Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Xác định đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Lịch sử 2 5. Mục tiêu nghiên cứu 3 6. Giả thuyết nghiên cứu 3 7. Đóng góp của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND THỊ XÃ CỬA LÒ 5 1.1. Lý luận công tác tổ chức hội nghị 5 1.1.1. Một số khái niệm 5 1.1.2. Nội dung của công tác tổ chức hội nghị 5 1.1.2.1. Tổ chức công việc trước hội nghị 5 1.1.2.2. Tổ chức công việc trong hội nghị 8 1.1.2.3. Tổ chức công việc sau hội nghị 9 1.1.3. Vai trò của công tác tổ chức hội nghị 10 1.2. Khái quát về UBND Thị xã Cửa Lò 10 1.2.1. Sự hình thành và phát triển 10 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thị xã Cửa Lò 13 1.2.2.1. Chức năng: 13 1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 13 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Cửa Lò 15 Chương 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI UBND THỊ XÃ CỬA LÒ. 17 2.1. Tổ chức công việc trước hội nghị, hôi họp 17 2.2. Tổ chức công việc trong hội nghị 18 2.3. Tổ chức công việc sau hội nghị 19 Chương 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI UBND THỊ XÃ CƯẢ LÒ 21 3.1. Đánh giá thực trạng Công tác tổ chức hội nghị tại UBND Thị xã Cửa Lò 21 3.1.1. Ưu điểm 21 3.1.2. Hạn chế 22 3.1.3. Giải pháp 22 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài “ Công tác tổ chức hội nghị UBND Thị xã Cửa Lò” Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm thông tin không xác không trung thực sử dụng đề tài Hà Nội, Ngày 16 tháng 08 năm 2016 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo, cô giáo khoa Quản trị văn phòng suốt thời gian qua ko quản ngại khó khăn, nhiệt tình giảng dạy giúp đỡ cho chúng em nhiều trình học tập lớp trình nghiên cứu đề tài, đặc biệt cô Lê Thị Hiền người hướng dẫn việc xây dựng hoàn thành nghiên cứu khoa học Trong trình nghiên cứu đề tài thân em có nhìn thực tế công tác văn phòng nói chung công tác tổ chức hội nghị nói Chắc chắn tiền đề để thân em cử nhân Quản trị văn phòng tương lai không ngừng học hỏi, hoàn thiện kỹ hành văn phòng, đúc kết, tiếp thu ưu điểm hoạt động tiếp nhận, xử lý thông tin quy trình nghiệp vụ tổ chức thực tiễn công tác thời gian tới, góp phần nhỏ công phát triển kinh tế, xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, xây dựng Chính quyền địa phương vững mạnh Bài nghiên cứu khoa học với đề tài “ Công tác tổ chức hội nghị UBND thị xã Cửa Lò Đó cố gắng thời gian qua Song khoảng thời gian có hạn, phạm vi đề tài rộng nên trình làm đề tài nhiều thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Vì vậy, động viên, đóng góp ý kiến thầy cô, bạn sinh viên trường ý kiến quý báu giúp cho đề tài hoàn thiện học kinh nghiệm cho thân em Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, người làm công tác văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Tuy nhiên để có nguồn nhân lực vừa có chuyên môn thực tốt nghiệp vụ văn phòng trình độ quản lý thực tốt thiếu nhiều Đặc biệt công tác tổ chức hội nghị, hội họp đóng vai trò quan trọng phát triển quan, tổ chức, doanh nghiệp Tuy nhiên thực chất hội họp, hội nghị mang lại kết mong đợi Vậy làm để người làm công tác văn phòng tổ chức hội nghị, hội họp thành công nhất, hiệu nhất, tiết kiệm thời gian công sức ? Thông qua hội họp, hội nghị, người lãnh đạo cung cấp tốt thông tin, chủ trương, sách đến cấp tạo điều kiện để tiếp xúc, nắm bắt quan điểm, ý kiến họ Bên cạnh đó, người lãnh đạo truyền đạt yêu cầu họ người thừa hành, thực việc điều hành kiểm soát hoạt động quan, tổng kết, đánh giá đồng thời triển khai phương hướng nhiệm vụ tới Qua thời gian học tập, rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn trường Đại học Nội vụ Hà Nội chúng em có kiến thức định công tác tổ chức hội nghị, hội họp Nhưng học phải đôi với hành, kiến thức lý thuyết học lớp phải áp dụng vào thực tế Công tác tổ chức hội nghị khâu quan trọng tổ chức, doanh nghiệp việc tổ chức Hội nghị nhằm nâng cao suất chất lượng công việc, tiết kiệm thời gian giúp nhà quản lý ban hành định quản lý xác Nhận thức tầm quan trọng quy trình xây dựng công tác tổ chức Hội nghị quan em Quyết định chọn đề tài:″Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị UBND Thị xã Cửa Lò″ để làm đề tài nghiên cứu khoa học Xác định đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Từ kiến thức học tập, nghiên cứu trường sở lý luận thực tiễn - Trong trình khảo sát thực tế UBND Thị xã Cửa Lò - Tìm hiểu sách báo, mạng Internet - Tìm hiểu thêm quy trình tổ chức Hội nghị số quan khác để bổ sung cho đề tài Phương pháp nghiên cứu Trên sở kiến thức học tập nghiên cứu tài liệu, sở thực tiễn qua thời gian tìm hiểu UBND Thị xã Cửa Lò Với đề tài em sử dụng: phương pháp nghiên cứu tài liệu phương pháp vấn để phân tích tổng hợp, đánh giá vấn đề so sánh lý thuyết với thực tiễn trải qua Lịch sử Trong hoạt động quan Nhà nước doanh nghiệp để tổ chức thành công hội nghị công việc mà người lãnh đạo có lực cần phải có khả giám sát yêu cầu nhân viên Hành thực Đây công việc không dễ dàng Các hội nghị nên tổ chức nào? Tổ chức thực công việc sao? Làm để thực tất công việc? Nhằm đáp ứng yêu cầu để tổ chức hội nghị thành công, hiệu số nhà nghiên cứu có số công trình, đề tài Công tác tổ chức hội nghị sau: - TS Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Lao động – Xã hội - Giáo trình Quản trị văn phòng NXB Đại học Kinh tế quốc dân 2012 - Bài giảng Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Luật sư Vũ Đình Quyền, Nghiệp vụ hành văn phòng, NXB Thống kê - Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Thống Kê - Giáo trình Quản trị văn phòng tác giả Vương Hồng Tuấn - Giáo trình Quản trị văn phòng tác giả Đào Xuân Chúc Nhìn chung công trình nghiên cứu nói sâu nghiên cứu vấn đề công tác hành văn phòng đề cập trực tiếp gián tiếp đến công tác tổ chức hội nghị mức độ phạm vi nghiên cứu khác Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu đồng thời đưa kết luận công việc cần thiết người làm công tác Hành Văn phòng công tác tổ chức Hội họp, Hội nghị - Nghiên cứu lý luận với thực tiễn để áp dụng cho hiệu công việc cao tổ chức Hội nghị quan, tổ chức - Bổ sung thêm kiến thức công tác Văn phòng đặc biệt hoạt động tổ chức Hội nghị Hành văn phòng - Nghiên cứu đề tài nhằm nâng cao suất chất lượng công việc, tiết kiệm thời gian giúp nhà quản lý ban hành Quyết định quản lý xác - Thông qua đề tài nhằm khẳng định vị trí tầm quan trọng người làm công tác văn phòng xã hội quan doanh nghiệp - Đưa giải pháp để nâng cao chất lượng công tác hội nghị, hội họp UBND Thị xã Cửa Lò Giả thuyết nghiên cứu Nếu UBND Thị xã Cửa Lò áp dụng khoa học công nghệ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức hội nghị, hội họp mang lại hiệu cao trình tổ chức hội nghị, hội họp Đóng góp đề tài - Tư liệu nghiên cứu cho công tác tổ chức hội nghị UBND Thị xã Cửa Lò - Đề tài phản ánh cách chân thực, đầy đủ công việc quy trình tổ chức hội nghị để có hội nghị thành công -Chương trình tổ chức Hội nghị đề tài quy tụ đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ người làm công tác văn phòng để tổ chức Hội nghị thành công - Đề tài phản ánh công việc cần thiết người làm công tác văn phòng chương trình tổ chức Hội nghị - Thông qua đề tài giúp khẳng định vai trò người làm công tác văn phòng quan, tổ chức vị trí xã hội - Đề tài giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, nâng cao suất lao động ban hành định quản lý xác sử dụng phương pháp Cấu trúc đề tài Ngoài phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham khảo; Phụ lục bố cục đề tài nghiên cứu nhóm bao gồm 03 chương sau: Chương I: Cơ sở lý luận Công tác tổ chức hội nghị khái quát UBND Thị xã Cửa Lò Chương II: Thực trạng Công tác tổ chức hội nghị UBND Thị xã Cửa Lò Chương III Giải pháp nâng cao hiệu Công tác tổ chức hội nghị UBND Thị xã Cửa Lò Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND THỊ XÃ CỬA LÒ 1.1 Lý luận công tác tổ chức hội nghị 1.1.1 Một số khái niệm Hội nghị họp lớn quan, tổ chức để bàn định vấn đề quan trọng quan Hội nghị đám đông thảo luận nhiều vấn đề Hội nghị biện pháp quan trọng để quan hay tổ chức thực chương trình công tác Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan mà có Hội nghị khác Hội nghị thường có quy mô lớn, đông người tham dự, nội dung nhiều số lượng, chuyên môn sâu vấn đề nội dung, đầu tư nhiều kinh phí việc tổ chức phức tạp so với họp thông thường khác Hội nghị gồm có: Hội nghị nghành quan đứng đầu nghành triệu tập lại, Hội nghị quan thủ trưởng triệu tập hay Hội nghị phòng ban triệu tập Như Hội nghị họp lớn, có nhiều người tham dự để bàn công việc (Hội nghị tổng kết, Hội nghị sơ kết, hội nghị thảo luận ) Nội dung công tác tổ chức hội nghị Tổ chức công việc trước hội nghị - Tổ chức họp bàn + Mục tiêu yêu cầu họp: - • • • • • Lập kế hoạch tổ chức Kế hoach cần thể rõ: + Mục đích, yêu cầu + Nội dung: Thành phần tham dự Nội dung hội nghị Thời gian Địa điểm Nguồn kinh phí + Tổ chức thực • • • - Tổ chức đạo Đơn vị, cá nhân chủ trì Đơn vị phối hợp Xây dựng chương trình nghị Một chương trình nghị bao gồm hoạt động mà thiết lập nên chương trình cụ thể thiết kế theo thời gian diễn hội nghị để đạt mục tiêu hội nghị - Chuẩn bị phát giấy mời Giấy mời họp ghi theo mẫu: HC – 05 – BM02 phải ghi rõ nội dung sau đây: a) Người triệu tập chủ trì; b) Thành phần tham dự; c) Người triệu tập; người mời tham dự; d) Nội dung họp; thời gian, địa điểm họp; đ) Những yêu cầu người triệu tập mời tham dự Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất - Lập phân công nhiệm vụ +Lãnh đạo:nên điều khiển họp giải thích mục đích,mục tiêu,khó khăn phạm vi quyền hạn.Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thực sau họp +Chuyên gia:hướng dẫn nhóm thông qua thảo luận,giải vấn đề trình đưa định họp,đóng góp kiến thức chuyên môn yêu cầu.Có thể chịu trách nhiệm với công việc hậu cần trước sau họp +Thư ký:ghi lại nội dung,ý kiến định họp.Thư ký dự thảo biên ghi chép sau họp +Người cộng tác:cần tham gia cách tích cực vào họp cách đóng góp ý kiến thảo luận hướng - Lập dự trù kinh phí 10 - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ - xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dung xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, - thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND tỉnh; Quản lý, khai thác sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở - theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất - quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch - địa bàn thị xã; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động - thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau - cấp có thẩm quyền phê duyêt; Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất - đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên - tai, bão lụt; Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ Thị xã; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, - công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp - nghị HĐND cấp; Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; hướng - dẫn, đạo công tác hòa giải xã, phường; Tổ chức thực việc bàu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy định 18 - pháp luật; Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình HĐND cấp thông qua để trình cấp xem xét, định 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND Thị xã Cửa Lò Căn vào tình hình, đặc điểm địa phương, UBND Thị xã Cửa Lò có cấu tổ chức gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch phòng ban chuyên môn trực thuộc (12 phòng ban): + Chủ tịch – Ông Doãn Tiến Dũng: Là người đứng đầu quan khối UBND, người lãnh đạo điều hành công việc của UBND Thị xã, chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ, quyền hạn + Phó chủ tịch (kinh tế) – Ông Nguyễn Đình Tiến: Quản lý giải vấn đề Kinh tế, báo cáo chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND Thị xã + Phó chủ tịch (văn xã) – Bà Nguyễn Thị Dung: Quản lý hoạt động Văn hóa – Xã hội toàn thị xã báo cáo, chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND Thị xã + Các phòng ban chuyên môn: - Văn phòng HĐND – UBND Phòng Tài – Kế hoạch Phòng Nội vụ Phòng Kinh tế Phòng Tài nguyên – Môi trường Phòng Quản lý đô thị Thanh tra thị xã Phòng Y tế Phòng Lao động – Thương binh xã hội Phòng Văn hóa – Thông tin Phòng Tư pháp Phòng Giáo dục – Đào tạo (*) Sơ đồ cấu tổ chức máy Ủy ban nhân dân Thị xã Cửa Lò (Phụ lục 2, T29 ) Tiểu kết: Chương I số lý luận công tác tổ chức hội nghị khái quát Thị xã Cửa Lò Qua đây, hình dung diễn hội nghị, người làm công tác văn phòng cần làm để tổ chức tốt công tác hội nghị thấy UBND Thị xã Cửa Lò - đơn vị Hành phát triển mặt 19 20 Chương THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI UBND THỊ XÃ CỬA LÒ 2.1 Tổ chức công việc trước hội nghị, hôi họp - Căn vào chương trình công tác theo ý kiến đạo ý kiến tham mưu phòng ban chuyên môn lĩnh vực quản lý cần tổ chức họp để xử lý vấn đề, khó khăn đưa phương án giải công việc Đơn vị chuẩn bị nội dung: + Đơn vị tham mưu giấy mời + Trình lãnh đạo UBND Thị xã “phụ trách lĩnh vực kinh tế xã hội” xem xét nội dung Sau trình xuống văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Thị xã thẩm định nội dung, hình thức Đối với giấy mời có nội dung quan trọng UBND Thị xã ký ban hành Đối với họp có nội dung thông thường …thì chánh văn phòng ký ban hành - Chuyển tiếp Giấy mời, phận tham mưu có giấy mời có hình thức chuyển tiếp: + Qua hộp thư bưu điện + Chuyển trực tiếp -Văn phòng UBND đưa nội dung họp vào lịch điện tử Sau đó, phận văn phòng chuyển giấy mời lên lãnh đạo Ủy ban Phòng tham mưu nội dung in tài liệu gửi đại biểu trước ngày họp, họp Hội đồng nhân dân ngày Văn phòng UBND HĐND tổ chức phân công phận chuyên môn chuẩn bị phòng họp, loa đài, ánh sáng, âm thanh, bàn, maket, nước, vệ sinh phòng họp, khăn trải bàn Đối với hội nghị trực tuyến chuẩn bị hệ thống mạng hình trực tuyến để kết nối với đầu cầu Các hội nghị nói chung, đặc biệt hội nghị lớn, trước tiến hành thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị Căn vào chức năng, nhiệm vụ, văn phòng đề xuất với lãnh đạo UBND giao cho phận chủ trì lập kế hoạch Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội 21 dung hội nghị Căn vào kế hoạch, Văn phòng UBND HĐND có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc phận chủ trì chuẩn bị tốt công việc giao theo tiến độ thời gian Trong hội nghị thường có văn báo cáo, đề án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo … văn phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo UBND giao cho phận chủ trì phận có liên quan chuẩn bị tài liệu Khi văn phận dự thảo xong, văn phòng trình Chủ tịch Uỷ ban xét duyệt Sau duyệt, văn phòng thực việc đánh máy, nhân bản, ghép tài liệu Văn dùng hội nghị phải đảm bảo nội dung, đẹp hình thức đủ số lượng so với nhu cầu Để đại biểu đến đủ, thành phần chủ động trình dự hội nghị, văn phòng sớm chuyển đến đại biểu giấy tờ, tài liệu cần thiết công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, báo cáo tham luận, dự thảo văn khác (nếu có) Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần dự, thời gian, địa điểm nội dung cần thiết khác để đại biểu chuẩn bị Ngoài nội dung trên, văn phòng có trách nghiệm đề nghị với lãnh đạo Uỷ ban chương trình hội nghị Chương trình phải nêu tên việc, thời gian, người thực Thuộc trách nhiệm mình, văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt sở vật chất đảm bảo cho hội nghị Đó kinh phí, phương tiện lại, nơi ăn, nhà nghỉ cử cán nhân viên trực tiếp phục vụ hội nghị 2.2 Tổ chức công việc hội nghị - Văn phòng Ủy ban nhân dân kiểm tra số liệu đại biểu họp theo thành phần giấy mời Văn phòng chủ trì phối hợp với phận có nội dung hội nghị để đón tiếp đại biểu Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường Tổ chức để lãnh đạo Uỷ ban tiếp đại biểu cấp cao, khách quý đến dự hội nghị Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng, có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho khai mạc, điều hành, bế mạc thông báo kết 22 hội nghị Vì ghi danh sách cần ghi đầy đủ thông tin: tên đoàn; họ, tên, chức vụ trưởng đoàn; số lượng người; lái xe v.v Giới thiệu đại biểu chủ trì hội nghị, chương trình họp - Ổn định tổ chức, chủ trì hội nghị tuyên bố lý khai mạc hội nghị - Đơn vị tham mưu trình bày nội dung họp - Thảo luận thành viên tham dự họp tham gia thảo luận, trao đổi ý kiến, đưa biện pháp Chủ trì, tiếp tục cho ý kiến thảo luận Thư ký ghi chép nội dung họp ý kiến đạo chủ trì hội nghị Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở cán hữu quan phục vụ kịp thời nhu cầu hội nghị, đảm bảo cho hội nghị diễn chương trình định Khi hội nghị làm việc, văn phòng cử người thường trực hội trường Phạm vi trách nhiệm người trực có liên quan đến việc điện, nước, loa, đài, y tế v.v phục vụ hội nghị Cùng với phận chủ trì, văn phòng cử người ghi biên hội nghị, tổng hợp ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội nghị 2.3 Tổ chức công việc sau hội nghị Thư ký ghi lại nội dung lập biên hội nghị, sau Thư ký chủ trì hội nghị ký vào biên Sau đó, phận văn phòng tham mưu, thông báo tư luận, trình cho chủ trì hội nghị định cho phận văn phòng hoàn thiện, thẩm định thể thức trình Chánh Văn Phòng ký ban hành Các thông báo chuyển tiếp cho thành phần sau ngày họp có báo cáo sau kết thực Sau hội nghị, tuỳ theo phân công lãnh đạo UBND, giao văn phòng biên soạn thông báo kết hội nghị Bản thông báo thường gồm nội dung chủ yếu như: Tên hội nghị; Thời gian tổ chức hội nghị; Thành phần tham dự hội nghị; Nội dung hội nghị; Kết luận, khuyến nghị hội nghị; Lời đề nghị UBND - quan tổ chức hội nghị quan, cá nhân thông báo Tuỳ theo nội dung, công việc hội nghị thuộc chức văn 23 phòng văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu lập hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị Nếu công việc thuộc phận công tác khác văn phòng đôn đốc hướng dẫn nghiệp vụ để phận hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định Căn vào kết luận hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo UBND nội dung cần bổ sung vào chương trình công tác Những việc gấp phải giải đưa vào lịch công tác tuần Những việc lớn, không cấp bách phải làm thời gian dài đưa vào chương trình công tác tháng, quý Văn phòng trách nhiệm đơn vị đảm bảo sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ loại giấy tờ để chủ tài khoản toán hội nghị Tiểu kết: Trên toàn nội dung Chương “ Thực trạng công tác tổ chức hội nghị UBND Thị xã Cửa Lò”.Trong chương khái quát thực trạng công tác tổ chức hội nghị mà UBND Thị xã Của Lò triển khai thực Từ thực trạng công tác soạn thảo văn ta đánh giá ưu khuyết điểm, từ đề giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức hội nghị cho UBND Thị xã Cửa Lò 24 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI UBND THỊ XÃ CƯẢ LÒ 3.1 Đánh giá thực trạng Công tác tổ chức hội nghị UBND Thị xã Cửa Lò Nhìn chung, công tác tổ chức hội nghị, hội họp UBND Thị xã Cửa Lò tương đối hoàn chỉnh thực tương đối tốt Việc tổ chức hội nghị công việc thường xuyên hàng tháng để qua đánh giá công tác tháng trước, triển khai nhiệm vụ tháng sau Việc triển khai tổ chức hội nghị triển khai đều, song phương pháp tổ chức hội nghị chưa thực khoa học, việc tổ chức hội nghị rườm rà 3.1.1 Ưu điểm Trên sở phân tích thực trạng trên, nhìn chung công tác tổ chức hội nghị UBND Thị Xã Cửa Lò thực tương đối tốt theo quy định UBND đạt số ưu điểm mặt sau: - Đội ngũ cán nhân viên trẻ, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có trách nhiệm công việc, cố gắng, nỗ lực phấn đấu, khắc phục khó khăn để - hoàn thành nhiệm vụ giao; Kế hoạch tổ chức xây dựng bản, rõ ràng, có nội dung quy mô cụ thể, Chương trình họp chuẩn bị chu đáo khoa học, xác định rõ nội dung cần trình bày chi tiết, nội dung trình bày tóm tắt, nội dung đại biểu tự nghiên cứu tài liệu; xác định rõ thời gian cho nội dung; phân công rõ trách nhiệm người điều hành, khai mạc, báo cáo, tham luận, - kết luận… Tài liệu phục vụ cho hội nghị đầy đủ, cụ thể , ngắn gọn súc tích Công tác lễ tân đón tiếp thoải mái, nhiệt tình, vui tươi, chu đáo thận trọng cử Việc đón tiếp khách mời trang trọng lịch sự, tạo ấn tượng - tốt cho đại biểu Công tác theo dõi, đôn đốc đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị Văn phòng - UBND HĐND nhắc nhở, sát kịp thời; Việc phân công trách nhiệm thực công việc công tác tổ chức hội nghị tương đối hợp lý Điều đề cao trách nhiệm cán bộ, nhân 25 - viên công ty trình theo dõi xử lý công việc; Các họp tiến hành theo thời gian theo giấy mời chương trình xây dựng 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh mặt đạt được, công tác hành văn phòng Thị xã có số nhược điểm cần khắc phục như: - Trong trình diễn hội nghị, có nhiều tình bất ngờ xảy ra, người làm công tác văn phòng kiểm soát được, chưa xử lý tình - cách hợp lý Quá trình tổng hợp kết chậm, chưa tổng kết thu thập kết cách - nhanh chóng Kĩ tổ chức hội nghị lập khuôn, chưa có tính sáng tạo nên nhiều lúc tạo - hội nghị bị nhàm chán Thị xã Cửa Lò nơi có tiềm phát triển du lịch, nơi tiếp đón nhiều lượt khách quốc tế, du nhập nhiều văn hóa khác nhau, cán địa phương chưa nâng cao cách tổ chức hội nghị nên viêc tiếp đón nhiều hạn chế, - mang tính chất cục bộ, không mở rộng Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng thiếu, chưa đại hóa đồ dùng văn phòng 3.1.3 Giải pháp Để đảm bảo nâng cao chất lượng họp hoạt động quan quản lý nhà nước cấp, ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu đạo, điều hành thủ trưởng quan hành nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Sau số đề xuất riêng cá nhân em để khắc phục mặt hạn chế phát huy ưu điểm, lợi giúp phát triển đại hoá công tác tổ chức hội nghị UBND Thị xã Cửa lò: Đổi phương pháp tổ chức hội nghị Trong xu hướng hội nhập, phát triển kinh tế theo hướng công nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc đổi phương pháp tổ chức hội nghị việc làm cần thiết quan trọng Đổi phương pháp tổ chức hội nghị khoa học hợp lý tránh nhàm chán việc tổ chức hội nghị 26 Ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết công nghệ thông tin, vào việc đổi công tác lãnh đạo, đạo, điều hành để cải tiến nội dung tổ chức công tác hội nghị Nâng cao nhận thức, trình độ, chuyên môn nghiệp cho cán làm công tác - Văn phòng Trong trình triển khai phải xác định rõ công việc, trách nhiệm quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân thực hiện; nêu cao tính chủ động, hiệu tránh hình thức hay qua loa, làm lướt; đồng thời coi trọng việc tự kiểm tra, đôn - đốc cấp Cử cán học để nâng cao trình độ, kĩ tổ chức hội nghị : từ khâu chuẩn bị công tác lễ tân, đón tiếp khách khâu bế mạc hội nghị trở nên chuyên nghiệp Mở lớp đào tạo, tập huấn công tác tổ chức hội nghị Triển khai nội dung chương trình - Nội dung họp phải quan, đơn vị chủ trì chuẩn bị đầy đủ, đảm bảo yêu cầu thời gian - Những vấn đề liên quan tới họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị đầy đủ trước văn Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, phải chuẩn bị thêm tóm tắt nội dung - Chương trình họp cần chuẩn bị chu đáo khoa học, xác định rõ nội dung cần trình bày chi tiết, nội dung trình bày tóm tắt, nội dung đại biểu tự nghiên cứu tài liệu; xác định rõ thời gian cho nội dung; phân công rõ trách nhiệm người điều hành, khai mạc, báo cáo, tham luận, kết luận… - Giấy triệu tập giấy mời cần gửi trước ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất - Các họp cần tiến hành thời gian theo giấy mời chương trình xây dựng Đối với đại biểu tới muộn cần có hình thức nhắc nhở, chấn chỉnh kịp thời, nhiều lần muộn cần thông báo tới quan chủ quản biết để nhắc nhở 27 Đầu tư xây dựng sở vật chất mua sắm trang thiết bị văn phòng - đại Phòng họp xây dựng kiên cố, trang trí hợp lý, sở vật chất : bàn ghế đầy đủ bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, - không hình thức phô trương Ngoài kĩ chuyên môn nghiệp vụ trang thiết bị văn phòng có đóng góp lớn việc mang lại hiệu cho hội nghị Mua sắm trang thiết bị đại như: máy chiếu, loa đài, đèn điện, điều hòa… để phục vụ thành công - hội nghị Thường xuyên tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm sau hội nghị Sau hội kết thúc, phải tổng kết công việc làm chưa làm để rút kinh nghiệm cho tổ chức hội nghị hiệu thành công 28 KẾT LUẬN Hội nghị hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải công việc, thông qua Thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan tổ chức Hội nghị dạng hoạt động phổ biến cần thiết tổ chức, quan, có quan hành nhà nước Hội nghị phương thức làm việc hành chính, biện pháp quản lý hành nhà nước Trong quản lý hành nhà nước, việc họp quan trọng trình điều hành quản lý xã hội Đối với số nội dung quan trọng, tổ chức hội nghị hình thức bắt buộc pháp luật quy định Hội nghị trình thảo luận, phổ biến thông tin tới nhiều người lấy ý kiến đóng góp người cách nhanh chóng nhằm phân tích, giải vấn đề, đưa kết luận, định Nhận thức tầm quan trọng đó, công tác tổ chức hội nghị UBND Thị xã Cửa Lò trọng Vì vậy, chất lượng, hiệu công việc ngày nâng cao cải thiện Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt công tác tổ chức hội nghị UBND Thị xã Cửa Lò số hạn chế, thiếu sót cần cải thiện khắc phục Qua tìm hiểu thực tế nghiên cứu, em có số đề xuất, kiến nghị công tác tổ chức hội nghị UBND Thị xã Cửa Lò, hy vọng ý kiến cá nhân em có đóng góp phần để công tác tổ chức hội nghị ngày thành công nữa, nâng cao hiệu suất, giải nhanh chóng công việc UBND Thị xã Do khoảng thời gian không nhiều, kiến thức hạn chế nên trình làm đề tài nghiên cứu nhiều thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu cô giáo nhà trường Vì vậy, động viên, đóng góp ý kiến thầy cô, bạn sinh viên trường ý kiến quý báu giúp cho đề tài nghiên cứu em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Đào Duy Huân - GV Nguyễn Đình Chính (1997) Quản trị hành văn phòng NXB Thống kê 2.Thạc sĩ Đặng Văn Minh Sông Thu Bùi Văn Bảy (1997) Nhập môn quản trị học NXB TP Hồ Chí Minh 3.TS Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành văn phòng NXB Lao động - Xã hội Luật sư Võ Thành Vị Quản lý hành văn phòng NXB Thống kê 1998 Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/05/2006 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành quy định chế độ hội họp hoạt động quan hành nhà nước Quyết định số: 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 Thủ tướng phủ việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam 30 PHỤ LỤC Phụ lục 1: 31 Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND Thị xã Cửa Lò CHỦ TỊCH Phó chủ tịch Phó chủ tịch Văn phòng Kinh tế Văn xã UBND - HĐND Phòng Kinh tế Phòng Văn hóa – Thông tin Phòng Nội vụ Phòng Tài – Kế hoạch Phòng Lao động – Thương binh xã hội Thanh tra thị xã Phòng Tài nguyên – Môi trường Phòng Giáo dục – Đào tạo Phòng Quản lý đô thị Phòng Tư pháp Phòng Y tế 32