Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai: 3 1.1.1. Lịch sử hình thành: 3 1.1.2. Chức năng của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai: 3 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn: 3 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 5 1.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ của Chi cục: 5 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 6 2.1. Hoạt động quản lý: 6 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư: 6 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư: 7 2.1.3. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư: 7 2.2. Hoạt động nghiệp vụ: 9 2.2.1. Công tác văn thư: 9 2.2.2. Về công tác lưu trữ: 24 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 33 3.1. Nhận xét, đánh giá; 33 3.1.1. Về công tác văn thư: 33 3.1.2. Về công tác lưu trữ: 35 3.2. Để xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Chi cục : 36 3.3. Một số khuyến nghị: 37 C. KẾT LUẬN 38 D. PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập MỤC LỤC Hoàng Thị Hồng Nhung Báo cáo kiến tập A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Trong quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ quan tâm công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thông qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn giấy tờ cung cấp thông tin đầy đủ, xác công việc giải nhanh chóng, đảm bảo bí mật cho quan Đảng Nhà nước ta quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ; hệ thống văn pháp luật văn thư, lưu trữ ngày hoàn thiện ban hành, tạo sở pháp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ cấp, ngành thực thống đồng bộ; máy văn thư, lưu trữ cấp, ngành ngày củng cố, tăng cường, thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ ngày vào nếp, có hiệu quả, phục vụ công tác quản lý nhà nước quan, tổ chức Xuất phát từ thực tế khách quan công tác văn thư theo chương trình đào tạo nhà trường, sinh viên nhà trường tạo điều kiện kiến tập quan, trực tiếp làm việc, tiếp xúc với tài liệu dựa sở lý thuyết mà thầy cô nhà trường trang bị cho chúng em Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo trường Đại học Nội vụ nói chung ngành Văn thư - Lưu trữ nói riêng: “Lý thuyết phải đôi với thực hành”.Để đáp ứng phương châm đó, Khoa Văn thư - Lưu trữ tổ chức đợt kiến tập từ ngày 01/6/2016 đến ngày 19/6/2016 cho sinh viên nhằm giúp sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức học vào công việc thực tế quan Đó dịp cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Được đồng ý nhà trường tiếp nhận quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai, em có đợt kiến tập quy định thời gian việc thực hành nội dung kiến tập Dưới giúp đỡ nhiệt tình thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ nhận hướng dẫn nhiêt tình bác, Hoàng Thị Hồng Nhung Báo cáo kiến tập cô, chú, anh, chị quan đợt kiến tập em đúc kết kinh nghiệm thực tế để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn mình, giúp em nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển đất nước, thấy bất cập quan Đợt kiến tập giúp em nhận thiếu sót khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm thao tác, nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, từ em rút kinh nghiệm, khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không đáp ứng đủ Có thể nói, sau trình kiến tập quan, giúp em nắm vững kiến thức hơn, phục vụ cho trình học tập trường, hoàn thiện thiếu sót Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế tìm hiểu thực trạng công tác Văn thư so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyết trang bị trường với thực tiễn quan Báo cáo gồm chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư - Lưu trữ Tỉnh Lào Cai Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chương 3: Nhận xét, đánh giá đưa khuyến nghị Trong trình kiến tập em thực trình tự, đầy đủ nội dung mà Nhà trường yêu cầu thực báo cáo Để hoàn thành nội dung trên, kiến thức học, em nhận giúp đỡ, quan tâm nhiệt tình, tạo điều kiện thuận lợi Lãnh đạo Chi cục toàn thể cán bộ, công chức, viên chức quan Đặc biệt giúp đỡ nhiệt tình cán văn thư lưu trữ Tuy nhiên kiến thức hạn chế, nên trình làm báo cáo thiếu sót hay chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong quý Thầy, Cô quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ Em xin chân thành cảm ơn! Lào Cai, ngày 21 tháng năm 2016 Sinh viên Hoàng Thị Hồng Nhung Hoàng Thị Hồng Nhung Báo cáo kiến tập B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai: 1.1.1 Lịch sử hình thành: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai thành lập ngày 19 tháng 11 năm 2010 theo Quyết định số 3325/QĐ-UBND UBND tỉnh Lào Cai, sở hợp Phòng quản lý văn thư- lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh (theo hướng dẫn Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc phủ UBND cấp) Tên gọi thức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Địa điểm Trụ sở: Đường Lê Lai - Phường Kim tân - Thành phố Lào Cai 1.1.2 Chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai: Căn Quyết định số 20/2015/QĐ-UBND ngày 14/5/2015 UBND tỉnh Lào Cai việc ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai - Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật - Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ - Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức có tư cách pháp nhân, phép mở tài khoản sử dụng dấu riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động ngân sách Nhà nước cấp theo quy định pháp luật - Trụ sở: Đặt thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn: - Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành hướng dẫn thực Hoàng Thị Hồng Nhung Báo cáo kiến tập chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luậtvà công tác quản lý lưu trữ thông tin số quan, đơn vị nhà nước địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật; - Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh, định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật; - Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy Lưu trữ quan quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có thông tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật ; - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; -Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; - Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ ; giải theo thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm qyền xem xét giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; - Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; - Thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm: + Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; + Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật + Cấp, cấp lại, thu hồi chứng hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ điều kiện theo quy địmh pháp luật; + Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật + Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ giao quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Hoàng Thị Hồng Nhung Báo cáo kiến tập - Lãnh đạo Chi cục: + Chi cục Văn thư - Lưu trữ Lào Cai có Chi cục Trưởng 02 Phó Chi cục trưởng; + Chi cục trưởng người đứng đầu Chi cục Văn thư – Lưu trữ, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Văn thư – Lưu trữ theo quy định pháp luật; + Phó Chi cục trưởng người giúp việc Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi, đạo số mặt công tác Chi cục, chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng ủy nhiệm điều hành hoạt động Chi cục Văn thư – Lưu trữ; + Việc điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, cho nghỉ hưu thực chế độ, sách khác Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng Văn thư – Lưu trữ thực theo quy định pháp luật hành theo cấp quản lý tổ chức, cán Uỷ ban nhân dân tỉnh -Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ đơn vị trực thuộc: + Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ; + Phòng Hành – Tổng hợp; + Trung tâm Lưu trữ lịch sử 1.2 Chức nhiệm vụ phận văn thư, lưu trữ Chi cục: + Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ tổ chức thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, có chức giúp Chi cục trưởng tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ tổ chức thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; + Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ đơn vị nghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, có chức giúp Chi cục trưởng tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh; thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật * Biên chế: Biên chế Chi cục Văn thư – Lưu trữ nằm tổng biên chế Sở Nội vụ Uỷ ban nhân dân tỉnh giao sở Đề án vị trí việc làm theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI Hoàng Thị Hồng Nhung Báo cáo kiến tập CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 2.1 Hoạt động quản lý: 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư: Văn thư phận thuộc phòng Hành Chính - Tổng hợp Chi cục Bộ phận văn thư bố trí 01 phòng làm việc gần cửa vào quan, nên thuận tiện cho việc tiếp nhận chuyển giao văn bản, thuận lợi cho việc trao đổi thông tin Văn thư quan bố trí đầy đủ trang thiết bị máy móc phục vụ cho công tác văn thư như: Bàn quầy, máy vi tính cá nhân, máy in, máy fax, máy Photocopy, máy scan hệ thống sổ sách đăng ký, chuyển giao văn bản; Hệ thống tủ để văn phân phối hàng ngày, Tủ để vật tư văn phòng phẩm Hoạt động văn thư Chi cục theo quy định pháp luật tuân thủ nghiêm túc nguyên tắc: Tất văn đi, văn đến Chi cục quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, phòng ban, cá nhân trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày đăng ký, phát hành họặc chuyển giao ngày; Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn đăng ký, trình chuyển giao sau nhận được; Văn khẩn hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký; Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Người giao giải quyết, theo dõi công việc cá nhân có trách nhiệm lặp hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích trình tiếp nhận, chuyển giao, giải công việc Do tuân thủ nghiêm túc quy định pháp luật văn thư, nên hoạt động văn thư Chi cục đảm bảo quy định, hiệu quả, thực tốt cải cách hành công tác văn thư; tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức hóa, chuyên môn hóa, đảm bảo thống đạo tổ chức mghiệp Hoàng Thị Hồng Nhung Báo cáo kiến tập vụ Nhìn chung việc tổ chức công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ bố trí hợp lý khoa học, đảm bảo quy định hành 2.1.2 Về cán làm công tác văn thư: Chi cục Văn thư - Lưu trữ bố trí 01 biên chế chuyên trách làm văn thư kiêm lưu trữ quan (trình độ Cao đẳng văn thư, lưu trữ); văn thư Chi cục người có chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thành thạo máy vi tính, Phần mềm quản lý hồ sơ, công việc thiết bị phục vụ thực nhiệm vụ; đảm bảo hoạt động văn thư quan quy định hiệu Hàng năm công chức làm văn thư tham dự lớp bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, dự Hội nghị phổ biến, hướng dẫn thực văn pháp luật văn thư, lưu trữ; kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên cập nhật, nâng cao chất lượng hiệu công việc giao 2.1.3 Tình hình quản lý đạo công tác văn thư: a Về ban hành văn đạo công tác văn thư: Cùng với việc thực tốt chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa bàn; Chi cục Văn thư- Lưu trữ quan tâm, trọng xây dựng ban hành văn quản lý văn thư, lưu trữ Chi cục; cụ thể hoá văn hướng dẫn, đạo Bộ Nội vụ, UBND tỉnh, Cục Văn thư&Lưu trữ Nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ Chương trình, kế hoạch chi tiết để thực hiện, như: Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Nội quy quan, Quy chế phối hợp; hàng năm ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ Chi cục văn đạo, hướng dẫn quản lý hồ sơ, lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan công chức, viên chức theo quy định Thường xuyên tổ chức sinh hoạt chuyên môn gắn với việc phổ biến, quán triệt văn hướng dẫn VTLT Bộ Nội vụ Cục Văn thư&Lưu trữ Nhà nước trao đổi, thảo luận vướng mắc trình triển khai thực sở; nhờ chất lượng hiệu công tác văn thư, lưu trữ ngày nâng cao Hoàng Thị Hồng Nhung Báo cáo kiến tập b Về thực văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư: Là quan tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ toàn tỉnh, việc triển khai thực văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư thực nghiêm túc thuận lợi; cụ thể triển khai thực tốt văn như: - Luật ban hành văn quy phạm pháp luật HĐNN UBND năm 2004; Luật ban hành văn quy phạm pháp luật 2008; - Luật Lưu trữ năm 2011; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật HĐNN UBND năm 2004; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT ngày 06/5/2002 Bộ Công anBan TCCBCP (Bộ Nội vụ) hướng dẫn thực Nghị định số 58/2001/NĐCP; - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước - Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định 33/2002/NĐ-CP - Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 58/2011/NĐ-CP; - Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 Thủ tướng Chính phủ việc giảm giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà nước; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành chính; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài kiệu hình thành phổ biến hoạt động Hoàng Thị Hồng Nhung Báo cáo kiến tập quan, tổ chức - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Quyết định số 29/2011/QĐ-UBND ngày 14/10/2011 UBND tỉnh Lào Cai việc ban hành quy định vê công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh, Cùng với việc tổ chức thực văn pháp luật VTLT, Chi cục Văn thư - Lưu trữ quan tâm đến công việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CC, VC; cụ thể cử cán tham gia lớp tập huấn bồi dưỡng nâng cao kỹ quản lý nhà nước Văn thư lưu trữ TW tổ chức; hàng năm tham mưu UBND tỉnh tổ chức Hội nghị tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ, tập huấn nghiệp vụ VTLT cho cán làm văn thư, lưu trữ quan, tổ chức địa bàn; đưa hoạt động văn thư, lưu trữ dần vào nề nếp, hiệu quả, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý điều hành quan, tổ chức Nhìn chung, năm qua, việc tổ chức thực văn đạo Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư&Lưu trữ Nhà nước UBND tỉnh Lào Cai tổ chức thực tốt, có hiệu Công tác tổ chức làm văn thư lưu trữ bước kiện toàn, bố trí cán tiêu chuẩn nghiệp vụ Việc quản lý, đạo công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức thực tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư quan vận hành tốt cần quan tâm tăng cường ứng dụng CNTT vào hoạt động văn thư, lưu trữ, cụ thể ứng dụng Phần mềm quản lý lý hồ sơ, công việc; đồng thời thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc tuân thủ quy định nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán làm Văn thư, lưu trữ 2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 2.2.1 Công tác văn thư: a Về Công tác xây dựng ban hành văn bản: Thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn theo quy định, văn Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh ban hành chủ yếu văn hành như: Quyết định (cá biệt), Công văn, Thông báo, Báo cáo, Quy chế, Quy định, Kế hoạch, Tờ trình; thể loại văn Quyết định Công văn hai loại Hoàng Thị Hồng Nhung 10 Báo cáo kiến tập - Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; - Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu; - Lập công cụ tra cứu : Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu tài liệu * Chỉnh lý tài liệu Kho Lưu trữ lịch sử Năm 2012 - 2014, Lưu trữ lịch sử tỉnh thực chỉnh lý 143 mét giá tài liệu thuộc Phông lưu trữ UBND tỉnh niên hạn từ 2008 trở trước, 112,5 mét giá ( 3718 hồ sơ) hệ thống hóa đưa vào cặp, hộp lưu giữ theo quy định; đồng thời hệ thống hóa tài liệu thu quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu có niên hạn từ 2006 trở trước (17 mét giá) Năm 2015, Lưu trữ tỉnh tiếp tục thu tài liệu 05 quan, đơn vị thuộc nguồn nộp, nâng tổng số quan, đơn vị nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh lên 70 quan, đơn vị Hoàng Thị Hồng Nhung 29 Báo cáo kiến tập d Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ việc áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ Nhằm giúp cho quan chỉnh lý kho lưu trữ, xây dựng kế hoạch thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ Trong thời gian thực tập đây, qua tìm hiểu thấy đối tượng thống kê Chi cục chủ yếu thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê công cụ tra tìm (chủ yếu mục lục hồ sơ), thống kê phương tiện bảo quản tài liệu, Sổ sách thống kê thực theo mẫu quy định sẵn Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Thực theo định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 cục Văn thư lưu trữ nhà nước Sổ dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu vào kho lưu trữ Đơn vị thống kê tài liệu vào sổ nhập mét giá, hồ sơ, bó, cặp hộp Sổ thống kê lưu trữ: Sổ dùng để thống kê số lượng phông lưu trữ cho kho, cố định trật tự xếp phông lưu trữ kho để phản ánh tình hình tài liệu kho Đối tượng thống kê sổ phông lưu trữ bảo quản kho Mục lục hồ sơ công cụ tra cứu kho lưu trữ Chi cục, dùng để thống kê hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ theo phương án hệ thống hóa phản ánh thành phần, nội dụng hồ sơ phông lưu trữ Qua mục lục hồ sơ giới thiệu cho độc giả thành phần nội dung tài liệu bảo quản kho lưu trữ, dẫn địa hồ sơ, thống kê số lượng hồ sơ có kho lưu trữ cố định trật tự hồ sơ hệ thống hóa Hiện Chi cục kết hợp sử dụng công nghệ đại sử dụng phần mềm tin học quản lý hồ sơ lưu trữ Chi cục Tuy nhiên,việc sử dụng công cụ để tra tìm phục vụ khai thác phải tiến hành đồng thời tra cứu sổ mục lục hồ sơ e Bảo quản tài liệu lưu trữ Đây công tác sử dụng biện pháp khoa học kĩ thuật để kéo dài tuổi Hoàng Thị Hồng Nhung 30 Báo cáo kiến tập thọ đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Tài liệu chỉnh lý xong mà không bảo quản tốt làm ảnh hưởng đến giá trị tài liệu, gây khó khăn nhu cầu khai thác độc giả Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan tập trung bảo quản kho lưu trữ Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Trưởng phòng Hành Chính - Tổng hợp có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ, bố trí kho theo tiêu chuẩn quy định, thực biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ, hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm bắt số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ Trong trình thực tập Chi cục, thấy tài liệu kho xếp gọn gàng, khoa học, sẽ; định kỳ phun thuốc chống mối mọt, vệ sinh Công tác phòng cháy chữa cháy(PCCC) phòng chống cháy nổ (PCCN), an toàn mùa mưa bão thực thường xuyên; thiết bị thường xuyên kiểm tra, rà soát, bổ sung, thay kịp thời Tổ chức lớp tập huấn PCCC cho toàn thể cán viên chức Chi cục Tuy nhiên kho lưu trữ tỉnh kho tạm nên diện tích không đủ để xếp giá tài liệu, nguy an toàn, mối mọt, tác động thời tiết ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ tài liệu lưu trữ, phòng ban thuộc huyện/thành phố thiếu diện tích bố trí phòng(kho) bảo quản tài liệu, thiếu thiết bị bảo quản theo quy định Hiện nay, Chi cục chuẩn bị chuyển sang trụ sở mới, đầu tư xây dựng Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Kho xây dựng khang trang, đầu tư trang thiết bị Hoàng Thị Hồng Nhung 31 Báo cáo kiến tập đại đảm bảo an toàn cho tài liệu f Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức khai thác thông tin phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức, cá nhân Đây công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ Giám đốc trung tâm lưu trữ tham mưu với lãnh đạo Chi cục trình UBND tỉnh ký ban hành Quyết định phân cấp thẩm quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai thay Quyết định số 897/QĐUBND ngày 13/4/2009 UBND tỉnh Lào Cai việc phân cấp thẩm quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh Lào Cai; Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thực theo quy định quy trình ISO; hình thức khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu cung cấp công chứng, photo khai thác tài liệu chỗ, với công cụ tra tìm 58 mục lục hồ sơ, phần mềm ứng dụng dự án số hóa tài liệu lưu trữ mang lại nhiều tiện ích cho việc quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời góp phần vào việc bảo quản hồ sơ, tài liệu khoa học, an toàn Công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ thực tốt Việc chứng thực tài liệu, công chứng tài liệu thực quy định Năm 2015 có 100 lượt cá nhân, tổ chức đến khai thác, tra cứu * Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, quan cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích công vụ nhu cầu riêng đáng Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Chi cục quy định sau: +) Cán công chức, viên chức có yêu cầu khai thác tài liệu Kho Lưu trữ lịch sử mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu, phải đồng ý lãnh đạo Chi cục, Lãnh đạo Sở Nội vụ, Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định phân cấp thẩm quyền khai thác tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh g Ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh triển khai ứng dụng Phần mềm quản lý Hoàng Thị Hồng Nhung 32 Báo cáo kiến tập tài liệu lưu trữ; 100% CCVC Chi cục đào tạo kỹ vận hành phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Quy trình số hóa tài liệu, sử dụng hộp thư điện tử tỉnh, cổng thông tin nội để phục vụ trao đổi, xử lý công việc hàng ngày Hệ thống máy tính phục vụ chuyên môn phòng chức kết nối mạng Internet Hệ thống mạng LAN, máy trạm cài đặt Phần mềm Quản lý tài liệu liệu lưu trữ gắn với thiết bị số hóa tài liệu đầu tư Trung tâm Lưu trữ Đến hết năm 2014 Trung tâm lưu trữ số hóa hồ sơ tài liệu 69 phông lưu trữ bảo quản Kho lưu trữ lịch sử tỉnh (tương ứng 8000 hồ sơ, tài liệu); góp phần đảm bảo an toàn tài liệu liệu điện tử song song với hình thức bảo quản tài liệu giấy, đồng thời giúp cho việc tra cứu nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí Hoàng Thị Hồng Nhung 33 Báo cáo kiến tập CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ Được học tập rèn luyện trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trường đầu việc đào tạo cán văn thư lưu trữ nhà nước Ở em trang bị kiến thức nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; tạo tiền đề cho việc nhận thức hệ thống lý luận chung nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để sau trường điều kiện thực tốt nhiệm vụ công tác Được kiến tập Chi cục Văn thư- Lưu trữ, em nhận tiếp nhận tạo điều kiện tìm hiểu hoạt động văn thư, lưu trữ quan, hướng dẫn thực hành nghiệp vụ văn thư; điều giúp em nắm vận dụng kiến thức học vào thực tế công việc quan Sau thời gian kiến tập Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhờ giúp đỡ tận tình cô (chú), anh (chị) Chi cục, em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế, cách ứng xử môi trường công sở tác phong làm việc, xử lý công việc công chức, viên chức quan nhà nước Tuy thời gian kiến tập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai dài, song tìm hiểu, khảo sát thực hành thực tế, em xin có số ý kiến thực trạng hoạt động văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai sau: 3.1 Nhận xét, đánh giá; 3.1.1 Về công tác văn thư: a Ưu điểm: Tuy thành lập năm (từ 2011), nhìn chung hoạt động Chi cục có hoạt động văn thư, lưu vào nếp, đồng hiệu Ban lãnh đạo công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ cụ thể hoá văn pháp luật văn thư, lưu trữ, quy định, hướng dẫn chế độ sách vào tổ chức hoạt động, thực tốt chức nhiệm vụ UBND tỉnh giao Công tác văn thư, lưu trữ tổ chức hoạt động theo quy định; Quy trình văn thư thực nghiêm túc, góp phần giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo chất lượng hiệu công việc Công chức, viên chức chấp hành nghiêm chỉnh quy định nhà nước công văn thư, lưu trữ, đặc biệt thực tốt công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ Hoàng Thị Hồng Nhung 34 Báo cáo kiến tập công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định Việc đầu tư, trang bị sử dụng thiết bị máy móc phục vụ hoạt động quan hiệu quả, góp phần thực tốt công tác giảm văn giấy tờ, tiết kiệm chi phí giải công việc quan Mặt khác Chi cục Văn thư - Lưu trữ có đội ngũ công chức, viên chức có kinh nghiệm, có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có lòng yêu nghề luôn hết lòng với công việc quan; chấp hành tốt thời lao động, đào tạo, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức thường xuyên Qua việc tìm hiểu công tác văn thư quan, em nhận thức công tác văn thư có vị trí vô quan trọng, mảng lớn công tác quan, đơn vị, gắn liền với hoạt động quản lý quan nhà nước ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công tác quản lý quan, đơn vị Đây khâu nghiệp vụ quan trọng công tác quản lý nhà nước cấp, ngành, giúp cho lãnh đạo cấp theo dõi toàn chương trình kế hoạch thực sách Đảng Nhà nước để thông tin, báo cáo kịp thời; đồng có hướng giải kịp thời phát sinh, vướng mắc Nhìn chúng việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác năm 2015 Chi cục thực tốt, đảm bảo mục tiêu, nhiệm vụ đề Các văn đạo cấp triển khai, quán triệt kịp thời cụ thể hóa thành chương trình, kế hoạch công tác, chủ động công tác tha mưu cho UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ quản lý lĩnh vực VTLT, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý nhà nước địa bàn tỉnh 100% công chức, viên chức tích cực học tập làm theo gương đậo đức Hồ Chí Minh, thực cải cách hành tăng cường ứng dụng CNTT công tác chuyên môn; chấp hành nghiêm túc chủ trương sách Đảng, Pháp luật Nhà nước, đoàn kết, thống phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Triển khai nhiều biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí: Năm 2015 Chi cục thực tốt tiêu UBND tỉnh giáo tiết kiệm 10% để lại ngân sách tỉnh ( tương ứng 62 triệu đồng ), tiết kiệm 15% ( gần 60 triệu ) góp phần bổ sung mua sắm thiết bị làm việc tăng thu nhập cho CCVC Tình hình an ninh, trật tự quan đảm bảo, thực tốt vệ sinh môi trường Tổ chức nhiều hoạt động thiết thực kỷ niệm ngày lễ lớn dân Hoàng Thị Hồng Nhung 35 Báo cáo kiến tập tộc, sử kiện quan trọng tỉnh như: kỷ niệm 85 năm ngày thành lập Đảng, 40 năm ngày Giải phóng Miền Nam; 125 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh; chào mừng Đại hội Đảng cấp nhiệm kỳ 2015-2020, Đại hội Thi đua yêu nước tỉnh lần thứ IV, 70 năm ngày truyền thống Ngành Nội vụ, 69 năm ngày Lưu trữ Việt Nam… b Khuyết điểm: Bên cạnh kết đạt được, công tác văn thư, lưu trữ quan số tồn cần khắc phục: - Cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động lưu trữ lịch sử tỉnh chưa đồng bộ; chưa có sách đặc thù CCVC làm quan chuyên trách VTLT cấp tỉnh ( Chi cục VT-LT ) ; việc áp dụng chế độ hành lưu trữ lịch sử bất cập, chưa sát thực - Phạm vi hoạt động, theo dõi Chi cục VTLT lớn ( liên quan tới tất quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, UBND xã, phường, thị trấn ), nhân lực Chi cục thiếu so với yêu cầu nhiệm vụ ( bình quân CCVC nghiệp vụ phải theo dõi, hướng dẫn thu nộp 30 quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện 15 xã, phường, thị trấn) - Trong công tác VTLT quan nhiều hạn chế, : sở vật chất kinh phí cho hoạt động VTLT chưa đáp ứng dược yêu cầu nhiều quan chưa bố trí vào kho, thiếu thiết bị bảo quản tài liệu ( có 26% đơn vị cấp tỉnh, 72,7% đơn vị thuộc huyện / TP chưa bố trí kho trang thiêt bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành ) Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng huyện/TP chậm( chỉnh lý gần 40% khối lượng tồn đọng), nguyên nhân công tác đạo UBND huyện chưa liệt, kinh phí hỗ trợ cho công tác gặp khó khăn 3.1.2 Về công tác lưu trữ: a Ưu điểm: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai thời gian qua thực tốt nhiệm vụ tham mưu cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, nghiệp vụ công tác lưu trữ kho Lưu trữ quan Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh thực theo quy trình quy định Việc ứng dụng phần mềm Quản Hoàng Thị Hồng Nhung 36 Báo cáo kiến tập lý tài liệu lưu trữ điện tử đạt hiệu cao b Khuyết điểm: - Biên chế giao cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhiệm vụ thu thập tài liệu quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh nặng nề ( tổng số 331 quan, tổ chức 77 quan, tổ chức cấp tỉnh; 254 quan, tổ chức cấp huyện ) Một số quy định hành chế độ chi có tính đặc thù (như độc hại , bồi dưỡng vật) cho công chức, viên chức lưu trữ thấp - Cơ sở vật chất Chi cục gặp nhiều khó khăn Trụ sở làm việc kho bảo quản tài liệu tạm chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng nên diện tích không đủ xếp giá tài liệu cửa kho kính nên ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ tài liệu Hiện Kho xây dựng trang thiết bị chưa đầu tư đồng - Việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Chi cục Văn thư - Lưu trữ hạn chế, chưa tổ chức hình thức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ 3.2 Để xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Chi cục : Qua tình kiến tập để học hỏi, so sánh lý thuyết thực hành nghiệp vụ công tác văn thư ,em xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp sau để nâng cao chất lượng, hiệu công tác lưu trữ Chi cục thời gian tới: - Tăng cường bổ sung biên chế cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ, thường xuyên mở lớp tập huấn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức Chi cục, sở, ban ngành, huyện, thành phố địa bàn, - Đầu tư kinh phí lắp đặt trang thiết bị cho Kho lưu trữ chuyên dụng Quan tâm thực chế độ, sách cán bộ, công chức viên chức Chi cục đảm bảo khuyến khích động viên cán yên tâm công tác, gắn bó với nghề, - Tăng cường ứng dụng công nghệ - thông tin hoạt động quan, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác Văn thư Lưu trữ, - Đổi mới, áp dụng nhiều hình thức khai thác, sử dụng phát huy giá trị tài Hoàng Thị Hồng Nhung 37 Báo cáo kiến tập liệu Chi cục như: thành lập website riêng, công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu bảo quản Chi cục 3.3 Một số khuyến nghị: *Đối với quan tổ chức: - Tăng cường công tác Đào tạo(Đào tạo lại) nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho cán làm công tác VTLT quan, đơn vị, huyện, thành phố địa bàn tỉnh, thực chế độ phụ cấp ngành cho cán làm VTLT; - Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn quan, đơn vị, huyện, thành phố địa bàn toàn tỉnh *Đối với Bộ môn Văn thư -Lưu trữ, Khoa, Trường: Trường Đại học Nội vụ với giúp đỡ giảng dạy nhiệt tình thầy, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ nói riêng thầy cô Trường nói chung đào tạo cho nhiều hệ làm công tác văn thư lưu trữ, với kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng Tuy vậy, em xin có ý kiến cá nhân để chất lượng giảng dạy nhà trường nâng cao hơn: - Trong trình học tập nhà trường nên tổ chức cho sinh viên nhiều buổi ngoại khóa, thực tế công tác văn thư lưu trữ quan, thăm quan Trung tâm Lưu trữ quốc gia, để sinh viên vừa học lý thuyết, vừa ứng dụng lý thuyết vào thực tiễn, mở rộng kiến thức, tích lũy kinh nghiệp để phục vụ tốt cho công việc sau - Nhà trường cần phải tăng cường kiểm tra giám sát sinh viên trình sinh viên thực tập thực tế quan Trên số đề xuất, khuyến nghị riêng em tham gia công tác Văn thư - Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Do chưa có kinh nghiệm thực tế sinh viên giai đoạn kiến tập nên nhận xét giải pháp em khía cạnh nhỏ, chưa sâu chưa khái quát hết được, mà báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Lãnh đạo công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Hoàng Thị Hồng Nhung 38 Báo cáo kiến tập C KẾT LUẬN Sau thời gian kiến tập, khảo sát công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai giúp em có nhìn khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn địa phương, công tác văn thư quan quản lý nhà nước Do hạn chế thời gian hiểu biết thân, em chưa có điều kiện để tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể Song qua em bước đầu hiểu nội dung công tác văn thư, khoảng thời gian kiến tập giúp cho em nhìn khái quát, khách quan nghề nghiệp, có vận dụng lý thuyết với thực hành công việc; qua có so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý luận với thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức tiếp thu nhà trường thân Đây hội để em làm quen với môi trường làm việc nơi công sở với người quan trọng học hỏi cách ứng xử môi trường với nhiều mối quan hệ Đợt kiến tập giúp em tích lũy nhiều học bổ ích từ thực tế công việc, thực hành khâu nghiệp vụ liên quan đến ngành học; rèn luyện ký để phục vụ cho trình học tập, hành trang giúp em sau Cuối em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới quý Thầy (Cô) Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt Thầy (Cô) Khoa Văn thư Lưu trữ hướng dẫn, bảo, giúp đỡ cho em kiến thức tảng tốt để hoàn thành xuất sắc đợt kiến tập Em xin gửi tới cấp lãnh đạovà toàn thể cán bộ, nhân viên Chi cục Văn thư - Lưu trữ tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt kiến tập Trong tình kiến tập thực báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, em mong thầy cô nhận xét đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Lào Cai, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên HOÀNG THỊ HỒNG NHUNG Hoàng Thị Hồng Nhung 39 Báo cáo kiến tập D PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sổ đăng ký văn đến * Mẫu sổ a) Bìa trang đầu SỞ NỘI VỤ TỈNH LÀO CAI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm: 20… Từ ngày …… đến ngày…… Từ số ……… đến số……… Quyển số: … b) Phần đăng ký văn đến Ngày đến Số đến 28/5/2013 288 Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Sở Nội vụ 20/LCT27/5/2013 tỉnh SNV Lào Cai Hoàng Thị Hồng Nhung Tên loại trích yếu nội dung Lịch công tác tuần từ ngày 27/5/2013 đến 02/6/2013 Đơn vị Ký người nhận nhận Bà Thu Ghi Báo cáo kiến tập Phụ lục Sổ đăng ký văn * Mẫu sổ a) Bìa trang đầu SỞ NỘI VỤ TỈNH LÀO CAI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm: 20… Từ ngày …… đến ngày…… Từ số ……… đến số……… Quyển số: … b) Phần đăng ký văn Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn 26/4/2013 Công văn V/v tiếp tục tham VP Sở Nội 43/CCVT gia góp ý dự Bà Thu vụ LC; Lưu: LT-HCTH thảo sửa đổi VT, HCTC Hiến pháp năm 1992 Hoàng Thị Hồng Nhung Người ký Nơi nhận văn Đơn vị người nhận lưu 01 Số lượng Ghi Báo cáo kiến tập Phụ lục 3: Sổ chuyển giao văn * Mẫu sổ a) Bìa trang đầu SỞ NỘI VỤ TỈNH LÀO CAI CHI CỤC VĂN THƯ-LƯU TRỮ SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Năm: 20… Từ ngày …… đến ngày…… Quyển số: … b) Phần đăng ký chuyển giao văn Ngày chuyển 20/2/2012 Số, ký hiệu Nơi nhận văn văn 53/CCVTLTQLVTLT Hoàng Thị Hồng Nhung Văn phòng Sở Nội vụ Ký nhận Ghi Báo cáo kiến tập Phụ lục 4: Sổ chuyển giao văn đến (loại thường) Mẫu sổ a) Bìa trang đầu SỞ NỘI VỤ TỈNH LÀO CAI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… Từ ngày …… đến ngày…… Quyển số: … b) Phần đăng ký chuyển giao văn đến Ngày chuyển Số đến Đơn vị Ký nhận người nhận Ghi 6/5/2013 278 Bà Hương Phòng HCTH * Sổ chuyển giao văn mật đến: Trong trường hợp cần thiết, Chi cục lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến tương tự sổ chuyển giao văn đến (loại thường), phần đăng ký chuyển giao văn có bổ sung cột “Mức độ mật” ngày sau cột “Số đến”.Việc đăng ký chuyển giao văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường), riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến Hoàng Thị Hồng Nhung