THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA công ty cổ phần Rubee Việt Nam

39 497 3
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA công ty cổ phần Rubee Việt Nam

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Khái quát mục địch, ý nghĩa của đợt kiến tập 2 2.Khó khăn trong quá trình kiến tập 2 3. Thuận lợi trong quá trình kiến tập 2 LỜI CẢM ƠN 4 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC| 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Đối với công tác văn thư 12 2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2: Quản lý văn bản đi 15 2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 18 2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu 24 2.2.2 Đối với công tác lưu trữ 25 2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của công ty 25 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 25 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 27 2.2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu 27 2.2.2.5 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 28 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 29 3.1 Nhận xét, đánh giá 29 3.1.1 Đối với công tác văn thư 29 3.1.2 Đối với công tác lưu trữ 29 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của công ty cổ phần Rubee Việt Nam 30 3.3 Một số khuyến nghị 31 C.PHÂN KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC

Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1.Khái quát mục địch, ý nghĩa đợt kiến tập 2.Khó khăn trình kiến tập Thuận lợi trình kiến tập LỜI CẢM ƠN B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC| 12 2.1 Hoạt động quản lý .12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Đối với công tác văn thư 12 2.2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 13 2.2.1.2: Quản lý văn 15 2.2.1.3 Quản lý giải văn đến 18 2.2.1.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 22 2.2.1.5 Quản lý sử dụng dấu 24 2.2.2 Đối với công tác lưu trữ 25 2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ công ty .25 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 25 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 27 2.2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu 27 2.2.2.5 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 28 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 29 3.1 Nhận xét, đánh giá 29 3.1.1 Đối với công tác văn thư 29 3.1.2 Đối với công tác lưu trữ 29 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ công ty cổ phần Rubee Việt Nam 30 3.3 Một số khuyến nghị 31 C.PHÂN KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Đất nước ta công đổi từ ngành lĩnh vực hoạt động xã hội để có đóng góp định có cải tiến để vươn đến hoàn thiện Hoà xu năm gần nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ có bước phát triển đa dạng chuyên sâu đáp ứng yêu cầu cải cách hành Như biết, quan tổ chức cần thực hoạt động văn thư – lưu trữ lĩnh vực quản lý hành có ý nghĩa quan trọng Trong quan đơn vị công tác văn thư – lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thông qua văn - tài liệu Làm tốt công tác công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin để giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Lưu trữ công tác quan trọng việc giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài nhằm phục vụ lãnh đạo Đảng, Nhà nước quan tổ chức nhiều lĩnh vực khác Bởi mà công tác văn thư - lưu trữ đóng góp lớn cho quan tổ chức mà góp phần vào thúc đẩy phát triển công xây dựng bảo vệ đất nước Qua để thấy rằng, văn thư - lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức công việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư - lưu trữ Nhằm thực với phương châm trường Đại học Nội Vụ Hà Nộiđã đề ra: “ Học thật đôi với làm thật” Với quan tâm giới thiệu nhà trường tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên từ 01/06/2016 đến ngày 19/06/2016 quan tổ chứcvà vớisự giúp đỡ lãnh đạo công ty cổ phần Rubee, có hội tiếp xúc với công việc thực tế, tự bươn trải áp dụng kiến thức , kỹ ngành nghề mà học trường Từ Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ giúp nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc, làm tảng cho trình học tập phục vụ cho công việc sau thân 1.Khái quát mục địch, ý nghĩa đợt kiến tập a) Mục đích - Đợt kiến tập lần giúp cọ xát với môi trường thực tế từ học hỏi , nâng cao nhận thức vai trò công tác văn thư lưu trữ trách nhiệm công việc tương lai - Đồng thời đợt kiến tập giúp làm quen dần với công việc liên quan đến chuyên môn mà theo học từ vận dụng kiến thức lý thuyết để giải phối hợp thực công việc tốt b) Ý nghĩa - Đợt kiến tập giúp nhẩn thiếu sót kiến thức để kịp thời bổ sung với học nhiều điều từ thực tiễn phong cách làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm phẩm chất đạo đức cán văn thư lưu trữ - Ngoài thời gian kiến tập giúp cải thiện khả quan sát, nhìn nhận đánh giá vấn đề giúp biết cách vận dụng lý thuyết vào thực tế từ biết ưu, nhược điểm có phương án rèn luyện phù hợp 2.Khó khăn trình kiến tập - Thiếu kinh nghiệm kỹ quan sát nhìn nhận vấn đề vàkiến thức hạn chế đócòn thiếu tự tin, bỡ ngỡ - Thời gian kiến tập ngắn nên khó làm quen với công việc hiểu sâu hết khâu nghiệp vụ - Giữa lý thuyết thực tế có nhiều điểm không giống Thuận lợi trình kiến tập - Về phía nhà trường Trường đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư lưu trữ trang bị cho kiến thức tổng quan kiến thức nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Các thầy, cô giáo khoa Văn thư lưu trữ bảo, hướng dẫn tận tình cách ứng xử, thái độ, tác phòng thông tin chưa rõ đề Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ cương khảo sát để kiến tập cách thuận lợi đến quan kiến tập - Về phía quan: Giám đôc công ty cổ phần Rubee Việt Nam tạo điều kiện thuận lợi đến kiến tập Cùng với đố thân thiện cán nhân viên công ty giúp cảm thấy thoải mái Đặc biệt giúp đỡ tận tình, bảo chị Nguyễn Thị Bích Ngọc giúp có thêm kiến thức chuyên môn mà có thêm kiến thức đời sống , cách xử lý công việc nhanh chóng, hiểu Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, cho phép gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nộiđã tổ chức đợt kiến tập thầy, cô giáo thuộc khoa Văn thư –Lưu trữ nhiệt tình giúp đỡ chuyên môn lẫn kinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến chỉnh sửa báo cáo để đạt kết tốt đợt kiến tập Tiếp theo xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo công ty cổ phần Rubbe tạo điều kiên sở vật chất tinh thần điều kiện khác để kiến tập, làm việc viết báo cáo kiến tập công ty Cùng với xin gửi lời cảm ơn đến cán công ty cổ phần Rubee quan tâm, giúp đỡ thời gian kiến tập công ty , đặc biệt quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình củachị Nguyễn Thị Bích Ngọc để có tài liệu thiết thực, kỹ nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để hoàn thành báo cáo đầy đủ, hiệu tốt đợt kiến tập Mặc dù cố gắng nhiều nhiên thời gian, trình độ vốn kiến thức hạn chế mà bàibáo cáo khó tránh khỏi thiếu sót mang tính chủ quan , mong nhận góp ý, nhận xét thầy, cô giáo để báo cáo đầy đủ hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức - Lịch sử hình thành: Công ty cổ phần Rubee Việt Nam trực thuộc hiệp hội doanh nghiệp nhỏ Tên Tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦNRUBEE VIỆT NAM Tên Tiếng Anh : RUBEE VIETNAM JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: RUBEE.JSC Trụ sở chính: Toà nhà B10C Nguyễn Chánh – Trung Hoà – Cầu Giấy – Hà Nội Công ty doanh nghiệp có tư cách pháp nhân Hoạt đông theo nguyên tắc kinh tế độc lập Công ty có dấu riêng mở tài khoản ngân hàng theo quy định pháp luật Công ty đăng ký kinh doanh theo luật định Được tổ chức hoạt động theo Luật doanh nghiệp điều lệ công ty cổ phần đại hội cổ đông thông qua - Vốn cổ phần: 1.800.000.000 - Số cổ phần: 180.000 * Loại cổ phần: + Cổ phần phổ thông: 180.000 cổ phần + Cổ phần ưu đãi: ( không) +Mệnh giá cổ phần:10.000đồng Trong suốt trình hình thành phát triển kể từ thành lập công ty đến nay, cán nhân viên công ty nỗ lực phấn đấu để công ty phát triển đủ khả cạnh tranh với công ty khác lĩnh vực kinh doanh Công ty Cổ Phần Rubee tiền thân Công ty Cổ Phầnđược thành lập từ năm 2007 Công ty cổ phần Rubee công ty đầu cung cấp phần mềm giải pháp quản lý kế toán quản trị doanh nghiệp Năm 2007: Khánh thành văn phòng trụ sở tại: nhà B10C Nguyễn Chánh ,Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội Tập trung triển khai tư vấn công nghệ thông tin Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Cung cấp dịch vụ gia công phần mềm cho thị trường Australia Năm 2008: Mở rộng lĩnh vực thiết kế nội thất Thiết kế poster, bao bì cho doanh nghiệp Viêt In Thiết kế quảng cáo cho công ty Asian APP Thực hợp đồng với Amdocs Tổng số nhân viên đạt 50 người Năm 2009 Rubeechính thức công bố giải pháp RPro, là mô hình thực hành, thực tập của ngành kế toán Trở thành đối tác tập đoàn AED idel changing lives, Hanoi Catering Phần mềm Microbank hoàn thiện với nhiều tính nghiệp vụ, kỹ thuật mới, đặc biệt ứng dụngxác thực vân tay hệ thống phun tiền tự động (TCD).Kết nối thành công với hệ thống thẻ CTL, nhà cung cấp phần mềm thẻ hàng đầu giới, qua bước đầu tiếp cận với kỹ thuật tiêu chuẩn kỹ thuật thẻ toán Năm 2010: Mở văn phòng đại diện Đà Nẵng ( số 90 Quang Trung, Đà Nẵng, Việt Nam) Đối tác gia công phần mềm SaaS Saleforce.com Năm 2011: Hoàn thành dự án Force.com cho công ty sujit Singapore Triển khai hợp đồngcung cấp phần mềm quản lý kinh doanh cho công ty K-market Triển khai giải pháp DTT cho doanh nghiệp golden key, Courgo, greenmind Năm 2012: Ký hợp đồng xây dựng nâng cấp phần mềm cho tập đoàn AIR ASIA services Hợp tác với GODIVA việc triển khai mô hình dạy ICT theo mô hình PPP e- school Thực thiết kế catalogue, thiết kế quảng cáo website trực tuyến cho Jean Việt Năm 2013: Mở văn phòng thành phố Hồ Chì Minh (459 Sư Vạn Hạnh, Quận 10, TP.HCM) Phần mềm Microbank nâng cấp lênphiên với kỹ thuật Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ kiến trúc tiên tiến (SOA, BPM…) Thiết kế xây dựng thành công hệ thống kho liệu trung tâm dự phòng cho Ngân hàng TMCP Miền Tây Năm 2014 Cung cấp phần mềm quản lý cho EXIMBANK Ký hợp đồng với VIAN STONE, MAXCARE Hoàn tất nâng cấp hệ thống Microbank Năm 2015: Ký hợp đồng cung cấp phần mềm cho Techcombank VP Bank Ký hợp đồng thiết kế nội thất cho công ty bất động sản CENCO group LANDMARKtại thành phố Hồ Chí Minh , Công ty cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho lĩnh vực: Tư vấn, kinh doanh, xuất nhập sản phẩm, Vật tư khoa học kỹ thuật, Mô hình thiết bị giảng dạy, Trang, Thiết bị Điện - Điện tử * Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn công ty : Chức năng: Công ty cổ phần Rubee công ty thuộc hình thức cổ phần, hoạt động theo Luật doanh nghiệp quy định khác nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Lĩnh vực hoạt động chủ yếu công ty là: - In ấn - Dịch vụ liên quan đến in( trừ dập khuôn rèm) - Bán lẻ đồ gia dụng, giường, tủ, bàn ghế đồ nội thất tương tự, đèn đồ đèn điện - Bán lẻ hàng hoá khác cửa hàng chuyên doanh Chi tiết: Bán lẻ hoa, cảnh cửa hàng chuyên doanh Bán lẻ hàng lưu niệm, hàng đan nát, hàng thủ công mĩ nghệ Bán lẻ tranh ảnh tác phẩm nghệ thuật khác - Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi phần mềm - Sản xuất máy vi tính thiết bị ngoại vi máy vi tính - Sửa chữa máy móc thiết bị - Sản xuất đồ điện dân dụng - Lắp đặt hệ thống điên Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Bán buôn đồ dùng khác gia đình( Dụng cụ y tế, nước hoa, hàng mỹ phẩm, chế phẩm vệ sinh, gốm sứ, thuỷ tinh, dụng cụ thể dục thể thao, văn phòng phẩm, CD, DVD ghi âm hình ảnh âm - Buôn bán máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác( Buôn bán máy móc thiết bị khai khoáng xây dựng, thiết bị điện, vật liệu điện, thiết bị đo lường, loại công cụ dùng cho loaik vật liệu - Hoạt động thiết kế chuyên dụng( thiết kế thời trang liên quan đến dệt, trang phục, giấy tờ, thiết kế website, thiết kế nội thất) - Cho thuê máy móc, thiết bị đồ dùng hữu hình khác( Cho thuê máy móc, thiết bị nông lâm nghiệp, xây dựng, văn phòng - Quảng cáo - Lập trình máy vi tính - Hoạt động hỗ trợ dịch vụ kinh doanh khác ( Cung cấp dịch vụ xử lý báo cáo văn chép tốc ký; Xuất nhập mặt hàng Công ty kinh doanh; Thuyết minh thời gian trình chiếu chương trình truyền hình họp) - Tổ chức giới thiệu xúc tiến thương mại - Xuất phần mềm ( không bao gồm xuất phầm) - Xử lý liệu, cho thuê hoạt động kinh doanh( Thuê trang web, cung cấp dịch vụ ứng dụng thiết bị mainframe phân thời cho khách hàng) - Hoàn thiện công trình xây dựng - Bán lẻ khác cửa hàng kinh doanh tổng hợp ( bán lẻ nhiều loại hàng hoá siêu thị, mỹ phẩm…) * Nhiệm vụ quyền hạn: Công tycổ phần Rubee công ty thuộc hình thức cổ phần ba cá nhân góp vốn thành lập nên phải đảm bảo lợi ích cho công ty cán nhân viên ý thức rõ nhiệm vụ mình.Công ty tự chịu trách nhiệm kết phục vụ kinh doanh bảo toàn phát triển vốn, giải hài hoà lợi ích Nhà nước,công ty người lao động theo kết kinh doanh đạt theo khuôn khổ luật pháp nhà nước quy định, thực theo nguyên tắc tập trung dân chủ , chế độ mặthoạt đông quản lý công tyđều phải thông qua Công tytạo điều kiện cho để đoàn thểquần chúng hoạt động nhằm Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thực tốt quy chế dân chủ cho người lao động điều lệ công ty Việc sản xuất kinh doanh công ty tự tính toán đảm bảo kinh phí để thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước * Cơ cấu tổ chức công ty: Căn vào chức năng, nhiệm vụ công ty, cấu tổ chức xây dựng theo mô hình sau - Đại hội cổ đông: Tất cổ đông có biểu quyết, quan có quyền định cao công ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần, bầu, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức giải thể công ty… - Hội đồng quản trị: Do đại hội cổ đông công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty định vấn đề liên quan đến quyền lợi công ty, định chiến lược , định bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, định huy động vốn… - Ban Giám đốc: Điều hành toàn hoạt động kinh doanh công ty văn phòng Hà Nội chi nhánh Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh - Giám đốc công ty: người trực tiếp điều hành công ty, đại diện pháp nhân công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước công ty Nhà nước hoạt động quản lý công ty - Phó Giám đốc công ty: Là người giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp phụ trách mảng công việc cụ thể, điều hành hoạt động kinh doanh Giám đốc vắng - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty tổ chức thực việc lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân theo luật quy chế công ty Kiểm tra , đôn đốc phận công ty thực nghiêm túc nộ quy, quy chế công ty Thực công tác văn thư, lưu trữ Làm đầu mối liên lạc cho thông tin giám đốc công ty - Phòng tài kế toán: Theo dõi khoản thu, chi, xác định kết kinh doanh, khoản nộp ngân sách Hoạch toán kiểm tra kế toán chi nhánh nước Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ d) Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty quan trọng giúp làm tránh mát thất lạc tài liệu Thuận tiện cho việc tra tìm sử dụng tài liệu cán nhân viên công ty Nhận thức điều công ty cổ phần Rubee Việt Nam có kho lưu trữ - Về thời hạn nộp hồ sơ, thủ tục nộp hồ sơ lưu trữ công ty chưa đạt yêu cầu +Theo quy định: Thời hạn nộp hồ vào lưu trữ công ty quy định : Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải người Giám đốc công tyđồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu + Trên thực tếcó nhữnghồ sơ phải giữ lại trình giải kéo dài thời hạn nộp lưu hồ sơvượt năm lâu + Thủ tục nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan: cán phòng ban xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ Cán lưu trữ công ty mục lục hồ sơ để kiểm tra Khi giao nộp hồ sơ cán nhân viên nộp hồ sơ cán lưu trữ ký nhận vào biên giao nhận tài liệu 2.2.1.5 Quản lý sử dụng dấu a) Các loại dấu Ở công ty cổ phần Rubee Việt Nam có loại dấu sau: + Dấu quan + Dấu chức danh + Dấu đến + Dấu mức độ b) Việc sử dụng dấu công ty: - Giám đốc công ty người quản lý dấu công ty Cán văn thư công ty người có trách nhiệm bảo quản sử dụng Sinh viên: Cát Ngọc Lân 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ dấu công ty - Văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền, không đóng dấu chưa có chữ ký người có thẩm quyền Không giao dấu việc đóng dấu cho người trách nhiệm Khi dấu bị phải báo cáo cho quan công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm thông báo guỷ bỏ dấu bị - Qua quan sát nhận thấy việc bảo quản dấu nơi công ty tương đối tốt Dấu sau đóng xong cán văn thư niêm phong để tủ khoá cẩn thận.Công tác vệ sinh dấu diễn thường xuyên nên dấu không bị bẩn, có mực đỏ dự phòng nên dấu đóng thường không bị mờ, bị nhoè c) Bảo quản dấu - Con dấu công ty bảo quản nơi làm việc cán văn thư cất tủ sắt 2.2.2 Đối với công tác lưu trữ 2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ công ty Hiện Công ty bảo quản phông phông lưu trữ công ty cổ phần Rubee Việt Nam Vì công ty hoạt động mà phông lưu trữ công ty cổ phần Rubee phông mở có khối lượng tài liệu tương đối đẩy đủ hoàn chỉnh Các loại hình tài liệu phông gồm: Tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn( ảnh, phim,ghi âm ghi hình), tài liệu điện tử, tài liệu khác Nội dung tài liệu phông lưu trữ phản ánh trình hình thành phát triển chức năng, nhiệm vụ công ty 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu khâu nghiệp vụ quan trọng có ý nghĩa công tác lưu trữ nhằm quản lý thống tài liệu trình hoạt động góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản sử dụng tài liệu công ty a) Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ công ty - Tại công ty nguồn thu tài liệu vào lưu trữ quan qua hai nguồn: + Tài liệu sản sinhtrong trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty Sinh viên: Cát Ngọc Lân 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ + Tài liệu cũ để lại phòng ban cá nhân - Đối với công ty nguồn thu tài liệu hình thành trình hoạt động phòng ban thược công ty tài liệu giải xong công việc giai đoạn văn thư b) Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ công ty - Tài liệu hành chính, văn thư- lưu trữ + Kế hoạch, chương trình, báo cáo công tác hành văn phòng hàng năm quan +Báo cáo kết thực cải cách hành hàng năm, nhiều năm Những văn khác có liên quan quan cải cách hành Báo cáo quan công tác văn thư +Sổ ghi biên tổng hợp họp lãnh đạo quan, họp giao ban lãnh đạo quan với phụ trách đơn vị Sổ đăng ký văn bảnđi quan.Sổ đăng ký văn đến quan Mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài quan tập kế hoạch tháng đầu năm, cuối năm kế hoạch năm Tập báo cáo công tác, báo cáo chuyên đề tháng đầu năm, tháng cuối năm năm.Tập định quan ban hành - Tài liệu tài Hồ sơ, tài liệu ngân sách hàng năm quan Dự toán ngân sách hàng năm quan lập Chỉ tiêu ngân sách hàng năm quan quan cấp giao (số kiểm tra, thức, điều chỉnh).Báo cáo toán năm quan cấp phê duyệt.| Hồ sơ tra tài quan theo chế độ thường xuyên đột xuất Biên kiểm tra, tra Báo cáo kết luận đoàn kiểm tra, tra Hồ sơ lý, biên bàn giao tài sản cố định quan - Tài liệu kỹ thuật Bản vẽ dự toán lấy dấu thẩm tra, đề cương, phương án, thuyết minh, vẽ thiết kế, báo cáo kỹ thuật, báo cao khoa học kết thí nghiệm, dự toán, quyêt toán công trình kỹ thuật Các phát minh, sáng kiến, catalo thiết bị thí nghiệm, thiết bị nhập Sinh viên: Cát Ngọc Lân 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ hay tự chế tạo bao gồm sơ đồ máy, thuyết minh, hướng dẫn sử dụng Tài liệu giám sát kỹ thuật -Tài liệu thi đua khen thưởng: Bản khai thành tích tập thể, cá nhân Danh sách đề nghị của quan, đơn vị Biên xét thi đua khen thưởng Hội đồng thi đua, khen thưởng cảu đơn vị quan Quyết định khen thưởng cấp có thẩm quyền - Tài liệu thiết bị vật tư: Hồ sơ tài liệu quy trình mua hàng Hồ sơ, tài liệu quy trình quản lý vật tư, Hồ sơ tài liệu quy trình xuất nhập kho Hồ sơ, tài liệu kiểm kê thiết bị vật tư công ty 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu Mọi tài liệu hình thành trình hoạt động quan lưu trữ tất mà lựa chọn lưu trữ tài liệu có giá trị thông qua việc xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ; tạo điều kiện bố sung tài liệu có giá trị vào lưu trữ; nâng cao hiệu phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; góp phần tiết kiệm diện tích phòng kho phương diện bảo quản tài liệu; khắc phục tình trạng tích đống tài liệu quan Nhận thức điều đến công ty xây dựng công cụ giúp cho việc xác định giá trị tài liệu bảng kê, danh mục tài liệu cóthời hạn bảo quản vĩnh viễn , có thời hạn công ty; Đối với văn bản, tài liệu khoa học phòng ban, đơn vị có tài liệu trùng thưa tài liệu hết giá trị giấy mời, thông báo, tài liệu gửi để trao đổi….; công ty chưa có hội đồng xác định giá trị tài liệu Đối với tài liệu trùng thưa tài liệu hết giá trị phòng ban tự ý xử lý tài liệu máy cắt giấy 2.2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu Ơ công ty cổ phần Rubee Việt Nam phương án phân loại tài liệu áp dụng phương án Cơ cấu tổ chức – thời gian Do từ thành lập đến cấu tổ chức tương đối ổn định chức năng, nhiệm vụ thay đổi lớn phông mở tài liệu bổ sung hàng năm Áp dụng phương án này, tài liệu phông phân chia thành nhóm theo cấu tổ chức quan, đơn vị hình thành phông, sau tài liệu nhóm Sinh viên: Cát Ngọc Lân 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian Đơn vị thời gian tính theo năm hoạt động Phương án phản ánh tương đối rõ cấu tổ chức đơn vị hình thành phông, chức năng, nhiệm vụ đơn vị tổ chức, mối quan hệ tài liệu hình thành trình hoạt động đơn vị thể rõ nét mặt loogic lịch nội dung tài liệu Vì công ty đơn vị kinh doanh trình hoạt động công ty có nhiều hợp đồng kinh tế mà ty tiến hành nghiệp vụ chỉnh lý riêng loại tài liệu Hợp đồng kinh tế: - Phân loại hợp đồng theo năm - Trong năm phân loại hợp đồng theo thứ tự tự tăng dần - Đánh số trang từ 01 đến hết - Lập sổ theo dõi tài liệu file đính kèm - Bảo quản tài liệu hộp nhựa dầy 15cm - Ghi đầy đủ thông tin bìa hộp: Tên đơn vị - Năm hợp đồng - Số hợp đồng 2.2.2.5 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện kho lưu trữ công ty kho chuyên dụng mà cải tạo lại gian phòng tầng làm kho lưu trữ Kho có diện tích khoảng 40m2 Giá cách tường 50 – 70cm , giá cách sàn 5-10 cm Kho thiết kế theo hướng Đông – Bắc Kho có cửa cửa sổ Kho lưu trữ trang bị thiết bị bảo quản tài liệu bản: Giá sắt, tủ sắt để tài liệu , cặp dây , hộp đựng tài liệu Tuy chưa trang bị máy điều hoà, thông gió trang bị hệ thống điện ánh sáng thiết bị phòng cháy nổ bình cứu hoả Hàng năm tổ chức xông mối cho kho lưu trữ, cán lưu trữ tiến hành vệ sinh đặn tháng nhiên o vị trí kho đặt tầng nên độ ẩm cao, có nhiều gián, chuộtvà không thường xuyên phun thuốc diệt côn trùng, diệt nấm mốc ; trang thiết bị kiểm soát hay trì môi trường bảo quản:không có hệ thống thông gió, quạt, máy điều hoà Do mà tài liệu kho bảo quản chưa tốt, bị ẩm, mốc Sinh viên: Cát Ngọc Lân 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Đối với công tác văn thư Ưu điểm: Lãnh đạo công ty nhận thức rõ vai trò công tác văn thư, Ban giám đốc tạo điều kiện cho cán văn thư học thêm khoá ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ Bộ phận văn thư trang bị thiết bị: Máy tính, máy fax, kết nối mạng internet, máy photocopy, bàn làm việc tiêu chuẩn tạo điều kiện tốt cho cán văn thư… Cán văn thư nhiệt tình với công việc, có lòng yêu nghề làm việc cẩn thận;cán văn thưđã đóng góp không nhỏ cho công tác văn thư công ty xây dựng danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu… Nhược điểm: Công ty chưa ban hành quy chế công tác văn thư văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư công ty Bộ phận văn thư có cán làm công tác văn thư lại kiêm nhiệm thêm việc khác trình độ cán làm công tác văn thư chưa đáp ứng kịp thời công việc đề việc quản lý công tác chưa thực tốt Vông tác soạn thảo văn kéo dài kiểm tra, đôn đốc phòng Tổ chức hành chưa kiên 3.1.2 Đối với công tác lưu trữ Ưu điểm: - Cán lưu trữ người có trình độ Cao đẳng lại người có kinh nghiệm, làm việc cẩn thận, có lòng yêu nghề -Kho lưu trữ nâng cấp cải tạo quy mô kho -Kho có trang thiết bị để đảm bảo an toàn cho tài liệu Hạn chế: -Hệ thống văn hướng dẫn công tác lưu trữ chưa có - Việc thu thập gặp nhiều khó khăn cán chuyên môn chậm chễ việc giao nộp hồ sơ, tài liệu Sinh viên: Cát Ngọc Lân 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ -Kho lưu trữ thiếu trang thiết bị kiểm soát môi trường bảo quản nhiệt kế, ẩm kế, máy đo nồng độ khí độc trang thiết bị trì môi trường bảo quản điều hoà, quạt, hệ thống thông gió… - Kho lưu trữ đặt vị trí không thuận lợi: Ẩm thấp không thoáng khí 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ công ty cổ phần Rubee Việt Nam - Cầnxây dựng ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ - Đề xuất lãnh đạo công ty đầu tư hệ thống tin học ứng dụng công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, đến, lập hồ sơ môi trường mạng nhằm giảm thiểu thời gian làm việc, nâng cao hiệu suất làm việc- Tằng cường nâng cao nhận thức cho cán nhân viên công ty hiểu rõ tầm quan trọng tác dụng tài liệu lưu trữ - Quản lý văn đi: Bộ phận văn thư nên lập sổ riêng văn “mật” “khẩn” Phải cập nhật thông tin văn đầy đủ xác vào “sổ đăng ký văn đi” để tránh tình trạng gửi nhầm - Quản lý văn đến: Cần lập sổ chuyển giao văn đến để tránh việc cán văn thư lần chuyển văn đến phải mang số đăng ký văn đến để phòng ban cá nhân ký xác nhận vào cột ký nhận sổ đăng kýđiều làm cán văn thư không nắm bắt thông tin khó theo dõi tiến độ giải công việc - Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ: Cán chuyên môn cần lập hồ sơ theo yêu cầu mà cán văn thư hướng dẫn, không để hồ sơ đến hạn nộp lưu phòng chuyên môn - Thu thập tài liệu vào lưu trữ: Cần chủ động việc thu thập tài liệu cụ thể lập kế hoạch thu thập chỉnh lý khoa học tài liệu - Xác định giá trị tài liệu: Cần thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu công ty để việc xác định giá trị tài liệu thống nhất, xác, với quy định Nhà nước - Chỉnh lý khoa học tài liệu: Cần lựa chọn phương án phân loại tối ưu công ty hoạt động chủ yếu thiết kế phần mềm, thiết bị điện tử khối tài liệu kỹ thuật có nhiều văn bản, tài liệu(sơ đồ, Sinh viên: Cát Ngọc Lân 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ vẽ…)được hình thành kéo dài từ năm qua năm khác xây dựng xong phần mềm Do phân loại theo phương án cấu tổ chức - thời gian vô tình làm tài liệu tách rời không phản ánh đẩy đủ nội dung tài liệu có hồ sơ Đối với khối tài liệu nên phân loại theo tên sản phẩm 3.3 Một số khuyến nghị - Đối với công ty cổ phần Rubee Việt Nam Lãnh đạo công ty cần quan tâm công tác văn thư lưu trữ cần tổ chức cho cán văn thư lưu trữ học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nhiều Cần tăng cường thêm nhân lực cán văn thư để giảm thiểu khối lượng công việc, tránh tình trạng văn thư kiêm nhiệm góp phần nâng cao chất lượng hiệu suất công việc Cần đào tạo, nâng cao khả sử dụng phương tiện, tin học cho phận văn thư lưu trữ Bố trí nơi làm việc khoa học, tránh tính trạng tài liệu lộn xộn, bữa bãi bàn làm việc, nên để ngăn kéo, tủ giá Cần bố trí phòng làm việc phận văn thư riêng để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc Cần xây dựng kho lưu trữ nơi thoáng khí, rộng rãi có đầy đủ trang thiết bị trì môi trường bảo quản, kiểm soát môi trường bảo quản Không hệ thông trang thiết bị bảo quản tài liệu phải đầy đủ mà phù hợp với loại hình tài liệu - Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: Cần tiếp tục trì đợt kiến tập cho sinh viên để sinh viên cọ xát với thực tế , nâng cao nhận thức thân công tác văn thư lưu trữ , có thêm kiến thức bổ ích trách nhiệm công việc Cần tổ chức thi viết, nói vềcông tác văn thư lưu trữ tài liệu lưu trữ Cần tổ chức thêm buôi tham quan trung tâm lưu trữ để sinh viên kiến thức Khuyến khích nhóm sinh viên kiến tập để bạn sinh viên trao đổi kiến thức cho nhau, giúp đỡ phối hợp với công việc Sinh viên: Cát Ngọc Lân 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ C.PHÂN KẾT LUẬN Trong thời gian kiến tập công ty để lại cho khoảng thời gian đáng nhớ với nhiều kỷ niệm đẹp, thật khoảng thời gian vô có ích với thân Tuy với thời gian kiến tập công ty không nhiều cho nhìn rõ tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nói chung công tác văn thư lưu trữ công ty cổ phần Rubee Việt Nam nói riêng Có thể nói bước đầu quan trọng giúp trưởng thành, tự tin công việc mai sau Những điều làm với kiến thức học hỏi từ công ty cổ phần Rubee chưa đủ giúp hiểu biết nhiều điều quan trọng học sách tác phong làm việc nhanh nhẹn, xác, thái độ, cử cán bộ, nhân viên công việc Do thời gian đợt kiến tập có hạn nên báo cáo kiến tập trình bày sơ lược qua lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ công ty Cùng với giúp đỡ cán văn thư , lưu trữ công ty giúp tập trung sâu vào trình bày tình hình công tác văn thư, lưu trữ công ty với nhận xét, ý kiến thân với thực trạng hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ công tác Nhìn chung hoạt động quản lý, hoạt động nghiệp vụ nhìn chung hạn chế định cần thay đổi ưu điểm cần tiếp tục trì phát huy để làm cho công tác văn thư, lưu trữ công ty ngày hiệu Một lần muôn gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho kiến tập xin cảm ơn đến thầy, cô giáo khoa Văn thư - lưu trữ trường Đại học Nội Vụ tận tình truyền đạt kiến thức chuyên môn hướng dẫn tận tình cho thời gian vừa qua Tôi xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo công ty cổ phần Rubee Việt Nam cho phép kiến tập đặc biệt xin cảm ơn đến chị Nguyễn Thị Bích Ngọc tận tình hướng dẫn, bảo cho kiến thức, kỹ nghiệp vụ thời gian kiến tập công ty để hoàn thành bào cáo Sinh viên: Cát Ngọc Lân 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN RUBEE VIỆT NAM Tủ đựng dấu Công ty Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Kho lưu trữ tài liệu Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Sổ đăng ký văn Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Sổ đăng ký văn Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Văn quan Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Bàn làm việc phận văn thư Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B

Ngày đăng: 25/09/2016, 15:31

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan