Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 I.Thông tin về cơ quan thực tập 3 II.Thông tin về đề tài nghiên cứu 3 1.Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 4 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5 4. Nguồn tài liệu tham khảo 5 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 5 6. Phương pháp làm việc 5 7. Bố cục của đề tài 6 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND UBND HUYỆN KIM BẢNG 7 1.1. Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bảng 7 1.1.1.Vài nét về UBND huyện Kim Bảng 7 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bảng 7 1.1.1.1. Chức năng của UBND huyện Kim Bảng. 7 1.1.1.2. Nhiệm vụ ,quyền hạn của UBND huyện Kim Bảng. 8 1.1.1.3. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Kim Bảng. 9 1.2.Tình hình tổ chức ,quản lý ,hoạt động công tác hành chính văn phòng của của UBND huyện Kim Bảng 10 1.2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bảng 11 1.2.1.1 Chức năng ,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng 11 1.2.1.1.1. Chức năng 11 1.2.1.1.2. Nhiệm vụ 12 1.2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bảng 14 1.2.1.2.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 15 1.2.1.2.1. Lãnh đạo văn phòng 15 1.2.1.2.2. Nhân viên văn phòng (nhân viên làm việc trong các bộ phận trực thuộc Khối Văn phòng ) 18 1.3.1.Sơ đồ bố trí phòng làm việc khoa học của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng. 22 1.3.1.1.Ưu điểm. 22 1.3.1.2.Nhược điểm. 22 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ : TỔ CHỨC VĂN THƯ LƯU TRỮ 23 2.Khảo sát tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng 23 2.1.Khái quát về công tác Văn thư 23 2.1.1Khái niệm về công tác Văn thư 23 2.1.2.Nội dung của công tác Văn thư 23 2.1.3.Yêu cầu của công tác Văn thư 23 2.1.4. Ý nghĩa của công tác Văn thư 24 2.2. Mô hình tổ chức Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng 24 2.2.1.Thực trạng công tác Văn thư tại UBND huyên Kim Bảng. 24 2.3. Soạn thảo và ban hành văn bản 25 2.3.1. Các quy định của UBND huyện Kim Bảng về việc soạn thỏa và ban hành văn bản 25 2.3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện. 25 2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bảng 26 2.3.4.Quản lý văn bản đi 27 2.3.5. Số lượng văn bản UBND huyện Kim Bảng ban hành trong 5 năm gần đây và tình hình kiểm tra,rà soát,hệ thống hóa văn bản của cơ quan. 28 2.3.6. Nhận xét những ưu ,nhược điểm về các nội dung ,thẩm quyền ban hành văn bản ,thể thức ,kỹ thuật trình bày văn bản ,quy trình soạn thảo 28 2.4.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. 32 2.4.1.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 32 2.4.2.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 34 2.4.3.Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 36 2.4.4.Nhận xét về nội dung quản lý giải quyết văn bản của UBND huyện Kim Bảng 38 2.5.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 39 3.Khảo sát tình hình Công tác lưu trữ 40 3.1 Tình hình kho và tài liệu trong kho. 40 3.2.Công tác thu thập và bổ sung tài liệu 40 3.3.Xác định giá trị tài liệu 41 3.4.Công tác chỉnh lý tài liệu 42 3.5 .Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ 44 3.6.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ 44 3.7.Nhận xét thực trạng công tác Lưu trữ 45 3.7.1. Ưu điểm 45 3.7.2.Nhược điểm 45 PHẦN III. NỘI DUNG KẾT QUẢ THỰC TẬP 46 1.Về công tác hoạt động của Văn phòng 46 1.1.Tham gia tổ chức soạn thảo và kiểm tra thể thức văn bản 46 1.2.Tham gia tổ chức chuyế đi công tác cho lãnh đạo 46 1.3.Tham gia tổ chức Hội nghị, Hội họp, Hội thảo . 47 1.4 . Tổ chức tiếp khách đến cơ quan liên hệ công tác 47 2.Công tác Văn thư Lưu trữ. 48 2.1. Tổ chức đăng ký và chuyển giao văn bản đi 48 2.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 48 2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 49 2.4 .Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 49 PHẦN IV. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50 1.Đánh giá chung 50 1.1.Ưu điểm 50 1.2Nhược điểm 51 1.3.Những giải pháp 52 KẾT LUẬN 55 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU I.Thông tin quan thực tập .3 II.Thông tin đề tài nghiên cứu 1.Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 Nguồn tài liệu tham khảo 5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp làm việc .5 Bố cục đề tài PHẦN I .7 KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HĐND- UBND HUYỆN KIM BẢNG 1.1 Chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Kim Bảng 1.1.1.Vài nét UBND huyện Kim Bảng 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Kim Bảng 1.1.1.1 Chức UBND huyện Kim Bảng 1.1.1.2 Nhiệm vụ ,quyền hạn UBND huyện Kim Bảng .8 1.1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Kim Bảng 1.2.Tình hình tổ chức ,quản lý ,hoạt động cơng tác hành văn phịng của UBND huyện Kim Bảng 10 1.2.1.Tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim Bảng 11 Vũ Thị Thanh Nhàn Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.1.1 Chức ,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức văn phòng .11 1.2.1.1.1 Chức 11 1.2.1.1.2 Nhiệm vụ .12 1.2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim Bảng 14 1.2.1.2.Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả cơng việc vị trí văn phòng 15 1.2.1.2.1 Lãnh đạo văn phòng 15 1.2.1.2.2 Nhân viên văn phòng (nhân viên làm việc phận trực thuộc Khối Văn phòng ) 17 1.3.1.Sơ đồ bố trí phòng làm việc khoa học Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng 21 1.3.1.1.Ưu điểm 21 1.3.1.2.Nhược điểm .22 PHẦN II: 22 CHUYÊN ĐỀ : TỔ CHỨC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 22 2.Khảo sát tình hình cơng tác Văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng 22 2.1.Khái quát công tác Văn thư .22 2.1.1Khái niệm công tác Văn thư 22 2.1.2.Nội dung công tác Văn thư 22 2.1.3.Yêu cầu công tác Văn thư 22 2.1.4 Ý nghĩa công tác Văn thư .24 2.2 Mơ hình tổ chức Văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng 24 2.2.1.Thực trạng công tác Văn thư UBND huyên Kim Bảng 24 2.3 Soạn thảo ban hành văn 25 2.3.1 Các quy định UBND huyện Kim Bảng việc soạn thỏa ban hành văn 25 2.3.2 Thẩm quyền ban hành văn UBND huyện 25 2.3.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kim Bảng 26 2.3.4.Quản lý văn .27 Vũ Thị Thanh Nhàn Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3.5 Số lượng văn UBND huyện Kim Bảng ban hành năm gần tình hình kiểm tra,rà sốt,hệ thống hóa văn quan .28 2.3.6 Nhận xét ưu ,nhược điểm nội dung ,thẩm quyền ban hành văn ,thể thức ,kỹ thuật trình bày văn ,quy trình soạn thảo 28 2.4.Tổ chức quản lý giải văn 32 2.4.1.Tổ chức quản lý giải văn 32 2.4.2.Tổ chức quản lý giải văn đến .34 2.4.3.Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 36 2.4.4.Nhận xét nội dung quản lý giải văn UBND huyện Kim Bảng 38 2.5.Tổ chức quản lý sử dụng dấu 39 3.Khảo sát tình hình Cơng tác lưu trữ .40 3.1 Tình hình kho tài liệu kho 40 3.2.Công tác thu thập bổ sung tài liệu 40 3.3.Xác định giá trị tài liệu 41 3.4.Công tác chỉnh lý tài liệu 41 3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ .44 3.6.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ .44 3.7.Nhận xét thực trạng công tác Lưu trữ 45 3.7.1 Ưu điểm 45 3.7.2.Nhược điểm 45 PHẦN III 46 NỘI DUNG KẾT QUẢ THỰC TẬP .46 1.Về công tác hoạt động Văn phòng 46 1.1.Tham gia tổ chức soạn thảo kiểm tra thể thức văn 46 1.2.Tham gia tổ chức chuyế công tác cho lãnh đạo .46 1.3.Tham gia tổ chức Hội nghị, Hội họp, Hội thảo 47 1.4 Tổ chức tiếp khách đến quan liên hệ công tác 47 2.Công tác Văn thư - Lưu trữ 48 2.1 Tổ chức đăng ký chuyển giao văn .48 Vũ Thị Thanh Nhàn Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Công tác quản lý giải văn đến .48 2.3 Quản lý sử dụng dấu 49 2.4 Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 49 PHẦN IV 50 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50 1.Đánh giá chung 50 1.1.Ưu điểm 50 1.2Nhược điểm .51 1.3.Những giải pháp 52 KẾT LUẬN 55 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Vũ Thị Thanh Nhàn Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt HĐND – UBND UBND Vũ Thị Thanh Nhàn Viết đầy đủ Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân Uỷ ban nhân dân Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày đất nước dần đổi theo hướng cơng nghiệp hóa – đại hóa , đòi hỏi xu hướng phát triển tất yếu nghành , lĩnh vực hoạt động xã hội không ngừng đổi với Cùng với phát triển cơng tác Văn phịng trọng đẩy mạnh phát triển nhằm phục vụ lợi ích doanh nghiệp đất nước Hệ thống Văn phòng quan , đơn vị nghiệp , doanh nghiệp , tổ chức từ Trung ương đến địa phương ngày mở rộng phát triển Việc nâng cao chất lượng Văn phòng địi hỏi cần thiết cho q trình tổ chức hoạt động quan nhằm đóng góp hiệu cho việc xây dựng kinh tế đất nước ngày phát triển theo hướng cơng nghiệp hóa – đại hóa Trước tình hình thực tế Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở khoa Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội nguồn nhân lực có trình độ chun mơn nghiệp vụ cơng tác hành Văn phịng Qua q trình đào tạo Trường đào tạo hàng nghìn sinh viên trở thành cán Văn phòng giỏi chuyên môn thành thạo kỹ nghiệp vụ văn phòng Nhận thức tầm quan trọng cơng tác Quản trị Văn phịng chất lượng đào tạo em đăng ký theo học chuyên nghành đào tạo Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong trình học tập rèn luyện trường em thầy cô truyền đạt lượng kiến thức quý báu mặt lý thuyết chưa có hội vận dụng vào thực tế.Với phương châm : “học thật ,thi thật để đời làm việc thật” trường đạo tạo sinh viên theo lý luận thực tế: “ Học đôi với hành ’’ lý luận phải gắn với thực tế Để giúp sinh viên hiểu ngành học có hội áp dụng lý thuyết vào thực tế Trường tổ chức cho sinh viên năm khóa đào tạo hệ Đại học Trường thực tập quan nhằm giúp sinh viên áp dụng kiến thức học trường vào thực tế công việc đồng thời giúp sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức , nâng cao hiểu biết kỹ giao tiếp cá nhân phục vụ trình học tập trường Trên sở định hướng Khoa , em liên hệ có tập bổ Vũ Thị Thanh Nhàn Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ích Văn phịng HĐND- UBND huyện Kim Bảng ( Từ ngày 04 tháng 01 đến 11 tháng năm 2016) Qua khoảng thời gian thực tập Văn phịng huyện khơng dài với giúp đỡ , hướng dẫn nhiệt tình anh chị Văn phòng huyện ,cùng với kiến thức trang bị tinh thần muốn học hỏi em rút nhiều kinh nghiệm quý báu cho thân chuyên ngành học Đồng thời rèn luyện cho em phong cách làm việc chủ động , sáng tạo động Nó trở thành hành trang vững vàng cần thiết cho em đường nghiệp sau Dưới báo cáo thực tập tốt nghiệp em Bài báo cáo sản phẩm em có q trình khảo sát thực tế Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim Bảng Mặc dù cố gắng sâu vào tìm hiểu thực tế chức ,hoạt động quan báo cáo em chưa phản ánh hết thực tế hoạt động quan Vì kính mong thầy đóng góp ý kiến để em rút kinh nghiêm hồn thiện chun mơn trình làm việc sau trường Em xin chân thành cảm ơn ! Vũ Thị Thanh Nhàn Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU I.Thông tin quan thực tập Hình ảnh: Trụ sở UBND huyện Kim Bảng 1.Tên quan,đơn vị thực tập: Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng 2.Thủ trưởng quan, đơn vị thực tập: - Chánh văn phịng :Vũ Hồng Long - Phó chánh văn phòng : Nguyễn Văn Linh & Nguyễn Văn Đại Điện thoại: : 0351.820033 Địa quan : :Số 67, Đường Trần Hưng Đạo ,Thị trấn Quế ,huyện Kim Bảng, Hà Nam 5.Cán hướng dẫn : Nguyễn Thị Minh 6.Chức vụ : Cán Văn phòng II.Thông tin đề tài nghiên cứu 1.Lý chọn đề tài Đất nước ta ngày phát triển tất lĩnh vực ,sự phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mơ lớn, nhỏ loại hình kinh doanh Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập quan, tổ chức Trong quan nhà nước hay doanh nghiệp văn giấy tờ cầu nối quan trọng tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, hay Vũ Thị Thanh Nhàn Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội doanh nghiệp với khách hàng.Góp phần tạo nên thành cơng tiến trình giải cơng việc Cơng tác văn thư có vai trị lớn khơng thể thiếu đơn vị hành chính, doanh nghiệp Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư-lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói cơng tác văn thư cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Thực tố công tác Văn thư giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời những thông tin định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa định đắn đảm bảo cho lợi ích quan ,doanh nghiệp Để tìm hiểu rõ cơng tác tổ chức văn phịng, đặc biệt cơng tác văn thư lưu trữ nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành em đăng ký thực tập tốt nghiệp Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng Đây hội cho thân em nói riêng vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, nhằm gắn liền “Lý luận thực tiễn” “Học đôi với hành” để củng cố lý thuyết, rèn luyện kỹ nghiệp vụ thân Mục tiêu đề tài Nghiên cứu đề tài nhằm đạt mục đích sau: -Tìm hiểu, khái qt cơng tác Văn phịng Văn phịng HĐND – UBND huyện Kim Bảng; -Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu trữ quan - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư quan để thấy rõ ưu điểm hạn chế lại; - Kết thân đạt trình thực tập quan - Từ kết khảo sát thực tế đưa ý kiến, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn phịng cơng tác văn thư quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo Lý thuyết Cơng tác Văn phịng cụ thể thực tiễn hoạt động Văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng bao gồm: -Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng - Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành Văn Vũ Thị Thanh Nhàn Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phịng - Tìm hiểu tổ chức cơng tác Văn thư quan; - Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng quan Nguồn tài liệu tham khảo Bài báo cáo sử dụng tài liệu tham khảo : - Cuốn “Lịch sử Văn phòng UBND huyện”; - Luật tổ chức Hội đồng nhân dân ,ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; - Nghị định số 37/2014/NĐ – CP ngày 05 tháng năm 2014 quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện,quạn ,thị xã,thành phố thuộc tỉnh ; - Hướng dẫn số 48-HD/ VPTW ngày 11 tháng năm 2015 Hướng dẫn công tác văn thư quan tổ chức trị - xã hội; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có nhiều nghiên cứu, báo viết đề tài nhiên nghiên cứu có hay riêng dùng lại quan khác Bài báo cáo em nhằm kế thừa phát triển sở lý luận tìm hiểu rõ cơng tác Văn phịng UBND huyện Kim Bảng Phương pháp làm việc Để nghiên cứu thực tốt báo cáo em sử dụng số pháp nghiên cứu : - Phương pháp phân tích tổng hợp; - Phương pháp điều tra, quan sát; - Phương pháp vấn khảo sát thực tế Bố cục đề tài Bài báo cáo thực tập phần Mở đầu Mục lục bố cục báo cáo chia thành phần sau: PHẦN I: Khảo sát cơng tác văn phịng HĐND - UBND huyện Kim Bảng; PHẦN II: Tình hình cơng tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng UBND huyện Kim Bảng PHẦN III: Kết đạt PHẦN IV: Kết luận đề xuất kiến nghị Vũ Thị Thanh Nhàn Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong thời gian thực tập quan dù không trực tiếp tham gia vào chuyế em có nhiều hội tham gia vào công việc tổ chức chuyến công tác: +Chuyến công tác tỉnh Hưng Yên ngày việc học tập tham khảo công tác “cải cách công tác hành chính- cửa ” +Ngày 14/1/2016 +Thành phần : Chủ tịch huyện phó chánh Văn phịng Qua giúp em có nhiều kinh nghiệm việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 1.3.Tham gia tổ chức Hội nghị, Hội họp, Hội thảo Văn phịng phận quan trọng cơng tác tổ chức hội nghị , hội họp ,hội thảo diễn nhanh chóng thành cơng Trong q trình thực tập em tham gia vào công tác chuẩn bị hội nghị giao nhiệm vụ: +Trang trí hội trường + Chuẩn bị nước cho hội nghị, + Phân chia tài liệu phục vụ cho hội nghị vào vị trí Được tham gia vào tổ chức chuẩn bị hội nghị giúp em có thêm kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị, hội họp hội thảo : Cơng tác chuẩn bị ,quy trình ,nội dung 1.4 Tổ chức tiếp khách đến quan liên hệ công tác Mỗi tuần UBND huyện Kim Bảng đón nhiều thành phần khách tới liên hệ cơng tác : Đón đồn đại biểu tỉnh Hịa Bình tham quan , khảo sát núi đá vôi nhà máy xi măng Bút Sơn ngày 12/1/2016 Đón đồn Chủ tịch tỉnh Hà nam thăm số xã vùng khó khăn thuộc huyện Kim Bảng ngày 22/2/2016 Tiếp đãi đại điện công ty SUMIS Nhật tham quan khảo sát đầu tư xây dựng trung tâm công nghiệp địa bàn huyện ngày 7/3/2016 Trong công tác tổ chức đón đại biểu đến cơng tác em tham gia vào Vũ Thị Thanh Nhàn 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc : +Đặt cơm trưa ,tiếp khách +Hướng dẫn cán đến cơng tác nghỉ phịng khách quan thời gian cơng tác UBND Cơng tác đón tiếp khách quan trọng bước tạo ấn tượng ban đầu khách đến công tác Đây kỹ mềm thiết yếu ứng xử ngoại giao nhà Quản trị Văn phịng giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm công việc sau 2.Công tác Văn thư - Lưu trữ 2.1 Tổ chức đăng ký chuyển giao văn Văn phòng ban quan soạn thảo gửi phải đăng ký ,đóng dấu ,làm thủ tục gửi phận văn thư Lượng văn ngày gửi nhiều ( tử 15-25) văn (Trong có Quyết định ,Cơng văn ,Thơng báo ,Giấy mời , ) Sau văn có chữ ký hợp lý ,đầy đủ số ,ký hiệu,ngày ,tháng ,năm ban hành em trực tiếp đóng dấu Dấu thể tính pháp lý văn nên đóng cẩn thận Việc đóng dấu phải rõ ràng chùm nên 1/3 chữ ký phía bên trái Đối với thảo số văn kèm theo đóng dấu treo trang đầu số ,ký hiệu phía bên trái văn với văn có nội dung dài tiến hành đóng dấu giáp lai Sau tiến hành đăng ký vào sổ làm thủ tục chuyển giaotrong nội quan: trực tiếp ,đường bưu điện , Hằng ngày em tiến hành chuyển văn qua bưu điện trực tiếp chuyển đến phòng ban ,các quan thuộc huyện gần 2.2 Công tác quản lý giải văn đến Là quan hành Nhà nước UBND huyện Kim Bảng ngày nhận nhiều văn đơn vị trực thuộc ,xã , thị trấn ,cấp tỉnh cá nhân người dân gửi đến Hằng ngày Văn thư tiếp nhận khoảng 15- 20 văn từ đường :Bưu điện,trực tiếp , tiến hành ký nhận văn Phân loại :báo ,tạp chí ,văn , Sau tiến hành bóc bì ,với văn Vũ Thị Thanh Nhàn 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gửi đích danh( Chủ tịch ,Phó chủ tịch, ) khơng phép bóc bì Đóng dấu đến ,ghi thơng tin vào sổ cơng văn Trình lãnh đạo sau photo chuyển văn đến cá nhân,đơn vị có trách nhiệm giải văn 2.3 Quản lý sử dụng dấu Trong thời gian thực tập em tiếp xúc với công tác đóng dấu Các văn phịng ban gửi đến có nhiều loại: đóng dấu vào chưc ký có thẩm quyền ,giáp lai với văn có nội dung dài , dấu treo , Cơng tác quản lý dấu : Dấu Cán Văn thư giữ dùng xong lau chùi cất vào hộp đựng dấu ,và cho vào tủ có khóa để bảo đảm cơng tác an tồn Được trực tiếp đóng dấu ngày giúp em có kỹ đóng dấu nhanh xác 2.4 Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Thời gian tập trùng khớp với thời gian hết thúc năm 2015 nên em có nhiều hội thực tập công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu Trong trình thực tập em hướng dẫn xếp tài liệu để nộp vào lưu trữ :Phân loại tài liệu theo thể loại,sau phân theo tháng vá tập tài liệu tháng lại sếp theo số Ví dụ : Tập Quyết định tháng 12 năm 2016 Vũ Thị Thanh Nhàn 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN IV KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 1.Đánh giá chung Trong thời gian thực tập quan, tìm hiểu thực tế tiếp xúc với công việc Tuy thời gian không dài em có số ý kiến nhận xét : Với đạo Lãnh đạo quan tinh thần làm việc tất cán , công chức , nhân viên văn phịng nên cơng tác Văn phịng có bước phát triển ngày nâng cao : công tác Văn thư tiến hành nhanh chóng , khoa học , nguyên tắc ; thủ tục hành , thái độ,tác phong cử nhân viên văn phòng cải thiện theo hướng tích cực Bên cạnh , Văn phịng khơng qn chức nhiệm vụ , ln có ý kiến hay tham mưu ,giúp việc cho lãnh đạo quan , hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 1.1.Ưu điểm Văn phòng UBND huyện Kim Bảng thực tốt chức tham mưu tổng hợp phục vụ hậu cần cho hoạt động quan - Văn phịng thực tốt cơng tác lập kế hoạch , xây dựng lịch làm việc Trong q trình lập kế hoạch có phối hợp hợp cán văn phòng lãnh đạo văn phịng , có xem xét , theo dõi ,kiểm tra thường xuyên văn phòng ,giúp việc xây dựng kế hoạch xác, đảm bảo chủ chương , đường lối quan Nhà nước cấp Các chương trình kế hoạch thơng báo rộng rãi giúp lãnh đạo phòng , ban nắm bắt thơng tin nhanh chóng , chủ động điều chỉnh công việc - Trong công tác đạo , điều hành cơng việc: Lãnh đạo văn phịng chủ động điều hành công việc, xử lý kịp thời nhiều hình thức biện pháp nhằm thúc đẩy nhân viên làm việc tích cực , đạt hiệu cao - Trong cơng tác kiểm tra , kiểm sốt: Lãnh đạo, cán văn phòng chủ động ,thường xuyên kiểm tra , kiểm soát phát kịp thời sai sót đề xuất giải pháp điều chỉnh ,bổ sung - Trong công tác quản trị thông tin: Văn phịng có hoạt động tiếp nhận , xử Vũ Thị Thanh Nhàn 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lý thông tin, soạn thảo văn theo quy định Nhà nước - Trong việc đại hóa cơng tác phịng: Việc đổi trang thiết bị văn phịng tạo thuận lợi cho cơng việc văn phịng , góp phần nâng cao nâng cao suất chất lượng cơng tác văn phịng năm qua - Trong việc xây dựng , đào tạo đội ngũ cán có trình độ chun mơn tư cách đạo đức tốt : tổ chức khóa tập huấn , học tập chuyên môn , nghiệp vụ hàng năm để kịp thời thay đổi ,có tư theo xu chung thời đại áp dụng vào cơng việc - Trong cơng tác hành : đơn giản hóa thủ tục hành , tiếp cơng dân phịng cửa , cơng dân hướng dẫn nhiệt tình để giải cơng việc nhanh chóng tạo cảm giác thoải mái cho cơng dân đến giải công việc UBND huyện Đội ngũ cán văn phịng động có chun mơn -Cán Văn phịng ln chấp hành nội quy làm việc quan -Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng có đội ngũ cán ,cơng chức có chun mơn nghiệm vụ cao, giàu kinh nghiệm q trình cơng tác , có trách nhiệm cao cơng việc, có tinh thần học hỏi Cơng tác Văn phịng ngày “Chuẩn hóa” đặcbiệt công tác soạn thảo Cơ sở vật chất sơ hạ tầng - Trang thiết bị Văn phòng tương đối đầy đủ đại.Đảm bảo phịng có : máy tính (tùy theo số lượng nhân phòng),bàn ghế làm việc ,máy in,điều hòa,điện thoại,tủ tài liệu,và thiết bị khác:máy photo,máy scan, (tùy theo công việc phòng ) - Cơ sở hạ tầng xây dựng khoa học ,khuân viên UBND huyện trồng nhiều hoa,có hồ nước tạo khơng khí lành mơi trường làm việc thoải mái 1.2Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm Văn phịng UBND huyện Kim Bảng tồn số hạn chế cần khắc phục: *Về người Vũ Thị Thanh Nhàn 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lề lối làm việc số cán văn phòng UBND huyện Kim Bảng bị động có quy chế làm việc - Tác phong làm việc số cán nhân viên văn phòng cịn thiếu tính khoa học , nghiêm túc Vẫn có tượng cao su,làm việc riêng ,… - Văn hóa cơng sở chưa trọng áp dụng mực : trang phục , xuống xe tắt máy vào cổng (mặc dù có văn ban hành ), - Cán công chức , nhân viên văn phòng thiếu kiến thức ngoại ngữ, tin học - Trong công tác soạn thảo ban hành văn cịn nhiều thiếu sót khâu duyệt trình ký văn *Về sở vật chất - Kinh phí cho cơng tác văn phịng chưa trọng:tuy đầy đủ số phương tiện máy móc , trang thiết bị văn phịng cịn thiếu hỏng cũ khơng bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên khiến trình giải cơng việc gặp nhiều khó khăn - Cơ sở hạ tầng chưa đầu tư , việc bảo quản tài liệu lưu trữ nội chưa quan tâm: Kho Lưu trữ hẹp ,các trang thiết bị bảo quản tài liệu nhiều hạn chế ảnh hưởng đến việc kéo dài tuổi thọ tài liệu - Việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình làm việc hạn chế Đặc biệt chưa áp dụng phần mềm quản lý vào trình làm việc - Việc xếp bố trí nguồn nhân lực cịn chưa hợp lí phịng ban - Chưa áp dụng thành thạo việc đại hóa thơng tin Vì việc đổi tư hoạt động UBND huyện Kim Bảng cần thiết để theo kịp xu hướng phát triển đất nước 1.3.Những giải pháp Văn phòng lĩnh vực quan trọng HĐND – UBND huyện Kim Bảng.Chính phủ Bộ ngành quan có thẩm quyền có nhiều văn pháp luật quy định công tác Văn phòng , Văn thư , Lưu trữ Để nâng cao hiệu cơng tác văn phịng UBND huyện Kim Bảng nhằm đáp ứng yêu cầu thời kỳ đổi theo hướng cơng nghiệp hóa – đại hóa , cơng tác văn phịng phải đại hóa ,phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế Em xin đề xuất số ý kiến sau: *Về mặt tổ chức Vũ Thị Thanh Nhàn 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xác định rõ chức nhiệm vụ văn phòng , xây dựng cấu hợp lý nội văn phòng tương ứng với năm , thời kỳ để thực nhiệm vụ cách hiệu *Về mặt quy chế Xây dựng quy chế hoạt đọng văn phòng phận Quy chế phải xây dựng cụ thể, chi tiết , phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao *Về người Thực phân công công việc cho cán công chức , nhân viên văn phịng theo chun mơn nghiệp vụ vào trình độ chun mơn , lực thực tế người Trẻ hóa đội ngũ cán Văn phịng ,nâng cao trình độ chun mơn trình độ ngoại ngữ tin học: Tổ chức đào tạo , bồi dưỡng , nâng cao trình độ lực đội ngũ cán chuyên viên Đặc biệt lãnh đạo văn phịng cần hồn thiện phong cách lãnh đạo *Tổ chức điều hành công việc - Tổ chức điều hành công việc theo kế hoạch - Tăng cường kiểm tra , giám sát công việc - Trong kiểm tra cần tuân thủ nguyên tắc toàn diện , khách quan ,cụ thể,kịp thời , đổi cách điều hành công việc cho phù hợp - Xây dựng mơ hình mẫu quy trình chuẩn cho q trình điều hành hoạt động văn phịng *Điều kiện làm việc Cải thiện điều kiện làm việc cho cán , cơng chức văn phịng giải pháp quan trọng để đảm bảo cho cán ,công chức , nhân viên văn phịng làm việc có hiệu - Bố trí nơi làm việc hợp lý , khoa học Tạo không gian làm việc , diện tích phù hợp đảm bảo cho việc thực hiên cơng việc thuận lợi dễ dàng - Môi trường làm việc yên tĩnh , tiếng ồn , bụi, đủ ánh sang phòng làm việc - Trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ trình làm việc,đặc biệt phòng Lưu trữ cần xây dựng phòng đọc để phục vụ cho việc nghiên cứu tra tìm tài liệu chỗ,xây dựng hệ thống phần mềm quản lý Lưu trữ cho quan - Tổ chức hoạt động thể dục thể thao giải trí sau làm việc , cải thiện hoạt động y tế đảm bảo sức khỏe cán công chức Vũ Thị Thanh Nhàn 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Vũ Thị Thanh Nhàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong thời gian 02 tháng ( Từ ngày 04/1 đến 11/3/2016)thực tập Văn phòng UBND huyện Kim Bảng , tham gia vào cơng việc quan em tích lũy cho nhiều kinh nghiệm kiến thức , kỹ mềm cần thiết Biết áp dụng lý thuyết học Trường vào trình làm việc , qua em học hỏi nhiều kiến thức bổ ích kinh nghiệm quý giá để chuẩn bị tốt cho kỳ thi tốt nghiệp công việc việc sau Qua đợt thực tập giúp em nắm nhiều kiến thức ngành Quản trị văn phịng hoạt động hành quan Từ em thêm tự tin vào ngành nghề mà chọn Em cảm thấy cần phải nghiêm túc việc vận dụng kiến thức học vào thực tế Có nhiều hiểu biết rèn cho thân kỹ định để trường ,có thể trở thành cán Văn phịng có chun mơn nghiệp vụ vững Qua em xin trân thành cảm ơn tất chú,anh ,chị Văn phịng UBND huyện Kim Bảng đặc biệt chị Nguyễn Thị Minh – cán Văn phịng nhiệt tình giúp đỡ em hồn thành tập Em xin cảm ơn thầy khoa Quản trị văn phịng tổ chức cho sinh viên đợi kiến tập bổ ích.Đặc biệt cô Lâm Thị Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn trực tiếp tập giúp em hoàn thành báo cáo Em xin trân thành cảm ơn ! Kim Bảng ,ngày 10 tháng năm 2016 Sinh viên Vũ Thị Thanh Nhàn Vũ Thị Thanh Nhàn 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục số 01 Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Kim Bảng CHỦ TỊCH PHẠM HỒNG SƠN PHĨ CHỦ TỊCH -phụ trách văn hóa –xã hội Lưu Trần Sơn Văn phịng HĐNDUBND Phịng Văn hóa – thơng tin PHĨ CHỦ TỊCH phụ trách kinh tế Phạm Thị Hiệp Phịng tài ngun – mơi trường Phịng Nội vụ PhòngVăn GDphòng -ĐT Chánh Phòng Tư pháp Phòng tra Phó chánh Văn phịng tổng hợp Phịng TC - Văn KH Linh Nguyễn Phịng Nơng nghiệp &PTNT Phịng quản lý thị Vũ Hồng Long Phịng Y tế Phó chánh Văn phịng hànhPhịng kinh tế Nguyễn Văn Đại Phụ lục 02 Phịng cơng thương Sơ đồ hóa cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng Phòng Lao động – Hành Văn thư Nhân thương binh xã hội Nhân Nhân Chuyên Nhân viên Quản trị viên lái viên bảo viên viên kế công vụ cửa mạng xe vệ tổng hợp toán Lưu trữ Vũ Thị Thanh Nhàn Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Vũ Thị Thanh Nhàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Sơ đồ xếp trang thiết bị văn phòng UBND huyện Kim Bảng 2a 15a 13 a 10 15 c 15 b 4a 8a 15 f b b b 15 g 3b 6b 7b 15d 3a 5a 6a 7a b 15e 10 11 12 13b Ghi chú: Cửa vào 6.a,b máy tính 11.thùng rác 2.a,b cửa sổ 7.a,b máy in 12.giá đựng đồ( tài liệu) 3.a,b bàn làm việc 8.a,b.máy fax 13 a,b.Bình nước 4.a,b điện thoại 9.máy hủy tài liệu 5.a,b.máy scan 10 Máy photo Vũ Thị Thanh Nhàn Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn UBND huyện Kim Bảng Trách nhiệm Cán phân cơng Chủ tịch/Phó chủ tịch/Chánh văn Trình tự Soạn thảo văn Duyệt ký phòng Văn thư Văn thư/cán phân công Văn thư Vũ Thị Thanh Nhàn Đăng ký làm thủ tục phát hành Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng lưu Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến UBND huyện Kim Bảng Trách nhiệm Quy trình Văn thư Tiếp nhận đăng ký văn Chủ tịch /Phó chủ tịch Chỉ đạo giải văn đến Văn thư Nhân chuyển giao văn đến Cá nhân /đơn vị liên quan/Chánh văn phòng Đơn vị/ cá nhân thực hiện/ Văn thư Vũ Thị Thanh Nhàn Giải theo dõi ,và đôn đốc giải công việc Lưu hồ sơ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A