Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 2 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN THÀNH AN 3 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An 3 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An 4 1.1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An. 5 1.2. Khảo Sát Tình Hình Tổ Chức, Quản Lý, Hoạt Động Công Tác Văn Phòng Của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An. 6 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty Thành An 6 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 6 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng. 9 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ” 16 2.1. Cơ sở lý luận về công tác Văn thư 16 2.1.1. Khái niệm về công tác Văn thư 16 2.1.2.Yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ 16 2.1.3.Vai trò của công tác Văn thư. 17 2.1.4.Ý nghĩa của công tác Văn thư. 17 Tìm hiểu về công tác văn thư của cơ quan. 17 2.2.1.Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 18 2.2.2.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 18 2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản. 19 2.2.4. Quản lý con dấu 28 2.2.5.Tìm hiểu một số phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn thư của cơ quan. 33 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 3.1.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm trong công tác Văn thư 35 3.1.1. Ưu điểm: 35 3.1.2. Những nhược điểm. 35 3.2. Đề xuất và kiến nghị 36 KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC 41 Phụ lục 01:(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An) 42 Phụ lục 02 :(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An) 43 Phụ lụ 03:(Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi) 44 Phụ lục 04:(Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến) 45 Phụ lục 05:(Một số văn bản do Công ty ban hành ) 46 Phụ lục 06: (Quy chế về công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty Cổ phần Xây lắp điện Thành An) 45
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HOÀNG TRUNG THÔNG BÁO CÁO THỰC TẬP KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B KHÓA HỌC 2012 – 2016 Tên quan: Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An Địa chỉ: Số 8, tổ 53, P.Dịch Vọng Hậu, Q Cầu Giấy, TP Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Phạm Lê Quỳnh Trang Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng Hà Nội - 2016 MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài .1 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo .2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN THÀNH AN .3 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An 1.1.2.Cơ cấu tổ chức máy Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An 1.2 Khảo Sát Tình Hình Tổ Chức, Quản Lý, Hoạt Động Công Tác Văn Phòng Của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Công ty Thành An .6 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí Văn phòng PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ” 16 2.1 Cơ sở lý luận công tác Văn thư 16 2.1.1 Khái niệm công tác Văn thư 16 2.1.2.Yêu cầu công tác văn thư -lưu trữ 16 2.1.3.Vai trò công tác Văn thư 17 2.1.4.Ý nghĩa công tác Văn thư 17 2.2 Tìm hiểu công tác văn thư quan .17 2.2.1.Mô hình tổ chức văn thư quan 18 2.2.2.Công tác soạn thảo ban hành văn .18 2.2.3 Công tác quản lý giải văn 19 2.2.4 Quản lý dấu 28 2.2.5.Tìm hiểu số phần mềm sử dụng công tác văn thư quan 33 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 3.1.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Văn thư 35 3.1.1 Ưu điểm: 35 3.1.2 Nhược điểm 35 3.2 Đề xuất kiến nghị .36 KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC 41 Phụ lục 01: .42 (Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An) 42 Phụ lục 02 : 43 (Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An) 43 Phụ lụ 03: 44 (Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đi) .44 Phụ lục 04: .45 (Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến) 45 Phụ lục 05: .46 (Một số văn Công ty ban hành ) 46 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại phát triển theo xu hướng toàn cầu hóa nay, sống môi trường hóa đại, chuyên nghiệp Cùng với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ có vai trò lớn thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi, văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư-lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói, công tác văn thưlưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Từ đó, lãnh đạo đưa sách đứng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Để tìm hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác Văn thư lưu trữ, nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành, trình thực tập Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An, xin đưa đề tài: “Tìm hiểu việc thực công tác văn thư Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An” Mục tiêu đề tài Đề tài thực tập nghiên cứu nhằm đạt mục đích sau: - Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư lưu trữ - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An - Đề xuất ý kiến giải pháp nhằm giải hạn chế công tác Văn thư Công ty Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài tình hình hoạt động công tác Văn thư lưu trữ - Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An Nguồn tài liệu tham khảo Tài liệu tham khảo bao gồm: báo cáo thực tập khóa trước - Giáo trình Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Giáo trình Văn thư – Lưu trữ Lịch sử vấn đề nghiên cứu - Đã có nhiều nghiên cứu công tác Văn thư-lưu trữ nước Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu vấn đề Công ty Do vậy, xin tiếp tục kế thừa kết nghiên cứu trước để làm sáng tỏ vấn đề Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An Phương pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát; - Phương pháp điều tra, khảo sát; - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp phân tích, phương pháp thu thập, tổng hợp tài liệu; - Phương pháp so sánh, đối chiếu Bố cục đề tài Ngoài phần lời nói đầu kết luận, nội dung báo cáo chia làm phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An Phần II: Chuyên đề tự chọn “ Tìm hiểu công tác Văn thư” Phần III: Kết luận đề xuất, kiến nghị - Phụ lục - Danh mục tài liệu tham khảo Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN THÀNH AN 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An Đôi nét Công ty Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An thành lập ngày 20 tháng 06 năm 2008 Với hình thức Công ty Cổ phần đóng góp 03 cổ đông Là Công ty lĩnh vực sản xuất, buôn bán kinh doanh với nhiều mặt hàng, sản phẩm, ngành nghề nước Trụ sở đặt tại: Số 8, tổ 53, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầy Giấy, Thành Phố Hà Nội Công ty doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, hoạt động theo nguyên tắc kinh tế độc lập Có dấu riêng, mở tài khoản ngân hàng theo quy định pháp luật, đăng kí kinh doanh theo luật định, tổ chức hoạt động theo Luật doanh nghiệp Điều lệ công ty cổ phần Đại hội đồng cổ đông thông qua Nhận thấy thời tình hình nhu cầu thị trường, Công ty Cổ phần xây lắp điện Thành An nhanh chóng hòa nhập tiếp cận với thị trường cạnh tranh nước Được biết đến lĩnh vực đầu tư, xây dựng, kinh doanh, sản xuất thiết bị vật tư điện Vốn cổ phần: + Vốn điều lệ 80.000.000.000 đồng (Tám mươi tỷ đồng) + Số cổ phần: 800.000 cổ phần + Mệnh giá cổ phần: 100.000 đồng/cổ phần Loại cổ phần: + Cổ phần phổ thông: 800.000 cổ phần + Cổ phần ưu đãi: (không) Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An bước phát triển để trở thành Công ty thực lớn mạnh thu hút thị trường phát triển Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng đất nước 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An Chức năng: - Lập hồ sơ thầu, hợp đồng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, đường dây tải điện, bưu viễn thông, kỹ thuật hạ tàng, san - Giám sát kỹ thuật, quản lý dự án đầu tu xây dựng công trình - Gia công khí, xử lý tráng phủ kim loại - Thiết kế cấp thoát nước công trình xây dựng - Thiết kế hệ thống điện công trình dân dụng, công nghiệp - Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa - Vận tải hàng hóa, vận tải khách theo hợp đồng ô tô - Dịch vụ chuyển giao công nghệ lĩnh vực bưu viễn thông - Dịch vụ xây lắp, sửa chữa bảo trì công trình bưu viễn thông, phát thanh, truyền hình sản phẩm Công ty kinh doanh - Dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì thiết bị vật tư, linh kiện điện, điện tử - Mua bán, cho thuê máy móc thiết bị phục vụ công nghiệp, xây dựng, giao thông - Mua bán phụ tùng thay cho thiết bị điện, điện tử, máy móc công nghiệp - Tư vấn, lắp đặt thi công, dịch vụ bảo hành, bảo trì công trình điện, điện dân dụng - Xây dựng công trình điện, đường dây tải điện, trạm biến áp đến 35KV - Xuất mặt hàng Công ty kinh doanh Nhiệm vụ: - Làm đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanh hoạt động theo quy định nhà nước - Xây dựng thực kế hoạch kinh doanh sở tôn trọng pháp luật - Tạo lập quản lý sử dụng có hiệu nguồn vồn kinh doanh - Mở rộng hợp tác với đối tác, tăng cường thêm lĩnh vực kinh doanh Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng ngành xây dựng - Xây dựng đội ngũ cán công nhân có tay nghề cao - Tạo uy tín cho khách hàng đặc biệt đơn vị khách hàng chủ chốt - Xây dựng mục tiêu phát triển Công ty ngày phát triển tạo chỗ đứng thị trường 1.1.2.Cơ cấu tổ chức máy Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An Cơ cấu tổ chức Công ty xây lắp điện Thành An gồm: - Đại hội cổ đông: Có toàn quyền định vấn đề liên quan đến quyền lợi Công ty theo luật doanh nghiệp - Hội đồng quản trị: Có toàn quyền nhân danh Công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi Công ty, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội cổ đông - Giám đốc Công ty: Do chủ tịch Hội đồng quản trị tuyển chọn bãi nhiệm, Giám đốc có trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, đồng thời đại diện cho quyền lợi toàn cán công nhân viên toàn Công ty - Các phó giám đốc: Thay mặt giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh giám đốc vắng, người giúp việc cho giám đốc, trực tiếp phụ trách mảng công việc cụ thể - Phòng Tài kế toán: Làm nhiệm vụ quản lý tài tổ chức công tác kế toán Ghi chép thu thập số liệu, sở đó, cung cấp thông tin kinh tế kịp thời, xác, giúp Ban giám đốc phân tích, đánh giá tình hình sản xuất, tính toán hiệu sản xuất kinh doanh đơn vị - Phòng Hành – Tổ chức: Làm nhiệm vụ quản lý toàn nhân Công ty, theo dõi chế độ tiền lương, thưởng, thực công tác xét duyệt, khen thưởng, kỷ luật Công ty, công tác hành văn thư - Phòng kinh tế - kế hoạch: Xây dụng kế hoạch ngắn hạn dài hạn Phối hợp với phòng ban phân tích tình hình sản xuất kinh doanh Công ty - Phòng kỹ thuật thi công – vật tư: Chịu điều hành giám đốc, chịu Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng trách nhiệm trước giám đốc việc mua thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất, phụ trách công tác kỹ thuật thi công Công ty - Các đội xây lắp giao nhiệm vụ nhau, xây dựng công trình ĐZ trạm điện - Các tổ sản xuất: Là phân nhánh nhỏ theo đạo cấp với sản phẩm sản xuất hạng mục công trình (Phụ lục số 01: sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần xây lắp điện Thành An) 1.2 Khảo Sát Tình Hình Tổ Chức, Quản Lý, Hoạt Động Công Tác Văn Phòng Của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Công ty Thành An Văn phòng máy điều hành, tổng hợp quan, doanh nghiệp, nơi thu nhận xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức Hoạt động tổ chức công tác Văn phòng có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn trình xử lý văn bản, giấy tờ quan đến kết hoạt động quan Do đó, quan, việc tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Văn phòng cho phù hợp sở phân tích cấu tổ chức, số lượng văn đến, chức năng, nhiệm vụ quan Công tác Văn phòng Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An tổ chức theo hình thức tập trung Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan tập trung vào đầu mối, giúp cho việc tra tìm văn bản, tài liệu thuận tiện, việc kiểm tra chất lượng quy trách nhiệm dễ dàng 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Chức - Kiểm tra, đôn đốc phận Công ty thực nghiêm túc nộ quy, quy chế Công ty Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng xác • Có thể nói, Công ty chưa áp dụng nhiều phần mềm vào công tác văn thư bước đầu đạt số hiệu định Tuy áp dụng số phần mềm vào công tác văn thư việc sử dụng phần mềm cho thấy cán bộ, nhân viên văn phòng Công ty có trình độ chuyên môn định, áp dụng tốt ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý thực công việc văn phòng Tạo điều kiện để sớm hoàn thành công việc cách nhanh chóng, kịp thời, xác Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 34 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Văn thư Trong thời gian thực tập Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An, qua tìm hiểu, kết hợp với thực hành có vài nhận xét theo ý chủ quan công tác Văn thư Công ty sau: 3.1.1 Ưu điểm: • Trong thời gian thực tập công ty, nhận thấy làm việc công ty nói chung cán Văn phòng nói riêng thực nghiêm túc triệt để, thời gian làm việc buổi sáng từ 7h30 phút đến 11h30 phút, buổi chiều từ 13h30 phút đến 17h30 Việc làm quy định Nhà nước đồng thời đảm bảo cho trình hoạt động quan thông suốt, nâng cao hiệu công việc • Đội ngũ cán công ty Ban Giám đốc tạo điều kiện cho học thêm khoá ngắn hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn • Công tác Văn thư đầu tư trang thiết bị đại như: máy tính nối mạng, máy in, máy fax, máy phôtô, Các phần mềm tin học có sẵn máy vi tính cung cấp cho việc quản lý công tác văn thư thuận tiện • Các khâu nghiệp vụ công tác công tác Văn thư tổ chức cách khoa học, đảm bảo giải công việc cách nhanh chóng, kịp thời, xác • Đã nắm bắt ứng dụng công nghệ thông tin kịp thời 3.1.2 Nhược điểm • Có thể nói rằng, thu thập xử lý thông tin lao động tất yếu mang tính thường xuyên người tham gia hoạt động quản lý Nhưng Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An khâu công tác Văn thư làm tốt việc soạn thảo văn nhiều thiếu xót, chưa chấp hành nghiêm chỉnh, nhiều Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 35 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng văn chưa thực triệt để theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPVP ban hành ngày 6/5/2005, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ban hành ngày 22/11/2012 Có lẽ, Công ty mang tính chất tư nhân nên công tác quản lý thu thập thông tin việc chấp hành nguyên tắc Nhà nước nhiều nhiều hạn chế so với đơn vị thuộc Nhà nước Vì mang tính không bắt buộc nên nhiều bị xem nhẹ cố tình chống đối • Việc quản lý, giải văn đến chậm triển khai, chí bị bỏ xót, bỏ quên văn thư Vẫn tình trạng chuyển nhầm công văn cho cá nhân, đơn vị nhiều công văn đến lúc nhiều mà cán Văn thư thiếu nhân lực • Mặt khác việc lập hồ sơ chưa thực mà tài liệu lưu dạng văn rời lẻ, chưa lập hồ sơ hành gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu Điều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu hoạt động quản lý quan • Ở công tác văn thư chưa chặt chẽ, với loại sổ như: lập hồ sơ hành, sổ đăng ký văn mật không có, điều không bảo đảm an toàn tài liệu, không góp phàn giữ gìn cho thông tin thuộc bí mật quan không bị rò rỉ • Chưa xây dựng hệ thống tra cứu tài liệu hoàn chỉnh mà tra tìm phương pháp thủ công Vì vậy, việc tìm tài liệu khó khăn, đặc biệt khối lượng văn lại tương đối nhiều Điều gây ảnh hưởng xấu tới hiệu công việc 3.2 Đề xuất kiến nghị • Trong trình khảo sát, thực tập, nghiên cứu vào thực tiễn công tác Văn thư Công ty Cổ phần Xây lắp Điện Thành An Tôi thấy học hỏi thêm nhiều điều lạ hoạt động kinh doanh quản lý công tác Văn thư công ty Vận dụng lý luận học vào thực tiễn xin đóng góp số ý kiến, với mong muốn góp phần nhỏ bé để công tác Văn thư Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 36 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng Công ty ngày vào chiều sâu hoạt động có hiệu + Cán lãnh đạo công ty cần tuyên truyền phổ biến pháp luật văn quy phạm pháp luật công tác Văn thư, để từ cán bộ, công nhân viên hiểu vai trò tầm quan trọng công tác Từ đó, có quan tâm thích đáng đến nghiệp vụ chuyên môn + Cần điều chỉnh hệ số lương, quan tâm động viên mặt tinh thần giúp nhân viên Văn thư yên tâm công tác, từ nâng cao hiệu công việc + Công ty có đầu tư áp dụng rộng rãi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư Đây việc làm thiết thực thời đại Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước Vì vậy, Công ty phải đào tạo cho nhân viên Văn thư không giỏi chuyên môn nghiệp vụ mà người sử dụng thành thạo hệ thống công nghệ thông tin, ứng dụng khoa học kỹ thuật vào thực tiễn Muốn vậy, Công ty phải cử nhân viên Văn thư học khoá học ngắn hạn để nắm bắt kịp thời nâng cao tay nghề + Công ty cần phải ban hành quy định riêng công tác Văn thư tuyên truyền cho phòng ban, Công ty + Phải có quy định cụ thể thời gian giao nộp tài liệu đơn vị, tránh trường hợp nhân viên vừa làm vừa chơi đến hạn nộp làm qua loa, hiệu + Nhân viên Văn thư nên cài đặt chương trình lưu trữ văn máy thường xuyên bảo quản tra tìm tài liệu cách nhanh Đồng thời, hạn chế sổ sách, tiết kiệm chi phí mua tủ đựng sổ sách tài liệu, tiết kiệm không gian phòng làm việc, hạn chế việc lập loại sổ thời gian + Nhân viên Văn thư nên học hỏi tìm hiểu nghiên cứu thêm văn Nhà nước quy định công tác Công văn giấy tờ để tránh lạc hậu, sai sót để thực tốt nghiệp vụ + Nhân viên Văn thư nên tiến hành lập hồ sơ hành lập danh mục hồ sơ sớm tốt để tránh mát văn Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 37 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng + Tiếp tục đổi chế hoạt động để nâng cao chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian làm việc + Đẩy mạnh việc đối ngoại với quan khác nhằm làm tăng vai trò phận hoạt động Công ty Trên số đề xuất cá nhân tôi, hy vọng đề xuất góp phần khắc phục hạn chế phát huy tốt ưu điểm công tác Văn thư Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 38 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng KẾT LUẬN Nhìn chung, trang thiết bị văn phòng đặc biệt công tác Văn thư Công ty dần đại hóa để đáp ứng yêu cầu công việc, giúp hoàn thành công việc nhanh chóng Bên cạnh đó, môi trường làm việc cải thiện, phòng làm việc trang bị đại Cán văn thư người có trình độ kinh nghiệm công việc nên việc tổ chức, quản lý giải văn đi, văn đến hoàn thành kịp thời, đáp ứng công việc Cán văn phòng có trình độ chuyên môn tốt, tinh thông nghiệp vụ, thực nội quy, văn hóa công sở Các trang thiết bị văn phòng xếp cách khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng Mặc dù công có khối lượng văn nhiều công tác văn thư – lưu trữ hoạt động có hiệu quả, quy trình thực chặt chẽ, đảm bảo nhanh chóng, xác, kịp thời, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu giúp cho máy Công ty thực tốt nhiệm vụ Để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ việc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà việc học tập kinh nghiệm, kiến thức qua trải nghiệm thực tế Là sinh viên năm cuối, ý thức rằng, để trang bị kiến thức hiểu biết phải cố gắng tự học hỏi, trau dồi kiến thức lý thuyết lẫn thực tiễn để sau làm tốt công việc Qua thời gian thực tập Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An, trang bị thêm cho nhiều kiến thức kinh nghiệm cho thân Đó không nắm rõ kiến thức nghiệp vụ mà kỹ sống, cách ứng xử nơi công sở Trên sở nghiên cứu tài liệu liên quan đến tổ chức hoạt động Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An, với kiến thức thu thập qua trình thực tập giúp củng cố thêm kiến thức học suốt thời gian qua Với giúp đỡ tận tình lãnh đạo Văn phòng đặc Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 39 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng biệt chị Phạm Lê Quỳnh Trang – cán nhân viên Văn thư, giúp áp dụng lý thuyết mà thu thập vào thực tế Trong trình thực hành nhiều hạn chế xong học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế để làm hành trang sau trường Mặc dù, trình làm báo cáo, nhận hướng dẫn bảo tận tình anh chị Công ty với giúp đỡ thầy, cô giáo Nhà trường Nhưng, thời gian thực tập không dài, kinh nghiệm thực tế thân hạn chế không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong nhận quan tâm, nhân xét, đánh giá tận tình cán hướng dẫn thầy cô để báo cáo hoàn thiện Tôi xin trân trọng cảm ơn giúp đỡ lãnh đạo, anh chị nhân viên, cán Văn phòng Công ty Cổ phần Xây lắp Điện Thành An, đặc biệt chị Phạm Lê Quỳnh Trang – cán nhân viên văn phòng tận tình bảo giúp đỡ việc tiếp cận công việc, khảo sát thực tế, thu thập tài liệu, giải thích cho vấn đề liên quan đến công việc thực tế sau Đồng thời cảm ơn giảng viên ThS Lâm Thu Hằng hướng dẫn cho để hoàn thành tốt thực tập Công ty Cổ phần Xây lắp Điện Thành An Hà nội, ngày 11 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Hoàng Trung Thông Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 40 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng PHỤ LỤC Phụ lục số 01: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An Phụ lục số 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An Phụ lục số 03: Sơ đồ quy trình quản lý giải văn Phụ lục số 04: Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến Phụ lục số 05: Một số văn sai thể thức Phụ lục số 06: Quy chế công tác Văn thư – lưu trữ Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 41 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng Phụ lục 01: (Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An) ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Phòng Tài Chính Kế Toán Phòng Hành Chính Tổ Chức Phòng Kinh Tế Kế Hoạch Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B Phòng Kỹ Thuật Thi Công Vật Tư 42 Các Đội Xây Lắp Điện Các Tổ Sản Xuất Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng Phụ lục 02 : (Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An) TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG TỔ VĂN THƯ LƯU TRỮ TỔ LỄ TÂN, BẢO VỆ TỔ QUẢN TRỊ Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B TỔ KẾ TOÁN 43 TỔ NHÀ ĂN TỔ Y TẾ Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng Phụ lụ 03: (Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đi) Tiếp nhận yêu cầu Bước Nghiên cứu soạn thảo văn Bước Bước Sơ đồ quản lý văn Bước Duyệt văn Kiểm tra hồ sơ Bước Kiểm tra thể thức văn Bước Vào sổ đăng ký văn Bước Làm thủ tục phát hành theo dõi việc phát hành văn đi; Bước Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B Lưu văn 44 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng Phụ lục 04: (Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến) Bước Bước Bước Sơ đồ quản lý văn đến Bước Thủ tục tiếp nhận văn đến Phân loại sơ bóc bì văn Đóng dấu đến ghi sổ vào ngày đến Vào sổ đăng ký văn đến Bước Trình lãnh đạo phê duyệt Bước Phân chuyển văn đến Bước Giải quyết, theo dõi giải văn đến Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 45 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng Phụ lục 05: (Một số văn Công ty ban hành ) Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 46 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng Phụ lục số 06: (Quy chế công tác Văn thư – lưu trữ Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An) Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 47 Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản Trị Văn Phòng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giáo trình Văn thư – Lưu trữ Giáo trình Nghiệp vụ Thư ký văn phòng Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008 http://vanthuluutru.net/static/vai-tro-cua-cong-tac-van-thu/ 6.http://text.123doc.org/document/286548-thuc-trang-cua-cong-tac-vanthu-luu-tru-o-viet-nam.htm 7.https://www.facebook.com/daotaonghiepvuvanthuluutru/posts/63094900 3684066 Hoàng Trung Thông - Lớp QTVP K1B 48 Báo Cáo Thực Tập