Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 Chương 1. Giới thiệu vài nét về UBND Huyện Hậu Lộc 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành; 4 1.1.2 Chức năng; 5 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn; 6 1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc 11 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 12 1.2.1 Chức năng của bộ phận văn thư lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc 12 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc. 13 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc 14 Chương 2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc. 16 2.1. Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc 16 2.1.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện. 16 2.1.2 Công tác chỉ đạo của UBND Huyện đối với công tác văn thưlưu trữ 16 2.2. Hoạt động nghiệp vụ Văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc. 18 2.2.1 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại UBND huyện Hậu Lộc; 18 2.2.2 Tình hình thực hiện công tác văn thư của UBND Huyện Hậu Lộc 19 2.2.3 Tình hình thực hiện công tác lưu trữ của UBND huyện Hậu Lộc; 20 2.2.4 Tình trạng kho bảo quản lưu trữ tài liệu tại UBND Huyện Hậu Lộc; 23 Chương 3. Nhận xét, đánh giá và đưa ra kiến nghị 24 3.1. Một vài nhận xét, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Hậu Lộc 24 3.1.1 Ưu điểm; 24 3.1.2. Nhược điểm. 25 3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại UBND Huyện Hậu Lộc. 25 3.3. Một số kiến nghị 26 3.3.1 Đối với bộ phận văn thưlưu trữ UBND huyện Hậu Lộc 26 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của khoa, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 26 C. KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC A LỜI MỞ ĐẦU .1 B NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét UBND Huyện Hậu Lộc 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND Huyện Hậu Lộc 1.1.1 Lịch sử hình thành; 1.1.2 Chức năng; 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn; 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Hậu Lộc 11 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ quan, tổ chức 12 1.2.1 Chức phận văn thư- lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc 12 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc .13 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc .14 Chương 15 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc 16 2.1 Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc .16 2.1.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư- lưu trữ UBND Huyện 16 2.1.2 Công tác đạo UBND Huyện công tác văn thư-lưu trữ .16 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Văn thư- lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc 18 2.2.1 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu UBND huyện Hậu Lộc; 18 2.2.2 Tình hình thực công tác văn thư UBND Huyện Hậu Lộc 19 2.2.3 Tình hình thực công tác lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc; 20 2.2.4 Tình trạng kho bảo quản lưu trữ tài liệu UBND Huyện Hậu Lộc; 23 Chương 24 Nhận xét, đánh giá đưa kiến nghị 24 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc 24 3.1.1 Ưu điểm; 24 3.1.2 Nhược điểm .25 Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc .25 3.3 Một số kiến nghị 26 3.3.1 Đối với phận văn thư-lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc 26 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ khoa, trường Đại Học Nội VụHà Nội .26 C KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A LỜI MỞ ĐẦU Đất nước xã hội ngày không ngừng phát triển hoạt động người phải thay đổi Trong đó, việc trao đổi thông tin diễn nhu cầu tất yếu.Thông tin tập hợp liệu làm tăng thêm hiểu biết người vấn đề thông qua trình giao tiếp.Thông tin điều người ta đánh giá, nói đến tri thức, tin tức Và việc trao đổi thông tin, việc trao đổi trực tiếp, người có nhiều phương tiện nhiều cách thể gián tiếp khác nhau, văn coi phương tiện quan trọng Nó sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh để điều hành quản lý xã hội, pháp lý để truy cứu trách nhiệm…Cho nên, người nhận thức vai trò quan trọng văn Từ xưa tới qua thời kỳ lịch sử tài liệu mang tính chất định, bề dày văn hiến, quốc gia chứng xác thực chứng minh cho tồn quốc gia đó, đặc biệt vấn đề chủ quyền, lãnh thổ địa chối cãi Xã hội ngày phát triển, tư người phong phú, hình thức phản ánh tư văn đa dạng Vì việc quản lý tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ cần thiết có ý nghĩa to lớn tất hoạt động xã hội loài người, có ý nghĩa về: trị, kinh tế văn hóa, khoa học, lịch sử…và di sản dân tộc Trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 rõ: “ Tài liệu lưu trữ di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam XHCN” Bác Hồ nói: “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết Quốc gia…” Chính Đảng Nhà nước ta sau giành quyền quan tâm tới việc bảo vệ TLLT Xuất phát từ thực tế theo chương trình đào tạo nhà trường khóa học, học viên kiến tập ngành lưu trữ quan theo nội dung lý thuyết học Đó yêu cầu thiếu học viên kiến tập ngành khoảng thời gian cần thiết vừa để đánh giá quy trình đào tạo Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ nhà trường, vừa rèn luyện kỹ nghiệp vụ thành thạo, cho học viên làm quen với công việc bên Được trí tiếp nhận học viên đến kiến tập UBND huyện Hậu Lộc đồng ý cán quan văn phòng huyện ủy huyện Hậu Lộc, em vận dụng lý thuyết học để giải số vấn đề thực tiễn công việc, từ rèn luyện ý thức nghề nghiệp, nâng cao trình độ nghiệp vụ nhận thức kỹ ngành VTTL, phẩm chất người cán làm công tác lưu trữ Mặt khác, dịp để thân trải nghiệm, làm việc với số lượng tài liệu lớn liên quan tới hành tổ chức quan lớn văn phòng UBND huyện Hậu Lộc qua thân em thu thập thêm tài liệu, kiến thức để chuẩn bị cho tập Kiến tập ngành nghề nội dung quan trương trình đào tạo ngành Văn Thư Lưu Trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm kết hợp lí luận thực hành,được xác định môn học điều kiện để xét dự thi tốt nghiệp Mục đích đợt kiến tập chủ yếu làm sáng tỏ lý thuyết học, bước đầu giúp sinh viên quen với công việc, trực tiếp vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng công tác Qua dịp để thực tập sinh tập dượt, rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp cán văn phòng tương lai Qua đợt kiến tập hội tốt cho em vận dung kỹ thực hành vào nghiệp vụ chuyên môn mình, học hỏi nhiều khinh nghiệm thực tế nâng cao lực thân Trong thời gian kiến tập từ ngày 01/06 – 19/06 thời gian kiến tập ngắn khả thích ứng ban đầu với tài liệu hành chưa thật tốt, công việc quan nhiều, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn có nhiều điểm khác cần phải có linh hoạt, xử lí tình cần nhiều kinh nghiệm kĩ nghề nghiệp dày dạn công việc hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Nhưng với nỗ lực thân, lý thuyết thầy cô trang bị Trường giúp đỡ tận tình cán Văn phòng nên em hoàn thành đợt kiến tập cách tốt đẹp Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Đây báo cáo kiến tập ngành em, trình làm báo cáo với nỗ lực thân giúp đỡ cán quan hướng dẫn, giúp đỡ xong thân em chưa có kinh nghiệm, lại lần tiếp xúc vào thực tế nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, kính mong thầy cô giáo Trường Đại Học Nội Vụ- Hà Nội, cô, chú, anh chị, bạn giúp đỡ đóng góp ý kiến bổ ích cho thu hoạch để thu hoạch hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Hậu Lộc, ngày 20 tháng 06 năm 2016 Sinh viên Hoàng Mạnh Trường Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét UBND Huyện Hậu Lộc 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND Huyện Hậu Lộc 1.1.1 Lịch sử hình thành; Hậu Lộc huyện ven biển thuộc tỉnh Thanh Hóa , cách trung tâm thành phố khoảng 25km phía Đông Bắc, giáp huyện Nga Sơn, Hà Trung phía bắc, Hoằng Hóa phía tây nam, phía đông giáp biển Đông Có diện tích tự nhiên 143,5km dân số gần 176 ngàn người, với 26 xã 01 thị trấn Hậu Lộc vùng đất hình thành lâu đời qua thời kì vua chúa Việt Nam đổi thành nhiều tên gọi năm 1821, vua Minh Mệnh đổi tên Huyện thành Hậu Lộc tên gọi tồn ngày vùng đất cổ, có nhiều di tích lịch sử văn hoá lâu đời nhiều cảnh quan thiên nhiên xinh đẹp, độc đáo hậu lộc có văn hoá khảo cổ tiếng thuộc hậu kỳ đá sơ kỳ thời đại đồng thau: “ văn hoá hoa lộc” khởi nghĩa bà triệu đầu thời kỳ bắc thuộc (248) để lại đất hậu lộc chứng tích lịch sử di tích lớn khu vực tinh- chợ phủ trung tâm trị, kinh tế, văn hoá quận cửu chân suốt thời lý- trần theo truyền thuyết gia phả số dòng họ thời trần hậu lộc có bô lão dự hội nghị diên hồng chiến đấu chống quân nguyên mông diễn ác liệt số địa điểm thuộc huyện hậu lộc, gần cửa biển lạch trường Huyện hậu lộc hậu quan trọng khởi nghĩa ba đình (nga sơn) năm 1886 quê hương phạm bành, hoàng bật đạt nhiều tướng sĩ phong trào cần vương chống pháp hậu lộc nơi có nhiều chí sĩ yêu nước đinh trương dương, lê hữu lập, nguyễn chí hiền, mẹ tơm… Năm 1837, Nguyễn Minh Mệnh thành lập huyện Mỹ Hóa sở tổng cắt từ Hậu Lộc Hoằng Hóa; Đại Lý ( gồm xã ; Đại Lộc, Đồng Lộc, Triệu Lộc, Châu Lộc), Dương Thủy ( gồm xã; Hoằng Xuyên, Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hoằng Khê, Hoằng Cát , Hoằng Lý, Hoăng Qùy, Hoằng Phú, Hoằng Qúy phần thị trấn Tào Xuyên), Lỗ Hương ( thuộc xã; Hoằng Hợp, Hoằng Khánh, Hoằng Xuân, Hoằng Phượng, Hoằng Giang) Dương Sơn (nay gồm xã: Hoằng Lương, Hoằng Sơn, Hoằng Trinh, Hoằng Trung, Hoằng Kim) Tức huyện Hậu Lộc vùng đất ngày trừ xã Đại Lộc, Đồng Lộc, Triệu Lộc, Châu Lộc Năm 1850 kiêm lý toàn huyện Mỹ Hoá vào huyện Hoằng Hoá Năm 1877 Nguyễn Tự Đức lại cắt phần đất tổng Đại Lý (nay xã: Đại Lộc, Đồng Lộc, Triệu Lộc, Châu Lộc) cho Hậu Lộc Ranh giới tự nhiên Hậu Lộc ổn định ngày 1.1.2 Chức năng; Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Uỷ ban nhân dân huyện Hậu Lộc đơn vị nghiệp thuộc UBND tỉnh Thanh Hóa, chịu đạo, quản lí trực tiếp, toàn diện UBND Tỉnh Thanh Hóa, văn phòng UBND huyện đồng thời chịu đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc Hội Hội đồng nhân dân Tỉnh, văn phòng UBND Tỉnh Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Văn phòng UBND có tư cách pháp nhân, có dấu riêng dự toán kinh phí để hoạt động mở kho bạc Nhà Nước theo quy định Văn phòng UBND Huyện Hậu Lộc có chức tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, đạo điều hành Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất kỹ thuật cho Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện Hậu Lộc 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn; Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ dấu, 01 đồng chí chuyên nhập văn – đến, 01 đồng chí làm chỉnh lí bảo quản, lập hồ sơ tài liệu Cả cán văn thư nữ Cán Văn thư, yêu nghề có ý thức học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ lý luận trị 01 đồng chí tốt nghiệp Quản trị Văn phòng – Học viện Hành Chính, Cán văn thư người sử dụng dấu đồng thời người quản lý văn tiếp nhận văn đến quan Mọi văn đến nhập vào phần mềm quản lý nhằm tạo điều kiện cho công tác tra tìm quản lý Chánh văn phòng Huyện Chánh văn phòng trực tiếp đạo công tác Văn thư quan, phân công giải văn ký văn thuộc thẩm quyền ký * Sơ đồ tổ chức phận văn thư – lưu trữ Huyện Hậu Lộc 01 Chánh Văn Phòng Phòng Nội Vụ Huyện, Thư ký Phòng văn thư- lưu trữ Chương Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 15 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Thực trạng công tác văn thư lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc 2.1 Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc 2.1.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư- lưu trữ UBND Huyện 2.1.2 Công tác đạo UBND Huyện công tác văn thư-lưu trữ Trong trình khảo sát tình hình thực tế công tác Văn thư, Lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc em tìm thấy văn quy định chế độ hoạt động công tác Văn thư, Lưu trữ khâu nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ đạo ban hành văn Các văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ + Các văn đạo: Nghị định 62/1993/NNĐ-CP ngày 22/9/1993 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 phủ quản lý sử dụng dấu ( thay Nghị định 62/1993/NĐ-CP) Thông tư Liên tịch số 32/TT-LB ngày 30/12/1993 Bộ Nội vụ - Ban tổ chức cán hướng dẫn thi hành Nghị định 62/1993/NĐ-CP Chính phủ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Lưu trữ Công văn 425/VTLTNN-NVTW Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ngày 18/7/2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Hướng dẫn số 882/ HDVTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 cục Văn thư – lưu trữ nhà nước hướng dẫn văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 16 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Công văn số 524/VTLTNN-NVTW ngày 17 tháng 04 năm 2015 cục Văn thư lưu trữ nhà nước việc thi hành Luật lưu trữ + Các văn Huyện ban hành công tác Văn thư – lưu trữ từ tháng 01/2010- 06/2016 Trong thời gian từ tháng 01/2010 đến tháng 06/2007 Văn phòng Huyện chủ trì phối hợp với đơn vị chuyên môn ban hành nhiều văn quản lý, đạo văn liên quan khác đến công tác công văn, giấy tờ như: Quyết định số 863/UBND ngày 14 tháng 07 năm 2010 việc nâng cao hiệu chất lượng tài liệu giấy công tác văn thư – lưu trữ huyện Công văn số 1131/ CVCT-UBND ngày 21 tháng 05 năm 2012 Chủ tịch UBND việc đảm bảo an toàn tài liệu mật lưu trữ UBND huyện Chỉ thị số 408/CTCVP-UBND ngày 15 tháng 04 năm 2013 Chánh văn phòng Huyện việc hướng dẫn nộp hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, việc quản lý sử dụng dấu cán văn thư Công văn số 902/ CVCT-UBND ngày 27/12 năm 2014 Chủ tịch UBND huyện việc báo cáo tổng kết tình hình thực công tác văn thư năm 2014 Quyết định số 553/QĐCT-UBND huyện ngày 20/06 năm 2015 Chủ tịch UBND Huyện việc đề cử cán chuyên trách văn thư học nâng cao nguồn chất lượng văn thư quan Thông tư số 22/2015 TT UBND huyện ngày 18 tháng 08 năm 2015 UBND Huyện hướng dẫn đạo công tác lập hồ sơ thực chế độ xóa đói giảm nghèo địa bàn Huyện Công văn số 07/ 2016 CV-UBND huyện ngày 11 tháng 03 năm 2016 UBND huyện việc thống kê ban hành văn quy phạm pháp luật từ năm 2010 đến năm 2015, có văn kèm theo Việc ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư, Chánh văn phòng trực tiếp đạo nội dung công việc, cán văn thư phải thực theo quy định Nhà nước, đảm bảo yêu cầu điều chỉnh Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 17 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ quản lý quan nhà nước quy định Văn phòng Huyện thường xuyên kiểm tra việc thực theo dõi sổ sách, loại văn đi, văn đến tình hình sử dụng dấu cán văn thư, trình thu thập quản lý tài liệu lưu trữ đơn vị trực thuộc Hàng năm văn phòng Huyện có công văn báo cáo, tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Văn thư- lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc 2.2.1 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu UBND huyện Hậu Lộc; - tổ chức khoa học tài liệu theo số văn đến - tổ chức khoa học tài liệu theo số ngày tháng năm ban hành, giao nhận - tổ chức khoa học lưu trữ tài liệu theo đề tài, nội dung lập nộp lưu hồ sơ - tổ chức phân loại tài liệu theo vấn đề công việc; hành nội bộ, tổ chức Đảng, Doanh nghiệp… - tổ chức lưu trữ tài liệu theo mẫu tài liệu… giấy, tài liệu phim, tài liệu ảnh, ghi âm, băng đĩa, tài liệu kỹ thuật - tổ chức lập hồ tài liệu công việc kết thúc theo cuối năm - Thực chỉnh lí tài liệu theo văn ban hành văn nhận; Nghị Quyết, Quyết Định, Thông Tư, Chỉ Thị… - Phân tài liệu theo tên tác giả ban hành; + tài liệu Tỉnh + tài liệu Chính phủ + tài liệu Bộ + tài liệu HĐND, UBND Các khâu nghiệp vụ lưu trữ: + Phân loại tài liệu lưu trữ; + Đánh số tài liệu lưu trữ; + Bổ sung tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ; Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ + Thống kê tài liệu lưu trữ; + Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; + Bảo quản tài liệu lưu trữ; + Sử dụng tài liệu lưu trữ; + Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Việc quản lý công tác lưu trữ thực theo quy định nhà nước văn UBND Huyện Văn phòng Huyện giao nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc việc thực công tác lưu trữ Hàng năm có kế hoạch chỉnh lý tài liệu tiếp nhận tài liệu từ văn thư quan để đưa vào kho lưu trữ 2.2.2 Tình hình thực công tác văn thư UBND Huyện Hậu Lộc Cán văn thư người trực tiếp tiếp nhận văn đến bàn giao văn thong qua bưu điện huyện người trực tiếp vào sổ văn văn đến với việc đánh máy văn bản, kiểm tra số lượng, kí hiệu văn bản, ngày tháng năm nhận giao văn bản, với việc quản lý sử dụng dấu quan, dấu chức danh, dấu mật, khẩn, hỏa tốc… quan Các văn cán văn thư kiểm tra từ khâu bóc bì… sau nhận văn đến trình văn đến với phòng ban liên quan, UBND Huyện Hậu Lộc văn thư lưu trữ tổ chức theo kiểu hỗn hợp văn sau ban hành thong qua cán văn thư đóng dấu vào sổ văn lưu gốc có chữ ký Trưởng phòng chuyên môn liên quan phép đóng dấu ban hành Không cán văn thư tham mưu cho Chánh văn Phòng việc đôn đốc thực văn UBND ban hành tiếp nhận, giúp Chánh văn Phòng giải nhanh hiệu việc thực nhiệm vụ mà Chủ tịch UBND giao phó Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 2.2.3 Tình hình thực công tác lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc; Việc quản lý công tác lưu trữ thực theo quy định nhà nước văn Huyện Văn phòng Huyện giao nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc việc thực công tác lưu trữ Hàng năm có kế hoạch chỉnh lý tài liệu tiếp nhận tài liệu từ văn thư quan để đưa vào kho lưu trữ *Đối với công tác thu thập bổ sung tài liệu Lưu trữ; Thu thập bổ sung tài liệu Lưu trữ trình thực biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữ, từ lựa chọn chuyển vào kho lưu trữ theo quy định Khi tiến hành thu thập tài liệu phải xác định nguồn thu thập tài liệu, xác định tài liệu có giá trị cần phải đưa vào lưu trữ Khi thu thập bổ sung tài liệu dựa vào nguyên tắc bản: Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử theo phông lưu trữ Không phân tán phông tài liệu lưu trữ Tài liệu sau chỉnh lý phản ánh hoạt động quan tổ chức tình thành tài liệu Khi phân loại lập hồ sơ phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự giải công việc thực tế Được quan tâm thủ trưởng đơn vị nên việc lập giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân vào lưu trữ quan có bước chuyển biến tích cực: khối tài liệu thu thập vào lưu trữ quan tăng rõ rệt, chất lượng hồ sơ cải thiện Năm 2015 kho lưu trữ huyện thu thập lưu trữ quan 25 mét tài liệu, có 10m tài liệu dự án xây dựng chuẩn nông thôn sau hết giai đoạn Cán lưu trữ quan lập kế hoạch thu thập tài liệu khoa học, đảm bảo Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ tài liệu thu chỉnh lý hoàn chỉnh, không để bó gói kho, sau nhập thông tin vào sở liệu đưa phục vụ khai thác sử dụng sau tiến hành thu tài liệu đơn vị khác * Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tổ chức lại tài liệu lưu trữ theo phương án phân loại khoa học tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa lập công cụ tra cứu phông tài liệu đưa chình lý Tổ chức chỉnh lý tài liệu nhằm xếp tài liệu chỉnh lý cách khoa học loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu suất sử dụng kho tàng thiết bị bảo quản Khi chỉnh lý tài liệu phải đảm bảo yêu cầu như: + Phân loại tài liệu lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; + Phải xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu; + Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu; + Lập công cụ tra cứu; + Lập danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị loại để tiêu hủy Chỉnh lý tài liệu dựa theo nguyên tắc sau: + Không phân tán phông tài liệu lưu trữ; + Tài liệu sau chỉnh lý phản ánh hoạt động quan tổ chức hình thành tài liệu; + Khi phân loại lập hồ sơ phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự giải công việc thực tế Chỉnh lý tài liệu dựa theo nguyên tắc sau: + Không phân tán phông tài liệu lưu trữ; + Tài liệu sau chỉnh lý phản ánh hoạt động quan tổ chức hình thành tài liệu; + Khi phân loại lập hồ sơ phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự giải công việc thực tế Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chỉnh lý tài liệu tiến hành theo bước sau: + Chuẩn bị chỉnh lý: khảo sát tài liệu, biên soạn văn hướng dẫn, lập kế hoạch chỉnh lý; + Thực chỉnh lý: Phân loại tài liệu cần chỉnh lý thành nhóm lớn nhóm vừa nhóm nhỏ; Lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ; Hệ thống hóa hồ sơ; Biên mục hồ sơ ( Đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc viết bìa hồ sơ) Trong trình kiến tập Lưu trữ Huyện, tiến hành chỉnh lý khoảng 02 m tài liệu xây dựng Khối tài liệu có thời gian tài liệu khoảng từ 2000 – 2012 Tài liệu phân theo thời gian, sau chia theo công trình xây dựng, đến hạng mục công trình Ví dụ; KHỐI XÂY DỰNG CƠ BẢN Năm 2004 - 2006 Trường Trung Học Phổ Thông Hậu Lộc Hồ sơ số 01: Phê duyệt, cấp phát đất giải toả mặt xây dựng công trình “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4” 02 Phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật công trình “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4” 03 Phê duyệt thiết kế tổng dự toán công trình “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4” 04 Chuẩn bị đầu tư xây dựng công trình “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4” 05 Nhật ký công trình “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4” 06 Thanh tra công tác XDCB “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4” 07 Bản vẽ thiết kế hạng mục khu lớp học, công trình “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4” 08 Bản vẽ thiết kế hạng mục Nhà cán công nhân viên, Công trình Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4” 09 Dự toán ngân sách xây dựng “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4” 2.2.4 Tình trạng kho bảo quản lưu trữ tài liệu UBND Huyện Hậu Lộc; Kho lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc có diện tích 30M2, diện tích mặt sàn 12m2 kho lưu trữ có đầy đủ cặp hộp giá tủ bệ sắt chống gỉ, không gian xung quanh thoáng mát có hệ thống điều hòa, cửa sổ, phòng cháy chữa cháy, hệ thống hút ẩm diệt mối côn trùng đảm bảo, nằm cạnh phòng văn thư… cách trục đường huyện khoảng 50m, có phòng đọc riêng Môi trường bảo quản tốt Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương Nhận xét, đánh giá đưa kiến nghị 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc 3.1.1 Ưu điểm; Nhờ có đạo quan tâm kịp thời của Chánh văn phòng lãnh đạo Huyện Uỷ với cố gắng nỗ lực cán văn phòng chuyên môn huyện phối hợp nhịp nhàng ban nghành phận văn thưlưu trữ huyện không ngừng nâng cao chất lượng, công tác văn thư thực cách nhanh chóng xác hiệu từ khâu soạn thảo văn đánh máy, việc đóng dấu văn ban hành văn ngày hoàn thiện Thể thức, kỹ thuật trình bày văn nhìn chung thực theo Nghị Định 110/2004/NĐ-CP ngày 18/04/2004 Chính Phủ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội Vụ Văn Phòng Chính Phủ Việc giải văn văn đến thực theo quy trình nghiệp vụ văn thư, đảm bảo yêu cầu nghiệp vụ tính bí mật, an toàn văn Cán văn thư tận tình tỉ mỉ công việc, đánh giá cao quan trọng văn bản, nhận thức tính quan trọng văn dấu Việc bồi dưỡng, đòa tạo đội ngũ cán văn thư quan tâm không ngừng học hỏi việc đề cử cán học nâng cao trình độ nghiệp vụ văn phòng- văn thư Quy trình văn văn đến thực xác, bí mật nhanh chóng Đạt kết quan tâm lãnh đạo Huyện Uỷ cố gắng nỗ lực cán trực tiếp làm công tác văn lưu trữ Đồng thời, kết chứng tỏ nhận thức sâu sắc ý nghĩa công tác văn thư lưu trữ hoạt động chung quan Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm nêu công tác văn thư- lưu trữ UBND huyện số khuyết điểm sau; Vào sổ văn đến, văn chậm, ảnh hưởng tới công tác chuyên môn phòng ban chuyên môn Một số trang thiết bị máy in, máy fax văn xuống cấp kinh phí đầu tư trang thiết bị hạn hẹp Công tác kiểm tra, tra chất lượng tài liệu diễn ít, chất lượng hồ sơ chưa đảm bảo theo tiêu chuẩn ản hưởng trực tiếp tới trình lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Kho lưu trữ chưa đạt tiêu chuẩn nhiệt độ ánh sáng, tài liệu xếp chưa giá cặp, ảnh hưởng trục tiếp tới chất lượng tài liệu Những khuyết điểm hạn chế đặt nhiều vấn đề cần giải cần có giám sát, đạo sát lãnh đạo công tác văn phòng chuyên môn hành nói chung công tác văn thư lưu trữ nói riêng Và hết phận văn thư – lưu trữ huyện cần nguồn kinh phí đầu tư cho việc xây dựng trang thiết bị chất lượng phục vụ cho hoạt động quan 3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc Quán triệt chặt chẽ văn pháp quy công tác văn thư- lưu trữ UBND Huyện Rà soát sai sót văn ban hành Tổ chức kiểm tra tài liệu kho lưu trữ thường xuyên, phát sai phạm phải xử lí nghiêm Họp định kỳ phổ biến cho cán văn thư thiếu xót để khắc phục, kiểm điểm rút kinh nghiệm khâu soạn thảo, đóng dấu văn bản, quy trình sao, độ mật văn Chánh văn phòng lãnh đạo thực ban hành văn đôn đốc, Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn nâng cao trình độ cho cán văn thư-lưu trữ Xây dựng bảng bảo quản tài liệu lập danh mục hồ sơ theo yêu cầu Cục Văn Thư- Lưu Trữ Nhà Nước quy định Chú trọng đến việc lập, nộp hồ sơ hành theo Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lí tài liệu năm, việc tiêu hủy tài liệu hết hạn bảo quản hết giá trị Ủng hộ việc nghiên cứu đề tài khoa học lưu trữ cán văn thư – lưu trữ 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Đối với phận văn thư-lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc Đầu tư nguồn kinh phí cho hệ thống kho chuyên dụng thiếu nhiều trang thiết bị, số trang thiết bị máy hút ẩm, nhiệt kế, bình chữa cháy … xuống cấp, cặp hộp giá, tủ kệ thiếu nhiều Phòng văn thư chưa có máy phô tô chuyên dụng dễ lộ thông tin văn bị phát tán Bìa hộp đựng hồ sơ thiếu nhiều chưa đạt tiêu chuẩn Tài liệu chưa chỉnh lý nhiều, lộn xộn đề nghị UBND huyện tăng nguồn kinh phí quan tâm cho việc chỉnh lí tài liệu tồn đọng ẩm mốc hư hỏng không chỉnh lý ngăn nắp 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ khoa, trường Đại Học Nội Vụ- Hà Nội Cần khuyến khích sinh viên thực đề tài nghiên cứu khoa học chuyên sâu đa dạng công tác văn thư, lưu trữ Cho sinh viên thực tế nhiều quan hành có nhiều tài liệu, để sinh viên tiếp xúc nhiều với tài liệu có nhiều kiến thức thực tế Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Nhà trường khoa đầu tư việc mua sắm tài liệu mở rộng kho chuyên dụng để hướng dẫn sinh viên việc làm quen với công tác văn thư văn phòng Đổi tron g việc giảng dạy sinh viên cập nhật kiến thức giúp sinh viên trao dồi thêm nhiều hiểu biết công tác văn thư- lưu trữ Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ C KẾT LUẬN Khái quát, đánh giá lại nội dung kiến tập; Là quan đầu nghành Huyện UBND huyện xác định tầm quan trọng vai trò hệ thống quản lý nhà nước địa phương UBND huyện Hậu Lộc không ngừng xây dựng, hoàn thiện máy quyền địa phương việc ngày nâng cao cấu tổ chức, hoàn thiện đội ngũ công viên chức, cán chuyên môn, khối lượng chất lượng công việc từ nâng lên rõ rệt Để có kết cán lãnh đạo chủ chốt cán viên chức cố gắng lớn lao Trong nỗ lực chế làm việc có đóng góp không nhỏ phận chuyên môn văn thư-lưu trữ, với cách làm việc chuyên nghiệp khoa học hoạt động văn điều hành phục vụ cho hoạt động hành địa bàn diễn liên tục thông suốt Tuy nhiên phận chuyên môn hạn chế chưa đồng việc giải văn đòi hỏi nhiều yếu tố với trình độ cao Trong thời gian kiến tập từ ngày 01 đến ngày 19 tháng 06 em trải nghiệm thực tế cách bổ ích, học hỏi nhiều điều từ môi trường làm việc Hành Chính với quan lớn, khoảng thời gian ngắn kiến tập em vận dụng kiến thức có năm học để áp dụng vào công việc thân hạn chế vấn đề chuyên môn, nên lần đầu làm báo cáo kiến tập tránh khỏi thiếu sót, khuyết điểm Vì vậy, em Kính mong nhận ủng hộ đóng góp Thầy, Cô để báo cáo kiến tập em hoàn thiện Hậu Lộc, ngày 20 tháng 06 năm 2016 Sinh viên; Hoàng Mạnh Trường Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ D PHỤ LỤC Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B