Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHÂN NỘI DUNG 2 I. Khái quát về Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt và phòng Tổ chức Hành Chính của Công ty. 2 1.1. Khái quát về công ty. 2 1.1.1. Giới thiệu về công ty. 2 1.1.2. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty. 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty. 4 1.1.3.1. Hội đồng quản trị. 4 1.1.3.2. Ban Kiểm soát 4 1.1.3.3. Ban Giám đốc. 4 1.1.3.4. Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ. 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành Chính. 5 1.2.1. Chức năng của phòng Tổ chức Hành Chính. 5 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 5 1.2.2.1. Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo. 5 1.2.2.2. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ. 6 1.2.2.3. Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường. 6 1.2.2.4. Về công tác quản lý tài sản. 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành Chính công ty Cồ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt. 7 II. Soạn thảo và ban hành văn bản. 8 2.1. Công tác quản lý và ban hành văn bản. 8 2.2. Các loại văn bản Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt ban hành. 8 2.3. Thẩm quyền ban hành văn bản. 9 2.4.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty Cổ phần Sông Đà Sao Việt. 9 2.4.1. Phông chữ và cỡ chữ trình bày văn bản. 9 2.4.2. Khổ giấy, kểu trình bày, định lề trang văn bản . 9 2.4.2.1. Khổ giấy. 9 2.4.2.2. Kiểu trình bày. 10 2.4.2.3. Định lề trang văn bản ( đối với khổ giấy A4). 10 2.4.3. Tên gọi Công ty và biểu trưng. 10 2.4.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày. 10 2.4.4.1. Phần đầu của các văn bản được ban hành. 10 2.4.4.2. Nội dung văn bản. 12 2.4.4.3. Phần cuối văn bản. 12 2.4.5. So sánh thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt với thông tư 012011TTBNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 12 2.5. Quy trình soạn thảo văn bản. 13 III. Quản lý văn bản đi. 14 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 14 3.1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 14 3.1.2. Ghi số, ngày tháng văn bản. 14 3.2. Đăng ký văn bản đi. 14 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. 15 3.3.1. Nhân bản. 15 3.3.2. Đóng dấu cơ quan. 15 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 15 3.5. Lưu văn bản đi. 16 IV. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 17 4.1. Tiếp nhận văn bản đến. 17 4.2. Đăng ký văn bản đến. 18 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 18 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 19 4.4.1. Giải quyết văn bản đến. 19 4.4.2. Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 19 V. Quản lý và sử dụng con dấu. 20 5.1. Các loại con dấu Công ty 20 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu. 20 5.2.1. Quản lý con dấu: 20 5.2.2. Sử dụng con dấu: 21 5.3. Bảo quản con dấu. 21 VI. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Công ty 22 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Công ty. 22 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. 22 6.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Công ty. 23 VII. Nghi thức Nhà nước, kỹ năng giao tiếp trong công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt. 24 7.1. Nghi thức Nhà nước. 24 7.2. Kỹ năng giao tiếp. 24 VIII. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 26 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Công ty Cổ phần Sông Đà Sao Việt. 26 8.1.1. Máy ghi âm văn phòng 26 8.1.2. Điện thoại. 27 8.1.3. Máy fax. 27 8.1.4. Máy tính có kết nối mạng. 27 8.1.5. Máy chụp ảnh. 27 8.1.6. Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu. 27 8.1.7. Các trang thiết bị văn phòng khác 28 8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng. 28 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29 8.3.1. Phần mềm quản lý nhân sự KingBee. 29 8.3.2. Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản và hồ sơ VT ioDocs. 30 C. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ NHỮNG KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN 32 ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 32 I. Nhận xét, đánh giá chung 32 II. Một số đề xuất, kiến nghị. 32 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC 36
LỜI CẢM ƠN Để có kiến thức thực tế ngành quản trị văn phòng ngày hôm nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, thầy cô trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng, cung cấp cho em kiến thức chuyên môn hướng dẫn em trình kiến tập để em hoàn thành báo cáo Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt với cán công chức Công ty quan tâm giúp đỡ em thời gian qua, tạo điều kiện cho em có hội trải nghiệm công việc cách thực tế Do thời gian có hạn kiến thức chuyên môn chưa sâu nên dù cố gắng báo cáo em không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Kính mong nhận bảo, đánh giá, góp ý thầy cô để em khắc phục mặt yếu để báo cáo hoàn thiện qua có thêm kiến thức đường học tập sau Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Bùi Xuân Sơn MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A PHẦN MỞ ĐẦU Có thể khẳng định rằng, yếu tố định tới phát triển bền vững quan, tổ chức, hay doanh nghệp nghiệp vụ chuyên môn hành văn phòng Văn phòng từ lâu trở thành phận quan trọng thiếu quan tổ chức Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hoá công tác văn phòng ngày khẳng định chỗ đứng xã hội.Với Việt Nam, nước thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có hành đủ mạnh để giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác , hiệu công việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt công cải hành Nhà nước giai đoạn nay, công tác hành văn phòng góp phần quan trọng việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý, điều hành công việc quan, đơn vị Chính thế, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người lãnh đạo quản lý thiếu quan, tổ chức Vì vậy, xin chọn đề tài “Khảo sát công tác quản trị văn phòng Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” nhằm có thêm kiến thức bổ ích cho thân học chuyên ngành quản trị văn phòng B PHÂN NỘI DUNG I Khái quát Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt phòng Tổ chức - Hành Chính Công ty 1.1 Khái quát công ty 1.1.1 Giới thiệu công ty Tên Công ty: Tên giao dịch: Tên viết tắt: Địa trụ sở chính: Điện thoại: Fax: Website: Email: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT SONG DA VIET STAR INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY VISTAR.JSC Phòng 125 – DN5 – CT4 Khu đô thị Mỹ Đình – Mễ Trì, xã Mễ Trì, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội (84 – 4) 37853748 / 37855659 (84 – 4) 37853748 / 37855716 http://vistars.com.vn vistar.company@gmail.com Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt thành lập 8/3/2006 theo đăng ký kinh doanh số 0103011179 Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp, hoạt động chủ yếu lĩnh vự lập dự án đầu tư, đầu tư xây dựng, xây dựng công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật khu đô thị, dự án kinh doanh phát triển nhà… Công ty thành lập cổ đông cán có nhiều năm kinh nghiệm, hoạt động làm việc công ty lớn lĩnh vực lập dự án, đầu tư, xây dựng Họ người có khả lãnh đạo, có khả phân tích thị trường, họ nhận thấy phát triển ngành xây dựng, tương lai phát triển thị trường bất động sản nên thành lập lên Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt với mục tiêu xây dựng Công ty thành Công ty có lực uy tín cao lĩnh vực lâp dự án, đầu tư xây dựng Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt có lực lượng chuyên gia cán có trình độ kỹ thuật cao, có lực kinh nghiệm quản lý , điều hành dự án, đào tạo quy, trình độ chuyên môn cao Đội ngũ công nhân kỹ thuật đông đảo gồm nghề: thợ nề, thợ mộc, thợ sắt Bên cạnh đó, với đội ngũ cán nhân viên động, nhiệt tình chuyên nghiệp lĩnh vực kinh doanh bất động sản mạnh thực Công ty 1.1.2 Các lĩnh vực kinh doanh công ty Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt thành lập ngày 8/3/2006 theo đăng ký kinh doanh số 0103011179 Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp Công ty kinh doanh nhữn lĩnh vực: - Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi; Kinh doanh vật liệu xây dựng đồ trang trí nội thất, ngoại thất; Trang trí nội thất, ngoại thất; Kinh doanh khai thác dịch vụ nhà ở, khu đô thị khu công nghiệp; Đại lý kinh doanh xăng dầu; Kinh doanh bất động sản; Kinh doanh, khai thác dịch vụ vệ sinh công nghiệp; Khoan, thăm dò địa hình, địa chất thủy văn; Đo đạc đồ địa hình, địa chất; Kinh doanh xuất nhập thiết bị, máy móc ngành công nghiệp, - ngành xây dựng giao thông; Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hóa ô tô; Kinh doanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ, điện tử, điện lạnh điện - dân dụng; Mua bán, khai thác loại khoáng sản ( trừ loại khoáng sản Nhà nước - cấm); Sản xuất, mua bán sản phẩm đồ nhựa, đồ kim loại; Kinh doanh phôi thép, thành phẩm loại sản phẩm trang thiết bị, máy móc, dây chuyền công nghệ phụ vụ ngành sản xuất thép, xây - dựng công nghiệp dân dụng; Sửa chữa, lắp ráp, kinh doanh ô tô loại; Dịch vụ môi giới bất động sản; Dịch vụ định giá bất động sản; Dịch vụ sàn giao dịch bất động sản; Dịch vụ tư vấn bất động sản; Dịch vụ đấu giá bất động sản; Dịch vụ quảng cáo bất động sản; Dịch vụ quản lý bất động sản; Dịch vụ ủy thác đầu tư; 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy công ty Cơ cấu tổ chức máy công ty gồm: - Hội đồng quản trị; Ban Kiểm soát; - Ban Giám đốc; Phòng Tài – Kế toán Phòng Dự án Phòng Tổ chức Hành chính; Phòng Kế hoạch – Đầu tư 1.1.3.1 Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị quản có đầy đủ quyền hạn để thực tất quyền nhân danh Công ty định cấu tổ chức, máy; định chiến lược đầu tư; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động Ban Giám đốc cán quản lý Công ty… 1.1.3.2 Ban Kiểm soát Ban Kiểm soát bầu để thực giám sát Hội đồng quản trị, Giám Đốc công ty việc quản lý điều hành Công ty Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước pháp luật công việc thực nhiệm vụ giao như: Kiểm tra sổ sách, kiểm tra tính hợp pháp hoạt động sản xuât kinh doanh tài Công ty, kiểm tra việc thực nghị quyết, định HĐQT… 1.1.3.3 Ban Giám đốc Giám đốc người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày công ty theo mục tiêu, kế hoạch nghị , định Hội đồng quản trị, phù hợp với Điều lệ công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị trước pháp luật việc thực quyền nhiệm vụ giao Công ty có Phó Giám đốc bổ nhiệm ký hợp đồng thời hạn tối đa năm bổ nhiệm lại ký tiếp hợp đồng Các Phó Giám đốc giúp Giám đốc điều hành công ty theo phân công ủy quyền Giám đốc; chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước Pháp luật nhiệm vụ phân công ủy quyền Việc ủy quyền có liên quan đến việc ký kết hợp đồng kinh tế liên quan tới việc sử dụng dấu Công ty phải thực văn 1.1.3.4 Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ Các phóng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức tham mưu, giúp việc cho Giám đốc quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh Công ty Sơ đồ tổ chức máy công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt (phụ lục 1) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành Chính 1.2.1 Chức phòng Tổ chức - Hành Chính Chức phòng Tổ chức – Hành Chính công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt tham mưu cho Giám đốc công ty tổ chức máy mạng lưới, quản trị nhân sự, quản trị văn phòng, công tác bảo an toàn vệ sinh môi trường 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.2.1 Về công tác nhân sự, máy, đào tạo Trong công tác nhân sự, máy đào tạo, phòng Tổ chức Hành Chính thực số nhiệm vụ sau: Tham mưu công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân toàn Công ty theo luật pháp quy chế Công ty Tham mưu tổ chức phát triển máy, mạng lưới Công ty phù hợp với phát triển Công ty giai đoạn Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực Tham mưu quy chế, sách lĩnh vực tổ chức nhân sự, thiết lập chế quản trị nhân khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển sản xuất kinh doanh Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty, đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn Quản lý tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo sách, chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm cán công nhân viên toàn Công ty 1.2.2.2 Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Trong công tác hành chính, văn thư, lưu trữ phòng Tổ chức – Hành thực nhiệm vụ sau Soạn thảo văn bản, tài liệu hành lưu hành nội bội Công ty gửi quan, đơn vị bên Thực công việc lễ tân, tiếp đón khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty Thực công tác văn thư lưu trữ Quản lý dấu Công ty loại dấu tên, chức danh cán Công ty, cấp phát quản lý theo chức loại giấy giới thiệu, giấy đường, giấy ủy nhiệm Công ty Quản lý phương tiện thông tin liên lạc toàn Công ty Quản lý cấp phát văn phòng phẩm lam việc cho văn phòng Công ty theo định mức quy định Quan hệ với quan địa phương đơn vị liên quan vấn đề liên quan đến Công ty mặt hành 1.2.2.3 Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn sở, phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường toàn Công ty 1.2.2.4 Về công tác quản lý tài sản Quản lý tài sản phục vụ làm việc Văn phòng Công ty (tính toán nhu cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế) Quản lý toàn tài sản cố định Công ty: Nhà cửa, kho, sân bãi Quản lý việc tu dưỡng, sửa chữa tài sản cố định Công ty trực tiếp quản lý Quản lý toàn đất đai Công ty theo hợp đồng thuê đất quy định Pháp luật 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành Chính công ty Cồ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt Phòng Tổ chức – Hành công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt gồm: - Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính; - Nhân viên lễ tân – văn thư; Nhân viên Hành chính; Nhân viên điện nước; Bảo vệ; Lái xe; Tạp vụ Sơ đồ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành Chính Phòng TC – HC (Trưởng phòng) Nhân Tạp vụ viên lễ tân – văn thư Nhân viên Hành Chính Nhân viên điện nước Bảo vệ Lái xe II Soạn thảo ban hành văn 2.1 Công tác quản lý ban hành văn Các phòng, ban trực tiếp soạn thảo văn có trách nhiệm phối hợp với phận văn thư Công ty công tác ban hành, lưu trữ bảo quản văn Công ty Tất loại văn trước trình Giám đốc Phó Giám đốc Công ty ký ban hành phải có chữ ký nháy trưởng phó phụ trách phận trực tiếp soạn thảo văn đó; có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo Công ty nội dung cụ thể văn có yêu cầu Sau lãnh đạo Công ty ký văn bản, phận trực tiếp soạn thảo văn phải vào Sổ công văn, lấy số văn đóng dấu phận văn thư Công ty Số lượng văn phát hành phải phù hợp với số địa nơi nhận lưu giữ văn Các cá nhân không tự ban hành văn lấy danh nghia Công ty không đồng ý Lãnh đạo Công ty; ban hành văn có nội dung gây ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu Công ty thương trường Các văn ban hành chữ ký gốc Lãnh đạo Công ty hiệu lực pháp lý 2.2 Các loại văn Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt ban hành Các văn Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt ban hành ghi chép lại sổ đăng ký văn công ty có số hình thức văn như: định, công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, giấy mời, hợp đồng kinh tế biểu mẫu chuyên ngành khác…trong chủ yếu công văn Một số văn bản mà công ty ban hành: - Quyết định: định bổ nhiệm, đinh tăng lương… Công văn: công văn việc toán khối lượng cung cấp hàng hóa, công văn việc toán khối lượng cung cấp hàng hóa, công văn xin ngừng cấp điện, công văn thay đổi số tài khoản toán, công văn toán công nợ theo hợp đồng kinh tế, công văn gia thạn thời - hạn nộp thuế… Thông báo như: thông báo nghỉ lễ tết, thông báo mời họp, thông báo lùi thời gian kiểm tra an toàn phòng cháy chữa cháy, thông báo nội quy công ty… 2.3 Thẩm quyền ban hành văn Thẩm quyền ban hành văn quy định Điều lệ công ty, nội dung quy chế quy định nội khác dựa sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí Giám đốc người có thẩm quyền ban hành văn bản, tùy theo trường hợp để ủy quyền thừa lệnh ký ban hành Giám đốc công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt có thẩm quyền ký văn định liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý công ty, định lương, phụ cấp người lao động công ty, định tuyển dụng…các công văn, thông báo khác liên 10 Một số hình ảnh trang thiết bị Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt (phụ lục 6) 8.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Việc tổ chức quản lý sử dụng trang thiết bị văn phong Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt thực sau: Giao trang thiết bị cho đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng bảo quản; Xây dựng ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công; Có kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan, qua đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị; Thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị; Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phòng Công ty; Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định Nhà nước Đề xuất việc lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu quan, đơn vị: - Sử dụng mục đích; Bảo quản theo yêu cầu; Bảo dưỡng theo định kỳ; Thay thế, sửa chữa cần thiết 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 8.3.1 Phần mềm quản lý nhân KingBee Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt lựa chọn phần mềm KingBee 30 để quản lý nhân Công ty cách đơn giản hiệu Phần mềm bao gồm nhiều chức giúp ích cho công tác quản lý nhân như: quản lý tuyển dụng, quản lý đào tạo, quản lý hồ sơ, đánh giá nhân sự, quản lý chấm công, quản lý tiền lương, quản lý bảo hiểm, hệ thống báo cáo Một số chức sử dụng thường xuyên Công ty: - Chức quản lý tuyển dụng công cụ đắc lực cho việc quản lý kế hoạch tuyển dụng, lưu trữ, tìm kiếm, đánh giá hồ sơ ứng viên Cho phép thiết lập quy trình tuyển dụng, quy định vòng vấn điểm chuẩn cho vòng vấn Quản lý chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch, tiếp nhận yêu cầu, nhập thông tin ứng viên, trình thi tuyển kết thúc tuyển dụng, chuyển - ứng viên đạt sang phận thử việc Chức chấm công, phần mềm kết nối với máy chấm công để nhận liệu chấm công hàng ngày, từ lưu trữ liệu thời gian làm việc nhân viên qua cho phép lập bảng chấm công tổng hợp để đáp ứng việc chấm công, giúp giảm thời gian, công sức chấm - công cho nhân viên Chức tính lương: giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình tính lương, giảm thiểu thời gian tính lương, thuế, bảo hiểm cho cán nhân hàng tháng 8.3.2 Phần mềm quản lý tài liệu, văn hồ sơ VT ioDocs Phần mềm quản lý tài liệu có đặc trưng sau: Tuân thủ đầy đủ hướng dẫn pháp luật quản lý văn - đảm bảo có linh hoạt để đáp ứng đặc thù, qui định riêng doanh nghiệp Quản lý tiếp nhận chuyển giao thư từ, bưu phẩm, sách báo gửi đến - doanh nghiệp Quản lý toàn trình giải văn bản, tài liệu gửi đến doanh - nghiệp từ tiếp nhận, đăng ký, cho ý kiến, phân xử lý giải xong - Quản lý toàn trình phát hành văn bản, tài liệu doanh nghiệp gửi 31 từ soạn thảo, kiểm duyệt phát hành - Quản lý trình gửi nhận liên thông trụ sở đơn vị thành viên - Quản lý toàn trình xử lý văn nội bộ, tờ trình từ dự thảo phát hành Khả thiết lập luồng quy trình kiểm duyệt văn bản, tài liệu, tờ trình - với công cụ Quản lý quy trình (Workflow Management) có giao diện đồ họa trực quan Bảo mật cao theo nguyên tắc: bước xử lý, vào thông tin - phân xử lý, hệ thống tự phân quyền tương ứng (Xem, Xử lý) tài liệu, văn hồ sơ Nhờ thế, đảm bảo có cá nhân liên quan phép thấy truy cập tới văn hồ sơ, tài liệu liên quan giải văn Cho phép khai báo xác định thời hạn giải văn (hệ thống tự - động trừ ngày nghĩ, lễ) loại văn theo qui định Hiện Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt trang bị thiết bị văn phòng cách đầy đủ để giúp cho công việc công ty thực cách có hiệu nhất, trang thiết bị các thiết bị đại bắt kịp với xu hướng đại hóa nước ta Đây ưu điểm Công ty cần phát huy tất thời gian làm việc 32 C NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ NHỮNG KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT I Nhận xét, đánh giá chung * Ưu điểm Về cấu văn phòng Công ty có phân công, xếp phòng, ban, cán bộ, nhân viên tạo môi trường làm việc tốt cho việc thực nhiệm vụ đặt Cán văn phòng người có trình độ chuyên môn, say mê, sáng tạo công việc Chính công tác hành văn phòng giải cách nhanh chóng hiệu Việc chấp hành nội quy, quy chế quan thời gian làm việc thực nghiêm túc có thái độ làm việc tích cực công việc Luôn làm tốt công tác đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị cho lãnh đạo máy Công ty hoạt động xuyên suốt, thực tốt vai trò tham mưu cho Lãnh đạo Công ty Tác phong làm việc cán bộ, công chức quan thực nghiêm túc giấc quan, nội quy, quy định quan, thực chức năng, nhiệm vụ quan Công tác văn thư giải nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ xác làm tiết kiệm thời gian công sức tăng hiệu công việc * Nhược điểm Trong trình hoạt động Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt đạt nhiều ưu điểm, bên cạnh có số mặt hạn chế như: - Nhiều văn ban hành mắc số sai xót nhỏ, việc chuyển giao văn vẫn, số khâu chưa thực xác hoàn toàn - Chưa ban hành đầy đủ quy định rõ ràng Nghi thức Nhà nước, văn hóa công sở trình hoạt động II Một số đề xuất, kiến nghị Qua trình kiến tập Công ty, em hiểu phần công 33 việc văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt, em xin đề xuât số giải pháp sau, hy vọng góp phần xây dựng Công ty ngày hoàn thiện - Ban hành hệ thống văn quy định nội quy, quy chế thực văn hóa công sở Nghi thức Nhà nước, xây dựng quy chế làm việc chặt chẽ, rõ ràng: Mặc dù Công ty ban hành số quy định văn hóa, kỹ giao tiếp nhân viên công ty em thấy cần bổ sung đầy đủ sơn, chi tiết quy định văn hóa công sở hay Nghi thức nhà nước để nhân viên dễ - dàng tìm hiểu chấp hành Thận trọng việc chuyển giao văn bản, không để xảy tình trạng văn - gửi việc gửi văn không xác Tích cực đổi nâng cao lực lãnh đạo cán bộ, công chức văn phòng công tác hành chính, văn thư, lưu trữ xu thời đại - Hoàn thiện bầu không khí làm việc Công ty: Về bản, Công ty xây dựng môi trường làm việc thân thiện cởi mở song chưa thật định hình cho phong cách lãnh đạo độc đáo môi trường làm việc tốt cho nhân viên Để thực điều này, Lãnh đạo Công ty cẩn phải gương mẫu đầu việc thực thi hình tượng người lãnh đạo, đồng thời khuyến khích, kêu gọi nhân viên tích cực tham gia hưởng ứng việc xây dựng nâng cao bầu không khí làm việc Công ty 34 KẾT LUẬN Qua đợt kiến tập lần giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế công tác quản trị văn phòng quan kiến tập Trong thời gian kiến tập, em học hỏi thêm số kiến thức, nghiệp vụ mới, giúp em có nhìn tổng quát công tác văn phòng công ty, doanh nghiệp Mặc dù thời gian đầu, em có gặp số bỡ ngỡ trình tiếp cận với môi trường lam việc phòng, với bảo nhiệt tình người hướng dẫn, em bước đầu thích ứng với môi trường làm việc Những kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiếp thu sở thực tập giúp em phần hình dung cách thức làm việc cán văn phòng thực thụ Qua đây, em nhận thấy đợt kiến tập thực bổ ích giúp cho sinh viên khảo sát được, công việc học hỏi thêm tinh thần, trách nhiệm công việc Hơn dịp để sinh viên trau dồi kiến thưc Vững vang bước vào công việc sau Do thời gian nghiên cứu có hạn hiểu biết thực tế hạn chế, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định chưa sâu bao quát Vì báo cáo em tránh khỏi thiếu sót chưa đáp ứng hết yêu cầu Khoa Nhà trường đặt ra, kính mong thầy cô giáo toàn thể bạn đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Dương, Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2013) Văn quản lý nhà nước – Những vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo, NXB Giáo dục Việt Nam Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ vê công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/1/1011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật soạn thảo văn 36 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt Phụ lục Một số văn thuộc thẩm quyền ban hành Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt Phụ lục Sổ đăng ký văn Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt Phụ lục Phương tiện lưu bảo quản lưu Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt Phụ lục Sổ đăng ký công văn đến Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt Phụ lục Một số hình ảnh trang thiết bị Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt