Đang tải... (xem toàn văn)
1. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 1.1. Các khái niệm 1.1.1. Khái niệm về Hội nghị Hội nghị là một cuộc họp được tổ chức có nhiều thành phần đại biểu tham dự, để bàn bạc hoặc giải quyết một hoặc nhiều công việc có tính chất chung nào đó. Hội nghị làquá trình thảo luận và xử lý thông tin nhằm đưa ra những quyết định đúng đắn theo đa số; Từ đó, xác định phương hướng, giải pháp, hành động cần phải tiến hành và sau đó có kế hoạch kiểm tra, xem xét hiệu quả việc thực hiện chúng. Hội nghị là một hoạt động nhằm quán triệt, triển khai nhiệm vụ hoặc bàn bạc thảo luận đi đến thống nhất một kế hoạch, một chủ trương hay một công việc nào đó, trên cơ sở đó đưa ra những phương hướng, giải pháp nhằm huy động sức mạnh của tập thể cùng nhau nỗ lực phấn đấu hoàn thành công việc nội bộ của cơ quan đề ra hoặc nhiệm vụ của cấp trên giao cho. Vì vậy, việc tổ chức Hội nghị tại cơ quan, đơn vị là một trong những công việc rất quan trọng, cần phải được tổ chức cẩn trọng, chu đáo nhằm phát huy được hiệu quả cao nhất. Để tổ chức một Hội nghị thành công người cán bộ công chức văn hóaxã hội xã khi viết kịch bản cần có những kỹ năng và kiến thức cơ bản về việc xây dựng kịch bản chương trình và cách thức để tổ chức Hội nghị thành công. Mỗi Hội nghị được tổ chức đều có mục đích, ý nghĩa, nội dung, mục tiêu và tầm quan trọng khác nhau do đó trong phạm vi bài giảng này chúng ta chỉ nghiên cứu những kỹ năng cơ bản để xây dựng kịch bản chương trình Hội nghị, căn cứ vào mục đích, ý nghĩa, mục tiêu và quy mô của Hội nghị được tổ chức, người viết kịch bản xây dựng kịch bản cho phù hợp với từng loại Hội nghị. 1.1.2. Khái niệm về kịch bản chương trình Hội nghị Kịch bản chương trình Hội nghị là toàn bộ nội dung chương trình Hội nghị được viết ra dưới dạng văn bản, thể hiện đầy đủ các yếu tố: mục đích ý nghĩa, quy mô, thời gian, địa điểm, trang trí khánh tiết, người dẫn chương trình, người chủ trì Hội nghị, thư ký Hội nghị, âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị khác phục vụ cho Hội nghị đạt hiệu quả và chất lượng cao. Một kịch bản chương trình Hội nghị tốt, có chất lượng là kịch bản bao quát được toàn bộ nội dung chương trình Hội nghị một cách đầy đủ và chi tiết. Vì thế để viết được kịch bản chương trình Hội nghị người viết kịch bản phải có kỹ năng và kiến thức hiểu biết nhất định. Một chương trình Hội nghị tổng kết công tác năm khác với một chương trình Hội nghị phát động phong trào thi đua yêu nước, tôn vinh các gia đình văn hóa, tổng kết công tác phòng chống bạo lực gia đình hoặc quán triệt triển khai chỉ tiêu kế hoạch nhà nước giao… Điều đó có nghĩa là Không có mẫu kịch bản chung, chi tiết áp dụng cho tất cả các Hội nghị mà tùy thuộc vào tính chất, mức độ và quy mô của từng Hội nghị người viết kịch bản cân nhắc xây dựng kịch bản chương trình cho phù hợp. Kịch bản chương trình Hội nghị được chia làm 2 loại: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết; Kịch bản tổng quát là kịch bản khái quát được toàn bộ nội dung chương trình Hội nghị, tập hợp được các vấn đề, sự vật, sự việc có quan hệ chặt chẽ với nhau, làm thành một thể thống nhất, làm sáng tỏ chủ đề và trọng tâm của Hội nghị, đồng thời kịch bản tổng quát là kịch bản khái quát được toàn bộ mục đích ý nghĩa, mục tiêu, tầm quan trọng, nội dung, hình thức, nguồn kinh phí và đưa ra được các giải pháp triển khai thực hiện Hội nghị đạt hiệu quả cao đây là dạng kịch bản trìnhcấp có thẩm quyền phê duyệt, trên cơ sở đó xây dựng kịch bản chi tiết để triển khai tổ chức thực hiện. Kịch bản chi tiết là kịch bản cụ thể hóa, chi tiết hóa kịch bản tổng quát. Kịch bản chi tiết là kịch bản xác định nhiệm vụ cụ thể, đầy đủ, chi tiết đến từng phần, từng việc, từng điểm rất nhỏ trong nội dung của chương trình Hội nghị, giúp cho việc tổ chức triển khai thực hiện Hội nghị đạt hiệu quả cao. 1.1.3. Khái niệm về người dẫn chương trình Hội nghị Người dẫn chương trình Hội nghị thông thường là cán bộ tổ chức của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị tổ chức Hội nghị. Nói cách khác người dẫn chương trình Hội nghị là người được lãnh đạo tin tưởng giao nhiệm vụ dẫn chương trình cho Hội nghị có trách nhiệm kiểm tra con số đại biểu tham dự Hội nghị báo cáo cho lãnh đạo biết. Sau khi có ý kiến của lãnh đạo cho phép Hội nghị tiến hành, người dẫn chương trình thực hiện các thủ tục nghi lễ khai mạc Hội nghị, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, mời cán bộ lãnh đạo Chủ trì Hội nghị lên điều hành Hội nghị, mời thư ký Hội nghị lên ghi biên bản Hội nghị. Quá trình diễn biến và kết quả Hội nghị do Chủ trì Hội nghị điều hành, thư ký Hội nghị ghi biên bản, Kết thúc Hội nghị người dẫn chương trình thay mặt Ban tổ chức Hội nghị nói lời cám ơn và chúc các đại biểu tham dự Hội nghị sức khỏe và thành công.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chuyên đê TỔ CHỨC HỘI NGHỊ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ThS.GVC Trần Thị Phương Thúy HÀ NỘI - 2016 1 Chuyên đê TỔ CHỨC HỘI NGHỊ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Khái niệm Hội nghị - Hội nghị họp tổ chức có nhiều thành phần đại biểu tham dự, để bàn bạc giải nhiều công việc có tính chất chung Hội nghị trình thảo luận xử lý thông tin nhằm đưa định đắn theo đa số; Từ đó, xác định phương hướng, giải pháp, hành động cần phải tiến hành sau có kế hoạch kiểm tra, xem xét hiệu việc thực chúng - Hội nghị hoạt động nhằm quán triệt, triển khai nhiệm vụ bàn bạc thảo luận đến thống kế hoạch, chủ trương hay công việc đó, sở đưa phương hướng, giải pháp nhằm huy động sức mạnh tập thể nỗ lực phấn đấu hoàn thành công việc nội quan đề nhiệm vụ cấp giao cho Vì vậy, việc tổ chức Hội nghị quan, đơn vị công việc quan trọng, cần phải tổ chức cẩn trọng, chu đáo nhằm phát huy hiệu cao - Để tổ chức Hội nghị thành công người cán công chức văn hóa-xã hội xã viết kịch cần có kỹ kiến thức việc xây dựng kịch chương trình cách thức để tổ chức Hội nghị thành công Mỗi Hội nghị tổ chức có mục đích, ý nghĩa, nội dung, mục tiêu tầm quan trọng khác phạm vi giảng nghiên cứu kỹ để xây dựng kịch chương trình Hội nghị, vào mục đích, ý nghĩa, mục tiêu quy mô Hội nghị tổ chức, người viết kịch xây dựng kịch cho phù hợp với loại Hội nghị 1.1.2 Khái niệm kịch chương trình Hội nghị Kịch chương trình Hội nghị toàn nội dung chương trình Hội nghị viết dạng văn bản, thể đầy đủ yếu tố: mục đích ý nghĩa, quy mô, thời gian, địa điểm, trang trí khánh tiết, người dẫn chương trình, người chủ trì Hội nghị, thư ký Hội nghị, âm thanh, ánh sáng trang thiết bị khác phục vụ cho Hội nghị đạt hiệu chất lượng cao Một kịch chương trình Hội nghị tốt, có chất lượng kịch bao quát toàn nội dung chương trình Hội nghị cách đầy đủ chi tiết Vì để viết kịch chương trình Hội nghị người viết kịch phải có kỹ kiến thức hiểu biết định Một chương trình Hội nghị tổng kết công tác năm khác với chương trình Hội nghị phát động phong trào thi đua yêu nước, tôn vinh gia đình văn hóa, tổng kết công tác phòng chống bạo lực gia đình quán triệt triển khai tiêu kế hoạch nhà nước giao… Điều có nghĩa Không có mẫu kịch chung, chi tiết áp dụng cho tất Hội nghị mà tùy thuộc vào tính chất, mức độ quy mô Hội nghị người viết kịch 2 cân nhắc xây dựng kịch chương trình cho phù hợp Kịch chương trình Hội nghị chia làm loại: kịch tổng quát kịch chi tiết; Kịch tổng quát kịch khái quát toàn nội dung chương trình Hội nghị, tập hợp vấn đề, vật, việc có quan hệ chặt chẽ với nhau, làm thành thể thống nhất, làm sáng tỏ chủ đề trọng tâm Hội nghị, đồng thời kịch tổng quát kịch khái quát toàn mục đích ý nghĩa, mục tiêu, tầm quan trọng, nội dung, hình thức, nguồn kinh phí đưa giải pháp triển khai thực Hội nghị đạt hiệu cao - dạng kịch trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, sở xây dựng kịch chi tiết để triển khai tổ chức thực Kịch chi tiết kịch cụ thể hóa, chi tiết hóa kịch tổng quát Kịch chi tiết kịch xác định nhiệm vụ cụ thể, đầy đủ, chi tiết đến phần, việc, điểm nhỏ nội dung chương trình Hội nghị, giúp cho việc tổ chức triển khai thực Hội nghị đạt hiệu cao 1.1.3 Khái niệm người dẫn chương trình Hội nghị Người dẫn chương trình Hội nghị thông thường cán tổ chức quan, đơn vị có trách nhiệm giúp lãnh đạo quan, đơn vị tổ chức Hội nghị Nói cách khác người dẫn chương trình Hội nghị người lãnh đạo tin tưởng giao nhiệm vụ dẫn chương trình cho Hội nghị có trách nhiệm kiểm tra số đại biểu tham dự Hội nghị báo cáo cho lãnh đạo biết Sau có ý kiến lãnh đạo cho phép Hội nghị tiến hành, người dẫn chương trình thực thủ tục nghi lễ khai mạc Hội nghị, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, mời cán lãnh đạo Chủ trì Hội nghị lên điều hành Hội nghị, mời thư ký Hội nghị lên ghi biên Hội nghị Quá trình diễn biến kết Hội nghị Chủ trì Hội nghị điều hành, thư ký Hội nghị ghi biên bản, Kết thúc Hội nghị người dẫn chương trình thay mặt Ban tổ chức Hội nghị nói lời cám ơn chúc đại biểu tham dự Hội nghị sức khỏe thành công 1.1.4 Khái niệm Người chủ trì Hội nghị Người chủ trì Hội nghị thông thường lãnh đạo quan, đơn vị tổ chức Hội nghị người chịu trách nhiệm toàn mục đích, ý nghĩa, nội dung, mục tiêu công việc trọng tâm Hội nghị cần phải đại biểu tham dự Hội nghị trao đổi thảo luận đến biểu thống Nhưng tính chất, quy mô, đặc điểm, đặc thù Hội nghị khác nên có Hội nghị quan, đơn vị mời Thủ trưởng cấp Nhà quản lý, Nhà khoa học, Chuyên gia có uy tín để Chủ trì Hội nghị Người chủ trì Hội nghị người trực tiếp điều hành toàn nội dung chương trình chịu trách nhiệm trước kết Hội nghị Do người Chủ trì Hội nghị lĩnh trị, phẩm chất đạo đức, lực chuyên môn, cần phải có kỹ thích ứng xử lý tốt tình xảy Hội nghị, hướng dẫn Hội nghị đến thành công Người Chủ trì Hội nghị phải tuân thủ nguyên tắc tổ chức Hội nghị, đóng vai trò chủ chốt việc đạo, điều hành, không bỏ qua quy tắc Hội nghị đề ra, đảm bảo thời gian, chất lượng hiệu Hội nghị Có khả quan sát thái độ đồng tình hay không đồng tình đại biểu tổng hợp ý kiến thành viên tham dự Hội nghị, sở đưa kết luận sáng suốt, đắn hiệu Vì để viết kịch chương trình Hội nghị triển khai tổ chức Hội 3 nghị thành công người viết kịch phải xin ý kiến đạo tập thể lãnh đạo quan, đơn vị tiến cử người có đủ lực kỹ điều hành Hội nghị đến thắng lợi để đưa vào kịch (Tùy theo tính chất, quy mô Hội nghị mà tập thể lãnh đạo chọn lựa tiến cử đến người…) 1.1.5 Khái niệm Thư ký Hội nghị Thư ký Hội nghị có trách nhiệm: Ghi biên Hội nghị; Tổng hợp đầy đủ, trung thực, xác ý kiến phát biểu đại biểu Hội nghị; Giúp Chủ trì Hội nghị việc điều khiển thảo luận biểu Hội nghị Với nhiệm vụ nêu trên, đòi hỏi Thư ký Hội nghị phải người có trình độ, có kiến thức tổng hợp, có khả tốc ký để ghi chép đầy đủ ý kiến phát biểu đại biểu kết luận người Chủ trì Hội nghị Do người viết kịch chương trình Hội nghị cần phải xin ý kiến đạo tập thể lãnh đạo quan, đơn vị chọn lựa tiến cử để ghi vào kịch 1.2 Kỹ xây dựng kịch chương trình Hội nghị 1.2.1 Xác định rõ mục đích, nhiệm vụ tổ chức Hội nghị Khác với họp để giải công việc thường nhật quan, đơn vị, Hội nghị thường tổ chức nhằm mục đích quán triệt tinh thần đạo cấp triển khai thực nhiệm vụ, kế hoạch quan, đơn vị Tùy theo tính chất, mức độ, tầm quan trọng Hội nghị người viết kịch phải có trình độ, kiến thức, có khả hình dung toàn chương trình Hội nghị diễn từ bắt đầu lúc kết thúc Có Hội nghị cần phải có chuẩn bị tài liệu, văn có liên quan để phát trực tiếp, chỗ cho đại biểu tham dự Hội nghị, để thành viên Hội nghị nghiên cứu, sở phát biểu kiến cá nhân thể rõ thái độ đồng ý hay không đồng ý Có Hội nghị cần phải chuẩn bị tài liệu, văn bản, báo cáo, nội dung chương trình Hội nghị gửi cho đại biểu nghiên cứu trước tuần hay nửa tháng để họ chuẩn bị tham góp ý kiến Hội nghị Chủ trì Hội nghị người điều hành Hội nghị từ đầu lúc kết thúc, có trách nhiệm báo cáo trước Hội nghị vấn đề cốt lõi, then chốt để Hội nghị xem xét Sau lắng nghe ý kiến phát biểu đại biểu, Chủ trì Hội nghị tổng hợp ý kiến kết luận Hội nghị theo nguyên tắc thiểu số phục tùng đa số Thư ký Hội nghị có trách nhiệm ghi chép đầy đủ ý kiến phát biểu đại biểu kết luận người chủ trì Hội nghị Quá trình diễn Hội nghị kết Hội nghị không dễ dàng thống nhanh chóng Bởi điều quan trọng công tác xây dựng kịch chương trình Hội nghị là: Đặt mục đích, mục tiêu rõ ràng, nhiệm vụ cụ thể chuẩn bị đầy đủ thông tin tư liệu cần thiết cho đại biểu tham dự Hội nghị có sở để nghiên cứu, bàn bạc, thảo luận đến kết thống 1.2.2 Xác định nội dung chương trình Hội nghị Căn kế hoạch tổ chức Hội nghị lãnh đạo giao, công việc người viết kịch phải xác định nội dung chương trình Hội nghị, sở tập trung trí tuệ tài viết kịch chương trình Hội nghị theo mục đích yêu cầu lãnh đạo đề ra, trình lãnh đạo phê duyệt triển khai thực Nếu nội dung chương trình Hội nghị chuẩn bị chưa tốt sơ sài, thiếu chu đáo, vấn đề trọng tâm cần phải đưa Hội nghị để đại biểu tham dự thảo luận, bàn bạc chưa xác định rõ 4 ràng đại biểu mời tham dự Hội nghị không đối tượng… chắn Hội nghị không đạt kết Để giảm thiểu sai sót nội dung chương trình tổ chức Hội nghị, viết kịch chương trình Hội nghị, người viết kịch phải xác định toàn nội dung chương trình hình thức thể công việc khác có liên quan đến công tác phục vụ Hội nghị, sở khắc phục yếu kém, tránh rườm rà không cần thiết khâu chuẩn bị nhằm giảm thiểu tối đa nguồn nhân lực kinh phí lại đạt hiệu cao 1.2.3 Lên kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức Hội nghị Tùy theo tính chất, quy mô Hội nghị mà người viết kịch chương trình Hội nghị lên kế hoạch có thành lập hay không thành lập Ban tổ chức Ai người chủ trì, thư ký? Những Hội nghị nhằm triển khai tiêu kế hoạch nhà nước giao, thủ trưởng quan, đơn vị giao nhiệm vụ cho Phòng Tổ chức-Hành Chánh văn phòng đảm nhận lên kế hoạch triển khai thực nội quan, đơn vị Ở Hội nghị có quy mô lớn hơn, người viết kịch lên kế hoạch theo nội dung công việc quy định kịch đề nghị lãnh đạo quan, đơn vị thành lập Ban tổ chức, xác định rõ số lượng đại biểu, khách mời, thời gian, địa điểm tổ chức Hội nghị Có hay không trang trí khánh tiết tài liệu văn phục vụ Hội nghị? Các điều kiện cần thiết khác: Lễ tân đón tiếp đại biểu, quay phim, chụp ảnh, máy chiếu, âm nhạc, tiết mục văn nghệ phục vụ khai mạc, nghỉ giải lao bế mạc Hội nghị? Hoa trang trí, hoa chúc mừng Hội nghị, thẻ đeo Ban Tổ chức, đại biểu, khách mời, sơ đồ xếp bàn ghế Hội trường, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, micro (có dây, không dây, dự phòng) vấn đề khác có liên quan đến Hội nghị cần phải chuẩn bị nghiêm túc có phân công công việc cụ thể cho thành viên Ban tổ chức Trên sở lập dự trù kinh phí theo công việc (thù lao đại biểu, thẻ đeo Ban tổ chức, khách mời, nước uống giải khát, kể vật dụng mượn, thuê mướn, hợp đồng mua bán phục vụ Hội nghị…) người viết kịch lập tờ trình, kèm theo kịch chương trình dự trù kinh phí phục vụ Hội nghị trình lãnh đạo phê duyệt 1.2.4 Xây dựng kịch chương trình Hội nghị Để xây dựng kịch chương trình Hội nghị người viết kịch cần nắm vững bước sau: Một là: Kiểm tra lại thời gian tổ chức Hội nghị từ đến vào ngày tháng năm nào, lãnh đạo có ý kiến thay đổi không? Địa điểm đâu? Hội trường lớn hay Hội trường nhỏ, có hay trang trí khánh tiết? Nghi thức khai mạc bế mạc Hội nghị theo phương thức nào? Ai người chủ trì, thư ký, người dẫn chương trình? Lên danh sách, gửi giấy mời kèm theo chương trình Hội nghị cho đại biểu, khách mời Tổng số danh sách đại biểu, khách mời bao nhiêu? (đồng thời kèm theo Hồ sơ trích ngang đại biểu, khách mời để phận lễ tân xếp bố trí chỗ ngồi hợp lý) Có hay thẻ đeo cho Ban tổ chức, đại biểu, khách mời Ai người đọc báo cáo, đại biểu có phát biểu tham luận? đại biểu đăng ký phát biểu Hội nghị? Mỗi đại biểu phát biểu vòng phút? Hai là: Mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng Hội nghị lãnh đạo UBND xã có điều chỉnh bổ sung điều khác không? Nhất nội dung, phạm vi, quy mô Hội nghị 5 có thay đổi không? Nghiên cứu thật sâu ý kiến đạo lãnh đạo việc tổ chức Hội nghị nhằm quán triệt triển khai kế hoạch công tác gì? Của cấp giao, hay quan, đơn vị đề ra? Hướng tới mục tiêu gì? Thảo luận bàn bạc giải vấn đề gì? Có vấn đề cần phải trao đổi thảo luận đến thống nhất? Mỗi vấn đề cần có thời gian dành cho đại biểu phát biểu ý kiến? Biểu tán thành hay không tán thành hình thức bỏ phiếu kín, hay giơ tay? Ba là: Kiểm tra lại hình thức tổ chức hội nghị lãnh đạo có ý kiến đạo khác trước không? Kinh phí tổ chức Hội nghị lãnh đạo duyệt so với kế hoạch đề tăng hay giảm, tăng tăng phần việc giảm giảm phần việc nào? Địa điểm tổ chức Hội nghị có hay phông âm thanh, ánh sáng, sân khấu Nếu Phòng họp phòng hình vuông hay hình chữ nhật? Nếu Hội trường rộng hay hẹp? Bục bệ, bàn ghế cho người chủ trì, thư ký đại biểu, khách mời bố trí nào? Có hay hiệu, pano, áp phích, có treo đâu, nội dung chữ viết nào? Trang trí khánh tiết theo nghi lễ nào? Có chào cờ hay không? Bốn là: Xác định người dẫn chương trình cho Hội nghị thông thường kịch chương trình Hội nghị kèm theo lời dẫn chương trình Nói cách khác người viết kịch chương trình đồng thời người viết lời dẫn chương trình không viết lời dẫn chương trình Hội nghị sinh động hấp dẫn có sức thuyết phục tác giả kịch Nhưng lúc người viết kịch đồng thời người dẫn chương trình Hội nghị viết lời dẫn hay có khả diễn đạt trước Hội nghị tốt ngược lại có người viết không hay lại có tài hùng biện trước công chúng nên đảm nhận công việc dẫn chương trình cho Hội nghị lại có sức thuyết phục Do việc xác định người dẫn chương trình kịch chương trình Hội nghị phải đặt nghiên cứu cẩn trọng đề xuất lãnh đạo xem xét tiến cử người có khả năng, góp phần vào thành công chung Hội nghị Sau liệu cần thiết có tay ta bắt đầu đặt bút viết Đây kịch chương trình triển khai tổ chức thực Xin ví dụ sau dạng Hội nghị có nghi thức làm lễ chào cờ Cụ thể: - Khai mạc Khai mạc Hội nghị phần đầu chương trình Hội nghị, người cán Ban tổ chức phân công dẫn chương trình, cán Ban tổ chức Hội nghị có trách nhiệm tạo nên không khí vui tươi, phấn khởi đầm ấm tình đồng chí đồng nghiệp đại biểu khách mời tham dự Hội nghị Khai mạc Hội nghị thường có công việc sau: • Tập hợp lực lượng: Trong chờ đợi đại biểu, khách mời đến dự Hội nghị ta dùng âm nhạc với ca lạc quan yêu đời tạo không khí phấn chấn cho đại biểu, khách mời đến tham dự Hội nghị Bộ phận lễ tân đón đại biểu khách mời, phát tài liệu, tặng hoa (nếu có) cần phải thực công việc nêu nhanh gọn để tạo khí phấn khởi ban đầu cho Hội nghị • Tiến hành Nghi thức khai mạc Hội nghị 6 • Chào cờ Sau đại biểu, khách mời ổn định vị trí, chỗ ngồi, người cán dẫn chương trình Hội nghị xuất tư nghiêm trang, chỉnh tề mời đại biểu, khách mời tham dự Hội nghị đứng lên làm lễ chào cờ Dõng dạc hô: Nghiêm! Chào cờ ….chào! Quốc ca vang lên Nghi thức chào cờ xong Người cán dẫn chương trình hô: Thôi! Mời quí vị đại biểu khách mời an tọa Thông thường dùng từ cám ơn! Các đại biểu trở vị trí cũ • Tuyên bố lý do: Nghi thức chào cờ kết thúc, người cán dẫn chương trình làm nhiệm vụ tuyên bố lý tổ chức Hội nghị Nội dung tuyên bố lý nói lên mục đích ý nghĩa tầm quan trọng Hội nghị, lời lẽ tuyên bố lý ngắn gọn, rõ ràng, rành mạch, khúc chiết Kết thúc lời tuyên bố lý kèm theo lời chúc Hội nghị thành công tốt đẹp • Giới thiệu đại biểu: Sau tuyên bố lý phần giới thiệu đại biểu - Giới thiệu đại biểu cấp cao trước - Giới thiệu đại biểu khách mời trước, chủ nhà sau Lưu ý: - Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia - Linh hoạt phần giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ BTC sai sót) - Giới thiệu lãnh đạo có trách nhiệm cao quan, đơn vị lên khai mạc Hội nghị - Giới thiệu lãnh đạo cấp phát biểu đạo Hội nghị • Thông qua chương trình: Sau lời khai mạc lãnh đạo quan, đơn vị, lời phát biểu đạo Hội nghị lãnh đạo cấp trên, người dẫn chương trình thông qua Hội nghị toàn nội dung chương trình Hội nghị quy định chặt chẽ kịch Sau mời Chủ trì Hội nghị lên điều hành Hội nghị Mời thư ký Hội nghị lên làm nhiệm vụ ghi Biên Hội nghị 1.2.5 Nội dung chương trình Hội nghị Đây phần chương trình Hội nghị, Người chủ trì Hội nghị nội dung chương trình cụ thể hóa kịch để điều hành Hội nghị • Người chủ trì Hội nghị có trách nhiệm đưa Hội nghị nội dung cần trao đổi thảo luận Hội nghị để đến thống • Bố trí xếp cho đại biểu, khách mời đọc báo cáo, phát biểu tham luận, phát biểu Hội nghị vị đại biểu, khách mời cách hợp lý, tạo không khí đoàn kết, phấn khởi, vui tươi, lạc quan Hội nghị • Sau Hội nghị thảo luận, trao đổi, bàn bạc vấn đề cách sôi đầy trách nhiệm Chủ trì Hội nghị có trách nhiệm tổng hợp tất ý kiến thành viên 7 tham dự Hội nghị, sở kết luận vấn đề cụ thể rõ ràng Đề nghị thành viên tham dự Hội nghị ý kiến khác biểu thông qua theo nguyên tắc thiểu số phục tùng đa số - Chủ trì Hội nghị Thông qua Kết luận Hội nghị - Thư ký Hội nghị thông qua Biên Hội nghị 1.2.6 Bế mạc Đây phần cuối toàn chương trình Hội nghị, cần tạo không khí vui tươi phấn khởi để kết thúc Hội nghị Bế mạc Hội nghị thường có phần sau: - Công bố định khen thưởng Tiến hành trao phần thưởng bục danh dự cho tập thể cá nhân xuất sắc (nếu có) - Thay mặt Ban Tổ chức Hội nghị, người dẫn chương trình đọc lời Bế mạc, nói lời cám ơn, chúc sức khỏe đại biểu, khách mời tham dự Hội nghị - Mời đại biểu, khách mời chụp ảnh lưu niệm Bộ phận lễ tân tiễn đại biểu khách mời với trân trọng KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.1 Những khái niệm 2.1.1 Sự kiện Theo từ điển tiếng Việt (2005): Sự kiện “cái gì/ việc quan trọng xảy ra“, Từ “sự kiện„ tiếng Việt sử dụng để việc quan trọng, cố bất ngờ, xảy hầu hết lĩnh vực đời sống xã hội giới tự nhiên Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện (Ví dụ nói đến kiện kinh tế tiêu biểu Việt Nam năm người ta đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…) Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện ở Việt Nam người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn các lĩnh vực thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu kiện theo nghĩa có hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mô lớn, có ý nghĩa định đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh nước, phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin) xem kiện Ví dụ các sự kiện như: hội nghị nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, thi hoa hậu toàn quốc… - Trong đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa 8 kiện đương nhiên cách hiểu nói trên, bao hàm hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng hẹp đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời… Từ khái quát có thể chỉ khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) sau: Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng và hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục - tập quán… 2.1.2 Tổ chức sự kiện Theo quan điểm hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự kiện… Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức kiện trình bao gồm một số hoặc toàn bộ công việc: Xây dựng ý tưởng, nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện 2.1.3 Phân loại kiện 2.1.3.1 Theo quy mô, lãnh thổ Quy mô kiện tiêu chí định lượng, nhiên không chỉ dựa vào số lượng người tham gia, hay quy mô không gian tổ chức kiện để phân loại mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng kiện để xác định quy mô (vì có kiện xã có nhiều người tham gia, tổ chức sân vận động xã gọi kiện lớn được) - Sự kiện lớn: Là kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia, quốc tế, thường có tham gia nhiều người, thời gian tổ chức kiện dài, nội 9 dung hoạt động đa dạng, phong phú Ví dụ: Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh nước nói tiếng Pháp… - Sự kiện nhỏ: Là kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn phạm vi tổ chức doanh nghiệp gia đình), thường có tham gia người, thời gian tổ chức kiện ngắn, nội dung hoạt động ít… Ví dụ: hội nghị tổng kết công ty A, đám cưới anh Nguyễn Văn B, họp lớp cuối năm… Theo lãnh thổ chia thành: - Sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thành lập lập huyện A), - Sự kiện vùng (lễ hội cồng chiêng Tây Nguyên) - Sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù toàn quốc lần thứ…) - Sự kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic…) 2.1.3.2 Theo thời gian Tiêu chí thời gian có thể cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ - Theo độ dài thời gian, cứ vào thời gian diễn kiện chia thành: Sự kiện dài ngày, kiện ngắn ngày - Theo tính mùa vụ chia thành: + Sự kiện thường niên - diễn vào năm thường vào thời điểm định Ví dụ: Hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm/ cuối năm, lễ hội thường niên… + Sự kiện không thường niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại năm Ví dụ: lễ khai trương cửa hàng, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A…) 2.1.3.3 Theo hình thức mục đích Đây cách phân loại phổ biến có ý nghĩa nghiệp vụ tổ chức kiện Vì hình thức tổ chức kiện thường phụ thuộc vào mục đích kiện nên thường liền với Trong tài liệu tạm chia thành nhóm sau: * Sự kiện kinh doanh: kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp + Sự kiện kinh doanh (Bussiness event) 10 10 + Entertainment events: Event giải trí + Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh - sinh viên, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp…) + Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow + Festive events: Event lễ hội + Triển lãm nghệ thuật + Biểu diễn nghệ thuật + Khai trương: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc + Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ… * Sự kiện thể thao: + Thi đấu + Hội thi, hội khỏe… + Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn… + Giao lưu thể thao * Sự kiện thống/ Sự kiện nhà nước (Government events): Loại kiện thường có chuẩn mực quy tắc riêng, chủ đầu tư kiện quan nhà nước + Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương + Phát động phong trào + Hội thảo, hội nghị… + Họp báo; Hội nghị hiệp thương + Đón tiễn… * Sự kiện truyền thông: kiện có tính truyền thông cao, thường hay nhiều quan truyền thông báo chí chủ đầu tư kiện, có tham gia quan truyền thông trình tiến hành kiện + Lễ ghi nhận thương hiệu + Thu hút nhà tài trợ + Kỷ niệm + Gây quỹ + Phát động phong trào… + Họp báo, thông cáo báo chí… Cần lưu ý phân loại nói mang tính chất tương đối, thực 12 12 tế hình thức kiện thuộc nhiều loại kiện khác Ví dụ: hội thảo, hội nghị… Mặt khác với kiện cụ thể thuộc hai hay nhiều loại nói 2.2 Quy trình tổ chức kiện 2.2.1 Xây dựng ý tưởng kiện Ý tưởng “linh hồn kiện” Sáng tạo ý tưởng nhiệm vụ quan trọng hàng đầu bước tổ chức kiện, “kim nam” định hướng cho nhà tổ chức triển khai thực kiện – đáp ứng nhu cầu bên liên quan Một kiện thành công kiện có ý tưởng tốt (tính độc đáo, lạ, ấn tượng khả thi) Để có điều đó, nhà tổ chức kiện cần phải tích cực nghiên cứu thực cách hệ thống theo nhiều bước: a Hình thành ý tưởng nỗ lực động não cá nhân Sử dụng mô hình 5W Goldblatt (1997) * Why: Tại kiện tổ chức? Làm rõ lý tổ chức kiện xác định mục tiêu kiện Nhiệm vụ cần tiến hành bắt đầu lập kế hoạch kiện Bởi vì, cung cấp cho nhà tổ chức kiện hướng nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu Tổ chức kiện mà mục đích rõ ràng lãng phí lớn thời gian nguồn lực * Who: Những liên quan đến kiện này? Cần xác định rõ bên liên quan đến kiện: Đó người có liên quan bên (Ban lãnh đạo, hội đồng, nhân viên khán giả khách) người liên quan bên (truyền thông, khách chính) Xác định rõ điều sở vận động tài trợ Bởi vì, nhà tài trợ muốn biết có % người tham dự kiện khách hàng mục tiêu họ ai? * When: Sự kiện diễn nào? Có đủ thời gian để nghiên cứu lên kế hoạch không? Việc xác định thời gian có phù hợp với nhu cầu khán giả không? Thời gian lựa chọn có bị trùng với kiện khác không? Thời tiết thời gian tổ chức kiện nào? Đặc biệt, kiện tổ chức trời, ngày dự kiến tổ chức có mưa bão thảm họa Vì thế, cần phải cập nhật thông tin thời tiết vào ngày diễn kiện chuẩn bị phương án dự phòng * Where: Sự kiện tổ chức đâu? Sự lựa chọn địa điểm tổ chức kiện địa điểm thiết kế sân khấu phải cân tốt nhu cầu chủ kiện, tiện lợi cho khán giả, dễ dàng đến 13 13 chi phí Thông thường, ấn tượng khách điểm đến/ doanh nghiệp/ nhân phụ thuộc nhiều vào bầu không khí kiện Do đó, tùy theo mục đích, nhà tổ chức cần lựa chọn địa điểm phù hợp để thỏa mãn tiêu chí mang lại thành công cho chương trình * What: Tất cần phải làm cho kiện? - Trước hết, cần phải đặt tên cho kiện Tên kiện có vai trò quan trọng yếu tố để nhận biết để nhớ kiện Có thể gắn tên với mục đích, gắn tên với nội dung, gắn tên với thời gian, tên gắn kết hỗn hợp yếu tố Nhà tổ chức kiện cân nhắc vấn đề đặt tên + Có thể phân biệt với kiện khác không? + Có sức lôi không? + Có dễ nhớ không? + Có thích hợp không? + Có thể sử dụng lại không? Tiếp đến, nhà tổ chức kiện cần xác định chủ đề kiện gì? Sự kiện gồm hoạt động nào? (hoạt động chính, hoạt động phụ trợ) nguồn lực cần có để tổ chức kiện? Cần phải truyền thông để thu hút tài trợ, người tham gia khách tham quan b Phát triển ý tưởng kiện thông qua trao đổi nhóm Sau phạm vi kiện cá nhân thiết lập, cần vận dụng trí tuệ tập thể để ý tưởng thăng hoa tưởng tượng phong phú cá nhân, qua nhận tư vấn nhiều bên liên quan 2.2.2 Chuẩn bị hồ sơ kiện 2.2.2.1 Thành lập nhóm sáng tạo (nhóm chức danh) Tùy theo quy mô và loại hình sự kiện cũng mô hình tổ chức lao động của sự kiện có thể có nhiều chức danh khác Khái quát công việc có thể chia thành các nhóm chức danh bản sau: * Quản trị kiện Là chức danh giữ vị trí tổng điều hành kiện, với trách nhiệm lập kế hoạch quản lý toàn kiện từ xây dựng - Nhà quản lý sự kiện - Các cán bộ quản lý trung gian - Nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện 14 14 - Nhân viên cung ứng các dịch vụ tổ chức kiện 2.2.2.2 Khảo sát địa điểm a Tổng quan địa điểm tổ chức kiện Địa điểm tổ chức sự kiện (venue) là nơi được lựa chọn để tiến hành các hoạt động sự kiện Đi liền với khái niệm tổ chức kiện là không gian tổ chức sự kiện, nó là tập hợp các điều kiện cụ thể về vị trí, cảnh quan, bầu không khí, kiến trúc… tạo nên một không gian nơi sẽ diễn sự kiện b Các yêu cầu lựa chọn địa điểm tổ chức kiện Khi định thông điệp cho kiện đó, cần xác định địa điểm tốt để tổ chức kiện nhằm truyền đạt thông điệp đến quảng đại công chúng Khi chọn địa điểm ưng ý, xem xét vấn đề sau: - Địa điểm cần phải phù hợp với chủ đề của sự kiện (Một cuộc hội thảo khoa học chẳng hạn cần phải tổ chức ở những địa điểm chuyên nghiệp, trang trọng; đó một cuộc triển lãm nghề thủ công lại không nên tổ chức ở một trung tâm hội nghị…) - Địa điểm cần phải phù hợp với quy mô của sự kiện (Ví dụ cần trả lời các câu hỏi như: địa điểm chứa tối đa người? Có phù hợp với số lượng khách mời dự tính hay không? Không nên chật, ko dư thừa khoảng không…) - Có vị trị thích hợp (lưu ý các vấn đề về khoảng cách, đường giao thông, điểm đỗ xe…) - Có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, không chịu ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực (ví dụ ở một vùng có không khí ô nhiễm, tiếng ồn lớn sẽ không phù hợp với đa số các loại hình sự kiện) - Có các lối vào, lối ra, kho khu vực nghỉ của khán giả, thiết bị, diễn viên, khách VIP, nhân viên người khuyết tật… phù hợp - Đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ khác - Lưu ý các vấn đề về nguồn điện, nước Hệ thống thông gió, điều hòa nhiệt độ; hệ thống âm thanh, ánh sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy - Những dịch vụ cũng sự hỗ từ doanh nghiệp quản lý địa điểm tổ chức kiện - Các yêu cầu về thông tin liên lạc (điện thoại, fax, internet, thậm chí các chi tiết nhỏ wifi, các giắc cắm nguồn cho máy tính…) - Khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp (khu vực sơ cứu, khu vực an toàn cho khách VIP), lối thoát hiểm… 15 15 - Cuối vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí dự trù hay không? 2.2.2.3 Lập dự trù kinh phí Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện (event budget planer) đó là việc liệt kê và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh quá trình tổ chức sự kiện Khi lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần: - Lập dự toán bám sát với chương trình đã được thỏa thuận với nhà đầu tư sự kiện - Dự kiến và tính toán một cách tương đối chính xác các chi phí cần chi trả cho các hàng hóa, dịch vụ cần có để thực hiện chương trình - Đưa những đề xuất, điều chỉnh theo yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện hoặc nhằm mục đích đảm bảo đạt được các mục tiêu của sự kiện - Giao việc lập dự toán cho người có kinh nghiệm việc lập chương trình, kế hoạch, lập dự toán của sự kiện Nếu có thể nên giao công việc này cho một nhóm chuyên gia có chuyên môn dưới sự điều hành của một trưởng nhóm có lực/ kinh nghiệm cao nhất 2.2.2.6 Xây dựng phân công nhiệm vụ Xây dựng phân công nhiệm vụ giúp cho nhà tổ chức kiện theo dõi toàn tiến trình kiện thông qua việc báo cáo phận kiện Có thể phân công trách nhiệm cho số phận như: a Bộ phận truyền thông Chịu trách nhiệm thiết kế việc truyền thông trước, sau kiện Hình thức nội dung truyền thông phải Ban tổ chức duyệt trước tiến hành b Bộ phận nội dung Đây phận quan trọng chịu trách nhiệm nội dung hình thức kiện, lực lượng đòi hỏi phải có kinh nghiệm, sáng tạo Mọi chi tiết nhỏ nội dung phải Ban tổ chức kiểm duyệt kỹ lưỡng trước tiến hành kiện c Bộ phận lễ tân, hậu cần Là phận giúp cho Ban tổ chức việc mời, đón khách, tiếp khách toàn kiện Bộ phận phải phân công cụ thể thành viên chịu trách nhiệm khong khâu lễ tân hậu cần d Bộ phận tài Chịu trách nhiệm dự toán kinh phí toán, toán toàn kiện, phải người có chuyên môn kinh nghiệm tổ chức kiện 16 16 e Bộ phận kỹ thuật: Trang trí, âm thanh, ánh sáng Bộ phận kỹ thuật giúp cho Ban tổ chức thiết kế trang trí, sân khấu chịu trách nhiệm âm thanh, ánh sáng cho kiện Bộ phận phải người có chuyên môn sâu 2.2.2.7 Lập kế hoạch Kế hoạch tổ chức kiện hiểu thiết kế nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến kết thúc sự kiện), xếp có khoa học theo trình tự định thời gian cho phép nhà tổ chức kiện triển khai có hiệu các hoạt động chuẩn bị cũng thực hiện được các nội dung công việc có sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức kiện * Theo quy trình tổ chức sự kiện Theo cách phân loại này có thể cứ vào các giai đoạn quy trình tổ chức sự kiện để chia thành: - Kế hoạch chuẩn bị sự kiện - Kế hoạch đón tiếp, khai mạc sự kiện - Kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện - Kế hoạch khắc phục các sự cố phát sinh - Kế hoạch bế mạc/ kết thúc sự kiện - Kế hoạch cho các công việc sau sự kiện Trong mỗi giai đoạn còn có thể chia nhỏ thành các kế hoạch chi tiết khác Ví dụ: giai đoạn đón tiếp, khai mạc sự kiện có thể chia thành: - Kế hoạch đón tiếp khách - Kế hoạch khai mạc sự kiện * Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện Theo cách phân loại này, dựa các nguồn lực cần có quá trình chuẩn bị và triển khai thực hiện sự kiện, như: - Kế hoạch về nhân sự - Kế hoạch về địa điểm tổ chức sự kiện - Kế hoạch về trang thiết bị - Kế hoạch về an ninh, an toàn 2.2.8 Thực thủ tục pháp lý Các thủ tục hành chính đó là yêu cầu, là điều kiện cần trước tiến hành triển 17 17 khai thực hiện sự kiện Thủ tục hành chính chủ yếu là việc xin các giấy phép của các quan quản lý nhà nước có liên quan, (cần lưu ý nếu chỉ xin mỗi giấy phép tổ chức sự kiện có thể là chưa đủ vì hoạt động của tổ chức sự kiện rất đa dạng cần phải xin phép quan quản lý cho tiến hành các hoạt động khác sự kiện) * Kỹ xây dựng kịch chương trình kiện Kịch chương trình kiện chia làm loại: kịch tổng quát kịch chi tiết Kịch tổng quát chương trình kiện bao hàm toàn vấn đề kiện: Ý tưởng, chủ đề, mục đích ý nghĩa; nội dung chương trình, hoạt động chính, nhân tham gia BTC, Êkip thực hiện, tác giả, đạo diễn, lực lượng tham gia, địa điểm tổ chức, hình thức tổ chức, hoạt động chính, hoạt động phụ kiện Kịch chi tiết kịch xác định nhiệm vụ cụ thể, đầy đủ, chi tiết đến phần, việc, điểm nhỏ nội dung chương trình Kịch MC (Kịch người dẫn chương trình) có kèm theo lời dẫn MC phân công công việc cụ thể cho thành viên ekip tổ chức thực chương trình, kịch chi tiết xây dựng nhằm mục đích cụ thể hóa kịch tổng quát giúp cho việc tổ chức triển khai thực chương trình đạt hiệu cao Kịch chi tiết kịch đạo diễn Sự kiện Khác với kịch chương trình Hội nghị, kịch chương trình kiện đòi hỏi người viết kịch phải có hiểu biết sâu sắc kiện tổ chức Để kịch chương trình kiện hút người đọc trở thành mảnh đất phì nhiêu cho đạo diễn chương trình tung hoành sáng tạo, xây dựng hình tượng nghệ thuật kỳ vĩ hấp dẫn người xem, người viết kịch khả ham thích tìm tòi, sáng tạo người viết kịch cần phải có niềm đam mê cuồng nhiệt trình thực nhiệm vụ Chính vậy, kỹ xây dựng kịch chương trình Hội nghị trình bày phần trên, người viết kịch chương trình kiện cần phải có kỹ thiết yếu sau: * Kỹ tham mưu, đề xuất lãnh đạo thành lập Ban tổ chức Êkíp tổ chức thực Sự kiện Sự kiện hoạt động có quy mô lớn thu hút nhiều lực lượng tham gia, tác động mạnh mẽ đến tình cảm tư tưởng cộng đồng dân cư, nên có vài nhân đứng tổ chức mà phải có Ban tổ chức Êkíp tổ chức thực hiện, kiện 18 18 thành công Do bắt tay viết kịch cho kiện theo đạo lãnh đạo đơn vị, người viết kịch chương trình cần phải nghiên cứu ý tưởng, chủ đề, mục đích, ý nghĩa, tính chất, quy mô tầm quan trọng kiện, sở tham mưu, đề xuất cán có khả lòng nhiệt huyết đề nghị lãnh đạo đơn vị định thành lập Ban Tổ chức Êkíp tổ chức thực Ban Tổ chức Êkip tổ chức thực thảo luận bàn bạc đến thống đặc điểm, tính chất, quy mô tổ chức kiện Từ Trưởng Ban tổ chức phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng cho thành viên Ban tổ chức Êkíp tổ chức thực Cụ thể: - Ai viết kịch bản, - Ai đạo diễn chương trình? - Ai chịu trách nhiệm huy động nguồn lực xã hội thành phần kinh tế tham gia? - Ai kêu gọi tài trợ? - Ai lên danh sách đơn vị nghệ thuật quần chúng số lượng nghệ sĩ tham gia? - Ai lo khâu hậu cần? - Ai chịu trách nhiệm việc quảng bá tuyên truyền cho kiện? - Ai lên kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự? - Ai chịu trách nhiệm sân khấu, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng loa đài…? - Ai chịu trách nhiệm thành phần khác tham gia phục vụ kiện? Ai chịu trách nhiệm lên phương án dự phòng? - Kế hoạch triển khai thực bao lâu? - Ai người chịu trách nhiệm đôn đốc, giám sát nghiệm thu công việc này? Việc phân công nhiệm vụ cụ thể kèm theo thời gian tiến độ phải hoàn thành cho thành viên Ban Tổ chức Êkíp tổ chức thực Sự kiện phải rành mạch rõ ràng, đảm bảo phần việc kiện không bị chậm trễ, chất lượng gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công việc khác Sự kiện Vì lẽ người viết kịch chương trình Sự kiện phải có kỹ tham mưu đề xuất lãnh đạo đơn vị thành lập Ban tổ chức Êkíp tổ chức thực chương trình * Kỹ chọn người dẫn chương trình cho kiện Người dẫn chương trình, hay gọi em-xi (MC) gọi tắt từ tiếng Anh Master of Ceremonies, theo nghĩa thông thường hiểu người hướng dẫn quần 19 19 chúng Sự kiện Còn hiểu theo nghĩa từ MC phải là: "Bậc thầy nghệ thuật giao tiếp" MC người có khả dẫn dắt khán giả, sợi đỏ xuyên suốt kết nối tiết mục chương trình Sự kiện, tạo nên quán cho kiện Họ thay mặt Ban tổ chức, đạo diễn kịp thời xử lý tình ý muốn như: cúp điện, cố kỹ thuật sân khấu… (có thể xen vào nội dung khác văn nghệ, trò chơi…) Điều quan trọng MC giọng nói, nói trước công chúng cần phải "tròn vành, rõ tiếng" (hoặc "tròn vành, rõ chữ") Nếu nói không rõ tiếng, rõ lời thông tin muốn truyền đạt đến công chúng không rõ ràng, bị hiểu sai lệch ý nghĩa Hơn nói không rõ chữ, rõ lời truyền cảm Để dẫn dắt tốt kiện, MC cần có "kỹ dẫn chương trình" Đây tảng nghiệp vụ Không có kỹ dẫn chương trình, người dẫn chương trình bị áp lực tâm lý dẫn đến không tự tin, có cảm giác mơ hồ tựa sương mù làm hay sai, đâu, sáng tạo sở trình tác nghiệp vô tình phạm lỗi Vì để đảm bảo cho kiện tổ chức thành công, người viết kịch chương trình Sự kiện phải người biết cân nhắc, lựa chọn, tham mưu, giới thiệu cho lãnh đạo UBND xã, Ban Tổ chức Êkip tổ chức thực Sự kiện người dẫn chương trình có khả biểu đạt ngôn ngữ tốt, không nói ngọng, nói lắp, không khiếm khuyết ngoại hình, có kiến thức sâu rộng, am hiểu nhiều lĩnh vực, có sức truyền cảm mang lại hiệu cao 2.3 Chuẩn bị hậu cần tổ chức 2.3.1 Thành lập ban tổ chức Ban tổ chức kiện có thể gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả tổ chức và có kỹ chuyên môn nghề nghiệp để chủ động thực hiện, quản lý các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực của mình quá trình tổ chức kiện Nhà tổ chức kiện thường cử người có đủ kinh nghiệm và lực đảm nhận chức trưởng ban tổ chức hoặc với những cách gọi khác quản lý sự kiện (event manager), trưởng ban tổ chức trực tiếp điều hành các thành viên ban và quá trình thực hiện sự kiện 2.3.3 Thiết kế kỹ thuật xây dựng sân khấu & khán đài 2.3.3.1 Thiết kế trang trí sân khấu Sân khấu là yếu tố trung tâm không gian sự kiện Trong lĩnh vực kiện, từ 20 20 “sân khấu„ khu vực dàn dựng nói chung mà không thiết dành cho sân khấu xây dựng với mục đích nhấy định Đối với các sự kiện được tổ chức hội trường nơi trình diễn có thể là một khân khấu có sẵn, một bục danh dự, một sân khấu di động, thậm chí một khoảng không gian ở giữa hội trường (dành để diễn thuyết và khiêu vũ chẳng hạn) Trong một số trường hợp sân khấu trình diễn gần bao gồm cả khu vực tổ chức kiện (ví dụ đối với một buổi lễ giới thiệu sản phẩm mới sân khấu trình diễn chính là một cửa hàng giới thiệu sản phẩm) Dù loại sân khấu cần sơ đồ - cung cấp nhìn toàn cảnh từ xuống khu vực biểu diễn, rõ sở hạ tầng hệ thống chiếu sáng cố định, lối vào, lối ổ điện cắm Tùy theo từng loại hình sự kiện, sân khấu trình diễn cần xem xét bao gồm: - Phải có sân khấu thiết kế tốt, thực công ty thi công sân khấu chuyên nghiệp với hợp đồng bảo hiển đầy đủ - Các trang thiết bị sân khấu (ví dụ: các loại bục, đồ trang trí, khẩu hiệu, bàn cho đoàn chủ tịch, bục diễn giả, thiết bị âm thanh…) - Phải có vị trí lối lên sân khấu sáng rõ ràng - Những chỗ nhô ra, bậc thang phải an toàn đánh dấu rõ - Thiết bị hộp hiệu ứng nên đặt lối đánh dấu rõ - Nên có bóng đèn chiếu sáng trước sau kiện diễn - Tất dây cáp điện phải an toàn phải buộc dính vào - Phải nắm tay dụng cụ sơ cứu thiết bị khẩn khác - Phải có nguyên tắc đạo rõ ràng đến người chịu trách nhiệm xảy tình khẩn cấp 2.3.3.2 Thiết kế âm & ánh sáng, lựa chọn hiệu ứng Hầu hết kiện cần có âm (trừ kiện tổ chức đáy biển hay nhảy dù không ), âm phương tiện truyền tin, yếu tố kích thích vào không gian thực kiện, tác động đến bầu không khí kiện Hệ thống âm kiện bao gồm trang thiết bị như: loại loa, micro, tăng âm, thiết bị điều chỉnh âm Ngôn ngữ sử dụng kiện nội dung quan trọng liên quan đến âm thanh, tùy theo kiện để lựa chọn ngôn ngữ phù hợp Trong trường hợp sử dụng 21 21 phiên dịch cần lưu ý đến trang thiết bị kèm cho đối tượng khoản chi phí khác có liên quan Cùng với âm thanh, ánh sáng yếu tố tác động đến không gian thực kiện Việc thiết kế ánh sáng bố trí hệ thống ánh sáng cần đảm bảo tính khoa học, đại vừa phải đảm bảo tính nghệ thuật Trên sở mục đích, chủ đề kiện nhà tổ chức sự kiện cần đưa yêu cầu cụ thể âm thanh, ánh sáng cho kiện sở để thiết kế nên hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp Trong trường hợp, thuê nhà cung ứng dịch vụ âm thanh, ánh sáng nhà tổ chức sự kiện cần yêu cầu nhà cung ứng phải thiết kế chi tiết mô tả thật cụ thể Hệ thống âm ánh sáng cần phải hoàn tất trước kiện diễn từ đến ngày, cần phải có chạy thử, diễn tập Ngoài kiện có trình diễn ca nhạc cần có phối hợp nhà cung ứng âm ánh sáng với nhà cung ứng dịch vụ ca nhạc hay dịch vụ khác có liên quan 2.3.4 Dàn dựng tiết mục nghệ thuật 2.3.5 Xây dựng trò chơi 2.4 Chính thức tổ chức kiện 2.4.1 Lễ tân Các nội dung việc tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện bao gồm: a Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức kiện) - Phân công nhóm đón tiếp khách - Đối với khách VIP cần có thành viên quan trọng ban tổ chức kiện - Chuẩn bị đội ngũ lễ tân (nếu cần thiết việc đón khách) b Chuẩn bị khu vực đón tiếp trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách c Đón tiếp khách - Kiểm tra thông tin thời gian điều kiện vận chuyển khách đến với kiện - Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với quy tắc xã giao - Với khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người kèm hướng dẫn d Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức kiện e Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách - Hướng dẫn khách đăng ký thông tin 22 22 - Phát tài liệu, quà cho khách - Hướng dẫn khách vào khu vực kiện 2.4.2 Nghi lễ khai mạc Đối với kiện lớn, có lễ khai mạc riêng (có thể xem kiện tương đối độc lập), kiện nhỏ, công việc có liên quan đến khai mạc kiện bao gồm: a Ổn định vị trí cho thành viên, khách mời tham gia kiện: - Tạo thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia kiện - Tạo không khí sẵn sàng tham dự vào kiện b Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch dự kiến: - Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch thống - Gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp khách mời thành viên tham gia kiện c Xử lý tình phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý cách hợp lý tình cụ thể 2.4.3 Nội dung kiện a Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu - Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu - Theo dõi diễn biến kiện theo chương trình/ kịch - Điều hành thành viên tham gia trình diễn cách có hiệu - Phối hợp việc xử lý cố (nếu có) - Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn b Điều hành, quản lý khán giả và khách mời - Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời khán giả kiện - Kiểm tra, giám sát diễn biến khán giả khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý kiện - Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào nội dung kiện nhằm đạt 23 23 mục tiêu kiện - Phối hợp việc giải tình phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả c Điều hành hoạt động phụ trợ - Xác định đầy đủ danh mục hoạt động phụ trợ cho kiện (Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo, tham quan…) - Kiểm tra công tác chuẩn bị cho hoạt động phụ trợ - Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức hoạt động phụ trợ - Tiến hành kiểm tra, giám sát đầy đủ trình triển khai, hướng dẫn điều hành - Phối hợp giải tình phát sinh 2.4.4 Nghi lễ bế mạc a Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị cho bế mạc kiện - Kiểm tra kỹ lưỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc kiện - Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc nội dung, hạng mục kèm theo (theo thay đổi kiện - có) - Hoàn tất công tác chuẩn bị b Chuẩn bị tài liệu báo cáo kiện cho lễ bế mạc (nếu có) - Thu thập báo cáo hạng mục kiện - Lập báo cáo tổng kết (ví dụ báo cáo cho thi đấu thể thao, hội nghị chuyên đề…) - Chuẩn bị tài liệu để phát cho khách mời, cho quan báo chí, truyền thông (nếu có) c Tổ chức triển khai bế mạc kiện - Phối hợp với ban tổ chức triển khai bế mạc kiện theo kế hoạch định - Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, báo cáo… kiện thông tin mà nhà đầu tư kiện muốn truyền tải)… - Hoàn tất ấn tượng đốt đẹp mà kiện mang tới cho khách mời thành viên tham gia kiện - Xử lý tình phát sinh 2.5.1 Tiễn khách a Tiễn khách rời lễ bế mạc kiện - Phân công trách nhiệm cho thành viên ban tổ chức tham gia việc chào, 24 24 cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc - Đưa đón hướng dẫn, hỗ trợ khách nơi lưu trú/ khu vực tổ chức liên hoan tổng kết (nếu có) b Chuẩn bị tiễn khách rời sở lưu trú - Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách - Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách - Thông báo cho đoàn khách thông tin cần thiết rời khách sạn/cơ sở lưu trú: thời gian xác làm thủ tục trả buồng rời khỏi khách sạn/ sở lưu trú; Thông báo thời gian nhân viên lễ tân báo thức rời khách sạn vào sáng sớm; Thông báo xác thời gian địa điểm xe đón đoàn; Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc c Tổ chức vận chuyển khách từ sở lưu trú sân bay/nhà ga/ bến xe/ cửa khẩu… - Nhân viên đưa tiễn khách (nếu có theo phân công) nên có số câu hỏi hoạt động tham gia kiện khách - Tuyên truyền quảng cáo chủ đầu tư kiện nhà tổ chức kiện d Chia tay khách - Giúp khách vận chuyển, xếp hành lý - Giúp khách làm thủ tục xuất cảnh gửi hành lý - Chúc khách thượng lộ bình an - Cảm ơn (nếu có yêu cầu); Chào tạm biệt khách - Xử lý tình phát sinh (nếu có) 2.5.2 Thu dọn trường kiện - Nhận biết vấn đề tồn đọng sau kiện để đưa giải pháp khắc phục cách thuyết phục hợp lý, có sở - Cố gắng hiểu tìm cách để đáp ứng mong đợi khách, đảm bảo khách hàng đối tác hài lòng - Xử lý công việc khác: phân loại, lập báo cáo công việc lại kiện (mất mát, thất lạc tài sản khách, tai nạn, bảo hiểm…) - Phối hợp xử lý công việc nói 2.5.3 Đánh giá, rút kinh nghiệm - Lập báo cáo kiện theo yêu cầu hợp đồng tổ chức kiện/ nhà đầu tư kiện - Lập báo cáo kiện để gửi cho quan quản lý nhà nước/ quan 25 25 truyền thông, báo chí - Lập báo cáo nội (của nhà tổ chức kiện) - Hoàn tất mẫu báo cáo cá nhân (nếu có) - Tổng kết công tác tổ chức kiện ban tổ chức (đánh giá; tổng kết; rút kinh nghiệm; khen thưởng) 2.5.4 Thanh toán kinh phí a Tổng hợp khoản chi phí kiện Tập hợp diễn giải đầy đủ tất chi phí phát sinh thực tế kiện - Địa điểm - Ngày tháng - Tên người quản lý chi/ người chi - Khoản tiền chi - Lý chi b Thanh toán với chủ đầu tư kiện - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức kiện - Tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… - Thương lượng giải khoản chi phí chưa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh dự toán ngân sách - Thanh toán với chủ đầu tư kiện c Thanh toán với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) đối tác khác tham gia tổ chức kiện - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán/ chất lượng dịch vụ hợp đồng - Xem xét kỹ lưỡng, chi tiết hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan - Thương lượng giải khoản chi phí chưa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh dự toán ngân sách - Thanh toán với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ đối tác khác tham gia tổ chức kiện 26 26