Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 1 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 2 B. NỘI DUNG 3 PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam 3 1.1.1. Giới thiệu khái quát về Công ty 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức Công ty 4 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty 5 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5 1.2.1.1. Tổ chức của Văn phòng 6 1.2.1.2. Hoạt động của Văn phòng 6 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 1.2.2.1. Chức năng 7 1.2.2.2. Nhiệm vụ 7 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 8 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 9 PHẦN 2. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 10 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 10 2.1. Vấn đề chung 10 2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.2.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Công ty 10 2.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty 11 2.2.2.1. Thể thức văn bản 11 2.2.2.2. Soạn thảo văn bản 22 2.2.2.3. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 23 2.2.2.4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 23 2.2.2.5. Ký văn bản 24 2.2.2.6. Bản sao văn bản 24 2.3. Quản lý và giải quyết văn bản 25 2.3.1. Nguyên tắc chung 25 2.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 26 2.3.2.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi: 26 2.3.2.2. Giải thích quy trình 26 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 30 2.3.3.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 30 2.3.3.2. Giải thích quy trình 30 2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 31 2.4.1. Quản lý con dấu 32 2.4.2. Sử dụng con dấu 32 2.5. Danh mục hồ sơ 33 2.6. Lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan 35 2.6.1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc 35 2.6.1.1. Mở hồ sơ 35 2.6.1.2. Thu thập văn bản vào hồ sơ 35 2.6.1.3. Kết thúc và biên mục hồ sơ 35 2.6.1.4. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập 35 2.6.2. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị 35 2.6.2.1. Trách nhiệm cán bộ nhân viên 35 2.6.2.2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu 36 2.6.2.3. Thủ tục giao nhận 36 2.6.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị. 36 2.6.3.1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị 36 2.6.3.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng 36 2.6.3.3. Trách nhiệm của cán bộ, nhân viên 36 2.6.3.4. Trách nhiệm của nhân viên văn thư, lưu trữ 37 2.7. Một số phần mềm quản lý của Công ty 37 2.7.1. Phần mềm quản lý văn bản 37 2.7.2. Phần mềm quản lý nhân sự 39 2.7.3. Phần mềm quản lý tài chính 39 2.7.4. Phần mềm quản lý khách hàng 40 PHẦN 3. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 3.1. Đánh giá chung 41 3.1.1. Ưu điểm 41 3.1.2. Hạn chế 42 3.1.3. Nguyên nhân 43 3.2. Đề xuất, kiến nghị 44 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC 49
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Nguyễn Thị Ly Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” Sau hoàn thành xong chương trình lý thuyết ghế nhà trường, khóa I chúng em Nhà trường Khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện cho thực tập học hỏi kinh nghiệm tiếp xúc với môi trường làm việc quan bên Đợt thực tập kéo dài 03 tháng từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016 Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam, em có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Với thời gian thực tập dài đem lại cho em học vô ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn hướng dẫn giúp đỡ tận tình cán bộ, nhân viên Văn phòng Mục tiêu đề tài Đợt thực tập hội để chúng em lần củng cố kiến thức, khảo sát toàn công tác văn phòng quan Tuy nhiên để tìm hiểu kỹ tất công tác văn phòng quan có lẽ thời gian không đủ Vì bên cạnh việc khảo sát toàn công tác văn phòng, em lựa chọn khảo sát tổ chức công tác văn thư quan chủ đề báo cáo thực tập Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Ở văn phòng quan em nghiên cứu công tác tổ chức hoạt động văn phòng, việc nghiên cứu chức nang, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng nghiên cứu mang tính chất sơ bộ, hoạt động nghiệp vụ văn phòng nghiên cứu cụ thể chuyên sâu Phạm vi nghiên cứu bao gồm toàn hoạt động chuyên môn văn phòng, bao gồm công tác thu thập xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, công tác văn thư, công tác lưu trữ, việc sử dụng trang thiết bị văn phòng Nguồn tài liệu tham khảo Quá trình viết báo cáo thực tập em có tham khảo nhiều tài liệu như: báo cáo thực tập khóa trước; văn tài liệu quan; tài liệu Nguyễn Thị Ly Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cung cấp số môn học: Quản trị văn phòng, Công tác văn thư, Công tác lưu trữ, Nghi thức nhà nước, Văn hóa công sở, …; Các văn Luật, Nghị định, Thông tư, … quy định việc thành lập công ty, ngành nghề kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Công ty Văn phòng Công ty Lịch sử vấn đề nghiên cứu Về công tác Văn thư có nhiều đề tài nghiên cứu chưa hoàn chỉnh, mảng thiếu công tác văn phòng quan, doanh nghiệp nào, đề tài nhiều người quan tâm Đã có nhiều viết đề tài tạp chí Văn thư Lưu trữ, tạp chí Nội Vụ số báo khác Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu mà em sử dụng chủ yếu quan sát, vấn, thống kê, sử dụng số phương pháp khác đối chiếu, so sánh,… Bố cục đề tài Nội dung báo cáo em gồm phần: Phần 1: Khảo sát công tác Văn phòng quan Phần 2: Tìm hiểu tổ chức công tác Văn thư Phần 3: Kết luận đề xuất kiến nghị Trong trình thực tập viết báo cáo thực tập em nhiều thiếu sót, nhận xét đánh giá ý kiến chủ quan cá nhân, em kính mong thầy cô bạn có ý kiến nhận xét, đóng góp để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Ly Nguyễn Thị Ly Nguyễn Thị Ly Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG PHẦN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam 1.1.1 Giới thiệu khái quát Công ty Tên Công ty: Công Ty Cổ Phần Lưu Trữ Việt Nam Địa chỉ: Số 8/92 phố Thượng Thanh, phường Thượng Thanh, quận Long Biên, thành phố Hà Nội Điện thoại: (04) 66816618 Fax: (04) 66816618 Mail: luutruvietnam89@gmail.com Loại hình: Công ty dịch vụ Mã số thuế: 0104982992 Năm thành lập: 2010 Thị trường chính: Toàn quốc Số nhân viên: Từ 51 đến 100 người Ngành, nghề kinh doanh: Hoạt động thư viện Văn Thư Lưu Trữ; Thông Tin; Giáo dục nghề nghiệp; Quảng cáo; Tổ chức giới thiệu xúc tiến thương mại; Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác; … Sản phẩm dịch vụ: Đào tạo huấn luyện Văn thư - Lưu trữ; Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ; Số hóa tài liệu; Vật tư văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý tài liệu Vốn điều lệ: 25.000.000.000 đồng (Hai mươi lăm tỷ đồng) Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng Tổng số cổ phần: 2.500.000 Danh sách cổ đông sáng lập: Nguyễn Thị Mai; Ninh Viết Đỗ; Lê Thị Hà Người đại diện theo pháp luật: Tổng giám đốc: Lê Thị Hà Thông tin chi nhánh: - Chi nhánh Đà Nẵng: + Tên chi nhánh: Công Ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam – Chi nhánh Đà Nẵng Nguyễn Thị Ly Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Địa chi nhánh: 5/3 Lê Lai, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng + Mã số chi nhánh: 0104982992-001 - Chi nhánh Bắc Ninh: + Tên chi nhánh: Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam – Chi nhánh Bắc Ninh + Địa chi nhánh: Ki ốt số 6, dãy nhà Ki ốt số chợ trung tâm, thị trấn Phố Mới, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh + Mã số chi nhánh: 0104982992-002 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công Ty Cổ Phần Lưu Trữ Việt Nam chuyên hoạt động lĩnh vực: - Nghiên cứu, chuyển giao công nghệ lưu trữ; - Tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; - Liên doanh sản xuất, cung ứng trang thiết bị, vật tư phục vụ cho hoạt động lưu trữ; - Chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế, khử trùng, khử axít số hoá tài liệu lưu trữ; - Tra tìm, cung cấp thông tin phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; - Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động lưu trữ (gồm: Phần mềm quản lý lưu trữ, phần mềm quản lý công văn đến nhập liệu vào phần mềm…) 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Căn vào chức năng, nhiệm vụ công ty, cấu tổ chức xây dựng theo mô hình sau: - Đại hội đồng cổ đông: Tất cổ đông có quyền biểu quyết, quan định cao công ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần, bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại,… - Hội đồng quản trị: Là quan quản lý Công ty Đại hội đồng cổ đông Công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để định Nguyễn Thị Ly Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi công ty, định chiến lược công ty,… - Ban Giám đốc: Điều hành, quản lý toàn hoạt động kinh doanh công ty bao gồm Văn phòng Hà Nội chi nhánh Đà Nẵng Bắc Ninh - Giám đốc công ty: Là người trực tiếp điều hành công ty, đại diện pháp nhân công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước công ty Nhà nước mặt hoạt động công ty - Các Phó Giám đốc: Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh Giám đốc vắng, người giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp phụ trách mảng công việc cụ thể; - Văn phòng Công ty: Quản lý dấu, dụng cụ, thiết bị văn phòng, tiếp khách, phục vụ đời sống cán nhân viên, quản lý công văn đi, công văn đến,… - Phòng Tài kế toán: Theo dõi khoản thu, chi, xác định kết kinh doanh, khoản nộp ngân sách Hạch toán kiểm tra kế toán đơn vị trực thuộc - Phòng Kinh doanh: Theo dõi tình hình hoạt động Công ty, trao đổi thông tin với bên đề kế hoạch hoạt động cho Công ty (Sơ đồ cấu tổ chức Công ty: Phụ lục 01) 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Văn phòng phận hành học, nghiên cứu tổ chức hoạt động phận công việc quan trọng công sở nhà nước quan nhà nước Tổ chức tốt hoạt động văn phòng tạo trình độ lực công sở bà giải tốt quan hệ công sở công chức Văn phòng phận giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực chức năng, nhiệm vụ điều hành công việc quan, tổ chức; trực tiếp thực nghiệp vụ hành quan, đơn vị Nguyễn Thị Ly Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.1.1 Tổ chức Văn phòng Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam tổ chức gồm 05 phận với 06 cán công nhân viên, trực tiếp lãnh đạo Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng giúp việc (Sơ đồ tổ chức làm việc Văn phòng Công ty phụ lục 02) 1.2.1.2 Hoạt động Văn phòng - Về công tác tổng hợp cho lãnh đạo: Trọng tâm mặt công tác việc đạo thực chủ trương Công ty, cụ thể giúp lãnh đạo quan xây dựng kế hoạch, truyền đạt kịp thời định, kiểm tra đơn vị việc triển khai, thực chủ trương lãnh đạo Công tác Văn phòng giúp lãnh đạo Công ty đạo công tác xây dựng kế hoạch chuyên môn, phối hợp phòng nghiệp vụ ban hành văn nhằm triển khai thực tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác Công ty - Về công tác Văn thư – Lưu trữ: Hàng ngày cán Văn thư – Lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ quan hữu quan quan, đơn vị trực thuộc gửi đến Vào sổ quản lý tốt công văn, định gửi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời nguyên tắc Tiếp nhận công văn Lưu trữ Công ty Hướng dẫn quan đơn vị nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ Quản lý sử dụng tốt dấu Công ty, loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đường Thông báo họp Công ty - Trong công tác thông tin: Văn phòng thu thập thông tin qua nhiều kênh để giúp cho việc xây dựng báo cáo, đạo sản xuất kinh doanh Công ty, cung cấp phổ biến thông tin, sử dụng thông tin cách có hiệu quả, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Nguyễn Thị Ly Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quan hệ với quan chức để làm thủ tục như: xin phép mở mạng thông tin liên lạc Quản lý tốt máy Fax Công ty, phát bất hợp lý công tác thông tin liên lạc công ty đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục sai sót theo trách nhiệm giao Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, phục vụ cho hoạt động Công ty Phụ trách công tác quản trị: mua sắm trang thiết bị, kiểm kê tài sản cố định hàng năm, lập dự toán chi tiêu hàng năm Công ty 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam quy định Quyết định số 226/2010/QĐ-HĐQT ngày 21 tháng 12 năm 2010 Hội đồng quản trị việc Ban hành Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Công ty 1.2.2.1 Chức Văn phòng Công ty đơn vị chức giúp việc Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Công ty lĩnh vực: - Quản lý công tác đối nội, đối ngoại Công ty; - Quản lý công tác văn thư, lưu trữ; - Quản lý công tác hành chính, quản trị, lễ tân bảo vệ sở vật chất, đảm bảo phương tiện làm việc, lại, phục vụ cung cấp vật dụng cần thiết cho hoạt động quản lý phòng, ban lãnh đạo Tổng công ty 1.2.2.2 Nhiệm vụ - Xây dựng loại văn quản lý hành chính, quản trị văn phòng để ban hành thực toàn Công ty; - Tổng hợp tình hình quản lý hành toàn Công ty Cơ quan Công ty; - Tổ chức công tác Văn thư - Lưu trữ, hành tổng hợp, quản lý dấu, công tác văn thư, công văn đi, công văn đến công tác bảo mật theo quy định pháp luật hành; Nguyễn Thị Ly Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Công ty việc xử lý thông tin; theo dõi, đôn đốc phòng ban, đơn vị có liên quan thực ý kiến lãnh đạo Công ty; - Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, hội họp, hội nghị, phục vụ khách đến làm việc Cơ quan Công ty; Thực đặt vé máy bay, tàu hỏa, bố trí ăn cho cán công tác theo quy định Công ty; - Đảm bảo tốt đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; Bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị Công ty, đảm bảo Văn phòng Công ty hoạt động tốt, khoa học, hiệu quả; - Căn đề nghị phòng, ban, tập hợp, báo cáo đề xuất trình Tổng giám đốc phê duyệt tổ chức mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng phẩm theo quy định Công ty theo kế hoạch duyệt; - Sắp xếp, bố trí địa điểm làm việc cho cán công nhân viên phòng ban Công ty; - Đảm bảo thông tin thông suốt, điện nước sinh hoạt quan Công ty; - Bảo đảm trật tự kỷ cương, an toàn vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão Cơ quan Công ty; - Theo dõi, quản lý tài sản cố định bao gồm: đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc Công ty đơn vị thành viên; - Quản lý điều hành xe phục vụ nhu cầu công tác cán công nhân viên đảm bảo an toàn người phương tiện; - Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Công ty giao 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Chánh Văn phòng người lãnh đạo Văn phòng tham mưu tuyển dụng đào tạo nhân lực; 01 Phó Văn phòng phụ trách theo dõi công tác bảo hiểm lao động; 01 Cử nhân luật chuyên công tác bảo hiểm lao động, chuyên viên pháp luật; 01 Nhân viên thống kê chế độ sách kiêm văn thư lưu trữ; Nguyễn Thị Ly Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 01 Nhân viên thống kê lao động tiền lương; 01 Quản trị hành đời sống; 01 Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ; 01 Nhân viên bảo vệ hành chính, trực tổng đài, chép tài liệu; 01 Nhân viên bảo vệ trực điện nước (Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng: Phụ lục 03) 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng Văn phòng Công ty có 07 vị trí việc làm, bao gồm: Chánh văn phòng: Là người trực tiếp giúp lãnh đạo quan tổ chức thực công tác văn phòng quan, đơn vị Phó Chánh văn phòng: Tham mưu, giúp việc cho Chánh văn phòng, giúp Chánh văn phòng quản lý công tác bảo hiểm Cử nhân luật: Có trách nhiệm tư vấn pháp luật, thực việc thi hành pháp luật, làm thủ tục pháp lý có liên quan đến hoạt động kinh doanh Công ty Thực công tác bảo hiểm, vấn đề liên quan đến bảo hiểm cho cán bộ, công nhân viên Công ty Nhân viên thống kê: Thực công tác thống kê, xây dựng hồ sơ bảo quản tài liệu thống kê, thực công tác Văn thư - Lưu trữ (Bao gồm việc soạn thảo văn bản, giải văn bản, đóng dấu, lập hồ sơ, nộp vào lưu trữ quan) Nhân viên quản trị hành chính: Quản lý mảng hành văn phòng, chịu trách nhiệm trực tiếp trước lãnh đạo văn phòng Quản trị mảng đời sống, chăm sóc sức khỏe, tinh thần cho cán bộ, công nhân viên Công ty Nhân viên nấu ăn tạp vụ: Thực việc nấu ăn phục vụ cho cán bộ, công nhân viên Công ty, quét dọn hành lang, cầu thang thuộc phạm vi quan Nhân viên bảo vệ: 01 nhân viên bảo vệ hành chính, trực tổng đài, chép tài liệu; 01 nhân viên bảo vệ trực điện nước Nguyễn Thị Ly K1B 10 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trách nhiệm với công việc - Nhiều cán bộ, nhân viên có ý chí tiến thủ, hăng say làm việc có ước mơ thăng tiến nghề nghiệp - Mô hình tổ chức văn thư tập trung mô hình hợp lý, cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực công việc phòng ban chuyên môn, giúp cho lãnh đạo Văn phòng dễ quản lý công tác Văn thư Công ty, tránh sai sót, chênh lệch vướng mắc công việc - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao nên cán bộ, nhân viên Văn phòng thực khâu nghiệp vụ soạn thảo văn bản, văn thư, lưu trữ xác, sai sót, đảm bảo quy định Nhà nước pháp luật - Văn quản lý máy tính nên thuận lợi cho công việc, đảm bảo an toàn thông tin, thể chuyên nghiệp đại Văn phòng - Trang thiết bị văn phòng đầu tư, mua sắm, đảm bảo cho nhu cầu hoạt động Văn phòng Máy tính, máy in, máy photo,… hoạt động tốt, đảm bảo cho Văn phòng hoạt động thường xuyên, liên tục; Ngoài ra, hệ thống đèn chiếu sáng, điều hòa, quạt điện,… góp phần phục vụ tốt cho nhu cầu làm việc nhân viên văn phòng - Mô hình Văn phòng tương đối hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho công việc; diện tích phòng làm việc tương đối rộng, trang thiết bị xếp hợp lý, giúp nhân viên Văn phòng có đủ không gian để làm việc mà có đủ khoảng trống vừa phải để trao đổi công việc với cần - Hệ thống mạng nội tương đối ổn định, đảm bảo cho hoạt động Văn phòng diễn thường xuyên, liên tục - Các phần mềm quản lý hoạt động đạt hiệu cao, có sai sót trình xử lý công việc - Việc xây dựng văn hóa công sở ý, quan tâm, cán nhân viên Văn phòng thể người đại, có văn hóa ứng xử, giao tiếp tốt, thể chuyên nghiệp khâu nghiệp vụ - Xây dựng Quy chế Văn thư - Lưu trữ nên việc thực Công tác Nguyễn Thị Ly K1B 44 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn thư – Lưu trữ diễn dễ dàng, theo quy định, sai sót 3.1.2 Hạn chế - Mặc dù xây dựng Quy chế làm việc Bản phân công công việc cụ thể, nhiều cán bộ, nhân viên văn phòng ỷ lại, thiếu trách nhiệm với công việc, làm việc theo kiểu tùy hứng - Vẫn tình trạng chồng chéo công việc, đùn đẩy công việc - Trình độ chuyên môn cán nhân viên Văn phòng chưa đồng đều, nhiều người yếu so với mặt chung, chưa đáp ứng công việc mang tính chiều sâu - Cán bộ, nhân viên Văn phòng trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm, nhiều lúng túng giải công việc - Bên cạnh chăm chỉ, tỷ mỷ làm việc số cán bộ, nhân viên số người lại ỷ lại, làm việc chưa hết mình, “sáng cắp ô đi, tối cắp ô về” - Mô hình tổ chức văn thư tập trung nên khối lượng công việc lớn, nhiều văn giấy tờ nên khó tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn - Do khối lượng công việc nhiều nên trình soạn thảo văn có sai sót nhỏ; thời gian để tìm kiếm, xử lý thông tin; đủ thời gian để kiểm tra lại tả, thể thức kỹ lưỡng; việc ký duyệt mang tính hình thức - Văn ban hành có nhiều văn phòng ban chuyên môn soạn thảo, nên cán văn thư am hiểu hết chuyên môn phòng ban dẫn đến khó đánh giá xác nội dung, mà duyệt thể thức văn bản, điều ảnh hưởng đến chất lượng văn bản, không phát sai sót ban hành văn sai, không quy định Nhà nước - Cán bộ, nhân viên Văn phòng kiêm nhiệm nhiều việc nên khó tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn, công việc chồng chất, dẫn đến tình trạng quên bỏ sót công việc - Các loại máy móc, trang thiết bị Văn phòng nhiều sử dụng lãng phí, không giữ gìn cẩn thận, chưa thực tiêu chí tiết kiệm triệt để Nguyễn Thị Ly K1B 45 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chưa có nhiều sách quan tâm đến đời sống tinh thần cán bộ, công nhân viên Công ty 3.1.3 Nguyên nhân - Công ty hoạt động nhiều lĩnh vực nên khối lượng công việc lớn, văn nhiều, khó tránh khỏi sai sót, tình trạng mệt mỏi nhân viên, dẫn đến hoạt động chưa đạt hiệu cao - Cán bộ, nhân viên ỷ lại, không động, không cống hiến cho công việc - Đội ngũ cán bộ, nhân viên trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm công việc - Công ty thành lập 05 năm nên bề dày chưa có, đội ngũ lãnh đạo cán bộ, nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý thực chức năng, nhiệm vụ - Công việc nhiều nên việc quan tâm đến đời sống tinh thần nhân viên hạn chế, không gây hứng khởi, thỏa mãn công việc - Bản chất Công ty dịch vụ nên có nhiều thuộc tính khác với mô hình Công ty khác, đòi hỏi đội ngũ lãnh đạo nhân viên phải am hiểu sâu rộng ngành nghề dịch vụ Điều đòi hỏi cao nhiệm vụ nhân viên, khiến cho áp lực công việc nặng nề - Trình độ chuyên môn cán bộ, công nhân viên chưa đồng đều, dẫn đến khó khăn phân chia công việc, phối hợp làm việc cá nhân hay đơn vị - Cán bộ, nhân viên văn phòng đa số nữ nên khó tránh khỏi việc phải lo toan công việc nhà, điều ảnh hưởng đến hiệu công việc, làm cho cán bộ, công nhân viên thời gian học hỏi, nghiên cứu sâu rộng nâng cao trình độ chuyên môn - Xã hội phát triển nên cạnh tranh lớn, đòi hỏi phải có đường lối chiến lược đắn, chớp thời trình độ, kĩ chuyên môn vững vàng, không dễ bị thụt lùi, có nguy dẫn đến làm ăn thua lỗ chí phá Nguyễn Thị Ly K1B 46 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sản 3.2 Đề xuất, kiến nghị Nhìn vào thực tế hoạt động Văn phòng Công ty, em xin đưa vài đề xuất, kiến nghị sau: - Bố trí, xếp lại vị trí công việc để đạt hiệu cao công việc, có phân công chức nhiệm vụ cho cá nhân - Cần trọng đầu tư, nâng cấp hệ thống ứng dụng tin học hóa công tác văn thư - Bổ sung, hoàn thiện quy chế làm việc, quy chế quản lý công văn giấy tờ - Để thực tốt việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hành cần có đôn đốc, đạo trực tiếp lãnh đạo Công ty, lãnh đạo Văn phòng - Cán văn thư cần phải tham mưu cho lãnh đạo việc lập danh mục hồ sơ hàng năm, hướng dẫn cho cán làm công tác chuyên môn làm công tác giấy tờ, lập hồ sơ công việc, thu nộp hồ sơ theo quy định - Đôn đốc thực tốt quy trình soạn thảo, trình duyệt ban hành văn đảm bảo thể thức, pháp luật; giảm đến mức tối đa văn không rõ trách nhiệm, không thẩm quyền, nội dung không rõ rang Từng bước cải tiến áp dụng mô hình tiên tiến, điển hình kinh nghiệm tốt công tác hành - Mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư để nâng cao trình độ cho cán phòng ban, tránh soạn thảo văn sai thể thức - Tuyển dụng nhân để công việc phân chia, giảm bớt khối lượng công việc, tránh tình trạng kiêm nhiệm nhiều việc dẫn đến hiệu công việc không cao - Mua sắm trang thiết bị đảm bảo chất lượng để khai thác tối đa hiệu va mang lại hiệu công việc tốt - Tuyên truyền tư tưởng tiến bộ, thực tiết kiệm, giữ gìn tài sản chung công ty - Có chế độ khen thưởng, kỉ luật nghiêm khắc, nêu gương cho cán bộ, Nguyễn Thị Ly K1B 47 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công nhân viên, tránh tình trạng trốn tránh trách nhiệm - Có biện pháp quan tâm đến đời sống tinh thần cán công nhân viên Công ty, chế độ khen thưởng, tham quan, du lịch, … làm cho tinh thần người cải thiện, tạo hứng khởi giúp làm việc hiệu Nguyễn Thị Ly K1B 48 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác Văn phòng công tác quan trọng cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Thực tốt công tác giúp cho quan hoạt động hiệu quả, giải công việc nhanh chóng, xác, kịp thời tránh sai sót không đáng có Đặc biệt xu hội nhập phát triển công tác Văn phòng đòi hỏi phải tiến phát triển Làm tốt công tác chuyên môn nghiệp vụ, Văn phòng giúp Giám đốc, Phó Giám đốc phòng ban chuyên môn có liên quan thực theo dõi toàn chương trình, kế hoạch tình hình thực chủ trương, đường lối, sách Đảng Nhà nước Xứng đáng với vai trò trung tâm thông tin quan Qua báo cáo kịp thời, xác thông tin cần thiết để phục vụ cho công tác quản lý quan Do đó, công tác Văn phòng đòi hỏi cán bộ, nhân viên phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ định đặc biệt có tâm huyết với nghề đem lại hiệu cao công việc Thời gian thực tập khoảng thời gian quan trọng bổ ích với thân em, giúp em củng cố lại kiến thức mình, đồng thời vận dụng kiến thức học Nhà trường vào thực tế Qua em học hỏi kinh nghiệm trình làm việc, em nhìn nhận công tác Văn phòng cách bao quát, toàn diện hơn, học hỏi kinh nghiệm việc giao tiếp, ứng xử công sở Lý thuyết mà em học Nhà trường áp dụng, giúp em nắm rõ hiểu nó, để em nhận thiếu, yếu để sửa chữa, bổ sung thêm thời gian tới, giúp em tự tin với chuyên môn nghiệp vụ Đợt thực tập vừa tiền đề quan trọng để em tiếp xúc, làm quen với môi trường làm việc, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm để tới trường thêm tự tin bớt bỡ ngỡ với môi trường làm việc thực tế Qua lần thực tập này, em hiểu biết sâu sắc thêm quan tâm Nguyễn Thị Ly K1B 49 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhà nước quan công tác Văn phòng, hiểu thêm điều thú vị công việc chuyên môn sau này, nhờ mà em cảm thấy yêu nghề tin tưởng vào lựa chọn nghề nghiệp Tuy nhiên, để hiểu thêm phong cách làm việc thành thạo cán Văn phòng 03 tháng thực tập Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam chưa phải đủ Để hoàn thiện chuyên môn nghiệp vụ em cần học hỏi thêm nhiều kiến thức khác Nhà trường kinh nghiệm làm việc thực tế Với bước đầu bỡ ngỡ tiếp xúc với môi trường làm việc, em nhận quan tâm giúp đỡ thầy cô khoa Nhà trường, cộng với bảo tận tình cán bộ, nhân viên Văn phòng nên em thực thành công đợt thực tập tốt nghiệp vừa qua Báo cáo thực tập tốt nghiệp kết thứ hai em thực tế (báo cáo kiến tập ngành nghề kết thứ nhất), có nhiều cố gắng không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì em mong thầy cô bạn góp ý, nhận xét thêm để báo cáo thực tập em đầy đủ hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng Nhà trường tổ chức cho chúng em có đợt thực tập tốt nghiệp nâng cao kĩ năng, hiểu biết chuyên ngành theo học, giúp chúng em có hội tiếp xúc, áp dụng kiến thức học Nhà trường vào thực tế Đặc biệt em xin cảm ơn cô Lâm Thu Hằng nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ em trình thực tập làm Báo cáo thực tập Em xin cảm ơn lãnh đạo Văn phòng cán bộ, nhân viên Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập này./ Nguyễn Thị Ly K1B 50 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Quy chế hoạt động Công ty ban hành kèm theo Quyết Định số 05/QĐ-HĐQT ngày 15 tháng 02 năm 2013 Chủ tịch Hội đồng Quản trị; Quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ ban hành kèm theo Quyết Định số 125/QĐ-HĐTV ngày 16 tháng năm 2014 Chủ tịch Hội đòng Quản trị Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam; Quyết Định số 226/2010/QĐ-HĐQT ngày 21 tháng 12 năm 2010 Chủ tịch Hội đồng Quản trị ban hành chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Nghị Định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công An hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam; Giáo trình Lý luận phương pháp công tác Văn thư; Ngoài có số văn bản, tài liệu trang web mạng tìm tin khác Nguyễn Thị Ly K1B 51 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01: Cơ cấu tổ chức Công ty Đại hội Cổ đông Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Văn phòng Phòng Tài – Phòng kinh doanh Kế toán Nguyễn Thị Ly K1B 52 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ tổ chức làm việc Văn phòng Công ty: Tủ đựng tài liệu Tủ đựng hồ sơ Tủ bảo quản dấu Máy in Bàn máy vi tính Điện thoại Bàn làm việc nhân viên Bàn làm việc nhân viên Bàn chờ dành cho khách Nguyễn Thị Ly K1B 53 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Công ty: Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Chuyên viên pháp luật Nguyễn Thị Ly K1B Nhân viên thống kê Nhân viên quản trị hành 54 Nhân viên nấu ăn, Nhân viên bảo vệ tạp vụ Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Quy trình quản lý giải văn đi: Bước Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm văn Bước Đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn (nếu có) Đăng ký văn Bước Bước Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc phát văn Lưu văn Bước Nguyễn Thị Ly K1B chuyển 55 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Mẫu sổ đăng ký văn đi: Số, ký Ngày hiệu tháng văn văn (1) (2) Tên loại trích yếu nội dung văn (3) Người Nơi nhận ký văn (4) (5) Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi (6) (7) (8) (1) Ghi số ký hiệu văn (2) Ghi ngày, tháng, năm văn bản; ngày 10 tháng 1, ghi số trước (3) Ghi tên loại trích yếu nội dung văn (4) Ghi tên người ký văn (5) Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận van (6) Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu (7) Ghi số lượng phát hành (8) Ghi điểm cần thiết khác *) Sổ đăng ký VB mật đi: Giống sổ đăng ký văn (loại thường), phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “mức độ mật” sau cột “tên loại trích yếu nội dung văn bản” Nguyễn Thị Ly K1B 56 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06: Quy trình quản lý giải văn đến: Bước Bước Bước Nguyễn Thị Ly K1B Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 57 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07: Mẫu sổ đăng ký văn đến: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng (1) (2) (3) (4) (5) Tên loại trích yếu ND (6) Đơn vị người nhận (7) Ký nhận Ghi (8) (9) (1) Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “đến” (2) Ghi theo số ghi dấu “đến” (3) Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, điạ người gửi đơn thư (4) Ghi số ký hiệu văn đến (5) Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn thư (6) Ghi tên loại văn đến (trừ công văn, tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn thư trích yếu nội dung người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn thư (7) Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền (8) Chữ ký người trực tiếp nhận văn (9) Ghi điểm cần thiết văn (văn số, ký hiệu, ngày, tháng, trích yếu, v.v) Nếu khẩn ghi khẩn, hỏa tốc ghi hỏa tốc, không để trống *) Nếu văn mật đến, có thêm cột “mức độ mật” (cột 7) sau cột tên loại trích yếu nội dung văn Nguyễn Thị Ly K1B 58 Lớp: Quản trị Văn phòng