Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 3 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn phòng 3 1.1.1. Khái niệm về công tác văn phòng 3 1.1.2 Vai trò của công tác văn phòng 3 1.2 Khái quát về UBND phường Phú Thượng 3 1.2.1 Sự hình thành và phát triển của UBND phường Phú Thượng 3 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 4 1.2.2.1.Cơ cấu tổ chức của UBND phường Phú Thượng 4 1.2.2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Phú Thượng 5 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phú Thượng 5 1.3. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Phú Thượng 8 1.3.1. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND phườn Phú thượng 8 1.3.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Phú Thượng 11 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 13 2.1. Tình hình tổ chức công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 13 2.1.1. Tổ chức công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 13 2.1.2. Về cán bộ trong thực hiện công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 14 2.2. Nội dung công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 16 2.2.1. Công tác văn thư tại văn phòng UBND phường Phú Thượng 16 2.2.2. Công tác lưu trữ tại văn phòng UBND phường Phú Thượng 27 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 34 3.1. Đánh gái thực trạng công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 34 3.1.1. Ưu điểm 34 3.1.2. Nhược điểm 35 3.2. Giải pháp 35 KẾT LUẬN 38
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu tự thân thực không chép công trình nghiên cứu người khác để làm sản phẩm riêng Các thông tin thứ cấp sử dụng nghiên cứu có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Em hoàn toàn chịu trách nhiệm tính xác thực nguyên nghiên cứu Sinh viên thực LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô,gia đình bạn bè.Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy, Cô Bộ môn Phương pháp Nghiên cứu khoa học với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em suốt thời gian qua Đặc biệt, học kỳ này, Khoa tổ chức cho em tiếp cận với môn học hữu ích môn “Phương pháp Nghiên Cứu Khoa Học” với giảng dạy trực tiếp TS Lê Thị Hiền Em xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn TS.Lê Thị Hiền tận tâm hướng dẫn em qua buổi học lớp Nếu lời hướng dẫn, dạy bảo cô em nghĩ thu hoạch hoàn thiện cách hoàn chỉnh Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô Bài thu hoạch thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực sáng tạo nghiên cứu khoa học, kiến thức em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô bạn học lớp để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện Sau cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô Bộ môn Phương pháp Nghiên cứu khoa học, đặc biệt TS Lê Thị Hiền thật dồi sức khỏe để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Trân trọng Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Sinh viên thực MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm công tác văn phòng .3 1.1.2 Vai trò công tác văn phòng 1.2 Khái quát UBND phường Phú Thượng 1.2.1 Sự hình thành phát triển UBND phường Phú Thượng 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.2.1.Cơ cấu tổ chức UBND phường Phú Thượng 1.2.2.2 Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Phú Thượng 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Phú Thượng 1.3 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng UBND phường Phú Thượng 1.3.1 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng UBND phườn Phú thượng 1.3.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND phường Phú Thượng 11 CHƯƠNG 13 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 13 TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 13 2.1 Tình hình tổ chức công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng .13 2.1.1 Tổ chức công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng 13 2.1.2 Về cán thực công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng .14 2.2 Nội dung công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng 16 2.2.1 Công tác văn thư văn phòng UBND phường Phú Thượng 16 2.2.2 Công tác lưu trữ văn phòng UBND phường Phú Thượng 27 CHƯƠNG 34 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 34 3.1 Đánh gái thực trạng công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng 34 3.1.1 Ưu điểm 34 3.1.2 Nhược điểm .35 3.2 Giải pháp 35 KẾT LUẬN 38 MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp muốn trì hoạt động cách nhịp nhàng, liên tục thông suốt cần phải có phận văn phòng để thức chức năng: tham mưu hậu cần Trong quan hành chính, đặc biệt khối UBND phận văn phòng có vị trí quan trọng công tác thực chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý điều hành hoạt động UBND Chính vậy, để thực tốt cho trình công tác tìm hiểu khó khăn, thuận lợi, tồn hạn chế công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng, em mạnh dạn chọn đề tài nghiên cứu với nội dung : " công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng" Đối tượng nghiên cứu Xác định đối tượng nghiên cứu là: công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng Lịch sử nghiên cứu đề tài Một số đề tài công trình khoa học tiêu biểu công tác văn phòng nêu sau: Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giáo trình Nghiệp vụ hành văn phòng tác giả Vũ Đình Quyền xuất thống kê năm 2004 Trung cấp lý luận trị nhà nước pháp luật, quản lý hành tập nhà xuất lý luận trị năm 2004 Kỹ nghiệp vụ văn phòng tác giả Vương Hoàng Tuấn – nhà xuất trẻ 2000 Các văn Thủ Tướng phủ ban hành quy chế làm việc, mẫu UBND xã; Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, chúng em dựa vào phương pháp nghiên cứu sau đây: Phương pháp quan sát Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp vấn Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Tìm hiểu công tác văn phòng UBND phường Phhú Thượng, từ rút nhận xét tình hình công tác văn phòng đây, đưa khó khăn, thuận lợi tồn hạn chế - Trên sở lý luận nắm được, đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng UBND phường Phú Thượng Đóng góp đề tài Bài nghiên cứu tìm ưu điểm mặt hạn chế công tác văn phòng.Giải pháp đưa ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu công tác văn phòng UBND Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho quan tâm đến vấn đề tài Cấu trúc đề tài Đề tài có kết cấu gồm chương Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn phòng giới thiệu vài nét UBND phường Phú Thượng Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu văn phòng UBND phường Phú Thượng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm công tác văn phòng - Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức Có loại hình văn phòng: + Văn phòng quan nhà nước + Văn phòng tổ chức trị xã hội + Văn phòng doanh nghiệp 1.1.2 Vai trò công tác văn phòng Văn phòng trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành chức quan phòng, ban, phận khác đảm nhiệm Một số vai trò chủ yếu văn phòng là: - Tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp qui trình hoạt động quan - Cánh tay đặc lực cấp quản lý hỗ trợ thực sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán quản lý hoàn thành nhiệm vụ - Hoạch định kiểm soát hoạt động đảm bảo thường nhật - Cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phòng, ban chức hoạt động quan 1.2 Khái quát UBND phường Phú Thượng 1.2.1 Sự hình thành phát triển UBND phường Phú Thượng UBND Phường Phú Thượng đơn vị hành cấp phường thuộc quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội (trước thuộc địa giới hành huyện Từ Liêm) Phường Phú Thượng nằm phía tây bắc hồ Tây: -Phía Bắc sông Hồng -Phía Nam khu đô thị Nam Thăng Long(Ciputra) -Phía Tây giáp xã Đông Ngạc, huyện Từ Liêm -Phía Đông giáp phường Nhật Tân, quận Tây Hồ Trước thành lập quận Tây Hồ (1995) xã Phú Thượng chia thành ba làng Thượng Thụy, Phú Gia Và Phú Xá (có tên nôm làng Bạc, làng Gạ làng Sù) 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.2.1.Cơ cấu tổ chức UBND phường Phú Thượng a UBND Phường: quan hành nhà nước trực thuộc UBND quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; UBND Phường UBND quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước quan quan nhà nước cấp b UBND phường:gồm 05 thành viên 01 Chủ tịch UBND phường: lãnh đạo, quản lý, điều hành chịu trách nhiệm toàn diện lĩnh vực công tác UBND phường truớc UBND quận; trước Đảng uỷ HĐND phường Trực tiếp đạo, điều hành lĩnh vực công tác chung UBND phường 02 Phó Chủ tịch UBND phường: - Một Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế - tài chính, xây dựng sở hạ tầng, khoa học – công nghệ, nhà đất tài nguyên - môi trường; - Một Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa – xã hội lĩnh vực xã hội khác Các Ủy viên UBND: - Một Ủy viên phụ trách Công an (Trưởng Công an Phường); - Một Ủy viên phụ trách Quân (Trưởng Ban Chỉ huy Quân phường) Ngoài có 06 phận chuyên môn trực thuộc, bao gồm: - Văn phòng HĐND &UBND phường; - Bô phận Địa - Đô thị; - Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch; - Bộ phận Kế toán - Tài chính; - Bộ phận Văn hóa xã hội; - Công an phường 1.2.2.2 Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Phú Thượng 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Phú Thượng a.Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân quận phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn phường báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu công ích địa phương; xây dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định pháp luật; Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng công trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật b Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông phường theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông công trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật; Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống phường theo quy định pháp luật c.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi; Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn; Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh; - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan hình thành hồ sơ - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc - Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng - Sau giải xong công việc, hồ sơ giải công việc, phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh mục, thành phần hồ sơ lưu giữ văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định Trường hợp hồ sơ giai đoạn góp ý, lấy ý kiến trao đổi, phối hợp giải quyết, chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể phần ghi phiếu trình để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho đơn vị, cá nhân tiếp tục theo dõi, xử lý Cán bộ, công chức phải thực nghiêm túc quy định công tác quản lý tài liệu quan; tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác cá nhân phải xắp xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác sử dụng theo quy định có hiệu Điều 23 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan a) Các phận quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan theo thời hạn quy định khoản Điều b) Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành quan thời hạn giữ lại không hai năm c) Cán bộ, công chức, chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại toàn hồ sơ, tài liệu cho quan, đơn vị người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan làm riêng mang sang quan khác Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: a) Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau năm kể từ 24 năm công việc kết thúc b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức c) Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ công trình toán d) Cơ sở liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Các đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan giữ loại Điều 24 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường đạo cán Văn phòng UBND phường chịu trách nhiệm tham mưu lập kế hoạch hàng năm để bảo đảm triển khai thực tốt công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ UBND Cán văn phòng Uỷ ban nhân dân có nhiệm vụ: Tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân phường việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành đơn vị thuộc quan Trưởng phận chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu quan vào lưu trữ hành Trách nhiệm cán bộ, công chức: lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải Trách nhiệm cán lưu trữ: cán chuyên trách lưu trữ quan có trách nhiệm hướng dẫn cho đơn vị công chức, viên chức lập hồ sơ công việc theo quy định 25 Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 25 Quản lý sử dụng dấu Người phân công phụ trách công tác văn thư, lưu trữ giúp người đứng đầu quản lý sử dụng dấu quan theo quy định hành Công chức phụ trách công tác văn thư đuợc giao nhiệm vụ giữ sử dụng dấu quan; Đảng ủy; Công đoàn quan loại dấu khác (nếu có) theo quy định Công chức phụ trách văn thư phân công đóng dấu, không mang dấu khỏi khu vực đóng dấu đạo lãnh đạo quan Không tự ý giao dấu cho người khác sử dụng đạo lãnh đạo quan văn Điều 26 Đóng dấu Tuyệt đối không đóng dấu khống Không đóng dấu văn ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản, thiếu chữ ký nháy Chánh Văn phòng cá nhân giao nhiệm vụ pháp chế đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, có chữ ký không rõ ràng, lem luốc Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Đóng dấu giáp lai, đóng dấu lên văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Trường hợp đóng dấu lên văn có nhiều trang, dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng tối đa 05 trang văn 26 2.2.2 Công tác lưu trữ văn phòng UBND phường Phú Thượng CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 27 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm, lưu trữ quan có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với phận, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập theo Danh mục hồ sơ quan xây dựng hàng năm Hướng dẫn phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Bộ phận có hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn, loại hai bản, phận cá nhân nộp lưu lưu trữ quan giữ loại Điều 28 Chỉnh lý tài liệu Nguyên tắc: a) Khi phân loại lập hồ sơ phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự giải công việc b) Tài liệu sau chỉnh lý phản ánh hoạt động quan c) Công chức phụ trách công tác lưu trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo quản kho lưu trữ quan Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu d) Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra 27 cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu, sử dụng tài liệu e) Lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy Điều 29 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm; b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy Thời hạn bảo quản tài liệu thực theo quy định Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Điều 30 Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu quan việc định: a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản b) Danh mục tài liệu hết giá trị Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây: a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần) b) Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số tài liệu dự kiến tiêu hủy Biên họp có đủ chữ ký thành viên Hội đồng lập thành hai bản, lưu hồ sơ hủy tài liệu, đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị c) Thông qua biên bản, trình người đứng đầu quan định Điều 31 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Nghiêm cấm quan, đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hình thức bán tài liệu tiêu hủy thị trường tự 28 Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lãnh đạo quan định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ quan sau có ý kiến thẩm định đề xuất văn Hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến văn quan có thẩm quyền Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin tài liệu Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm: a) Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu d) Biên họp Hội đồng xác định giá trị đ) Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra tài liệu hết giá trị e) Quyết định người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị g) Biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tài liệu liên quan khác Việc tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định pháp luật hành có liên quan Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức tài liệu tiêu hủy thời hạn 20 năm, kể từ ngày tài liệu tiêu hủy Mục THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 32 Thống kê tài liệu lưu trữ Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 Báo cáo thống kê thực theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ việc ban hành 29 chế độ báo cáo thống kê sở thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ Điều 33 Bảo quản tài liệu lưu trữ Nguyên tắc: a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu không thuộc diện nộp lưu trữ hành công chức đơn vị bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản kho lưu trữ quan Kho lưu trữ trang bị đầy đủ trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Cán văn phòng UBND phường có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo quan đạo tổ chức thực quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ: a) Xây dựng bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định b) Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ, phòng, chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệu lưu trữ đ) Thực biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng g) Thực chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Công chức phụ trách công tác lưu trữ chuyên trách kiêm nhiệm có trách nhiệm: a) Thực quy định Nhà nước quan bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu kho lưu trữ b) Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu 30 c) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu, sở có kế hoạch bảo quản tu bổ phục chế Áp dụng theo tiêu chuẩn loại kho lưu trữ Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Mục TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 34 Đối tượng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đối tượng phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hành - Cán bộ, công chức quan đến nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ để thực nhiệm vụ giao - Cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu - Người nước đến nghiên cứu tài liệu Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hành: - Các đối tượng người thuộc quan phải có ý kiến lãnh đạo cho phép nghiên cứu, sử dụng tài liệu có liên quan - Các đối tượng người thuộc quan đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu quan quản lý Nếu công dân Việt Nam phải có chứng minh nhân dân, đơn xin sử dụng tài liệu ghi rõ mục đích khai thác có xác nhận quyền nơi cư trú - Đối tượng người nước đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có hộ chiếu ý kiến phê duyệt lãnh đạo - Tất đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu Điều 35 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công chức phụ trách công tác lưu trữ phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả theo quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu 31 Mượn tài liệu nghiên cứu chỗ: sau nghiên cứu văn xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu Công chức phụ trách công tác lưu trữ phải giám sát trình mượn kiểm tra tài liệu sau hoàn trả Mượn tài liệu nơi làm việc: trường hợp đặc biệt nhu cầu công tác công chức thuộc quan cần sử dụng hồ sơ, tài liệu kho phải người phân công đồng ý Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu trả hạn Đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thông tin phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu Điều 36 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Thẩm quyền định việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan sau: Chủ tịch UBND phường cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu xã Trưởng phận cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản nơi lưu trữ phận Cán bộ, công chức phụ trách lưu trữ quan cho phép sử dụng tài liệu đồng ý Chủ tịch UBND phường Việc chụp tài liệu lưu trữ phải ý kiến phê duyệt lãnh đạo 32 TIỂU KẾT Như vậy, chương 2, em nêu thực trạng công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng, tình hình cán thực nghiệp vụ nội dung công tác văn phòng 33 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 3.1 Đánh gái thực trạng công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng 3.1.1 Ưu điểm Văn phòng UBND phường Phú Thượng mô hình văn phòng truyền thống thường gặp quan hành nhà nước Cán chuyên trách văn phòng nữ nên chi tiết, cẩn thận cách làm việc kết công việc đảm bảo với hiệu cao so với cán nam 02 cán nam cán chuyên trách phận " Một cửa" trực thuộc văn phòng UBND phường Cán phận thường xuyên phải thực hiên công tác tiếp công dân giải tình khó khăn trình giao nhận thủ tục hành nên cách ứng xử phải cứng rắn để đảm bảo quy trình tiếp nhận hồ sơ quy định Từ văn phòng UBND phường Phú Thượng đạt thành công định công tác chuyên môn lẫn công việc thực tế Văn phòng UBND phường Phú Thượng ngày dần cải thiện công tác hành văn phòng theo hướng tích cực: - Thực công khai minh bạch thủ tục hành niêm yết phận " Một cửa", cung cấp cho cán bộ, công chức đầy đủ thông tin sách Pháp luật để thực tốt nhiệm vụ - Bộ phận tiếp nhận trả kết thực tốt chế " Một cửa", " Một cửa liên thông" đại - Cán văn phòng nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức biên chế Quy chế làm việc UBND - Thực tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo đánh giá chất lượng cán bộ, công chức trình độ lý luận, chuyên môn, lực, phẩm chất - Thực tốt Luật cán bộ, công chức Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành theo quy định 34 - Nêu cao tinh thần trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp, đẩy mạnh công tác đấu tranh chống quan liêu, cửa quyền hách dịch, tham nhũng chống lãng phí quan 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh thành công đạt số hạn chế tồn Theo quy định văn phòng cần có 04 cán thực tế văn phòng ủy ban lại có 03 cán nên khối lượng công việc lớn, phần tạo áp lực công việc cho cán - Cán văn phòng hạn chế lại đảm nhiệm nhiều vai trò nhiệm vụ khác nên tính chuyên nghiệp công việc chưa cao - Công tác tham mưu- tổng hợp hạn chế, chưa coi trọng, thể hiện: Công tác báo cáo, tổng hợp chậm tiến độ, tình trạng báo cáo chung chung, phản ảnh chưa thật sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất, có lúc mang tính đối phó; số văn bản, báo cáo chất lượng chưa đảm bảo; công tác phục vụ, khánh tiết thiếu kinh nghiệm, chưa đào tạo bản; xử lý tình thiếu linh hoạt, làm việc theo kiểm rập khuôn ngại va chạm; - Cán Văn phòng tư tưởng “Hành hóa”, chưa thật chia sẻ quan có việc đột xuất cần giải - Cán công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp chưa nhận thức đầy đủ, vị trí, chức Văn phòng để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ; số lượng, cấu cán Văn phòng biến động lớn, lực lượng thiếu so với yêu cầu khối lượng công việc hàng năm phát sinh nhiều, số nhiệm vụ đột xuất, bị động… áp lực cán công chức Văn phòng thực nhiệm vụ giao; 3.2 Giải pháp - Tăng cường giáo dục trị, tư tưởng, cán văn phòng phải nhận thức vai trò, vị trí mình; tự học tập, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ lý luận trị, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ hành chính, nắm vững, hiểu chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy 35 kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực công tác đạo, điều hành lãnh đạo ủy ban - Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc, chuyên viên phải có chương trình làm việc riêng (Năm, Quý, tháng hàng tuần), làm việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; làm tốt công tác phối hợp nội Văn phòng Văn phòng với phòng chuyên môn, đơn vị thuộc quan công tác tham mưu tổng hợp - Xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin báo cáo nhanh chóng, đầy đủ xác Tăng cường công tác cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý, điều hành đơn vị, bước đột phá để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng - Tập trung xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng, quan tâm bổ sung cán công chức đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định Xây dựng đội ngũ cán Văn phòng bước chuyên môn hóa Khi luân chuyển cán Văn phòng đảm bảo tính kế thừa, ổn định, tránh tình trạng hụt hẫng, không đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao - Có chế tạo điều kiện cho cán bộ, công chức học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý Nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình - Tăng cường đầu tư sở vật chất để đại hóa công sở; ứng dụng CNTT vào công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh CCHC, thực tốt chế độ công chức, công vụ 36 TIỂU KẾT Như chương này, em đánh giá thực trạng công tác văn phòng UBND phường Phú Thượng, mặt tích cực hạn chế từ em đề xuất số giải pháp nhằm giúp công tác văn phòng hiệu 37 KẾT LUẬN Trong năm gần Văn phòng HĐND - UBND phường Phú Thượng thực tốt chức năng, nhiệm vụ trợ giúp tích cực cho lãnh đạo công tác hành nghiệp Đồng thời đảm bảo hoạt động hành thường nhật phường thông suốt Các cán ủy ban tích cực học hỏi, tự rèn luyện để trau dồi thêm kiến thức cho thân để từ góp phần hướng tới thành công công tác hành văn phòng Bên cạnh mặt tích cực số hạn chế tồn đọng lại công tác tham mưu cho lãnh đạo hoạt động diễn ủy ban Những hạn chế nhỏ không khắc phục kịp thời ảnh hưởng không tốt tới thành công chung Với vốn kiến thức học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội cộng thêm kinh nghiệm thực tế thời gian vừa qua giúp em hoàn thành nghiên cứu Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp em hoàn thành nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Sinh viên 38