Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 2 3. Mục tiêu nghiên cứu: 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Cấu trúc dự kiến của đề tài 4 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 5 1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 5 1.1.1. Khái niệm văn phòng 5 1.1.2. Chức năng của Văn phòng 6 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 7 1.1.4. Vai trò của văn phòng 8 1.1.5. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng 8 1.2. Cơ sở lý luận về quản trị văn phòng 9 1.2.1. Khái niệm Quản trị văn phòng 9 1.2.2. Nội dung của quản trị văn phòng 10 1.2.3. Vai trò của quản trị văn phòng 11 1.2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị văn phòng 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH 14 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình 14 2.1.1. Lịch sử hình thành 14 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 17 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 18 2.2. Thực trạng công tác tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình 23 2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ 23 2.2.1.1. Vị trí, chức năng 23 2.2.1.2. Nhiệm vụ 26 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 28 2.2.3. Tổ chức nhân sự: 29 2.3. Thực trạng công tác tổ chức, điều hành văn phòng 33 2.3.1. Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 33 2.3.1.1. Nội dung và căn cứ lập chương trình, kế hoạch công tác 34 2.3.1.2. Bố cục chương trình, kế hoạch công tác 36 2.3.1.3. Mẫu chương trình, kế hoạch 37 2.3.1.4. Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch 47 2.3.2. Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định 49 2.3.3. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan 50 2.3.3.1. Tổ chức, biên chế văn thư, lưu trữ chuyên trách 50 2.3.3.2. Xây dựng các quy chế, quy định, các văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ 51 2.3.3.3. Công tác tổ chức đào tạo, tập huấn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ 53 2.3.3.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ 53 2.3.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 54 2.3.4.1. Công tác văn thư 54 2.3.4.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 54 2.3.4.1.4.2. Quản lý văn bản 58 2.3.4.1.4.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 58 2.3.4.1.4.4. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị 60 2.3.4.2. Công tác Lưu trữ 61 2.3.4.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 62 2.3.4.2.2. Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 63 2.3.5. Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp 64 2.3.6. Tổ chức hội nghị, hội họp 66 2.3.7. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 70 2.3.8. Tổ chức quản lý thông tin 72 2.3.9. Công tác cải cách hành chính 75 2.3.10. Công tác ngoại vụ 78 2.3.11. Công tác tiếp công dân 80 2.3.12. Công tác hành chính quản trị và phục vụ hậu cần 81 2.3.13. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật 85 2.3.14. Tổ chức công tác lễ tân 86 2.3.15. Tổ chức phòng làm việc khoa học 87 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH 91 3.1. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn 91 3.1.1. Nhận xét chung 91 3.1.2. Ưu điểm 91 3.1.3. Nhược điểm 93 3.1.4. Nguyên nhân 95 3.2. Các giải pháp 96 3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác quản trị văn phòng 96 3.2.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình 97 3.2.3. Hoàn thiện cơ sở pháp lý 99 3.2.4. Các giải pháp đối với các nghiệp vụ của văn phòng 99 3.2.4.1. Công tác cải cách hành chính 99 3.2.4.2. Công tác tham mưu, tổng hợp 101 3.2.5. Tăng cường đầu tư trang thiết bị 104 3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin và ISO trong công tác văn thư 104 KẾT LUẬN 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 PHỤ LỤC 109
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề: .2 Mục tiêu nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu .3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc dự kiến đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1.Những vấn đề văn phòng .5 1.1.1.Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức Văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.1.4.Vai trò văn phòng 1.1.5.Nguyên tắc hoạt động văn phòng 1.2 Cơ sở lý luận quản trị văn phòng .9 1.2.1 Khái niệm Quản trị văn phòng 1.2.2 Nội dung quản trị văn phòng 10 1.2.3 Vai trò quản trị văn phòng 11 1.2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị văn phòng 12 Chương 14 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH 14 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình 14 2.1.1 Lịch sử hình thành 14 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .17 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 18 2.2 Thực trạng cơng tác tổ chức máy Văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình .23 2.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ .23 2.2.1.1 Vị trí, chức .23 2.2.1.2 Nhiệm vụ .26 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 28 2.2.3 Tổ chức nhân sự: .29 2.3 Thực trạng công tác tổ chức, điều hành văn phòng .33 2.3.1 Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác 33 2.3.1.1 Nội dung lập chương trình, kế hoạch công tác .33 2.3.1.2 Bố cục chương trình, kế hoạch cơng tác 36 2.3.1.3 Mẫu chương trình, kế hoạch 37 2.3.1.4 Tổ chức thực chương trình, kế hoạch .47 2.3.2 Tổ chức xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định 49 2.3.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho quan 50 2.3.3.1 Tổ chức, biên chế văn thư, lưu trữ chuyên trách 50 2.3.3.2 Xây dựng quy chế, quy định, văn hướng dẫn văn thư, lưu trữ .51 2.3.3.3 Công tác tổ chức đào tạo, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 53 2.3.3.4 Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ .53 2.3.4 Tổ chức thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 54 2.3.4.1 Công tác văn thư 54 2.3.4.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 54 2.3.4.1.4.2 Quản lý văn .58 2.3.4.1.4.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 58 2.3.4.1.4.4 Quản lý sử dụng dấu quan, đơn vị .60 2.3.4.2 Công tác Lưu trữ 61 2.3.4.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu .62 2.3.4.2.2 Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 63 2.3.5 Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp .64 2.3.6 Tổ chức hội nghị, hội họp 66 2.3.7 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 70 2.3.8 Tổ chức quản lý thông tin 72 2.3.9.Công tác cải cách hành .75 2.3.10 Công tác ngoại vụ 78 2.3.11 Công tác tiếp công dân 80 2.3.12 Cơng tác hành quản trị phục vụ hậu cần 81 2.3.13 Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật 85 2.3.14 Tổ chức công tác lễ tân 86 2.3.15 Tổ chức phòng làm việc khoa học 87 Chương 3: 91 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ .91 VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH .91 3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác quản trị văn phịng Văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn 91 3.1.1 Nhận xét chung 91 3.1.2 Ưu điểm 91 3.1.3 Nhược điểm 93 3.1.4 Nguyên nhân .95 3.2 Các giải pháp 96 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác quản trị văn phòng 96 3.2.2 Hồn thiện mơ hình tổ chức Văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình 97 3.2.3 Hoàn thiện sở pháp lý 99 3.2.4 Các giải pháp nghiệp vụ văn phòng 99 3.2.4.1 Cơng tác cải cách hành 99 3.2.4.2 Công tác tham mưu, tổng hợp .101 3.2.5 Tăng cường đầu tư trang thiết bị 104 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin ISO công tác văn thư 104 KẾT LUẬN 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .108 PHỤ LỤC .109 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nguyên nghĩa ĐBQH Đại biểu quốc hội UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân UBMTTQVN Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam TCCL ISO Tiêu chuẩn chất lượng ISO ISO TCVN ISO Tiêu chuẩn Việt Nam ANTQ An ninh tổ quốc CAND Cơng an nhân dân CVP Chánh Văn phịng PCVP Phó Chánh văn phịng LỜI MỞ ĐẦU Ngày văn phịng khơng cịn biết đến với hình ảnh quen thuộc mà văn phòng biết đến với trang thiết bị đại, không gian mở, cách trí phù hợp với nhu cầu, phương thức cơng việc Dù hình thức nào, thành lập nên văn phịng nhà quản trị ln quan tâm đến chất lượng, hiệu hệ thống, quy trình, phong cách làm việc để phát huy tối đa chức năng, nhiệm vụ văn phòng Bất quan, doanh nghiệp có văn phịng (hay phịng hành chính) Các quan có nhiều phòng ban khác phòng ban, phận có cơng việc văn phịng dó cần phải có cơng tác quản trị văn phịng Bộ phận cần phải lên lịch thời biểu công tác, quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, hoạch định tổ chức họp, hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo Vừa phải xếp chỗ làm việc khoa học, thẩm mĩ Tất cơng việc văn phịng thực theo tiêu chuẩn đại qua mắt nhà quản trị Lý chọn đề tài Văn phòng phận thiếu cấu tổ chức quan nhà nước Hiện nay, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Văn phòng đời yêu cầu thực tế khách quan công tác quản trị quan, tổ chức Vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức nâng cao hiệu công tác văn phòng phải quan tâm đặc biệt Do đó, việc nâng cao cơng tác văn phịng cần thiết cần nâng cao nhằm đáp ứng yêu cầu hành giai đoạn phát triển đất nước Điều đem lại thành định công tác văn phịng Trên thực tế cơng tác quản trị văn phòng số quan, tổ chức có nhận thức chưa đắn vai trị, chức năng, nhiệm vụ văn phòng chưa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán văn phịng, đạo cơng tác tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo quan, tổ chức điều hành công việc Hơn nữa, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng cịn lúng túng, thiếu khoa học thực chức năng, nhiệm vụ Việc am hiểu, tinh thơng áp dụng có hiệu nghiệp vụ hành văn phịng giúp quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, ổn định, tập trung đại hoạt động cơng vụ Xuất phát từ thực tế, tồn cơng tác văn phịng yếu tố khách quan Văn phịng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan, tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, tổ chức cần phải quan tâm đặc biệt Dó đó, em lựa chọn đề tài: “Nâng cao hiệu cơng tác quản trị văn phịng Văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn” để thấy tầm quan trọng công tác Quản trị văn phịng quan hành nhà nước Lịch sử nghiên cứu vấn đề: - Tình hình nghiên cứu nước: Hiện đề tài nghiên cứu Văn phịng khơng phải lĩnh vực có nhiều tác giả nghiên cứu vấn đề như: - Khóa luận: “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà” sinh viên Lê Thị Nga, lớp QT1001P - Báo cáo thục tập: “Nâng cao hiệu hoạt động cơng tác Văn phịng UBND xã Tân Lập, huyện Lục Yên, tỉnh Yên Bái” sinh viên Hoàng Quốc Ngọc lớp ĐHLTQTVP1-K1 - Báo cáo thực tập: “Giải pháp nâng cao hiệu vụ hành Văn phòng UBND xã Ngũ Hùng sinh viên Nguyễn Thanh Hường – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập: “Cơng tác Hành Văn phịng UBND huyện Vĩnh Tường” Sinh viên Nguyễn Thị Hương – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các đề tài nghiên cứu cách khái quát văn phịng hoạt động quan hành nhà nước Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu chi tiết đầy đủ công tác quản trị văn phòng Văn Phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình Do em lựa chọn đề tài: “Nâng cao hiệu cơng tác Quản trị văn phịng Văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn” - Tình hình nghiên cứu ngồi nước: Ít có đề tài nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu: - Mục tiêu chung: Nêu rõ thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị văn phịng văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn - Mục tiêu cụ thể: Làm rõ thực trạng, mặt đạt chưa đạt được, hạn chế yếu cơng tác quản trị văn phịng HĐND UBND huyện Đề xuất giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác văn phịng quan Nhiệm vụ nghiên cứu - Làm rõ sở lý luận - Nghiên cứu thực tiễn: Phù hợp với nội dung nghiên cứu thực tiễn đề tài - Giải pháp thực Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác quản trị văn phịng Văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn - Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn Giả thuyết nghiên cứu Một là: Hoạt động văn phòng yếu tố định đến thành công văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình Hai là: Hoạt động văn phòng số hạn chế Ba là: Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng phải nhanh chóng, đồng Phương pháp nghiên cứu + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn Đảng, Nhà nước; tài liệu lưu trữ văn phòng + Chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết cơng tác Văn phịng + Khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh Cấu trúc dự kiến đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề tài gồm có chương Chương 1: Cơ sở lý luận quản trị văn phòng Chương 2: Thực trạng cơng tác quản trị văn phịng Văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản trị văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Hòa nhập với xu phát triển chung giới khu vực Ngày quan nhà nước doanh nghiệp tư nhân quan tâm đầu tư mở rộng quy mơ hoạt động quan khơng thể khơng kể đến văn phịng Hiện văn phịng khơng thể thiếu quan, doanh nghiệp Tuy nhiên thực tế có quan niệm khác văn phòng sau: - Văn phịng phận phụ trách cơng tác cơng văn giấy tờ hành quan đơn vị (Theo Từ điển Tiếng việt năm 1992) Quan niệm đồng văn phòng với phận văn thư quan, đơn vị - Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị Là địa điểm mà hàng ngày cán công chức đến để thực thi cơng việc - Văn phịng phòng làm việc cán lãnh đạo (có tầm cỡ) VD Văn phịng Giám đốc, văn phịng Chủ tịch nước… - Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Các quan niệm phản ánh khía cạnh riêng rẽ “Văn phịng” Để có định nghĩa đầy đủ văn phịng cần xem xét tồn diện hoạt động diễn phận văn phòng quan, đơn vị Đầu vào văn phòng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên nội giúp lãnh đạo quan có định đắn Đầu gồm hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành quan đạt kết Mặt khác, hoạt động quan, đơn vị cần có phương tiện kỹ thuật cần thiết Văn phòng vừa đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng quan, vừa đơn vị trực tiếp thực công việc sau có ý kiến phê duyệt thủ trưởng như: Tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu sử dụng yếu tố Từ định nghĩa này, rút định nghĩa đầy đủ văn phòng: “Văn phòng máy điều hành, tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị” (Trích từ giáo trình: “Quản trị văn phịng” – Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền NXB Đại học Kinh tế quốc dân) • Trong thực tế Văn phịng có tên gọi sau: Đối với quan hành Nhà nước Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân cấp, Hội đồng nhân dân cấp, Tập đồn, Tổng cơng ty có quy mơ lớn Văn phịng thường có tên Văn phịng gắn liền với tên quan “Văn phòng Bộ, Văn phịng Ủy ban nhân dân, Văn phịng tập đồn, Văn phịng Tổng cơng ty” Đối với số tổ chức, đơn vị có quy mơ vừa nhỏ Văn phịng có tên “Phịng Hành chính, Phịng Hành – Tổng hợp…” 1.1.2 Chức Văn phòng Xuất phát từ quan niệm văn phịng cơng tác văn phịng thấy văn phịng có chức sau: a Chức tham mưu, tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng phải kết nối với hoạt động cách nhẹ nhàng, điều địi hỏi có lực lượng trợ giúp công tác tham mưu, tổng hợp Để đưa định quản lý người lãnh đạo cần ý kiến tham mưu cấp quản lý Tuy nhiên, thông tin cần sàng lọc, phân tích, tổng hợp để phục vụ yêu cầu sử dụng cấp lãnh đạo Văn phòng phận tiếp nhận phương án tham mưu từ phận Scan văn bản, trình lãnh đạo văn phòng xem xét Phụ lục 03: Sơ đồ quản lý giải văn đến Trách nhiệm thực Ti ếp nh ận Cán văn thư vă n bả Xem xét, phân Cán văn thư n loại, đóng dấu đến đế n Cán văn thư Trình tự cơng việc Gửi đích danh Tài liệu, biểu mẫu liên quan Sổ theo dõi công văn đến Phô tô lục Cán văn thư Sổ theo dõi lục - Đơn vị thực Lưu hồ sơ - Văn thư 112 Phụ lục 04: Sơ đồ quản lý giải văn Trách nhiệm thực Cán phân công/ phụ trách đơn vị Chuyên viên phân công phụ trách mảng, lĩnh vực Chủ tịch/Phó chủ tịch/ Chánh văn phịng Phó chánh văn phịng Trình tự cơng việc Soạn thảo văn Kiểm tra thể thức Duyệt ký Đăng ký làm thủ tục Cán văn banthư hành Cán văn thư/ Cán Gửi văn phân công Cán văn thư Tài liệu, biểu mẫu liên quan Thông tư 01/2011/TTLTBNV-VPCP Sổ công văn Sổ công văn Lưu hồ sơ Phụ lục 05: Mẫu sổ 113 Sổ đăng ký văn đến (BM.VP.02.01) a Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh họa: ………………(1)………………… ………………(2)………………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20…(3)… Từ ngày…………đến ngày… (4)… Từ số………… đến số…….(5)… Quyển số: (6) (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản trực tiếp (nếu có) 114 (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị) (3): Năm mở số đăng ký văn đến (4): Ngày tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối số (6): Số thứ tự sổ b, Phần đăng ký văn đến trình bày sau: Trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297 mm) bao gồm 09 cột theo mẫu Ngày đến Số đến Nơi ban hành Số, ký hiệu Ngày văn (1) (2) (3) (4) (5) Tên loại trích Chuyển Ký yếu nội dung tới nhận (6) 115 (7) (8) Ghi (9) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” Cột 2: Số đến: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Tác giả Ghi tên quan tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Số, ký hiệu: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm văn đến ngày, tháng, năm đơn thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước,năm ghi hai chữ số Ví dụ: 05/02/05 Cột 6: Tên loại trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ cơng văn khơng ghi tên loại) văn đến trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn thư Cột 7: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi Ghi điểm cần thiết văn đến (văn khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu ) Sổ đăng ký văn mật đến Mẫu sổ đăng ký văn mật đến giống sổ đăng ký văn đến (loại thường) phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” (cột 6) Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự văn đến Riêng cột “Mức độ mật” phải 116 ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật” ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền Sổ theo dõi giải văn đến (BM.VP.02.02) a Bìa trang đầu …………………(1)………… ……………… (2)………… SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20 (3) Từ ngày…….đến ngày…… (4)…… Quyển số: …(5)… (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản trực tiếp (nếu có) (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị) 117 (3): Năm mở số đăng ký văn đến (4): Ngày tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ (5): Số thứ tự sổ b Phần theo dõi giải văn đến Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn (1) (2) Đơn vị Thời hạn Tiến độ người nhận giải giải (3) (4) (5) Số, ký hiệu văn trả lời Ghi (6) (7) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo số đến ghi dấu “Đến” sổ đăng ký văn đến Cột 2: Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Ghi tên loại văn quan, tổ chức gửi đến, đơn thư khiếu nại, tố cáo đơn thư; nội dung khác ghi theo hướng dẫn khoản phụ lục II công văn Cột 3: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Thời hạn giải Ghi thời hạn giải văn đến theo quy định pháp luật, quy định quan, tổ chức theo ý kiến người có thẩm quyền 118 Cột 5: Tiến độ giải Ghi tiến độ giải văn đến đơn vị, cá nhân so với thời hạn quy định Cột 6: Số, ký hiệu văn trả lời Ghi sô ký hiệu văn trả lời văn đến (nếu có) Cột 7: Ghi Ghi điểm cần thiết khác 119 Sổ chuyển giao văn đến (BM.VP.02.03) a Bìa trang đầu ………… (1)…………… ………… (2)…………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20….(3)… Từ ngày……….đến ngày… (4)… Quyển số: …(5)… 120 (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản trực tiếp (nếu có) (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị) (3): Năm mở số đăng ký văn đến (4): Ngày tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ (5): Số thứ tự sổ b Phần đăng ký chuyển giao văn đến Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày chuyển Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1, phải thêm số đằng trước Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn 121 Cột 5: Ghi Sổ chuyển giao văn mật đến Trong trường hợp cần thiết, quan, tổ chức lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến tương tự sổ chuyển giao văn đến (loại thường) phần đăng ký chuyển giao văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Số đến” (cột 2) Việc đăng ký chuyển giao văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường) Riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) văn đến 122 Sổ đăng ký văn (BM.VP.02.04) a Bìa trang đầu ……………………(1)……………… …………………….(2)……………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 20 (3) Từ ngày… đến ngày….(4)… Từ số…… đến số… (5)… Quyển số:…(6)… (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản trực tiếp (nếu có) 123 (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị) (3): Năm mở số đăng ký văn đến (4): Ngày tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối số (6): Số thứ tự sổ b Phần đăng ký văn Ngày văn Số ký hiệu Trích yếu Người ký Loại văn Nơi nhận văn Đơn vị sọạn thảo (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Người soạn Ghi (8) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Số, ký hiệu văn Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ngày tháng văn Ghi ngày, tháng văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số đằng trước Cột 3: Tên loại trích yếu nội dung văn Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn khác phải ghi tên loại văn bản; sổ dùng để đăng ký loại văn 124 chia làm nhiều phần, phần dùng để đăng ký loại văn khơng cần ghi tên loại Cột 4: Người ký Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Số lượng Ghi số lượng ban hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Sổ đăng ký văn mật Mẫu sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn (loại thường), phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” (cột 3) Việc đăng ký văn mật thực tương tự văn (loại thường) theo hướng dẫn khoản phụ lục; riêng cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền 125