Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤCBẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮTLỜI CẢM ƠN A. PHẦN MỞ ĐẦU11. Lý do chọn đề tài12. Lịch sử nghiên cứu vấn đề23. Mục tiêu nghiên cứu34. Nhiệm vụ nghiên cứu35. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu46. Giả thuyết nghiên cứu47. Phương pháp nghiên cứu48. Kết cấu của khóa luận5B. PHẦN NỘI DUNG6CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ61.1. Cở sở lý luận về công tác văn thư61.1.1. Khái niệm61.1.2. Vị trí71.1.3. Yêu cầu71.1.4. Mục đích, ý nghĩa91.1.5. Nội dung của công tác văn thư101.1.5.1. Soạn thảo và ban hành văn bản101.1.5.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến121.1.5.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi161.1.5.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan211.1.5.4.1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ211.1.5.4.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ211.1.5.4.3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ.221.1.5.4.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ221.1.5.4.5. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu241.1.5.5. Quản lý và sử dụng con dấu24CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI272.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội272.1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội272.1.1.1. Vị trí, chức năng272.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn272.1.1.3. Cơ cấu tổ chức282.1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ282.1.2.1. Chức năng292.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn292.1.2.3. Cơ cấu tổ chức302.2. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTBXH302.2.1. Tình hình tổ chức việc thực hiện công tác văn thư302.2.1.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng302.2.1.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư312.2.1.2.1. Các văn bản của Nhà nước312.2.1.2.2. Các văn bản của Bộ ban hành về công tác văn thư.322.2.2. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư332.2.3. Tổ chức bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư352.2.4. Công tác xây dựng và ban hành văn bản372.2.4.1. Quy trình soạn thảo văn bản372.2.4.2. Thể thức của văn bản442.2.4.3. Kỹ thuật trình bày văn bản452.2.4.4. Thẩm quyền ký văn bản482.2.5. Quản lý và giải quyết văn bản đến482.2.6. Quản lý và giải quyết văn bản đi532.2.7. Quản lý và sử dụng con dấu572.2.7.1. Công tác quản lý:572.2.7.2. Sử dụng con dấu582.2.8. Công tác lập hồ sơ582.2.9. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư602.3. Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư622.3.1. Ưu điểm622.3.2. Hạn chế642.3.3. Nguyên nhân65CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ673.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý của lãnh đạo về công tác văn thư673.2. Nhóm giải pháp về giám sát việc thực hiện công tác văn thư683.3. Nhóm giải pháp về công tác đào tạo, bồi dưỡng693.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư713.5. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất733.6. Nhóm giải pháp về công tác kiểm tra, đánh giá73C. PHẦN KẾT LUẬN75D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO77PHỤ LỤC
MỤC LỤC BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN PHỤ LỤC BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT CỤM TỪ VIẾT TẮT CỤM TỪ VIẾT ĐẦY ĐỦ Bộ LĐTB&XH Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội LỜI CẢM ƠN Được đồng ý nhà trường thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng, quan tâm, bảo tận tình thầy cơ, cán Văn phòng Bộ LĐTB&XH, đặc biệt cơ, chú, anh, chị cơng tác Phịng Hành tạo điều kiện giúp đỡ, với cố gắng, nỗ lực thân tơi hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp Tơi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu nhà trường thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phịng giảng dạy cho tơi kiến thức ngành học mình, kỹ để hồn thành tốt công việc để trở thành nhà Quản trị văn phịng tương lai Đặc biệt, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thạc sỹ Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn tận tình, giúp đỡ tơi hồn thiện đề tài khóa luận Trong q trình thực đề tài khóa luận này, có chuẩn bị cố gắng, khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế, tơi mong nhận ý kiến đóng góp từ phía thầy, bạn Tơi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Vi Thị Lợi A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phịng có tầm quan trọng hoạt động quan, tổ chức; đặc biệt giúp việc, giúp lãnh đạo việc quản lý điều hành Văn phòng đơn vị có chức tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo thực chức giúp việc, hậu cần quan, tổ chức Hoạt động văn phòng bao gồm nội dung sau: tổ chức điều hành văn phịng; tổ chức cơng tác văn thư; tổ chức lưu trữ; tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phịng; kỹ giao tiếp, văn hóa cơng sở; quản lý nhân văn phịng, cơng tác văn thư chiếm phần lớn hoạt động văn phịng Cơng tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc quan, tổ chức Đồng thời công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng trình lãnh đạo, điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác văn thư có làm tốt hay khơng Bởi cơng tác vừa mang tính trị, vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức, viên chức Làm tốt công tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Công tác văn thư hoạt động góp phần cải cách thủ tục hành Hiện nay, Bộ LĐTB&XH, cơng tác văn thư đạt kết tương đối tốt quy trình soạn thảo ban hành văn bản, quản lý giải văn – đến, quản lý sử dụng dấu Bên cạnh cịn mặt hạn chế như: soạn thảo văn sai thể thức (cỡ chữ, kỹ thuật trình bày,….) chưa theo quy định Nhà nước, cơng tác bố trí xếp nhân cịn chưa phù hợp, cơng tác lập hồ sơ chưa vào nề nếp, chưa theo trình tự giải cơng việc, tài liệu cịn tình trạng bó gói Xuất phát từ thực tế trên, chọn đề tài “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư nhiều giáo trình đề cập đến như: Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư - PGS Vương Đình Quyền, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư - Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất Giao thông vận tải, 2009 Hai giáo trình nghiên cứu đầy đủ mặt lý luận công tác văn thư Bên cạnh hệ thống lý luận cơng tác văn thư cịn phải kể đến số khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư quan cấp Bộ, quan hành chính, doanh nghiệp trường Cao đẳng Cụ thể như: khóa luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Quốc Hỷ - Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Thành Đô “Thực trạng công tác văn thư Tổng cục Thi hành án dân - Bộ Tư pháp”; khóa luận tốt nghiệp tác giả Mai Thị Thanh Tuyền – Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng “ Thực trạng cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc – Thanh Hóa; khóa luận tốt nghiệp tác giả Nhữ Mai Nhung – Lớp ĐHLT QTVPK1A - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty Cổ phần Giấy An Hịa”; khóa luận tốt nghiệp tác giả Bùi Thị Mến – Lớp QT901P “Tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Trường Cao đẳng nghề số – Bộ Quốc phòng” Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp có báo cáo thực tập nghiên cứu công tác văn thư quan cấp Bộ, quan hành nhà nước trường Đại học, như: báo cáo thực tập tác giả Nguyễn Văn Đông – Lớp CĐLT VT-LTK1 – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội “Tìm hiểu cơng tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội – Thực trạng giải pháp”; báo cáo thực tập tác giả Nguyễn Thị Lan – Lớp Lưu trữ học Quản trị văn phòng K53 – Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn “Công tác văn thư – lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Đông Sơn”; báo cáo thực tập tác giả Đinh Thị Hồi “Hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ Văn phòng Trường Đại học Bách khoa Hà Nội” Có số viết đăng Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam như: + Nguyễn Tất Thắng – Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế - “Một vài suy nghĩ thực trạng giải pháp nâng cao hoạt động công tác văn thư - lưu trữ doanh nghiệp tỉnh Thừa Thiên – Huế” [3;41-43] + Phí Thị Nhung, Nguyễn Văn Kết – “Phát triển ngành văn thư – lưu trữ nhà nước tiến trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước” [4;2-9] Tuy nhiên, năm 2015 chưa có đề tài nghiên cứu cách đầy đủ tồn diện cơng tác văn thư Văn phòng Bộ LĐTB&XH Mục tiêu nghiên cứu Đề tài khóa luận thực với ba mục tiêu sau: Một là, khảo sát thực tiễn công tác tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ LĐTB&XH; Hai là, kết hợp kết khảo sát thực tế để phân tích, đánh giá nhận xét thực trạng tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Bộ LĐTB&XH, từ tìm hiểu ngun nhân thực trạng đó; Ba là, thơng qua kết nghiên cứu đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ LĐTB&XH Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực tốt đề tài khóa luận này, cần phải thực nhiệm vụ sau: Một là, tìm hiểu lý luận chung cơng tác văn thư; Hai là, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ LĐTB&XH, Văn phịng Bộ; Ba là, khảo sát cơng tác tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ LĐTB&XH; Bốn là, nhận xét, đánh giá tổ chức quản lý công tác văn thư; Trên sở nhận xét, đánh giá, tìm hiểu nguyên nhân đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác tổ chức, quản lý lãnh đạo (Bộ trưởng, Thứ trưởng, Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính) công tác văn thư việc thực công tác văn thư Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian điều kiện thực tế có hạn, nên đề tài tơi tập trung nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Bộ LĐTB&XH thời gian từ năm 2010 đến năm 2015 Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong văn phịng, cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Hoạt động quan đạt chất lượng hiệu phụ thuộc phần lớn vào việc thực cơng tác văn thư Do đó, tổ chức quản lý công tác văn thư tốt góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng, quan Phương pháp nghiên cứu Để thực tốt đề tài khóa luận này, q trình nghiên cứu tơi sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp quan sát: áp dụng để quan sát cách tổ chức, điều hành Lãnh đạo cách thực nghiệp vụ văn thư cán văn thư chuyên trách - Phương pháp vấn: áp dụng để vấn công chức, nhân viên người lao động Văn phòng Bộ LĐTB&XH - Phương pháp thống kê: áp dụng để thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu công tác văn thư - Phương pháp so sánh: phương pháp áp dụng để so sánh việc thực công tác văn thư với quy định Nhà nước số liệu văn qua năm - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được áp dụng để tìm hiểu phân tích tư liệu quan để đưa lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận cách khách quan tổ chức cơng tác văn thư Văn phịng Bộ LĐTB&XH Từ đề số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ LĐTB&XH Kết cấu khóa luận Ngồi Lời cảm ơn, Phần Mở đầu Phần Kết luận khóa luận tơi gồm có Chương sau: Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Trong Chương tơi tìm hiểu sở lý luận chung công tác văn thư dựa sở pháp lý quy định văn Nhà nước, giáo trình cơng tác văn thư Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Dựa sở lý luận chung Chương 1, Chương vào tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ LĐTB&XH Văn phịng Bộ Khảo sát thực trạng cơng tác tổ chức quản lý cơng tác văn thư Từ phân tích, đánh giá ưu điểm, nhược điểm cơng tác tổ chức quản lý công tác văn thư Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Từ trang bị lý luận nêu Chương khảo sát thực tiễn nêu Chương 2, Chương tơi đề xuất nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cở sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Theo giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư PGS Vương Đình Quyền, văn thư vốn từ gốc Hán, dùng để tên gọi chung loại văn bản, bao gồm văn cá nhân, gia đình, dòng họ lập (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả,…) văn quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh,…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ sử dụng phổ biến triều đại phong kiến Trung Hoa du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ Đặc biệt, triều Nguyễn sử dụng phổ biến hoạt động quản lý triều đình Dưới thời Minh Mệnh, quan giúp việc vua công tác công văn, giấy tờ gọi Văn thư Phòng, đến năm 1829 đổi thành Nội Ngày nay, văn phương tiện quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế…(sau gọi chung quan, tổ chức quan), dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc gọi công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Có nhiều định nghĩa cơng tác văn thư, ta hiểu khái niệm cơng tác văn thư theo cách sau: Theo Khoản Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư: “Cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” Theo giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội nêu sau: “Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Hoạt động đảm bảo thông tin văn đảm bảo xác nội dung văn bản, thể thức văn bản, từ hiệu lực pháp lý văn thể cao Đảm bảo mặt thời gian, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo việc đạo, điều hành Qua tìm hiểu số khái niệm cơng tác văn thư trình bày trên, theo PGS Vương Đình Quyền, 2005, Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức 1.1.2 Vị trí Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng, đóng vai trò quan trọng hoạt động quan tổ chức Trong văn phịng, cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, tổ chức, xem phần thiếu hoạt động quản lý Nhà nước quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước 1.1.3 Yêu cầu Để phục vụ hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức cơng tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu sau: * Nhanh chóng Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần 10 Phụ lục 12: Hình ảnh giao diện đăng ký văn đến Phụ lục 13: Mẫu Sổ đăng ký văn mật đến Nội dung bên Sổ: Phụ lục 14: Hình ảnh giao diện chương trình quản lý đơn thư, khiếu nại Phụ lục 15: Hình ảnh giao diện đăng ký văn Phụ lục 16: Hình ảnh đóng dấu giáp lai, phụ lục Phụ lục 17: Mẫu bì, cách trình bày viết bì Phụ lục 18: Mẫu Sổ chuyển giao văn cho đơn vị Nội dung bên Sổ Phụ lục 19: Mẫu Sổ chuyển giao văn Nội dung bên Sổ: Phụ lục 20: Mẫu Sổ chuyển giao văn bưu điện Nội dung bên Sổ: Phụ lục 21: Hình ảnh loại dấu quan, két sắt bảo quản Phụ lục 22: Hình ảnh sơ sở vật chất, phịng làm việc Bộ phận Văn thư