Đang tải... (xem toàn văn)
PHẦN I 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Hòa Phát 1.1.1 Chức năng nhiệm vụ ,quyền hạn của công ty Do là của tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với Nhà nước. Chức năng của công ty Tập đoàn Hòa Phát hoạt động chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực: Sắt thép xây dựng; Các ngành nghề điện lạnh, nội thất, máy móc thiết bị; Bất động sản, gồm Bất động sản Khu công nghiệp, Bất động sản nhà ở; Lĩnh vực nông nghiệp gồm sản xuất thức ăn chăn nuôi và chăn nuôi. Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới. Công ty cổ phần Tập đoàn hòa phát nắm vai trò là công ty mẹ . giám sát điều hành các công ti con hoạt động Nhiệm vụ, quyềnhạn của công ty Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty. Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn. Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty. Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo đúng quy định của pháp luật. Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
A LỜI NÓI ĐẦU Kiến tập ngành nghề nội dung quan trong chương trình đào tạo danh cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.”học đôi với hành,lí luận phải gắn liền với thực tiễn” Là nhiệm vụ quan trọng tất ngành nghề, giúp cho sinh viên làm quen với công việc chuyên môn, tạo tiền đề vững vàng, tự tin trường có nhiều kỹ tìm việc Đối với nghề văn phòng hay các ngành đào tạo khác của trường Kiến tập công việc thiết thực, giúp cho sinh viên hòa vào thực tế, kiểm nghiệm kiến thức học thực tiễn, rút kinh nghiệm cho thân mà hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp, văn hoá ứng xử nơi công sở cán văn phòng tương lai Đối với bản thân tôi, quá trình kiến tập tại phòng Hành Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát đã thu được nhiều kinh nghiệm quý báu và có được những trải nghiệm thú vị Được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, đã hiểu thêm về cấu tổ chức cũng hoạt động thực tế của các cá nhân văn phòng, ngoài là công tác tiếp nhận và giải quyết văn bản, công tác hậu cần, công tác quản trị thiết bị văn phòng Kết thúc thời gian kiến tập, sinh viên phải thể hiện những điều đã học, đã tìm hiểu báo cáo kiến tập Báo cáo kiến tập là sự phản ánh chính xác, khách quan nhất quá trình mà sinh viên kiến tập và có thể là sở để đánh giá và xếp loại sinh viên Vận dụng những kiến thức đã được các thầy cô trực tiếp giảng dạy tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ văn phòng quan, đã hoàn thành chương trình kiến tập và sản phẩm kiến tập của mình B GIOI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT (CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT ĐÓNG VAI TRÒ LÀ CÔNG TY MẸ ,VÌ VẬY SẼ GIỚI THIỆU VỀ TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT) Tập đoàn Hòa Phát Tập đoàn sản xuất công nghiệp tư nhân hàng đầu Việt Nam Khởi đầu từ Công ty chuyên buôn bán loại máy xây dựng từ tháng 8/1992, Hòa Phát mở rộng sang lĩnh vực Nội thất (1995), Ống thép (1996), Thép (2000), Điện lạnh (2001), Bất động sản (2001) Năm 2007, Hòa Phát tái cấu trúc theo mô hình Tập đoàn, Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát giữ vai trò Công ty mẹ Công ty thành viên Công ty liên kết Ngày 15/11/2007, Hòa Phát thức niêm yết cổ phiếu thị trường chứng khoán Việt Nam với mã chứng khoán HPG Tính đến tháng 3/2016, Tập đoàn Hòa Phát có 18 Công ty thành viên Sơ đồ mô hình hoạt động Tập đoàn Hòa Phát: Tập đoàn Hòa Phát hoạt động chủ yếu tập trung vào lĩnh vực: Sắt thép xây dựng; Các ngành nghề điện lạnh, nội thất, máy móc thiết bị; Bất động sản, gồm Bất động sản Khu công nghiệp, Bất động sản nhà ở; Lĩnh vực nông nghiệp gồm sản xuất thức ăn chăn nuôi chăn nuôi Đến thời điểm tại, sản xuất sắt thép xây dựng lĩnh vực sản xuất cốt lõi chiếm tỷ trọng gần 80% doanh thu lợi nhuận toàn Tập đoàn Đối với lĩnh vực sản xuất thép xây dựng, Tập đoàn Hòa Phát chủ đầu tư Dự án Khu liên hợp sản xuất gang thép Hải Dương Giai đoạn Khu liên hợp đầu tư từ năm 2008 đến cuối 2009 vào hoạt động với tổng đầu tư 2.500 tỷ đồng Giai đoạn đầu tư từ cuối năm 2010 vào hoạt động cuối năm 2012 với tổng đầu tư 3.300 tỷ đồng Phát huy lợi từ hạ tầng sẵn có, lợi việc đầu tư sản xuất từ thượng nguồn nguyên liệu ( sản xuất sắt thép xây dựng từ quặng sắt) Tập đoàn Hòa Phát triển khai giai đoạn khu liên hợp với tổng đầu tư 3.800 tỷ đồng, dự án dự kiến vào vận hành vào quý năm 2016 Hiện nay, Hòa Phát doanh nghiệp sản xuất thép xây dựng lớn Việt Nam với thị phần 22% Tập đoàn Hòa Phát thức tham gia vào lĩnh vực nông nghiệp từ đầu năm 2015 việc thành lập công ty TNHH MTV thương mại sản xuất thức ăn chăn nuôi Hòa Phát với vốn điều lệ 300 tỷ đồng, công suất 300.000 tấn/ năm, Tập đoàn mở rộng mảng sản xuất thức ăn chăn nuôi vào khu vực phía Nam với việc thành lập công ty TNHH MTV Thức ăn chăn nuôi Hòa Phát Đồng Nai Công ty CP Phát triển chăn nuôi Hòa Phát công ty Tập đoàn tập trung vào lĩnh vực nuôi lợn nái, lợn thịt số địa phương với Vốn điều lệ 300 tỷ đồng Trong nhiều năm liền, Hòa Phát công nhận Top doanh nghiệp lớn hiệu Việt Nam Năm 2015, Hòa Phát thuộc Top Công ty tư nhân lớn Việt Nam, Top 50 Công ty niêm yết tốt nhất, Top 50 Công ty hiệu Việt Nam, Top 40 doanh nghiệp lớn Việt Nam,… Tóm tắt bước phát triển quan trọng Tập đoàn Hòa Phát Năm 1992: Thành lập Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng Hòa Phát – Công • ty mang thương hiệu Hòa Phát • Năm 1995: Thành lập Công ty CP Nội thất Hòa Phát • Năm 1996: Thành lập Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát • Năm 2000: Thành lập Công ty CP Thép Hòa Phát, Công ty MTV Thép Hòa Phát • Năm 2001: Thành lập Công ty TNHH Điện lạnh Hòa Phát • Năm 2001: Thành lập Công ty CP Xây dựng Phát triển Đô thị Hòa Phát Năm 2004: Thành lập Công ty TNHH Thương mại Hòa Phát • Tháng 1/2007: Tái cấu trúc theo mô hình Tập đoàn, với Công ty mẹ • Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát Công ty thành viên Tháng 6/2007: Thành lập Công ty CP Khoáng sản Hòa Phát • Tháng 8/2007: Thành lập Công ty CP Thép Hòa Phát, triển khai Khu liên • hợp sản xuất gang thép Kinh Môn, Hải Dương Ngày 15/11/2007: Niêm yết cổ phiếu mã HPG thị trường chứng • khoán Việt Nam Tháng 6/2009: Công ty CP Đầu tư khoáng sản An Thông trở thành công • ty thành viên Hòa Phát Tháng 6/2009: Công ty CP Năng lượng Hòa Phát trở thành công ty thành • viên Tháng 12/2009: KLH Gang thép Hòa Phát hoàn thành đầu tư giai đoạn • Tháng 7/2010: Công ty CP Golden Gain Việt Nam trở thành công ty • thành viên Tháng 1/2011: Cấu trúc mô hình hoạt động Công ty mẹ với việc tách • mảng sản xuất kinh doanh thép Tháng 8/2012: Hòa Phát tròn 20 năm hình thành phát triển, đón • nhận Huân chương Lao động Hạng Ba Chủ tịch nước Tháng 10/2013, Khu liên hợp gang thép Hòa Phát hoàn thành đầu tư giai • đoạn 2, nâng tổng công suất thép Hòa Phát lên 1,15 triệu tấn/năm Tháng 9/2014: Triển khai giai đoạn Khu liên hợp gang thép công suất • 750.000 Ngày 9/3/2015: Hòa Phát thức Ra mắt công ty TNHH MTV • Thương mại sản xuất thức ăn chăn nuôi Hòa Phát, đánh dấu bước phát triển lịch sử Tập đoàn đầu tư vào lĩnh vực nông nghiệp Ngày 6/7/2015: Công ty CP Khoáng sản Hòa Phát thức đổi tên • thành Công ty CP Phát triển chăn nuôi Hòa Phát Tháng 7/2015: Thành lập Công ty TNHH MTV Thức ăn Chăn nuôi • Hòa Phát Đồng Nai Tháng 1/2016: Thành lập Công ty TNHH Chăn nuôi Hòa Phát Quảng • Bình • Tháng 2/2016: Thành lập Công ty CP Phát triển Nông nghiệp Hòa Phát, công ty thành viên thứ 18 Tập đoàn PHẦN I 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tập đoàn Hòa Phát 1.1.1 Chức nhiệm vụ ,quyền hạn công ty Do tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, thủ tục kinh doanh nghĩa vụ Nhà nước Chức công ty Tập đoàn Hòa Phát hoạt động chủ yếu tập trung vào lĩnh vực: Sắt thép xây dựng; Các ngành nghề điện lạnh, nội thất, máy móc thiết bị; Bất động sản, gồm Bất động sản Khu công nghiệp, Bất động sản nhà ở; Lĩnh vực nông nghiệp gồm sản xuất thức ăn chăn nuôi chăn nuôi - Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu Tổng giám đốc có quyền định vấn đề hoạt động công ty Các phòng ban có chức tham mưu, hoạt động công ty thống từ xuống - Công ty cổ phần Tập đoàn hòa phát nắm vai trò công ty mẹ giám sát điều hành công ti hoạt động Nhiệm vụ, quyền hạn công ty Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty Công ty chịu trách nhiệm chấp hành văn luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… công ty nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực sách địa bàn Xây dựng kế hoạch thực công trình dự án công ty Hợp tác với đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo quy định pháp luật Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát ngày mở rộng lĩnh vực kinh doanh để góp phần phát triển đất nước ngày giàu mạnh văn minh Với triết lý kinh doanh đơn giản đủ để làm nên thành công to lớn 1.2 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát Căn vào Luật doanh nghiệp Công ty tổ chức sau: - Tổng giám đốc: người có tư cách pháp nhân, người huy cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động công ty Chế độ quản lý công ty chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc định phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại có hiệu sử dụng vốn - Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch dự án hoàn thiện công ty,… - Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân toàn công ty xây dựng chương trình thi đua, khen thưởng đề bạt khen thưởng thay đổi nhân phòng ban, phận, phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,… Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.Xây dựng bảng chấm công phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện tuyển chọn nhân toàn công ty Xây dựng bảng nội quy, đề sách nhân Xây dựng, quản lý văn thuộc thẩm quyền giải công ty Có chức tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, đạo thực kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập chiến lược tiếp thị, quảng cáo phương tiện - Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm kỹ thuật trình thi công, nghiên cứu tìm gia phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám sát trình thi công lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm - Phòng tài kế toán: lập kế hoạch tài theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh công ty hình thức tiền tệ hạch toán nghiệp vụ phát sinh hàng ngày công ty Thông qua hạch toán khoản thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết kinh doanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, quan thuế đồng thời theo dõi cấu vốn - Phòng dự án – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát trình thi công công trình Nhìn chung cấu tổ chức công ty đơn giản, phòng ban có chức năng, quyền hạn trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi Sơ đồ máy công ty ( Phụ lục 1) 1.2 Chức nhiệm vụ ,quyền hạn cấu tổ chức văn phòng công ty Phòng tổ chức hành Chức năng: - Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty tổ chức máy hoạt động công tác tổ chức cán Công ty Thực chế độ sách cho người lao động lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân - Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến phận/cá nhân ngược lại - Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực sách Công ty thu nhận phản hồi cách kịp thời, xác - Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động SXKD Công ty - Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, trì phát triển môi trường làm việc văn minh, thân thiện chuyên nghiệp - Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến văn pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng văn pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty; Định kỳ kiểm tra đánh giá việc vận dụng quy định pháp luật Phòng (Ban) trình thực nhiệm vụ giao - Giải khiếu nại, tranh chấp phát sinh nội Công ty; Công ty với tổ chức, cá nhân bên Công ty; Nhiệm vụ: Công tác tổ chức, cán bộ: - Chủ trì việc xây dựng điều lệ tổ chức hoạt động Công ty, quy chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn phát triển máy, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ phòng ban đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi bất hợp lý công tác tổ chức hoạt động Công ty - Chủ trì thực thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh; giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức nhiệm vụ phòng - Nghiên cứu xây dựng kế hoạch nhân phù hợp với kế hoạch SXKD Công ty - Chủ trì, phối hợp với phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn - Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty việc bổ nhiệm, điều động tiếp nhận nhân vào vị trí phù hợp - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động nhằm tạo lực lượng lao động chuyên nghiệp - Phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành Công ty - Tổ chức, giám sát thống kê kỳ đánh giá nhân tổng hợp đánh giá công tác nhân theo định kỳ; lập báo cáo theo quy định - Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân - Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động chế độ sách cho người lao động Công ty - Nghiên cứu, soạn thảo sách Công ty liên quan đến chức nhiệm vụ phòng - Xây dựng hướng dẫn tổ chức thực phong trào thi đua lao động sản xuất kinh doanh - Xây dựng hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chống tham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí - Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng cá nhân tập thể, đề xuất mức khen thưởng Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật cá nhân tập thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật công ty xem xét định; Theo dõi việc thực khen thưởng kỷ luật toàn Công ty - Tổ chức công tác lao động toàn công ty Công tác Lao động tiền lương - Theo dõi đề xuất thực quy định nhà nước quản lý sử dụng lao động, cập nhật vận dụng văn pháp quy liên quan đến chế độ sách cho người lao động Tiếp nhận giải thắc mắc sách, chế độ cho người lao động - Thực đầy đủ quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy định Pháp luật - Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt đề xuất nâng lương, nâng bậc lương cho NLĐ trình Hội đồng lương phê duyệt - Phối hợp với đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn đơn vị trực 10 * Hồ sơ tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động * Các định khen thưởng, kỷ luật người lao động * Hồ sơ, tài liệu bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động… * Hồ sơ cá nhân thành viên, người lao động doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch cấp, hợp đồng lao động, định nâng lương…) Hồ sơ tài liệu hoạt động SXKD * Hồ sơ tài liệu chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh doanh nghiệp * Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý * Hồ sơ hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm… * Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh Hồ sơ tài liệu kỹ thuật * Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký quyền, sở hữu * Tài liệu máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ… * Các tài liệu khác có liên quan Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán * Văn quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn công tác tài chính, kế toán * Hồ sơ dự toán, toán kinh phí * Hồ sơ, tài liệu kiểm kê tài sản, kiểm tra tài hàng năm * Hồ sơ kế hoạch tài chính, Báo cáo tài * Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán… Các loại hồ sơ, tài liệu khác doanh nghiệp Có thể nói ý nghĩa hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu lớn, nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân mặt hoạt động khác Chính nhận thức đắn 30 giá trị hồ sơ, tài liệu việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp đem lại tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy vận hành phát triển doanh nghiệp môi trường cạnh tranh liệt 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp gồm có nhiều loại có giá trị khác nhau, đề lập quản lý đầy đủ hồ sơ tài liệu cần phải dựa số tiêu chí định Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ hiệu đem lại lợi ích thiết thực 6.3 Phương pháp lập hồ sơ - Mở hồ sơ: Căn vào danh mục hồ sơ công ty thực tế công việc giao, cán văn thư phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi thông tin ban đầu lên bìa hồ sơ như: kí hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ (Bìa hồ sơ thiết kế in theo tiêu chuẩn Quốc Gia TCVN 952:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ) Việc lập Danh mục hồ sơ quan, tổ chức thực theo quy định Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV - Thu thập văn vào hồ sơ Cán văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ( kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm.) Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) VD: Người phụ trách công tác văn phòng tổ chức Hội nghị phải thu thập tất văn bản, tài liệu Hội nghị để lập hồ sơ; năm công ty tổ chức hội nghị có nhiêu hồ sơ… Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc cán văn thư có trách nhiệm: 31 - Kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải công việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn bản,……Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài lệu bang, đĩa, ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày 3cm tách thành đơn vị bảo quản khác nhau( không nên tách cm) để thuận tiện cho việc quản lí sử dụng - Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (Đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu hồ sơ) - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải biên mục hồ sơ đầy đủ.Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong chưa thực hiên việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau VD: Hồ sơ tăng lương cho nhân viên năm 2006 bao gồm: - Trong hồ sơ có 20 định tăng lương (mỗi định tăng lương có văn kèm theo như: Tờ trình đề nghị, biên họp Hội đồng lương) Cách xếp: Mỗi định nâng bậc lương tính công việc nhỏ, xem tờ tài liệu tăng lương có trước xếp lên trên, định có sau để xuống 6.4 Nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ quan Trách nhiệm việc lập hồ sơ vào lưu trữ quan Giám đốc công ty : - Chỉ đạo chung ủy quyền cho Trưởng phòng Hành đạo công tác xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ công ty - Quyết định hình thức khen thưởng, kỉ luật cá nhân, đơn vị công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ Trưởng phòng Tổ chức hành chính: - Tham mưu, giúp Giám đốc đạo, hướng dẫn đơn vị trực thuộc việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào công ty 32 - Theo dõi, kiểm tra nghiêm túc thực quy định công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty - Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu Tổng Gíam đốc vào lưu trữ công ty Trưởng phòng phòng ban khác: - Phối hợp với Trưởng phòng tổ chức hành cán văn thư để thực có hiệu công tác văn thư phòng ban, đơn vị - Đề xuất với ban lãnh đạo mở lớp tập huấn công tác văn thư cho toàn nhân viên không riêng cán văn thư phải học - Chú trọng việc kiểm tra, giám sát soạn thảo quản lí văn để nâng cao hiệu công việc Nhận xét : Qua trình tìm hiểu lập hồ sơ hành vào lưu trữ công ty Công ty CP đầu Tập đoàn Hòa Phát thấy trình lập hồ sơ hành thực đảm bảo yêu cầu, văn tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ đến văn có giá trị pháp lí Nhưng bên cạnh nhiều tài liệu chưa có danh mục hồ sơ; có tài liệu chưa lập hồ sơ trình giải công việc kéo dài khiến cho tài liệu bị thất lạc, bó gói, rời lẻ VD: Một số văn Quyết định; công văn đơn vị gửi tới văn phòng công ty , sau công việc giải quyết, văn bị bó gói lại mà không lập hồ sơ dẫn đến việc tài liệu văn rời lẻ không giá trị gây ảnh hưởng tới việc tra tìm tài liệu Tìm hiểu nghi thức nhà nước,kĩ giao tiếp 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước,giao tiếp công sở Giao tiếp ứng xử cán bộ, công nhân viên Công ty Trong làm việc phải tuân thủ nghiêm túc nội quy, quy chế Công ty, quy định pháp luật 33 Trong giao tiếp, ứng xử phải phù hợp với phong mỹ tục, phải có thái độ tôn trọng, lịch sự, ngôn ngữ giao tiếp phải mạnh lạc, rõ ràng Khi giao tiếp với người nước ngoài, không thông thạo ngôn ngữ phải sử dụng phiên dịch Công ty bố trí Những quy định cụ thể giao tiếp, ứng xử Đối với khách hàng: Giao tiếp ứng xử làm việc với khách hàng tôn trọng, lịch với khách hàng, bảo vệ thương hiệu Công ty, làm hài lòng khách hàng phải chuẩn bị chu đáo, cụ thể, có nội dung thiết thực Đối với cấp dưới: Cấp giao tiếp với cấp phải nhã nhặn, chân thành, thẳng thắn, lắng nghe tiếp thu ý kiến với tinh thần cầu thị Khi cần hướng dẫn giải thích nội dung giải thích, hướng dẫn phải rõ ràng, cụ thể quy định nội dung liên quan đến công việc Phải có thái độ khôn khéo, kiên xử trí trường hợp nhạy cảm Đối với đồng nghiệp: Trong giao tiếp ứng xử phải trung thực, thân thiện hợp tác giúp đỡ lẫn Đối với cấp trên: Trong giao tiếp ứng xử phải mực, lễ phép Đối với nhân dân: Trong giao tiếp phải nhã nhặn, lịch sự, lắng nghe nguyện vọng, ý kiến nhân dân; hướng dẫn, giải thích rõ ràng nội dung liên quan đến công việc tiến hành giải Ứng xử giao tiếp điện thoại, thư điện tử, phương tiện truyền thông khác Cán bộ, công nhân, nhân viên Công ty sử dụng điện thoại (cố định, di động), thư điện tử phương tiện truyền thông khác để giao dịch phải nhã nhặn, lịch tôn trọng người đối thoại, phải xưng rõ tên, chức danh 34 Trong trình giao dịch phải lựa chọn thông tin xác, trung thực đẩy đủ để có kết giao dịch tốt nhất, không tự động cắt điện thoại đột ngột đàm thoại Tìm hiểu thiết bị văn phòng,các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan Trang thiết bị văn phòng tổng thể máy móc, dụng cụ, vật dụng phục vụ cho công tác văn phòng nói chung nhân viên văn phòng nói riêng Trang thiết bị văn phòng phản ánh điều kiện vất chất quan, thể phong cách làm việc trình độ ứng dụng khoa học kĩ thuật quan Một văn phòng đại có cách tổ chức, bố trí trang thiết bị khoa học, hợp lí tạo tâm làm việc cho người lao động, tạo động lực cho họ cống hiến cho công việc Trang thiết bị văn phòng nơi làm việc nhân viên văn phòng chia thành ba nhóm: trang thiết bị chính, trang thiết bị phụ dụng cụ văn phòng phẩm Các trang thiết bị phục vụ văn phòng Công ty CP tập đoàn Hòa Phát trang bị đầy đủ, đại tiện nghi • Máy tính laptop cho cá nhân • Máy in đời • Máy quét (scan) • Máy phô tô • Điện thoại bàn • Máy fax • Tủ lạnh • Tủ đựng tài liệu • Điều hòa • Nhiều hình tivi máy chiếu lớn 35 Ngoài kể đến trang thiết bị văn phòng phụ khác bàn • ghế, quạt trần, đèn điện; dụng cụ văn phòng phẩm bút, giấy, cặp đựng tài liệu, ghim…, vật dụng nhỏ rẻ tiền lại có nhu cầu thường xuyên chiếm kinh phí tương đối lớn 8.2 Quản lí sử dụng loại thiết bị văn phòng - Nhìn chung trang thiết bị khai thác sử dụng hiệu quả, tiết kiệm ,phổ biến máy tính để bàn laptop - Các trang thiết bị thường bổ sung thay có đồ hỏng hóc, bảo trì theo định kì - Bộ phận phụ trách trang thiết bị phải đảm bảo thiết bị phải hoạt động tốt có hỏng hóc phải sửa chữa, thiếu trình đơn để bổ xung them 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng • Hiện nay, nhân viên văn phòng Công ty cổ phần tập đoàn Hòa Phát sử dụng chủ yếu phần mêm soạn thảo văn Microsoft Office với phiên Office Word 2010, phiên Microsoft Office Excel 2007, Power point phiên 2010, phần mềm đọc tập tin miễn phí Forxit Reader… • Phần mềm TDOffice giới thiệu thông qua buổi tập huấn chưa đưa vào sử dụng • Phần mềm kế toán hành nghiệp MISA sử dụng tốt • Phần mềm quản lí nhân viên • Thư điện tử: việc gửi, nhận văn qua đường mạng nhân viên sử dụng qua yahoo gmail • Phần mềm quản lý văn soạn thảo văn • Phần mềm xử lí dữ liệu và khai thác dữ liệu sở thờ tự • Phần mềm xử lí dữ liệu và khai thác dữ liệu chức sắc tôn giáo • Phần mềm quản lí nhân • Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp AMIS.VN • Phần mềm kế toán MISA • Phần mềm kế toán FAST 36 • Nhận xét : Nhìn chung văn phòng công ty CP Tập đoàn Hòa Phát với nguồn quỹ dồi yêu cầu văn phòng đại đáp ứng đủ trang thiết bị đại, tiện nghi tạo môi trường làm việc động ,chuyên nghiệp Việc bổ sung bảo trì trang thiết bị thực định kì, đáp ứng kịp thời để nhân viên văn phòng làm việc xuyên xuốt Các phần mềm ứng dụng phần mềm phổ biến , nhiều phần mềm cao cấp mua đáp ứng yêu cầu phát triển ,làm việc hiệu cho văn phòng công ty Phần III NHẬN XÉT ,ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN THƯ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT Đánh giá chung 9.1 Ưu điểm - Công tác văn thư đầu tư trang thiết bị đại : máy tính nối mạng, máy in, máy phô tô, máy fax,… phục vụ cho công tác văn thư công ty - Cán văn thư người có trình độ chuyên môn cao nên khâu nghiệp vụ công tác văn thư tổ chức cách khoa học, xác - Công tác soạn thảo ban hành văn kiểm tra chặt chẽ trước ban hành văn chât lượng văn tương đối cao xác nội dung thể thức - Cán văn thư thực đầy đủ quy trình tiếp nhận, xử lí văn vào sổ công văn đi- đến - Công ty thực tốt theo quy trình quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001-2000 góp phần xây dựng quy trình quản lí văn khoa học , tạo điều kiện cho lãnh đạo công ty kiểm soát trình giải công việc để từ nâng cao chất lượng, hiệu công việc - Điều kiện làm việc cán văn thư quan tâm chu đáo, phòng 37 làm việc thoáng đãng, giúp cho cán văn thư giải công việc nhanh chóng, thuận tiện, yên tâm làm tốt công việc 9.2 Nhược điểm - Có thể nói thu thập xử lí thông tin điều tất yếu mang tính thường xuyên người tham gia hoạt động quản lý, Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát khâu văn thư làm tốt bên cạnh thiếu xót chưa thực triệt để theo Thông tư 07/2012/TT-BNVvề hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Việc lập hồ sơ chưa thực mà tài liệu lưu dạng văn rời lẻ, chưa lập hồ hành gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu, điều ảnh hưởng đến hiệu hoạt động quản lí công ty - Chưa xây dựng hệ thống tra cứu tài liệu hoàn chỉnh mà tra tìm phương pháp thủ công tìm tài liệu khó khăn đặc biệt khối lượng tài liệu tương đối nhiều - Nhiều văn bị sai số, trùng lặp số công văn, định xảy - Hiện công ty chưa có quy chế Văn thư- Lưu trữ gây khó khăn cho việc quản lí văn quy chế định việc quản lí dễ bị lỏng lẻo làm sai quy định Nhà nước - Con dấu bảo quản không với quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quản lí sử dụng dấu 9.3 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian thực tập không dài thân em học hỏi nhiều kiến thức bổ ích trình thực tế Công tác văn thư phận quan trọng cấu tổ chức làm việc Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát Chính em xin đưa số đề xuất công tác văn thư Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: - Lãnh đạo công ty thường xuyên thăm hỏi động viên giúp cán văn thư yên tâm 38 - công tác từ nâng cao hiệu công việc Công ty cần cần phải xây dựng ban hành quy định riêng công tác văn thư tuyên truyền tới phòng ban để phục vụ cho hoạt động quản lí - điều hành Cán văn thư nên tiến hành lập hồ sơ hành lập danh mục hồ sơ - sớm tốt để tránh mát tài liệu Cán Văn thư nên học hỏi tìm hiểu nghiên cứu thêm văn Nhà nước quy định công tác văn thư tránh lạc hậu, sai sót để thực tốt nghiệp vụ - Cán Văn thư nên cài đặt chương trình lưu trữ văn máy thường xuyên bảo quản tra tìm tài liệu cách nhanh đồng thời hạn chế sổ sách,tiết kiệm chi phí mua tủ đựng sổ sách tài liệu,tiết kiệm không gian phòng làm việc,hạn chế việc lập loại sổ thời gian - Lãnh đạo công ty cần tổ chức buổi học chuyền đề công tác văn thư để người phối hợp với văn thư soạn thảo văn cách khoa học với quy định hành , giảm bớt thời gian giải công việc - Các lãnh đạo công ty phải học Công tác văn thư để nâng cao hiểu biết cán văn thư phải học - Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư sử dụng phần mềm quản lý văn bảnđi, đến để giảm tải công việc tiết kiệm thời gian phận văn thư Các phần mềm như: cloud office; Lizard, 39 Phần mềm quản lý văn Cloud office : - Người quản trị tạo nhiều cấp quản lí theo mô hình công ty cách dễ dàng mà không bị giới hạn số cấp tổ chức - Phần mềm thiết kế cho cách tổ chức quản lí theo nhiều cấp cách khoa học logic Lợi ích phần mềm Cloud office: - Quản lí văn bản; - Quản lí công việc; - Quản lí tài liệu; - Tiện ích văn phòng; - Cá nhân hóa Để tìm hiểu sâu Quản lí văn em xin đưa số vai trò sau: Thực quản lý toàn văn , đến máy tính cách đầy đủ, khoa học Điều giúp cho : - Hỗ trợ việc đạo điều hành lãnh đạo -Hỗ trợ công tác thống kê, báo cáo, in sổ công văn - Nâng cao hiệu quản lí hành - Đáp ứng yêu cầu đại hóa, cải cách thủ tục hành chính, xu bước tất yếu để tiên lên hành đại Trên đề xuất ý kiến thân em, đề xuất em ý kiến khách quan em mong nhận quan tâm đóng góp lãnh đạo, nhân viên công ty Em hy vọng với đề xuất góp phần nhỏ bé công tác văn thư ngày vào chiều sâu hoạt động hiệu C KẾT LUẬN Trong suốt trình hình thành phát triển Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát không ngừng hoàn thiện tổ chức máy chất lượng nguồn nhân lực nhằm tận dụng tối đa nguồn lực phát huy tính chủ động, sáng tạo 40 công việc Đây yếu tố quan trọng định tới tồn tại, vững mạnh công ty Sau thời gian thực tập công ty thời gian không ngắn không dài sinh viên năm cuối em Nhưng công ty, em học tập nhiều kiến thức bổ ích thực tế Đợt thực tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế công tác văn thư lưu trữ công tác hành văn phòng công ty Qua em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em thực tế công ty học hỏi kiến thức thực tế mà chúng em học trường Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát giúp đỡ tận tình bảo em thời gian thực tập vừa qua Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm thực tế ít, hiểu biết nhiều hạn chế nên em không tránh thiếu sót báo cáo Kính mong thầy, cô giáo đồng chí lãnh đạo công ty góp ý để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Công ty 41 Phụ lục SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT ĐHĐ Cổ đông Văn phòng công ty Phòng Kế hoạch -Kĩ thuật Hội đồng quản trị Phòng Phòng Đầu tư Đầu tư dự án án 42 dựđốc Ban Giám Ban kiểm soát Phòng Đầu tư dự án Phòng Tài chínhKế toán Phụ lục SƠ ĐỒ CƠ CẤU VĂN PHÒNG CÔNG TY Trưởng phòng (Trịnh Thị Hường) 43 Bộ phận kinh doanh Bộ phận kinh doanh Thư ký Nhân viên Nhân viên Tổ bảo vệ Bộ phận vệ sinh Tổ lái xe Nhân viên Lễ tân Thư ký 44