Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục địch nghiên cứu đề tài 2 4. Đối tượng nghiên cứu 2 5. Phạm vi nghiên cứu: 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục đề tài 3 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 4 1.1. Một số vấn đề lí luận về Công tác Văn thư 4 1.2. Một số nét khái quát về UBND Thành phố Cẩm Phả 4 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Cẩm Phả 5 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Cẩm Phả 6 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 11 2.1. Thực trạng công tác Văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 11 2.1.1. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 11 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 11 2.1.3. Thực trạng, tình hình công tác văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 12 2.1.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12 2.1.3.2. Công tác quản lí và giải quyết văn bản đến 15 2.1.3.3. Công tác quản lí văn bản đi 18 2.1.3.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan UBND thành phố 20 2.1.3.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 22 2.1.3.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư chuyên trách 23 2.2. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của UBND thành phố Cẩm Phả 24 2.2.1. Ưu điểm 24 2.2.2. Nhược điểm 25 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 26 3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại UBND thành phố Cẩm Phả 26 3.2. Một số kiến nghị với UBND thành phố Cẩm Phả 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO
LỜI CAM ĐOAN Tôi học lớp Lưu trữ học 14A Đây tiểu luận với đề tài “ Tìm hiểu công tác văn thư Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả” Tôi xin cam đoan thông tin tiểu luận hoàn toàn trung thực xác Tôi xin cam đoan tiểu luận tôi làm LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiên tiểu luận em xin chân thành cảm ơn giảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân tận tình bảo, hướng dẫn em qua buổi học lớp Nếu hướngdẫn, bảo cô em nghĩ tiểu luận khó hoàn thiện Trong tiểu luận khuyết điểm thiếu xót em mong cô tham gia đóng góp ý kiến để tiểu luận hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn cô BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT CCB Viết tắt Nghĩa Cựu chiến binh HĐND UBND Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân NXB Nhà xuất UBND Ủy ban nhân dân XHCN Xã hội chủ nghĩa MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Công tác Văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin lưu giữ nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc phiến đá, gỗ,.để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày truyền kinh nghiệm cho hệ sau Hoạt động quản lý nhà nước thông tin trước hiểu theo khái niệm nôm na công việc mang tính chung chung công việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày phát triển bước chiếm vị trí quan trọng xã hội công việc sổ sách, giấy tờ hiểu cụ thể tên công tác Văn thư Công tác Văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác Văn thư làm tốt góp phần giải công việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ Theo kế hoạch môn quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình giảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân, cán Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố Cẩm Phả Đặc biệt bà Lại Thị Xuân cán Văn thư – Lưu trữ thành phố, có tuần tìm hiểu kỹ nội dung công tác nghiệp vụ Văn thư Uỷ ban nhân dân thành phố Cẩm Phả Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng ban hành văn bản; quản lý giải văn – đến; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan Được giúp đỡ, hướng dẫn cán quan với vốn kiến thức trang bị trường định chọn đề tài: “Tìm hiểu công tác văn thư UBND thành phố Cẩm Phả” Tôi chọn đề tài chuyên ngành theo học trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngành Văn thư – lưu trữ Việc tìm hiểu công tác văn thư giúp hiểu ngành học, hiểu công việc sau Để sau trường sẵn phần vốn tri thức chuyên ngành học, giúp ích công việc tương lai Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu công tác văn thư có nhiều công trình khoa học có giá trị lý luận thực tiễn góp phần hình thành hệ thống lý luận chung công tác nêu Tiêu biểu có tác giả Hoàng Giang với “Cẩm nang nghiệp vụ văn thư bản” NXB Lao Động Hà Nội, “Các văn hành công tác văn thư” NXB Lao Động,… Mục địch nghiên cứu đề tài Để có văn mang tính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý,…thì việc tìm kiếm văn lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp hiểu thêm công tác văn thư UBND thành phố Cẩm Phả với công việc nào, trình tự làm việc sao, cấu tổ chức xếp nào… Đối tượng nghiên cứu Bất kì đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữtrong văn phòng quan đơn vị Cán công chức văn phòng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư lưu trữ Đề tài nghiên cứu phạm vi UBND thành phố Cẩm Phả Quảng Ninh, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư hiểu rõ công việc làm hoàn thành tốt nhiệm vụ Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu phạm vi UBND thành phố Cẩm Phả tỉnh Quảng Ninh Phương pháp nghiên cứu Để làm tiểu luận hiểu rõ công tác văn thư UBND thành phố Cẩm Phả, giúp hướng dẫn giúp sức lớn giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa học - TS.Bùi Thị Ánh Vân bà Lại Thị Xuân – cán văn thư lưu trữ thành phố Cẩm Phả TS.Bùi Thị Ánh Vân giúp nhiều việc làm để thành tiểu luận, từ kết cấu bài, cách trình bày, xếp mục Ngoài cô tận tình trả lời câu hỏi để hiểu bố cục tiểu luận Bà Lại Thị Xuân giúp tìm Quyết định, thông tư, Công văn nói công tác văn thư UBND thành phố Cẩm Phả, bà cho hiểu rõ tính chất công việc cách làm việc, cấu tổ chức UBND thành phố Cẩm Phả Bố cục đề tài Bài tiểu luận gồm có phần: - Lời mở đầu - Chương 1:Một số vấn đề lí luận công tác Văn Thư khái quát UBND Thành Phố Cẩm Phả - Chương 2:Công tác văn thư UBND thành phố Cẩm Phả - Chương 3:Một số biện pháp để nâng cao hiêu công tác văn thư UBND thành phố Cẩm Phả - Kết luận CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 1.1.Một số vấn đề lí luận Công tác Văn thư - Một số khái niệm Công tác Văn thư Những công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Có thể định nghĩa công tác văn thư quan, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội sau: Công tác văn thư quan Đảng, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội bao gồm toàn công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý sử dụng dấu, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội Từ khái niệm ta thấy công tác văn thư có mặt hầu hết quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần không nhỏ việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, đạo hiệu hoạt động cấp ủy, quan Đảng, tổ chức trị-xã hội từ trung ương tới địa phương 1.2 Một số nét khái quát UBND Thành phố Cẩm Phả - Giới thiệu UBND Thành phố Cẩm Phả Cẩm Phả thành phố trực thuộc tỉnh Quảng Ninh, nằm vùng Đông Bắc Bộ Việt Nam Cẩm Phả thành phố lớn thứ hai (xét dân số) tỉnh Quảng Ninh Cẩm Phả nằm cách thủ đô Hà Nội khoảng 200 km phía đông bắc, cách trung tâm thành phố Hạ Long 30 km, có toạ độ địa lýtừ 20o58'10 - 21o12' vĩ độ bắc, 107o10' - 107o23'50 kinh độ đông Tổng diện tích Thành phố Cẩm Phả 486,45 km², dân số 195 200 người Thành phố Cẩm Phả có nhiều tiềm phát triển kinh tế công nghiệp khai thác chế biến than, sản xuất vật liệu xây dựng, khí, chế tạo thiết bị điện, máy mỏ, xe tải nặng, công nghiệp đóng tàu, thương mại dịch vụ, du lịch Năm 2014, tốc độ tăng trưởng kinh tế 14%, thu ngân sách thành phố 1000 tỷ đồng, thu nhập bình quân đầu người đạt 4.700 USD Trữ lượng khoáng sản chủ yếu Cẩm Phả than đá, với tổng tiềm ước tính tỷ tổng số 8,4 tỷ trữ lượng thancủa toàn tỉnh Quảng Ninh Cẩm Phả có hệ thống đường sắt dùng chuyên chở than chạy dọc thành phố chở than đến Nhà máy Tuyển Than Cửa Ông Các mỏ than lớn Cọc Sáu, Ðèo Nai, Cao Sơn,… Ngoài ra, khoáng sản khác antimon, đá vôi, nước khoáng tài nguyên quý Vùng núi đá vôi Cẩm Phả nguồn nguyên liệu dồi cho việc phát triển ngành sản xuất xi măng, nhiệt điện vật liệu xây dựng, với Nhà máy xi măng Cẩm Phả Thành phố Cẩm Phả có nghề khai thác hải sản với 50 km bờ biển, chủ yếu đánh bắt bờ, sản lượng thấp Ngoài ra, Cẩm Phả nơi đến hàng vạn khách tham quan, chiêm bái với quần thể di tích Đền Cửa Ông, chùa Cái Bầu… - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND thành phố Cẩm Phả 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND thành phố Cẩm Phả Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn, cụ thể là: - Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, văn hóa – xã hội, - giáo dục, y tế,… Thu chi Ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu - khác Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp, tổ - chức kinh tế - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương Bảo đảm an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng lực lượng Quốc phòng toàn dân, thực chế - độ nghĩa vụ quân sự, lại người địa phương Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo - vệ quyền tự do, dân chủ nhân dân Quản lý tổ chức biên chế lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội UBND thành phố Cẩm Phả làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách thực chế độ chủ trương định theo đa số Phát huy quyền làm chủ nhân dân, tang cường pháp chế XHCN, ngăn chặn biểu quan liêu, lãng phí, tham nhũng, cửa quyền, hách dịch số biểu thiếu tích cực khác xuất quan, cán công chức máy quan UBND thành phố có trách nhiệm đạo, điều hành thực nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lí, hướng dẫn phường hoạt động quản lý Nhà nước 1.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Cẩm Phả UBND thành phố Cẩm Phả quan quản lý hành Nhà nước địa phương thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật Tổ chức HĐND UBND Đứng đầu UBND thành phố Chủ tịch UBND: ông Vũ Quyết Tiến, người phụ trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện mặt công tác UBND thành phố, đôn đốc kiểm tra công tác huyện, đạo điều hành hoạt động thành viên cấp phòng, ban chuyên môn trực thuộc 10 • • Mẫu sổ đăng ký văn đến UBND thành phố Cẩm Phả: Ngày đến (1) 03/08 Sô đến (2) 195 Tác giả … … … (3) Trần Long Số ký hiệu (4) Thăng 246/UBND … Ngày tháng (5) 30/7 … Tên loại trích yếu nội dung (6) V/v giải phóng mặt khu vực Hòa Lạc – Cẩm Bình … Người nhận (7) Bà Xuân … Những điều cần lưu ý bóc bì văn bản: Khi bóc bì văn phải bóc bì có dấu mức độ “Khẩn” trước; Không gây hư hại văn bì, không làm số, ký hiệu, địa nơi gửi dấu bưu điện; cần rà soát lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi bì với sô, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sốt, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký nhận, đóng dấu vào phiếu gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng ghi văn phải giữ lại bì kèm theo văn để làm chứng Cán văn thư không bóc bì loai văn sau: Bì thư cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan; Bì thư ghi tên đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Trình, chuyển giao văn đến: Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời cho người đứng đầu quan, đơn vị người người đứng đầu quan, đơn vị người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền); Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến, quy chế làm việc quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn ( trường hợp cần thiết); 20 Văn đến chuyển giao cho quan cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền nhanh chóng, đối tượng chặt chẽ Đối với văn có dấu mức độ “Khẩn” phải trình sau nhạn văn cho người có trách nhiệm giải (kể văn đến vào ngày nghỉ, hành chính) Đối với văn có dấu mức độ “Mật” cán văn thư phải trình cho người có chức vụ cao quan để xử lý Đối với văn khác phải trình hành cho người có thẩm quyền xử lý Các văn đến không thuộc loại “Khẩn” đến ngày nghỉ, hành cán văn thư phải có trách nhiệm trình vào đầu làm việc buổi làm việc tiếp đầu làm việc ngày Giải theo dõi, đôn đóc việc giải văn đến: Các quan cá nhân giao xử lí giải văn đến phải có trách nhiệm giải nội dung văn yêu cầu Đối với văn Lãnh đạo UBND thành phố giao cho quan chuyên môn tham mưu giải Thủ trưởng quan chịu trách nhiệm giải đảm bảo tiến độ thời gian yêu cầu, kết tham mưu, giải phải báo cáo Lãnh đạo UBND thành phố để xem xét, định Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo thời hạn giải theo quy định Luật khiếu nại, tố cáo; Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định; Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định 2.1.3.3 Công tác quản lí văn Tất văn bản, quan, đơn vị phát hành (sau gọi chung văn đi) phải quản lý theo trình tự sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản: Cán bộ, văn thư phải kiểm tra mặt thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản, phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo cho lãnh đạo quan 21 người soạn thảo biết để sửa chữa phát hành (Mẫu trình bày loại văn thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính) Ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn Đóng dấu quan mức độ khẩn, mật (nếu có) Đăng ký văn Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: sau hoàn thành thủ tục, phận văn thư quan, đơn vị phải chuyển phát văn ngày, chậm ngày làm việc tiếp kể từ ngày văn ký ban hành; văn “Khẩn” phải chuyển phát sau ký ban hành - Tất văn phải đăng ký vào sổ theo mẫu Cục Văn thư lưu trữ nhà nước quy định Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận - ký vào sổ Văn dược chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh sau phải chuyển văn (đã hoàn thành) đến nơi nhận Lưu văn xếp bảo quản lưu theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: Văn lưu lại phận văn thư quan phải gốc, có chữ ký trục tiếp người có thẩm quyền; xếp theo thứ tự đăng ký loại văn theo quy định Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước • Mẫu bìa đăng ký văn đi: 22 ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm 2015 Quyển số:… 23 • Mẫu sổ đăng ký Công văn UBND thành phố Cẩm Phả: Ngày tháng văn (1) 05/01 … Số ký Tên loại trích yếu nội dung văn hiệu (2) (3) 03 V/v cải tạo đồi nhân tạo quảng trường 12/11 phường Cẩm Đông … … Người ký (4) Bà Vân … 2.1.3.4 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan UBND thành phố • Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nguyên tắc: Mỗi cán có trách nhiệm lập hồ sơ công việc hành giao đảm nhiệm, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật, nâng cao hiệu suất công tác Hồ sơ đảm bảo khoa học, đầy đủ Nội dung việc lập hồ sơ hành: Hàng năm, vào danh mục hồ sơ đơn bị thực công việc giao, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn liên quan đến công việc giải Trong trình giải công việc, đưa văn hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ • - Yêu cầu hồ sơ lập: Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Uy ban nhân dân - thành phố quan, đơn vị hình thành hồ sơ; Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với phản - ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều; Sau giải xong công việc, phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh mục, thành phần hồ sơ lưu trữ văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định Trường hợp hồ sơ giai đoạn góp ý, lấy ý kiến trao đổi, phối hợp giải quyết, chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể phần ghi phiếu trình để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho đơn vị cá nhân tiếp - tục theo dõi, xử lí; Cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định công tác quản lý tài liệu đơn vị; Tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác 24 cá nhân phải đượ xếp gọn gang, khoa học, tiện cho công tác tra cứu, • khai thác, sử dụng theo quy định có hiệu Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ UBND thành phố Các quan, đơn vị cá nhân phải giao nộp hồ sơ tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ chung quan, đơn vị theo thời hạn quy định khoản Điều Trong trường hợp quan, đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành quan UBND thành phố (thời hạn giữ lại hồ sơ không hai năm) Cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc, hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho quan, đơn vị người kế nhiệm - Thời hạn nộp tài liệu lưu trữ hành quy định sau: Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ: sau năm kể từ năm - công việc kết thúc Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể - từ năm công trình nghiệm thu thức Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ công trình toán Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp hồ sơ tài liệu phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao, nhận tài liệu” phận lưu trữ hành quan UBND thành phố giữ 01 bản, quan nộp lưu tài liệu giữ 01 • Trách nhiệm việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - UBND thành phố Trưởng phòng Nội vụ thành phố có trách nhiệm: Tham mưu kế hoạch hàng năm để đảm bảo triển khai thực tốt công tác quản lý nhà nước hoạt động văn thư, lưu trữ UBND thành phố - quan, đơn vị trực thuộc thành phố; Tham mưu giúp cho Chủ tịch UBND thành phố việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành đối - với quan, đơn vị trực thuộc thành phố; Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ 25 hành UBND thành phố Thủ trưởng quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành; Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức: Lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; Trách nhiệm cán lưu trữ: có trách nhiệm tham mưu cho thủ trưởng đơn vị văn hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc theo quy định 2.1.3.5 Công tác quản lý sử dụng dấu • Quản lý sử dụng dấu Chánh Văn phòng HĐND UBND thành phố chịu trách nhiệm việc quản lý sử dụng dấu HĐND, UBND thành phố dấu quan Văn phòng HĐND UBND thành phố Thủ trưởng quan, đơn vị chịu trách nhiệm việc quản lý sử dụng dấu quan, đơn vị Con dấu phải để Trụ sở làm việc quan giao cho 01 cán làm công tác văn thư quản lý đóng dấu Khi phát dấu bị mất, phải trình báo cho quan Công an thành phố nơi xảy dấu, đồng thời phải báo cáo văn cho cấp - có thẩm quyền làm thủ tục xin cấp lại dấu Trách nhiệm cán văn thư: Bảo quản dấu, không giao dấu cho người khác giữ đóng dấu - chưa phép Thủ trưởng quan; Phải tự tay đóng dấu vào văn tài liệu quan, đơn vị; Chỉ đóng dấu vào văn bản, tài liệu sau có chữ ký người • có thẩm quyền ký văn Đóng dấu Tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ; Không đóng dấu văn kí vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy quan, đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản, có chữ ký không rõ ràng, lem luốc; Đóng dấu phải rõ ràng, ngắn, chiều dung mực dấu quy định (mực màu đỏ) Khi đóng dấu lên chữ kí dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía 26 bên trái Đối với văn có phụ lục kèm theo dấu đóng lên phụ lục phải trang đầu phụ lục trùm lên phần tên quan, đơn vị ban hành văn tên phụ lục Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nối lên văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Trường hợp đóng dấu lên hợp đồng, biên bản, dự toán có nhiều trang, dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng giáp lai không 05 (năm) tờ giấy Đối với tài liệu bí mật nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật 2.1.3.6 Trang thiết bị làm việc phòng văn thư chuyên trách Việc trang bị trang thiết bị cho phòng văn thư cần thiết phải bày trí cho phù hợp yếu tố quan trọng để đảm bảo suất, chất lượng làm việc hứng thú công việc giúp cho văn thư hoàn thành tốt công việc Để thuận tiên cho công việc, phòng văn thư bố trí tầng một, có diện tích rộng, nơi dễ thấy đến Ủy ban Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lãnh đạo UBND thành phố quan tâm tới việc đầu tư trang thiết bị cho phòng văn thư bàn làm việc gỗ có ngăn kéo có ngăn khóa chắn để bảo quản hộp đóng dấu tài liệu Ngoài có tủ đựng tài liệu số trang thiết bị khác máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy,… 2.2 Đánh giá ưu điểm nhược điểm UBND thành phố Cẩm Phả 2.2.1 Ưu điểm Lãnh đạo quan, đơn vị nhận thức vài trò tầm quan trọng công tác văn thư, tài liệu lưu trữ Từ tổ chức thực tốt công tác triển khai văn đạo Trung ương, tỉnh công tác văn thư Bố trí công trực, viên chức phụ trách công tác văn thư quan, đơn vị phục vụ tốt yêu cầu nhiệm vụ đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin số liệu cho hoạt động quản lý Phần lớn văn quan, đơn vị ban hành thể thức kỹ 27 thuật trình bày theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ Việc quản lí văn đi, văn đến hầu hết quan, đơn vị nhìn chung tốt, tài liệu xếp ngăn nắp, hợp lí; có mục lục tra tìm, sư dụng tài liệu cần thiết Đa số quan, đơn vị bảo quản sử dụng dấu quy định Một số quan, đơn vị khó khăn sở vật chất bố trí phòng, kho độc lập số trang thiết bị để phục vụ công tác lưu trữ tài liệu Tài liệu lưu trữ quan, đơn vị xếp sơ bộ, gọn gàng, ngăn nắp Đặc biệt công tác chỉnh lí tài liệu chuyên môn thực tốt 03 đơn vị ( Phòng quản lí đô thị, Trung tâm phát triển quỹ đất, Phòng tài nguyên môi trường) 2.2.2 Nhược điểm Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư: Đa số quan, đơn vị ứng dụng số chức phần mềm quản lí văn điều hành; chưa ứng dụng tốt tính lập hồ sơ phần mềm eOffice; vài quan đơn vị chưa thực việc in sổ văn đến, sổ văn để thực ký nhận chuyển giao văn đến lưu văn đóng sổ để quản lí Nhiều quan, đơn vị bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ làm công việc khác phụ trách công tác văn thư; đa số công chức, viên chức chưa hưởng phụ cấp độc hại nguy hiểm chế độ bồi dưỡng vật theo quy định Nhiều quan, đơn vị chưa thực việc kí tắt thẩm định nội dung thể thức văn trước đăng kí ban hành nên hầu hết quan, đơn vị văn ban hành sai thể thức kỹ thuật trình bày như: Tên loại, ký hiệu văn bản; phần gạch trích yếu nội dung,… Công tác quản lí sử dụng dấu vài quan, đơn vị chưa thực theo quy định pháp luật hành, mẫu dấu chưa quy định (dấu đến, dấu tên người có thẩm quyền) 28 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư UBND thành phố Cẩm Phả Trong năm qua, công tác quản lý văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, địa phương thuộc quận có nhiều chuyển biến tích cực từ nhận thức Thủ trưởng đơn vị, kiện toàn nhân làm công tác văn thư, lưu trữ đến triển khai ngày nề nếp công tác này, góp phần tích cực việc bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo, nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác đơn vị Bên cạnh đó, công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, nghiên cứu tài liệu phục vụ hiệu yêu cầu quan, đơn vị Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ hạn chế làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động đạo, điều hành quan như: Quy trình quản lý, giải văn đi, văn đến số đơn vị chưa quy định pháp luật, tượng để thất lạc văn bản; trường hợp văn sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày phát hành; việc lập, lưu trữ, thu nộp hồ sơ, tài liệu số đơn vị chưa thật đầy đủ, kịp thời theo quy định; việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ chưa thực hiệu Nguyên nhân chủ yếu hạn chế, yếu là: Thủ trưởng số đơn vị quan tâm chưa thực mức công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ công cụ phục vụ đạo, điều hành; đội ngũ công chức 29 văn thư, lưu trữ số đơn vị thiếu không chuyên trách, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu theo quy định; sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đặc biệt đơn vị chưa có kho bảo quản tài liệu lưu trữ Để đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, địa phương vào nề nếp theo quy định pháp luật, phục vụ hiệu công tác đạo, điều hành triển khai nhiệm vụ cụ thể đơn vị thời gian đến cần trọng đến vấn đề sau: - Thứ nhất, quan, đơn vị, địa phương cần quán triệt quy định pháp luật, văn hướng dẫn Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ UBND quận công tác văn thư, lưu trữ nhằm tiếp tục nâng cao hiểu biết, nhận thức ý thức trách nhiệm toàn thể công chức, viên chức quan, đơn vị công tác văn thư, lưu trữ Thủ trưởng đơn vị cần liệt đạo, hướng dẫn công chức đơn vị thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc - điện tử, đại, hiệu Thứ hai, tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Nghiêm túc tổ chức thực Chỉ thị số 15/CT-TT ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn điện tử hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo trao đổi chuyên môn nội đơn vị đơn vị, nên hạn chế việc sử - dụng văn giấy Thứ ba, cần bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng tiêu chuẩn - chuyên môn nghiệp vụ theo quy định pháp luật Thứ tư, đơn vị cần mẫu hóa văn hành nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự loại văn - lưu trữ theo quy định Thứ năm, tăng cường công tác quản lý, sử dụng dấu đơn vị, đảm bảo thực quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số 30 điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 Bộ Công an quy định dấu quan, tổ chức - chức danh Nhà nước Thứ sáu, thực trình tự quản lý văn văn đến theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ việc - quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thứ bảy, tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ quy định pháp luật, văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ công chức, viên chức Bên cạnh đó, cần lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời Ngoài ra, tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị quản lý cấp trực tiếp Báo cáo kịp thời có biện pháp chấn chỉnh đơn vị có - tượng vi phạm chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ Cuối cùng, thực cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ, ưu tiên kinh phí thực chỉnh lý tài liệu cải tạo, nâng cấp, bổ sung kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan, đơn vị; bổ sung trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định 3.2 Một số kiến nghị với UBND thành phố Cẩm Phả Sau tuần tìm hiểu thực trạng công tác văn thư UBND thành phố Cẩm Phả, xin có số kiến nghị với UBND thành phố Cẩm Phả để nâng cao hiệu công tác văn thư sau: - Quản lý chặt chẽ văn đi, đến quan để tránh thất lạc việc bổ sung thêm sổ chuyển giao văn đi, sổ gửi văn bưu điện, sổ chuyển - giao văn đến; Thay trang thiết bị cũ, hỏng trang bị thêm trang thiết - bị cần thiết khác để công tác văn thư đạt hiệu cao hơn; Cần bố trí thời gian hợp lí để cán văn thư lập danh mục hồ sơ, đồng thời đơn vị, phòng ban chức đưa danh mục hồ sơ mà đơn bị phải lập để 31 dựa vào cán văn thư lập danh mục hồ sơ cho quan; 32 KẾT LUẬN Được đồng ý tiếp nhận UBND thành phố Cẩm Phả, có thời gian tìm hiểu công tác văn thư UBND thành phố Cẩm Phả Tuy thời gian tìm hiểu không nhiều, thực có ý nghĩa thân tôi, giúp trưởng thành nhiều Đó hội cho xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hóa phần lý thuyết học Có thể nói thời gian tìm hiểu UBND thành phố Cẩm Phả giúp tìm hiểu sâu chuyên ngành học mình, từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lí hành Nhà nước quan Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lí, điều hành công việc quan Nhà nước nói chung UBND thành phố Cẩm Phả nói riêng Qua thời gian tìm hiểu UBND thành phố Cẩm Phả, khoảng thời gian không dài đủ để vào thực tế để tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ chuyên ngành học Tất khâu công tác Văn thư cán Văn thư – Lưu trữ văn phòng UBND thành phố Cẩm Phả làm tốt từ việc quản lí văn – đến việc sử dụng dấu thực theo nghiệp vụ cán Văn thư – Lưu trữ trang bị đầy đủ kiến thức kinh nghiệm làm việc lâu năm Trong trình tìm hiểu UBND thành phố Cẩm Phả, không tránh khỏi sai sót, gặp khó khăn sai sót trình tìm hiểu cán quan tâm, bảo tận tình để biết lỗi mắc phải để sửa sai Đó thử thách đầu tiên, va chạm công việc bước vào thực tế Sau cùng, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS Bùi Thị Ánh Vân – giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa học, bà Lại Thị Xuân – cán Văn thư – Lưu trữ UBND thành phố Cẩm Phả giúp em trình tìm hiểu hoàn thiện tiểu luận cách tốt 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác văn thư UBND huyện Kiến Xương” thực trạng giải pháp – Phan Thị Duyên, sinh viên lớp CĐ Văn thư – Lưu trữ K1 trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định số 04/2012/QĐ – UBND: việc ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ UBND thành phố Cẩm Phả phòng ban, đơn vị trực thuộc Nghị định số 110/2004/NĐ – CP Nghị định Chính Phủ công tác Văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ – CP v.v sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ – CP Nghị định Chính Phủ công tác Văn thư