ sở hữu, chủ sở hữu lại người biết mật mã (ít cịn có tổ chức trung gian cung cấp chữ ký số biết mật mã này) Như vậy, độ an toàn vấn đề sử dụng chữ ký số khơng tuyệt đối Ngồi ra, mật mã chữ ký số bị đánh cắp, chuyển giao cho người khác – Sự lỗi thời nhanh chóng cơng nghệ: Tài liệu điện tử loại hình tài liệu mà tồn vịng đời chúng tồn môi trường điện tử Chúng không phụ thuộc vào vật mang tin lúc vật mang tin khác Cũng tài liệu giấy, hết giá trị hành, tài liệu điện tử cần chuyển vào lưu trữ Tài liệu điện tử đưa vào lưu trữ vật mang tin khác sản phẩm công nghệ điện tử Do phát triển nhanh chóng cơng nghệ, hệ máy móc chương trình phần mềm nhanh chóng lỗi thời, khơng tương thích hệ dẫn đến bất lực người tiếp cận thông tin lưu giữ hệ công nghệ trước – Vấn đề an tồn thơng tin: Đây vấn đề đặt hành cơng tác lưu trữ Có thể bảo vệ nguồn thơng tin điện tử chương trình bảo mật (bằng mã số hay chương trình hạn chế truy cập), nhiên, khả xâm nhập bất hợp pháp khả phá mã hacker tồn đe dọa tính an tồn thơng tin – Vấn đề gốc, chính, sao: Trong cơng tác lưu trữ tài liệu giấy, gốc ln có giá trị pháp lý cao Tuy nhiên, đơn giản chép tài liệu điện tử xóa nhịa ranh giới gốc, Việc tồn lúc nhiều gốc (bản chính) SV: Lương Thị Thanh Nguyệt 48 Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng giống y hệt phân định giá trị câu hỏi chưa có lời giải đáp Ngồi ra, việc tiêu hủy tài liệu điện tử khơng đồng nghĩa với việc tiêu hủy hồn tồn thơng tin lý đơn giản chép tài liệu điện tử - Bên cạnh khó khăn hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin chưa đủ, kinh phí vận hành cịn eo hẹp cịn chậm, chưa hỗ trợ việc thay đổi phương thức làm việc môi trường công nghệ Đội ngũ lãnh đạo, nhân viên, chun viên chưa có đủ trình độ, nhận thức, thói quen, chưa bắt kịp với yêu cầu làm việc chặt chẽ hệ thống thông tin điện tử quan - Công nghiệp sản xuất phần mềm Việt Nam cịn mức “sơ khai” trình độ ứng dụng PM doanh nghiệp mức “sơ khai”, chủ yếu dừng việc sử dụng PM ứng dụng văn phòng Microsoft Office Words, Excel, Outlook… để soạn thảo văn bản, thiết lập bảng biểu tính tốn đơn giản hay gửi email báo giá, trao đổi thông tin, giao dịch với đối tác… PM kế toán nước phổ biến dễ dùng Misa, Asia, Fast… Chưa kể, khơng khai thác hết tính sẵn có phần mềm phổ thơng Có thể nói, Diện mạo hoạt động văn công tác hành thay đổi nhờ đời tài liệu điện tử Tuy nhiên, bên cạnh ưu tài liệu điện tử thách thức, mà để giải chúng – chúng cho tài liệu điện tử phát huy tối đa tính vượt trội – đòi hỏi nỗ lực phối hợp chặt chẽ nhà quản lý, chuyên gia cơng nghệ, người làm cơng tác hành công tác lưu trữ SV: Lương Thị Thanh Nguyệt 49 Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Chương MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TẠI CƠ QUAN 4.1.Nhận xét chung tình hình ứng dung cơng nghệ thơng tin văn phịng quan Những năm qua, hệ thống CNTT Văn phòng đại diện Tập đồn Phúc Lộc khơng ngừng củng cố phát triển Ứng dụng CNTT ngày trở nên sâu rộng, phục vụ có hiệu đạo, điều hành Văn phòng hoạt động kinh doanh công ty trực thuộc Tập đồn Việc áp dụng CNTT vào cơng tác quản lý hành góp phần đơn giản hố thủ tục hành chính, giảm thiểu quy trình cơng việc tiến hành theo phương pháp thủ công việc xây dựng đưa vào sử dụng phần mềm tin học xử lý qua mạng máy tính Thực tế chứng minh, việc ứng dụng CNTT đem lại nhiều đột phá công tác quản lý hành đem lại hiệu tốt, việc quản lý tất hồ sơ thông qua mật mã Thông qua phần mềm quản lý hồ sơ, công việc giúp cho cán quản lý nắm rõ lĩnh vực phụ trách Mặc dù, quan có đầu tư trang bị máy tính số máy khơng nhiều chất lượng thấp Theo lãnh đạo CNTT Văn phịng đại diện Tập đồn Phúc Lộc để trang bị máy tính, phần cứng, phần mềm đáp ứng hết nhu cầu quan nguồn nhân lực đủ mạnh để vừa quản trị vừa đẩy mạnh ứng dụng CNTT chưa cho phép Lý đưa chi phí cao, khó quản trị, mắc nhiều lỗi bảo mật, rủi ro…Việc triển khai ứng dụng CNTT nội quan nhiều hạn chế, chưa khai thác hết chức năng, công suất hệ thống đầu tư.Vẫn thiếu phần mềm chuyên ngành, sở liệu phục vụ quản lý điều hành.Chưa tích hợp phần mềm giải thủ tục hành đơn vị chuyên ngành vào hệ thống sở liệu.Việc ứng dụng công nghệ thông tin công SV: Lương Thị Thanh Nguyệt 50 Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng tác quản lý tác nghiệp yếu, hiệu đạt chưa cao Hạ tầng đảm bảo an tồn, an ninh, bảo mật thơng tin chưa đáp ứng yêu cầu, hệ thống phòng chống virus chủ yếu triển khai mức đơn lẻ chưa xây dựng hệ thống phòng chống virus, chống thư rác tổng thể.Các hệ thống thông tin quan trọng chưa đầu tư hạ tầng với hệ thống bảo mật có độ tin cậy cao, nhiều sơ hở đảm bảo an ninh thông tin Nguồn nhân lực CNTT quan còn thiếu chưa đồng bộ, đặc biệt thiếu cán lãnh đạo CNTT, cán chuyên trách CNTT chủ yếu kiêm nhiệm, chưa qua đào tạo quy CNTT Về chế sách: Chưa có chế hỗ trợ, ưu đãi cho cán chuyên trách công nghệ thơng tin nên khó khăn việc tuyển dụng, thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao vào làm việc quan; chưa có sách phát triển bảo hộ tác quyền để phát triển công nghiệp phần mềm 4.2.Một số kiến nghị giải pháp 4.2.1 Xây dựng hồn thiện chế, sách phát triển ứng dụng công nghệ thông tin - Quy định chế độ, trách nhiệm người lãnh đạo ứng dụng CNTT quan, đơn vị - Quy định kỹ cán chuyên trách công nghệ thông tin; quy tắc, đạo đức nghề nghiệp cán an tồn, an ninh thơng tin - Chính sách mua sắm sản phẩm, thuê dịch vụ dự án ứng dụng CNTT - Chính sách nâng cấp, nhân rộng số phần mềm, hệ thống thông tin, Cơ sở liệu xây dựng - Chính sách ưu tiên xây dựng số hệ thống thông tin và CSDL dùng chung - Xây dựng triển khai Đề án ứng dụng công nghệ thông tin quản lý SV: Lương Thị Thanh Nguyệt 51 Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng 4.2.2 Kiến nghị giải pháp - Người đứng đầu quan phải chủ động, có tâm trị cao, theo sát ủng hộ trình ứng dụng CNTT vào quan - Đào tạo nhân lực để ứng dụng CNTT quan : cán làm cơng tác hành hiểu đầy đủ vai trò, ý nghĩa ứng dụng công nghệ thông tin quan hành nhà nước - Triển khai lựa chọn giải pháp CNTT phù hợp với đặc thù quy mơ quan - Xây dựng tính linh hoạt cho hệ thống CNTT nâng cao trình độ, chất lượng đội ngũ CNTT để phù hợp với phát triển CNTT kinh tế Việt Nam thời kỳ đại hoá - Cần phải sẵn sàng đối phó với cơng mạng cách triển khai biện pháp bảo vệ toàn diện cho thiết bị, giáo dục nhân viên cần thực theo quy trình tốt để ngăn chặn công - Hệ thống CNTT gần trăm máy tính riêng lẻ mạng Internet địa e-mail nên thiết lập vài máy không chứa liệu quan trọng Điều nhằm hạn chế mức thấp việc liệu mật virus, phần mềm gián điệp, tội phạm công nghệ… đầy rẫy mạng Internet - Về sở hạ tầng phải đầu tư thích đáng, có khả tận dụng phát triển cao để phát huy hiệu cơng tác - Trang bị máy tính có hệ thống an ninh (tường lửa, phần mềm chống virus) - Nâng cao hiệu hoạt động cách bố trí máy chủ liệu riêng cho Văn phịng - Soạn thảo trực tuyến - Họp trực tuyến - Làm việc từ xa qua mạng riêng ảo - Đầu tư nâng cấp, nhằm tránh tụt hậu trước biến đổi công nghệ thông tin giới - Cần có sách ưu đãi nhân lực sử dụng công nghệ thông tin SV: Lương Thị Thanh Nguyệt 52 Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phịng vào cơng tác quản lý hành - Để tránh lãng phí khơng cần thiết cho việc đầu tư công nghệ thông tin cần đầu tư trước mắt cơng nghệ vừa sức để hiệu chỉnh theo nhu cầu, đầu tư lâu dài, mang tính chiến lược nên phải liên tục nâng cấp -Xác định rõ thực trạng nhu cầu CNTT để đầu tư mức Muốn vậy, quan phải tổ chức tốt, quy trình phải chuẩn hóa trước đầu tư CNTT - Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình ứng dụng CNTT quan để có giải pháp thúc đẩy kịp thời - Tin học hóa quản lý trình hoạt động chương trình xử lý hệ thống máy tính, giúp cho việc triển khai hoạt động thực nhanh hiệu - Phải có chế trì, bảo dưỡng hạ tầng cơng nghệ thơng tin đã đầu tư, thường xuyên rà soát, đầu tư nâng cấp, nhằm đáp ứng kịp thời cho nhu cầu phát triển ứng dụng CNTT - Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin phải gắn với việc nâng cao hiệu hoạt động quan Phải phối hợp đồng nội dung đầu tư, quy mô thời gian triển khai dự án ứng dụng công nghệ thông tin, tránh đầu tư trùng lặp Khuyến khích việc đầu tư giải pháp sản phẩm dùng chung SV: Lương Thị Thanh Nguyệt 53 Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng KẾT LUẬN CNTT phát triển giúp cho hoạt động văn phòng ngày cải tiến, máy văn phòng ngày cải thiện, suất lao động ngày nâng cao Chính nhờ có máy móc, phương tiện kỹ thuật đại nên giúp cho q trình giải cơng việc nhanh chóng đem lại hiệu cao, đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Vì vây, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động văn phòng quan, tổ chức đời sống hàng ngày người điều cần thiết CNTT VPĐDTĐPL tình trạng mẻ, phát triển chậm, việc triển khai chưa mạnh mẽ, thiếu kiên đồng Việc ứng dụng CNTT chưa đáp ứng yêu cầu công công nghiệp hóa, đại hóa yêu cầu hội nhập khu vực quốc tế, vai trò động lực tiềm to lớn công nghệ thông tin chưa phát huy mạnh mẽ; việc phát triển nhân lực CNTT chưa chuẩn bị kịp thời số lượng chất lượng, chuyên môn trình độ ngoại ngữ, viễn thơng Internet chưa thuận lợi, chưa đáp ứng yêu cầu tốc độ, chất lượng giá cước cho ứng dụng phát triển CNTT; đầu tư cho CNTT chưa đủ mức cần thiết; quản lý nhà nước lĩnh vực phân tán chưa hiệu quả, ứng dụng công nghệ thơng tin số nơi cịn hình thức, chưa thiết thực cịn lãng phí Do đó, chưa mang lại hiệu mong muốn Ứng dụng CNTT VPĐDTĐPL có thành tựu ban đầu định tạo tảng cho giai đoạn Việc đưa CNTT vào hoạt động quản lý hành làm thay đổi đáng kể diện mạo văn phòng Các trang thiết bị đại, phương tiện máy móc dần thay phương pháp làm việc thủ công với trang thiết bị lạc hậu Cơng việc văn phịng nhẹ nhàng hơn, tiết kiệm nhân lực, vật lực Nói tóm lại, với giúp đỡ CNTT bước cải tiến, nâng cao chất lượng cơng việc, từ đáp ứng ngày đầy đủ, kịp thời yêu cầu hoạt động quản lý quan yêu cầu xã hội SV: Lương Thị Thanh Nguyệt 54 Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Học viện Hành Quốc gia (2004) Hành văn phịng quan nhà nước, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội 2.Nguyễn Văn Thâm (2003) Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 3.Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị Hành văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội Luật Giao dịch điện tử đuợc Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005 Luật Công nghệ thông tin Quốc hội thông qua ngày 29 tháng năm 2006 6.TS Nguyễn Khắc Khoa - Học viện Hành Quốc gia, Tin học ứng dụng Quản lý hành chính, Nhà xuất khoa học kỹ thuật Hà Nội, 2004 7.Quy chế làm việc Tập đoàn Phúc Lộc SV: Lương Thị Thanh Nguyệt 55 Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng PHỤ LỤC SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 01: Mơ hình tổ chức Tập đồn Phúc Lộc SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 02: Bảng lịch công tác SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phịng Phụ lục 03: Sơ đồ hóa quy trình giải văn đi- đến 3.1 Sơ đồ hóa quy trình giải văn • Chú thích: > : Là đường văn điện tử : Là đường văn giấy SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng 3.2.Sơ đồ hóa quy trình giải văn đến • Chú thích: > : Là đường văn điện tử : Là đường văn giấy SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 04: Tình trạng kho lưu trữ SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 05: Sơ đồ hóa trang thiết bị văn phịng 14 11 8 3 14 10 13 3 11 14 6 7 5 1 Ghi Chú: 1.Cửa vào 2.Bàn làm việc 3.Ghế ngồi 4.Máy in 5.Máy tính 6.Điện thoại 7.Giá đựng tài liệu 8.Máy photo Sọt rác 10.Tủ đựng tài liệu,vật phẩm,vp phẩm 11.Tủ đựng đổ 12 Bình nước 13.Bảng lịch công tác 14.Chậu cảnh SV: Lương Thị Thanh Nguyệt Lớp ĐHLT-QTVP14B