Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5 1.1.1. Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 5 1.1.2. Nhiệm vụ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp 8 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.2.1.1. Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp 8 1.2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính – Tổng hợp 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 10 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 12 1. Khái niệm Công tác Văn thư 12 2. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: 12 2.1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Phòng Hành chính – Tổng hợp 13 2.1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư 13 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 13 2.1.3. Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng 14 2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ 14 2.2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ 14 2.2.2. Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư 15 2.2.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 16 2.3. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác Văn thư 16 2.3.1. Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn bản 16 2.3.2. Tình hình ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Phòng Hành chính – Tổng hợp 18 2.3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 18 2.3.3.1 Việc trình ký văn bản 19 2.3.3.2. Đóng dấu văn bản đi 19 2.3.3.3. Đăng ký văn bản đi 19 2.3.3.4. Chuyển giao văn bản đi 19 2.3.3.5. Lập tập lưu văn bản 20 2.3.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 20 2.3.4.1. Tiếp nhận văn bản 20 2.3.4.2. Đăng ký văn bản đến: 21 2.3.4.3.Trình văn bản đến: 21 2.3.4.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị: 21 2.3.4.5. Phân phối chuyển giao văn bản: 21 2.3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 22 2.3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư 22 2.4. Nhận xét về công tác Văn thư 23 2.4.1. Nhứng thuận lợi 23 2.4.2. Những khó khăn 24 2.4.3. Những ý kiến đóng góp, kiến nghị 25 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỂ XUẤT KIẾN NGHỊ 26 3.1. Đánh giá chung 26 3.1.1. Ưu điểm 26 3.1.2. Nhược điểm 27 3.1.3. Nguyên nhân 27 3.2. Đề xuất, kiến nghị 28 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 Bố cục đề tài Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN .4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .4 1.1.1 Chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: .4 1.1.2 Nhiệm vụ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Hành – Tổng hợp 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.1.1 Chức năngcủa Phòng Hành – Tổng hợp .7 1.2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Phòng Hành – Tổng hợp 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 10 PHẦN II .11 CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 11 1.Khái niệm Công tác Văn thư 11 Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung đây: 11 2.1 Tình hình tổ chức tình hình cán làm công tác Văn thư Phòng Hành – Tổng hợp .12 2.1.1 Tình hình tổ chức công tác Văn thư 12 2.1.2 Tình hình cán làm công tác Văn thư 12 2.1.3 Công tác Văn thư lãnh đạo Trưởng phòng 13 Vũ Thị Trang Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Quản lý, đạo công tác Văn thư – Lưu trữ .13 2.2.1 Việc ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ 13 2.2.2 Một số văn đạo, hướng dẫn công tác Văn thư .14 2.2.3 Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 15 2.3 Thực nội dung nghiệp vụ công tác Văn thư 15 2.3.1 Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn 15 2.3.2 Tình hình ban hành văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Hành – Tổng hợp 17 2.3.3 Tổ chức quản lý giải văn 17 2.3.3.1 Việc trình ký văn 17 2.3.3.2 Đóng dấu văn .18 2.3.3.3 Đăng ký văn .18 2.3.3.4 Chuyển giao văn 18 2.3.3.5 Lập tập lưu văn 18 2.3.4 Tổ chức quản lý giải văn đến .19 2.3.4.1 Tiếp nhận văn 19 2.3.4.2 Đăng ký văn đến: 20 2.3.4.3.Trình văn đến: 20 2.3.4.4 Xem xét nội dung, giao việc cho đơn vị: .20 2.3.4.5 Phân phối chuyển giao văn bản: 20 2.3.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu Phòng Hành – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 21 2.3.6 Trang thiết bị làm việc cán Văn thư .21 2.4 Nhận xét công tác Văn thư 22 2.4.1 Nhứng thuận lợi .22 2.4.2 Những khó khăn 23 2.4.3 Những ý kiến đóng góp, kiến nghị 24 PHẦN III 24 KẾT LUẬN VÀ ĐỂ XUẤT KIẾN NGHỊ 25 Vũ Thị Trang Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Đánh giá chung 25 3.1.1 Ưu điểm 25 3.1.2 Nhược điểm .26 3.1.3 Nguyên nhân 26 3.2 Đề xuất, kiến nghị .27 PHỤ LỤC 30 Vũ Thị Trang Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý quan thiếu nhiều Xuất phát từ nhu cầu xã hội lực đáp ứng Nhà trường, năm 2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định số 214/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 04 năm 2012 thành lập Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Khoa Quản trị văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa, làm sở cho thực tiễn ngược lại thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Để đáp ứng phuong châm đó, Khoa Quản trị văn phòng thực Kế hoạch Thực tập cho sinh viên thuộc hệ Đại học khóa 2012 - 2016 quan, đơn vị, tổ chức từ ngày 04/01/2015 đến 11/03/2016 Việc Thực tập giúp cho sinh viên với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đó dịp cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập luyện phẩm chất đạo đức quản trị viên, hội cho sinh viên đúc rút kinh ngiệm làm việc, giao tiếp, phục vụ cho công việc sau Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tất thầy cô giáo tận tình giảng dạy, giúp đỡ cho em suốt trình học tập, nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên Phòng Hành – Tổng hợp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dành thời gian quý báu để hướng dẫn, dạy kiến thức vô quý báu suốt thời gian thực tập giúp em hoàn thành báo cáo Tuy có nhiều cố gắng, báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận góp ý thầy cô giáo bạn Em xin chân thành cảm ơn!!! Vũ Thị Trang Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Thực tập tốt nghiệp giúp em củng cố, nâng cao kiến thức trang bị, hệ thống hóa kiến thức thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng Giúp em bước gắn liền học với thực hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, tiếp cận, thâm nhập bước đầu vận dụng kiến thức học vào thực tế Giúp làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn đào tạo Trong tình hình phát triển Đất nước việc khảo sát đề phương hướng hoạt động Phòng Hành – Tổng hợp trở nên vô cấp thiết Vì vậy, mạnh dạn chọn đề tài: “ Khảo sát công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” làm đề tài Mục tiêu đề tài Tìm hiểu khảo sát toàn hoạt động công tác văn phòng Trường Đại hoc Nội vụ Hà Nội Nghiên cứu, phân tích tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ quan (sau viết tắt VT – LT), từ tìm kết đạt được, hạn chế tồn nguyên nhân hạn chế Trên sở lý luận, thực tiễn đánh giá đắn thực trạng VT – LT để đưa đề xuất, kiến nghị giải pháp có tính khả thi cao áp dụng cho quan việc nâng cao hiệu hoạt động thời gian tới Trên sở lý luận thực tiễn đánh giá đắn thực trạng kỹ soạn thảo văn quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu báo cáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Phòng Hành chính; công tác Văn thư Văn phòng Phạm vi nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuy nhiên, để hoàn thiện báo cáo, đề tài tập trung nghiên cứu số vấn đề liên quan Vũ Thị Trang Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan có liên quan Do hạn chế mặt thời gian, thân sinh viên, trình độ học vấn nhiều hạn chế, khả vận dụng nguồn tư liệu khó khăn, báo cáo em nhiều thiếu xót dừng mức nghiên cứu bước đầu Nguồn tài liệu tham khảo Do nhiều khó khăn nguồn tư liệu số liệu thực tế nên để phục vụ nghiên cứu đề tài em chủ yếu dùng tài liệu như: - Hiến pháp Việt Nam 1992; -Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư; -Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ Quản lý sử dụng dấu; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư; - Một số tài liệu tra cứu mạng, với giáo trình môn học học Lịch sử vấn đề nghiên cứu Có số báo, tạp trí VT-LT, số báo cáo công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp phân tích; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp so sánh; - Phương pháp tổng hợp; - Phương pháp vật biện chứng; - Phương pháp vấn, đối thoại; Vũ Thị Trang Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phương pháp lập bảng hỏi; - Phương pháp đối chiếu Bố cục đề tài Ngoài lời mở đâu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục báo cáo chia bố cục phần: Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng quan; Phần II: Chuyên đề tự chọn: Tìm hiểu công tác văn thư; Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.1 Chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng thấp lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; Vũ Thị Trang Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội 1.1.2 Nhiệm vụ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: - Xây dựng tổ chức thực quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm phát triểnTrường phù hợp với chiến lược phát triển giáo dục, quy hoạch mạng lưới trường cao đẳng Nhà nước trình cấp có thẩm quyền ban hành tổ chức thực sau phê duyệt; - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, trung cấp nghề ngành học(hoặc chuyên ngành) Quản trị nhân lực, Quản lý văn hóa, Quản trị văn phòng,Văn thư, Lưu trữ, Hành văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin học ngành, nghề khác có liên quan quan có thẩm quyền cho phép theo qui định pháp luật - Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ lĩnh vực khác theo yêu cầu quan, tổ chức phù hợp với lực đào tạocủa Trường - Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy học tập ngành nghề Trường phép đào tạo sở chương trình khung Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành - Biên soạn duyệt giáo trình để sử dụng Trường sở thẩm định Hội đồng thẩm định giáo trình Hiệu trưởng thành lập - Tổ chức đào tạo hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương trình đào tạo ngành, nghề Bộ Giáo dục Đào tạo quan quản lý có thẩm quyền cho phép; công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng theo quy định - Triển khai thực hoạt động nghiên cứu khoa học - công nghệ, kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác giáo dục đào tạo nhằm tiếp cận với khoa học đại, tiên tiến nước giới khu vực - Tổ chức thực dịch vụ khoa học, công nghệ, sản xuất phù hợp với ngành nghề đào tạo Trường theo qui định pháp luật - Tổ chức thực công tác hợp tác quốc tế đào tạo, nghiên cứu khoa Vũ Thị Trang Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học theo chức năng, nhiệm vụ giao theo qui định Nhà nước - Huy động, quản lý sử dụng nguồn lực nhằm thực mục tiêu giáo dục, đào tạo; hợp tác, liên kết với quan, tổ chức hữu quan nhằm phát triển, nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế – xã hội; - Tổ chức tuyển sinh quản lý học sinh, sinh viên theo qui định - Phối hợp với gia đình, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục, đào tạo học sinh, sinh viên - Quản lý tổ chức máy, biên chế; xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển Trường - Quản lý, sử dụng sở vật chất, tài chính, tài sản, đất đai giao theo qui định - Thực chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động trường theo quy định pháp luật -Thực nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn Trường qui định pháp luật 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Sơ đồ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: (Phụ lục I) Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bao gồm: Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Hội đồng khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác Các phòng chức năng: - Phòng Quản lý đào tạo - Phòng Tổ chức cán - Phòng Hành - Tổng hợp - Phòng Kế hoạch - Tài - Phòng Quản trị - Thiết bị - Phòng Khảo thí bảo đảm chất lượng - Phòng Quản lý khoa học sau đại học - Phòng Hợp tác quốc tế - Phòng Công tác sinh viên Vũ Thị Trang Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các khoa: - Khoa Tổ chức xây dựng quyền - Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực - Khoa Hành học - Khoa Văn thư - Lưu trữ - Khoa Quản trị văn phòng - Khoa Văn hoá - Thông tin xã hội - Khoa Nhà nước pháp luật - Khoa Khoa học Chính trị - Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Các tổ chức khoa học-công nghệ dịch vụ: - Viện Nghiên cứu phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trung tâm Tin học - Trung tâm Ngoại ngữ - Trung tâm Thông tin Thư viện - Tạp chí Đại học Nội vụ - Ban Quản lý ký túc xá Cơ sở đào tạo trực thuộc: - Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Miền Trung - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 10 Các tổ chức đoàn thể tổ chức xã hội khác 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Hành – Tổng hợp 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.1.1 Chức năngcủa Phòng Hành – Tổng hợp - Phòng Hành – Tổng hợp thành lập theo Quyết định205/QĐVũ Thị Trang Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thường xuyên cho cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao tầm hiểu biết làm việc hiệu quả, đạt chất lượng cao Lãnh đạo quan cần tuyên truyền phổ biến pháp luật, văn quy phạm pháp luật hoạt động văn phòng, từ cán bộ, công nhân viên hiểu vai trò, tầm quan trọng công tác Từ có quan tâm thích đáng, đến chuyên môn nghiệp vụ chuyên môn nghiệp vụ Vũ Thị Trang 28 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC I CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Vũ Thị Trang 29 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP Q.Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Bộ phận văn thư – lưu trữ Bộ phận bảo vệ Vũ Thị Trang Bộ phận tạp vụ Bộ phận Hành 30 Bộ phận nhà bếp Bộ phận lái xe Bộ phận Tổng hợp Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC III BẢN MÔ TẢ VỊ TRÍ VIỆC LÀM CHO TỪNG VỊ TRÍ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: Hà Nội, ngày tháng 11 năm 2014 /TB- HCTH THÔNG BÁO Về việc phân công nhiệm vụ cán viên chức, nhân viên Phòng Phòng Hành – Tổng hợp xin báo cáo Ban Giám hiệu Thông báo tới đơn vị thuộc trực thuộc Trường việc phân công nhiệm vụ cán viên chức, nhân viên Phòng sau: Đối với Lãnh đạo 1.1 Ông Hoàng Văn Thanh – Q.Trưởng phòng -Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường mặt hoạt động Phòng Hành – Tổng hợp; - Xây dựng kế hoạch, qui hoạch phát triển Phòng; - Phụ trách công tác tổ chức, cán bộ; thi đua, khen thưởng Phòng; - Phụ trách công tác tổng hợp, báo cáo; thông báo kết luận giao ban; - Theo dõi kế hoạch công tác Nhà trường đơn vị thuộc trực thuộc Trường; - Họp giao ban họp khác Nhà trường có thành phần tham dự Phòng; - Thừa lệnh Hiệu trưởng ký văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân Vũ Thị Trang 31 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cấp Hiệu trưởng; Ký giấy giới thiệu, giấy đường ký xác nhận giấy đường cho khách từ quan đến công tác lưu trú Trường; - Phụ trách công tác y tế, xanh, vệ sinh môi trường; Quản lý phòng thờ, phòng truyền thống; Nhà ăn cán bộ, nhà ăn sinh viên, phòng ăn VIP; Nhà khách; điện thoại, truyền hình cáp; biển tên, cờ, biển lớp, bảng tin, maket toàn Trường; - Giảng dạy theo qui định; - Thực nhiệm vụ khác Ban Giám hiệu giao 1.2 Ông Nguyễn Văn Dũng – Phó Trưởng phòng - Giúp Trưởng phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Phụ trách công tác thư ký, thực nhiệm vụ thư ký cho Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng; tiếp nhận, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ký phát hành văn Trường; + Phụ trách công tác thi đua – khen thưởng; Phối hợp thực theo dõi kế hoạch công tác Nhà trường đơn vị thuộc trực thuộc Trường; Lịch công tác tuần Trường; kết luận giao ban; tổng hợp, báo cáo; + Tổ chức Lễ Khai giảng Hội nghị Tổng kết công tác năm, Hội nghị CCVC Trường; + Phụ trách điều hành công tác văn thư, lưu trữ; + Phụ trách công tác cải cách hành Xây dựng văn hướng dẫn quy trình, thủ tục có liên quan đến công tác cải cách hành chính; + Phụ trách công tác lễ tân tiếp khách Ban Giám hiệu; Chuẩn bị nội dung, sở vật chất điều kiện cần thiết khác phục vụ cho họp Ban Giám hiệu; + Phụ trách thông tin, quảng bá hình ảnh Trường; Phụ trách công tác in ấn phẩm văn phòng; + Họp giao ban họp khác theo phân công Trưởng Phòng; + Ký thay Trưởng phòng văn bản, giấy tờ theo nhiệm vụ phân cấp; + Phụ trách công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức ngày lễ, tết Vũ Thị Trang 32 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm; quản lý theo dõi công tác phục vụ: phòng họp, hội trường phòng làm việc Ban Giám hiệu; Quản lý đặt vé máy bay cho CBVC Nhà trường; + Theo dõi việc thực “Quy chế văn hóa công sở” Trường; Theo dõi việc thực giấc làm việc họp chung CBVC Nhà trường; - Thực nhiệm vụ khác Ban Giám hiệu Trưởng phòng giao 1.3 Bà Dương Thị Dung – Phó Trưởng phòng - Giúp Trưởng phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Phụ trách công tác thư ký, thực nhiệm vụ thư ký cho Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng; tiếp nhận, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ký phát hành văn Trường; + Phụ trách công tác thi đua – khen thưởng; Phối hợp thực theo dõi kế hoạch công tác Nhà trường đơn vị thuộc trực thuộc Trường; Lịch công tác tuần Trường; kết luận giao ban; tổng hợp, báo cáo; + Tổ chức Lễ Khai giảng Hội nghị Tổng kết công tác năm, Hội nghị CCVC Trường; + Phụ trách điều hành công tác văn thư, lưu trữ; + Phụ trách công tác cải cách hành Xây dựng văn hướng dẫn quy trình, thủ tục có liên quan đến công tác cải cách hành chính; + Phụ trách công tác lễ tân tiếp khách Ban Giám hiệu; Chuẩn bị nội dung, sở vật chất điều kiện cần thiết khác phục vụ cho họp Ban Giám hiệu; + Phụ trách thông tin, quảng bá hình ảnh Trường; Phụ trách công tác in ấn phẩm văn phòng; + Họp giao ban họp khác theo phân công Trưởng Phòng; + Ký thay Trưởng phòng văn bản, giấy tờ theo nhiệm vụ phân cấp; + Phụ trách công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức ngày lễ, tết năm; quản lý theo dõi công tác phục vụ: phòng họp, hội trường phòng làm việc Ban Giám hiệu; Quản lý đặt vé máy bay cho CBVC Nhà trường; Vũ Thị Trang 33 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Theo dõi việc thực “Quy chế văn hóa công sở” Trường; Theo dõi việc thực giấc làm việc họp chung CBVC Nhà trường; - Thực nhiệm vụ khác Ban Giám hiệu Trưởng phòng giao 2.2 Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa – Chuyên viên - Giúp Lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Tổng hợp, xây dựng báo cáo định kỳ báo cáo đột xuất thực nhiệm vụ Trường trình Ban Giám hiệu Bộ, Ban, Ngành liên quan; + Theo dõiviệc thực giấc họp giao ban; kiểm tra phòng họp, chuẩn bị tài liệu, giấy mời… họp giao ban tuần, tháng, quý, tháng đầu năm; Thảo kết luận giao ban theo dõi thực kết luận giao ban đơn vị; + Soạn thảo lịch công tác hàng tuần Trường Sau Hiệu trưởng phê duyệt, phổ biến đến tận đơn vị, trang website Trường theo dõi, đôn đốc việc thực lịch công tác tuần; + Thực theo dõi, đôn đốc việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác kết thực nhiệm vụ Trường đơn vị Trường; + Dự trù, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị cho phòng làm việc Ban Giám hiệu, Phòng; + Đặt vé máy bay cho cán viên chức Nhà trường theo phê duyệt Hiệu trưởng; + Phối hợp thực kiểm tra, theo dõi việc thực “Quy chế văn hóa công sở” cá nhân đơn vị thuộc Trường; + Phối hợp thực công tác thư ký; Công tác cải cách hành chính; công tác thi đua – khen thưởng; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh Nhà trường; + Phối hợp thực công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức ngày Vũ Thị Trang 34 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lễ, tết năm Trường; - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng giao qui định; 2.3 Ông Phạm Thế Cường – Chuyên viên - Giúp Lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Thực công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp; + Phối hợp theo dõi biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket toàn Trường; +Quản lý, cung cấp, cập nhật nội dung thông tin Phòng website Trường; + Phối hợp đặt vé máy bay cho cán viên chức Nhà trường theo phê duyệt Hiệu trưởng; + Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, xanh; vệ sinh trường, lớp, khu nhà nội trú, công trình vệ sinh…; + Phối hợp thực công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho công tác chung Nhà trường; +Phối hợp thực công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức ngày lễ, tết năm Trường; + Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc; - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng giao 2.4 Ông Nông Trương Ngọc Sơn – Chuyên viên - Giúp Lãnh đạo Phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Phối hợp thực kiểm tra, theo dõi việc thực “Quy chế văn hóa công sở” cá nhân đơn vị thuộc Trường; +Thực nhiệm vụ in ấn phẩm văn phòng (logo, card visit Ban Giám hiệu, lịch, banner, tờ rơi, giấy giới thiệu ); + Thực công tác thuê, theo dõi, kiểm tra máy photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho công tác chung Nhà trường; Vũ Thị Trang 35 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Phối hợp thực công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức ngày lễ, tết năm Trường; + Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc; +Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, xanh; vệ sinh trường, lớp, khu nhà nội trú, công trình vệ sinh…; công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp; biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket toàn Trường; + Cập nhật, báo cáo kịp thời văn Quy phạm pháp luật ban hành; - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng giao 2.5 Bà Nguyễn Thị Thanh – Chuyên viên - Giúp Lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Chịu trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Nhà trường; + Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn đến, chụp, làm thủ tục chuyển giao văn đến Ban Giám hiệu, đơn vị cá nhân Trường chuyển phát qua bưu điện công văn, tài liệu gửi đi; tiếp nhận văn bản, theo dõi việc thực nội dung công việc đơn vị theo yêu cầu Bộ, Ban, Ngành…; + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành; + Phân loại, lưu trữ loại công văn, tài liệu gửi đến gửi theo quy định Nhà nước, Nhà trường; + Tổ chức, quản lý hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Trường Chủ trì xây dựng danh mục tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định Nhà nước; + Quản lý dấu Trường (trừ dấu tổ chức Đảng, tổ chức đoàn thể); đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo quy định thể thức thủ tục hành chính; + Cấp giấy đường cho cán viên chức công tác Ban Giám hiệu phê duyệt; cấp giấy giới thiệu cho cán viên chức, học sinh sinh viên; + Xây dựng qui định nhằm quản lý thống công tác Văn thư, lưu trữ Vũ Thị Trang 36 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng giao 2.6 Bà Hoàng Thị Thúy Lan – Chuyên viên - Giúp Lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Ghi số, vào sổ chuyển công văn, tài liệu gửi đơn vị Trường; + Phối hợp tiếp nhận, vào sổ, chuyển phát loại thư từ, bưu phẩm, bưu kiện gửi đến Ban Giám hiệu đơn vị Trường; + Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax điện thoại liên hệ công tác; + Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng đơn vị, cá nhân Trường; + Phối hợp thực công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho công tác chung Nhà trường; + Quản lý, lưu trữ, chỉnh lí loại văn Phòng theo qui định; + Thực nhiệm vụ hành (chấm công, soạn thảo văn bản, ghi biên họp, nhận văn bản…) Phòng; + Phối hợp thực công tác lễ tân họp; +Phối hợp thực công tác hiếu hỉ, khánh tiết; tổ chức ngày lễ, tết năm Trường; - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng giao 2.8 Bà Phạm Thị Duyên – Y sĩ - Giúp Lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Thường trực phòng y tế hành theo lịch; Kip thời thăm khám sơ cứu cho trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị bệnh; + Lên kế hoạch tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán viên chức học sinh – sinh viên toàn trường; + Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám Vũ Thị Trang 37 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chữa bệnh Nhà trường; + Xây dựng thực đầy đủ qui chế, tiêu chuẩn vệ sinh trường học Bộ Y tế, Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Nhà trường; + Tuyên truyền công tác phòng chống bệnh học đường phòng chống số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm cúm A (H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV học sinh – sinh viên toàn trường; + Tuyên truyền, giáo dục em học sinh – sinh viên công tác bảo vệ nguồn nước công tác vệ sinh môi trường, xây dựng môi trường học tập lành mạnh, xanh-sạch-đẹp-an toàn Tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn trùng gây bệnh - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng giao 2.9 Bà Đặng Thị Lý - Y sĩ - Giúp Lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Thường trực phòng y tế Cơ sở Đông Ngạc hành theo lịch học; Kịp thời thăm khám sơ cứu cho trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên Cơ sở bị bệnh; + Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho CBVC học sinh – sinh viên toàn trường; + Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, xanh; vệ sinh trường, lớp, khu nhà nội trú, công trình vệ sinh… Cơ sở; + Tuyên truyền tạo nhận thức công tác bảo vệ nguồn nước công tác vệ sinh môi trường, thực hiên tiêu chí xanh - - đẹp - an toàn; Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS phòng chống tệ nạn xã hội cách đa dạng thiết thực có hiệu Cơ sở Đông Ngạc; + Tuyên truyền công tác phòng chống bệnh học đường phòng chống số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm cúm A (H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV học sinh – sinh viên Vũ Thị Trang 38 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ sở; - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng giao 2.10 Bà Nguyễn Thị Tý – Y sĩ hợp đồng - Giúp Lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Thường trực phòng y tế hành theo lịch; Kip thời thăm khám sơ cứu cho trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị bệnh; + Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán viên chức học sinh – sinh viên toàn trường; + Kiểm tra, tình trạng vật tư, thiết bị y tế phục vụ công tác khám, chữa bệnh Nhà trường Báo cáo xây dựng kế hoạch lý vật tư hạn sử dụng; + Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, xanh; vệ sinh trường, lớp, khu nhà nội trú, công trình vệ sinh…; + Tuyên truyền tạo nhận thức môi trường Nhà trường, thực hiên tiêu chí xanh - - đẹp - an toàn; Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS phòng chống tệ nạn xã hội cách đa dạng thiết thực có hiệu quả; + Thực báo cáo định kỳ, thường xuyên công tác y tế; + Phối hợp tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn trùng gây bệnh - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng giao 2.11 Bà Nguyễn Thị Vượng – Viên chức hợp đồng - Giúp Lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Vệ sinh, chuẩn bị nước uống phòng làm việc Ban Giám hiệu hàng ngày; + Đóng mở cửa; phụ trách công tác lễ tân phòng họp, hội trường Nhà trường; + Tổ chức quản lý hoạt động, vệ sinh Phòng thờ tầng 7, nhà A; Vũ Thị Trang 39 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Quản lý, bảo quản kiểm kê tài sản, đồ dùng Nhà khách, phòng họp, hội trường phòng truyền thống; dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa vật dụng thuộc Nhà khách, phòng họp; + Quản lý, bảo quản cấp trang phục cử nhân theo kế hoạch Nhà trường; + Phối hợp thực công tác lễ tân Nhà trường - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng giao 2.12 Bà Đỗ Thị Thúy Hạnh – Nhân viên hợp đồng - Giúp Lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: + Quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài sản, đồ dùng nhà ăn; dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa vật dụng thuộc nhà ăn; + Phục vụ cơm hàng ngày cho cán viên chức Nhà trường khách theo qui định tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm; + Làm thủ tục công nhận đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm Nhà ăn - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng giao Thông báo thay cho Thông báo số 25 ngày 06 tháng năm 2014 Phòng Hành – Tổng hợp Căn nhiệm vụ phân công đây, cán viên chức, nhân viên cần nắm vững quy định Nhà nước, Bộ Nội vụ Trường hoạt động công tác mình, thường xuyên bám sát chương trình công tác phối hợp thực tốt công việc Phòng Hành - Tổng hợp xin báo cáo Ban Giám hiệu thông báo tới đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Trường việc phân công nhiệm vụ cán viên chức, nhân viên Phòng để tiện liên hệ công tác./ Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG - Hiệu trưởng (để báo cáo); - Các Phó Hiệu trưởng (để báo cáo); - Các đơn vị thuộc, trực thuộc Trường; - Các cán viên chức, nhân viên phòng HCTH; Hoàng Văn Thanh - Lưu: HCTH Vũ Thị Trang 40 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC IV SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Tiếp nhận Xử lý văn Vào sổ Gửi văn văn bản theo dõi đến đơn (1) (2) (3) vị, cá nhân (4) Vũ Thị Trang 41 Lớp: QTVP K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC V SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Đơn vị Kiểm Tập Kiểm VPHV Xử lý chức tra nội hợp tra thể Trình ký văn dung văn thức Ban soạn văn văn Giám văn thư thảo trình đốc Học (4) (5) văn (2) ký (3) viên (6) (1) Vũ Thị Trang 42 Lớp: QTVP K12D