Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Bố cục của đề tài 6 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 7 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty. 7 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (Intracom). 7 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 8 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty. 11 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng 11 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 13 3. Trách nhiệm công việc chính. 15 3.1. Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty . 15 3.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty 15 3.3. Tổ chức thực hiện công tác lao động tiền lương cho nhân viên 16 3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 16 3.5. Thực hiện các công việc khác 16 4. Điều kiện làm việc: 16 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom). 17 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 17 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể). 17 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 18 2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: 23 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 23 2.1. Công tác văn thư tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông INTRACOM 23 2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư của công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông. 25 2.1.2. Công tác chỉ đạo về Công tác văn thư ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông. 26 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông. 27 2.2.1. Quy trình tổ chức soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông INTRACOM 28 2.2.2. Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu 30 2.2.2.1. Quản lý văn bản đến 30 2.2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 31 2.2.2.3. Lập hồ sơ 36 2.3. Đánh giá chung 38 2.3.1.Ưu điểm. 38 2.2.2 Nhược điểm. 39 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan thực tập. 40 1. Ưu điểm: 40 2. Nhược điểm: 41 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 42 KẾT LUẬN 44 PHẦN PHỤ LỤC 45
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 Nguồn tài liệu tham khảo 5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN I .8 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (Intracom) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông .9 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng công ty 13 1.Chức nhiệm vụ quyền hạn văn phòng 13 2.Cơ cấu tổ chức văn phòng .15 Trách nhiệm công việc 17 3.1 Nghiên cứu, tham mưu thực công tác tổ chức máy nhân công ty 17 3.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ quản lý thông tin nội Công ty 18 3.3 Tổ chức thực công tác lao động - tiền lương cho nhân viên 18 3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 18 3.5 Thực công việc khác 18 Điều kiện làm việc: .18 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng Giao thông (Intracom) 19 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng .19 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan (lấy ví dụ tình cụ thể) 19 Khảo sát công tác văn thư – lưu trữ: 21 2.1 Tìm hiểu nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan .21 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 22 PHẦN II 26 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: .26 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ phẦn ĐẦu tư xây dỰng hẠ tẦng Giao thông INTRACOM .26 Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Công tác văn thư công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông INTRACOM 26 2.1.1 Tình hình cán làm công tác văn thư sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông 28 2.1.2 Công tác đạo Công tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông 29 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông 30 2.2.1 Quy trình tổ chức soạn thảo, ban hành quản lý văn Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông INTRACOM 31 2.2.2 Quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu 34 2.2.2.1 Quản lý văn đến 34 2.2.2.2 Quản lý giải văn 34 2.2.2.3 Lập hồ sơ 40 2.3 Đánh giá chung 41 2.3.1.Ưu điểm 41 2.2.2 Nhược điểm 42 Phần III .44 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .44 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan thực tập 44 Ưu điểm: .44 Nhược điểm: 45 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 46 KẾT LUẬN .48 PHẦN PHỤ LỤC 49 Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nước ta bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa- đại hóa đất nước nên công tác văn phòng đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước.Công tác văn phòng công tác quan trọng bất cư quan nào,nó góp phần lớn đến hoạt động quan Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển quan, đơn vị Nắm bắt tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị Văn phòng Quản trị văn phòng nghành rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức.Trường Đại học Nội vụ Hà nội tổ chức đợt cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng thực tập quan, tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau trường rèn luyện ý thức cho sinh viên sau trường “ Học thật đôi với làm thật” ‘ Học đôi với hành” Trong trình thực tập, sinh viên trường củng cố kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn lực, vận dụng lý luận thực tiễn cách hiệu nhất,được rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán khoa học nghành Quản trị văn phòng Thực tập giúp sinh viên vận dụng kiến thức học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Đây hội để sinh viên làm quen với thực tiễn, tự tin giao tiếp có thêm kinh nghiệp Thông qua thực tập sinh viên có hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực hành để sau tốt nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Nhận giúp đỡ Nhà trường khoa Quản trị văn phòng, đồng ý Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông, em tiếp nhận thực tập công ty, ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/03/2016 Giữa lý luận thực tiễn tồn khoảng cách Để thu hẹp dần khoảng cách ấy, nhà trường tạo điều kiện cho chúng em thực tập tốt nghiệp, để trường không bỡ ngỡ, mơ hồ chuyên ngành theo học Khoảng thời gian hai tháng thực tập văn phòng công ty Intracom ngắn so với hành trình công tác sau giúp em học hỏi nhiều điều bổ ích Tại đây, em tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo văn phòng, với cán chuyên viên em học tác phong phẩm chất nhà quản trị, phong cách làm việc khoa học, chất lượng cao trách nhiệm công chức với công việc với mục tiêu chung Trong tình thực tập Văn phòng công ty em nhận thấy rõ vai trò sâu sắc văn phòng quan nói chung Văn phòng công ty nói riêng Đồng thời em nhận thấy quan tâm xây dựng phát triển, Văn phòng công ty phát huy vị trí, vai trò việc tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty đạo điều hành nhiệm vụ phát triển kinh tế, bảo đảm thực tốt công tác quản trị hậu cần cho hoạt động công ty Qua cho phép em gửi lời cảm ơn tới anh chị Văn phòng công ty, chị Nguyễn Thị Kim Anh - Phụ trách Văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ, bảo cung cấp tài liệu cho chúng em hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian thực tập; Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lâm Thị Thu Hằng - giảng viên khoa Quản trị văn phòng tận tình hướng dẫn bảo giúp đỡ em hoàn thành tốt báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 11 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đinh Thị Thu Thủy Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hòa vào xu nghiệp vụ công tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Đối với quan đơn vị văn phòng trợ thủ đắc lực, mặt, cánh tay phải đơn vị, tổ chức Tất công việc Công ty giúp Ban giám đốc quản lý điều hành có hiệu phải thông qua công tác văn phòng Trong công tác văn thư – lưu trữ tài liệu quan trọng Đây mắt xích quan trọng máy văn phòng Trong năm qua, với phát triển kinh tế thị trường, Công ty đạt thành tựu định sản xuất kinh doanh Bên cạnh thành tựu đạt được, Công ty xác định công tác tổ chức máy nhân sự, công tác văn thư – lưu trữ yếu tố góp phần tạo nên thành công kinh doanh Song trình thực công tác văn thư - lưu trữ quan không tránh khỏi thiếu sót định, khuyết điểm tồn Trong trình thực tập khảo sát công việc Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng giao thông, em có hội tiếp xúc thực công việc công tác văn thư, em lựa chọn đề tài thực tập mình: “Tìm hiểu công tác văn thư Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng giao thông” Mục tiêu đề tài Giúp công ty có nhìn chi tiết thực trạng công tác văn tư quan Đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục khuyết điểm, hạn chế hoàn thiện trình thực công việc công tác văn thư Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Phạm vi nghiên cứu: Các công tác liên quan tới văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Nguồn tài liệu tham khảo - Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành nghề Hoàng Thị Ánh Nguyệt, sinh viên lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7A - Báo cáo thực tập ngành nghề Dương Thị Hoa, Sinh viên lớp Đại học Quản trị văn phòng K1A - Lịch sử hình thành phát triển Công ty Lịch sử vấn đề nghiên cứu Cập nhật trao đổi thông tin có nhiều phương tiện cách thể khác Việc trao đổi thông tin văn coi phương tiện quan trọng thiếu hoạt động quản lý Để quản lý lĩnh vực đời sống xã hội, Đảng Nhà nước phải sử dụng văn đạo, điều hành, lúc công tác văn phòng chiếm vị trí quan trọng hoạt động quan tổ chức Hiệu công tác văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý quan, tổ chức Trong đó, hoạt động soạn thảo văn giữ vai trò định để có sản phẩm văn quản lý hành nhà nước Đã có nhiều cá nhân, tác giả có đề tài nghiên cứu đề cập vấn đề hoạt động soạn thảo văn Nhiều đề tài nghiên cứu có giá trị thực tiễn cao vào sống Công tác công văn giấy tờ công cụ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu hoạt động quản lý Nhà nước Ở nước ta, từ thời phong kiến, công tác thông qua triều bước phát triển có nề nếp, kỷ cương.Từ khâu soạn thảo loại văn đến nội dung, thẩm quyền ban hành; từ việc chuyển giao, giải đến quản lý sử dụng dấu; tổ chức lưu trữ văn việc đào tạo tuyển dụng cán làm công tác công văn, giấy tờ quy định chặt chẽ mang tính khoa học Có nhiều nhà nghiên cứu vấn đề tiêu biểu: -Vương Đình Quyền: Văn quản lý nhà nước công tác công văn, Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giấy tờ phong kiến Việt Nam, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2002 -Đại Việt Sử ký toàn thư, tập 2, NXB khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội,1998 - Đại Việt Sử ký toàn thư, tập 4, NXB khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội,1998 Năm 2003, đề tài cấp Thành phố: “Đổi tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực có hiệu cải cách hành Tp Hồ Chí Minh” TS Lê Văn In làm Chủ nhiệm đề tài tiến hành nghiên cứu Đề tài nghiệm thu xếp loại “Khá” đóng góp có hiệu cho đổi hoạt động văn phòng UBND cấp Thành phố khu vực phía Nam Năm 2005, đề tài cấp thành phố: “Chuẩn hóa việc ban hành văn QLNN quyền xã, phường, thị trấn Tp Hồ Chí Minh” TS Lê Văn In làm chủ nhiệm Đề tài nghiêm thu xếp loại “Xuất sắc” sử dụng để biên soạn thành sách phục vụ cho việc đào tạo, bồi dưỡng cán quyền cấp xã Thành phố nhiều địa phương khác phía Nam Cũng thời kỳ này, số giảng viên trẻ Bộ môn tham gia nghiên cứu số đề tài cấp trường, như: - Năm 2009, đề tài “Lịch sử lưu trữ Chính quyền Việt Nam Cộng hòa (1955- 1967)” ThS Nguyễn Văn Báu làm chủ nhiệm, nghiệm thu xếp đạt loại Khá Đề tài góp phần nghiên cứu sâu hơn, toàn diện về công tác lưu trữ Việt Nam Cộng hòa nói riêng lịch sử lưu trữ Việt Nam nói chung, góp phần quan trọng để biên soạn sách Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II - 35 năm đưởng phát triển (1976-2011), kỷ niệm 35 năm thành lập Trung tâm - Năm 2011, đề tài “Phương pháp tổ chức khoa học Phông lưu trữ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh)” ThS Đỗ Văn Học làm chủ nhiệm Kết nghiệm thu xếp loại Khá Đề tài góp phần thúc đẩy bước công việc văn phòng, văn thư, lưu trữ trường Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu để tham khảo giảng dạy nghiệp vụ công tác lưu trữ Bộ môn Ngoài công trình nghiên cứu nhiều sách, báo giáo trình viết đề tài công tác soạn thảo văn có đóng góp to lớn làm sở lý luận cho Đảng Nhà nước ta ban hành sách đời sống xã hội Bố cục đề tài Bố cục đề tài bao gồm 03 phần: Phần I Khảo sát công tác văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông (Intracom) Phần II Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Phần III Kết luận Đề xuất, kiến nghị Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (Intracom) Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (viết tắt INTRACOM) doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002 Intracom cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17/01/2006 UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số: 0103010756 Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006 Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo cán công nhân viên INTRACOM bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày lớn mạnh Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với lĩnh vực hoạt động đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện sản xuất vật liệu xây dựng… Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc có giá trị bảo quản tương đối đồng *) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành công ty - Trách nhiệm đơn vị cá nhân công ty + Các đơn vị cá nhân quan, tổ chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo thời hạn + Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm + Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm - Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: - Tài liệu hành chính: sau năm kể từ năm công việc kết thúc; - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức; - Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ công trình toán; - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ hành công ty giữ loại bả 2.3 Đánh giá chung 2.3.1.Ưu điểm Tuy chưa có văn Nhà Nước quy định Công tác văn thư Doanh nghiệp Công ty Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông nhận thấy vai trò công tác văn thư hoạt động Đinh Thị Thu Thủy 41 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lý nên trọng phát triển Ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông, Cán làm văn thư nguời có trình độ chuyên môn, kỹ làm việc tốt Trong trình quản lý giải văn đến Công ty làm tốt: Văn đến tập trung văn thư quan trước lấy ý kiến giải lãnh đạo Công ty nên có thống Công tác quản lý giải văn đến Công ty thực điều hành đạo, giám sát Phó Giám đốc phụ trách Hành Nhân sự, xảy tượng sai sót, có phát có biện pháp điều chỉnh xử lý Cán văn thư thực có trình độ chuyên môn, đảm bảo bước, quy trình thao tác nhanh chóng, hiệu Quy trình tổ chức, quản lý thực việc quản lý giải văn đến chặt chẽ, nghiêm túc, cán văn thư cán công nhân viên có tinh thần trách nhiệm trình thực Việc tổ chức quản lý giải văn đến có phối hợp phòng ban mục tiêu Công ty Thiết bị phục vụ cho hoạt động cán văn thư tương đối đầy đủ 2.2.2 Nhược điểm Tuy trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc, chỗ làm việc chưa có văn phòng riêng biệt Điều trở ngại, văn thư thực nhiều công việc, phải lưu giữ nhiều văn quan trọng Mà lại không gian riêng, nên lỡ xảy thất lạc, mát khó quy trách nhiệm rõ ràng Có số trường hợp văn đến gửi đích danh cá nhân mặt tai Công ty Văn không cất giữ cẩn thận, dễ xảy mát, ảnh hưởng tới công việc uy tín cá nhân Việc đăng ký văn đến thực cán văn thư không đăng ký đầy đủ thông tin văn việc xảy nhiều ảnh hưởng tới Đinh Thị Thu Thủy 42 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc quản lý văn không khoa học, chặt chẽ Chưa có sổ chuyển giao văn đến để việc chuyển giao văn đến chặt chẽ đảm bảo tính quy trình nghiệp vụ Tuy quy định văn thư phải giữ văn gốc thực tế văn liên quan đến phòng, ban phòng, ban giữ, sau giải lưu lại Như vậy, ảnh hưởng tới công tác lưu trữ tra tìm văn sau Có nhận văn đến, cán văn thư không đóng dấu đến không với quy trình mà ảnh hưởng đến trình bảo quản tra tìm văn sau Đinh Thị Thu Thủy 43 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan thực tập Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông đường phát triển Hiệu làm việc cao không nói đến đội ngũ cán văn phòng góp phần quan trọng cho phát triển chung công ty Qua hai tháng thực tập công ty khoảng thời gian dài để nắm bắt hoạt động văn phòng suốt trình thực tập với nỗ lực thân cho em hội làm quen dần với môi trường làm việc Hi vọng đánh giá em giúp ích cho công ty hoàn thiện máy hành Sau đánh giá ưu, nhược điểm em công tác hành văn phòng công ty Ưu điểm: Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Công ty nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế thị trường để đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng công tác văn phòng - Một số công việc thủ công loại bỏ - Môi trường làm việc chuyên nghiệp, tinh thần làm việc đầy trách nhiệm lãnh đạo cán công nhân viên công ty - Có phòng làm việc lý tưởng, không gian thoáng đãng, màu sắc phòng làm việc tạo cảm giác thoải mái cho người làm Điều kích thích khả tư tính sáng tạo công việc - Công ty trọng đầu tư vào sở vật chất phương tiện kỹ thuật cho văn phòng nên văn phòng mang dáng dấp văn phòng đại - Hầu hết vật dụng bàn ghế thiết kế theo kiểu đường Đinh Thị Thu Thủy 44 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cong nhằm tạo an toàn thoải mái trình làm việc Phòng làm việc tất phòng ban trang bị đại gồm : điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy điều hòa nhiệt độ, máy photocopy, máy in…về công nghệ thông tin, phòng làm việc có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật tìm kiếm thông tin cán bộ, nhân viên - Được quan tâm đạo kịp thời sát ban lãnh đạo công tác hành văn phòng triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm phòng tổ chức hành - Cán nhân viên văn phòng có lực chuyên môn cao không ngừng học hỏi nâng cao trình độ mình.Tất 100% nhân viên đào tạo văn phòng có chuyên môn nghiệp vụ Tất có trình độ từ cao đẳng trở lên Điểm mạnh đáng nói công ty nhân viên công ty đoàn kết, tinh thần làm viêc tập thể cao điều sức mạnh lớn đẻ công ty vượt qua trở ngại khó khăn ngày khẳng định tên tuổi trình kinh doanh sản xuất - Công tác Văn thư lưu trữ Công ty, nhân viên làm việc theo tính chất cán văn phòng nghiêm túc, phục vụ tận tình, tính tình cở mở giao tiếp tốt Hơn nữ cán văn thư đào tạo quy, vững vàng nghiệp vụ Do việc quản lý, điều hành công tác văn phòng thuận lợi có hiệu Nhược điểm: Bên cạnh kết đạt công ty số nhược điểm công tác văn phòng: - Cán chuyên môn kiêm nhiệm nhiều việc dẫn đến chất lượng tính chuyên môn chưa cao Chưa phát huy tính chuyên môn mức độ hoàn thành việc thấp Xử lý thông tin sử dụng tin chưa thật khoa học, hợp lý - Quá trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai văn có nội dung không phù hợp, mắc lỗi nhiều thể thức như: trình bày nhiều kiểu, tùy Đinh Thị Thu Thủy 45 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiện theo suy nghĩ người soạn thảo, từ quốc hiệu, tên quan ban hành, số, ký hiệu…Từ thấy nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo văn bảo quản lý công ty chưa việc chấp hành không nghiêm quy định Nhà nước công tác - Là doanh nghiệp nên quy chế, lề lối làm việc công ty nhiều bất cập - Trình độ nhân viên chưa đồng gây ảnh hưởng đến tính thống việc giải công việc - Chưa có cán văn thư, lưu trữ chuyên môn nên tài liệu công ty chưa kiểm soát chặt chẽ II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian thực tập văn phòng Công ty, em nhận thấy Công ty hoạt động theo chế quản lý đồng có hiệu Song bên cạnh kinh nghiệm đáng học tập có số vấn đề đáng bàn Nếu khắc phục vấn đề chắn tạo hiệu cao hoạt động kinh doanh đồng thời giúp Công ty khẳng định vị trí uy tín thị trường Sau em xin đề xuất số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm: - Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin để bắt kịp với xu thời đại vừa phù hợp với nhu cầu quy mô Công ty làm cho hoạt động văn phòng đạt hiệu cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng - Cần tuyển dụng thêm cán lưu trữ chuyên trách để làm việc hiệu quả, đảm nhiệm công tác lưu trữ tốt Dù công ty đường hội nhập phát triển cần đến tài liệu lưu trữ Nó kiến thức quý giá đồng thời tài liệu để nghiên cứu phát triển tài liệu giá trị - Văn phòng cần đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ Đinh Thị Thu Thủy 46 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân viên Mở lớp tập huấn để cán bộ, chuyên viên có hội học tâp, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ góp phần nâng cao hiệu công việc Đặc biệt việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 - Các văn Công ty cần mẫu hóa theo thông tư 55 số văn không phù hợp Việc mẫu hóa văn tạo thuận lợi nhanh gọn trình soạn thảo văn bản, đồng thời tránh tình trạng sai sót trình soạn thảo bất cẩn, thiếu cẩn thận Việc mẫu hóa văn góp phần không nhỏ việc tạo thống văn lại - Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý cho nhân viên Công ty phải đặc biệt ý đến công tác này, đảm bảo công cho nhân viên công ty - Xây dựng mô hình văn phòng đại mang tính chuyên nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu công việc Các cán văn phòng phải học tập tiếp thu thành tựu khoa học mới, sử dụng thành thạo loại máy móc trang thiết bị văn phòng như: máy photo đa năng, máy fax, máy in màu… Bên cạnh việc nâng cao trình độ chuyên môn phải bồi dưỡng đạo đức, tác phong làm việc công nghiệp, chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu thay đổi - Ngoài cần thay đổi lề lối làm việc văn phòng, công ty nói chung văn phòng nói riêng cần thực tác phong công nghiệp tổ chức công việc Giảm bớt khâu không cần thiết, thủ tục phiền hà, tiết kiệm thời gian công sức cho công ty Đinh Thị Thu Thủy 47 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Bất kỳ quan, đơn vị hay doanh nghiệp thiếu văn phòng Văn phòng không trực tiếp tham gia vào trình sản xuất văn phòng lại thúc đẩy trình hoạt động hiệu Tại công CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông văn phòng nơi diễn nhiều hoạt động mang tính chất phục vụ với chức nhiệm vụ mình, văn phòng INTRACOM giúp hoạt động lãnh đạo công ty việc quản lý, cung cấp thông tin cho việc định kinh doanh cách có hiệu Trong trình thực tập công ty em lần hiểu kiến thức chuyên ngành Tuy nhiên tất lý thuyết vận dụng vào thực tế Đồng thời nhiều vấn đề nhà trường mà chúng em phải tham gia giải quyết.Có thể thấy từ lý thuyết thực tế khoảng cách xa đòi hỏi người cán văn phòng phải biết linh động sáng tạo tình công việc Được giúp đỡ, bảo tận tình cán văn phòng em,đã làm tất nghiệp vụ người văn phòng Mặc dù số lượng công việc chưa nhiều giúp em có kinh nghiệm thực tế công việc tương lai Với cố gắng, nỗ lực công việc, em làm tốt công việc giao củng cố kiến thức để hoàn thiện báo cáo Tuy nhiên không tránh khỏi thiếu sót lần đầu tiếp cận thực tế Một lần em mong nhận đóng góp, bảo thêm Thầy Cô cán Văn phòng công ty INTRACOM để báo cáo em có kết cao giúp em trang bị kiến thức chuẩn cho công việc văn phòng tương lai Em xin chân thành cảm ơn! Đinh Thị Thu Thủy 48 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC I: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II: SƠ ĐỒ CƠ CẤU VĂN PHÒNG CÔNG TY Trưởng phòng (Nguyễn Thị Kim Anh) Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thư ký Thư ký Bộ phận kinh doanh Nhân viên Bộ phận kinh doanh Nhân viên Nhân viên Bộ phận vệ sinh Tổ bảo vệ Tổ lái xe Lễ tân Phụ lục III: Bản phân công công việc lãnh đạo văn phòng nhân viên Chức danh Trưởng phòng Công việc Chịu trách nhiệm đạo chung Thư ký Bộ phận kinh doanh Thực công việc giúp Tổng giám đốc Thực giao dịch với khách hàng quan Lập báo cáo chi tiết công việc thự hàng ngày cho lãnh đạo văn phòng Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ phận văn thư Thực soạn thảo văn theo đạo cấp trên, trình duyệt ban hành văn Bộ phận lễ tân Lưu trữ văn giấy tờ quan Thực đón khách đến quan thực giao dịch Tổ lái xe báo cáo chi tiết hàng ngày Thực đưa đón lãnh đạo công ty Báo cáo chi tiết công việc theo xếp cụ thể cuả Bộ phận pháp chế lãnh đạo văn phòng Thực thủ tục liên quan đến pháp luật Kiểm tra văn bản, hợp đồng… Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục V: Mô hình văn phòng đại cho công ty 6 3 8 8 Cử a vào 8 1 8 8 Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Ghi Bàn làm việc Bàn tiếp khách Máy phôtô Bàn để tài liệu Tủ đựng đồ Điều hòa Tủ lạnh Ghế tiếp khách ghế làm việc Trên bàn làm việc có đầy đủ máy vi tính, máy điện thoại, dụng cụ văn phòng phẩm đầy đủ Đinh Thị Thu Thủy Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C