Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1.MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ KHOA ĐÀO TẠOTẠI CHỨC TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác lưu trữ tài liệu 3 1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ 3 1.1.2 Mục đích công tác lưu trữ 3 1.1.3. Ý nghĩa của công tác lưu trữ 3 1.1.4. Chức năng của công tác lưu trữ 4 1.1.5. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 4 1.2. Khái quát chung về Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội và Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng. 5 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 5 1.2.2.Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng 8 Tiểu kết 9 Chương 2 :THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI. 10 2.1. Tình hình lưu trữ tài liệu của trường Đại học Nội vụ Hà Nội : 10 2.2 . Nội dung công tác Lưu trữ khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng. 10 2.2.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan 12 2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu 12 2.2.3.Chỉnh lý tài liệu 13 2.2.4.Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu 17 2.3. Đánh giá chung 18 2.3.1. Ưu điểm 18 2.3.2. Tồn tại 18 Tiểu kết: 19 Chương 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 20 3.1. Giải pháp về nhân sự 20 3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 20 3.3. Xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa 20 3.4. Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ. 20 KẾT LUẬN 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 PHỤ LỤC 24
DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM STT 1 2 4 5 6 7 8 9 Trần Phương Anh MÃ SỐ SINH VIÊN 1507LTHA003 Chương Đỗ Thị Cảnh 1507LTHA004 Chương phần 1.1 + tiểu kết HỌ VÀ TÊN PHẦN PHÂN CÔNG Nguyễn Đức Chung 1507LTHA005 Mục lục, danh mục tham khảo, phụ lục hình ảnh (nếu có) Nguyễn Minh Hạc 1507LTHA010 Chương Đinh Thục Hạnh 1507LTHA011 Tổng hợp chung Trần Thị Thu Hiền 1507LTHA012 Chương Phạm Ánh Khuê 1507LTHA023 - Mở đầu (1,2,3,4,5) - Lời cam đoan, lời cám ơn Vũ Thị Thúy Thúy 1507LTHA045 Chương phần 1.2 + kết luận Phùng Thị Thương 1507LTHA046 Chương KÝ TÊN LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập trường đến nay, chúng em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý thầy cô, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, nhóm em xin chân thành cám ơn cô TS Bùi Thị Ánh Vân – Khoa Văn hóa thông tin Xã hội tận tâm hướng dẫn chúng em qua buổi học lớp Nếu lời hướng dẫn, dạy bảo cô nhóm chúng em nghĩ tiểu luận chúng em khó hoàn thiện Bài tiểu luận thực khoảng thời gian tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực sáng tạo nghiên cứu khoa học, kiến thức nhóm em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên tiểu luận tránh khỏi thiếu sót, nhóm em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu cô để nhóm em học thêm nhiều kinh nghiệm kiến thức nhóm em lĩnh vực hoàn thiện Chúng em xin trân trọng cảm ơn ! Hà Nội, ngày 15 tháng 05 năm 2016 LỜI CAM ĐOAN Chúng em cam đoan công trình nghiên cứu riêng nhóm chúng em hướng dẫn khoa học TS.Bùi Thị Ánh Vân Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Hà Nội, ngà 15 tháng năm 2016 MỤC LỤC PHẦN PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài: Hiện nay, đất nước ta ngày phát triển khoa học công nghệ thông tin Việc trao đổi thông tin phương tiện để chuyển giao tri thức gắn liền với trình phát triển xã hội Ngày tri thức nhân loại ngày phong phú, nhu cầu giao tiếp trao đổi thông tin người có nhiều cách thể phương tiện khác nhau, văn coi phương tiện quan trọng khồng thể bỏ Đặc biệt Nhà nước sử dụng văn để quản lý xã hội, phản ánh trình hoạt động quan, tổ chức; pháp lý để điều hành quản lý xã hội, để truy cứu trách nhiệm cần thiết Vì người nhận thức vai trò quan trọng văn họ biết lưu giữ lại văn quan trọng để sử dụng cần thiết, phương tiện xác, phản ánh thực, ghi chép lại học kinh nghiệm hoạt động người trở thành tài sản quý giá để truyền cho đời sau Công tác lưu trữ có vị trí quan trọng công việc sống nhằm cung cấp thông tin xác nhanh nhất, giúp cho Nhà nước quản lý điều hành thuận lợi, xác kịp thời Là sinh viên ngành Văn thư – Lưu trữ, nhóm chúng em chọn chuyên ngành để thuận tiện cho việc học tập để củng cố cho chuyên môn nghiệp vụ đồng thời để kiếm chứng lý luận học vào thực tiễn Với mong muốn sau trường để có đủ hành trang tự tin cho sống, có đầy đủ kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ phục cho công việc sau thuận lợi Vì cá nhân nhóm hiểu tầm quan trọng công tác Lưu trữ có thêm hành trang kiến thức sau trường, nhóm em xin chọn đề tài “Công tác Lưu trữ tài liệu Khoa Đào chức Bồi dưỡng - trường Đại học Nội vụ Hà Nội” làm đề tài tiểu luận nhóm Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để thực đề tài này, nhóm em thực tập quan, công ty qua tham khảo ý kiến cá nhân thành viên nhóm định sử dụng tư liệu “Báo cáo thực tập bạn Nguyễn Minh Hạc (là thành viên nhóm để làm đề tài)” Đây “Báo cáo thực tập bạn Nguyễn Minh Hạc” thực thực tập khoa Đào tạo chức Bồi dưỡng - trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo cung cấp cho chúng em số liệu công tác Lưu trữ đồng thời giúp cho nhóm em viết chương chương hiệu thuận lợi Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu, thu thập thông tin công tác Lưu trữ để đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Lưu trữ khoa Đào tạo chức Bồi dưỡng trường Đại học Nội vụ Hà Nội sát thực - Kiểm chứng lại kiến thức trường củng cố thêm kiến thức học Đối tượng nghiên cứu - Công tác Lưu trữ tài liệu khoa Đào tạo chức Bồi dưỡng trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đồng thời cho chúng em thấy tầm quan trọng giá trị việc Lưu trữ tài liệu cần thiết việc cần thiết phải Lưu trữ lại tài liệu Phạm vi nghiên cứu - Không gian Khoa Đào tạo chức Bồi dưỡng trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thời gian nghiên cứu Công tác Lưu trữ từ năm 2001 đến năm 2008 Phương pháp nghiên cứu Bài tiểu luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Trong đề tài phần Mở đầu, kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, đề tài bố cục thành 03 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận công tác lưu trữ tài liệu khái quát Khoa Đào tạo chức Bồi dưỡng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu khoa Đào tạo chức Bồi dưỡng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ tài liệu khoa Đào tạo chức Bồi dưỡng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Một số vấn đề lý luận công tác lưu trữ tài liệu 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ Xã hội loài người phát triển, người chế tạo phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin tiện lợi Một phương tiện tài liệu giấy (theo nghĩa riêng gọi văn bản) Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin khứ, phục vụ đời sống xã hội Như tài liệu lưu trữ có nhiều loại văn dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm tài liệu lưu trữ ngày có biến đổi định phù hợp với phát triển xã hội người Vì công tác lưu trữ định nghĩa sau: “ Công tác lưu trữ lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Công tác Lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ xã hội Vì vậy, công tác Lưu trữ mắt xích thiếu hoạt động máy Nhà nước” [7, Tr 17] 1.1.2 Mục đích công tác lưu trữ Mục đích cuối công tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội thông qua việc khai thác thông tin khứ có tài liệu lưu trữ Mục đích công tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ lợi ích đáng xã hội người Công tác lưu trữ tổ chức tốt giúp quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh dạo cán trình thực công việc 1.1.3 Ý nghĩa công tác lưu trữ Công tác lưu trữ khâu quan trọng quy trình xử lý thông tin, nội dung quan trọng hoạt động văn phòng Công tác có ảnh hưởng trực tiếp tới họat động quản lý Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Ngày nay, yêu cầu của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng với lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thông tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Vai trò công tác lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước thể cụ thể sau: “ Ý nghĩa trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, thời đại nào, giai cấp sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp Ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển ngành Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích to lớn cho kinh tế quốc dân Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ sử dụng làm tư liệu tổng kết qui luật vận động phát triển vật, tượng tự nhiên, xã hội tư Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt nghiên cứu lịch sử Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng nhất, xác cho việc nghiên cứu lịch sử Ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá đặc biệt dân tộc Tài liệu lưu trữ phản ánh thành lao động sáng tạo vật chất tinh thần nhân dân ta qua thời kỳ lịch sử.” [7, Tr 14] 1.1.4 Chức công tác lưu trữ Công tác lưu trữ ngành hoạt động Nhà Nước với chức bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Do công tác lưu trữ tài liệu có chức sau: - Giúp Nhà Nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia - Tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu, phông lưu trữ quốc gia góp phần thực tốt đường lối chủ trương sách Đảng nhà nước đề giai đoạn cách mạng Hai chức có mối quan hệ mật thiết với nhau, thực cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa tạo tiền đề thực chức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia 1.1.5 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ Nguồn tài liệu chủ yếu vô tận bổ sung cho kho lưu trữ tài liệu văn thư Làm tốt công tác văn thư có giữ lại đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho tài liệu Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, thể loại văn bản, giải xong lập hồ sơ đầy đủ nộp vào kho tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu phục vụ khai thác Công tác lập hồ sơ khâu văn thư làm tốt kho lưu trữ tránh tình trạng nhận từ văn thư bó, gói tài liệu chưa chỉnh lý, không công khôi phục lập lại hồ sơ “ Lập hồ sơ tốt từ khâu văn thư phục vụ tốt cho mục đích hành mục đích tương lai” Công tác lưu trữ làm tốt phát vấn đề cần chấn chỉnh công tác văn thư 1.2 Khái quát chung Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội * Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước Về cấu tổ chức theo Quyết định số 208/TCCB ngày 25 tháng 11 năm 1972 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, tổ chức máy Trường gồm: Ban Giám hiệu có Hiệu trưởng Hiệu phó; phòng, ban chức năng: Phòng Giáo vụ, Phòng Hành - Quản trị -Tổ chức, Ban xây dựng bản; Tổ môn: Tổ Văn thư, Tổ Lưu trữ, Tổ Chính trị, Ngoại ngữ, Thể dục, Quân Những ngày đầu thành lập Trường có 12 người với máy gọn nhẹ Ngày30/4/1992 Phân hiệu phía Nam nâng cấp thành Trường Trung học Văn thư - Lưu trữ II nên giai đoạn cấu tổ chức Trường có thay đổi, ngày19/6/1993 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ký Quyết định số 57/QĐLTNN tổ chức máy Trường, theo máy Trường gồm: - Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng; - Phòng Đào tạo; - Phòng Hành - Quản trị - Tổ chức; - Tổ Bộ môn Văn thư; - Tổ Bộ môn Lưu trữ; - Tổ Bộ môn Khoa học cơ sở Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Từ Trường lại mang tên gọi gần với tên gọi thành lập, nhiên tên gọi không làm ảnh hưởng đến trình đào tạo phát triển Nhà trường Ngày 27/4/2004 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ký Quyết định số 39/QĐ-VTLTNN việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Theo đó, Trường có vị trí chức năng: Trường tổ chức nghiệp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, có chức đào tạo người lao động trình độ trung học chuyên nghiệp trình độ thấp hơn, đáp ứng nhu cầu học tập xã hội nhu cầu nhân lực ngành nghề thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, hành văn phòng lĩnh vực khác có liên quan theo quy định pháp luật Với phát triển tổ chức máy từ phòng chức tổ chuyên môn với 54 cán viên chức giai đoạn 1992-2000 đến cuối năm 2004 tổ chức máy trường có phòng chức năng, khoa chuyên môn trung tâm với lực lượng cán giáo viên 107 người điều thể cố gắng lãnh đạo Nhà trường toàn thể cán giáo viên trường *Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng) Trước đòi hỏi ngành xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá, sở kinh nghiệm khả thực tế Trường sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng *Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học) Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi tình hình đất nước, thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi tình hình Trình độ lực cán công chức, viên chức cònthiếu hụt Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên chưa đạt kết 10 Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu 02/5/2002 trữ K75 (2002- 2004 ) hệ vừa đến làm vừa học 06/5/2005 Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu 28/3/2002 trữ K76 (2002- 2004 ) hệ vừa đến làm vừa học Thanh Hóa 22/8/2006 Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu 25/9/2002 trữ K78 (2002- 2004 ) hệ vừa đến làm vừa học 25/01/2005 Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu 04/12/2002 trữ K79A (2002- 2004 ) hệ vừa đến làm vừa học 06/01/2005 24 Vĩnh viễn 35 Vĩnh viễn 40 Vĩnh viễn 26 Vĩnh viễn Khoa bố trí cán văn thư kiêm lưu trữ nên gặp không khó khăn việc chỉnh lý tài liệu Tuy nhiên, hàng năm có khóa thực tập, sinh viên ngành lưu trữ giúp đỡ khoa việc chỉnh lý tài liệu Tài liệu khoa hình thành chủ yếu từ nguồn Ban Giám hiệu, phòng ban chức thuộc trường hay từ nguồn khác Qua đợt chỉnh lý tài liệu tổ chức xếp cách khoa học đồng thời loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Trong trình nghiên cứu tài liệu, chúng em thu thập thông tin liên quan đến trình chỉnh lý số tài liệu lớp Trung cấp Văn thư Lưu trữ hệ vừa làm vừa học khóa từ năm 2001 – 2008 Dựa vào Lịch sử phông, lịch sử hình thành phông, mục lục hồ sơ lập năm trước bảng xác định giá trị tài liệu, áp dụng phương án chỉnh lý “ Thời gian - Mặt hoạt động” Trường nên tài liệu Khoa phân loại theo bước sau: Bước 1: Phân chia tài liệu theo thời gian Bước 2: Phân chia tài liệu thời gian mặt hoạt động Các mặt hoạt động: - Lãnh đạo, đạo chung - Đào tạo - Hành - Tổ chức - Quản lý học sinh - Kế toán - Tài vụ - Quản trị đời sống 18 - Xây dựng Bước 3: Phân chia tài liệu mặt hoạt động lĩnh vực công tác * Lãnh đạo, đạo chung: - Các văn hướng dẫn đạo quan cấp công tác chung Trường - Các Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo công tác tháng, quý tổng kết năm Trường * Đào tạo: - Vấn đề chung ( văn hướng dẫn đạo quan cấp công tác đào tạo Trường) Tài liệu xây dựng Chương trình, Kế hoạch báo cáo công tác chung Trường - Các tài liệu công tác tuyển sinh trung học quy - Tài liệu trình giảng dạy học tập - Tài liệu mở ngành nghề đào tạo - Tài liệu thi giáo viên giỏi - Tài liệu thi học sinh giỏi - Tài liệu công tác thông tin tư liệu thư viện * Hành - Tổ chức: - Vấn đề chung - Công tác hành ( vấn đề lễ tân, khánh tiết, kỷ niệm, tổ chức hội nghị, tổ chức văn thư lưu trữ) - Công tác tổ chức ( tổ chức máy: thành lập, sáp nhập, giải thể, kỷ luật, khen thưởng) * Kế toán - tài vụ: - Vấn đề chung - Các tài liệu thu, chi ngân sách Nhà nước - Tài liệu thu chi học phí * Quản lý học sinh: - Vấn đề chung - Phụ cấp ưu đãi, học bổng * Quản trị đời sống: - Vấn đề chung - Quản lý tài sản, thiết bị - Các tài liệu nhà ở, kí túc xá - Các tài liệu công tác y tế, vệ sinh phòng bệnh 19 - Các tài liệu bảo đảm an ninh trật tự * Xây dựng bản: - Vấn đề chung ( Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo xây dựng bản) - Thiết kế thi công hạng mục công trình - Sửa chữa, nâng cấp cải tạo hạng mục công trình Bước 4: Chia tài liệu từ nhóm vừa thành nhóm nhỏ theo vấn đề * Tài liệu lãnh đạo, đạo chung: năm lập hồ sơ * Đào tạo: - Vấn đề chung: Mỗi năm lập hồ sơ - Tài liệu tuyển sinh - Tài liệu trình giảng dạy học tập năm lập hồ sơ - Tài liệu giảng dạy học tập hệ chức Ví dụ: Hồ sơ sinh viên Nguyễn Văn B, Lớp Đào tạo Trung cấp Văn thư Lưu trữ K75 hệ vừa làm vừa học (niên khóa: 2002- 2004) - Tài liệu giảng dạy học tập lớp Bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn * Hành - Tổ chức: - Vấn đề chung: có năm lập hồ sơ - Công tác hành chính: có nhiều tài liệu lễ tân, khánh tiết nhóm, công tác văn thư lưu trữ làm nhóm - Công tác tổ chức: Tài liệu tổ chức máy Tài liệu tổ chức cán * Kế toán - Tài vụ: Tài liệu chia theo vấn đề * Quản lý học sinh: Tài liệu chia theo vấn đề * Quản trị đời sống: Tài liệu chia theo vấn đề * Xây dựng bản: Tài liệu chia theo hạng mục Việc chia tài liệu từ nhóm lớn đến nhóm nhỏ đơn giản hay phức tạp tùy theo tình hình tài liệu có nhóm nhiều hay ít, đơn giản hay phức tạp Qua trình thực tập tìm hiểu em biết lần chỉnh lý tài liệu năm 2006, thống kê số lượng chỉnh lý năm 2006 cho thấy số liệu cụ thể sau tháng tiến hành chỉnh lý sau: - Tổng số tài liệu đưa chỉnh lý 73 mét giá Tổng số tài liệu giữ lại sau chỉnh lý 24 mét giá = 185 hộp = 1484 hồ sơ, đó: Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn 369 hồ sơ; Hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài 259 hồ sơ; Hồ sơ 70 năm đánh giá 12 hồ sơ; Hồ sơ 15 năm đánh giá 817 hồ sơ; Hồ sơ 10 năm 20 đánh giá 05 hồ sơ; Hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời 22 hồ sơ; Số lượng tài liệu loại để tiêu hủy 49m = 418 hồ sơ = 1237 tập + Đã lập 02 mục lục hồ sơ ( bảo quản vĩnh viễn có thời hạn), 01 danh mục tài liệu loại 2.2.4.Thống kê công cụ tra tìm tài liệu : * Thống kê tài liệu lưu trữ : Thống kê tài liệu lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định số lượng thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê Phương pháp thống kê chủ yếu sổ * Các công cụ tra tìm tài liệu : Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu thông tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ hành Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần nội dung tài liệu có kho Giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, sưu tầm tập hợp tài liệu theo yêu cầu họ Ngoài công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu kho lưu trữ Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Khoa mục lục hồ sơ * Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ : Tài liệu lưu trữ chỉnh lý, xác định giá trị cần bảo quản kho Bảo quản tài liệu lưu trữ nghiên cứu sử dụng biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu nghiên cứu khai thác sử dụng tài liệu Tài liệu Khoa sau 01 năm chỉnh lý lập hồ sơ hoàn chỉnh nộp vào kho Lưu trữ Trường bảo quản tầng nhà A đạo phòng Hành – Tổng hợp Việc bảo quản tài liệu lưu trữ Trường chưa thực tốt Chưa có thiết bị như: chống nóng, chưa có hệ thống điều hòa không khí… Tài liệu lưu trữ hành khối tài liệu thời hạn bảo quản 10 năm, hồ sơ tạm thời bảo quản khoa để khai thác xử lý theo quy định) Việc sử dụng, nghiên cứu tài liệu Khoa không nhiều không thường xuyên, tập trung vào phục vụ việc giải công việc lãnh đạo, cán Khoa Trường Công tác kiểm tra chưa chặt chẽ, việc tổ chức khai thác gặp nhiều khó khăn 21 * Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ : Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế, tăng cường quốc phòng, đảm bảo trật tự an ninh quốc gia quyền lợi hợp pháp công dân Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ Nó đòi hỏi cán làm công tác lưu trữ phải nắm thành phần nội dung tài liệu, biết tổng hợp so sánh xử lý nguồn thông tin nhằm sử dụng cách có hiệu tài liệu lưu trữ 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Ưu điểm - Đã ban hành văn hướng dẫn, xây dựng biểu mẫu toàn Trường loại văn hành để đơn vị sử dụng thống nhất, thuận tiện - Quá trình thực công tác văn thư lưu trữ khoa thực theo quy định Nhà nước, Trường; khâu nghiệp vụ tiến hành bước theo trình tự giải công việc - Cơ sở vật chất trang thiết bị ngày đầu tư trang bị - Công tác lưu trữ thực tương đối tốt 2.3.2 Tồn - Vị trí đặt kho bảo quản tài liệu chưa hợp lý ( tầng 7) ngày mưa to gió lớn ảnh hưởng nhiều đến công tác bảo quản tài liệu - Nhu cầu khai thác sử dụng thông tin tài liệu tương đối chủ yếu cán bộ, giáo viên Khoa Trường nên số lượng tài liệu đưa phục vụ bạn đọc năm tương đối - Cán làm công tác văn thư - lưu trữ kiêm nghiệm - Việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn máy nhiều hạn chế, chủ yếu dùng cách quản lý thủ công đăng ký sổ Công cụ tra cứu tài liệu Trường chủ yếu có mục lục hồ sơ - Nơi làm việc dành cho công tác lưu trữ chật hẹp, chưa có cán lưu trữ chuyên trách 22 * Tiểu kết: Trên toàn hoạt động công tác lưu trữ tài liệu khoa đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Em nhận thấy khoa đào tạo chức bồi dưỡng làm tốt chức năng, nhiệm vụ Nhìn chung khoa giải nguồn thông tin đến; xây dựng chương trình làm việc hiệu quả, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc tiết kiệm thời gian chi phí 23 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Nội dung chương nhóm em nêu mặt mặt chưa công tác lưu trữ tài liệu nguyên nhân Hy vọng chương biện pháp, kiến nghị mà nhóm em nêu nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu giúp ích cho sở thực tập để nhanh chóng đạt hiệu cao Khoa 3.1 Giải pháp nhân Hiện nay, số lượng cán nhân viên khoa đào tạo chức bồi dưỡng so với số lượng công việc phải đảm nhận không cân đối Công việc nhiều, người làm dẫn đến tượng ùn tắc, trì trệ 3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Thông tin vấn đề có tính chất sống quan, doanh nghiệp thời đại nay, cập nhập nắm bắt nhanh hay chậm ảnh hưởng nhiều đến hiệu công việc Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin cách nhanh chóng xác giúp cho cán đưa thông tin kịp thời, xác, đắn 3.3 Xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng đại hóa Nơi làm việc chật chội, lại phải lưu trữ tài liệu theo phòng nên bất tiện ảnh hưởng đến công việc Trang bị thêm thiết bị chuyên dụng cho công tác lưu trữ như: tủ giá, thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, loại thuốc chống mối mọt 3.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ Để đảm bảo công tác lưu trã thực tốt số biện pháp trên, khoa thường xuyên tiến hành viecj kiểm tra xem số văn chuyển đến, số văn mà khoa ban hành số văn tài liệu lưu trữ có theo quy định không, không phải điều chỉnh cho kịp thời, phù hợp Qua công tác kiểm tra, phận văn thư nói riêng phòng ban đơn vị khoa nói chung rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục 24 Tóm lại, số kiến nghị nhóm em dựa sở đánh giá thực trạng mà nhóm em nêu chương nhằm góp phần hoàn thiện công tác lưu trữ Khoa Nhóm em hy vọng ý tưởng xem xét để công tác lưu trữ ngày hoàn thiện 25 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế Khoa đào tạo chức bồi dưỡng, chúng em nhận thấy văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực công tác quản lý điều hành Do công tác lưu trữ có vị trí quan trọng thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động công ty Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định đắn, xác, kịp thời với điều kiện thực tế khoa Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện công ty Cán làm công tác lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức , chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hoàn thành tốt công việc giao Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường , giúp đỡ nhiệt tình giúp cho nhóm em có sở tảng cho việc nắm vững kiến thức học trường 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Minh Hạc (2014), Báo cáo Thực tập tốt nghiệp, Hà Nội Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 Quốc hội khoá 13, Hà Nội Nhóm tác giả: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ (giáo trình cho sinh viên Đại học Lưu trữ), Hà Nội Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trữ học, Nhà xuất Giao thông Vận Tải, Hà Nội Thủ tướng Chính phủ, (2011), Quyết định số 2016/QĐ-TTg, ngày 14/11/2011 việc Thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội Bộ Nội Vụ (2012), Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội PHỤ LỤC Quyết định số 2016/QĐ-TTg, ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính 27 phủ việc Thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội 28 Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội Sơ đồ cấu tổ chức Trường 29 30 Quyết định số 217/QĐ-ĐHNV, ngày 24/4/2012 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc Thành lập Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng thuộc Đại học Nội vụ Hà Nội 31 Khoa Đào tạo Tại chức Bồi dưỡng (Nguồn: Tác giả) 32