Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài. 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thiết nghiên cứu của đề tài 5 7. Phương pháp nghiên cứu của đề tài. 6 8. Kết cấu của khoá luận 6 B. PHẦN NỘI DUNG. 9 CHƯƠNG 1: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF THUỘC TẬP ĐOÀN FLC 9 1.1. Khái quát về Tập đoàn FLC 9 1.2. Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF 10 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF. 10 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF. 12 1.2.3. Hoạt động của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF. 14 1.2.4. Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn của KLF Global. 15 1.2.4.1. Giá trị cốt lõi. 15 1.2.4.2. Sứ mệnh của KLF Global. 15 1.2.4.3. Tầm nhìn của KLF Global. 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF. 17 2.1. Thực trạng về hoạt động quản lý. 17 2.1.1. Tổ chức bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo về công tác VTLT. 17 2.1.2. Bố trí cán bộ văn thư lưu trữ 18 2.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ. 19 2.1.4. Quản lý phông lưu trữ của KLF Global. 21 2.1.5. Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ. 22 2.1.6. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá về tình hình thực hiện công tác Văn thư lưu trữ tại KLF Global. 22 2.2. Hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ 23 2.2.1. Nghiệp vụ văn thư 23 2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 23 2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản 29 2.2.1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 32 2.2.1.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 34 2.2.1.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 36 2.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ 38 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Doanh nghiệp. 38 2.2.2.2. Công tác chỉnh lý. 39 2.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 40 2.2.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 41 2.2.2.5. Công tác thống kê. 42 2.2.2.6. Xây dựng công cụ tra tìm. 43 2.2.2.7. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. 43 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF. 46 3.1. Nhận xét 46 3.1.1. Ưu điểm của công tác văn thư lưu trữ tại KLF Global 46 3.1.2. Hạn chế 47 3.2. Đề xuất giải pháp tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ tại công ty KLF. 49 3.2.1. Về hoạt động quản lý. 50 3.2.2. Về hoạt động nghiệp vụ 54 3.2.2.1. Nghiệp vụ văn thư 54 3.2.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ 58 C. PHẦN KẾT LUẬN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC .1 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .4 Giả thiết nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu đề tài .6 Kết cấu khoá luận B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF THUỘC TẬP ĐOÀN FLC 1.1 Khái quát Tập đoàn FLC .9 1.2 Lịch sử hình thành, cấu tổ chức hoạt động Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF 10 1.2.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF 10 1.2.2 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF .12 1.2.3 Hoạt động Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF .14 1.2.4 Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn KLF Global .15 1.2.4.1 Giá trị cốt lõi .15 1.2.4.2 Sứ mệnh KLF Global 15 1.2.4.3 Tầm nhìn KLF Global 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF 17 2.1 Thực trạng hoạt động quản lý 17 2.1.1 Tổ chức phận phụ trách tham mưu cho lãnh đạo công tác VTLT .17 2.1.2 Bố trí cán văn thư lưu trữ 18 2.1.3 Xây dựng ban hành văn công tác Văn thư – Lưu trữ 19 2.1.4 Quản lý phông lưu trữ KLF Global 21 2.1.5 Đảm bảo sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ 22 2.1.6 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá tình hình thực công tác Văn thư lưu trữ KLF Global 22 2.2 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư công tác lưu trữ 23 2.2.1 Nghiệp vụ văn thư .23 2.2.1.1 Công tác xây dựng ban hành văn 23 2.2.1.2 Công tác quản lý văn 29 2.2.1.3 Công tác quản lý giải văn đến .32 2.2.1.4 Công tác quản lý sử dụng dấu .34 2.2.1.5 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .36 2.2.2 Nghiệp vụ lưu trữ 38 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Doanh nghiệp .38 2.2.2.2 Công tác chỉnh lý 39 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 40 2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 41 2.2.2.5 Công tác thống kê 42 2.2.2.6 Xây dựng công cụ tra tìm 43 2.2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 43 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF 46 3.1 Nhận xét 46 3.1.1 Ưu điểm công tác văn thư lưu trữ KLF Global 46 3.1.2 Hạn chế 47 3.2 Đề xuất giải pháp tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ công ty KLF .49 3.2.1 Về hoạt động quản lý 50 3.2.2 Về hoạt động nghiệp vụ .53 3.2.2.1 Nghiệp vụ văn thư 53 3.2.2.2 Nghiệp vụ lưu trữ .58 C PHẦN KẾT LUẬN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 D PHỤ LỤC 90 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT 10 11 12 Tên đầy đủ Cán nhân viên Công ty cổ phần Liên doanh Đâu tư Quốc tế KLF Doanh nghiệp Hành Hành nhân Hành văn thư Tài liệu lưu trữ Văn thư lưu trữ Sàn chứng khoán Hà Nội Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Tên viết tắt CBNV KLF Global DN HC HCNS HCVT TLLT VTLT HNX ĐHĐCĐ HĐQT TGĐ A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Theo Luật Doanh nghiệp số: 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014 quy định: “Doanh nghiệp tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, đăng ký thành lập theo quy định pháp luật nhằm mục đích kinh doanh” Sau năm 1986, công đổi kinh tế nước ta xây dựng với cải cách lớn: xoá bỏ kinh tế bao cấp quán kinh tế nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa Một loạt doanh nghiệp với loại hình kinh tế khác thành lập vào hoạt động có hiệu quả, góp phần thúc đẩy phát triển mạnh mẽ kinh tế nước ta Cho tới nay, số lượng doanh nghiệp Việt Nam lên tới hàng chục nghìn với nhiều hình thức như: doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty có vốn đầu tư nước ngoài, hoạt động phát triển khuôn khổ pháp luật nhà nước Tiếp đó, từ ngày 20 đến ngày 28 tháng 01 năm 2016, Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam diễn Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XII Tại Đại hội, Đảng ta tiếp tục khẳng định chủ trương phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, ổn định kinh tế vĩ mô, tạo môi trường động lực cho phát triển kinh tế - xã hội, phấn đấu tăng trưởng kinh kế cao năm trước đặc biệt khuyến khích phát triển thành phần kinh tế tư nhân Các doanh nghiệp Nhà nước bảo vệ quyền sở hữu tài sản hợp pháp quyền tự kinh doanh, hợp tác cạnh tranh với bình đẳng trước pháp luật.Trong trình hoạt động mình, doanh nghiệp sản sinh hệ thống văn tương đối đa dạng phong phú mặt nội dung hình thức Khối tài liệu không phản ánh trình hình thành phát triển doanh nghiệp mà phản ánh đường lối, sách đổi kinh tế Đảng Nhà nước thời gian qua Đây sở quan trọng phục vụ cho hiệu công tác quản lý quan, đóng vai trò định đến thành công doanh nghiệp Trên thực tế, hoạt động quản lý điều hành doanh nghiệp, công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng Nó đảm bảo cung cấp thông tin nâng cao hiệu suất, chất lượng hoạt động quản lý, hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Đồng thời, giúp doanh nghiệp có kho kinh nghiệm quý giá tổ chức quản lý, điều hành qua rút học sau thành công hay thất bại hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên nay, công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp nhà nước hầu hết chưa trọng thực Bên cạnh đó, Nhà nước ta chưa ban hành văn cụ thể việc quản lý công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp mà trọng đến quan nhà nước, tổ chức trị xã hội Do đó, việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp không thực khoa học, mà chủ yếu dựa theo thói quen, theo yêu cầu công việc doanh nghiệp cụ thể Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF doanh nghiệp nhà nước Xuất phát từ thực trạng chung doanh nghiệp khó khăn việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ Công ty có quan tâm đến công tác này, thực tế, việc thực dừng lại lý thuyết gặp nhiều khó khăn Công tác văn thư lưu trữ mà chưa thể đáp ứng cho nghiệp đổi phát triển Công ty Xuất phát từ thực trạng trên, phần muốn phát triển kiến thức vấn đề không đáng quan tâm này, phần nhằm giúp Công ty quản lý thực công tác văn thư lưu trữ cách chặt chẽ, khoa học đầy đủ nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giữ gìn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Công ty, mạnh dạn chọn đề tài: “ Tổ chức công tác văn thư lưu trữ Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF (Tập đoàn FLC)” để làm khoá luận tốt nghiệp Trong trình thực đề tài, khảo sát nghiên cứu trình thực công tác văn thư lưu trữ Công ty để từ đưa đề xuất, kiến nghị phù hợp nhằm bước giúp Công ty có nhìn đắn công tác việc đạo thực hoàn thiện Lịch sử nghiên cứu vấn đề Hiện nay, hệ thống văn quy định công tác văn thưlưu trữ Nhà nước ban hành tương đối hoàn chỉnh, nhiên đặc thù hoạt động nên việc thực quy định doanh nghiệp chưa cách thống nhất, Bên cạnh đó, Nhà nước ta chưa có văn quy phạm pháp luật quy định cụ thể công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp Thực tế doanh nghiệp chịu quản lý, đạo công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước có thẩm quyền việc tổ chức hoạt động văn thư lưu trữ có phần nếp Các doanh nghiệp khác như: doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần thuộc thành phần kinh tế nhà nước…phần lớn chưa quan tâm mức tới công tác văn thư lưu trữ Việc thực công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp áp dụng dựa văn hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước dựa đạo lãnh đạo doanh nghiệp Đối với Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF, công tác văn thư lưu trữ vấn đề không mới, chưa quan tâm trọng, có nhiều vấn đề cần sâu nghiên cứu, giải Đây vừa khó khăn, vừa thuận lợi cho người nghiên cứu tiếp cận vấn đề Để làm tốt để tài“ Công tác Văn thư, lưu trữ Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF”, người nghiên cứu vận dụng kết nghiên cứu, viết tác giả khác có liên quan, sở nghiên cứu thực trạng công tác văn thư lưu trữ Công ty để đưa nội dung đề xuất phù hợp cho công tác văn thư lưu trữ Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đề tài thực nhằm giải mục tiêu sau: Một là, khái quát thực tiễn tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF Hai là, Trên sở phân tích; đánh giá thực trạng để thấy điểm mạnh, điểm yếu đề xuất ý kiến để hoàn thiện nâng cao công tác Văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nghiên cứu đề tài nêu trên, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài đặt sau: - Nêu rõ lịch sử hình thành, cấu tổ chức phương thức hoạt động Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF - Khảo sát đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF - Nhận xét ưu điểm hạn chế công tác văn thư lưu trữ công ty KLF sở đưa số giải pháp để thực nâng cao chất lượng công tác doanh nghiêp Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài công tác văn thư lưu trữ Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF Bao gồm hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ như: Về hoạt động quản lý: - Tổ chức phận bố trí cán văn thư lưu trữ; - Xây dựng ban hành văn công tác Văn thư – Lưu trữ; - Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm tình hình thực công tác Văn thư lưu trữ; - Quản lý phông lưu trữ ; - Xây dựng sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ Về hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ: + Nghiệp vụ văn thư: - Công tác xây dựng ban hành văn bản; - Công tác quản lý văn đi; - Công tác quản lý giải văn đến; - Công tác quản lý sử dụng dấu; - Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan + Nghiệp vụ lưu trữ: - Thu thập, bổ sung tài liệu; giao nộp tài liệu vào quan; - Xác định giá trị tài liệu; - Công tác thống kê xây dựng công cụ tra tìm; - Bảo quản tài liệu lưu trữ; - Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Giả thiết nghiên cứu đề tài Xây dựng nội dung phương pháp thực công tác văn thư lưu trữ cho doanh nghiệp, sở phù hợp với đặc thù riêng doanh nghiệp đặc điểm nhóm tài liệu hình thành trình hoạt động doanh nghiệp Bên cạnh đó, đề tài thành công tài liệu tham khảo cho sinh viên thầy cô nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu đề tài Để hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, người nghiên cứu sử dụng phương pháp như: - Phương pháp khảo sát thực tế: Trên sở nghiên cứu thực tế tình hình thực công tác văn thư lưu trữ Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF, người nghiên cứu có nhìn đánh giá cách toàn diện, sở cho kết luận, đánh giá đề tài nghiên cứu - Phương pháp phân tích tài liệu: giúp người nghiên cứu phân tích, xử lý số liệu, thông tin sau khảo sát thực tế - Phương pháp so sánh đối chiếu: giúp người nghiên sau có kết khảo sát thực tế, đối chiếu với lý luận phương pháp công tác văn thư lưu trữ, quy định nhà nước doanh nghiệp để phát điểm làm được, điểm hạn chế công tác văn thư lưu trữ, từ đưa biện pháp khắc phục - Phương pháp vấn: Giúp người nghiên cứu vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên KLFGlobal cách thức thực công tác văn thư lưu trữ, nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ định hướng thực công tác văn thư lưu trữ Kết cấu khoá luận Dựa kết nghiên cứu, khảo sát thực tế Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF, Người nghiên cứu cấu trúc khoá luận sau: Ngoài phần Mở đầu phần kết luận, nội dung khoá luận gồm 03 chương Chương 1: Lịch sử hình thành, cấu tổ chức hoạt động Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF thuộc Tập đoàn FLC Trong chương này, người nghiên cứu trình bày khái quát lịch sử hình thành, cấu tổ chức phương thức hoạt động Công ty cổ phần Liên khối tài liệu Căn vào hướng dẫn để phân loại tài liệu, nhân viên chỉnh lý tiến hành phân loại tài liệu bước cách chặt chẽ Từ vấn đề lớn, đến vấn đề nhỏ cuối hồ sơ Sau phân loại tài liệu đến nhóm nhỏ cuối cùng, nhân viên chỉnh lý viết thông tin hồ sơ lên thẻ tạm phiếu tin theo quy định Trên sở thẻ tạm/ phiếu tin, nhân viên chỉnh lý tiến hành hệ thống hoá hồ sơ theo phương án phân loại, phát hồ sơ bị bao hàm bị trùng lặp cán chỉnh lý tiến hành chỉnh sửa hồ sơ, đảm bảo vụ việc vấn đề hồ sơ Biên mục hồ sơ Biên mục hồ sơ gồm biên mục bên biên mục bên a, Biên mục bìa hồ sơ Mẫu bìa hồ sơ tài liệu hành CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF (1) PHÒNG .(2) HỒ SƠ (3) (Từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm ) (4) gồm tờ (5) Phông số: (6) Mục lục số: (7) Thời hạn bảo quản Hồ sơ số: (8) ( 9) Hướng dẫn cách ghi bìa hồ sơ (1) Ghi tên Công ty (2) Ghi tên đơn vị hình thành tài liệu (3) Tiêu đề hồ sơ + Yêu cầu viết tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ viết ngắn gọn khái quát xác nội dung thành phần khác văn hồ sơ, ngôn ngữ phải đại, đảm bảo quan điểm trị đắn + Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ cách thể Tên loại văn bản, tác giả văn bản, quan giao dịch, nội dung văn bản, thời gian, địa điểm Tuy nhiên, hồ sơ phải thể đầy đủ yếu tố thông tin nói trên, mà tuỳ thuộc đặc trưng vận dụng để lập hồ sơ tình hình cụ thể văn hồ sơ Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần ý đến kết cấu yếu tố thông tin, tức phải xếp yếu tố thông tin tiêu đề theo trình tự định Trình tự xếp hợp lý góp phần thể xác thành phần nội dung văn hồ sơ + Một số tiêu đề hồ sơ mẫu - Đối với hồ sơ tập lưu công văn phận văn thư VD: “ Tập Quyết định năm 2014 Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF” “ Tập Hợp đồng Kinh tế năm 2014 Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF” - Đối với hồ sơ vụ việc VD: “ Hồ sơ kiểm kê tài sản cố định, trang thiết bị Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF năm 2014” “ Hồ sơ tổ chức kỷ niệm năm ngày thành lập Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF 18/9/2009 - 18/9/2014” (4) Thời gian bắt đầu hồ sơ thời gian sớm văn có hồ sơ, thời gian kết thúc hồ sơ thời gian muộn văn có hồ sơ (5) Số lượng tờ văn có hồ sơ, số tờ đánh liên tục từ 01 đến hết (6) Phông Lưu trữ Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF (7) Số mục lục hồ sơ, thông thường phông lưu trữ có nhiều mục lục hồ sơ đánh số thứ tự liên tục (8) Ghi số lưu trữ hồ sơ (9) Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ Mẫu gáy hộp đựng hồ sơ: CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF (1) CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF (2) HỘP SỐ: (3) Từ hồ sơ số: (4) Đến hồ sơ số:(5) Năm:(6) Hướng dẫn cách ghi gáy hộp đựng hồ sơ (1) Ghi Kho Lưu trữ Công ty (2) Ghi Phông lưu trữ Công ty (3) Số thứ tự hộp đựng hồ sơ (4) Ghi số hồ sơ hộp (5) Ghi số hồ sơ cuối hộp (6) Thời gian tài liệu hồ sơ b, Biên mục bên hồ sơ + Viết mục lục văn hồ sơ Mục lục văn kê có hệ thống văn có hồ sơ Viết mục lục văn áp dụng văn có thời hạn bảo quản 20 năm Mẫu mục lục văn STT MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số: Số, ký hiệu Ngày, Tên loại trích yếu Tác Tờ Ghi văn (1) (2) tháng nội dung giả văn văn (3) (5) (4) số (6) (7) Hướng dẫn cách ghi cột (1) Ghi số thứ tự văn từ đến hết (2) Ghi số ký hiệu văn ( số ký hiệu ghi vào cột ghi chú) (3) Ghi ngày tháng văn ( ngày tháng ghi vào cột ghi chú) (4) Ghi tên loại trích yếu văn (5) Ghi tên quan ban hành văn (6) Ghi tờ số: tức ghi tờ đấu văn ( ví dụ: văn tập số 2, có tờ, tờ văn tờ số 12, ghi 12 - 17) (7) Ghi số điều cần thiết khác + Viết chứng từ kết thúc - Chứng từ kết thúc thống kê số lượng tờ, hồ sơ, đồng thời nêu chất lượng, trạng thái vật lý văn bản, tài liệu hồ sơ Chứng từ kết thúc để vào cuối đơn vị bảo quản Chứng từ kết thúc viết hồ sơ có giá trị bảo quản 20 năm - Mục đích để kiểm tra, quản lý, bảo quản văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản, tránh mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản phục chế kịp thời Người lập hồ sơ, viết chứng từ kết thúc phải ký nhận ghi rõ họ, tên vào cuối chúng từ kết thúc Chứng từ kết thúc in sẵn đánh máy khổ giấy A4 ( 210mm x 297 mm) theo mẫu thống Mẫu chứng từ kết thúc CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản gồm có: (1) tờ Mục lục văn có: (2) tờ Đặc điểm tình trạng vật lý tài liệu: (3) Ngày tháng năm (4) Người lập hồ sơ (5) ( Ký tên ghi rõ họ tên) Hướng dẫn cách ghi chứng từ kết thúc (1) Ghi số lượng tờ văn có hồ sơ (2) Ghi số lượng tờ mục lục hồ văn (3) Ghi tình trạng vật lý văn bản, tài liệu (4) Ghi thời gian đóng hồ sơ (5) Chữ ký, họ tên người lập hồ sơ Trên hướng dẫn phân loại tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ Trong trình chỉnh lý tài liệu để đảm bảo tính thống nhân viên chỉnh lý phải tuyệt đối tuân theo hướng dẫn này, phát vấn đề phát sinh hướng dẫn cần có trao đổi đến thống để chỉnh sửa cho phù hợp TỔNG GIÁM ĐỐC TP HCNS NGƯỜI LẬP Phụ lục 3.3 Mẫu Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: QĐ - KLF Hà Nội, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu lưu trữ năm TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CP LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF Căn vào Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014; Căn vào Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty cổ phần Liên fdoanh Đầu tư Quốc tế KLF; Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội khoá 13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn vào Quyết định 122/2015/QĐ/KLF ban hành ngày 27 tháng năm 2015 Tổng giám đốc việc “ Ban hành quy định công tác văn thư lưu trữ quản lý, sử dụng dấu” Quyết định số 141/QĐ-TGĐ ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 Tổng giám đốc việc Ban hành Quy trình tiếp nhận xử lý văn đến Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF Xét tình hình thực tế công tác lưu trữ đề nghị Trưởng phòng HCNS QUYẾT ĐỊNH: Điều Thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu lưu trữ năm gồm: Bà Đoàn Thị Thanh Thuỷ PTGĐ làm Chủ tịch Hội đồng Bà Nguyễn Thị Phương Anh TP HCNS làm uỷ viên Ông Trần Văn Cường TP kế toán làm uỷ viên Ông Ngô Hải Đăng TP Du lịch làm uỷ viên Bà Trần Thị Thanh Thuỷ TP Hàng không làm uỷ viên Bà Phương Linh TP Marketing làm uỷ viên Ông Đỗ Văn Công TP Hàng tiêu dùng làm uỷ viên Bà Phan Thị Ánh Nhân viên HCVT làm thư ký hội đồng Điều Hội đồng Xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ xác định giá trị khối tài liệu lưu trữ hình thành năm theo quy định Nhà nước Quy chế Văn thư Lưu trữ Công ty Điều Các ông ( bà) có tên Điều chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này, Hội đồng Xác định giá trị tài liệu tự giải tán sau hoàn thành nhiệm vụ./ Nơi nhận: TỔNG GIÁM ĐỐC - Như Điều 1; - Lưu VT, HC Nguyễn Thanh Bình Phụ lục 3.4 Các mẫu phụ lục 1.Mẫu Biên họp Hội đồng xác định giá trị CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF Độc lập - Tự - Hạnh phúc HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ Hà Nội, ngày tháng năm TÀI LIỆU BIÊN BẢN Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Căn Điều 18, 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Căn Quy chế công tác lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số…… ngày… tháng… năm… Công ty Cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF); Căn Quyết định số… ngày… tháng… năm… của… (Lãnh đạo Công ty) việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hôm nay, vào hồi….giờ ngày…tháng…năm…, Tại …………………… Hội đồng xác định giá trị Công ty Cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF gồm có: …/… người Vắng… /… người Chủ toạ:……………… Thư ký:……………… Nội dung họp: Xét huỷ tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu …… Sau nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị Phông (khối) …………………………… kiểm tra thực tế, thành viên Hội đồng có ý kiến sau: 1…………………… 2…………………… 3…………………… Chủ toạ họp thống kết luận: Đề nghị giữ lại tập (hồ sơ) tài liệu số:……………, nêu lý (nếu có) Đề nghị…… (lãnh đạo công ty) xem xét, định cho phép tiêu huỷ tài liệu theo Danh mục đính kèm Hội đồng thông qua biên họp, với ý kiến trí… /… người Cuộc họp kết thúc vào hồi…h ngày… / Các ủy viên Hội đồng có mặt: (họ tên, chức danh, chữ ký); (họ tên, chức danh, chữ ký); (họ tên, chức danh, chữ ký); (họ tên, chức danh, chữ ký); (họ tên, chức danh, chữ ký); THƯ KÝ HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (họ, tên, chữ ký) (họ, tên, chữ ký) 2.Mẫu Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông (khối)……………………… Thời gian Phông (khối) tài liệu…………………… I TÓM TẮT TÌNH HÌNH KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị: Tài liệu loại nào? (Trong trình chỉnh lý hay tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?) Số lượng: - Tổng số tài liệu đưa chỉnh lý … … mét; - Hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản … … mét; - Số lượng tài liệu loại …… mét (bó, gói); - Tỷ lệ loại so với tài liệu giữ lại …… % Thời gian khối tài liệu hết giá trị: - Thời gian bắt đầu: - Thời gian kết thúc: II TÓM TẮT THÀNH PHẦN VÀ NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Tài liệu hết giá trị bao gồm nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, chụp Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm tài liệu ? Nội dung vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý huỷ Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý huỷ Nhóm tài liệu trùng: Gồm tài liệu gì? Nhóm tư liệu: Gồm loại nào? Nội dung vấn đề gì? Hà nội, ngày…… tháng……năm…… NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH (Họ tên, chữ ký) 3.Mẫu Quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN Căn Điều 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Căn … (văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF); Căn Quy chế công tác lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số…… ngày… tháng… năm… Công ty Cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF; Theo đề nghị Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu, QUYẾT ĐỊNH Điều Tiêu hủy … bó (tập) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) … (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị) Điều Giao cho Phòng Hành Nhân thực việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật Điều Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu, … chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT,… TỔNG GIÁM ĐỐC (chữ ký, dấu) 4.Mẫu Biên bàn giao tài liệu hết giá trị CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN Bàn giao tài liệu hết giá trị Căn Quyết định số …… ngày … tháng … năm … ( lãnh đạo Công ty) việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào hồi … Tại (nơi huỷ)………………………………………… Chúng gồm: Bên giao: 1……………………………., đơn vị…………………………………… 2……………………………., đơn vị…………………………………… Bên nhận: 1……………………………., đơn vị…………………………………… 2……………………………., đơn vị…………………………………… Cùng giao nhận khối tài liệu hết giá trị để tiêu hủy sau: - Tên Phông (khối) tài liệu: …………………………………………… - Số lượng: ……… bó (tập) theo Danh mục tài liệu hết giá trị Hai bên giao nhận đầy đủ số lượng tài liệu hết giá trị ghi Danh mục Biên lập thành hai bản: bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Họ tên, ký) (Họ tên, ký) 5.Mẫu Biên tiêu huỷ tài liệu hết giá trị CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Căn Quyết định số … ngày … tháng … năm … (lãnh đạo công ty) việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào hồi … Tại (nơi hủy)………………………………………… Chúng gồm: 1……………………………., đơn vị…………………………………… 2……………………………., đơn vị…………………………………… 3……………………………., đơn vị…………………………………… 4……………………………., đơn vị…………………………………… Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) ……… ………………………………………………………………………………… Số lượng tài liệu tiêu hủy …………………… mét Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, xén nhỏ…) ………………… Chúng hủy hết số tài liệu ghi Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định Biên lập thành hai bản: quan có tài liệu tiêu hủy giữ bản, đơn vị thực tiêu hủy tài liệu giữ bản./ ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ TIÊU HỦY TÀI LIỆU (Họ tên, ký) ĐẠI DIỆN CƠ QUAN CÓ TÀI LIỆU TIÊU HỦY (Họ tên, ký) Xác nhận đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu)