Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu của đề tài. 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 2 6. Phương pháp nghiên cứu. 2 7. Bố cục đề tài. 2 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 3 1.1 Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập 3 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức , quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Sở Nội Vụ Nam Định 8 1.2.1Tổ chức và hoạt động của văn phòng Sở 9 1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Sở 9 1.2.3 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 11 PHẦN II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 14 (CHUYÊN ĐỀ 02: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN) 14 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 14 2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 14 2.3 Công tác văn thư của Văn Phòng Sở Nội Vụ Nam Định 16 2.3.1 Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản. 16 2.3.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 16 2.3.3 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong 5 năm trở lại đây 21 2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đến. 21 2.4.1 Quản lý giải quyết văn bản đến 22 2.4.2 Quản lí giải quyết văn bản đi 25 2.5 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 27 2.6 Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu. 30 2.7 Tổng kết ưu nhược điểm của công tác văn thư Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 31 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33 3.1 Đánh giá chung. 33 3.1.1 Ưu điểm. 33 3.3.2 Hạn chế. 34 3.3.3 Nguyên nhân. 34 3.2 Đề xuất, kiến nghị. 35 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC 40
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Bố cục đề tài Gồm phần: PHẦN I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP .3 1.1 Chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập .3 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức , quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Sở Nội Vụ Nam Định .8 1.2.1Tổ chức và hoạt động của văn phòng Sở 1.2.2 Chức nhiệm vụ văn phòng Sở 1.2.3 Vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng 11 PHẦN II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 13 (CHUYÊN ĐỀ 02: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 13 CƠ QUAN.) .13 2.1 Mô hình tổ chức văn thư Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 14 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 14 2.3 Công tác văn thư Văn Phòng Sở Nội Vụ Nam Định 15 2.3.1 Quy định quan soạn thảo ban hành văn 16 2.3.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan 16 2.3.3 Thống kê số lượng văn quan năm trở lại 21 2.4 Tổ chức quản lý giải văn đến 21 2.4.1 Quản lý giải văn đến 22 2.4.2 Quản lí giải văn 25 2.5 Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .27 2.6 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 30 2.7 Tổng kết ưu nhược điểm công tác văn thư Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 31 Nguyễn Văn Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .33 3.1 Đánh giá chung 33 3.1.1 Ưu điểm 33 3.3.2 Hạn chế 34 3.3.3 Nguyên nhân 34 3.2 Đề xuất, kiến nghị .35 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC 40 Nguyễn Văn Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K1D LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời gian thực tập (từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016) văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định, tiếp xúc với công việc văn phòng, em có điều kiện để tìm hiểu hoạt động Sở Nội Vụ Với hướng dẫn thầy, cô với nghiên cứu, thu thập tài liệu em định chọn đề tài: “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư quan” Công văn giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động quan, cần phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Mặt khác công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn giấy tờ có làm tốt không, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận không, điều có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu công tác quản lý lãnh đạo Đây lý em lựa chọn đề tài Mục tiêu đề tài Làm rõ nội dung công tác văn thư quan, bao gồm nội dung sau: - Tiếp nhận, giải văn đến - Tổ chức giải quản lý văn -Tổ chức quản lý văn mật quan -Tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu quan - Tổ chức quản lý sử dụng dấu - Thấy rõ ưu điểm, hạn chế công tác văn thư quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu lý thuyết công tác văn thư thực tiễn hoạt động công tác văn thư Văn phòng Sở Nội Vụ Bao gồm: - Mô hình tổ chức văn thư Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định -Trách nhiệm lãnh đạo việc đạo thực công tác văn thư - Hoạt động công tác văn thư: ưu điểm hạn chế Nguyễn Văn Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Nguồn tài liệu tham khảo - Quy chế Văn thư lưu trữ Lịch sử vấn đề nghiên cứu Chủ đề công tác văn thư khai thác nhiều khóa luận, báo cáo trước Một số là: - Báo cáo thực tập: Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ văn phòng trường Đại học Bách khoa Hà Nội - Luận văn Công tác văn thư - Quản trị văn phòng công tác lưu trữ - Luận văn: Đề tài Công tác văn thư Văn phòng UBND xã Lai Uyên huyện Bến Cát tỉnh Bình Dương Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Gồm phần: - Khảo sát công tác Văn phòng Cơ quan(cơ cấu tổ chức,chức nhiệm vụ…) -Vị Trí Việc làm mô tả công việc vị trí Văn phòng -Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định +Trách nhiệm lãnh đạo việc đạo công tác văn thư +Hoạt động văn thư Văn phòng Sở Nội Vụ +Ưu điểm, hạn chế hoạt động văn thư Văn phòng Sở Nội Vụ -Kết luận đề xuất kiến nghị Nguyễn Văn Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K1D PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 1.1 Chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập ( Được quy định Quyết định số 21/2008/ QD- UBND ngày 03/10/2008 UBND Tỉnh Nam Định việc quy định chức nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội Vụ) Nguyễn Văn Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Chức Sở Nội vụ Nam Định quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước nội vụ gồm: tổ chức máy; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua- khen thưởng; công tác niên.; quản lí tôn giáo Nhiệm vụ quyền hạn - Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm, hàng năm đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở địa bàn tỉnh - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch kế hoạch, đề án, dự án, chương trình phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao - Thực hiện công tác tổ chức máy - Quản lý, sử dụng biên chế hành chính, nghiệp - Nhiệm vụ tổ chức quyền địa phương các cấp địa bàn - Quản lí công tác địa giới hành phân loại đơn vị hành - Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực Quy chế dân chủ xã, phường, thị trấn quan hành chính, đơn vị nghiệp nhà nước địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật - Tuyển dụng, quản lí, đào tạo, bồi dưỡng và chế độ, chính sách đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh - Phụ trách các nội dung, công việc của cải cách hành - Thực hiện công tác tổ chức hội tổ chức phi Chính phủ - Thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật - Giải quyết các công việc theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền về công tác tôn giáo, thực hiện quản lí nhà nước về tôn giáo địa bàn tỉnh Nguyễn Văn Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K1D theo quy định của pháp luật - Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng - Giải quyết những vấn đề quan trọng về niên và công tác niên, thực hiện những nhiệm vụ khác về công tác niên - Thực hiên công tác hợp tác quốc tế nội vụ lĩnh vực giao theo quy định pháp luật theo phân công Uỷ ban nhân dân tỉnh - Thực công tác kiểm tra, tra công tác nội vụ; giải khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí xử lý vi phạm pháp luật lĩnh vực công tác Uỷ ban nhân dân tỉnh giao theo quy định pháp luật - Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác nội vụ lĩnh vực khác giao quan hành chính, đơn vị nghiệp thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước theo lĩnh vực công tác giao tổ chức Bộ, ngành Trung ương địa phương khác đặt trụ sở địa bàn tỉnh - Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn Bộ Nội vụ tổ chức quan hành chính, đơn vị nghiệp; số lượng đơn vị hành cấp huyện, cấp xã, thôn, xóm, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; công tác văn thư, lưu trữ nhà nước, công tác tôn giáo, công tác thi đua-khen thưởng, công tác niên lĩnh vực khác giao - Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ, số liệu phục vụ công tác quản lý chuyên môn, nghiệp vụ giao - Chỉ đạo hướng dẫn tổ chức hoạt động dịch vụ công lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý Sở - Thực công tác thông tin, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh Bộ Nội vụ tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định - Quản lý tổ chức máy, biên chế, thực chế độ tiền lương Nguyễn Văn Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K1D sách, chế độ đãi ngộ khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy định - Quản lý tài chính, tài sản Sở theo quy định pháp luật phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh - Xây dựng định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy, mối quan hệ công tác trách nhiệm người đứng đầu tổ chức thuộc Sở theo quy định pháp luật để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh định định theo thẩm quyền - Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ Nam Định đc chia thành 10 phòng ban.bao gồm: -Phòng Xây dựng quyền -Phòng cán công chức -Phòng tổ chức - Biên chế - Tiền lương -Phòng cải cách Hành -Phòng Đào tạo bồi dưỡng -Phòng Công tác niên - Ban thi đua- khen thưởng -Ban tôn giáo -Chi cục văn thư -Lưu trữ - Thanh tra Sở - Văn phòng Sở Nhiệm vụ phòng ,ban,đơn vị thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định (xem phụ luc 6) Nguyễn Văn Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K1D - Sơ đồ máy tổ chức sở Nội Vụ Nam Định Ban Thi đua khen thưởng Giam Đốc Sở Vũ Văn Rung Phòng quản lí cán công chưc,viên chức Văn phòng Sở Phó giám đốc Nguyễn Công Hoan Thanh tra Sở Phòng tổ chức BM-DT Phòng xây dựng quyền Phó Giam Đốc Nguyễn Xuân Lộc Chi cục văn thư lưu trữ Phòng công tác niên Phó Gian Đốc Phòng cải cách hành Trần Quang Khải Ban tôn giáo Nguyễn Văn Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K1D 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức , quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Sở Nội Vụ Nam Định Ở thời kỳ, chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Sở Nội Vụ có thay đổi bổ sung để phù hợp với yêu cầu thực tiễn quan, nhiên xuyên suốt hai chức chính: Tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần phục vụ hoạt động quan mà trực tiếp, thường xuyên Lãnh đạo Sở Mỗi chức có vai trò, vị trí đặc điểm riêng song chúng có mối quan hệ mật thiết, đan xen với * Văn phòng với công tác tham mưu - tổng hợp cho quan: - Tham mưu tư vấn, góp ý kiến có tính chất đạo Văn phòng thực chức tham mưu bao hàm hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo công việc mà lãnh đạo thực như: hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động quan tổ chức - Tổng hợp thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề Văn phòng thực chức tổng hợp thống kê, phân tích, xử lý thông tin nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý quan để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo hoạt động quản lý - Chức tham mưu tổng hợp luôn liền, hỗ trợ Hoạt động tổng hợp sở để tiến hành hoạt động tham mưu Chức tham mưu đạt kết tốt hoạt động tổng hợp thực xác đẩy đủ kịp thời -Văn phòng thực chức tham mưu, tổng hợp thông qua công việc sau: + Tổ chức xây dựng máy Văn phòng + Tổ chức xây dựng thực quy chế hoạt động quan + Tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch công tác quan + Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý quan + Tổ chức quản lý thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan * Văn phòng với công tác giúp việc hậu cần Nguyễn Văn Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K1D đóng dấu Việc quản lý văn thực chặt chẽ Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu: Văn phòng thực quản lý sử dụng dấu theo quyền hạn trách nhiệm Dấu đóng theo quy định Nhà nước quan nhằm khẳng định trình hoạt động quan giá trị pháp lý văn quan ban hành Các thành viên văn phòng Sở làm việc nhiệt tình thực tế thu nhiều kết công tác quản lý 3.3.2 Hạn chế Hiệu công tác tổ chức thực kế hoạch không cao nhân viên văn phòng chưa đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ Đi đôi với việc cán chưa đào tạo chuyên môn việc dẫn đến giảm suất làm việc chưa trang bị đầy đủ trang thiết bị văn phòng Về công tác soạn thảo văn bản: Quy trình soạn thảo văn dài dòng, hình thức văn rườm ra, số văn thiếu số ký hiệu, trích yếu nội dung dài dòng, số văn chưa quy định Chính điều dẫn đến việc kiểm tra tài liệu khó khăn Về công tác văn thư: Đối với việc quản lý văn nhiều đơn vị, cá nhân sau đến đăng ký để phát hành văn không gửi lại gốc để lưu nên nhiều lúc cán văn thư phải nhắc nhở nhiều lần, mà công tác quản lý gặp nhiều khó khăn Một hạn chế lớn văn phòng Sở Nội Vụ thiếu biên chế Khối lượng công việc văn phòng tương đối lớn, số lượng nhân viên dẫn đến tình trạng số nhân viên kiêm hai ba công việc Chính mà Văn phòng phải cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ 3.3.3 Nguyên nhân Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành văn phòng nhiều hạn chế Vì công tác văn phòng gặp nhiều khó khăn Cán chưa đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nên nhiều có hạn chế công việc Ngoài tác động môi trường xung quanh tiếng ồn, tiếng Nguyễn Văn Minh 34 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D chuông điện thoại reo tập trung làm việc khiến cho hiệu suất công việc bị giảm Số lượng nhân viên ít, với việc nhân viên đảm nhận công việc điều ảnh hưởng tới tiến độ hoàn thành công việc 3.2 Đề xuất, kiến nghị Qua thời gian thực tập Văn phòng Sở Nội Vụ Nam Định em học hỏi, tìm hiểu quan sát nhiều chuyên môn nghiệp vụ công việc cán văn phòng Qua em xin có đề xuất, kiến nghị nhỏ với quan để phát huy tốt ưu điểm hạn chế tối đa khuyết điểm nhằm nâng cao hiệu công việc văn phòng quan * Đề xuất: - Về chất lượng cán bộ: Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ,công chức văn phòng công tác hành chính, văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ như: cử cán học lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lớp tập huấn ngắn hạn… Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học văn phòng cho cán công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc Văn phòng Mỗi cán bộ, công chức phải chủ động đổi hoàn thiện thân chuyên môn đạo đức để hoàn thành nhiệm vụ Công tác tuyển dụng có ảnh hưởng tới chất lượng nhân viên, văn phòng cần quan tâm mức Vì công tác tuyển dụng văn phòng thông qua hình thức thi viên chức, công chức, văn phòng không trực tiếp tuyển dụng, nên để đảm bảo chất lượng nhân viên lãnh đạo văn phòng cần lập yêu cầu ứng viên vị trí cần tuyển, chuyển cho Phòng Nội vụ Việc hạn chế tình trạng nhân viên không đáp ứng nhu cầu công việc -Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Văn phòng Sở quan chuyên môn thuộc Sở Nội Vụ, quan Nguyễn Văn Minh 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Nhà nước nên mô hình tổ chức văn phòng bố trí theo quy đinh Chính phủ Văn phòng cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn nhân viên cách rõ ràng, cụ thể để nhân viên hiểu rõ trách nhiệm mình, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo công tác quản lý tạo tính chuyên nghiệp hoạt động văn phòng -Về sở vật chất, trang thiết bị văn phòng Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng tiền đề quan trọng cho tồn phát triển quan Vì cần: + Tích cực đổi cải tiến mô hình Văn phòng theo kiểu mô hình đại, nâng cao trang bị thêm thiết bị văn phòng đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: máy fax, máy scan, máy in siêu tốc, mạng internet nối mạng cục bộ… + Tổ chức làm việc cách có khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe tinh thần cho cán bộ, công chức + Văn phòng cần thay số thiết bị cũ, chất lượng không tốt, ảnh hưởng tới hiệu làm việc nhân viên mỹ quan văn phòng + Ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ văn phòng * Kiến nghị Trong thời gian thực tế, em thấy Văn phòng có vị trí quan trọng cấu tổ chức Sở Nội Vụ Chính văn phòng cần phải nâng cao hiệu chất lượng công việc cách đại hóa phương tiện làm việc, mua sắm thêm phần mềm quản lý chuyên dụng, máy móc, trang thiết bị văn phòng Ngoài ra, thiết nghĩ lãnh đạo Văn phòng cần tổ chức thêm lớp huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên để cập nhật phương pháp làm việc đại nâng cao suất lao động Vì khối lượng công việc Văn phòng lớn, cán văn phòng lại đảm nhân nhiều vai trò, nhiệm vụ khác nên tính chuyên nghiệp công việc chưa cao Chính lý đó, lãnh đạo nên bố trí thêm nhân cho Văn phòng Đồng thời nên phân công công việc cụ thể, bàn giao trách Nguyễn Văn Minh 36 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy trình làm việc Vì diện tích văn phòng nhỏ nên không gian làm việc chưa thật thoải mái, thiết nghĩ lãnh đạo Văn phòng cần bố trí văn phòng địa điểm thoáng Nguyễn Văn Minh 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D KẾT LUẬN Cùng với phát triển đất nước, Sở Nội Vụ bước vượt qua khó khăn để hoàn thành tốt nhiệm vụ.gặt hái nhiều thành công Cơ quan xã hội thu nhỏ quản lý tốt, lãnh đạo tốt công việc khó Trong quan nào, công tác Hành văn phòng thiếu, giúp cho quan giải công việc nhanh chóng, xác kịp thời tránh sai sót công tác văn phòng Qua thời gian thực tập văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định em nhận quan tâm, giúp đỡ đạo tận tình ban lãnh đạo cán văn phòng Chính trình thực tập em cố gắng hoàn thành tốt công việc giao Tuy thời gian không nhiều giúp em củng cố thêm kiến thức chuyên môn, tích lũy nhiều kinh nghiệm thực tế cho thân Qua trình khảo sát tìm hiểu với công việc thực tế quan em nhận thức đầy đủ vị trí, vai trò công tác văn phòng hoạt động quản lý quan Hành Nhà nước địa phương, giúp em hiểu khác biệt lý thuyết thực tiễn công việc Trong thời gian này, em chấp hành nghiêm túc nội quy, quy định quan Em không ngừng học hỏi, tìm tòi kinh nghiệm để phát huy ngành nghề Những thiếu sót, hạn chế em nhận giúp đỡ bảo cán bộ, nhân viên văn phòng Với kinh nghiệm thực tiễn tổ chức hoạt động văn phòng yếu, lực hạn chế, kiến thức văn phòng chưa đạt đến độ chín muồi nên viết chắn nhiều thiếu sót Em mong bảo thầy cô giáo Khoa để ngày tiến học tập công việc tương lai Bản báo cáo kết nhận xét thân em thời gian qua Nhìn lại việc làm, em thấy thân phải cố gắng nhiều để sau em tự tin với chuyên môn nghiệp vụ khả giao tiếp ứng xử Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc, lời chúc sức khỏe tới toàn thể ban Nguyễn Văn Minh 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D lãnh đạo, cán bộ, nhân viên văn phòng Sở Nội Vụ Nam Định toàn thể thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt nội dụng thực tập báo cáo này./ Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Văn Minh 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D PHỤ LỤC Nguyễn Văn Minh 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức máy văn phòng Sở Văn phòng UBND Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận Văn thư Bộ phận lưu trữ Nguyễn Văn Minh Phó Chánh Văn phòng Bộ phận hành quản trị Bộ phận tổng hợp tham mưu 41 Bộ phận kế toán tài vụ Bộ phận tiếp dân tiếp nhận hồ sơ hành Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Phụ lục Sơ đồ phòng Văn thư Sở Nội Vụ Cửa vào Bàn làm việc (Điện thoại) Bàn làm việc Máy tính, máy in, máy fax Ghế ngồi Tủ đựng tài liệu Quạt điện Tủ đựng tài liệu Nguyễn Văn Minh 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D PHỤ LỤC 3: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn Đôn đốc theo dõi việc giải văn đến Nguyễn Văn Minh Loại vào sổ đăng ký Chuyển trực tiếp cho người nhận Loại phải vào sổ đăng ký Đóng dấu đến Trình chuyển giao văn đến Vào sổ đăng ký văn đến 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D PHỤ LỤC 4: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Kiểm tra văn Đóng dấu Đăng ký văn Chuyển phát văn theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn xếp bảo quản văn lưu Nguyễn Văn Minh 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Phụ lục 5: Một số hình ảnh quan thực tập Nguyễn Văn Minh 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Nguyễn Văn Minh 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Nguyễn Văn Minh 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Phụ lục Nhiệm vụ phòng, ban,đơn vị thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định Nguyễn Văn Minh 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D