Đang tải... (xem toàn văn)
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 2.1. Hoạt động quản lí 2.1.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và quản lí một cách có hiệu quả nhất. Nó bao gồm các công việc soạn thảo và ban hành văn bản theo chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, đơn vị quản lí văn bản đi, tiếp nhận và giải quyết văn bản đến hình thành trong quá trình hoạt động của chi nhánh, quản lí và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. Công tác văn thư là một trong những nội dung công việc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, hiệu quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Từ những nhận thức đó, trong những năm qua công tác văn thư của chi nhánh được tổ chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của chi nhánh đề ra. Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam đã ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho toàn hệ thống ngân hàng. Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ nhằm cụ thể hóa các quy định của Nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của ngân hàng; giúp ngân hàng thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài. Qua đó, ta có thể thấy việc ban hành quy chế đối với công tác văn thư, lưu trữ là cần thiết với tất cả các cơ quan tổ chức. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của chi nhánh được xây dựng và ban hành theo quy chế của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, mặc dù chưa ban hành đầy đủ quy chế công tác văn thư nhất là đối với công tác lưu trữ nhưng tại chi nhánh cũng đã thực hiện tương đối chặt chẽ. Từ các quy chế công tác văn thư và lưu trữ, chi nhánh đã có các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam. Từng nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ đều được hướng dẫn cụ thể từ công tác soạn thảo văn bản cho đến việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành kết hợp với các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Việc triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa được thực hiện hết tới cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy công tác văn thư, lưu trữ tại chi nhánh chưa thực hiện đúng theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đã ban hành.
A LỜI NÓI ĐẦU Trong công đổi đất nước ta nay, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến vượt bậc để vươn tới hoàn thiện Hòa xu đó, năm gần công tác Văn thư – Lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng để đáp ứng yêu cầu cải cách hành Công tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, đạo, kiểm tra, quản lí điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị nghiệp đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Làm tốt công tác Văn thư góp phần giải công việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Từ đó, tạo thuận lợi cho công tác Lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu Với giúp đỡ Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho em kiến tập Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Bắc Giang để hiểu rõ công tác Văn thư – Lưu trữ xã hội Trong trình kiến tập em nhiều hạn chế kinh nghiệm thực tế với giúp đỡ, bảo tận tình anh chị phòng Tổ chức hành Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Băc Giang giúp em củng cố thêm kiến thức, rèn luyện kỹ năng, nâng cao thái độ tình yêu nghề để em định hướng công việc làm sau trường, nhận biết điểm mạnh, điểm yếu trang bị thêm kĩ năng, kiến thức chương trình đào tạo để đáp ứng công việc sau Em xin gửi lời cảm ơn tới cô Nguyễn Mai Phương – Phó phòng Tổ chức hành giúp đỡ, bảo tận tình cho em thời gian kiến tập Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Bắc Giang thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập để hiểu rõ tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ xã hội B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam - Chi nhánh Bắc Giang 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.1.1 Lịch sử hình thành Ngân hàng thương mại cổ phần (TMCP) Công thương Việt Nam Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam tiền thân Ngân hàng chuyên doanh Công thương Việt Nam thành lập ngày 26/03/1988 theo Nghị định số 53/HĐBT Hội đồng Bộ Trưởng Theo định số 402/CT Hội đồng Bộ trưởng ngày 14/11/1990 ngân hàng chuyên doanh Công thương Việt Nam chuyển thành Ngân hàng Công thương Việt Nam Ngày 27/03/1993 thành lập doanh nghiệp nhà nước có tên Ngân hàng Công thương Việt Nam theo định số 67/QĐ-NH5 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Ngày 21/9/1996 theo định số 285/QĐ-NH5 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Ngân hàng Công thương Việt Nam thành lập lại Từ tới Ngân hàng Công thương Việt Nam phát triển đồng thời đạt nhiều thành tựu to lớn Cùng với phát triển nhanh chóng kinh tế xã hội nhu cầu vay vốn sử dụng vốn ngày lớn điều đòi hỏi đổi nghành ngân hàng, ngày 23/9/2008 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 1354/QĐTTg phê duyệt Phương án Cổ phần hóa Ngân hàng Công thương Việt Nam Ngày 25/12/2008, Ngân hàng Công thương tổ chức bán đấu giá cổ phần công chúng thành công thực chuyển đổi thành doanh nghiệp cổ phần Ngày 03/7/2009 Ngân hàng Nhà nước kí định số 14/GP-NHNN thành lập hoạt động Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Vietinbank Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam có mạng lưới trải rộng toàn quốc với 01 Sở giao dịch chính, 151 Chi nhánh 1000 Phòng giao dịch/ Quỹ tiết kiệm có Công ty hạch toán độc lập Là thành viên sáng lập đối tác liên doanh Ngân hàng INDOVINA, có quan hệ với 900 ngân hàng, định chế tài 90 quốc gia vùng lãnh thổ toàn giới Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ngân hàng tiên phong việc ứng dụng công nghệ đại thương mại điện tử Việt Nam, không ngừng nghiên cứu, cải tiến sản phẩm, dịch vụ có phát triển sản phẩm nhằm đáp ứng cao nhu cầu khách hàng 1.1.1.2 Lịch sử hình thành Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam - Chi nhánh Bắc Giang Theo định số 10/NHCT-QĐ ngày 17 tháng 12 năm 1996 Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Công thương Việt Nam định thành lập chi nhánh Ngân hàng Công thương Bắc Giang Chi nhánh Ngân hàng Công thương Bắc Giang thức hoạt động từ ngày 01/01/1997 (Phụ lục số 01) Theo định số 427/QĐ-HĐQT-NHCT1 ngày 05/8/2009 Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam định việc chuyển đổi đổi tên Chi nhánh Ngân hàng Công thương Bắc Giang thành Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Băc Giang hay gọi Ngân hàng thương mại cổ phần (TMCP) Công thương Bắc Giang ( Phụ lục số 02) Tên đầy đủ tiếng Việt: Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang Tên đầy đủ tiếng Anh: Vietnam Joint Stock Commercial Bank for Industry and Trade – Bac Giang Branch Tên viết tắt tiếng Anh: Vietinbank – Bac Giang Branch Trụ sở: số 45, đường Nguyễn Văn Cừ, thành phố Bắc Giang kể từ ngày thức hoạt động Đến ngày 18/08/2014 thay đổi địa điểm hoạt động Tòa nhà Việt Thắng ,khu dân cư số 2, đường Hoàng Văn Thụ, phường Xương Giang, thành phố Bắc Giang để xây lại trụ sở cũ Số điện thoại 0240 3856040, Fax: 0240 3854111 Trong năm qua Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang liên tục mở rộng quy mô hoạt động, tổ chức máy mạng lưới với 01 trụ sở 07 phòng giao dịch trải địa bàn thành phố Bắc Giang 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang đơn vị đại diện Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, có dấu riêng bảng cân đối tài khoản theo quy định pháp luật, hoạt động kinh doanh theo Điều lệ tổ chức hoạt động Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam; Quy chế tổ chức hoạt động Chi nhánh Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ban hành Phòng kế toán, Phòng giao dịch Quỹ tiết kiệm sử dụng dấu riêng theo quy định thực nhiệm vụ theo yêu cầu nghiệp vụ Hoạt động huy động vốn bao gồm nhận tiền gửi khách hàng nội ngoại tệ, phát hành chứng tiền gửi giấy tờ có giá khác để huy động nguồn vốn, vay từ định chế tài nước, vay từ Ngân hàng Nhà nước hình thức vay vốn khác theo quy định Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Hoạt động tín dụng bao gồm cấp vốn vay nội ngoại tệ, bảo lãnh, chiết khấu, cho thuê tài hình thức cấp tín dụng khác theo quy định Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Hoạt động đầu tư thực thông qua việc tích cực tham gia vào thị trường liên ngân hàng thị trường vốn Tài sản đầu tư bao gồm: Trái phiếu Chinh phủ, Tín phiếu kho bạc, Tín phiếu Ngân hàng Nhà nước, Công trái xây dựng Tổ quốc, Trái phiếu doanh nghiệp,… Ngoài góp vốn mua cổ phần doanh nghiệp nước; góp vốn liên doanh với tổ chức nước Dịch vụ toán ngân quỹ bao gồm toán nước quốc tế, thu chi hộ khách hàng, thu chi tiền mặt séc Bên cạnh dịch vụ kinh doanh, Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang cung cấp số dịch vụ bổ sung cho khách hàng bao gồm: hoạt động thị trường tiền tệ, kinh doanh giấy tờ có giá VND ngoại tệ , chuyển tiền nước quốc tế, chuyển tiền kiều hối, kinh doanh vàng ngoại hối, hoạt động đại lí ủy thác, bảo hiểm, hoạt động chứng khoán thông qua công ty con, dịch vụ tư vấn tài chính, dịch vụ thẻ, gửi giữ tài sản, dịch vụ ngân hàng qua điện thoại, dịch vụ ngân hàng điện tử,… 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang cấu tổ chức xây theo mô hình sau: Giám đốc chi nhánh Phó giám đốc chi nhánh Khối kinh doanh Khối quản lí rủi ro Khối tác nghiệp Khối hỗ trợ Phòng khách hàng doanh nghiệp Phòng quản lí rủi ro Phòng kế toán giao dịch Phòng tổng hợp Quỹ tiết kiệm, điểm giao dịch Phòng quản lý nợ có vấn đề Phòng tiền tệ kho quỹ Phòng tổ chức hành Các phòng giao dịch (gồm PGD) Phòng thông tin điện toán Giám đốc chi nhánh: lãnh đạo cao Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang, Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỉ luật theo đề nghị Tổng giám đốc, Giám đốc có chức điều hành hoạt động kinh doanh, người chịu trách nhiệm kết hoạt động chi nhánh trước ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Phó giám đốc chi nhánh: Gồm Phó giám đốc chi nhánh, thực công việc lĩnh vực cụ thể mà Giám đốc chi nhánh giao phó để điều hành hoạt động chi nhánh Các khối, phòng có chức năng, nhiệm vụ riêng giúp cho Ban giám đốc giải công việc chi nhánh tham mưu cho lãnh đạo cần 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang 1.2.1 Chức Phòng tổ chức hành phòng nghiệp vụ thực công tác tổ chức cán đào tạo chi nhánh theo chủ trương sách Nhà nước quy định Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam; thực công tác quản trị văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh chi nhánh, thực công tác bảo vệ, an ninh an toàn chi nhánh 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Thực quy định sách cán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Thực quản lí lao động, tuyển dụng lao động, điều động xếp cán phù hợp với lực, trình độ yêu cầu nghiệp vụ kinh doanh theo thẩm quyền chi nhánh Thực bồi dưỡng, quy hoạch cán lãnh đạo chi nhánh Thực mua sắm tài sản công cụ lao động, trang thiết bị phương tiện làm việc, văn phòng phẩm phụ vụ hoạt động kinh doanh chi nhánh Thực công tác xây dựng bản, nâng cấp sửa chữa nơi làm việc, điểm giao dịch đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh quy chế quản lí đầu tư xây dựng Quản lí sử dụng xe ô tô, sử dụng điện, sử dụng điện thoại trang thiết bị chi nhánh Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đốn đốc, báo cáo việc thực văn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng Tiếp nhận, quản lí công văn giấy tờ, tổ chức thực tốt công tác văn thư – lưu trữ theo quy định Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Quản lí sử dụng dấu Phục vụ nơi làm việc Ban lãnh đạo tiếp khác hội họp,… Thực nhiệm vụ thủ quỹ khoản chi tiêu nội chi nhánh Tổ chức công tác bảo vệ an toàn chi nhánh Tổ chức thực công tác y tế, chăm sóc sức khỏe vệ sinh phòng bệnh, tổ chức khám sức khỏe định kì cho cán nhân viên chi nhánh Thực nhiệm vụ khác mà Ban giám đốc giao cho Để thực tốt chức năng, nhiệm vụ mình, Phòng tổ chức hành phải quan hệ chặt chẽ với phòng ban khác chi nhánh để đạo, hướng dẫn nhắc nhở công tác nghiệp vụ văn phòng lĩnh vực mà lãnh đạo giao cho Được ủy quyền kí văn như: Báo cáo công tác văn phòng hàng tháng, quý, năm; loại công văn đôn đốc nhắc nhở phòng ban chi nhánh thực ý kiến đạo lãnh đạo chi nhánh; kí thông báo, giấy mời, giấy đường, giấy giới thiệu,… Được chủ động bố trí, xếp nhân lực phòng để phat huy tốt lực cán nhân viên đạt hiệu cao công việc 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng tổ chức hành gồm 18 người, tách làm phận: Bộ phận tổ chức lao động phận hành Trong Trưởng phòng phụ trách chung phận tổ chức lao động, người chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo chi nhánh toàn công tác phòng; Phó phòng trực tiếp điều hành phận hành chính; phận phòng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ phân công Văn phòng phận hành (phòng Văn thư) nơi để xử lí công văn giấy tờ, đồng thời máy giúp việc cho lãnh đạo chi nhánh Phòng bố trí tầng nên thuận tiện cho việc quản lí văn bản, tài liệu Bộ phận hành gồm 14 cán bộ, nhân viên: Phó phòng người phụ trách nhiệm vụ xây dựng chi nhánh, quản lí sử dụng dấu chi nhánh; cán phụ trách việc quản lí, tiếp nhận chuyển văn bản, tài liệu, công văn đến, báo chí công tác lưu trữ chi nhánh; lái xe; nhân viên phục vụ; bảo vệ để bảo đảm an ninh, an toàn cho chi nhánh Nhìn chung cách thức tổ chức lao động phòng chưa hợp lí nên chưa đạt hiệu cao Do Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang xây lại trụ sở cũ nên hồ sơ tài liệu phòng Lưu trữ cũ lưu trữ phòng Tổ chức hành phòng Văn thư Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 2.1 Hoạt động quản lí 2.1.1 Văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang Công tác văn thư hoạt động nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác đạo, điều hành quản lí cách có hiệu Nó bao gồm công việc soạn thảo ban hành văn theo chức nhiệm vụ phòng ban, đơn vị quản lí văn đi, tiếp nhận giải văn đến hình thành trình hoạt động chi nhánh, quản lí sử dụng dấu, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành Công tác văn thư nội dung công việc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, hiệu hoạt động kinh doanh chi nhánh Từ nhận thức đó, năm qua công tác văn thư chi nhánh tổ chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ chi nhánh đề Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho toàn hệ thống ngân hàng Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ nhằm cụ thể hóa quy định Nhà nước công tác văn thư lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế ngân hàng; giúp ngân hàng thực thống hoạt động công tác văn thư lưu trữ; làm sở kiểm tra thực pháp luật việc ban hành, quản lý xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài Qua đó, ta thấy việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ cần thiết với tất quan tổ chức Quy chế công tác văn thư, lưu trữ chi nhánh xây dựng ban hành theo quy chế Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, chưa ban hành đầy đủ quy chế công tác văn thư công tác lưu trữ chi nhánh thực tương đối chặt chẽ Từ quy chế công tác văn thư lưu trữ, chi nhánh có văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Từng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hướng dẫn cụ thể từ công tác soạn thảo văn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành kết hợp với văn đạo hướng dẫn quan, tổ chức có thẩm quyền Việc triển khai văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa thực hết tới cán trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ Vì công tác văn thư, lưu trữ chi nhánh chưa thực theo văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ ban hành 2.1.2 Cách thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang Hiện nay, phận văn thư chi nhánh chưa có cán chuyên trách cán kiêm nhiệm (cán kế toán, tài ngân hàng,… kiêm nhiệm công tác văn thư) Do nhiệm vụ, chức phòng khác nhau, lượng công việc nhiều nên phòng ban có cán làm công tác chuyên môn làm công tác văn bản, giấy tờ riêng phòng ban, đơn vị Vì vậy, ta nhận thấy hình thức tổ chức công tác văn thư chi nhánh hình thức tổ chức hỗn hợp để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ chi nhánh, giúp cho hoạt động kinh doanh công tác hành chi nhánh đạt hiệu Theo cấu tổ chức phòng Tổ chức hành số lượng làm công tác văn thư ít, cán làm công tác văn thư cán kiêm nhiệm, chưa có cán đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ Điều dẫn đến việc quản lý văn giấy tờ không chặt chẽ, dễ bị thất lạc, công tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều 2.1.3 Công tác soạn thảo ban hành văn Việc soạn thảo văn Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang chủ yếu theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban chi nhánh Văn thuộc lĩnh vực phòng ban, đơn vị phòng ban, đơn vị soạn thảo theo phân công, đạo lãnh đạo Trong thời gian kiến tập, trình soạn thảo văn chi nhánh thực theo bước sau: cán chuyên viên phòng ban, đơn vị giao nhiệm vụ soạn thảo văn theo chức năng, nhiệm vụ phòng ban cán chuyên viên tiến hành soạn thảo văn máy tính, sau trình lãnh đạo phòng ban kí nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển tới Phòng tổ chức hành để kiểm tra thể thức văn trình kí lãnh đạo chi nhánh Sau văn lãnh đạo chi nhánh phê duyệt kí ban hành văn bản, văn thư chịu trách nhiệm đăng kí số, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu chuyển theo nơi nhận ghi văn Theo thẩm quyền ban hành văn bản, chi nhánh phép ban hành loại văn sau đây: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đường, văn chuyên môn, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, nội quy, quy chế điều lệ hoạt động chi nhánh,… Theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn thẩm quyền ban hành văn chi nhánh: - Năm 2014 chi nhánh ban hành 856 văn - Năm 2015 chi nhánh ban hành 927 văn Các văn quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án,… trước trình duyệt nội dung phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý kiến lãnh đạo tổ chức họp để lấy ý kiên đóng góp cho dự thảo Thể thức kĩ thuật trình bày văn Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang quy định theo Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ban hành định số: 3809/2011/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 31 tháng 12 năm 2011 quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn (Phụ lục số 03 số 04) Thể thức kĩ thuật trình bày văn Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam thể đầy đủ thành phần thể thức văn theo quy định Nhà nước Nhìn chung công tác soạn thảo văn ban hành văn chi nhánh tiến hành đầy đủ, chặt chẽ nề nếp theo thẩm quyền ban hành văn chi nhánh Tuy nhiên, số loại văn soạn thảo chưa thực quy định thể thức kĩ thuật trình bày văn (số kí hiệu công văn) ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quy định Cán soạn thảo phòng ban cán văn thư chi nhánh có nhiều hạn chế trình độ nhận thức, hiểu biết tầm quan trọng việc ban hành văn kém, lực cán soạn thảo không đồng phần lớn cán soạn thảo cán kiêm nhiệm Do dẫn đến nhiều văn nội dung yếu kém, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng văn thiếu xác, dài dòng 2.1.4 Quản lí văn Việc quản lí văn chi nhánh văn thư thực theo quy trình tương đối chặt chẽ: Văn thư tiếp nhận văn bản, tài liệu từ phòng ban xin trình kí lãnh đạo chi nhánh; chuyển cho Trưởng phòng Tổ chức hành để kiểm tra thể thức kĩ thuật trình bày văn kí nháy Sau kiểm tra thể thức kĩ thuật trình bày văn bản, Trưởng phòng trình lên lãnh đạo chi nhánh để kí duyệt, sau chuyển cho văn thư để đăng kí số, ngày tháng văn bản, vào sổ đăng kí văn đi, nhân bản, đóng dấu Bản lưu phòng Tổ chức hành chính, 01 photo đóng dấu đỏ chuyển cho phòng ban soạn thảo văn bản, lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu tác giả văn Văn nội bộ, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quan bên chi nhánh đăng kí, lấy số vào sổ đăng kí văn chi nhánh Sổ đăng kí văn chi nhánh quy định theo mẫu Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Mẫu quy định sổ đăng kí văn chi nhánh: Ngày tháng VB Số văn Nội dung văn Phòng ban soạn thảo Người kí Nơi nhận Ghi Các văn nội chi nhánh văn thư đăng kí vào sổ chuyển giao văn nội Đồng thời văn thư sử dụng phần mềm hệ thống liên đơn vị - phần mềm eDocPlus chi nhánh để thông báo tới phòng ban, đơn vị, cá nhân cách nhanh Văn thư scan văn cần chuyển tới phòng ban, đăng nhập phần mềm eDocPlus ấn tạo văn nội bộ, phòng ban, cá nhân đơn vị cập nhật thông tin cách nhanh hiệu Văn gửi quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân chi nhánh cán văn thư theo dõi, chuyển qua đường bưu điện đăng kí vào sổ theo dõi bì thư đi, quy định theo mẫu ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam : BÌ THƯ ĐI Ngày:…………………… STT TÊN CƠ QUAN ĐƠN VỊ NHẬN SỐ VĂN BẢN ĐƠN VỊ/ CÁ NHÂN GỬI PHƯƠNG THỨC GỬI GHI CHÚ Bưu điện kí nhận số bì thực gửi ngày (Tổng số bì):……………… Tất văn chuyển qua đường bưu điện phải đăng kí vào sổ theo dõi bì thư để theo dõi văn bản, tránh bị thất lạc Khi giao bì văn phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) Cuối ngày nhân viên bưu điện đến phòng văn thư để nhận bì văn gửi Qua đó, ta thấy việc chuyển giao văn chi nhánh thực quy định, nhanh gọn, văn chuyển thời hạn, không bị chậm theo dõi trình chuyển giao văn không bị thất lạc Việc chuyển giao văn nội phòng ban thực nhanh chóng, xác nhiên gặp phải khó khăn phòng ban ko cập nhập thông báo văn liên đơn vị chuyển đến, để kịp thời giải công việc 2.1.5 Quản lí giải văn đến Các văn bản, tài liệu gửi đến chi nhánh nhiều hình thức khác nhau: gửi trực tiếp, gửi tay, gửi qua đường bưu điện, fax, phần mềm eDocPlus,… từ đơn vị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quan, đơn vị, cá nhân bên Nhiệm vụ văn thư tiếp nhận văn bản, tài liệu theo đường bưu điện; phân loại;đăng kí số đến vào sổ đăng kí văn đến đóng dấu công văn đến ( dấu công văn đến ghi số đến, ngày đến) tất văn bản, tài liệu trừ văn bản, tài liệu gửi đích danh văn đến có đóng dấu mật Sau văn thư trình lên lãnh đạo để lãnh đạo phân phối công việc cho phòng ban chuyển lại cho văn thư để văn thư ghi tiếp vào sổ đăng kí văn đến tên đơn vị, cá nhân thực phân công công việc lãnh đạo Sau vào xong sổ đăng kí văn đến văn thư tiếp tục làm tiếp nhiệm vụ phân công công việc lãnh đạo đạo cho phòng ban chi nhánh phần mềm hệ thống eDocPlus Sổ đăng kí văn đến quy định theo mẫu ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Phụ lục số 05) Mỗi năm ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang tiếp nhận hàng nghìn văn đến, văn đến qua đường bưu điện khoảng 1260 văn Mỗi ngày, nhân viên bưu điện chuyển thư đến chi nhánh vào buổi sáng buổi chiều để văn thư cập nhập văn sớm Sau nhận thư từ bưu điện văn thư kiểm tra bì thư xem có gửi cho chi nhánh phận, cá nhân chi nhánh không vào sổ nhận bì thư đến theo mẫu quy định Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Mẫu sổ nhận bì thư đến: STT NGÀY NHẬN TÊN ĐƠN VỊ/ CÁ NHÂN GỬI SỐ VẬN ĐƠN HÌNH THỨC GỬI ĐƠN VỊ/ CÁ NHÂN NHẬN KÝ NHẬN Văn đến chủ yếu chi nhánh văn liên đơn vị nhận qua đường mạng – phần mềm hệ thống eDocPlus, năm có khoảng 1650 văn nhận qua hệ thống Sau văn thư nhận văn qua hệ thống eDocPlus in văn kèm phiếu trình để trình lãnh đạo phân phối công việc cho phòng ban, đơn vị, cá nhân.Trên phiếu trình có đầy đủ thông tin văn đến: số kí hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, nơi ban hành, ý kiến lãnh đạo số văn đến Sau nhận lại văn phân phối công việc lãnh đạo, văn thư vào hệ thống eDocPlus để xử lí tiếp văn chuyển tới phòng ban, đơn vị, cá nhân mà lãnh đạo phân phối công việc (Phụ lục số 06 phụ lục số 07) Mỗi ngày, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam gửi chi nhánh Phiếu chuyển công văn (văn nhận qua đường bưu điện văn nhận qua hệ thống eDocPlus) để văn thư kiểm tra lại danh sách văn nhận chưa nhận hay chưa Việc giúp cho văn thư kiểm tra số lượng văn ngày ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam gửi tới chi nhánh (Phụ lục số 08) Đối với văn đến chi nhánh không nhận qua hệ thống eDocPlus, xử lí văn cán văn thư phải scan toàn văn đưa lên hệ thống liên đơn vị chi nhánh phân phối công việc cho phòng ban, đơn vị lãnh đạo đạo Với số lượng lớn văn đến năm nhánh có hệ thống số đến: Hệ thống số đến với văn liên đơn vị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam phòng ban chi nhánh trực thuộc ngân hàng (văn gửi qua đường bưu điện văn gửi qua hệ thống eDocPlus), hệ thống số thứ văn từ quan, đơn vị, cá nhân ngân hàng Nhìn chung công tác quản lý giải văn đến chi nhánh thực theo quy trình tương đối chặt chẽ hệ thống hóa nên đạt hiệu cao, giúp cho lãnh đạo cập nhập thông tin kịp thời, đầy đủ, hoàn thành nhiệm vụ quản lý văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tra tìm văn bản, tài liệu Riêng việc quản lí tài liệu mật thực theo quy chế bảo mật ngân hàng TMCP CT Việt nam Cục lưu trữ Nhà nước Văn tài liệu mật lưu trữ riêng chuyển trực tiếp cho người nhận, sau giải xong thu hồi bảo quản lưu trữ chi nhánh 2.1.6 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Lập hồ sơ khâu nghiệp vụ cuối công tác văn thư, thực công việc giải xong Công tác lập hồ sơ mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ, có ảnh hưởng trực tiếp tới công tác lưu trữ Hồ sơ lập phải đảm bảo yêu cầu sau: - Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ - Tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải đầy đủ hoàn chỉnh - Tài liệu hồ sơ phải có giá trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ban hành định số: 2000/2015/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 17 tháng 12 năm 2015 quy định quản lí hồ sơ, tài liệu hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Phụ lục số 09) Trong định nêu đầy đủ bước phải làm để lập hồ sơ , quản lý hồ sơ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Lập danh mục hồ sơ giúp cho cán văn thư chủ động việc lập hồ sơ; giúp lãnh đạo nắm toàn công việc chi nhánh phòng ban; quản lí chặt chẽ tài liệu để nộp hồ sơ vào lưu trữ Trước năm 2014, văn thư chi nhánh lập danh mục hồ sơ chưa hoàn chỉnh, nhiều thiếu sót có ý thức việc lập danh mục hồ sơ Năm 2014, cán văn thư phòng Tổ chức hành bị chuyển đổi công tác nên việc lập danh mục hồ sơ cán chưa thực Điều cho thấy quan tâm cấp công tác văn thư chưa có việc bàn giao lại công việc cho người khác thiếu Mặt khác, trình độ nghiệp vụ văn thư đảm nhiệm hạn chế, chưa quan tâm đến văn quy định, hướng dẫn lập danh mục hồ sơ hướng dẫn lập hồ sơ Việc lập hồ sơ chi nhánh phân loại, xếp theo loại nghiệp vụ, theo đơn vị ban hành văn bản, theo thời gian ban hành văn bản,… , đặt file tài liệu, ghi nhãn gáy file tài liệu bảo quản tủ tài liệu đảm bảo cho việc tìm kiếm sử dụng Ví dụ: Công văn đến NHCT Bắc Giang năm 2015, Quyết định đến NHCT Bắc Giang năm 2015, Công văn Quyết định NHCT Bắc Giang năm 2015, … Mỗi phòng ban, đơn vị chi nhánh lưu riêng file tài liệu phòng ban, đơn vị dẫn đến việc nộp tài liệu hàng năm phòng ban, đơn vị chi nhánh chưa thực Qua ta thấy văn bản, tài liệu chi nhánh chưa thực theo quy định Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Lãnh đạo chi nhánh phòng ban chưa quan tâm đến công tác lập hồ sơ quan Các văn tài liệu xếp theo tên loại thư tự thời gian chưa thành hồ sơ hoàn chỉnh, dễ làm thất lạc văn bản, tài liệu gây khó khăn việc tìm văn liên quan đến công việc cần giải chi nhánh phòng ban khác 2.1.7 Quản lí sử dụng dấu Con dấu sử dụng quan, đơn vị kinh tế, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang số chức danh,… khẳng định giá trị pháp lí văn bản, thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, đơn vị, tổ chức cá nhân Con dấu chi nhánh dấu tròn không mang hình quốc huy, dấu đóng trùm 1/3 chữ kí phía bên trái Đối với số văn thảo, chương trình hội nghị, văn chuyên môn chi nhánh đóng dấu treo trang góc bên trái văn Các hợp đồng kinh tế, mua bán đóng dấu giáp lai để không bị tráo đổi trang hợp đồng Việc quản lí sử dụng dấu lãnh đạo chi nhánh giao trách nhiệm cho văn thư để văn thư quản lí sử dụng dấu theo quy định pháp luật quy định quản lí, sử dụng dấu ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - Quyết định số 2565/QĐ-NHCT99 ngày 06 tháng 10 năm 2009 Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương quy định quản lý, sử dụng dấu Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - Quyết định số 1503/2014/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 03 tháng năm 2014 Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam định sửa đổi, bổ sung lần quy định quản lý sử dụng dấu hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Văn thư có trách nhiệm trực tiếp quản lí dấu phải chịu trách nhiệm việc đóng dấu vào văn Khi văn lãnh đạo chi nhánh kí duyệt ban hành bắt buộc phải có chữ kí nháy lãnh đạo phòng ban, đơn vị trực tiếp soạn thảo đóng dấu, văn quan trọng hợp đồng kinh tế, chứng từ mà chi nhánh phát hành Mọi văn trước đóng dấu kiểm tra thể thức, chữ kí cấp có thẩm quyền để tránh đóng nhầm dấu Nếu phát có trường hợp văn không quy định văn thư phải báo cáo cho Trưởng phòng Phó phòng Tổ chức hành để có biện pháp chấn chỉnh thiếu sót, đảm bảo việc quản lí sử dụng dấu quy định Ngoài chi nhánh có “sổ theo dõi cấp phát số đóng dấu hợp đồng tiền gửi dành cho tổ chức” “sổ quản lý dấu” để theo dõi việc lấy số đóng dấu thẻ tiết kiệm tổ chức, cá nhân không hay có kẻ gian lợi dụng làm giả mạo thẻ tiết kiệm mà chi nhánh phát hành Con dấu chi nhánh để nơi quy định bảo quản két bảo hiểm Nếu văn thư vắng dấu bàn giao lại cho Trưởng phòng Tổ chức hành chính, để công việc chi nhánh hoạt động bình thường giải kịp thời văn thư chi nhánh Ở chi nhánh tượng đóng dấu khống, quý phòng ban, đơn vị nhận mẫu dấu chữ kí lãnh đạo tránh tình trạng giả mạo chữ kí Ngoài chi nhánh sử dụng số loại dấu khác trình hoạt động: dấu chức danh, dấu tên, dấu đến, dấu phòng ban, dấu mức độ mật, khẩn, dấu y chính, … 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang Thành phần tài liệu chi nhánh chủ yêú liên quan đến hoạt động huy động vốn, hoạt động tín dụng, dịch vụ toán ngân quỹ, dịch vụ kinh doanh thuộc lĩnh vực ngân hàng,… Với chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang có đủ điều kiện để thành lập phông lưu trữ Phông lưu trữ Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang phông mở, có khối lượng tài liệu tương đối nhiều Thời gian bắt đầu tài liệu từ thành lập chi nhánh Thành phần tài liệu phông gồm: Tài liệu hành chính, tài liệu kế toán, tài liệu chuyên môn, tài liệu điện tử Nội dung tài liệu phông phản ánh trình hình thành phát triển chức năng, nhiệm vụ ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang Phòng lưu trữ chi nhánh thành lập từ thành lập chi nhánh, đến tháng năm 2014 chi nhánh xây dựng lại trụ sở cũ chuyển địa điểm hoạt động phòng lưu trữ không còn, tủ tài liệu để phòng văn thư phòng Tổ chức hành Dự kiến cuối năm 2016 trụ sở cũ xây dựng xong, phòng Lưu trữ xây cạnh phòng Văn thư với trang thiết bị đại tiên tiến Phòng văn thư nay, để tủ đựng tài liệu gồm tài liệu từ năm 2011 đến từ tủ số đến tủ số 16 Phòng tổ chức hành để tủ tài liệu từ phòng lưu trữ cũ trước từ tủ số đến tủ số (Phụ lục số 10) tài liệu từ năm 2000 đến năm 2011 Năm 2011, chi nhánh sử dụng phần mềm eDoc, năm 2014 phần mềm eDoc nâng cấp, cải tiến lên phần mềm eDocPlus để phù hợp với hoạt động hành ngân hàng; có lưu văn quan trọng chi nhánh từ thành lập tới Hiện nay, công tác lưu trữ chi nhánh chưa vào quy củ điều kiện cho phông lưu trữ tổ chức khoa học hình thành Có kết lãnh đạo có quan tâm đến công tác lưu trữ tài liệu chi nhánh 2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ khâu quan trọng công tác lưu trữ, tài liệu thực khâu nghiệp vụ khác : xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý bảo quản tài liệu Đây vấn đề khó khăn công tác lưu trữ chi nhánh Nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu loại văn bản, tài liệu sản sinh trình hoạt động thân chi nhánh đơn vị trực thuộc Đây nguồn thu quan trọng thường xuyên lưu trữ quan Cụ thể, nguồn thu thập lấy văn thư văn thư nơi trung tâm quản lí văn chi nhánh; lãnh đạo chi nhánh;các phòng ban, đơn vị, cá nhân nơi hình thành nên hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải phòng, ban, đơn vị trình hoạt động Ngoài thu từ cán bộ, nhân viên có thời gian làm việc quan, hưu chuyển công tác; từ quan, đơn vị thường xuyên gửi văn trao đổi công việc với chi nhánh Theo định số: 2000/2015/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 17 tháng 12 năm 2015 Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quy định quản lí hồ sơ, tài liệu hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị lập 02 “Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” Lưu trữ đơn vị bên giao tài liệu bên giữ loại văn 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu Mọi văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động ngân hàng lưu trữ tất mà phải lựa chọn văn bản, tài liệu có giá trị thông qua việc xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời gian bảo quản cho loại văn bản, tài liệu hình thành qua trình hoạt động chi nhánh theo giá trị chúng mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học giá trị khác Từ đó, lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Việc xác định giá trị tài liệu quy định theo định số: 2000/2015/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 17 tháng 12 năm 2015 Tổng giám đốc quy định quản lí hồ sơ, tài liệu hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Tại chi nhánh loại tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị, hiệu lực ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam gửi định cho chi nhánh Vì chưa có hội đồng xác định giá trị tài liệu chưa có qui định cụ thể giá trị loại tài liệu (loại không cần giữ lại, loại cần giữ lại giữ lại thời gian bao lâu) nên tài liệu giữ lại hết Điều gây nên lãng phi diện tích phòng kho, giá tủ tài liệu Giám đốc chi nhánh định tiêu hủy hồ sơ, tài liệu trùng thừa, hết giá trị đơn vị có ý kiến thẩm định văn Văn phòng Ngân hàng Công thương Việt Nam Ngân hàng Nhà nước địa bàn 2.2.4 Chỉnh lí khoa học tài liệu Phương án phân loại tài liệu dựa vào đặc trưng tài liệu phông để phân chia chúng thành nhóm đơn vị bảo quản cho nhóm nhỏ nhất, nhằm mục đích tra cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ thuận tiện hiệu Khi tiến hành phân loại tài liệu phông lưu trữ cần phải xây dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm trật tự xếp tài liệu phông lưu trữ Phương án phân loại tài liệu lưu trữ kê nhóm tài liệu phông phân loại, xếp theo trật tự định dùng làm xếp tài liệu phông Ở Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, phương án phân loại áp dụng phương án: Cơ cấu tổ chức – Thời gian Áp dụng phương án này, trước hết tài liệu phông phải phân nhóm theo cấu, tổ chức, sau tài liệu lại phân theo thời gian ( thời gian tính theo năm) Phân loại theo phương án thể hoạt động quan mà thể hoạt động đơn vị thời gian cụ thể Phương án phản ánh tương đối rõ cấu tổ chức đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ đơn vị tổ chức; mối quan hệ tài liệu hình thành trình hoạt động đơn vị thể cách rõ nét mặt logic lịch sử nội dung tài liệu Đối với Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang từ thành lập đến cấu tổ chức tương đối ổn định, chức nhiệm vụ thay đổi lớn phông mở, tài liệu bổ sung hàng năm Vì phân loại tài liệu theo phương án Cơ cấu tổ chức – Thời gian mà chi nhánh áp dụng hợp lí nên trì cho nhứng năm sau 2.2.5 Phòng lưu trữ trang thiết bị bảo quản Phòng lưu trữ Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang loại kho lưu trữ tạm ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang xây dựng lại trụ sở cũ nên tủ tài liệu để phòng Văn thư phòng Tổ chức hành Phòng Văn thư có diện tích khoảng 33m² gồm: máy vi tính, máy fax, máy in, máy photo, máy scan, tủ sắt để bảo quản tài liệu, cặp hộp nhựa có chất lượng cao két bảo hiểm để bảo quản dấu Tất thiết bị phòng văn thư có chất lượng cao đại Ngoài phòng văn thư trang bị máy điều hòa nhiệt độ, bàn ghế làm việc, điện thoại Phòng Tổ chức hành trang bị máy vi tính, máy photo,1 máy in, điện thoại, máy hủy tài liệu, , máy điều hòa nhiệt độ, bàn làm việc, bàn tiếp khách tủ sắt để bảo quản tài liệu Do phòng văn thư chi nhánh đặt tầng nên thường xuyên thực quy trình phun thuốc diệt côn trùng, thuốc diệt mối Tuy kho lưu trữ tạm nhưng hệ thống điện, ánh sáng, phương tiện phòng cháy chữa cháy trang bị đầy đủ nên tài liệu bảo quản tốt không bị ẩm mốc, mối, mọt Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang trang bị hệ thống phần mềm eDocPlus nên việc lưu trữ tra tìm tài liệu văn thư sử dụng nhiều Giúp cho việc lưu trữ, bảo quản tài liệu thuận tiện, không tốn diện tích phòng việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, không tốn nhiều thời gian Chương 3: Nhận xét, đánh giá đưa khuyến nghị công tác văn thư, lưu trữ Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Công tác văn thư Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang * Ưu điểm Nhìn chung công tác văn thư chi nhánh lãnh đạo coi trọng Lãnh đạo phòng Tổ chức hành thường xuyên quan tâm, nhắc nhở cán văn thư việc thực công tác văn thư theo quy định Nhà nước quy định Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Công tác quản lí giải văn – đến chi nhánh thực tương đối tốt, quy trình theo quy định Nhà nước Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Chi nhánh ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lí hành chính, công tác công văn giấy tờ dần thay cho phương pháp quản lí giải văn – đến truyền thống Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin tìm kiếm văn phần mềm eDocPlus nên việc tra tìm sử dụng tài liệu chi nhánh thực dễ dàng, nhanh chóng Công tác quản lý sử dụng dấu chi nhánh quan tâm, trọng thực theo quy định Nhà nước Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam * Hạn chế Bên cạnh ưu điểm việc cán văn thư thực công tác văn thư chi nhánh số tồn tại: - Cán văn thư cán kiêm nhiệm cán chuyên trách nên chưa hiểu hết tầm quan trọng công tác văn thư - Hệ thống văn hướng dẫn đạo công tác văn thư chưa cụ thể chưa có văn hướng dẫn, quy định cụ thể công tác văn thư chi nhánh ban hành - Công tác văn thư chưa thực quan tâm trọng cách xếp lao động phòng Tổ chức hành chưa hợp lí hiệu chưa cao - Công tác kiểm tra, đôn đốc phòng Tổ chức hành chưa thường xuyên, kiên nên số vấn đề sai sót soạn thảo văn kéo dài nên ảnh hưởng đến công tác lưu trữ - Công tác lập danh mục hồ sơ, tài liệu chưa thực chưa có đạo cụ thể lãnh đạo chi nhánh Trưởng phòng Tổ chức hành Do cán văn thư cán chuyên trách nên chưa quan tâm đến văn quy định, hướng dẫn lập danh mục hồ sơ hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu - Việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cán văn thư cán làm công tác văn bản, giấy tờ phòng ban chưa thực chặt chẽ - Văn thư đóng dấu chưa ngắn, góc Cách đóng dấu giáp lai, dấu đến sai quy định 3.1.2 Công tác lưu trữ Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang * Ưu điểm Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam thành lập phòng lưu trữ quan, phòng lưu trữ tạm trang bị thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu: tủ để tài liệu, cặp hộp, bàn ghế, sổ sách ghi chép, hệ thống đèn, máy điều hòa nhiệt độ, … Những quy định công tác lưu trữ Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ban hành để phòng ban, đơn vị chi nhánh thực theo Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác lưu trữ tra tìm hồ sơ, tài liệu phần mềm eDocPlus * Hạn chế Hệ thống văn hướng dẫn, đạo công tác lưu trữ chưa phát huy tác dụng chi nhánh chưa ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể công tác lưu trữ Chưa có cán văn thư chuyên trách nên công tác lưu trữ chi nhánh chưa quan tâm thực theo quy trình nghiệp vụ Công tác xác định giá trị tài liệu chưa thực nên chưa có bảng kê thời hạn bảo quản tài liệu chi nhánh Công tác chỉnh lí tài liệu chưa thực triệt để, nhiều tài liệu trùng thừa hết giá trị, hiệu lực Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu hạn chế, chưa xây dựng đựợc công cụ tra cứu để phục vụ việc tra tìm tài liệu Việc ứng dụng tin hoc vào công tác lưu trữ hạn chế 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang Để thực việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hành cần phải có quan tâm, đôn đốc đạo trực tiếp lãnh đạo phòng Trưởng phòng Tổ chức hành Cán văn thư cần phải tham mưu cho lãnh đạo việc lập danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm; hướng dẫn cán phòng ban, đơn vị việc lập hồ sơ danh mục hồ sơ, giao nộp hồ sơ theo quy định Đôn đốc, kiểm tra quy trình soạn thảo văn bản, trình duyệt ban hành văn đảm bảo thể thức pháp luật; giảm thiểu tối đa văn không rõ trách nhiệm, không thẩm quyền, nội dung không rõ ràng Từng bước cải tiến áp dụng mô hình tiên tiến, điển hình kinh nghiệm tốt công tác hành Tăng cường công tác tuyên truyền cho cán bộ, nhân viên chi nhánh hiểu hiểu rõ tác dụng tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Cần lập kế hoạch thu thập, chỉnh lí khoa học tài liệu cụ thể cho chi nhánh Cần nâng cấp, trang bị đầy đủ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ kho lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang Lãnh đạo chi nhánh cần quan tâm, trọng công tác Văn thư – Lưu trữ chi nhánh Nâng cao đội ngũ cán văn thư, lưu trữ chi nhánh Tổ chức lớp bồi dưỡng, đào tạo công tác Văn thư - Lưu trữ đề cán chi nhánh hiểu tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ Cần có kế hoạch bổ sung biên chế cho phòng văn thư phòng lưu trữ khối lượng văn bản, giấy tờ lớn, biên chế thiếu làm chậm hoạt động triển khai công tác chi nhánh Lãnh đạo chi nhánh phối hợp với phòng Tổ chức hành để ban hành văn quy định, hướng dẫn cụ thể công tác Văn thư - Lưu trữ chi nhánh dựa quy định Nhà nước Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Tổ chức đợt kiểm tra công tác Văn thư - Lưu trữ phòng ban, đơn vị chi nhánh thực tốt chưa để kịp thời chấn chỉnh, bổ sung Kho lưu trữ xây dựng trụ sở chính, dựa theo thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Trên số khuyến nghị em nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang, để đáp ứng yêu cầu ngày phát triển Ngân hàng Vietinbank 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa trường Qua thời gian kiến tập Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang, em trau dồi thêm nhiều kiến thức công tác Văn thư – Lưu trữ chi nhánh xã hội nay, góp phần hoàn thiện kiến thức học bổ sung thêm vốn kiến thức thực tế chưa có Em nhận thấy thân nhiều thiếu sót, để rút kinh nghiệm cho sinh viên khoá sau kiến tập tốt, em xin đề xuất số khuyến nghị Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên tăng them tiết học thực hành nghiệp vụ văn thư lưu trữ Tổ chức them buổi thực tế để quan sát môi trường làm việc thực tế để sinh viên làm quen đỡ bỡ ngỡ trình kiến tập thư thực tập sau Tổ chức lớp học cho sinh viên làm quen thực hành với thiết bị máy móc cần thiết công tác hành chính: máy in, máy fax, máy photo, máy scan để phục vụ tốt cho công tác nghiệp vụ