Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÝ HIỆU CHỮ CÁI VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 5 8. Kết cấu đề tài 5 PHẦN NỘI DUNG 6 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 6 1.1. Khái niệm, vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 6 1.1.1. Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 6 1.1.2. Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 6 1.2. Yêu cầu của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 8 1.3.Quy định của Đảng, Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH QUẢNG NINH. 12 2.1. Giới thiệu về Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Quảng Ninh. 12 2.1.1. Vài nét về Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Quảng Ninh. 12 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Quảng Ninh 14 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Quảng Ninh 24 2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Quảng Ninh 30 2.2.1. Cơ sở vật chất phục vụ hoạt động 31 2.2.2 Nhân sự phục vụ công tác văn thư 32 2.2.3. Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản – Chương trình văn thư chính tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Quảng Ninh. 33 2.2.3.1. Giới thiệu về Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản. 33 2.2.3.2. Mô tả kỹ thuật Chương trình Quản lý văn bản 34 2.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo 43 2.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 45 2.2.4.1. Ửng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi 45 2.2.4.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến 50 2.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng Chữ ký số. 55 2.2.6. Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Quảng Ninh. 59 2.2.6.1. Ưu điểm 59 2.2.6.2. Nhược điểm 61 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH QUẢNG NINH. 63 3.1. Ban hành hệ thống văn bản quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 63 3.2. Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 64 3.3. Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 64 3.4. Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư. 66 3.5. Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư. 66 PHẦN KẾT LUẬN 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu hoàn thành khóa luận với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh”, nhận nhiều giúp đỡ từ thầy cô khoa Quản trị văn phòng Nhà trường, cán Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh Tôi xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng tận tâm giảng dạy cho kiến thức chuyên ngành để có tàng kiến thức để thực khoa luận vận dụng chúng cho công việc sau Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn TS.Nguyễn Nghị Thanh – người dành thời gian, công sức tâm huyết để hướng dẫn, giúp đỡ suốt thời gian thực khóa luận cách tốt Tôi xin tỏ lòng cảm ơn trước giúp đỡ cán bộ, nhân viên Văn phòng Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu đề tài Mặc dù có nhiều cố gắng trình thực nghiên cứu đề tài khóa luận tránh khỏi hạn chế sai sót Vì vậy, kính mong nhận ý kiến đóng góp Quý thầy cô để khóa luận hoàn thiện Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 Sinh viên Trần Bích Khuyên LỜI CAM ĐOAN Khóa luận với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh” công trình nghiên cứu riêng Trong trình thực khóa luận có tham khảo, kế thừa số kết nghiên cứu nhà khoa học Khóa luận sử dụng thông tin văn Nhà nước, Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh quan hành khác Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Trường Hội đồng khóa học nội dung khóa luận Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 Sinh viên Trần Bích Khuyên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÝ HIỆU CHỮ CÁI VIẾT TẮT .6 DANH MỤC SƠ ĐỒ .7 DANH MỤC HÌNH .7 DANH MỤC BẢNG .8 DANH MỤC BIỂU ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu đề tài 3.Mục tiêu nghiên cứu .3 4.Nhiệm vụ nghiên cứu 5.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 6.Giả thuyết nghiên cứu 7.Phương pháp nghiên cứu .5 8.Kết cấu đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm, vai trò ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 1.1.2 Vai trò ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 1.2 Yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 1.3.Quy định Đảng, Nhà nước ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư CHƯƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH QUẢNG NINH 12 2.1 Giới thiệu Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh 12 2.1.1 Vài nét Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh 12 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh 14 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh .24 2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh 30 2.2.1 Cơ sở vật chất phục vụ hoạt động 31 2.2.2 Nhân phục vụ công tác văn thư .32 2.2.3 Chương trình Hệ thống Quản lý văn – Chương trình văn thư Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh 33 2.2.3.1 Giới thiệu Chương trình Hệ thống Quản lý văn .33 2.2.3.2 Mô tả kỹ thuật Chương trình Quản lý văn 34 2.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo 44 2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 45 2.2.4.1 Ửng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 45 2.2.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến .51 2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin việc sử dụng Chữ ký số 56 2.2.6 Đánh giá chung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh 60 2.2.6.1 Ưu điểm .60 2.2.6.2 Nhược điểm 61 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH QUẢNG NINH 64 3.1 Ban hành hệ thống văn quy định ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 64 3.2 Đảm bảo sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 65 3.3 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo, cán nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 65 3.4 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư 67 3.5 Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 67 PHẦN KẾT LUẬN 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC .1 BẢNG KÝ HIỆU CHỮ CÁI VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Nội dung CNTT Công nghệ thông tin VHTTDL Văn hóa, Thể thao Du lịch UBND Ủy ban nhân dân VHTT Văn hóa thông tin DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức máy Sở VHTTDL Quảng Ninh .30 Sơ đồ 2.2 Mô hình phòng Văn thư Sở VHTTDL Quảng Ninh .31 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Chương trình Quản lý văn Sở VHTTDL Quảng Ninh.33 Hình 2.2 Quy trình vận hành Chương trình Quản lý văn 36 Hình 2.3 Đăng nhập Chương trình Quản lý văn .37 Hình 2.4 Tiếp nhận văn đến chương trình Quản lý văn 37 Hình 2.5 Thông tin cần nhập Tiếp nhận văn đến 38 Hình 2.6 Lưu thông tin văn đến chương trình Quản lý văn 38 Hình 2.7 Thông tin cần nhập Sổ văn đến .39 Hình 2.8 Danh sách văn mục Đã xử lý 41 Hình 2.9 Tìm kiếm văn đến chương trình Quản lý văn 41 Hình 2.10 Các tiêu chí tìm kiếm văn đến 41 Hình 2.11 Nhập văn quan chương trình Quản lý văn 42 Hình 2.12 Thông tin cần nhập Nhập văn bản quan 42 Hình 2.13 Phát hành văn chương trình Quản lý văn 43 Hình 2.14 Tìm kiếm văn chương trình Quản lý văn .43 Hình 2.15 Các tiêu chí tìm kiếm văn .43 Hình 2.16 Quản lý văn Sở VHTTDL .47 Hình 2.17 Tìm kiếm văn Sở VHTTDL 49 Hình 2.18 Tìm kiếm Công văn số 330/SVHTTDL-NVVHGĐ .51 Hình 2.19 Nhập văn đến Sở VHTTDL .53 Hình 2.20 Tìm kiếm Giấy mời số 47/GM-UBND .56 Hình 2.21 Văn có Chữ ký số Sở Thông tin Truyền thông 58 Hình 2.22.Mẫu chữ ký số Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh 58 Hình 2.23 Ký số đăng ký văn Sở VHTTDL 59 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Các nhóm chức chương trình Quản lý văn 35 Bảng 2.2 Nội dung đăng ký văn Sở VHTTDL 48 Bảng 2.3 Nội dung đăng ký Công văn số 330/SVHTTDL-NVVHGĐ 50 Bảng 2.4 Nội dung đăng ký văn đến Sở VHTTDL 54 Bảng 2.5 Nội dung đăng ký Giấy mời số 47/GM-UBND 55 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 Các bước đăng ký văn chương trình Quản lý văn 46 Biểu đồ 2.2 Khảo sát khó khăn ứng dụng CNTT công tác văn thư 62 Biểu đồ 2.3 Khảo sát mục đích sử dụng CNTT vào văn thư Sở VHTTDL 66 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chúng ta sống thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ CNTT CNTT bước phát triển cao số hóa tất liệu thông tin, khả lưu trữ thông tin khổng lồ xử lý chúng với tốc độ nhanh Có thể nói, CNTT động lực phát triển quốc gia, lĩnh vực CNTT ứng dụng tất linh vực đời sống Việc ứng dụng CNTT công tác văn phòng nhu cầu mnag tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành văn phòng Một yếu tổ đạt mục tiêu ứng dụng CNTT công tác văn thư – lưu trữ Đây trình xử lý tự động khâu nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ cách có hệ thống Cách thức làm việc không làm thay đổi chất công việc mà đơn giản góp phần nâng cao suất hiệu công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng xác yêu cầu công việc Ứng dụng CNTT quan hành vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm Nó cụ thể hóa văn quy phạm pháp luật như: thị số 58/CTTW ứng dụng CNTT phục vụ nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa; công văn, định ứng dụng CNTT công tác văn thư – lưu trữ Trong Nghị Đại hội Đảng lần thứ VIII xác đinh việc ứng dụng CNTT lĩnh vực quản lý hành Nhà nước ưu tiên hàng đầu Sở VHTTDL Quảng Ninh quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Quảng Ninh; có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh thực quản lý văn hóa, thể dục thể thao, du lịch gia đình địa phương Với việc thực quản lý nhiều lĩnh vực quan trọng vậy, Sở VHTTDL Quảng Ninh luôn đòi hỏi chuyên nghiệp cao công tác văn phòng, đặc biệt nghiệp vụ văn thư Điều thể qua việc quan đặc biệt coi trọng ứng dụng CNTT công tác văn thư coi nguyên tắc hoạt động, góp phần đưa tỉnh Quảng Ninh trở thành đơn vị đầu ứng dụng CNTT cải cách hành Với lý trên, định lựa chọn đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh” để làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu đề tài Đề tài ứng dụng CNTT công tác văn thư vấn đề nhà nghiên cứu, nhà quản lý, cấp ngành đặc biệt quan tâm không thước đo chất lượng công việc hành quan mà đáp ứng đòi hỏi cao yếu tố bảo mật thông tin Chủ đề có số công trình khoa học đăng tải nghiên cứu khoa học, luận văn, tạp chí phương tiện thông tin khác Chủ đề Ứng dụng CNTT công tác văn thư đề cập đề tài nghiên cứu ThS.Lê Văn Năng “Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” Nội dung đề tài đề cập đến vấn đề lý luận việc ứng dụng tin học công tác văn thư Các hoạt động quản lý văn đăng ký văn bản, theo dõi giải văn bản, tìm kiếm văn bản, lập hồ sơ hành Ngoài ra,đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư môi trường điện tử” Ths Nguyên Thị Tâm (2009) nghiên cứu chủ đề Đề tài đánh giá tình hình nghiên cứu nước có liên quan; đánh giá thực trạng công tác văn thư quan tổ chức Đặc biệt, đề tài đưa mô hình công tác văn thư môi trường điện tử số giải pháp tạo sở khoa học cho việc nghiên cứu lưu trữ thông tin số Các báo cáo khoa học, khóa luận tốt nghiệp sinh viên trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội nghiên cứu đề tài “Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn” Phùng Thị Thu Huyền; “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Bộ Khoa CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH QUẢNG NINH 3.1 Ban hành hệ thống văn quy định ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Để nâng cao chất lượng công tác văn thư, đáp ứng tốt yêu cầu cải cách hành nhà nước hội nhập quốc tế hệ thống văn quản lý, đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cần hoàn thiện kịp thời, sở pháp lý để công tác văn thư thực thống nhất, có toàn Sở VHTTDL Văn phòng Sở dừng lại việc bân hành văn hướng dẫn, triển khai áp dụng phầm mềm quản lý văn điện tử phòng trực thuộc Sở VHTTDL Để việc kết hợp thực Quy chế văn thư lưu trữ Sở VHTTDL với Quyết định số 2459 phê duyệt Đề án xây dựng quyền điện tử tỉnh hiệu Lãnh đạo Sở phải xây dựng ban hành văn quy định rõ ràng, chi tiết hơn, cụ thể sau: Xây dựng ban hành đòng văn Sở VHTTDL quy đinh, hướng dẫn việc ứng dụng CNTT công tác văn thư – lưu trữ Trong thống thể thức kỹ thuật trình bày văn theo biểu mãu quy định quan; đảm bảo quy trình quản lý văn – đến văn nội hồ sơ công việc hệ thống mạng; quy định trách nhiệm cá nhân đến công tác văn thư – lưu trữ; đảm bảo quy trình giải công việc theo tiêu chuẩn 9001:2000 công tác văn thư Xây dựng ban hành văn Sở VHTTDL quy định việc thực Chữ ký số Chứng thực số góp phần cụ thể hóa Quyết định 979/QĐUBND trao đổi văn điện tử quan nhà nước UBND tỉnh Trong phải quy định rõ ràng phần mềm sử dụng Ký số; quy trình thực Ký số Chứng thực số trách nhiệm cán văn thư, cá 64 nhân có liên quan đến hoạt động Điều không đảm bảo theo quy định Nhà nước mà đảm bảo an toàn văn có Ký số Chứng thực số có hiệu lực pháp lý ban hành 3.2 Đảm bảo sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Để đáp ứng yêu cầu đại hóa công tác văn phòng việc đầu tư để nâng cấp sở vật chất cho công tác văn thư tăng cường, cụ thể là: Các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư máy photocopy, máy vi tính, máy in, máy scan, máy fax cần định kỳ kiểm tra bảo dưỡng Đối với máy vi tính, sử dụng đặn khối lượng lưu trữ nhiều cần cán Phòng Tin học thường xuyên kiểm tra giải phóng nhớ liệu không cần thiết Đặc biệt, cán văn thư có trách nhiệm sử dụng giữ gìn trang thiết bị phục vụ cách khoa học, đảm bảo Đồng thời kiểm tra, ngăn chặn cán bộ, nhân viên sử dụng tùy tiện gây hư hại thiết bị Cán Phòng Tin học có trách nhiệm sửa chữa kịp thời đường truyền mạng xảy lỗi nhằm đảm bảo công tác văn thư hoạt động thông suốt Lãnh đạo Sở VHTTDL cần có biện pháp hệ thống mạng Internet quan lắp đặt thêm Modem phục vụ công việc, đặt password wifi quan 3.3 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo, cán nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Nâng cao nhận thức cán bộ, lãnh đạo vị trí, vai trò tầm quan trọng ứng dụng CNTT công tác văn thư -trong hoạt động quan, đơn vị, tạo điều kiện để cán văn thư hoàn thành nhiệm vụ Theo kết khảo sát mục đích ứng dụng CNTT vào văn thư quan, có đến 50% cán hỏi có mục đích làm việc theo yêu cầu công việc, 30% yêu cầu Lãnh đạo, 20% theo sở thích thân ý kiến khác.Thể qua biểu đồ 2.3: 65 Biểu đồ 2.3 Khảo sát mục đích sử dụng CNTT vào văn thư Sở VHTTDL Điều cho thấy cán bộ, nhân viên quan có trách nhiệm cao công việc nhiên làm việc theo khuôn khổ gò bó, chưa có sở thích thân công việc phụ trách Nếu Lãnh đạo quan có giải pháp nâng cao nhận thức sở thích, niềm đam mê ứng dụng CNTT vào công việc với cán bộ, nhân viên tăng hiệu lao động,sự nhiệt tình sáng tạo cống hiến công việc Bởi lẽ, Sở VHTTDL quan Nhà nước thực quản lý lĩnh vực phát triển mẻ lĩnh văn hóa, du lịch, thể thao đặc biệt nửa số cán bộ, nhân viên làm việc quan thuộc hệ trẻ (từ 20 – 40 tuổi) Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức công tác soạn thảo Văn ý thức trách nhiệm việc ứng dụng CNTT điều quan trọng việc soạn thảo văn khâu quan trọng nghiệp vụ văn thư Nhận thức đứng đắn vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư công tác soạn thảo văn cần phải thông tin, tuyên truyền công tác Hình thức thông tin, tuyên truyền tổ chức Hội nghị, hội thảo, tạo đàm mở lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư Mở rộng đối tượng để thông tin, tuyên truyền ứng dụng CNTT công tác văn thư, không nên bó hẹp số cán văn thư chuyên trách, kiêm nhiệm hay Chánh văn phòng, Phó Văn phòng phụ trách công tác văn thư mà phổ biến đến toàn thể cán bộ, công chức Sở VHTTDL 66 Lãnh đạo Sở VHTTDL cần quan tâm đến đời sống cán bộ, công việc cần đạo nhiệt tình với tình thần cầu tiến chính, cần động viên tạo không khí thoải mái để nhân viên có nghị lực phấn đấu 3.4 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư Đào tạo cán bộ, công chức nói chung cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói riêng vấn đề then chốt người yếu tổ sử dụng điều hành CNTT CNTT đạo người Cán văn thư chuyên trách cần bồi dương, đào tạo thêm việc ứng dụng hiệu CNTT hoạt động văn thư Lãnh đạo Sở VHTTDL mở lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ tin học hóa công tác văn thư Cần phải thường xuyên cử cán văn thư đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức công tác học hỏi mô hình, kinh nghiệm từ bên áp dụng cho quan thấy phù hợp Việc cử cán tập huấn vừa nâng cao trình độ cho thân, vừa mang kiến thức giúp đỡ cán khác quan Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm công đào tạo lại mang hiệu cao Sở VHTTDL quan Nhà nước nên chế độ lương, thưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiệm y tế; trợ cấp khác theo quuy định Nhà nước Tuy nhiên, Lãnh đạo Sở VHTTDL nên thực chế đỗ đãi ngộ, khen thưởng cán văn thư làm việc tốt nhằm nâng cao tinh thần làm việc nhân viên 3.5 Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư mang lại nhiều hiệu to lớn có khó khăn, hạn chế riêng lẽ CNTT ngừng thay đổi, nâng cấp Vì thế, đôi với việc thực hiên kiểm tra, đánh giá hoạt động ứng dụng CNTT công tác văn thư Theo kết khảo sát, 100% cán bộ, nhân viên cho việc thực tốt ứng dụng CNTT vào văn thư tiêu chuẩn để đánh giá, khen thưởng Lãnh đạo quan Vì thế, Lãnh đạo Sở VHTTDL cần phải tăng cường công tác 67 kiểm tra việc thực ứng dụng CNTT mặt như: công tác soạn thảo, quản lý văn – đến môi trường mạng, Ký sô, hiệu làm việc nhân viên, sở vật chất, chấp hành quy định, để kịp thời phát sai sót Từ đó,cơ quan định kỳ tổng kết công tác văn thư nhằm đưa giải pháp phù hợp Một hệ thống hiệu cần phối hợp hoạt động tất cấp, phòng cá nhân Không bó hẹp công tác văn thư, Lãnh đạo quan cần tăng cường kiểm tra, rà soát tình hình hoạt động văn phòng Sở VHTTDL tránh tình trạng tồn đọng văn thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ qua Trên số kiến nghị nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác văn thư Sở VHTTDL Các biện pháp nâng cao hoạt động phải thực thống từ Lãnh đạo Sở VHTTDL cán bộ, nhân viên làm việc Sở VHTTDL Có vậy, chất lượng hoạt động công tác văn thư nói riêng công tác văn phòng nói chung ngày nâng cao đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tin học hóa văn phòng đại hóa hành 68 PHẦN KẾT LUẬN CNTT hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ văn thư, đưa công tác từ thủ công sang bán tự động hóa, góp phần giải phóng sức lao động chân tay đồng thời nâng cao suất lao động cán nhân viên Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư Sở VHTT&DL Quảng Ninh đem lại nhiều hiệu thiết thực Đồng thời, giup cán văn thư thuận tiện việc quản lý văn – đến, chuyển giao hay tìm kiếm văn bản, đảm bảo việc quản lý chặt chẽ xác, phục vụ kịp thời cho Lãnh đạo theo dõi giải công việc Đề tài “Ứng dụng CNTT công tác văn thư Sở VHTTDL Quảng Ninh” thực với mục đích khái quát lý luận chung ứng dụng CNTT công tác văn thư đồng thời khảo sát, tìm hiểu thực trạng hoạt động Sở VHTTDL sở vật chất, đội ngũ nhân sự; công tác soạn thảo văn bản; công tác quản lý văn – đến máy tính; ứng dụng Chữ ký số chứng thực số từ đánh giá hiệu hoạt động Đề tài đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT công tác văn thư Sở VHTTDL ban hành hệ thống văn bản; đảm bảo nâng cao chất lượng sở vật chất cán bộ, nhân viên thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công tác Đề tài mong muốn góp phần phát triển hiệu ứng dụng CNTT công tác văn thư Sở VHTTDL Quảng Ninh nói riêng quan hành Nhà nước nói chung Tuy nhiên, viết chưa sâu vào phân tích chi tiết đánh giá nội dung việc ứng dụng CNTT công tác văn thư Đề tài bước đầu dừng lại mức khái quát lý luận tìm hiểu thực tiễn vấn đề Sở VHTTDL Quảng Ninh Những nội dung đề tài thực thiếu sót sau rút tổng hợp rút kinh nghiệm kiến thức sở giúp thực nghiên cứu sau 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, 1995 Nghiên cứu ứng dụng tin học vào công tác văn thư Hà Nội Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, 2000 Công tác Văn thư – Lưu trữ Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội Nguyễn Anh Tuấn, 2005 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư công ty Sông Đà Luận văn Thạc sỹ, Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn Nguyễn Thị Út Trang, 2004 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Bộ Khoa học Công nghệ Luận văn tốt nghiệp, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư, Thủ tướng Chính phủ, ngày 08 tháng 04 năm 2004 Quyết định số 2351/QĐ-UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh, ngày 24 tháng 07 năm 2008 Quyết định số 898/QĐ-SVHTTDL ban hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ, Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh, ngày 08 tháng 07 năm 2013 Công văn số 608/LTNN-TTNC hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư – lưu trữ, Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, ngày 19 tháng 11 năm 1999 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng, Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, ngày 14 tháng 03 năm 2009 10 Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN xây dựng sở liệu lưu trữ, Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, ngày 10 tháng 03 năm 2010 11 Trang Website Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước: http://archives.gov.vn 12 Trang Website Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh: http://quangninh.gov.vn/vi-VN/So/sovanhoathethaodl 70 13 Trang Website Thư viện phap luật: http://thuvienphapluat.vn 14 Trang Website Văn thư lưu trữ: http://vanthuluutru.com 71 72 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 BẢNG TỔNG HỢP KHẢO SÁT STT Nội dung Tuổi anh/ chị 22 – 30 31 – 40 41 – 50 51- 60 Giới tính Nam Nữ Kinh nghiệm làm việc – năm – năm – 10 năm 10 năm Phương án trả lời Kết kháo sát (Nhân viên) A B C D 4 A B A B C D Đọc mô tả mức độ thông thạo việc sử dụng công nghệ thông tin Chọn mô tả phù hợp với khả anh/ chị: Chuyên gia: Tôi thông thạo A nhiều ứng dụng công nghệ Trung bình: Tôi có khả sử B dụng só ứng dụng công nghệ Mới bắt đầu: Tôi thực chức C ứng dụng công nghệ Mới làm quên: Tôi cố gắng dùng D công nghệ, cần trợ giúp thường xuyên Không quen: Tôi kinh nghiệm việc sử dụng công E nghệ Công việc mà anh/ chị phụ trách gì? Kinh nghiệm anh/ chị việc ứng dụng CNTT vào công việc Theo anh/ chị, ứng dụng CNTT có tầm quan trọng công tác văn thư: A Rất quan trọng Quan trọng B C Bình thường D Không quan trọng Anh/ chị có quan tâm đến việc ứng dụng CNTT công tác văn thư Rất quan tâm A Quan tâm B Không quan tâm C Không có ý kiến D Anh/ chị thường sử dụng CNTT công tác văn thư Thường xuyên A Thỉnh thoảng B Hiếm C Không D Mục đích anh/ chị việc ứng dụng CNTT công tác văn thư Sở VHTTDL Quảng ninh gì? Theo yêu cầu Lãnh đạo 10 A Theo yêu cầu công việc B thân phụ trách Thực sở thích C Ý kiến khác D Anh/ chị biết đến sử dụng chương trình Quản lý văn Sở VHTTDL Qua công tác triển khai Sở A VHTTDL Qua cán bộ, nhân viên Sở B 11 14 15 16 VHTTDL Qua mạng Internet C Không biết đến D Anh/ chị nhận xét chương trình Quản lý văn Sở VHTTDL Rất hiệu A Hiệu quả, B Bình thường C Không tốt D Anh/ chị đánh giá hiệu sử dụng sở vât chất ứng dụng CNTT vào công tác văn thư quan Rất tốt A Tốt B Bình thường C Kém D Anh/ chị cảm thấy khó khăn vấn đề việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư Thường xuyên kết nối mạng A Máy photocopy thường bị kẹt giấy B Máy tính hoạt động chậm C Chương trình Quản lý văn bị lỗi D Anh/ chị dề xuất kiến nghị nhằm nâng cao ứng dụng CNTT công tác văn thư PHỤ LỤC 02 BẢNG KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ 12 Hãy đánh giá mức độ đồng ý anh/ chị phát biểu sau ứng dụng CNTT công tác văn thư Sở VHTTDL Quảng Ninh Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư Sở VHTTDL A Hoàn B C Đồng Không D Không toàn ý có đồng ý đồng ý 10 Được Lãnh đạo Sở VHTTDL đặc kiến 0 0 0 10 0 0 0 quan, đơn vị hệ thống 0 0 thường xảy tình trạng kết 0 0 biệt quan tâm Có đầy đủ sở vật chất phục vụ hoạt động Hiệu cán văn thư có trình độ chuyên môn giỏi Giúp việc quản lý điều hành tập trung, từ xa Chưa có văn quy định thống nên làm theo cảm tính Là tiêu chuẩn để đánh giá, khen thưởng Lãnh đạo Gửi nhận văn – đến mạng nhanh chóng, xác Tạo điều kiện quản lý toàn văn Sở VHTTDL Có đường truyền không ổn định, nối Hỗ trợ công tác lưu trữ, tra cứu khai thác tài liệu lưu trữ ý Có lợi ích lớn việc tìm kiếm, 11 báo cáo, tổng hợp văn nhanh 12 13 chóng, đễ dàng, xác Cần nâng cao mặt kỹ thuật Cần mở lớp đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên 14 Tăng hiệu xử lý công việc, 0 0 10 0 0 giảm chi phí giấy tờ, in ấn, lại 13 Hãy đánh giá mức độ anh/chị dùng ứng dụng CNTT sau công tác văn thư quan.(cơ sở vật chất sử dụng chương trình Quản lý văn bản) A Rất B C Thường Thỉnh D Không thường xuyên thoảng 0 In ấn, photo văn xuyên Scan văn 0 Gửi fax văn đến nơi nhận Tìm kiếm văn 0 Đăng ký văn 0 Tra cứu văn đến 0 Gửi thư điện tử 0 Soạn thảo văn 0 0 0 0 0 Tổng hợp, báo cáo thông tin 11 Ký số Chứng thực số Giải trí Theo dõi giải văn Tra cứu văn Theo dõi hồ sơ công việc