Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1.GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂNNÔNG THÔN 2 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 2 1.1.1.Chức năng 2 1.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn 2 1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 3 1.2.Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý và hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ 4 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 4 1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 10 2.1.Công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ NNPTNT 10 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.1.2.Quản lý văn bản đi 14 2.1.3. Quản lý văn bản đến 21 2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 28 2.1.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 29 2.2. Nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 34 2.3.Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ NNPTNT 35 2.3.1. Các loại thiêt bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan tổ chức: 35 2.3.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng 35 2.3.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 35 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT 36 3.1. Nhận xét công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng Bộ NNPTNT 36 3.1.1. Ưu điểm 36 3.1.2. Nhược điểm 36 3.1.3. Nguyên nhân 37 3.2. Đề xuất giải pháp 38 KẾT LUẬN 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Để hoàn thành tốt đợt kiến tập này, với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô Khoa Quản trị Văn phòng với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt tận tâm hướng dẫn chúng em để chúng em hoàn thành tốt bài báo cáo Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo anh chị Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập Văn phòng , giúp em cọ xát với thực tế, giải đáp thắc mắc em mở rộng kiến thức ngành nghề mà em chọn Với vốn kiến thức hạn hẹp, thời gian thực tập có hạn, em không tránh nhiều thiếu xót làm việc Em mong nhận ý kiến đóng góp, phê bình thầy cô anh chị Văn phòng, hành trang quý báu cho nghiệp sau em Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Hồng Nhung MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU Chúng ta sông thời đại công nghệ kĩ thuật cao kinh tế toàn cầu hóa mà nhà lãnh đạo quan tổ chức Nhà nước ngày cần có cán Văn phòng đào tạo với trình độ chuyên môn cao, biết sử dụng công cụ mới, từ bỏ thói quen cũ làm hạn chế hiệu công việc Đây thời kì đặt nhiều hội cho muốn vươn lên học tập để có tay nghề vững vàng công việc văn phòng, để trở thành cán Văn phòng chuyên nghiệp có hiểu biết Hiểu tính cấp thiết vấn đề, Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đề Kế hoạch kiến tập cho sinh viên quan đơn vị, tổ chức Chuyến kiến tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đó dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức quản trị viên, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Được đồng ý lãnh đạo Văn phòng – Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Em tiếp nhận kiến tập Văn phòng Bộ, từ ngày 01 tháng đến ngày 22 tháng năm 2016 Trong thời gian em học tập vận dụng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ giảng đường vào thực tế để củng cố trau dồi thêm số kiến thức kĩ thiếu hụt thân CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn quy định cụ thể Nghị định 199/2013/NĐCP ngày 26 tháng 11 năm 2013 Chính phủ (Phụ lục 01) 1.1.1.Chức Ngay Điều Nghị định quy định vị trí chức Bộ như: “Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi phát triển nông thôn phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ” 1.1.2.Nhiệm vụ quyền hạn Trong Điều Nghị định 199/2013/NĐ-CP trình bày chi tiết cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn Bộ, em xin tóm tắt lại sau: - Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt nghị quyết, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân công Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ - Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực Bộ quản lý - Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị văn khác thuộc thẩm quyền ban hành Thủ tướng Chính phủ - Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ theo phân cấp ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ - Ban hành thông tư, định, thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn - Công bố, đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra, đánh giá, tổng hợp báo cáo chịu trách nhiệm thực chế, sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Kiểm tra văn quy phạm pháp luật Bộ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; phát quy định quan ban hành có dấu hiệu trái với văn quy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực Bộ quản lý xử lý theo quy định pháp luật 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn (Phụ lục 01) Theo Nghị định 199/2013/NĐ-CP,của Chính phủ ngày 26 tháng 11 năm 2013 bao gồm: Vụ Kế hoạch Vụ Tài Vụ Khoa học, Công nghệ Môi trường Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Pháp chế Vụ Tổ chức cán Vụ Quản lý doanh nghiệp Văn phòng Bộ Thanh tra Bộ 10 Cục Trồng trọt 11 Cục Bảo vệ thực vật 12 Cục Chăn nuôi 13 Cục Thú y 14 Cục Chế biến nông lâm thủy sản nghề muối 15 Cục Quản lý xây dựng công trình 16 Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn 17 Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản thủy sản 18 Tổng cục Lâm nghiệp 19 Tổng cục Thủy sản 20 Tổng cục Thủy lợi 21 Viện Chính sách Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn 22 Trường Cán Quản lý Nông nghiệp Phát triển nông thôn I 23 Trường Cán Quản lý Nông nghiệp Phát triển nông thôn II 24 Trung tâm Tin học Thống kê 25 Báo Nông nghiệp Việt Nam 26 Tạp chí Nông nghiệp Phát triển nông thôn Tại Điều này, đơn vị quy định từ Khoản đến Khoản 20 tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước; đơn vị quy định từ Khoản 21 đến Khoản 26 tổ chức nghiệp công lập phục vụ chức quản lý nhà nước Bộ 1.2.Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành văn phòng Bộ 1.2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng Văn phòng Bộ Nông nghiệp & PTNT quan trực thuộc Bộ lớn, thực quản lý ngành nghề phạm vi toàn quốc Cùng với thành lập Bộ Văn phòng Bộ hình thành nhằm giúp Bộ thực chức Nhà nước giao Văn phòng tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với bàn bạc tập thể.Lãnh đạo Văn phòng có 01 Chánh văn phòng giúp việc Chánh văn phòng có 03 Phó Chánh văn phòng Chánh văn phòng Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn bổ nhiệm, người lãnh đạo điều hành hoạt động Văn phòng Bộ KH&CN chịu trách nhiệm trước Bộ toàn hoạt động Văn phòng Các Phó Chánh văn phòng Bộ giúp Chánh văn phòng việc lãnh đạo công tác Văn phòng Bộ; định vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ phân công chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng công việc giao; Phó Chánh Văn phòng doBội trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm sở đề nghị Chánh Văn phòng Các nhiệm vụ cụ thể: - Tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng - Thừa lệnh Bộ trưởng ký văn thuộc phạm vi phối hợp, đôn đốc đơn vị toàn ngành thực kế hoạch đề - Tổ chức thực chế độ sách Đảng Nhà nước, định, thị Lãnh đạo -01 Phó Chánh Văn phòng làm công tác thường trực; 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách nhân nghiên cứu khoa học; 01 phó Văn phòng phụ trách tài trang thiết bị văn phòng 1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng * Chức Tại Điều Quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB quy định chức nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu Văn phòng Văn phòng Bộ quy định rõ vị trí chức Văn phòng Bộ sau: Văn phòng Bộ quan thực chức giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc quan, đơn vị thuộc Bộ thực chương trình, kế hoạch công tác Bộ; tổng hợp tình hình hoạt động kết công tác Bộ; tổ chức thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ quản lý sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung quan Bộ Văn phòng Bộ có dấu riêng để giao dịch, mở tài khoản theo quy định pháp luật * Nhiệm vụ, quyền hạn Điều Quy chế cụ thể hóa nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng sau: -Xây dựng, theo dõi đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch công tác Bộ, Lãnh đạo Bộ nhiệm vụ Lãnh đạo Bộ giao cho quan, đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác đạo điều hành Bộ; đầu mối theo dõi việc thực nghị liên tịch, quy chế phối hợp Bộ với quan, địa phương -Chủ trì phối hợp chuẩn bị, tổ chức họp, làm việc, tiếp khách, chuyến công tác Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giao nhiệm vụ Lãnh đạo Bộ -Chủ trì phối hợp xây dựng Quy chế công vụ Bộ; hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực sau ban hành -Xây dựng quy định văn hướng dẫn; kiểm tra, đôn đốc việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị thuộc Bộ; thực nhiệm vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin quan Bộ theo quy định -Xây dựng quy định văn hướng dẫn hoạt động truyền thông; chủ trì phối hợp thực hoạt động thông tin truyền thông nông nghiệp phát triển nông thôn theo quy định pháp luật; -Tổng hợp tình hình hoạt động tuyên truyền báo, tạp chí ấn phẩm khác quan, đơn vị thuộc Bộ; đầu mối cung cấp thông tin quan thông tin đại chúng, tổ chức, cá nhân theo quy định phân công Bộ trưởng -Đầu mối tổ chức thực công tác triển lãm Bộ tham gia thực hoạt động tổ chức hội chợ theo phân công Bộ trưởng -Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống ngành -Quản lý, tổ chức thực ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác đạo điều hành Lãnh đạo Bộ (quản lý hệ thống Văn phòng điện tử Bộ; trang tin điện tử Văn phòng Bộ); đầu mối quản lý, vận hành hệ thống phòng họp truyền hình, quản lý thiết bị thông tin - truyền thông quan, đơn vị sử dụng kinh phí hành Văn phòng Bộ quản lý -Quản lý sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện điều kiện phục vụ làm việc chung quan Bộ -Thực công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế Bộ -Tổ chức thực công tác bảo vệ trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ, quân sự, tự vệ, y tế, vệ sinh môi trường đảm bảo cảnh quan quan Bộ -Phối hợp hoàn chỉnh hồ sơ giải chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cán bộ, công chức, viên chức, người lao động hưởng lương từ Văn phòng Bộ -Tổ chức thực hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ giao theo quy định -Tổ chức thực nhiệm vụ Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ thành phố Hồ Chí Minh -Về tổ chức máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượng người làm việc, chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật: -Trình Bộ trưởng dự thảo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ; đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chức thuộc Văn phòng Bộ theo quy định; -Ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Bộ; Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức trực thuộc Văn phòng Bộ (riêng tổ chức có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản riêng phải có ý kiến thẩm định văn Bộ trước ký ban hành); quy chế/điều lệ tổ chức hoạt động tổ chức trực thuộc Văn phòng Bộ; Quyết định thành lập Tổ công tác Văn phòng Bộ theo quy định pháp luật; -Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh lãnh đạo tổ chức trực thuộc Văn phòng Bộ theo phân cấp Bộ trưởng quy định pháp luật; -Quy định thẩm quyền trách nhiệm người đứng đầu tổ chức thuộc Văn phòng Bộ; -Xây dựng, trình Bộ đề án vị trí việc làm; quản lý biên chế công chức theo ngạch, số lượng viên chức theo chức danh nghề nghiệp tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp thuộc Văn phòng Bộ theo quy định pháp luật; -Quyết định giao biên chế công chức hành nhà nước; biên chế công chức số lượng viên chức nghiệp; hợp đồng lao động 68/2000/NĐCP cho đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ sở định giao biên chế công chức số lượng người làm việc hàng năm Bộ; -Quyết định cử công chức, viên chức, người lao động học tập, công tác nước theo phân cấp quản lý cán Bộ; -Thực biện pháp cụ thể để tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành đơn vịthuộc Văn phòng Bộ; -Phối hợp với Vụ Tổ chức cán Trường Cán quản lý Nông nghiệp Phát triển nông thôn Bộ để thực công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công chức, viên chức thuộc nhiệm vụ Văn phòng Bộ theo quy định pháp luật; -Thực việc tuyển dụng, sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, quản lý công chức, viên chức người lao động thuộc phạm vi quản lý Văn phòng Bộ theo quy định pháp luật phân cấp quản lý Bộ 10 trình đăng ký giữ lại văn thư để cán văn thư chuyên trách lập hồ sơ công việc theo loại như: hồ sơ công văn văn phòng; công hàm, thư cảm ơn; công văn mật văn phòng; thông tư; văn không lưu; định mật; công văn mật; văn chuyên ngành văn hồ sơ hợp Tất hồ sơ xếp theo thứ tự tăng dần từ bắt đầu công việc công việc kết thúc 2.2 Nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp Văn phòng Bộ NN&PTNT ban hành QĐ 484/QĐ-BNN-VP Quy chế văn hóa công sở văn phòng Bộ NN&PTNT Tại QĐ 484/QĐ-BNN-VP có nêu rõ quy định văn hóa công sở như: Mục đích việc thực văn hoá công sở nhằm mục đích sau đây: - Bảo đảm tính trang nghiêm hiệu hoạt động Bộ Nông nghiệp - Phát triển nông thôn Xây dựng phong cách giao tiếp ứng xử chuẩn mực cho cán bộ, công chức, viên chức thực công vụ được; hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Các hành vi bị cấm - Hút thuốc phòng làm việc, phòng họp; - Sử dụng đồ uống có cồn công sở, trừ trường hợp đồng ý lãnh đạo Bộ vào dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao; - Các hình thức quảng cáo thương mại công sở Trang phục - Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức Bộ phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự; không dép lê, guốc, giày thể thao; nam giới không bỏ áo quần; nữ giới không mặc áo tay, minizýp - Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng theo quy định chuyên ngành phải thực theo quy định pháp luật Bộ 39 Giao tiếp ứng xử Cán bộ, công chức, viên chức Bộ thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức Bộ phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt Bài trí công sở ( Thực theo định số: 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 08 năm 2007 ban hành quy chế văn hoá công sở quan hành nhà nước) 2.3.Thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Văn phòng Bộ NN&PTNT 2.3.1 Các loại thiêt bị văn phòng sử dụng quan tổ chức: Qua khảo sát thực tế, em thấy Văn phòng Bộ NN&PTNT trang bị hệ thống trang bị văn phòng tương đối đầy đủ đồng Mỗi phòng ban đơn vị trang bị trang thiết bị cần thiết như: máy điều hòa, hệ thống mày điện thoại bàn, tủ đựng tài liệu, máy photo, máy tính, máy in 2.3.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng thực bảo trì bảo dưỡng theo định kì phòng Tin học phụ trách Tuy nhiên Văn phòng Bộ chưa ban hành quy chế sử dụng trang thiết bị văn phòng đảm bảo cho việc sử dụng trang thiết bị cách hiệu phục vụ cho công việc Văn phòng Bộ 2.3.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Bộ phần mềm quản lý văn đi, đến Các phần mềm phục vụ cho công tác quản lý lãnh đạo Bộ ( Quy trình sử dụng, hình ảnh phần mềm nêu phần quản lý văn đi, đến) 40 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT 3.1 Nhận xét công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Bộ NN&PTNT 3.1.1 Ưu điểm Ưu điểm lớn Công tác Văn thư Văn phòng BNN&PTNT thực cách thống hiệu quả, có phối hợp chặt chẽ, tất đơn vị để đảm nhận công tác Hành chính, văn thư lưu trữ Ngoài phận Văn phòng, Cục, Vụ, Thanh tra có phận Tổ làm công tác Các đơn vị phân công lãnh đạo phụ trách giao nhiệm vụ cụ thể chuyên trách kiểm nhiệm Chính công tác văn thư lưu trữ vừa đảm bảo tính tập trung, mà có phân cấp hợp lý Thứ hai Việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ việc quản lý văn mạng VPĐT Bộ NN&PTNT mang lại nhiều hiệu cao Với phần phần mềm quản lý văn VPĐT, giúp cho viêc quản lý văn thồng thuận tiện cho việc tìm kiếm theo dõi số lượng văn đi, văn đến cách đầy đủ xác Thứ ba công tác giấy tờ lãnh đạo quan tâm Lãnh đạo Bộ lãnh đạo Văn phòng ban hành quy định công tác công văn, giấy tờ nhằm đưa công tác vào nề nếp Để đáp ứng trình phát triển Bộ, ngành, Bộ ban hành nhiều văn hướng dẫn công tác Văn thư, Lưu trữ Thứ tư công tác lưu trữ: Tài liệu thu thập thống kê tương đối đầy đủ, đảm bảo tốt để tránh tình trạng ẩm mốc thất thoát, phục vị nhu cầu khai thác, sử dụng, bước đại hóa công tác lưu trữ Cán lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ Bộ quan tâm đến chế độ đãi ngộ độc hại cán lưu trữ Thứ Văn phòng Bộ ban hành quy chế làm việc riêng (Quy chế 484/QĐ-BNN-PTNT) Quy định cụ thể giấc làm việc, tác phong làm việc 41 cách ứng xử văn hóa công sở 3.1.2 Nhược điểm Trước hết hạn chế tổ chức nhân sự: Qua khảo sát thực tế em thấy công tác đào tạo bồi dưỡng nhiều hạn chế, hình thức, hiệu chưa cao; đào tạo chưa gắn với công tác quy hoạch với chức danh tiêu chuẩn cán Trong tiếp nhận xử lý văn đến số tồn như: nhiều văn điều kiện thời gian cán phụ trách vắng nên việc trình kí lãnh đạo không quy định; nhiều trường hợp văn không tập trung xử lý đầu mối văn thư, chuyển giao văn không địa chỉ… Việc xử lý thông tin văn đến mạng máy tính chưa hoàn thiện, đồng Đối với việc sử dụng phần mềm VPĐT giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng xác nhiên nội dung văn thị được,vẫn chưa có mục đính kèm nội dung văn bản, người muốn khai thác sử dụng tài liệu phải lên lưu trữ tìm văn Phần mềm VPĐT dừng lại mức độ quản lý văn tìm kiếm thông tin không cập nhật nội dung thông tin đầy đù văn gốc 3.1.3 Nguyên nhân Do cán văn thư chưa đào tạo tin học văn phòng nên chưa sử dụng thành thạo khai thác hết tính phần mềm quản lý văn bản; Do thực phân cấp, phân quyền, lãnh đạo Bộ giao cho chủ trương đơn vị Ký thừa lệnh, thừa ủy quyền, lại chưa quy định chặt chẽ, nhiều kẽ hở Vì xử lý văn đến, ban hành văn nhiều bất cập Do hạn chế biên chế nhân Công việc nhiều cán đảm đương Cơ sở vật chất thiếu thốn, hệ thống mạng máy tính thường xuyên bị hỏng hóc làm cho trình giải công việc bị dán đoạn, ảnh 42 hưởng không nhỏ tới suất chất lượng công việc; Nguồn kinh phí hạn hẹp chưa đáp ứng nhu cầu đổi mơi ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng đặc biệt công tác văn thư; 3.2 Đề xuất giải pháp *Nhóm giải pháp Nhận thức - Đối với Lãnh đạo Bộ Tăng cường kiểm tra, tra, giám sát công tác văn thư: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ, công tác quản lý dấu Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Bộ Nội vụ tổ chức Chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc đơn vị thu thập, hệ thống hóa tài liệu đưa vào kho lưu trữ Bộ; Tổ chức đưa vào quản lý khai thác sử dụng tài liệu Kho lưu trữ Bộ - Đối với cán bộ, công chức Các cán làm công tác văn thư Bộ: tăng cường công tác tuyên truyền văn quy định cho cán công chức quan; tham gia tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho cán Bộ tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị quản lý cấp trực tiếp Báo cáo kịp thời có biện pháp chấn chỉnh đơn vị có 43 tượng vi phạm chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ Các cán làm công tác văn thư đơn vị: Thường xuyên trao đổi nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư như: việc soạn thảo ban hành văn cán bộ, công chức quan Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; Các cán chuyên môn: phải tăng cường học tập, trao đổi nghiệ vụ công tác văn thư Tham gia lớp tập huấn công tác soạn thảo văn lập hồ sơ để làm tốt khâu nghiệp vụ lập hồ sơ *Nhóm giải pháp công nghệ Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Nghiêm túc tổ chức thực Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn điện tử hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo trao đổi chuyên môn nội đơn vị đơn vị thuộc Bộ, nên hạn chế việc sử dụng văn giấy Cần lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng ừng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc nâng cao khả hội nhập với Khu vực duyên hải miền trung nước 44 KẾT LUẬN Qua đợt kiến tập Văn phòng Bộ NN&PTNT giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế công tác hành VP Bộ NN&PTNT nói riêng quan hành nhà nước nói chung Qua em học hỏi thêm số kiến thức,kĩ năng, chuyên môn nghiệp vụ Trong thời gian đầu không tránh khỏi bỡ ngỡ lạ lẫm công việc hướng dẫn nhiệt tình bảo công việc anh chị Văn phòng Bộ NN& PTNT cần mần học hỏi thân, em nhanh chóng tiếp cận học hỏi nhanh, thành thạo công việc Được cán phòng giao cho nhiều nhiệm vụ như: Nhập tin văn bản, quản lý văn đi, đến phần mềm Bộ, chỉnh lý tài liệu, dán phiếu xin ý kiến giải văn bản, photo tài liệu Và điều hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Tuy thời gian kiến tập tương đối ngắn, em vô ý nghĩa.Đó hội giúp em vận dụng kiến thức học vào thực tế đóng góp phần công sức cho công việc quan, em học số kiến thức, kĩ mềm Đó sở để tương lai trở thành nhà văn phòng thực thụ Trên toàn báo cáo kiến tập em trình thực tập viết tránh khỏi thiếu xót, mong thầy cô anh chị cho em ý kiến để em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 45 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/ NĐ – CP ngày 01/8/2001 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/ NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Nghị định số 199/2013/NĐ-CP ngày 26/11/2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Văn hợp số 01/ VBHN – BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội Vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/ 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kĩ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Quyết định 618/QĐ-BNN-TCCB ngày 01/04/2014 Của Bộ Nông nghiệp phát triển Nông thôn ban hành định quy định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Quyết định 190/QĐ-VP-HC Quyết định chánh văn phòng ban hành quy chế làm việc Văn phòng Bộ 47 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn PHỤ LỤC 2: Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Chánh văn phòng Phó chánh Văn phòng Phòng chức Phòng Hành Phòng Tổng hợp Phòng Kế toán Phòng Quản trị -Y Tế Phòng Văn thư Lưu Trữ Phòng Truyền thông Phòng Bảo vệ Phòng Tin học Phó chánh Văn phòng Phó chánh Văn phòng Đơn vị trực thuộc VP Đại diện Phía Nam Đoàn Xe Đơn vị nghiệp công lập TT dịch vụ NN TT TM DV NN phía Nam PHỤ LỤC 3: Lưu đồ Tiếp nhận quản lý văn đến Trách nhiệm thực Nội dung Tiếp nhận; Đăng ký văn đến; Trình lãnh đạo Văn phòng Văn thư Bộ Xử lý văn Lãnh đạo VP Nhập liệu ý kiến xử lý LĐVP vào sổ, máy; Văn thư Bộ Chuyển giao văn cho đơn vị Chuyên viên Phòng Tổng hợp Nhận văn từ văn thư Bộ; trình Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Bộ Chuyên viên Phòng Tổng hợp/Văn thư Bộ Văn thư đơn vị Lãnh đạo đơn vị Xử lý văn Chuyển trả văn không thuộc trách nhiệm xử lý Cập nhập ý kiến xử lý văn Lãnh đạo Bộ; Chuyển giao văn cho đơn vị Tiếp nhận; Đăng ký văn đến; Xử lý văn Văn thư Cập nhập ý kiến xử lý VB; đơn vị Chuyển giao cho phận; Theo dõi, đôn đốc giải văn Trưởng phận/công chức Văn phòng Bộ (Phòng Tổng hợp) Văn thư Bộ /Văn thư đơn vị Tiếp nhận xử lý, giải văn bản; Báo cáo kết Theo dõi, đôn đốc giải văn - Báo cáo xử lý văn đến Văn thư đơn vị Lưu hồ sơ PHỤ LỤC Mẫu bìa hồ sơ: Tên quan………………… Đơn vị tổ chức……………… HỒ SƠ ……………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… (Từ ngày…tháng…năm…đến ngày…tháng…năm…) ……………Tờ Phông số :… Thời hạn bảo quản :……… Mục lục số :…… Hồ sơ số :…………