Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. 3 1.1.1. Qúa trình hình thành của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 4 1.1.2.1. Chức năng của UBND quận Tây Hồ 4 1.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 4 1.1.2.3. Cơ cẩu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 5 1.2. Tổ chức bộ máy văn phòng của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 6 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 6 1.2.1.1. Chức năng của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 6 1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND Quận 8 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 10 2.1. Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư 10 2.2. Việc ban hành quy định về công tác Văn thư 11 2.3. Tình hình công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ 11 2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 11 2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 13 2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14 2.3.4. Tình hình kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản quản lý của cơ quan. 15 2.3.4.1. Tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan. 16 2.3.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ 23 2.3.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của UBND quận 24 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 27 3.1. Những công việc đã được thực tập tại VPHĐNDUBND quận 27 3.2. Những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và hoạt động quản lý công tác văn thư. 29 KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại lịch sử thơng tin đóng vai trị quan trọng cho phát triển xã hội người Theo dịng chảy thời gian, giới ln có vận động phát triển không ngừng Nhu cầu tìm lại khứ, hiểu biết khám phá điều mẻ tất yếu tồn xã hội Tài liệu nguồn thông tin thiếu nhằm phục vụ hoạt động xã hội người Thông tin gửi nhận nhiều phương tiện khác Trong văn giấy tờ phương tiện chủ yếu phổ biến Thông tin văn thực nhờ công tác Văn thư quan Văn công cụ quản lý Nhà nước phổ biến cấp lãnh đạo Là phương tiện để cấp, ngành, quan thuộc lĩnh vực trao đổi thông tin; phục vụ hoạt động quan Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều hành quan thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải văn Được đồng ý Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ Em đến kiến tập Văn phòng UBND Quận Tây Hồ từ ngày 01/06 đến ngày 19/06/2016 Trong suốt trình kiến tập, em nhận giúp đỡ cô, chú, anh chị nhân viên Văn phòng Được hướng dẫn nhiệt tình cán Văn thư đây, em tập làm công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ người cán văn thư làm quen với công tác văn phịng Vì lý hồ sơ tài liệu chưa chuyển vào Kho Lưu trữ nên em xin làm báo cáo Công tác Văn thư UBND Quận Tây Hồ Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường thầy cô tạo điều kiện cho em kiến tập Để em có hội trau dồi kiến thức, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn cách linh hoạt Cảm ơn cô, anh chị Văn phịng UBND Quận Tây Hồ bảo nhiệt tình trình em kiến tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu sâu vào thực tế cơng việc Từ em vững tin có tinh thần yêu nghề Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Kết kiến tập em thể báo cáo Đây toàn sản phẩm mà em tiếp thu gần 01 tháng kiến tập Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ nghiệp vụ văn thư Mặc dù nhận giúp đỡ thầy cô nh cán hướng dẫn kiến tập Tuy nhiên khơng tránh khỏi thiếu sót báo cáo Vì em mong góp ý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, 20 tháng 06 năm 2016 Sinh viên Trần Thị Thảo Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 1.1.1 Qúa trình hình thành Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Quận Tây Hồ vùng đất có bề dày lịch sử, nơi hội tụ dân cư đất việt, góp phần làm nên văn minh sông Hồng rực rỡ, gắn liền với phát triển thăng long Hà Nội Ủy Ban Nhân Dân Quận Tây Hồ đơn vị Hành thành lập theo Nghị định số 69/CP Chính phủ ban hành ngảy 28/10/1995 Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn ngày 01 tháng 01 năm 1996 Khi thành lập, Quyết định số 4428/QĐ-UBND Thành phố Hà Nội ban hành ngảy 15/12/1995 thành lập phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phịng ban chun mơn, 08 đơn vị nghiệp đoàn thể thực chức năng, nhiệm vụ Quận Tây Hồ thành lập năm 1995 nơi tập trung nhiều di tích danh thắng, dic tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị Thủ đô Hà Nội Sau 15 năm xây dựng phát triển, quận Tây Hồ vó bước phát triển mạnh với thành tựu quan trọng nhiều lĩnh vực trở thành trung tâm Dịch vụ - Du lịch Văn hóa Thủ Hà Nội Theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đên năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thanh phố trung tâm Như vậy, tương lai Tây Hồ khu vực trung tâm thủ Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực (bao gồm nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học cơng nghệ) để thúc đẩy nhanh phát triển Kinh tế - Xã hội Quận nói riêng Thủ Hà Nội nói chung Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ 1.1.2.1 Chức UBND quận Tây Hồ UBND Quận Tây Hồ Cơ quan Hành Nhà nước oqr địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ Quận theo Hiến Pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND Quận Cơ quan cấp lĩnh vực : Kinh tế, Chính trị, UBND Quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan Hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND Cùng cấp quan Nhà nước cấp An ninh, Xã hội, Quốc phòng UBND Quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 1.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tăc tập trung dân chủ, tập thể Lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, Chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm đề ra, quản lý đạo, hướng đãn Phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ Theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngảy 26/11/2003 cụ thể : • Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, quốc phòng,Quốc phòng dài hạn hàng năm Quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơng trình trọng điệm Quận trình HĐND cấp thơng qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch • Xây dựng chương trình, cơng tác hàng năm UBND Quận, biện pháp thực Nghị Quyết HĐND Quận Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phịng, Thơng qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập • Khoa Văn thư - Lưu trữ Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán Theo Phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý • Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo • Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm • Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 1.1.2.3 Cơ cẩu tổ chức UBND quận Tây Hồ Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03 Phó Chủ tịch 12 phòng, ban tham mưu giúp việc UBND Quận Tây Hồ Cơ quan quản lý Hành Nhà nước, thực nhiệm vụ quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 Bộ máy UBND Quận Tây Hồ tồn hệ thống thành viên, phịng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến Mỗi thành viên UBND Quận chịu trách nhiệm cá nhân phần công tác phân công trước HĐND, UBND Chủ tịch UBND Quận; thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND Quận trước Thành uỷ, HĐND UBND Thành phố, Quận uỷ, HĐND Quận Tây Hồ Cơ quan Nhà nước cấp Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phịng, ban chun mơn trực thuộc UBND Quận, hoạt động theo chức nhiệm vụ Ngồi ra, cịn có Đồn thể trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ, Hội Nơng dân, Đồn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên cạnh đó, cịn có đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội tra Giao thơng cơng chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 1.2 Tổ chức máy văn phòng Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ 1.2.1.1 Chức Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ quan chuyên môn trực thuộc UBND Quận Tây Hồ; Chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND Quận; Đồng thời, chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội * Chức tham mưu tổng hợp: Đây chức nghiên cứu, đề xuất tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành cơng việc có hiệu Chức thể thông qua việc xây dựng chương trình làm việc cho UBND; Chuẩn bị báo cáo hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến nội dung hình thức trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống ban hành văn Cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ,… * Chức Hành quản trị: Là chức cung ứng điều kiện sở vật chất phục vụ cho trình hoạt động UBND Quận nhằm đạt mục tiêu đề hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu cao mà Cơ quan Nhà nước quản lý cấp giao cho 1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ * Nhiệm vụ: - Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình kỳ họp HĐND, UBND quận Phối hợp với đơn vị chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND UBND quận Tổ chức phục vụ kỳ họp Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND quận; - Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với phòng, ban, ngành, UBND phường chuẩn bị báo phục vụ cho công tác đạo, điều hành UBND Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ quận theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định theo đạo Thường trực HĐND, UBND quận; - Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn bản, đạo UBND Quận phòng, ban, ngành, UBND phường; - Tham mưu giúp UBND quận công tác dân vận địa bàn quận; - Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24/9/2003 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy chế thực chế " cửa" quan hành Nhà nước địa phương Điều hành hoạt động phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành theo chế "một cửa" UBND quận; - Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực cơng tác cải cách hành Nhà nước thuộc phạm vị quản lý Văn phòng; - Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tổ cáo tổ chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển phòng, ban, ngành UBND phường xem xét, giải quyết; - Quản lý việc tiếp nhận văn gửi đến ban hành văn Thường trực HĐND, UBND quận; thực công tác lưu trữ tài liệu, văn Thường trực HĐND, UBND quận; - Tổ chức, phục vụ Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì hoạt động khác Thường trực HĐND, UBND quận; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, sở vật chất phục vụ hoạt động Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc quan HĐND, UBND phòng, ban chuyên môn thuộc UBND Quận; - Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo mối quan hệ công tác Quận uỷ, Uỷ ban MTTQ đoàn thể nhân dân quận, đơn vị quận, quan hệ đối nội, đối ngoại Thường trực xuyên giữ mối quan hệ phối hợp cơng tác với Văn phịng Quận uỷ để đảm bảo phục vụ có hiệu hoạt động chung lãnh đạo quận; Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Thực nhiệm vụ khác Thường trực HĐND, UBND quận giao * Quyền hạn: - Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị UBND quận vầ văn quy phạm pháp luật quan nhà nước có thẩm quyền; - Triệu tập họp để phổ biến, triển khai nhiệm vụ công tác Văn phịng quản lý có liên quan đến quan đơn vị trực thuộc UBND quận; - Được tham dự họp HĐND, UBND quận, UBND phường có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Văn phịng; - Kiểm tra, đơn đốc phịng, ban chun mơn, quan thuộc UBND quận UBND phường thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND quận; thực ý kiến đạo, giao nhiệm vụ Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận; giải đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định pháp luật; - Ngồi quyền hạn trên, Văn phịng HĐND, UBND quận uỷ quyền thực số nhiệm vụ khác giao thêm quyền hạn HĐND, UBND quận quy định cụ thể văn 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND Quận Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho UBND Quận; Đồng thời, Văn phòng đầu mối quan hệ công tác UBND Quận với đồn thể, phịng, ban chức UBND Phường thuộc Quận Văn phịng có trách nhiệm phục tùng đạo UBND Quận sở chức năng, nhiệm vụ phân cơng Văn phịng UBND Quận Tây Hồ quan chuyên môn trực thuộc UBND Quận, chịu điều hành trực tiếp, toàn diện Thường trực HĐND UBND Quận Văn phòng tổ chức hoạt động theo nguyên tắc Thủ trưởng Cơ cấu tổ chức Văn Phịng gồm có: 01 Chánh Văn Phịng, 02 Phó Văn phịng phận chuyên môn, chuyên viên làm công tác tổng hợp lĩnh vực Căn chức năng, nhiệm vụ tình hình thực tế, Văn phịng chia thành phận sau: Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành - Bộ phận tiếp dân - Bộ phận công nghệ thông tin - Bộ phận kế toán, thủ quỹ - Bộ phận văn thư - lưu trữ - Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ Trần Thị Thảo 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Dấu văn phòng UBND quận đóng lên văn Chánh văn phịng ký theo quy định văn quan hệ giao dịch hành với quan, đơn vị, văn thông báo nội dung đạo kết luận UBND ký, văn trưởng phòng ban, tổ tham mưu ký thừa uỷ nhiệm chủ tịch UBND quận Tây Hồ Về sử dụng dấu văn thư khơng đóng dấu lên văn sai thể thức, chữ ký không thẩm quyền ký khơng đóng dấu khống Văn thư đóng dấu chùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký bên trái, dấu văn dùng dấu mực đỏ theo quy định nhà nước, cán văn thư trực tiếp đóng dấu lên văn bản, khơng nhờ người đóng hộ, khơng cho người khác mượn dấu Sau sử dụng xong dấu văn thư để tủ khố chẵn Trường hợp đóng nhầm dấu khơng rõ ràng khơng đóng đè lên dấu cũ mà phải in, ký lại văn đóng dấu lại Khi đóng dấu phụ lục kèm theo văn trang phụ lục đóng dấu treo góc bên trái chùm lên phần tên quan, văn quan nhiều trang phải đóng dấu giáp lai Hiện UBND quận sử dụng 02 dấu có giá trị pháp lý dấu UBND quận Tây Hồ có hình quốc huy dấu văn phịng khơng có hình quốc huy Ngồi UBND cịn sử dụng số dấu như: • Dấu chức danh • Dấu đến • Dẩu tên • Dấu mức độ: Hoả tốc, khẩn, mật 2.3.6 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND quận Các văn đạo, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: Căn vào Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 15 tháng năm 2001: Nghị định 110/2004/NĐ –CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác Văn thư; Trần Thị Thảo 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ + Nghị định 111/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; + Chỉ thị số 05/CT- TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ ; + Kế hoạch số 78/KH- UBND ngày 31 tháng 10 năm 2007 UBND Thành phố Hà Nội việc thực Chỉ thị số 05 Thủ tướng Chính phủ; + Quyết định số 1023/QĐ- UB ngày 30 tháng năm 2006 UBND quận Tây Hồ việc ban hành danh mục quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ; Để thực tốt công tác Văn thư dần đưa công tác văn thư lưu trữ quận Tây Hồ vào nề nếp có thống tồn quận, UBND quận ban hành công văn số 1460/UB –VP ngày 17 tháng 12 năm 2007 việc thực chế độ Lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư quan, thực sau việc, vấn đề đề cập văn giải xong Đối với văn đến UBND quận văn thư phân loại văn theo cấp để lập thành hồ sơ phục vụ cho việc quản lý tra tìm nộp vào lưu trữ sau này: Sau văn phân loại xong cán văn thư phải xếp văn theo số đến cấp để lập hồ sơ, số đến xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn Đối với văn cán văn thư phân loại văn theo loại văn để lập hồ sơ xếp theo số loại văn Hồ sơ UBND quận Tây Hồ bao gồm: Quyết định, Công văn, Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Báo cáo, Chỉ thị, Giấy mời,… Cơng tác quản lý, tham mưu giải công việc công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu hoạt động nghiệp vụ thường xuyên cán công chức quan Trần Thị Thảo 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/NĐ – CP ngày 28 tháng năm 1993 Hội đồng Bộ trưởng, điều 21 “ Cán nhân viên làm công tác văn thư giấy tờ cán bộ, đến công văn giấy tờ phải lập hồ sơ công việc thuộc thẩm quyền nhiệm vụ Để quản lý công văn, giấy tờ hàng năm theo quy định UBND quận Tây Hồ tiến hành lập hồ sơ hành quan Đối với văn đi, đến quan văn thư chủ động lưu sau năm hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan, hồ sơ quan trọng UBND hồ sơ hội nghị, hồ sơ đại hội hồ sơ xây dựng trụ sở HĐND & UBND lập lưu vào giá đựng tài liệu văn phòng Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ UBND quận Tây Hồ giúp cho lãnh đạo cán quan tìm kiếm thơng tin văn nhanh chóng, đầy đủ, dễ dàng xác + Tạo tác phong làm việc khoa học ngăn nắp; + Giúp cho việc bảo vệ thơng tin cần giữ gìn bí mật văn bản; + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, thu thập đầy đủ tài liệu phản ánh hoạt động quan đơn vị để cán lưu trữ lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản kho lưu trữ CHƯƠNG III: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ Trần Thị Thảo 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 3.1 Những công việc thực tập VPHĐND&UBND quận Trong thời gian thực tập từ ngày 13/4 đến 31/7/2009 em làm quen với công việc người cán văn thư VP UBND quận : +Đăng ký văn – đến chương trình phần mềm quản lý văn vào sổ theo phương pháp truyền thống + Photo tài liệu theo yêu cầu + Sắp xếp văn bản, tài liệu + Chuyển giao tài liệu + Tra tìm tài liệu theo yêu cầu phòng ban thuộc UBND quận + Hàng ngày vệ sinh phòng làm việc Từ lý thuyết đến thực tế trình mà thực tế nơi tốt để thưc lý thuyết Thực tế lúc trường hợp mà cịn diễn lý thuyết giảng Về thực tế cơng tác hành văn phịng cơng tác văn thư lưu trữ UBND quận Tây Hồ khác so với lý thuyết mà em học Trường Trình tự giải quản lý văn đi, văn đến quận sát với thực tế, cán làm công tác văn thư UBND quận áp dụng quy định, quy trình việc quản lý giải văn quận Tất văn quản lý phần mềm quản lý - Công tác quản lý giải văn đi, văn đến Quận quản lý phần mềm quản lý văn UBND Quận Tây Hồ • Ưu điểm: - Công tác văn thư UBND quận Tây Hồ thực vào nề nếp khoa học, đáp ứng nhu cầu công việc Ý thức tinh thần trách nhiệm phương pháp giải công việc lôric, cán văn thư lưu trữ ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Đặc biệt quan tâm cấp lãnh đạo với công tác văn thư - Hệ thống văn quản lý UBND quận ban hành chức nhiệm vụ quy định nhà nước Trần Thị Thảo 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Đội ngũ cán làm cơng tác văn phịng có trình độ chuyên môn cao, công tác tuyển dụng nhân đảm bảo q trình có tính minh bạch tuyển yêu cầu công việc - Thời gian làm việc cán văn thư chặt chẽ Mặt khác hàng năm cán văn thư cử học lớp tập huấn chức nhằm nâng cao kiến thức nghiệp vụ - Đặc biệt cơng việc làm cơng tác văn phịng làm việc theo chế độ “ cửa” đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành UBND quận tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cá nhân tham gia hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý UB - Công tác văn thư quận thống thực nghiêm chỉnh theo quy định công tác văn thư – lưu trữ UBND quận năm 1998 - Cán văn thư đào tạo việc quản lý phần mềm văn phục vụ cho việc đạo điều hành lãnh đạo - Việc cài đặt phần mềm vi tính quản lý văn tài liệu thực mang lại hiệu cho UBND quận việc quản lý tra tìm tài liêu cách nhanh chóng, xác - Cơng tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, đóng dấu theo thẩm quyền khơng cịn tình trạng văn chưa đóng dấu - Được đạo Thành phố, quan tâm lãnh đạo UBND quận, trang thiết bị sở vật chất bước đầu tư mua sắm, đội ngũ cán công chức bổ sung tăng cường xếp lại phù hợp với trình độ lực - UBND bố trí 02 cán làm cơng tác văn thư có trình độ đại học trung cấp chuyên ngành văn thư – lưu trữ • Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm đạt hạn chế cần phải khắc phục Trần Thị Thảo 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Có nhiều văn gửi đến quan không qua phận văn thư mà lại gửi thẳng tới phòng ban cá nhân nhận theo địa ghi bì làm cho cơng tác quản lý văn gặp nhiều khó khăn - Mặt khác lãnh đạo văn phòng thường xuyên công tác hay tập huấn thời gian định việc ảnh hưởng trực tiếp công việc đơi dẫn đến tình trạng chồng chéo cơng việc lãnh đạo - Tốc độ xử lý văn phần mềm chưa tối đa 3.2 Những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu làm việc hoạt động quản lý công tác văn thư Công tác văn phịng cụ thể cơng tác văn thư công tác quan trọng quan, đơn vị, tổ chức ý nghĩa bảo mật Quốc gia địa phương; có vai trị đặc biệt hoạt động quản lý Nhà nước, quan hành nhà nước UBND quận Tây Hồ Chính Để nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ, em xin có số đề xuất kiến nghị sau: • Nâng cao chất lượng trang thiết bị phục vụ công tác văn thư Để công tác văn thư đạt hiệu quan - Thủ trưởng người đứng đầu cần phải quan tâm đến công tác này; Cần xây dựng mở rộng phịng văn thư quy mơ hơn; xây dựng mơ hình chỗ làm việc văn thư cần khép kín tách biệt với người đến liên hệ, lấy dấu, chuyể văn Cần có khung kính ngăn cách cửa đóng vào chỗ văn thư ngồi làm việc Hiện phịng văn thư Uỷ ban chưa có chỗ ngồi khép kín; cán đến làm việc với văn thư tự vào khu vực làm việc văn thư; Cần tăng cường đầu tư loại máy móc có cấu hình tốc độ xử lý cao • Tăng cường đầu tư cho yếu tố người Con người, đặc biệt cán công chức làm việc quan Nhà nước yếu tố định đến hiệu hoạt động quản lý nhà nước, Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ cần đầu tư cho việc nâng cao chất lượng cho đội ngũ cán công chức Yêu cầu cán công chức Trần Thị Thảo 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ phải người có trình độ học vấn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ phẩm chất đạo đức tốt; Thường xuyên cử cán bộ, công chức tham gia vào lớp đào tào quy trình nghiệp vụ công tác ban hành kỹ thuật soạn thảo văn bản; Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vu, trình độ chun mơn cho cán cơng chức phải làm thường xun, có chương trình kế hoạch cụ thể; Cần có quan tâm đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cán công chức Công tác cần thực với quy định Nhà nước Mặt khác cần có nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ cán làm việc phận Văn thư • Nâng cao nghiệp vụ cơng tác Văn thư cho cán cơng chức Nguyệp vụ Văn thư có vai trò lớn đến chất lượng việc quản lý văn đến văn Uỷ ban Nhân dân, nghiệp vụ văn phịng tốt, cơng việc thực nhanh chóng, với quy trình quy định Nhà nước khơng thể xem nhẹ thao tác nghiệp vụ cán làm công tác văn thư Việc tăng cường đầu tư bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên văn phòng thực cần thiết cần quan tâm nữa, Uỷ ban Nhân dân cần có phối hợp với trường nghiệp vụ văn thư để mở lớp ngắn hạn dài hạn nhằm bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho cán nhân viên trực tiếp làm việc phận văn thư Uỷ ban Nhân dân Thường xuyên kiểm tra giám sát, tổng kết đánh giá việc thực công tác soạn thảo văn công tác quản lý văn Qua thấy điểm mạnh, điểm yếu qua hoạt động có phương hướng giải khắc phục khó khăn • Tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý công tác văn thư UBND Quận - Thời đại công nghệ thông tin yêu cầu việc quản lý xử lý văn UBND Quận phải tăng cường ứng dụng thành tựu ngành Tất hoạt động quản lý phải thực máy vi tính phần mềm chất lượng cao UBND Quận Tây Hồ cần có phối hợp, hợp tác Trần Thị Thảo 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ với chun gia, kỹ sư phần mềm có trình độ để xây dựng phần mềm quản lý có chất lượng tốt đáp ứng u cầu cơng việc Ngồi ra, cần có tập huấn nâng cao khả sử dụng phần mềm cho cán bộ, chuyên viên đảm bảo họ sử dụng thành thạo phần mềm khắc phục cố xảy Trần Thị Thảo 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ KẾT LUẬN Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu quản lý hoạt động quan phần phụ thuộc vào cơng tác Văn thư có làm tốt hay khơng tốt Chính mà công tác văn thư quan, tổ chức ngày quan tâm nhiều đặc biệt cơng cải cách hành nhà nước Văn phịng HĐND & UBND quận Tây Hồ đóng vai trị quan trọng việc cung cấp thông tin hàng ngày cho lãnh đạo; công tác quản lý văn làm tốt tạo điều kiện cho công tác quản lý điều hành lãnh đạo, đạo quan tôt thống nhất; Phục vụ văn cho lãnh đạo, đồng thời mắt xích nối liền lãnh đạo Uỷ ban với quần chúng nhân dân Trong Thời gian thực tập phòng văn thư quan em tìm hiểu thực tế nắm rõ cấu, chức năng, nhiệm vụ Ủy ban Văn phịng HĐND & UBND; Thực tiễn quy trình cơng tác quản lý văn quan hành Nhà nước Đây sở để em áp dụng kiến thức lý luận học vào thực tế công việc; nâng cao nghiệp vụ, rèn luyện khả thích ứng cơng việc, khả giao tiếp đặc biệt tìm hiểu kỹ ngành nghề chọn Sau thời gian tìm hiểu nghiên cứu em xây dựng quy trình quản lý văn Tuy nhiên làm quen với việc xây dựng chuyên đề kiến thức, thời gian để tìm hiểu cịn nhiều hạn chế nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu xót q trình làm báo cáo, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định, đồng thời chưa thể nhìn sâu để có nhận xét nhìn nhận bao quát đắn Vì báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót kính mong cán Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ; thầy giáo tồn thể bạn đóng góp ý kiến để báo cáo nghiệp vụ em hoàn thiện Trần Thị Thảo 33 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Để có báo cáo hồn chỉnh nhờ có hướng dẫn chị Đặng Thanh Hằng - cán văn thư Ủy ban; cô chú, anh chị giúp đỡ em tìm hiểu sâu công việc thực tế sau - em xin chân thành cảm ơn Em xin cảm ơn giảng dạy, bảo tận tình thầy Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường suốt năm học vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, 20 tháng 06 năm 2016 Sinh viên Trần Thị Thảo Trần Thị Thảo 34 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Phụ Lục UBND Quận Tây Hồ Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ Lục Sơ đồ q trình xử lý cơng văn Stt Trách nhiệm Trình tự cơng việc Thủ trưởng phòng ban, đơn vị Kiểm tra nội dung, tính pháp lý ký nháy văn Kiểm tra nội dung, thể thức VB trình LĐVP Kiểm tra thể thức VB, chữ ký người có thẩm quyền đăng ký văn Gửi văn Lưu hồ sơ Phân công soạn thảo văn Soạn thảo văn Chuyển lại VB cho trưởng đơn vị Kiểm tra, ký nháy Kiểm tra, phê duyệt Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - + - Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ Lục Sơ đồ q trình xử lý cơng văn đến STT Trách nhiệm Trình tự cơng việc Văn thư Tiếp nhận, phân loại văn đến Đề xuất chuyển LĐUBND xử lý theo lĩnh vực quản lý Đăng ký văn đến Ý kiến đạo giải Cập nhật ý kiến đạo chuyển cho đơn vị liên quan Theo dõi, giải công việc Trần Thị Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Trần Thị Thảo Khoa Văn thư - Lưu trữ Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C