Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3.Mục tiêu nghiên cứu 2 4.Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 6.Giả thuyết nghiên cứu 3 7.Phương pháp nghiên cứu 3 8.Bố cục của đề tài 4 PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1.LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 5 1.1.Khái niệm hội nghị 5 1.2.Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị 6 1.3.Phân loại tổ chức hội nghị 7 1.4.Quy trình tổ chức hội nghị 9 1.4.1.Quy trình tổ chức các hội nghị bình thường, không nghi thức 9 1.4.2.Hoạch định và tổ chức các hội nghị theo nghi thức. 11 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 19 2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 19 2.2. Các loại hội nghị do Văn phòng tổ chức 22 2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 30 2.3.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị 30 2.3.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 40 2.3.2.1. Chuẩn bị nội dung hội nghị 40 2.3.2.2. Xây dựng chương trình nghị sự 43 2.3.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời 46 2.3.2.4. Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị 51 2.3.2.5. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị 55 2.3.2.6. Công tác thông tin truyền thông 58 2.3.2.7. Công tác y tế 59 2.3.2.8. Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị 59 2.3.2.9. Chuẩn bị cho việc ghi biên bản hội nghị 61 2.3.2.10. Chuẩn bị các yếu tố khác. 62 2.3.3.Giai đoạn tiến hành 64 2.3.3.1. Đón tiếp đại biểu 65 2.3.3.2. Vận hành, điều khiển thiết bị kỹ thuật 67 2.3.3.3. Triển khai chương trình hội nghị 67 2.3.3.4. Theo dõi diễn biến hội nghị,giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận. 68 2.3.3.5. Giải quyết vấn đề phát sinh 71 2.3.3.6.Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị 72 2.3.3.7. Bế mạc hội nghị 73 2.3.4.Giai đoạn kết thúc 73 2.3.5.Đánh giá công tác tổ chức hội nghị 75 2.3.5.1. Ưu điểm 75 2.3.5.2.Nhược điểm 80 2.3.5.3.Nguyên nhân 82 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 85 3.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị 85 3.1.1. Xây dựng và ban hành quy chế phối hợp trong tổ chức hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ 85 3.1.2. Xây dựng và ban hành các văn bản khác có liên quan đến quá trình tổ chức hội nghị tại Bộ 87 3.1.3.Xây dựng danh mục hội nghị hàng năm 92 3.1.4. Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng 93 3.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị 95 3.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội nghị 96 3.4. Chú trọng nâng cao nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ 113 3.5. Đề xuất với nhà trường về chương trình đào tạo của môn chuyên ngành quản trị văn phòng 114 KẾT LUẬN 118 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 119 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Em thực đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ” Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu nhóm thời gian qua Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Phương MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG Biểu đồ 2.1 Các loại hình hội nghị Bộ Khoa học Công nghệ giai đoạn 2012 – 2015 .23 Biểu đồ 2.1 Các hội nghị Văn phòng Bộ tổ chức giai đoạn 2012 – 2015 28 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quan, tổ chức Hội nghị trongnhững hoạt động thực tiễn diễn thường xuyên môi trường làm việc, lẽ kênh trao đổi thông tin trực tiếp việc truyền đạt kiểm sốt cơng việc Nếu quan, đơn vị, có hoạt động tổ chức, điều hành tham gia hội nghị hiệu quả, cá nhân quan nắm bắt thông tin xử lý thông tin nhanh chóng Đồng thời tổ chức Hội nghị khơng nhằm mục đích giải cơng việc mà nơi trao đổi, học hỏi, tiếp thu để tìm giải pháp tốt cho vấn đề Tăng cường thiết lập mối quan hệ mở Sau học lý thuyết nghiệp vụ thư ký văn phòng kỹ quản trị văn phịng, em muốn nghiên cứu tìm hiểu cơng tác tổ chức hội nghị Văn phịng/Phịng Hành quan Để hiểu sâu công tác tổ chức Hội nghị nhằm so sánh lý thuyết so sánh thực tiễn, em lựa chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ” mong thông tin em mang đến giúp cho sinh viên chuyên ngành quản trị Văn phòng bạn đọc hiểu rõ công tác tổ chức Hội nghị quan, tổ chức nói chung Bộ Khoa học Cơng nghệ nói riêng Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Tình hình nghiên cứu nước: Công tác tổ chức hội nghị quan, tổ chức nhiều tác giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu chia làm hai nguồn chính: giáo trình, lý luận công tác tổ chức hội nghị quan, tổ chức; hai đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị quan, đơn vị cụ thể Đầu tiên sách, giáo trình nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị quan, tổ chức có số giáo trình tiêu biểu như: - Hoàng Giang, Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Văn hóa Thơng tin, hà Nội, 2009 - Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phịng đại Nghiệp vụ hành Văn phịng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, 1996 - Trần Hồng – Nguyễn Hữu Thời, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989 - Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại, NXB Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh, 2009 - PGS.TS Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng, Hà Nội, 2010 - Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009 Cùng với Cơng trình nghiên cứu, Báo cáo, Luận văn tốt nghiệp nghiên cứu tổ chức hội nghị như: - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức Hội nghị Tổng cục Thuế – Trần Thị Vân Anh – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức loại hình Hội họp cụ thể quan, tổ chức – Nguyễn Thị Bích Hằng – Liên thông TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Quy trình tổ chức Hội nghị quan, tổ chức – Trần Thị Thanh Hoài – Liên thông TKVPK2 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội thảo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội – Ngô Thi Lệ – TKVPK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức số loại hình Hội họp phịng Thơng tin khoa học Qn Trường Học viện Kỹ thuật Quân – Hoàng Thị Phương – TKVK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức loại hình Hội nghị UBND – HĐND huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mục tiêu nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị, đề tài nhằm tìm hiểu thực trạng đề số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ Nhiệm vụ nghiên cứu Để làm rõ mục tiêu nghiên cứu đề tài có nhiều nhiệm vụ đặt tập trung vào nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Thứ nhất: Làm rõ Cơ sở lý luận công tác Hội nghị quan, tổ chức; - Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ; - Thứ ba: Đề xuất số giải pháp để hồn thiện cơng tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa hoạc Cơng nghệ -Về không gian: Công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ; -Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ từ năm 2012 – 2015 - Về nội dung: Công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Giả thuyết nghiên cứu Công tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ tốt ứng dụng tin học vào tất khâu Phương pháp nghiên cứu -Phương pháp thống kê điều tra khảo sát - Phương pháp so sánh -Phương pháp mô tả - Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp - Phương pháp vấn Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo, phụ lục nội dung đề tài bao gồm phần sau: Chương Cơ sở lý luận tổ chức hội nghị Chương cho thấy lý luận chung hội nghị nêu nên nội dung quy trình cơng tác tổ chức hội nghị Chương Thực trạng công tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Chương trình bày chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ loại hội nghị Văn phịng Bộ tổ chức.Tiến hành khảo sát cơng tác tổ chức hội nghị Văn phòng Bộ, đánh giá ưu điển, hạn chế tìm nguyên nhân Chương Đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị Văn phòng Bộ Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng cơng tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ, lên giải pháp như: hồn thiện thể chế có liên quan đến tổ chức hội nghị; giải pháp công nghệ; giải pháp sở vật chất PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Khái niệm hội nghị Hội nghị hoạt động thiếu hoạt động quan, tổ chức Là hình thức để phát huy thực quyền dân chủ, tạo điều kiện để người lao động tham gia vào hoạt động quản lý quan, tổ chức Đồng thời hình thức nhằm thơng báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo thống nhất, phối hợp hành động để giải vấn đề mà người quan tâm Để hiểu sở lý luận tổ chức hội nghị, ta cần làm sáng tỏ khái niệm có liên quan đến Hội nghị như: hội nghị gì, hội họp gì, phân biệt hội nghị hội họp Khi làm sáng tổ khái niệm lý luận có liên quan đến cơng tác tổ chức hội nghị trở lên dễ hiểu Hội nghị họp mặt nhiều người để bàn vấn đề quan trọng, diễn theo quy trình, thủ tục định thường đưa nghị quyết định [2;149] Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật.[10] Hội họp tập hợp nơi để làm việc, tìm cách làm việc chung [2;149] Quan điểm trên, tìm thấy điểm thông khái niệm hội nghị hội họp tập hợp nhiều người nơi để thực mục đích đặt Chỉ khác chỗ kết thúc hội nghị đưa nghị quyết định cịn hội họp khơng Như suy khái niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, cung cấp thơng tin vấn đề đó, vấn đề thống khơng thống sau lần hội họp Cịn hội nghị nghĩa chặt chẽ hơn, ta hiểu hội nghị việc tập hợp người lại nơi để bàn bạc, thảo luận thống vấn đề đó, mà kết cuối hội nghị nghị quyết định thông qua Tức kết thúc hội nghị việc văn kết luận hội nghị yêu cầu bắt buộc, văn là: nghị quyết, định, thơng báo kết luận nội dung thống hội nghị Vai trò, ý nghĩa tổ chức hội nghị - Hội nghị nơi để phát huy quyền làm chủ người, để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho Lãnh đạo có định đắn Qua hội nghị, số định ban hành, số tư tưởng quan điểm thừa nhận - Khi quan, tổ chức mở Hội nghị giúp thủ trưởng quan đánh giá tình hình hoạt động quan năm, để từ phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế tồn q trình hoạt động Sau bàn bạc tìm phương án giải để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc đưa phương hướng hoạt động cho năm tới - Tổ chức Hội nghị hội để phòng, ban, đơn vị quan giao lưu, học hỏi lẫn q trình làm việc, nâng cao tinh thần đồn kết nội quan, ln đặt lợi ích tập thể lên hàng đầu Thông qua giai đoạn tổ chức hội nghị đơn vị, cá nhân tham gia vào trình chuẩn bị tổ chức hội nghị học hỏi kinh nghiệm trình thực nhiệm vụ chuẩn bị, tiến hành kết thúc hội nghị Từ việc tổ chức hội nghị đơn vị tốt - Hội nghị nơi thành viên quan ngồi quan trao đổi, đóng góp ý vấn đề đó, giúp quan có nhiều phương án hoạt động sau thống phương án tối ưu cho hoạt động quan, tổ chức Giúp cho hoạt động quan, tổ chức ổn định bền vững Phân loại tổ chức hội nghị Có nhiều khác để phân loại hội nghị điển hình có số phổ biến sau: a Căn vào tính chất mục đích hội nghị phân thành: - Hội nghị phát triển: thông qua hội nghị để phổ biến cho người chủ trương, sách, đường lối, chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức tạo tiền đề cho việc thực chủ trương, đường lối sách - Hội nghị trao đổi thơng tin: quản trị viên cấp cấp tham dự để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động phận, đơn vị tổ chức - Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho người phát biểu ý kiến chủ trương, sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thơng tin cao hành động thống trước triển khai - Hội nghị bàn bạc, giải vấn đề: + Tập thể thảo luận vấn đề cụ thể đểthống định tập thể Ví dụ hội nghị đề xuất hình thức mức độ khen thưởng hay kỷ luật cá nhân, đơn vị hội nghị bàn bạc thảo luận cách tháo gỡ khó khăn giải tình trạng vỡ ống nước Thành phố Hà Nội chẳng hạn + Tập thể thảo luận vấn đề cụ thể không định mà thủ trưởng vào để đưa định Ví dụ Hội nghị bàn bạc thảo luận vấn đề công tác b Căn vào khâu trình quản lý - Hội nghị bàn bạc định - Hội nghị phổ biến, triển khai: định ban hành cần phổ biến, tổ chức thực Loại hội nghị nhằm phổ biến quán triệt, tư tưởng, quan điểm chủ trương, sách, giải pháp trình bày trong định đến đối tượng (tùy phạm vi nội dung định) Mặt khác thông qua 10 sổ hình + Hiện tắt di: + Cửa sổ Share để nạp powerpoint, + + + + + chia sẻ hình Cửa sổ danh sách người tham gia Cửa sổ Camera and Voice Cửa sổ Chat Cửa sổ Note Cửa sổ thăm dò dư luận, biểu + Cửa sổ up file lên để chia sẻ + Cửa sổ chia sẻ web link + Cho phép di chuyển điều − chỉnh kích thước cửa sổ hay khố lại Ghi hình để phát lại Ghi hình để phát lại Bảng 3.1 So sánh loại công nghệ hội hội nghị Video conference Lớn, Qui mơ trăm người hội nghị Số điểm nối không cần nhiều Chất lượng Web conference Phòng hội nghị khoảng 20 người cá nhân hình Băng thơng Rất tốt Vừa đủ Mbps (SD) 100-140 Kbps yêu cầu Mbps (HD) cho điểm cầu cho điểm cầu ISDN IP lên hình Loại đường truyền Kênh trắng Audio conference Theo yêu cầu Có thể nối trăm điểm lẻ Khơng có hình Chỉ có tiếng Cố định đường điện thoại 64 Kbps Kênh thoại truyền Internet ADSL đủ thống Và dùng Internet cho VoIP tốt 113 VoIP nên chất lượng Rất tốt tiếng không ổn định, Chất lượng Chất lượng cao bị vọng tiếng tiếng dùng tần số Kết luận: Cần kết hợp lấy mẫu 14 KHz với hệ thống audio Khó dùng conference Rất dễ dùng Tính dễ dùng Kinh phí đầu Rất tốt Rất dễ dùng đơn Phải có đội ngũ giản chuyên nghiệp vận Chỉ cần điện thoại hành Đầu tư lớn Vừa phải, mua phần hội nghị Rất cho server mềm Webcam, loa đủ Điện thoại đủ (để tư Thiết bị đầu Thiết bị camera tư bàn, di động, chuyên máy chiếu chuyên Cần thêm: dụng) dụng dùng máy Điện thoại có speaker, chiếu, có nút tắt mic MUTE, hình plasma có điểu chỉnh volume hay LCD Panasonic 2373 MCU đắt tiền Phòng cố định giá khoảng 480.000đ Ngồi đâu được, Ngồi đâu Tính phù hợp Hội nghị qui mô miễn nối Internet Hội nghị qui mơ vừa Hội nghị nơi, hồn cảnh lớn Địa điểm nhỏ lúc, Rất phù hợp cho công hội nghị Cấp trung ương hội tác nhanh, nghị đào tạo, tập huấn từ xa khẩn cấp, qua mạng khơng cầu kỳ lễ nghi Hồnh tráng Rất phù hợp hội nghị Các tỉnh, xã, gia đình, 114 có bão lớp học hội nghị lụt Hà Nội vừa qua Mọi người dùng Chánh Văn phịng Bộ đề xuất với Lãnh đạo Bộ hình thức hội nghị trực tuyến áp dụng quan Bộ (có thể tham khảo hình thức hội nghị trực tuyến Bộ Giáo dục Đào tạo) Lãnh đạo Bộ phân công phụ trách vấn đề vào tình hình thực tế quan sách Nhà nước giao cho Chánh Văn phòng Bộ chủ chủ phối hợp với Trung tâm tin học Bộ để tiến hành xây dựng triển khai kế hoạch ứng dụng phần mềm trực tuyến tổ chức hội hội nghị Bộ 3.4 Chú trọng nâng cao nghiệp vụ đội ngũ cán công chức Đội ngũ cán công chức trẻ động nhiệt tình lại chưa có kinh nghiệm tổ chức hội nghị nên gặp khơng khó khăn trình tổ chức hội nghị Hơn đội ngũ cán đào tạo từ nhiều chuyên ngành khác nhau, có chuyên ngành học kỹ thuật, kinh tế không đào tạo nghiệp vụ, kỹ tổ chức hội nghị nên cán bỡ ngỡ, lúng túng không Do vấn đề phải đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán trẻ có chuyên mơn phục vụ cho cơng việc Đặc biệt nhân viên văn phòng phải hiểu nhiệm vụ vị trí cơng việc, phải tinh tế, chủ động quan sát, học hỏi tình công tác tổ chức hội nghị Một nhân viên văn phịng “chuẩn”, thực nhiệm vụ việc tổ chức hội nghị như: chọn địa điểm tổ chức hội nghị, trang trí khánh tiết, xếp, bố trí bàn ghế, chỗ ngồi, làm MC, làm lễ tân hội nghị, chí có làm thư ký hội nghị Chánh Văn phòng đề xuất với Lãnh đạo Bộ tổ chức lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ, kỹ cán cơng chức q trình thực cơng việc Hội nghị Tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ lễ tân hội nghị, lớp tập huấn chuẩn bị tổ chức hội nghị; lớp tập huấn MC hội nghị, thư ký hội nghị Sau lớp tập huấn đội ngũ cán tự hoàn thiện kỹ đào tạo để áp dụng vào thực tiễn cơng việc Trong sau q trình 115 đào tạo tổ chức kiểm tra thường xuyên kỹ đào tạo để rèn luyện lại kỹ năng, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ kỹ xã hội phục vụ cơng việc Có kế hoạch tổ chức thi cán văn phòng giỏi để giao lưu, học hỏi trao đổi kinh nghiệm làm việc, công tác nghiệp vụ hành hàng ngày cho cán bộ, cơng chức Bộ, Văn phịng Bộ Thơng qua thi cán công chức thân mà học hỏi trao đổi kinh nghiệm quý báu công việc, để cán tự ý thức phải không ngừng học tập, nâng cao trình độ thân, phục vụ cơng việc Ngồi cán bộ, cơng chức phải tự nâng cao trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm thực nghiệp vụ tổ chức hội nghị để trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp Mỗi cán nhân viên văn phòng cần nắm vững chuyên mơn nghiệp vụ văn phịng, có khả làm việc độc lập phối hợp nhịp nhàng công việc với phận khác để tổ chức hội nghị Một cán văn phịng chun nghiệp khơng có trình độ chun mơn vững vàng mà cịn có kỹ xã hội tốt phải có khả linh hoạt xử lý tình cơng việc lòng người 3.5 Đề xuất với nhà trường chương trình đào tạo mơn chun ngành quản trị văn phịng Trong q trình khảo sát thực tiễn Bộ công tác tổ chức hội nghị, thân em sinh viên học qua kiến thức công tác tổ chức hội nghị nhà trường, em tự nhận thấy khoảng cách khập khễnh lý thuyết thực tế Bảng 3.2 So sánh nội dung quy trình tổ chức hội nghị lý thuyết thực tiễn Nội dung Lý thuyết tổ chức hội nghị Thực tế công tác tổ chức hội nghị (trong Giáo trình Nghiệp vụ thư Văn phòng Bộ KHCN ký văn phòng Trường Cao đẩng Nội vụ Hà Nôi, 2010) Giai đoạn chuẩn bị hội nghị 116 Khác - Lập danh sách đại biểu, viết - Thành lập Ban tổ chức hội nghị - Ấn định địa điểm tổ chức hội nghị gửi giấy mời - Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội (tiến hành công tác tiền trạm); - Chuẩn bị tài liệu hội nghị, văn nghị - Chuẩn bị thời gian tổ chức hội phịng phẩm; - Trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ nghị - Chuẩn bị ghi biên hội nghị thuật, kết nối đường truyền; - Công tác thông tin truyền thông - Chuẩn bị phương tiện đưa đón đại biểu; - Cơng tác Y tế Giống - Chuẩn bị chương trình nghị sự; - Chuẩn bị nội dung hội nghị - Lập danh sách đại biểu, viết gửi giấy mời - Dự toán kinh phí phê duyệt Giai đoạn tiến hành hội nghị Khác - Điểm danh đại biểu - Vận hành, điều khiển thiết bị kỹ - Giữ giải lao báo cáo thuật cho đại biểu đọc tham luận - Quay phim, ghi hình, ghi âm, truyền phát tín hiệu; - Triển khai thực chương trình Giống - Đón tiếp đại biểu - Bố trí người ghi biên hội nghị Giai đoạn kêt thúc hội nghị Khác - Lưu biên hội nghị - Thông báo kết luận hội nghị - Soạn thảo thư cảm ơn gửi đến - Hoàn tất thủ tục toán, đại biểu quan tham dự hội nghị tốn - Kiểm tra đơn đốc thực kết Giống luận hội nghị - Thông báo triển khai kết luận hội nghị - Hội nghị rút kinh nghiệm Nhìn vào bảng ta thấy nội dung trùng lý thuyết thực tiễn có nhiệm vụ khác lý thuyết thực hành lại lên tới sáu nhiệm vụ, tức khác biệt lớn gấp hai lần trùng lặp nhiệm vụ Nhìn vào bảng so sánh ta thấy khác biệt lý thuyết thực hành, có lý thuyết khơng có thực hành em sinh viên bị bỡ gỡ, lũng túng, khơng biết xử lý q trình thực công việc sau 117 Qua em xin đươc mạnh dạn đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu đào tạo môn chuyên ngành đặc biệt vấn đề tổ chức hội nghị tổ mơn thư ký quản trị văn phịng - Khoảng thời gian tốt để giảng dạy cho em sinh viên môn chuyên ngành kỳ 6,7 khóa học em Bởi lẽ khoảng thời gian mà em trang bị môn sở ngành – kiến thức tảng trước bước vào môn chuyên ngành Đó tiền đề vững giúp em học tốt môn chuyên ngành - Tăng thời gian học để em có thời gian hiểu sâu chuyên ngành Kết hợp học lý thuyết thực hành buổi Ví dụ học nghi lễ đãi khách, tiếp khách, lé tân chẳng hạn giảng viên đưa số tình để nhóm lớp giải yêu cầu em sân khấu hóa tình có liên quan đến đãi khách, tiếp khách yêu cầu em sinh viên lớp giải tình mà bạn vừa đưa - Song song với việc đào tạo trang bị cho em sinh viên lý thuyết hội nghị giảng viên nên trang bị cho em kiến thức chuyên ngành sâu chút, ví dụ tìm hiểu kiến thức nghi lễ chào hỏi xã giao vùng miền, quốc gia khác nhau, cách trang trí bàn tiệc, cách đón tiếp đại biểu, tác phong, cử chỉ, trang phục thực nhiệm vụ lễ tân hội nghị Sở dĩ em đề nghị giải pháp tình trạng sinh viên có phận khơng nhỏ em sinh viên lười: lười đọc, lười nghe, ngại tìm hiểu Vậy nên giảng viên mơn phải cho em nhiều tập để em tự tìm hiểu kiến thức có liên quan để mở mang kiến thức chuyên ngành - Cho em sinh viên lớp khoa tự đứng tổ chức hội nghị với nội dung, giảng viên gợi ý trước Với việc “tự thân vận động” này, em nhớ nhiệm vụ phải làm trước, sau trình tổ chức hội nghị mà khơng phải cặm cụi ghi ghi, chép chép, học thuộc từ mà không hiểu chất không hiểu tổng quát vấn đề - Không nên tổ chức thi mơn mà có tính ứng dụng cao này, môn mà dạy hoạt động quan nghiệp vụ thư ký quản trị văn phòng,ban Giám hiệu Nhà trường nên để em sinh viên tự khảo sát thực tế số quan để làm tiểu luận.Hoặc thay đổi hình thức thi từ thi viết sang 118 thi vấn đáp trực tiếp để giảng viên biết mức độ hiểu vận dụng lý thuyết em đến đâu, có phương án điều chỉnh phương pháp giảng dạy cho phù hợp Trong hình thức thi giảng viên đưa câu hỏi tình để em xử lý cách linh hoạt sáng tạo nhất, điều góp phần vào việc tăng tính linh hoạt, sáng tạo em giải tình cụ thể Trên góp ý cá nhân em, việc giảng dạy hai học phần quản trị văn phòng nghiệp vụ thư ký Đây ý kiến chủ quan riêng em, chưa sáng tạo, khác biệt em nhận thấy phải thay đổi hợp lý Kính mong Ban giám hiệu xem xét 119 KẾT LUẬN Hội nghị xem phương tiện mà nhà quản lý thực hiện, điều hành kiểm soát hoạt động quan Mỗi hội nghị tổ chức có mục đích khác Do quy trình, cách thức thực nội dung công việc khác Có hội nghị thực đầy đủ bước quy trình có hội nghị thực số bước quy trình thơi Trong khóa luận em trình bày lý luận tổ chức hội nghị, thực trạng công tác tổ chức hội nghị, từ đưa đánh giá quy trình tổ chức hội nghị Văn phòng Bộ Trên sở đánh giá ưu nhược điểm, em xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hội nghị Văn phòng Bộ Khoa học Cơng nghệ Qua q trình thực đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội nghị Văn phòng Bộ” em rút số học sau Thứ học làm việc theo kế hoạch lên sẵn từ trước Thứ hai học lãnh đạo điều hành tổ chức công việc, dù cơng việc địi hỏi người lãnh đạo có tư duy, tầm nhìn chiến lược để lãnh đạo cán bộ, thực nhiệm vụ Thứ ba học phối hợp thực công việc, phối hợp nhịp nhàng đơn vị, cá nhân thực công việc cho yếu tố dẫn tới thành công công việc Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài tập trung nghiên cứu quy trình tổ chức hội nghị Bộ Khoa học Công nghệ mà chưa tìm hiểu sâu vị trí người thư ký cơng tác tổ chức hội nghị hay tìm hiểu cụ thể quy trình tổ chức loại hình hội nghị cụ thể Chính vậy, khóa luận làm tài liệu tham khảo cho sinh viên tìm hiểu quy trình tổ chức hội nghị quan cụ thể sở để bạn đọc tham khảo cho đề tài quy trình tổ chức loại hình hội nghị cụ thể quan hay vị trí thư ký văn phịng tổ chức hội nghị Trong khóa luận“tìm hiểu tình hình tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ” cố gắng em khơng thể tránh khỏi thiếu xót câu từ, cách trình bày Emrất mong quan tâm, góp ý thầy giáo để khóa luận emđược hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! 120 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang tổ chức Quản trị Hành Văn phịng, NXb Tài chính, Hà Nội Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Hồng Giang (2009), Nghiệp vụ thư ký văn phịng, Nxb Văn hóa Thơng tin, Hà Nội Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng (1996), Văn phòng đại Nghiệp vụ hành Văn phịng, Nxb thành phố Hồ Chí Minh Phạm Hưng (1995), Quản trị Văn phịng doanh nghiệp, NXB Chính trị Quốc gia Trần Hồng – Nguyễn Hữu Thời (1989), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy (2009), Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại, Nxb Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh PGS.TS Vũ Thị Phụng (2010), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng, Hà Nội Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị Hành Văn phịng, NXB Thống kê 10.Quyết định 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tường Chính phủ Ban hành Quy định chế độ hội nghịtrong hoạt động quan hành nhà nước 11.Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ việc Ban hành Quy chế văn hố cơng sở quan hành nhà nước 12.Quyết định 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 Thủ tướng Chính phủ việc, tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam 13.Quy định tổ chức hội nghị, hội thảo, hội nghị quan Bộ Giáo dục Đào tạo (Ban hành kèm theo Quyết định 4156/QĐ-BKHCN ngày 07 tháng 10 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Giáo dục đào tạo) 14.Quy chế làm việc Bộ Khoa học Công nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 688/QĐ-BKHCN ngày 17 tháng năm 2012 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ) 15.Quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ (Ban hành kèm teo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng năm 2013 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ) 121 16.Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 11/QĐ-VP ngày 14/02/2014của Chánh Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ) 17.Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 18/QĐ-VP ngày 14 tháng 02 năm 2014 Chánh Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ) 18.Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Lễ tân thuộc Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 10/QĐ-VP ngày 14 tháng 02 năm 2014 Chánh Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ) 19.Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 15/QĐ-VP ngày 14 tháng 02 năm 2014 Chánh Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ) 20.Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Tài vụ thuộc Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 09/QĐ-VP ngày 14 tháng 02 năm 2014 Chánh Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ) 21.Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Quản lý xe thuộc Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 12/QĐ-VP ngày 14 tháng 02 năm 2014 Chánh Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ) 22.Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Quản trị - Y tế thuộc Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 14/QĐ-VP ngày 14 tháng 02 năm 2014 Chánh Văn phòng Bộ Khoa học Cơng nghệ) 23.Quy trình Tổ chức Hội nghị, Hội thảo Bộ Thông tin Truyền thông mã số QT.VP.03 ngày 30 tháng 09 năm 2011 24 Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Bộ Nội vụ mã số QT.VP.06 25.Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, NXB Thống kê 26.Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật 27 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2010), Giáo trình nghiệp vụ Thư ký Văn phịng, NXB Giao thơng vận tải 122 123 PHỤ LỤC Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng Bộ Chương trình nghị Danh sách đại biểu, mẫu giấy mời Mẫu đăng ký phòng họp Bộ Một số hình ảnh tổ chức Hội nghị Bộ 124