Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lí do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 1 4. Đối tượng nghiên cứu 2 5. Phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục nghiên cứu 2 Chương 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG 3 1.1.Những lý luận chung về công tác văn thư. 3 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 3 1.1.2.Ý nghĩa của công tác văn thư 3 1.2.Tổng quan về xã Dần Thàng 3 1.2.1.Đặc điểm tình hình, vị trí địa lí 3 1.2.1.1. Đặc điểm: 3 1.2.1.2.Tình hình 5 1.2.1.3.Vị trí địa lí 5 1.2.2.Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Dần Thàng 6 1.2.3.Cơ cấu tổ chức UBND xã Dần Thàng. 9 1.2.4.Cơ ở vật chất, trang thiết bị. 10 Tiểu kết. 11 Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN Ở ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG 12 2.1. Khái quát về công tác văn thư ở ủy ban nhân dân xã Dần Thàng 12 2.1.1. Tình hình công tác văn thư 12 2.1.2 Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Dần Thàng. 20 2.1.3. Ưu điểm 21 2.1.4. Nhược điểm 22 . Tiểu kết 22 Chương 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG 23 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư của UBND xã Dần Thàng 23 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại UBND xã Dần Thàng 23 3.3. Một số kiến nghị 24 .Tiểu kết 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận riêng Các số liệu sử dụng phân tích tiểu luận trung thực, xác Các số liệu tiểu luận trình tìm hiểu khảo sát thực tế UBND xã Dần Thàng huyện Văn Bàn tỉnh Lào Cai Bài tiểu luận chưa công bố nghiên cứu khác LỜI CẢM ƠN Thành công dạt nỗ lực, cố gắng học tập bên cạnh thành có bàn tay giúp đỡ, hỗ trợ dù gián tiếp hay trực tiếp, hay nhiều quan tâm, tận tình dạy thầy cô giảng đường đại học Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho chúng em học môn Phương Pháp Luận Nghiên Cứu Khoa Học bổ ích thiết thực này, giúp chúng em vận dụng kiến thức học để áp dụng vào thực hành để chứng tỏ lực Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên môn Phương Pháp Luận Nghiên Cứu Khoa Học, cô giáo TS.BÙI THỊ ÁNH VÂN tận tình dẫn, giúp đỡ em để hoàn thành tốt tiểu luận Em xin gửi lời cảm ơn đến cán văn thư, ban lãnh đạo UBND xã Dần Thàng tạo điều kiện giúp đỡ em trình thu thập tìm kiếm tài liệu nghiên cứu Để hoàn thành tiểu luận với chủ đề : ‘ công tác văn thư UBND xã Dần Thàng, thực trạng giải pháp’’ em nhận giúp đỡ tận tình cán văn thư, với cán lãnh đạo UBND xã Dần Thàng trình tìm hiểu khảo sát thực tế công tác văn thư UBND xã Dần Thàng Với tất kiến thức học tiếp thu thân, em cố gắng để hoàn thành tiểu luận thời gian có hạn hạn chế nhiều mặt nên tiểu luận em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến dạy thầy cô để tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND : Uỷ ban nhân dân HĐND : Hội đồng nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu .2 Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục nghiên cứu .2 Chương NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG 1.1.Những lý luận chung công tác văn thư .3 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2.Ý nghĩa công tác văn thư 1.2.Tổng quan xã Dần Thàng .3 1.2.1.Đặc điểm tình hình, vị trí địa lí .3 1.2.1.1 Đặc điểm: 1.2.1.2.Tình hình 1.2.1.3.Vị trí địa lí 1.2.2.Chức , nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Dần Thàng 1.2.3.Cơ cấu tổ chức UBND xã Dần Thàng 1.2.4.Cơ vật chất, trang thiết bị .10 *Tiểu kết .11 Chương 12 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN 12 Ở ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG 12 2.1 Khái quát công tác văn thư ủy ban nhân dân xã Dần Thàng 12 2.1.1 Tình hình công tác văn thư .12 2.1.2 Thực trạng công tác văn thư UBND xã Dần Thàng 20 2.1.3 Ưu điểm 21 2.1.4 Nhược điểm 22 * Tiểu kết 22 Chương 23 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC 23 VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG 23 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư UBND xã Dần Thàng 23 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư UBND xã Dần Thàng 23 3.3 Một số kiến nghị 24 *.Tiểu kết 25 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO .28 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài Ngày nay, xã hội ngày phát triển bước chiếm vị trí quan trọng xã hội công việc sổ sách, giấy tờ ngày nâng cao quản lý xếp qua công tác văn thư Công tác văn thư ngày khẳng định vị trí ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng Vì làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ, công tác văn thư vô quan quan văn phòng Công tác văn thư hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng.một lý chọn đề tài thích làm việc UBND xã Dần Thàng quê tôi, muốn góp phần công sức nhỏ để góp phần giúp cho địa phương ngày phát triển công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Với lý nên định chọn vấn đề “công tác văn thư ủy ban nhân dân xã dần thàng” làm tiểu luận Giáo trình góp phần không nhỏ để hiểu công văn thư kiến thức công tác văn thư, bên cạnh báo cáo thực tập thực hữu ích với để làm đề tài làm luận thực tiễn Lịch sử nghiên cứu vấn đề Báo cáo thực tập tốt nghiệp “ Tìm hiểu công tác văn thư UBND xã Đức Thượng thực trạng giải pháp” tác giả Phí Thị Hoa Đề tài cho ta biết thêm nghiên cứu công tác văn thư xã Đức Thượng, đồng thời tìm hiểu thêm số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư xã Giáo trình “ Nghiệp vụ công tác văn thư” tác giả Nguyễn Ngọc Đình Mục tiêu nghiên cứu Khảo sát thực trạng công tác văn thư Phân tích xác định nguyên nhân Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư Đưa giải pháp tăng cường tìm hiểu công tác văn thư Nghiên cứu để thấy rõ thực trạng công tác văn thư UBND xã Dần Thàng, từ đưa giải pháp giúp cải thiện vấn đề sai xót hạn chế công tác văn thư Đối tượng nghiên cứu Vấn đề công tác văn thư văn phòng UBND xã Dần Thàng Phạm vi nghiên cứu Về mặt không gian: Công tác văn thư UBND xã Dần Thàng Về mặt thời gian: Từ năm 2013 đến năm 2014 Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài sử dụng số biện pháp như: - Phương pháp nhiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin tài liệu có từ công tác thư viện - Phương pháp phân tích tổng hợp phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài - Phương pháp điều tra, vấn trực tiếp cán công tác văn thư UBND xã Dần Thàng Bố cục nghiên cứu Ngoài phần mở đầu, tài liệu tham khảo kết luận tiểu luận chia làm chương: Chương 1: Những nguyên lí chung công tác văn thư tổng quan UBND xã Dần Thàng Chương 2: Thực trạng công tác văn thư UBND xã Dần Thàng Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư UBND xã Dần Thàng Chương NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG 1.1.Những lý luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức ) [gt;7] 1.1.2.Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi đụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.[gt :11-12-13] 1.2.Tổng quan xã Dần Thàng 1.2.1.Đặc điểm tình hình, vị trí địa lí 1.2.1.1 Đặc điểm: Xã Dần Thàng thành lập năm 1986, sở tách xã Dần Thàng thành 02 xã: xã Dần Thàng xã Thẳm Dương với 04 thôn bản, 01 chi với 03 đảng viên Đến xã Dần Thàng có 07 thôn bản, 11 chi với 104 đảng viên Là xã nằm phía tây huyện Văn Bàn, cách trung tâm huyện 23 km với diện tích tự nhiên 4.808 ha, có 348 hộ 1.840 nhân Dần Thàng xã miền núi thuộc khu vực III, cách trung tâm huyện Văn Bàn 23 km phía tây, có tổng diện tích tự nhiên 4.808,0 gồm mặt tiếp phía đông giáp xã nặm Mả, phía tây giáp xã Dương Quỳ xã thẩm Dương, phía nam giáp xã Hòa Mạc nặm Dạng, phía bắc giáp xã nặm chày, chia thành thôn gồm có 348 hộ với 1.941 nhân có dân tộc sinh sống địa bàn xã Đời sống kinh tế gặp nhiều khó khăn, sở hạ tầng nhiều thiếu thốn, đường xã lại gặp nhiều khó khăn, người dân hiểu biết pháp luật hạn chế thủ tục tập quán sinh sống lạc hậu, mê tín dự đoan tồn Trình độ dân trí thấp, kinh tế gặp nhiều khó khăn xã phong phú tài nguyên khoáng sản, lâm sản Địa hình lại chia cắt rõ rệt vùng cao vùng thấp, đường xã lại gặp nhiều khó khăn thôn vùng cao Cơ sở hạ tầng Điện, Đường, Trường học, Trạm y tế, Thủy lợi nhà Nước quan tâm đầu tư xây dựng, giao thông lại gặp nhiều khó khăn, xã có đường ô tô vào khu vực trung tâm, đường cấp phối, đường giao thông lên xã, lên thôn bản, vậy, đa số tuyến đường đường đất, xã có tuyến đường lên xã Nậm Chày, Có nhiều tuyến đường lên thôn chưa bê tông hóa + Thuận lợi: Được lãnh đạo trực tiếp Đảng ủy, Quyền phối hợp chặt chẽ tổ chức đoàn thể tạo điều kiện thuận lợi cho ngành công an hoạt động công tác bảo vệ an ninh trị trật tự an toàn xã hội Tuyên truyền, giáo dục cho nhân dân chủ trương đường lối Đảng, sách nhà nước, Nghị quyết, thị cấp, Bên cạnh có hướng dẫn công an huyện văn bàn, từ công tác năm tình hình an ninh trị - trật tự an toàn xã hội, giải tốt vụ việc xảy địa bàn + Khó khăn: Công tác an ninh trị - trật tự an toàn xã hội giải vụ tai tệ nạn xã hội có nhiều cố gắng, xong bên cạnh không khó khăn Tình hinh đối tượng trộm cắp tài sản ngày tinh vi sảo quyệt hoạt động ngày nguy hiểm chống thi hành công vụ, sinh tự tử, bỏ nhà không rõ nguyên nhân Từ khó khăn làm ảnh hưởng không nhỏ công việc giữ gìn an ninh trị- trật tự an toàn xã hội 1.2.1.2.Tình hình Tình hình an ninh Chính trị ổn định, cán Đảng, quyền, đoàn thể tổ chức trị địa bàn xã, đoàn kết nội bộ, nhân dân dân tộc xã có mối quan hệ gắn bó, giúp đỡ lẫn nhau, không chia rẽ dân tộc Tình hình di định cư, tuyên truyền đạo trái phép không xảy Nhân dân dân tộc xã tin tưởng tuyệt đối lãnh đạo Đảng, sách pháp luật Nhà nước Về an ninh trị - trận tự an toàn xã hội giữ vững ổn định, vụ việc nghiêm trọng đặc biệt nghiêm trọng xảy ra, Tình hình an ninh trật tự bước chuyển biến tích cực, tai tệ nạn xã hội bước kiềm chế, vụ việc liên quan đến an ninh trật tự Công an xã phối hợp với Ban ngành đoàn thể giải đạt kết cao, tạo lòng tin với cấp Ủy Đảng - quyền, quần chúng nhân dân tin tưởng 1.2.1.3.Vị trí địa lí Dần Thàng xa vùng 3,nằm phía tây huyện Văn Bàn có nhiều xã giáp ranh sau: Tiếp giáp với xã: + Phía Đông: Giáp xã Nậm Mả; + Phía Tây: Giáp xã Dương Quỳ xã Thẳm Dương; + Phía Nam: Giáp xã Hoà Mạc xã Nậm Dạng; + Phía Bắc: Giáp với xã Nậm Chày nhiệm nội dung, thể thức văn Cán chuyên môn sau xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung ký nháy cuối dòng nội dung văn bản, văn quan trọng phải ký nháy cuối trang Đối với trường hợp cán giao tham mưu xây dựng văn quy phạm pháp luật việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực theo Luật ban hành văn quy phạm pháp luật hành Văn cần duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt, thảo văn phân công duyệt theo quy trình: Nhiều trường hợp có sai xót nên cần phải kiểm tra kĩ lưỡng trước đưa cho chủ tịch UBND xã ký Sau cá nhân dự thảo, trình cán làm công tác văn thư, lưu trữ trước trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã ký, cán làm công tác văn thư, lưu trữ rà soát lại lần cuối thể thức nội dung văn (nếu phát sai sót, đề nghị cá nhân dự thảo sửa chữa lại) Trường hợp loại văn Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phân công cho Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phụ trách ký, trước trình Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ký, cá nhân dự thảo phải chuyển cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ rà soát lại lần cuối thể thức nội dung văn (nếu phát sai sót, đề nghị cá nhân dự thảo sửa chữa lại) Đánh máy, nhân vấn đề tất yếu thực công tác soạn thảo văn bản, việc soạn thảo văn thông thường Cán giao giải công việc thực Trường hợp văn lãnh đạo dự thảo viết tay giao cho phận văn thư đánh máy, việc đánh máy văn phải nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót không rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo người duyệt thảo Số lượng văn nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản, gửi đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách phận soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu 14 văn thư Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác không thuộc phạm vi điều chỉnh liên quan đến nội dung văn Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Việc nhân văn mật lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã định thực theo quy định bảo vệ bí mật Nhà nước Cá nhân soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Cán làm công tác văn thư người giao trách nhiệm giúp lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, có trách nhiệm kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Tại UBND xã Dần Thàng tiếp nhận quản lý văn đến giao cho cán chuyên trách tiếp nhận Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến Uỷ ban nhân dân (gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự định: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến Uỷ ban nhan dân phải quản lý tập trung, thống văn thư quan (trừ trường hợp có quy định khác) Tất loại văn bản, (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan gọi chung văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn hồ sơ Uỷ ban nhân dân xã 15 Văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Văn đến loại thuộc diện đăng ký văn thư, chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) cần chụp lại trước đóng dấu đến, văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết in làm thủ tục đóng dấu “Đến” Đến nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Những văn cán họp mang nhận trực tiếp phải đăng ký văn thư trước xử lý theo quy định Những văn đến không đăng ký văn thư, cá nhân trách nhiệm giải Văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Các bì văn đến bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký Đối với bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật có ghi “chỉ người có tên bóc bì”, văn thư đăng ký chuyển đến người nhận người có trách nhiệm xử lý Sau xử lý xong, văn phải chuyển cho người giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ quan có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã để xử lý Khi tiếp nhận văn đến văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng 16 bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý bì thư có độ khẩn, mật Văn đến bị thiếu, rách, bị bóc, văn bên không với số ghi bì, nơi nhận, văn hỏa tốc hẹn mà chuyển đến muộn thời gian ghi bì trường hợp phát sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét giải quyết, cần thiết phải lập biên có chữ ký xác nhận người đưa văn đến Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến sở liệu văn đến máy vi tính Tất loại văn đến sau đăng ký vào sổ văn đến, văn thư phải trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã đọc chuyển đến người giải Đối với loại văn đến có yêu cầu giải công việc khẩn, chuyển đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân người phụ trách lĩnh vực để xử lý (nếu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân vắng mặt), sau chuyển lại văn thư để đăng ký Đối với loại văn đến bình thường, văn thư đăng ký chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý Căn vào ý kiến đạo giải quyết, văn thư vào sổ sở liệu văn đến máy vi tính, chuyển ý kiến đạo lưu văn thư Việc chuyển giao văn phải đảm bảo yêu cầu tính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn phải ghi nhận vào chương trình quản lý văn vào sổ chuyển giao văn Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phân công trực tiếp đạo giải văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Tất văn đến có dấu ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật theo quy định quan tổ chức đôn đốc thời hạn giải Căn nội dung văn đến việc theo dõi, đôn đốc giải văn 17 đến UBND xã Dần Thàng giao cho cán văn phòng thống kê, văn phòng thống kê có trách nhiệm giúp Chủ tịch theo dõi đơn vị giải văn Xem xét toàn văn đến chuyển đến Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã để xem xét phân công thực Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải theo ý kiến Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Công tác quản lý văn đi: Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn để tránh sai xót Tuy nhiên tất văn Uỷ ban nhân dân phát hành phải quản lý tập trung, thống văn thư quan theo trình tự sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký văn - Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Lưu văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Sau đó, chuyển thức đến nơi nhận Văn phải lưu để lại, văn lưu hai bản: Bản gốc lưu văn thư quan, xếp theo thứ tự đăng ký, lưu hồ sơ giải công việc chuyển giao cho phận lưu trữ theo thời hạn quy định Văn có chế độ mật lưu văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, xếp theo số thứ tự bảo quản cặp, hộp Tuyệt đối không mang khỏi quan, trường hợp cần khai thác sử dụng phải đồng ý Lãnh đạo Các văn liên ngành mà không lấy số văn thư sau đóng dấu 18 văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu Bản lưu văn quan trọng Uỷ ban nhân dân phải in giấy tốt có độ pH trung tính in mực bền màu Quản lý sử dụng dấu : Con dấu phải cán văn thư giữ đóng dấu quan, cán văn thư không giao daqasu cho người khác khyi chưa phép người có thẩm quyền Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan Chỉ đóng dấu có chữ ký người có thẩm quyền Bộ phận Văn phòng Uỷ ban nhân dân giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quản lý sử dụng dấu Uỷ ban nhân dân theo quy định hành Cán văn thư giao nhiệm vụ giữ sử dụng dấu Uỷ ban nhân dân loại dấu khác (nếu có) theo quy định Các loại dấu như: + 01 dấu UBND xã Dần Thàng; + 01 dấu HĐND xã Dần Thàng; + 01 dấu chức danh Chủ tịch + 01 dấu tên + 01 dấu đến + Dấu mức độ khẩn: 03 + Dấu mức độ mật ( ký hiệu) : 06 + Dấu người có tên bóc bì: 01 + Dấu tài liệu thu hồi: 01 + Có 01 hòm thư điện tử: xdanthang-vanban@laocai.gov.vn Cán văn thư phân công đóng dấu, không mang dấu khỏi khu vực đóng dấu đạo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Con dấu Ủy ban nhân dân chủ tịch quản lý chặt chẽ, dấu giao cho người khác sử dụng đạo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân văn Đóng dấu: Tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ, không đóng dấu văn ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy phận kiểm 19 soát soạn thảo văn bản, có chữ ký không rõ ràng, lem luốc, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký bên trái.Đóng dấu giáp lai lên hợp đồng, biên bản, dự toán có nhiều trang, tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật Việc đóng dấu văn UBND xã Dần Thàng cán văn phòng thống kê thực hiện, tất văn ban hành có đầy đủ thành phần chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu theo quy định pháp luật UBND xã Dần Thàng Tham mưu, giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước địa phương quyền hạn theo uỷ quyền UBND huyện theo quy định pháp luật, bảo đảm thống quản lý ngành, lĩnh vực công tác địa phương, dấu tài khoản riêng, chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện; đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ UBND huyện 2.1.2 Thực trạng công tác văn thư UBND xã Dần Thàng - Công tác văn thư Căn kế hoạch số 32/KH-UBND ngày 26/02/2013 UBND huyện Văn Bàn công tác văn thư lưu trữ năm 2013 UBND xã Dần Thàng báo cáo tình hình thực công tác văn thư năm 2013 cụ thể sau: + Kết thực công tác văn thư năm 2013 Tiếp nhận, đăng ký 1.766 văn đến Trình, chuyển 1.766 văn đến cho lãnh đạo xử lý giao trách nhiệm cho phận, cá nhân tham mưu thực Quyết định tỉnh, sở, ban ngành, phòng ban ngành địa bàn huyện Cán phụ trách công tác văn thư theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến phận cá nhân đơn vị Tiếp nhận dự thảo văn trình lãnh đạo duyệt trước ban hành Văn ban hành theo thể thức quy định xử lý chuyển phát kịp thời Tổng số văn đi: 841 văn bản, bao gồm : công văn, kế hoạch, tờ trình, thông báo, báo cáo, định, giấy xác nhận Các văn xử lý, chuyển phát kịp thời 20 + kết thực công tác văn thư năm 2014 Tiếp nhận, đăng ký 1.537 văn đến Trình, chuyển 1.537 văn đến cho lãnh đạo xử lý giao trách nhiệm cho phận, cá nhân tham mưu thực Quyết định tỉnh, sở, ban ngành, phòng ban ngành địa bàn huyện Cán phụ trách công tác văn thư lưu trữ theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến phận cá nhân đơn vị Tiếp nhận dự thảo văn trình lãnh đạo duyệt trước ban hành Văn ban hành theo thể thức quy định xử lý chuyển phát kịp thời Tổng số văn đi: 552 văn bản, bao gồm : công văn, kế hoạch, tờ trình, thông báo, báo cáo, định, giấy xác nhận Thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành văn bản: Thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Phân công cán phụ trách, cán thực nhiệm vụ văn thư: Thủ trưởng đơn vị phụ trách chung, văn phòng thống kê phụ trách công tác van thư quan 2.1.3 Ưu điểm Công tác văn thư hoạt động thiếu quan, hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Các cán công tác văn thư UBND xã Dần Thàng có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành thạo giải công việc Văn lưu Ủy ban nhân dân xã Dần Thàng cán văn thư xếp gọn gàng khoa học nên thuận lợi cho việc tra tìm văn Nhìn chung công tác văn thư UBND xã Dần Thàng vào nề nếp đạt thành tích tốt Công tác quản lý dấu tiến hành tốt, dấu cán văn thư 21 – lưu trữ bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, 2.1.4 Nhược điểm Phòng bao gồm nhiều lĩnh vực, cán công chức kiêm nhiệm từ 2-3 lĩnh vực Do việc xử lý văn nhiều khó khăn Cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm chưa qua lớp đào tạo bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ nên trình xử lý công việc gặp nhiều khó khăn Do cán văn thư phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực nên việc tập trung cho công tác văn thư gặp nhiều hạn chế * Tiểu kết Công tác văn thư giữ vị trí quan trọng hoạt động thiếu quan, hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Trước hết công việc quan liên quan đến mảng công tác văn thư cán phụ trách hoàn thành tốt công việc Vì cán văn thư có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thuận lợi lĩnh vực công tác văn thư mình, năm điều hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Ủy ban nhân dân xã Dần Thàng quản lý hoàn thành tốt công việc lĩnh vực cán văn thư xếp gọn gàng khoa học đặc biệt công tác như: văn lưu, văn đi, văn đến công tác quản lý dấu nên thuận lợi cho việc tra tìm văn Nhìn chung công tác văn thư UBND xã Dần Thàng vào nề nếp đạt thành tích tốt Tuy nhiên, bên cạnh mặt tốt tồn mặt chưa tốt phòng bao gồm nhiều lĩnh vực, cán công chức kiêm nhiệm từ 2-3 lĩnh vực Do việc xử lý văn nhiều khó khăn Ngoài kinh nghiệm lâu năm công tác văn thư cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm chưa qua lớp đào tạo bồi dưỡng kỹ 22 nghiệp vụ nên trình xử lý công việc gặp nhiều khó khăn Chương MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DẦN THÀNG 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư UBND xã Dần Thàng Thực theo quy định nhà nước, hai năm qua cho thấy công tác văn thư UBND xã Dần Thàng quan tâm dần nâng cao bước vào nề nếp đạt số kết định -Ưu điểm: Nhìn chung cán công tác văn thư có nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ mình, UBND xã Dần Thàng có đầy đủ loại sổ sách theo quy định nhà nước công tac văn thư Phòng làm việc cán văn thư bố trí rộng thoáng mát, đầy đủ thiết bị như: máy phô tô, máy in, máy vi tính, tất văn đi, văn đến cán công tác văn thư đăng kí vào sổ theo quy định - Nhược điểm: Cán văn thư phải kiêm nhiệm từ đến lĩnh vực nên ảnh hưởng đến công tác mình, thời gian để thu thập tài liệu, thu thập văn Lãnh đạo công chức, viên chức quan chưa nhận thức vai trò công tác văn thư Thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn nhiều sai xót, chưa lập sổ chuyển giao văn đi, khó khăn việc quản lý văn phục vụ sử dụng lưu 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư UBND xã Dần Thàng Tăng cường công tác kiểm tra hướng dẫn cho cán phân công làm công tác văn thư quan, đơn vị 23 Mở lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư nhằm nâng cao trình độ, kỹ nghiệp vụ công tác văn thư, tăng cường biên chế cho cán văn thư chuyên trách Thủ trưởng quan cần nhận thức đắn vai trò, ý nghĩa công tác văn thư Cần thương xuyên kiểm tra định kỳ đột xuất công tác văn thư quan, cần có hình thức khen thưởng kỷ luật cán thực công tác văn thư Có thể lấy tiêu chí lập hồ sơ làm tiêu chí thi đua khen thưởng cuối năm để khuyến khích nâng cao ý thức trách nhiệm cán công chức, viên chức quan Cần trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ cho công tác văn thư để đảm bảo chất lượng kết công tác văn thư đồng thời yếu tố giúp cho cán làm công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ Hiện xã hội ngày phát triển dần đại hóa tất thiết bị để phục vụ cho công tác văn thư hiệu +Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới Tiếp tục thực hiện, nâng cao hiệu công tác Văn thư, lưu trữ theo nội dung quy định Tiếp tục thực hiện, nâng cao hiệu công tác Văn thư, lưu trữ theo nội dung quy định 3.3 Một số kiến nghị Theo tìm hiểu thấy để làm tốt công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Dần Thàng cần làm tốt công việc sau: Lãnh đạo UBND xã Dần Thàng cần đôn đốc, kiểm tra thường xuyên ban, nghành tạo điều kiện làm tôt công tác văn thư Cần tổ chức đưa cán tập huấn cấp để đào tạo, học hỏi kinh nghiệm, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán văn thư Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu cán 24 *.Tiểu kết Trong lĩnh vực không tránh khỏi thiếu sót, nên công tác văn thư tránh khỏi thiếu sót cần phải đưa giải pháp, kiến nghị để nâng cao hơn, thực tốt công tác văn thư Tại UBND xã Dần Thàng trang thiết bị đầy đủ cần phải bổ sung thêm thiết bị máy móc đại để phục vụ đáng ứng nhu cầu ngày cao công tác UBND xã Dần Thàng Cần phải nâng cao kĩ chuyên môn cán quan, nên cần tăng cường kiểm tra khảo sát tạo điều kiện thuận lợi để cán có hội để học hỏi kinh nghiệm cách tham gia lớp tập huấn, lớp bồi dưỡng đào tạo nâng cao kĩ chuyên môn KẾT LUẬN Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc quan nhà nước nói chung UBND xã Dần Thàng nói riêng 25 Xã Dần Thàng xã tỉnh Lào Cai phần lớn có dân tộc dao sinh sống số dân tộc khác di cư lên sinh sống, phần lớn dân tộc thiểu số nhân dân nơi có nhận thức đắn đường lối, chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước, có tinh thần đoàn kết giúp đỡ cao Đội ngũ cán có trình độ tương đối, có lực phẩm chất đạo đức tốt, nhiệt tình công việc tạo niềm tin nhân dân, có tinh thần học hỏi nâng cao trình độ Quá trình thực định hướng phát triển mặt địa phương cấp quan tâm hỗ trợ, nhân dân đồng tình ủng hộ Được lãnh đạo trực tiếp Đảng ủy, Quyền phối hợp chặt chẽ tổ chức đoàn thể tạo điều kiện thuận lợi cho ngành công an hoạt động công tác bảo vệ an ninh trị trật tự an toàn xã hội Các cán xã tuyên truyền, giáo dục cho nhân dân chủ trương đường lối Đảng, sách nhà nước, Nghị quyết, thị cấp, Bên cạnh có hướng dẫn công an huyện văn bàn, từ công tác năm tình hình an ninh trị - trật tự an toàn xã hội, giải tốt vụ việc xảy địa bàn, công tác an ninh trị - trật tự an toàn xã hội giải vụ tai tệ nạn xã hội có nhiều cố gắng Bên cạnh ưu điểm xã Dần Thàng nhiều hạn chế, đa số nhân dân dân tộc thiểu số, hạn chế mặt tri thức nên gây không khó khăn cho cán xã làm công tác tuyên truyền, giáo dục giải vấn đề công tác an ninh trị - trật tự an toàn xa hội xã Do địa bàn xã Dần thàng rộng, dân cư thưa thớt không tập trung, nhiều cụm dân cư xa xôi hẻo lánh nên gây nhiều trở ngại cho hoạt động xã Qua tìm hiểu cho hiểu rõ địa phương mìnhvề mặt từ địa hình đến hoạt động xã công tác văn thư Đó hội để tìm hiểu sâu chuyên nghành đặc biệt đề tài mà chọn 26 Cán công tác văn thư người chịu trách nhiệm tất khâu công tác văn thư UBND xã Dần Thàng từ việc quản lý văn – văn đến việc quản lý sử dụng dấu thực theo nghiệp vụ cán văn thư phải trang bị đầy đủ kiến thức cần học hỏi thêm kinh nghiệm làm việc Vì công tác văn thư giữ vị trí quan trọng hoạt động thiếu quan, hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Vậy nên cán công tác văn thư phải không ngừng nâng cao kiến thức cấp cần phải kiểm tra sát xao công tác văn thư theo đợt Tại UBND xã Dần Thàng trước hết công việc quan liên quan đến mảng công tác văn thư cán phụ trách hoàn thành tốt công việc Vì cán văn thư có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thuận lợi lĩnh vực công tác văn thư mình, năm điều hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hoàn thành tốt công việc lĩnh vực cán văn thư xếp gọn gàng khoa học đặc biệt công tác như: văn lưu, văn đi, văn đến công tác quản lý dấu nên thuận lợi cho việc tra tìm văn Nhìn chung công tác văn thư UBND xã Dần Thàng vào nề nếp đạt thành tích tốt Tuy nhiên tồn nhiều nhược điểm phòng bao gồm nhiều lĩnh vực, cán công chức kiêm nhiệm từ 2-3 lĩnh vực Do việc xử lý văn nhiều khó khăn, kinh nghiệm lâu năm công tác văn thư cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm chưa qua lớp đào tạo bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ nên trình xử lý công việc gặp nhiều khó khăn Trong đề tài “ Công tác văn thư UBND xã Dần Thàng, thực trạng giải pháp” tập trung nghiên cứu phạm vi công tác văn thư UBND xã Dần Thàng, nêu lên thực trạng giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư UBND xã Từ ta có số ý kiến nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư nhằm phục vụ nhu cầu, lợi ích đời 27 sống nhân dân, làm thúc đẩy kinh tế phát triển Trong lĩnh vực không tránh khỏi thiếu sót, nên công tác văn thư tránh khỏi thiếu sót cần phải đưa giải pháp, kiến nghị để nâng cao hơn, thực tốt Các trang thiết bị đầy đủ cần phải bổ sung thêm thiết bị máy móc đại để phục vụ đáng ứng nhu cầu ngày cao công tác UBND xã Dần Thàng Kĩ chuyên môn cán quan cần phải nâng cao học hỏi nhiều hơn, nên cần tăng cường kiểm tra khảo sát tạo điều kiện thuận lợi để cán có hội để học hỏi kinh nghiệm cách tham gia lớp tập huấn, lớp bồi dưỡng đào tạo nâng cao kĩ chuyên môn Đó điều kiện để phát triển quan UBND xã Dần Thàng điều kiện để nâng cao dân trí nơi TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình “Nghiệp vụ công tác văn thư” – tác giả Nguyễn Ngọc Đình 2.Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác văn thư xã Đức Thượng thực trạng giải pháp” – tác giả Phi Thị Hoa 28