Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG NỘI VỤ 5 1.1LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ 5 1.1.1 Vị trí, chức năng 5 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn: 9 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 9 1.2.1 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của phòng Nội Vụ 9 1.2.2 Mô hình tổ chức văn thư của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ 11 2.1 Hoạt động quản lý 11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1 Nghiệp vụ văn thư 11 2.2.1.1 Mô hình tổ chức công tác văn thư lưu trữ của phòng Nội Vụ 11 2.2.1.2 công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.1.3 Quản lý văn bản đi của phòng Nội vụ 13 2.2.1.4 Quản lý và giải quyết văn bản đến 16 2.2.1.5 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 17 2.2.1.6 Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.2.2 Nghiệp vụ lưu trữ 18 2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 18 2.2.2.2 Thu thập và xác đinh giá trị tài liệu vào lưu trữ 19 2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 19 2.2.2.4 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 19 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN 20 3.1 Nhận xét, đánh giá công tác văn thư lưu trữ của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 20 3.1.1 Ưu điểm 20 3.1.2. Nhược điểm 20 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 21 3.2.1. Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ của phòng Nội Vụ 22 3.2.1.1 xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ 22 3.2.1.2. Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 22 3.2.2. Tổ chức công tác văn thư lưu trữ của phòng Nội Vụ 22 3.3. Một số khuyến nghị 22 3.3.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ 22 3.3.2 Trang thiết bị và cơ sở vật chất của phòng Nội vụ 23 3.3.3 Đối với lãnh đạo phòng Nội vụ 23 3.3.4 Đối với cán bộ công chức, viên chức phòng Nội vụ 24 3.3.5 Đối với cán bộ văn thư của phòng Nội vụ 24 3.3.5 Những vấn đề khác 24 3.3.2 Một số khuyến nghị đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 25 3.3.2.1 Hiện đại hóa 25 3.3.2.2 Gắn liền lý luận với thực tiễn 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ LỜI MỞ ĐẦU Đất nước ta đà phát triển tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục, …để hội nhập kinh tế giới.cùng với năm gần công tác văn thư lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách kinh tế Hành nhà nước Đối với quan, tổ chức công tác văn thư lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh tài liệu có liên quan văn lưu trữ lại để khai thác, sử dụng cần thiết Bởi gốc, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc ban hành, soạn thảo văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản văn phát huy giá trị văn quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập công tác văn thư lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức nhiêm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc hàng ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Như biết công tác văn thư bao gồm nội dung :Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ,… Theo việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, phát hành văn việc văn thư ; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư riêng người làm văn thư Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Cùng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ công việc vụ, giấy tờ, không quan trọng nên không người đánh giá người làm công tác văn thư, lưu trữ mà họ người hy sinh thầm lặng Hơn nữa, không người, công việc giao giải xong hết trách nhiệm mà chưa ý thức phải lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành không nghĩ tài liệu hôm có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu tài liệu Hiện nay, không tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cat tong… Nếu cần cù, đóng góp người làm lưu trữ kiếm tìm thông tin từ đống tài liệu liệu tài liệu có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thông tin dự báo, có độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tộc, khó khăn, hy sinh, mát mà dân dân ta trải qua Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung Có thể, theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng không giấy hình thành… công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải không mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Thực theo quy định Nhà nước quy chế đào tạo Học viện, trường Đại Học, Cao đẳng nước; theo kế hoạch đào tạo, hàng Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ năm, Nhà trường tổ chức cho sinh viên kiến tập quan, tổ chức, doanh nghiệp phạm vi nước để có hiểu biết nhận thức rõ ngành theo học Đặc biệt xuất phát từ chủ trương Đảng Nhà nước nghiệp giáo dục đào tạo giai đoạn là: “Học đôi với hành”, “Lý luận gắn liền với thực tiễn”, từ ngày đầu, Nhà trường xác định kiến tập môn học nằm chương trình đào tạo Khóa kiến tập giúp sinh viên nắm vững kiến thức lý luận thông qua thực tiễn Đồng thời làm sáng tỏ nội dung môn học chuyên ngành giảng đường Khóa kiến tập sợi dây kết nối Nhà trường xã hội Cụ thể qua thời gian kiến tập quan, tổ chức giúp sinh viên nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn Yêu cầu quan trọng đặt người cán văn thư không học tập lý luận nghiệp vụ trường, mà phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt trình công tác, bước rèn luyện, hoàn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư lưu trữ cách trung thực, xác Quá trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư lưu trữ giúp cán văn thư lưu trữ bước nâng cao tay nghề mà giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ Trong thời gian kiến tập phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn từ ngày 01/6 đến ngày 17/6/2016 giúp em tiếp xúc với công việc văn thư lưu trữ: Quản lý giải văn đi, văn đến; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; quản lý sử dụng dấu; trang thiết bị bảo quản tài liệu, công tác lưu trữ nắm bắt số nghiệp vụ, kỹ người làm công tác văn thư lưu trữ để tổng hợp kiến thức lĩnh hội, trau dồi quan Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ kiến tập, kết hợp với lý luận thầy, cô nhà trường trang bị Để thực báo cáo kiến tập này, em hướng dẫn Ths.Trịnh Thị Kim Oanh giúp đỡ bảo tận tình cán bộ, nhân viên Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn Trong khoảng thời gian này, thân em nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu kiến thức từ thực tế để tổng hợp hoàn thiện báo cáo Song nội dung nghiên cứu, tìm hiểu diễn thời gian ngắn nên không tránh khỏi hạn chế thiếu xót Vì Em mong nhận góp ý, đánh giá bổ sung thầy, cô khoa, cán bộ, nhân viên thuộc phòng Nội vụ để báo cáo em hoàn thiện hình thức trình bày lẫn nội dung báo cáo Kết thúc đợt kiến tập cho em gửi lời cảm ơn chân thành lời chúc sức khỏe đến thầy cô, giảng viên khoa Văn thư lưu trữ, ban lãnh đạo cán bộ, nhân viên Phòng Nội Vụ giúp em hoàn thành tốt khóa kiến tập Đặc biệt, cho em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Bác Ma Xuân Tỉnh –cán người trực tiếp hướng dẫn em thời gian vừa qua Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG NỘI VỤ 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ Theo định số: 01/2015/QĐ-UBND ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 1.1.1 Vị trí, chức - Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước - Phòng Nội vụ chấp hành lãnh đạo, quản lý tổ chức, vị trí việc làm biên chế công chức, cấu ngạch công chức công tác Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chấp hành đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng tháng: chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao - Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý giao - Về tổ chức, máy a, Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức Phòng Nội vụ theo quy định hướng dẫn Ủy ban nhân dân tỉnh; b, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền định việc thành lập, sát nhập, chia tách, giải thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện; c, Thẩm định nội dung dự thảo văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn, đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân huyện; Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Về quản lý, sử dụng, biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn ví nghiệp công lập a, Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân huyên, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm quan, đơn vị nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân huyện để Ủy ban nhân dân trình Ủy ban nhân dân theo quy định; b, Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao biên chế công chức, giao số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập sau cấp có thẩm quyền phê duyệt C, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật; - Về quản lý vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức a, Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn đạo, hướng dẫn quan tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định pháp luật theo đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân tình; b, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện đôn đốc, theo dõi thẩm định tổng hợp việc xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu tổ chức danh công chức, viên chức quan tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân huyện trình Ủy ban nhân tỉnh thẩm định; giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định c, Trình Ủy ban nhân dân huyện thực việc sử dụng, quản lý vị tí việc làm cấu chức danh công chức, viên chức quan, tỏ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện theo quy định, theo phân cấp ủy quyền Ủy ban nhân dân tỉnh; - Về công tác xây dựng quyền Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ a, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện việc tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp địa bàn theo quy định pháp luật hướng dẫn Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật hướng dẫn Ủy ban nhân tỉnh; b, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó chủ tịch thành viên khác Ủy ban nhân dân huyện theoq quy định pháp luật; c, Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn kết bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định - Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã người hoạt động không chuyên trách cấp xã a, Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện định việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức, luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật đánh giá, việc, nghỉ hưu, thực hiên chế độ tiền , lương, chế độ đãi ngộ chế độ, sách khác cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; b, Thực công tác quản lý hồ sơ, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, công chức cấp xã theo quy định pháp luật, theo phân cấp quản lý Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hướng dẫn Sở Nội vụ; - Cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức a, Trình Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc kiểm tra quan chuyên môn cấp Ủy ban nhân dân cấp xã thực công tác cải cách hành chính, cài cách chế độ công vụ, công chức địa phương; b, Trình Ủy ban nhân dân huyện biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức địa bàn huyện; c, Thực công tác tổng hợp, báo cáo cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức địa phương theo quy định Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Công tác văn thư, lưu trữ a, Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh quan, tổ chức cấp huyện cấp xã theo quy đình pháp luật; b, Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Về công tác thi đua, khen thưởng a, Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua – Khen thưởng huyện; b, Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng địa bàn huyện; xây dựng, quản lý sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật - Về công tác tôn giáo a, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước tôn giáo công tác tôn giáo địa bàn; b, Chủ trì, phối hợp với quan chuyên môn cấp để thực nhiệm vụ quản lý nhà nước tôn giáo địa bàn huyện theo phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật; - Về công tác niên a, Tổ chức triển khai thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển niên công tác niên b, Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật niên công tác niên theo quy định; giải vấn đề liên quan đến niên theo quy định theo phân cấp; c, Chủ trì, phối hợp với quan liên quan tổ chức khác niên việc thực đề nghị cấp có thẩm quyền thực chế, sách niên công tác niên theo quy định Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức nhân Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn: Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn gồm 07 thành viên bao gồm: 01 trưởng phòng, 01 phó phòng 05 chuyên viên: Trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thế Thái Phó trưởng phòng: Đồng chí: Nông Văn Dương Chuyên viên: 05 Đồng chí: Ma Xuân Tỉnh Đồng chí: Hứa Đức Thuận Đồng chí: Mai Thanh Nghị Đồng chí: Triệu Thị Hiền Đồng chí: Ma Thị Nga 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.2.1 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ phòng Nội Vụ Cán văn thư phòng Nội Vụ có trách nhiệm Quản lý văn đi, văn đến;chuyển giao tiếp nhận văn đi, văn đến; quản lý sổ sách, sở liệu văn bản; quản lý, sử dụng dấu quan loại dấu khác giao; hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; 1.2.2 Mô hình tổ chức văn thư phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn Tuy công tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, phận cán bộ, viên chức quan, nói chung quan cần có văn thư chuyên trách Tùy theo tính chất công tác, nhiệm vụ quyền hạn quan; cấu tổ chức quan có nhiều tầng nấc hay không; Số lượng văn đến quan nhiều hay ; địa điểm bố trí đơn vị bố trí gần hay phân tán việc xác định hình thức tổ chức văn thư quan phải phụ thuộc vào yếu tố mà lựa chọn mô hình tổ chức văn thư cho phù hợp Có mô hình tổ chức văn thư chủ yếu : Mô hình văn thư tập trung, mô hình văn thư hỗn hợp mô hình văn thư phân tán Nhìn chung, mô hình tổ Hoàng Thị Phiền 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ đọng 3.2.1 Xây dựng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ phòng Nội Vụ 3.2.1.1 xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ Xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ theo thông tư 04/2013/TTBNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan,tổ chức 3.2.1.2 Ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Phòng Nội Vụ ban hành văn hướng dẫn hiệu : “kế hoạch số 189/KH-UBND ngày 06/3/2014 UBND huyện Chợ Đồn ban hành kế hoạch thực nhiệm vụ Công tác Văn thư, lưu trữ năm 2014”,” Công văn V/v quản lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ địa bàn huyện “.cần rút kinh nghiệm ban hành văn khác để hướng dẫn nghiệp vụ văn thư có hiệu 3.2.2 Tổ chức công tác văn thư lưu trữ phòng Nội Vụ Phòng Nội vụ chưa có văn thư chuyên trách nên công tác văn thư diễn chưa hợp lý, văn bản, tài liệu lộn xộn, khó tìm kiếm, chưa lập thành hồ sơ Cần bố trí cán văn thư chuyên trách 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan quản lý nhà nước văn thư lưu trữ - Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; - Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư; - Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư; - Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; - Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư; Hoàng Thị Phiền 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; - Hợp tác văn thư lưu trữ; 3.3.2 Trang thiết bị sở vật chất phòng Nội vụ Nhìn chung trang thiết bị sở vật chất phòng Nội vụ bước đầu đáp ứng nhu cầu công việc hoàn thành tốt công việc giao Tuy nhiên số trang thiết bị cũ làm cho suất hiệu công việc không nhanh chóng gây nhiều thời gian cho giải công việc : máy photocoppy, máy in… thiếu số trang thiêt bị phục vụ cho công việc khác máy điều hòa nhiệt độ, quạt gió gây ảnh hưởng đến tâm lí, tinh thần làm việc cho cán làm việc mùa hè nóng - Phòng làm việc phận văn thư chưa có điều hòa mà sử dụng hệ thống quạt trần nên nhiều thực công việc làm bay giấy tờ, gây cản trở cho công việc gây áp lực tinh thần làm việc mùa hè nóng nực - Một số máy móc, trang thiết bị văn phòng ( máy photocopy) cũ chưa thay Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư thiếu như: phòng văn thư thiếu máy in, loại giá, tủ đựng tài liệu hạn chế 3.3.3 Đối với lãnh đạo phòng Nội vụ -Các cấp lãnh đạo nên dành quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên văn phòng quan nói chung không công việc chuyên môn mà đời sống tinh thần họ động viên, thăm hỏi, khích lệ - Lãnh đạo quan cần thực hiện, tổ chức phổ biến, quán triệt kịp thời quy định pháp luật văn thư, lưu trữ; thực nghiêm quy định bảo vệ bí mật Nhà nước; thực chế độ báo cáo thống kê sở báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ theo định kỳ hàng năm - Xóa bỏ thủ tục hành rườm rà, phức tạp, gây khó khăn trình giải công việc hoàn thiện thủ tục hành theo hướng công khai, đơn giản thuận tiện - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng công tác văn thư lưu trữ cho Hoàng Thị Phiền 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ cán cán văn thư phòng trực tiếp hướng dẫn mời người hướng dẫn 3.3.4 Đối với cán công chức, viên chức phòng Nội vụ - cán công chức, viên chức cần ý thức tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ - Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu lãnh đạo quan - Soạn thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm -Lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định 3.3.5 Đối với cán văn thư phòng Nội vụ - Cần bố trí cán văn thư chuyên trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ -Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư phải thể hai mặt lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành 3.3.5 Những vấn đề khác - Về công tác đại hóa văn phòng quan: Cơ quan cần có kế hoạch thay trang thiết bị, máy móc cũ máy tính, máy photocopy, điện thoại, tủ đựng tài liệu, hồ sơ bổ sung trang thiết bị thiếu Bên cạnh đó, văn phòng phải trọng đến việc bố trí, xếp phòng làm việc phận chuyên môn văn phòng - Triển khai công tác tạo lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm giải tình trạng tài liệu bó gói, tích đống chưa tập trung vào kho lưu trữ Bố trí phòng, kho lưu trữ, trang bị sở vật chất, thiết bị cần thiết để tập trung bảo quản an toàn tài liệu khai Hoàng Thị Phiền 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ - Phòng lưu trữ cần trang bị thêm trang thiết bị máy móc đại : máy tính, máy hút bụi, máy điều hòa, quạt thông gió… cần phải dọn dẹp xếp lại tài liệu lưu trữ Trên số đề xuất nhỏ em, trình kiến tập Phòng Nội vụ Huyện Em mong cấp lãnh đạo quan tâm xem xét đến, nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Phòng Nội vụ 3.3.2 Một số khuyến nghị môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 3.3.2.1 Hiện đại hóa Nhu cầu ứng dụng máy tính vào công tác văn phòng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thông tin lượng văn nhiều Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động quan có nhiều loại hình tài liệu khác Ngay cán có chuyên môn nghiệp vụ giỏi ghi nhớ xử lý hết loại hồ sơ tài liệu Chúng ta cần thiết bị xử lý thông tin tổng hợp xác từ trình học nhà trường nên quan tâm, đầu tư mức việc đại hóa công tác văn thư, lưu trữ 3.3.2.2 Gắn liền lý luận với thực tiễn Trong trình kiến tập, em nhận thấy lý luận có trường học nhiều điểm khác so với công việc thực tế Nhà trường nên tổ chức nhiều đợt kiến tập, thực tế quan, tổ chức để sinh viên nắm vững lý luận kỹ thực hành để sinh viên trở thành cán văn thư lưu trữ giỏi tương lai KẾT LUẬN Hoàng Thị Phiền 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt, nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Vì vậy, quan hành nhà nước nói chung công tác văn thư lưu trữ phòng Nội Vụ nói riêng phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò công tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp nâng cao hiệu quản lý quan, đơn vị Tuy nhiên, thời gian qua ưu điểm công tác văn thư lưu trữ phòng Nội vụ bộc lộ số hạn chế như: Lãnh đạo quan, đơn vị chưa thực quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ thiếu số lượng chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhiều hạn chế… Vì vậy, muốn phát huy vai trò công tác văn thư lưu trữ, quan cần quan tâm đến số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước sau: Một để đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức quan, đơn vị, đặc biệt cấp lãnh đạo Cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành, phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến văn pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ thực nghiêm túc quy định Nhà nước, văn hướng dẫn nghiệp vụ Trung ương văn đạo UBND tỉnh Sở Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ Hai tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Giải Hoàng Thị Phiền 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán văn thư lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị toàn tỉnh ngày hướng phát triển ngành Ba phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý văn phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng nhằm số hoá tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán công chức, viên chức Sau tháng kiến tập Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn, em cảm thấy tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quan, tổ chức Trong suốt trình kiến tập, em tiếp xúc làm quen với nhiều công việc thực tế quan, cụ thể phận văn thư quan Em hiểu, thấm thía câu nói “Học đôi với hành”, “Lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Có thể nói, chân lý sinh viên nói chung thân em nói riêng Việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn điều cần thiết Tuy nhiên, trình kiến tập, em nhận thấy lý thuyết cung cấp trường học nhiều điểm khác so với công việc thực tế Vì đòi hỏi sinh viên phải có linh hoạt, chủ động tình phải có quan sát, học hỏi từ cán bộ, nhân viên trực tiếp hướng dẫn Kết thúc đợt kiến tập, em xin đúc rút kiến thức, kinh nghiệm học hỏi vào thu hoạch nhằm tổng kết lại trình kiến tập Phòng Nội vụ Huyện Mặc dù cố gắng hết mình, báo cáo tránh khỏi thiết sót, hạn chế Kính mong bảo, giúp đỡ thầy cô giáo khoa văn thư lưu trữ để báo cáo em Hoàng Thị Phiền 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ tốt Qua báo cáo kiến tập, cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo, cô giáo khoa Văn thư lưu trữ Đồng thời, cho em gửi lời cảm ơn tới cán bộ, nhân viên Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn toàn thể quan UBNN Huyện Hoàng Thị Phiền 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành Văn hợp số 01/VBHN – BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn di, đến lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Hướng dẫn số 822/HD – VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Thông tư 04/2013/TT – BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Thông tư số 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức http://chodon.backan.gov.vn/Pages/default.aspx 10 http://www.archives.gov.vn/Pages/Home%20page.aspx Hoàng Thị Phiền 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn Trưởng phòng Phó trưởng phòng Chuyên viên Hoàng Thị Phiền Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Chuyên viên Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Mẫu sổ công văn PHỤ LỤC Mẫu sổ công văn đến Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Văn đến Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Văn Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Giá đựng tài liệu Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Chỗ ngồi cán văn thư Hoàng Thị Phiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Hoàng Thị Phiền Khoa Văn thư - Lưu trữ Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A