Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG 2 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng ( Phòng Hàng chính) 2 1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện An Lão. 2 1.1.1. Chức năng của UBND Huyện. 2 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện. 2 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện. 11 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn phòng 14 1.2.1. Chức năng của Văn phòng UBND 14 1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND 15 1.2.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND 20 2. Soạn thảo và ban hành văn bản. 20 2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 20 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản. 20 2.3. Thế thức và kĩ thuật trình bày văn bản. 22 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản: 25 3. Quản lí văn bản đi 27 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn bản 27 3.2. Đăng kí văn bản 28 3.3. Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật dấu khẩn. 29 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 30 3.5 Lưu văn bản đi 31 4. Quản lí và giải quyết văn bản đến. 31 4.1 Tiếp nhận văn bản đến 31 4.2. Đăng ký văn bản đến. 32 4.3 Trình chuyển giao văn bản đến 32 4.4 giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 33 5. Quản lí và sử dụng con dấu 33 5.1. Các loại dấu cơ quan 33 5.2. Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu 33 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 34 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức. 34 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 34 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 37 6.4. Nộp hồ sơ vào tài hiệu lưu trữ cơ quan 37 7. Tìm hiểu vê nghi thức nhà nước và kĩ năng giao tiếp 38 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 38 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan 38 8.2. Quản lí và sử dụng các thiết bị trong văn phòng. 39 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 40 KẾT LUẬN 41 1.1. Thuận lợi 41 1.2. Khó khăn 41
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VĂN THỊ THANH HƯƠNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - HỆ CHÍNH QUY LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13B KHÓA HỌC (2013 - 2017) Tên quan: Ủy ban nhân dân huyện An Lão Địa chỉ: Số 17 - Đường Nguyễn Văn Trỗi - Thị trấn An Lão Thành phố Hải Phòng Cán hướng dẫn: Hoàng Văn Minh Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Đăng Việt HÀ NỘI - 2016 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài .1 PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan Văn phòng ( Phòng Hàng chính) .2 1.1 Chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND Huyện An Lão 1.1.1 Chức UBND Huyện 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Huyện 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện 11 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng ( Phòng Hành Chính) 14 1.2.1 Chức Văn phòng UBND 14 1.2.2 Nhiệm vụ Văn phòng UBND 15 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND 19 Soạn thảo ban hành văn 20 2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành .20 2.2 Thẩm quyền ban hành văn 20 2.3 Thế thức kĩ thuật trình bày văn .21 2.4 Quy trình soạn thảo văn bản: 24 Quản lí văn .27 3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn 27 3.2 Đăng kí văn .28 3.3 Nhân đóng dấu quan dấu mật dấu khẩn 28 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 30 3.5 Lưu văn 31 Quản lí giải văn đến .31 4.1 Tiếp nhận văn đến 31 4.2 Đăng ký văn đến 32 4.3 Trình chuyển giao văn đến 32 4.4 giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến 32 Quản lí sử dụng dấu 33 5.1 Các loại dấu quan 33 5.2 Nguyên tắc quản lí sử dụng dấu 33 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 34 6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức 34 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 34 6.3 Phương pháp lập hồ sơ .37 6.4 Nộp hồ sơ vào tài hiệu lưu trữ quan 37 Tìm hiểu vê nghi thức nhà nước kĩ giao tiếp 38 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 38 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng quan 38 8.2 Quản lí sử dụng thiết bị văn phòng 39 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 40 KẾT LUẬN 40 1.1 Thuận lợi 41 1.2 Khó khăn 41 LỜI CẢM ƠN Qua thời gian kiến tập UBND Huyện An Lão – thành phố Hải Phòng em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình Chú Nguyễn Văn Quang – Chánh Văn Phòng, anh Hoàng Văn Ninh – Tổ trường phòng Một Cửa tập thể anh chị quan giúp đỡ em trình tìm hiểu thu thập thông tin Bên cạnh em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảng viên Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội dạy cho em kiến thức, kinh nghiệm quan trọng cần có để hoàn thành đợt kiến tập Đặc biệt anh Hoàng Công Tuyền giúp đỡ em nhiều để em hoàn thành báo cáo Tuy nhiên lần em tiếp xúc với công việc thực tế hạn chế nhận thức nên tránh thiếu sót tìm hiểu, đánh giá trình bày UBND Huyện An Lão mong bỏ qua quan mong đóng góp giúp đỡ quý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài UBND Huyện An Lão trụ sở UBND quê hương Là sinh viên năm ba để chuẩn bị cho trình kiến tập, định chọn UBND nơi mà kiển tập Lí mà chọn nơi có lí do, thứ việc thuận tiện cho lại trao đổi thông tin, thứ với chuyên ngành mà học thuận tiện cho nhiều thứ Trong trình kiến tập học hỏi thực hành học làm việc trái chuyên ngành để học hỏi thêm làm cho kiến thức bồi đắp Nhưng để hoàn thành tốt báo cáo cần phải có chọn lọc, chọn đề tài cách xác định chọn nội dung sau làm nội dung cho báo cáo: Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND Văn phòng hành chính, Soạn thảo ban hành văn bản, Quản lí văn bản, Quản lí giải văn đến, Quản lí sử dụng dấu, Lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan, Tìm hiểu nghi thức nhà nước kí giao tiếp, Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Để cho báo cáo hoàn thành tốt nhất, gặt hái nhiều kết sau kiến tập Dưới trình báo cáo PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan Văn phòng ( Phòng Hàng chính) 1.1 Chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND Huyện An Lão 1.1.1 Chức UBND Huyện Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm, chấp hành hiến pháp luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực hiên sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Huyện A Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiên nhiệm vụ quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn B Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật C Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh D Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh E Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn G Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo H Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương K Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội L Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật M Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc mình, cụ thể là: + Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu lãnh đạo quan + Soạn thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm + Lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định + Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn + Thực nghiêm túc quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư quan Các loại văn quan ban hành theo quy định ban hành theo thẩm quyền ban hành Đi sâu việc thể thức kỹ thuật trình bày văn quan trình bày theo quy định Thông tư 01 việc quy trình soạn thảo văn Tuy nhiên có nhiều văn sai mà quan ban hành làm cho công việc không tốt Để khắc phục điều cần phải bồi dưỡng thêm nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho viên chức đẻ khắc phục tốt công việc Đôn đốc người làm việc cách tập trung có hiệu để người lưu ý Có quy định cụ thể làm việc xử phạt làm sai Quản lí văn 3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn A) Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư ( Nguyễn Thị Hương) kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Nếu phát văn sai báo cáo cho lãnh đạo giải xem xét B) Ghi số ngày , tháng, năm văn b) Ghi số văn Tất văn quan ghi số liên tục theo hệ thống số chung quan Văn thư thống quản lí, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Việc ghi số văn hành quan thực hiên theo quy đinh Điểm a Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 27 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn đắng ký vào sổ hệ thống số Các loại văn hành khác đăng kí vào sổ hệ thống riêng c) ghi ngày tháng năm văn bản: quan thực hiên việc đánh số số ngày tháng năm chữ số Ả-rập với ngày nhỏ 10 tháng 1,2 ghi thêm chữ số đằng trước Hải phòng, ngày 07 tháng năm 2016 3.2 Đăng kí văn Văn đăng kí vào sổ đăng kí văn sở liệu quản lí văn máy tính A) Lập sổ đăng ký văn Việc lập sổ văn thư phụ trách vào số lượng văn năm quan lập sổ đăng kí văn cho phù hợp Cụ thể quan thực sau: - Cơ quan có sổ sổ đắng kí văn sổ mật tùy vào số lượng quan, năm quan chưa ban hành 500 văn - Và lập theo thời gian ban hành văn bản, có nghĩa soạn thảo văn sau ban hành có hiệu lực văn đắng kí vào sổ đăng kí văn B) Đăng kí văn Việc kí văn thực hiên theo phương pháp truyền thống sau đăng kí sổ xong quan tiếp tục đăng kí phần mềm máy tính 3.3 Nhân đóng dấu quan dấu mật dấu khẩn A) Nhân Sau nhận văn bản, văn thư quan tiếp nhận văn xem phần nơi nhận văn gửi đến phòng ban văn thư nhân nhiêu Khi mà văn không liệt kê hết nơi nhận đơn vị soạn thảo họ kèm theo phụ lục để lưu văn thư để từ văn thư quan nhìn 28 vào nhân đủ số lượng Văn thư không gửi vượt cấp, không gửi nhiều văn cho đối tượng, không gửi đến đối tương khác để biết tham khảo Văn thư giữu bí mật nội dung cho văn nhân theo quy định Khi đóng dấu văn mật có đạo cấp từ văn thư quan thực theo C) Đóng dấu quan Khi đóng dấu lên chữ kí văn thư theo quy định ban hành đóng dấu lên 1/3 chữ kí phía bên tay trái Dấu đóng rõ ràng, ngắn chiều mực màu đỏ tươi theo quy định Khi văn có phụ lục kèm theo văn thư đóng dấu lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai đóng khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, đóng không 05 trang C) Đóng dấu độ mật, khẩn Việc đóng dấu độ khẩn ( KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn thư thực theo quy định điểm b, Khoản 2, Điều 15 thông tư- số 01/2011/ TT-BNV Đóng chữ in hoa phông chữ Times New Roman đóng ô số 10b dấu màu đỏ tươi Việc thực hiên đóng dấu độ mật : Văn thư thực hiên theo thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 + Con dấu Mật hình chữ nhật kích thước 20mmx8mm có đường viền xung quang bên chữ “MẬT” in hoa nét đậm cách đường viền 2mm + Con dấu Tối mật kích thước 30mmx8mm có đường viền xung quanh bên có chữ “TỐI MẬT” cách có đường viền 2mm + Con dấu Tuyệt mật kích thước 40mmx8mm có đường viền xung quanh bên chữ “TUYỆT MẬT” cách có đường viền 2mm 29 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn A) Thủ tục phát hành Văn thư UBND tiến hành công việc sau phát hành - Lựa chọn bì; - Viết bì; - Vào bì dán bì; - Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) B) Chuyển phát văn - Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng kí chậm ngày làm việc - Với văn “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành - Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng kí vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận - Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân quan cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn - Chuyển phát văn máy fax, qua mạng dùng trường hợp cần chuyển nhanh, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ - Các văn quản lí quy đinh, quy chế phải gửi file điện tử Văn thư UBND - Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Khi văn phát hành sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính văn C) Theo dõi việc chuyển phát - Văn thư UBND có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn 30 - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người kí văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người kí định - Trong trường hợp phát văn bị thất lạc, người nhận phải báo cáo cho trưởng phòng hành – tổng hợp để xử lí 3.5 Lưu văn - Mỗi văn phải lưu hai gốc: 01 văn thư UBND 01 lưu hồ sơ công việc đơn vị soạn thảo - Bản lưu Văn thư UBND đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký - Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng văn lưu Văn thư Công chức, viên chức, người học có nhu cầu sử dụng lưu Văn thư phải đồng ý Trưởng phòng Hành Tổng hợp Quản lí giải văn đến 4.1 Tiếp nhận văn đến Văn thư người tiếp nhận văn đến văn từ nguồn làm việc, Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu, với nơi gửi nhận nhận kí nhận Đối với fax Phải chụp lại trước đóng dấu Đến, văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết văn thư in đóngdấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến, ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) Văn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, phận bảo vệ quan viên chức phân công trực để tiếp nhận công văn có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Lãnh đạo UBND Trưởng phòng Hành – Tổng hợp để xử lý 31 Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lí văn đến máy tính Văn mật đăng ký riêng vào sổ Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, vào đóng dấu Đến, ngày đến Sau lưu văn vào máy trình cho lãnh đạo quan 4.2 Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký sổ đăng ký văn đến phần mềm - Lập sổ đăng kí văn bản: sau bóc bì phận loại, văn thư đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến văn phải vào sổ đăng ký công văn đến - Đăng ký văn đến đăng ký vào sổ sau đăng ký vào phần mềm 4.3 Trình chuyển giao văn đến Văn thư người đăng ký văn đến, kịp thời trình cho lãnh đạo UBND người ủy quyền xem xét, phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Căn cư vào ý kiến đạo giải quyết, Văn thư đăng ký tiếp chuyển văn theo ý kiến đạo Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn 4.4 giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến - Trách nhiệm văn thư việc giải theo dõi văn đến + Sau nhận văn đến, trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu lãnh đạo UBND theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật + Trường hợp văn đến yêu cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực hiên theo Quy chế làm việc UBND 32 + Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải đến hạn chưa giải đê báo cáo Trưởng phòng Hành – Tổng hợp báo cáo lãnh đạo UBND Quản lí sử dụng dấu 5.1 Các loại dấu quan 5.2 Nguyên tắc quản lí sử dụng dấu Trưởng phòng Hành - Tổng hợp chịu trách nhiệm trước lãnh đạo quan việc quản lý, sử dụng dấu Trưởng đơn vị, tổ chức thuộc, trực thuộc UBND chịu trách nhiệm trước lãnh đạo quan việc quản lí sử dụng dấu đơn vị, tổ chức Con dấu UBND giao cho viên chức văn thư quản lí sử dụng Viên chức văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước UBND, trưởng đơn vị việc quản lí sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: + Con dấu phải bảo quản văn phòng làm việc viên chức văn thư: Trường hợp cần thiết đưa dấu khỏi quan phải đồng ý chủ tịch chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền + Khi nét dấu bị mòn biến dạng, viên chức văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Chủ tịch UBND phải báo cáo cho công an, nơi xảy dấu lập biên + Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Trách nhiệm người có liên quan: + Văn thư: Bảo quan giữ gìn dấu Không mang dấu khỏi quan Không sử dụng bừa bãi dấu Giữ gìn không làm biến dạng dấu 33 Thực hiên theo yêu cầu quan cá nhân có thẩm quyền tiến hành kiểm tra việc chấp hành quy định bảo quản sử dụng dấu Khi có vấn đề dấu phải báo cáo cho quan + Lãnh đạo: Ban hành định bảo quản dấu Giao trách nhiệm phận cá nhân, cụ thể bảo quản dấu Có hình thức xử phạt với hành vi làm trái Khi dấu bị phải có trách nhiệm báo cáo với công an Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức UBND ban hành danh mục hồ sơ cho quan giúp cho quan quản lí văn cách khoa học, bên danh mục hồ sơ UBND bao gồm + Số kí hiệu hồ sơ + Tiêu đề mục tiêu đề hồ sơ + Thời hạn bảo quản + Người lập hồ sơ + Ghi 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ: bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm văn thư quan, đơn vị, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo chế độ quy định - Ý nghĩa: + Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ quan chủ động, hợp lý, xác có chất lượng + Giúp cán lãnh đạo nắm toàn công việc, quan, đơn vị công việc cán + Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan việc lập hồ sơ + Quản lý chặt chẽ tài liệu để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 34 - Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ Để xây dựng danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động quan cần vào: + Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác quan, đơn vị công việc cán + Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư quan + Các loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị danh mục hồ sơ năm trước bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan + Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, thời gian (xem phần phương pháp lập hồ sơ) - Cách làm danh mục hồ sơ * Cách 1: Cán văn thư, lưu trữ quan dự kiến danh mục hồ sơ cho đơn vị tổ chức quan, sau gửi đơn vị tham gia ý kiến Cán văn thư, lưu trữ giúp văn phòng quan tập hợp danh mục hồ sơ đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt ban hành * Cách 2: Từng cán nghiên cứu vào nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác năm kinh nghiệm năm trước, dự kiến hồ sơ cần lập năm, đưa cho cán phụ trách đơn vị góp ý kiến Cán phụ trách đơn vị tập hợp dự kiến danh mục hồ sơ cán đơn vị (bổ sung hồ sơ thiếu, bỏ hồ sơ trùng lặp không cần thiết) thành danh mục hồ sơ đơn vị Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng quan tập hợp danh mục hồ sơ đơn vị (bổ sung hồ sơ thiếu, bỏ hồ sơ trùng lặp ) thành danh mục hồ sơ chung quan, trình thủ trưởng xét duyệt ban hành Cách làm có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập đầy đủ, xác để bảo đảm hoàn thành thời gian có chất lượng, cán văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ Văn phòng quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc thường xuyên 35 đơn vị Danh mục hồ sơ năm làm lần vào cuối năm trước Những quan có tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ thay đổi, cần đầu tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, năm sau điều chỉnh, bổ sung số hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ, chương trình công tác năm tiếp tục sử dụng - Cách sử dụng danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ thủ trưởng phê duyệt cần thành nhiều bản: Trưởng phòng tổ chức hành giữ để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ Cán văn thư giữ để theo dõi lập hồ sơ thuộc phần phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ dấu đến (khi đóng vào công văn đến) cột lưu hồ sơ sổ đăng ký công văn đi, đến Cán lưu trữ giữ để nắm số lượng hồ sơ cần lập năm mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho đơn vị đồng thời làm sở để theo dõi, hướng dẫn cán quan lập hồ sơ thu hồ sơ lưu trữ Phòng Tổ chức hành (hoặc trích sao) gửi phòng UBND để thực Cán nghiệp vụ vào danh mục hồ sơ, xem phải lập hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ (như danh mục hồ sơ) Trong trình giải công việc tài liệu thuộc hồ sơ đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ kết thúc công việc giải xong (hoặc hết năm văn thư tập lưu công văn đi) 36 6.3 Phương pháp lập hồ sơ - Cơ quan lập hồ sơ theo phương pháp tài liệu vừa ban hành xong - Nội dung việc mở hồ sơ + Mở hồ sơ Căn danh mục hồ sơ UBND thực tế công việc giao, công chức, viên chức, nhân viên phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Công chức , viên chức, nhân viên trình giải công việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ + Thu thập văn vào hồ sơ Viên chức, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lí, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp + Kết thúc biên mục hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Viên chức, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ xung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải biên mục hồ sơ đầy đủ 6.4 Nộp hồ sơ vào tài hiệu lưu trữ quan Cơ quan tiến hành lưu trữ hồ sơ tiến hành lưu trữ riêng a) Trách nhiệm viên chức + Những người làm việc có trách nhiệm phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo thời hạn quy định Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ quan biết phải đồng ý Chủ tịch, thời hạn giữ lại không 02 năm + Công chức, viên chức chuyển công tác vệc nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho quan cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ tài liệu quan làm tài liệu riêng mang 37 sang quan, tổ chức khác b) Thời hạn nộp lưu tài liệu + thời hạn 01 năm kể từ ngày kết thúc công việc + Sau 03 tháng kể từ ngày công trình đoán với tài liệu xây dựng c) Thành phần hồ sơ tài liệu Thành phần hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên từ loại hồ sơ tài liệu sau: + Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành + Hồ sơ công việc chưa giải xong + Hồ sơ phối hợp giải công việc + Các văn bản, tai liệu gửi để biết, để tham khảo d) Thủ tục giao nhận Khi giao nhận hồ sơ tài liệu đơn vị viên chức, công chức Tìm hiểu vê nghi thức nhà nước kĩ giao tiếp Cơ quan không ban hành văn quy định nghi thức nhà nước kĩ giao tiếp Có thể nói điểm hạn chế quan văn quy đinh nghi thức nhà nước trình làm việc quan có vi phạm không sử phạt cách nghiêm túc Ngoài làm cho văn hóa quan bị hạn chế, không phát huy hết cấu tổ chức không chặt chẽ quan cần có thêm quy định quy định việc làm Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng quan Cơ quan bao gồm loại thiết bị: thiết bị truyền thông bao gồm có điện thoại, máy fax, máy tình nối mạng, máy chụp ảnh thiết bị chụp, in, ấn tài 38 liệu thiết bị khác máy phô tô, máy in, máy ken 8.2 Quản lí sử dụng thiết bị văn phòng Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng thành phần “cách mạng” công đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiên cần đươc cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng, phong phú nhiều chủng loại Các phương tiện kỹ thuật làm văn máy đánh chữ, máy tính tạo khả năng, thuận lợi to lớn khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa tim văn liệu Các phương tiện truyền tin truyền văn thiết bị viễn thông sử dụng rộng rãi cho việc nối mạng thông tin cục toàn quốc gia toàn cầu thuận lợi dễ dàng Tuy nhiên trang thiết bị môi trường văn phòng cải thiện phần lớn nhờ người dựa vào ứng dụng rộng rãi, hoạt động văn phòng Do khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cần quan tâm Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa toàn diện, nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo người lao động biết làm nhiều việc - Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị - giám sát việc kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân quản lý sử dụng - Thực hiên chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định Nhà nước Đề xuất việc lí, xử lí trang thiết bị hư hỏng không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu - Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu quan đơn vị + Sử dụng mục đích + Bảo quản theo yêu cầu + Bảo dưỡng theo định kì + Thay thể sửa chữa cần thiết 39 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Cơ quan biết ứng dụng phần mềm vào công tác văn phòng giúp cho trình làm việc hiệu Cơ quan sử dụng phần mềm VITEPortaloffice phần mềm thiết kế sở Portaloffice, hệ thống xây dựng giao diện Website thích hợp cho chương trình quản lí với tính quản lí công văn, xử lí hồ sơ công việc, quy trình, lịch quan, lịch công tác, nghiệp vụ văn phòng khác, quản lí hồ sơ nhân sự, tài liệu cá nhân, tin nhắn nội bộ, danh bạ, diễn đàn thảo luận nội Việc sử dụng văn phòng điện tử ví “cách mạng số hóa” công ty, chuyển đổi tài liệu thành liệu điện tử, tin học hóa hệ thống thông tin quản lí điều hành KẾT LUẬN Qua đợt kiến tập giúp nắm nhiều kiến thức thực tế hành quan Qua học hỏi thêm số kiến thức, nghiệp vụ Qua thời gian thực tế giúp có nhìn tổng quát công tác hành quan, đơn vị nghiệp nhà nước Mặc dù thời gian đầu có gặp số rắc rối trình tiếp cận với môi trường làm việc VP, 40 với bảo nhiệt tình cán hướng dẫn với tinh thần ham học hỏi mình, bước đầu thích ứng với môi trường làm việc nơi Những kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiếp thu sở giúp hình dung phần cách làm việc VP thực thụ để từ giúp định hướng tốt công việc chuyên môn 1.1 Thuận lợi Có quan tâm, giám sát thường xuyên tận tình anh hướng dẫn, cán nhà trường, quan tâm tạo điều kiện tốt cán bộ, nhân viên nơi thực tế cộng với dẫn nhiệt tình hỗ trợ tập thể đơn vị nói chung VP nói riêng Có giúp đỡ chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn học hỏi chia sẻ kinh nghiệm ban lớp, ngành Khoa tạo điều kiện cho viết báo cáo thực tế Môi trường làm việc cởi mở thân thiện VP phần giúp thấy thoải mái công tác nghiên cứu học tập 1.2 Khó khăn Vì lần tiếp xúc với môi trường thực tế nên không khỏi tránh sai sót: - Chưa nắm bắt hết quy trình làm việc văn phòng - Bỡ ngỡ với môi trường làm việc - Vẫn số nghiệp vụ chưa áp dụng - Vẫn chênh lệch thực tế lý thuyết 41