Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI NÓI ĐẦU 1 .LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Lịch sử luôn luôn thay đổi , xã hội và con người cũng từng bước thay đổi theo dòng chảy lịch sử. Nhu cầu trao đổi thing tin của con người ngày càng nhiều hơn và phong phú hơn phục vu hiệu quả nhất cho nhu cầu công việc và cuộc sống. Chính vì vậy từ khi xuất hiện con người đã tìm mọi phương thức để trao đổi thông tin với nhau , cùng với sự thay đổi không ngừng của thế giới cách thức để trao đổi thông tin cũng trở lên đa dạng hơn ,chính xác hơn . mặc dù có những thay đổi như vậy nhưng rao đổi thông tin bằng văn bản trong công việc vẫn được sử dụng phổ biến nhất. Đặc biệt ở đất nước ta trong các cơ quan nhà nước cơ quan hành chính sự nghiệp văn bản là phương thức trao đổi thông tin chủ yếu nhất để quản lý, điều hành công việc của cơ quan. Và ở hầu khắp các cơ quan thì bộ phận văn thư chính là nơi tiếp nhận và chuyển giao văn bản. Lựa chọn UBND Huyện Gia Lâm là địa điểm nghiên cứu để hiểu rõ hơn về công tác lưu trữ. Lý do tôi chọn đề tài “Thực trạng công tác văn thư UBND Huyện Gia Lâm” vì tôi là sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ tôi muốn vận dụng những kiến thức đã học để hiểu kĩ sâu hơn. Lý do thứ hai vì Gia Lâm là quê hương của tôi sẽ dễ dàng thuận lợi hơn cho việc đi lại và thu thập thông tin. Với những lý do trên tôi đã quyết định lựa chọn vấn đề này làm đề tài cho bài tập tiểu luận của mình. 2. Đối tượng nghiên cứu CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN GIA LÂM THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Trung tâm lưu trữ Thành phố Hải Phòng. Phạm vi thời gian: số liệu điều tra vào khoảng năm 2010. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp khảo sát thực địa. Phương pháp nghiên cứu tài liệu, thư viện. Phương pháp phân tích và tổng hợp. Phương pháp xử lý thông tin. 5. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung bài báo cáo gồm có 3 chương: Chương 1. Sự ra đời,chức năng ,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Gia lâm Chương 2.Thưc trạng công tác văn thư của UBND huyện Gia Lâm Chương 3. : MỘT SÓ GIẢI PHÁP VÀ KĨỂN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN BÂN HUYỆN GIA LÂm
LỜI NÓI ĐẦU LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Lịch sử luôn thay đổi , xã hội người bước thay đổi theo dòng chảy lịch sử Nhu cầu trao đổi thing tin người ngày nhiều phong phú phục vu hiệu cho nhu cầu công việc sống Chính từ xuất người tìm phương thức để trao đổi thông tin với , với thay đổi không ngừng giới cách thức để trao đổi thông tin trở lên đa dạng ,chính xác có thay đổi rao đổi thông tin văn công việc sử dụng phổ biến Đặc biệt đất nước ta quan nhà nước quan hành nghiệp văn phương thức trao đổi thông tin chủ yếu để quản lý, điều hành công việc quan Và hầu khắp quan phận văn thư nơi tiếp nhận chuyển giao văn Lựa chọn UBND Huyện Gia Lâm địa điểm nghiên cứu để hiểu rõ công tác lưu trữ Lý chọn đề tài “Thực trạng công tác văn thư UBND Huyện Gia Lâm” sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ muốn vận dụng kiến thức học để hiểu kĩ sâu Lý thứ hai Gia Lâm quê hương dễ dàng thuận lợi cho việc lại thu thập thông tin Với lý định lựa chọn vấn đề làm đề tài cho tập tiểu luận Đối tượng nghiên cứu CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN GIA LÂM THÀNH PHỐ HÀ NỘI Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Trung tâm lưu trữ Thành phố Hải Phòng - Phạm vi thời gian: số liệu điều tra vào khoảng năm 2010 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp khảo sát thực địa - Phương pháp nghiên cứu tài liệu, thư viện - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp xử lý thông tin Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, nội dung báo cáo gồm có chương: Chương Sự đời,chức ,nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND huyện Gia lâm Chương 2.Thưc trạng công tác văn thư UBND huyện Gia Lâm Chương : MỘT SÓ GIẢI PHÁP VÀ KĨỂN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN BÂN HUYỆN GIA LÂm CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TÓM TẮT VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN GIA LÂM 1.Sự đời,chức ,nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND huyện Gia Lâm 1.1 Sự đời Huyện Gia Lâm nằm phía Đông Thủ đô Hà Nội Phía Bắc Huyện quận Long Biên, phía Tây Nam có địa giới dòng sông Hồng, bên bờ huyện Thanh Trì quận Hoàng Mai, phía Đông Bắc Đông giáp với huyện Từ Sơn, Tiên Du, Thuận Thành tỉnh Bắc Ninh; phía Nam giáp với huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên Diện tích: 114,79 km2 Huyện Gia Lâm ngày gồm 20 xã, thị trấn Đó xã: Bát Tràng, Cổ Bi, Dương Hà, Dương Quang, Dương Xá, Đặng Xá, Đa Tốn, Đình Xuyên, Đông Dư, Kiêu Kỵ, Kim Lan, Kim Sơn, Lệ Chi, Ninh Hiệp, Phù Đổng, Phú Thị, Trung Màu, Yên Viên, Yên Thường, Văn Đức thị trấn: Yên Viên, Trâu Quỳ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND Huyện * Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Uỷ ban nhân dân tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Uỷ ban nhân dân thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa chống biểu quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm biểu tiêu cực khác cán bộ, công chức máy quyền địa phương Hiệu hoạt động Uỷ ban nhân dân bảo đảm hiệu hoạt động tập thể Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, thành viên khác Uỷ ban nhân dân quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định, Uỷ ban nhân dân định, thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn * Nhiệm vụ, quyền hạn UBND cấp huyện a Trong lĩnh vực kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương; phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, toán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBND cấp xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách, kiểm tra nghị HĐND cấp xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định luật ngân sách - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai - Xây dựng, trình HĐND cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình - Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ, hải sản - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ, quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật - Xem xét quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Tham gia với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND tỉnh d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện, quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng, tổ chức việc thực sách nhà ở, quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn - Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xâu dựng theo phân cấp UBND cấp tỉnh e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn - Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn f Trong lĩnh vực văn hoá, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội thể dục thể thao - Xây dựng trương trình đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, y tế, thể dục thể thao, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non, thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn, đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử - Quản lý công trình công cộng phân cấp, hướng dẫn phòng trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử, văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế, quản lý trung tâm y tế, trạm y tế, đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân, phòng chống dịch bệnh, bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa, bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm - Tổ chức đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động, tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo g Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương - Tổ chức thực bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện, ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương h Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội - Tổ chức phòng trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân Thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản lý lực lượng dự bị động viên, đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước, thực biện pháp phòng ngừa phòng chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương - Chỉ đạo kiểm tra việc quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương - Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội i Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt - Chỉ đạo kiểm tra thực sách dân tộc, sách tôn giáo, quyền tự do, tín ngưỡng, tôn giáo, theo khong theo tôn giáo công dân địa phương - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách nhà nước theo quy định pháp luật k Trong lĩnh vực thi hành pháp luật - Tổ chức, đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp - Tổ chức thực đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn - Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước, tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân, hướng dẫn, đạo công tác hoà giải xã, thị trấn l Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND cấp theo hướng dẫn UBND cấp - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp UBND cấp - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện - Xây dựng đề án thành lập mới, sát nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình HĐND cấp thông qua để trình cấp xem xét định Xây dựng đề án thành lập quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân theo hướng dẫn Chính phủ trình Hội đồng nhân dân định 2.2 Nhiệm vụ cụ thể: a) Công tác xây dựng văn quy phạm pháp luật: - Trình UBND quận, huyện văn để tổ chức thực sách, chế độ pháp luật quản lý công tác tư pháp địa bàn quận, huyện; - Thẩm định chịu trách nhiệm trước UBND quận, huyện nội dung thẩm định dự thảo văn quy phạm pháp luật UBND quận, huyện ban hành kèm theo quy định pháp luật; thẩm định dự thảo hương ước, quy ước thôn, làng trước trình Chủ tịch UBND quận, huyện phê duyệt; - Tổ chức lấy ý kiến nhân dân dự án luật, pháp luật theo đạo UBND quận, huyện hướng dẫn Sở tư pháp; - Rà soát, hệ thống hóa văn quy phạm pháp luật HĐND UBND quận, huyện ban hành; b) Về kiểm tra văn quy phạm pháp luật: - Giúp UBND quận, huyện kiểm tra văn UBND quận, huyện ban hành; hướng dẫn UBND xã, phường thị trấn thực tự kiểm tra văn quy phạm pháp luật; - Thực kiểm tra văn quy phạm pháp luật HĐND UBND xã, phường thị trấn theo quy định pháp luật; trình chủ tịch UBND quận, huyện định biện pháp xử lý văn trái pháp luật xã, phường, thị trấn bàn hành; c) Về phổ biến, giáo dục pháp luật: - Xây dựng, trình UBND quận, huyện kế hoạch phổ biến giáo dục pháp luật hàng năm địa phương; tổ chức thực kế hoạch sau phê duyệt; - Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng khai thác tủ sách pháp luật xã phường, thị trấn quan, đơn vị địa phương theo quy định pháp luật; - Thường trực Hội đồng phối hợp công tác phổ biến, giáo dục pháp luật quận, huyện; d) Giúp UBND quận, Sở Tư pháp quản lý nhà nước công tác thi hành án dân địa phương; thường trực Ban đạo thi hành án dân quận, huyện; e) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động chứng thực UBND xã, phường thị trấn; thực chứng thực số việc theo ủy quyền Chủ tịch UBND quận, huyện theo quy định pháp luật; f) Hướng dẫn, kiểm tra việc đăng ký quản lý hộ tịch; quản lý sổ sách, biểu mẫu hộ tịch theo quy định pháp luật; g) Thực trợ giúp pháp lý cho người nghèo đối tượng sách theo quy định pháp luật; h) Tổ chức triển khai thực quy định công tác hòa giải địa bàn theo đạo quan tư pháp cấp UBND quận, huyện; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ hòa giải địa phương theo hướng dẫn quan Tư pháp cấp trên; i) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ công tác tư pháp xã, phường, thị trấn; j) Báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác giao với UBND quận, huyện Sở tư pháp theo quy định; k) Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật UBND quận, huyện giao Phòng Nội vụ - Giúp HĐND UBND Quận, Huyện tổ chức thực bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND, UBND cấp - Xây dựng phương án xây dựng, củng cố Chính quyền cấp xã, phường, thị trấn; quản lý đội ngũ cán xã, phường, thị trấn thực chế độ sách cán xã, phường, thị trấn - Thường trực giúp UBND Quận, Huyện đạo, thực hiện, kiểm tra công tác cải cách hành địa bàn Quận, Huyện - Giúp UBND Quận, Huyện thành lập, giải thể tổ chức thuộc thẩm quyền; trình UBND Thành phố thành lập giải thể tổ chức thuộc thẩm • Giải trình sơ đồ: − Bước 1: Mở hồ sơ bao gồm chuẩn bị bìa hồ sơ, sau ghi ký hiệu tiêu đề vào hồ sơ − Bước 2: Thu thập văn tài liệu đưa vào hồ sơ, thu thập thu thập văn thư quan, đơn vi thuôc UBND huyện − Bước 3: Phân chia đon vị bảo quản, xếp văn tài liệu hồ sơ, xếp theo thứ tự thời gian văn ban hành trước xếp trước − Bước 4: Biên mục hồ sơ bao gồm đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết & chứng từ kết thúc viết bìa hồ sơ Hàng tháng từ ngày 01 tháng 01 cán văn thư giữ bán lưu văn thư vào tên loại văn bàn xắp sếp theo tên loại văn văn để vào cặp ba giây bên có ghi tên loại: Công văn, Quyết định nhân sự, Quyết định vấn đề, tập văn thông thường, tập giấy mời, tập đơn thư Và từ ngày đầu tháng cho đén ngày hết tháng văn vào tên loại đưa vào tập lưu ngày cuối tháng văn tập hợp xếp loại cho xác hoàn chỉnh theo tiêu chí; Các phòng ban áp dụng phương pháp nhiên phòng ban chưa giao nộp hồ sơ, tài liệu theo thời gian quy định giao nộp không xếp theo yêu cầu gây khó khăn nhiều thời gian cho việc xếp văn tài liệu lưu trữ, khó khăn cho việc tra tìm, nghiên cứu phục vụ 2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Có thể khẳng định Gia Lâm huyện thành phố Hà Nội ứng dụng tốt công nghệ thông tin công tác văn thư Tại phận văn thư UBND huyện thời gian thực tập làm việc thấy rõ vấn đề Tất công việc công tác văn thư hướng tới mục đích nhanh chóng, xác , bí mật việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư đòi hỏi cấp thiết việc làm quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới kết t công việc * TDOFICE MODULE, Mođule Quản lý văn hồ sơ công việc Tại phận vân thư sử dụng tốt loại máy, chương trình, phần mềm phục vụ tốt cho công tác văn thư, với quan tâm lãnh đạo UBND phận văn thư sử dụng loại máy giúp cho việc ứng dụng công nghệ thông tin như: máy tính, máy Scan, máy in, máy Fax Và đặc biệt với phần mềm quản lý văn đi, đến hồ sơ công việc “TDOFICE MODULE, Module Quản lý văn Hồ sơ công việc phần mềm tra cứu văn pháp luật thay đổi vấn đề ứng dụng công nghệ thồng tin tạo thay đổi định việc giải công việc hàng ngày cán văn thư, rút ngắn thời gian, đảm bảo bí mật, tra tìm nhanh chóng Những ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư cho thấy quan tâm, ý thức lãnh đạo UBND tầm quan trọng công việc này, công việc mà từ xưa đến cán bộ, lãnh đạo ý đến ngày quan tâm trọng đến nhiều Hiệu công việc muốn cao phải luôn có thay đổi sáng tạo, thay đỗi ứng dụng công nghệ thông tin công việc mang lại nhiều hiệu hơn, giúp cho công việc giải lý nhanh hơn, dễ dàng Với việc sử dụng loại máy trợ giúp cho công việc cán văn thư máy tính, máy Scan, fax dần trở nên quen thuộc với nguwofi văn phòng có cán văn thư Vì theo thân thay đổi lớn việc cài đặt phần mềm quản lý loại văn đến quan − “TDOFICE MODULE”, Module Quản lý văn hồ sơ công việc Module Quản lý văn Hồ sơ công việc xây dựng Lotus Domino 6.X Tại quan, Module Quản lý VB&HSCV bao gồm chức sau: Chức quản lý VB đi/đến, thực gửi nhận VB với quan, tồ chức, cá nhân bên thông qua đường mạng − Chức tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn hồ sơ công việc quan thông qua mạng LAN − Chức giải theo dõi tiến độ giải công việc, vụ việc mạng thông qua HSCV − Chức theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực Lãnh đạo − Chức kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực Phòng/ Ban chuyên môn − Chức hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ − Các chức tra cứu, khai thác thông tin − Chức thống kê in ấn báo cáo Module gồm bảy phần: Danh mục, Văn đến, Hồ sơ công việc, Văn dự thảo, Phiếu trình, xừ lý công việc, Văn Phạm vi sử dụng Module: Tất cảc phòng, phận tham gia quỉ trình xử lý văn hồ sơ công việc tụỳ theo chức đối tượng, cụ thể: Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo, Quản trị hệ thống Phần mềm giúp cho mắt xích liên kết với nhau, tạo hiệu tối ưu cho công việc Khi muốn tra tìm văn có từ khóa như: ngày, tháng ban hành văn bản; nội dung văn đề cập đến làm vấn đề gì, quan ban hành văn quan (đối với văn đến), số sổ văn số bao nhiêu? nhập từ khóa văn đưa văn liên quan đến từ khóa văn cần tìm hệ thống đưa văn liên quan đến từ khoá bạn muốn tìm Sau đưa kết tìm kiếm xác * Phầm mềm tra cứu văn pháp luật (xem thêm phụ lục IX) Không để cập nhật văn quan trung ương quan chủ quản (ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) Lãnh đạo UBND cho áp dụng phần mềm tra cứu văn pháp luật công ty đầu tư phát triển giải pháp công nghệ GiaViệt, trang Web Công ty cập nhật văn Chính phủ cán bộ, ngành thành phố Trang Web công ty pập nhật văn hộ thống chương trình cán văn thư UBND có văn với điều kiện có kết nối mạng Internet Khi quan Trung ương, UBND thành phố gửi văn đến qua đường bưu điện mà văn chưa đến nơi cần thiết phục vụ cho lãnh đạo giải công việc cán văn thư đăng nhập vào hệ thống in văn theo yêu cầu lãnh đạo Phần mềm tra cứu văn pháp luật phần mềm tra cứu văn liên quan đến công việc cán văn thư phần mềm sử dụng thời gian qua chưa làm phần mềm giúp cho việc tìm hiểu lấy thông tin, in văn cần thiết trở nên nhanh chóng hơn, thuận lợi nhiều Phần mềm ứng dụng mẻ để sử dụng tất nhũng nội dung, mà phần mềm đề cập đến việc làm nhanh chóng, công ty việc đòi hỏi phải có thời gian Ứng dụng công nghệ thông tin phải việc đặt lên hàng đầu quan nào, phận Những thay đổi không ngừng khoa học mục đích cuối giúp cho sống công việc người trở nên đơn giản hơn, thuận lợi nhẹ nhang hơn, tiết kiệm thời gian nhất, hiệu công việc đạt tối ưu Vì ứng dụng công nghệ thông tin việc làm quan trọng công tác văn thư việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho công việc trở nên nhanh hơn, đại, tập trung, hiệu CHƯƠNG 3: MỘT SÓ GIẢI PHÁP VÀ KĨỂN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN BÂN HUYỆN GIA LÂM 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn thư Ở Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm Đối với công việc có ưu điểm nhược điểm, ưu điểm mà người công việc cố gắng thực được, hạn chế khó khăn, thách thức để tương lai nhìn nhận lại vấn đề, đánh giá thực tế tìm giải pháp khắc phục Công tác vằn thư UBND huyện Gia Lâm có ưu điểm hạn chế cần khắc phục thời gian tới với khâu nghiệp vụ, để công tác văn thư ngày thêm hoàn thiện 3.1.1 Ưu điểm Bộ phận văn thư UBND huyện Gia Lâm phận nằm văn phòng HĐND UBND huyện thực tốt nhiệm vụ thuộc chức nhiệm vụ phòng ban mình, đảm bảo yêu cầu lãnh đạo, phục vụ giải công việc phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Đặc biệt với số lượng công việc tăng dần ngày, hội nghị, họp diễn tài liệu cho hội nghị, họp lớn đòi hỏi nhanh nhẹn xác phân chia tài liệu cho họp, hoàn thành tốt yêu cầu lãnh đạo Giải tình phức tạp xảy công việc gặp phải Luôn cập nhật nhũng văn nhà nước ban hành liên quan đến công tác văn thư để có thay đổi phù hợp với yêu cầu thực tế Đối với khâu nghiệp vụ UBND huyện thực theo đứng quy trình Từ xây dựng, soạn thảo ban hành văn bản, đến khâu nghiệp vụ thực theo văn quy định nhà nước Nghị định 110/2004/NĐ-CP Nghị định công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn + Đối với văn Văn đăng ký đầy đủ vào sổ đăng ký theo tên loại văn bản, việc đăng ký văn xác giúp cho việc tra tìm văn nhanh chóng, kịp thòi phục vụ yêu cầu cán giải công việc Văn phát hành xử lý nghiệp vụ kịp thời chuyển phát văn ngày Các văn kiểm tra thể thức chặt chẽ, cán văn thư cho số, ngày tháng ban hành dấu thức đứng có đủ hai chữ ký tắt lãnh đạo + Đối với việc quản lý giải văn đến Tất văn đến quan theo thẩm quyền cán văn thư bóc bì văn làm theo trinh tự với văn đến Văn đạo cho ý kiến giảỉ đưa tới cá nhân, phòng ban kịp thòi tình trạng văn không chuyển giao Hầu hết văn Chánh vấn phòng cho ý kiến hợp lý vào chức năng, nhiệm vụ phòng ban điều cho thấy nghiêm túc làm việc hiệu lãnh đạo cán quan Bảo quản sử dụng dấu Bảo quản sử dụng dấu công việc đòi hỏi trách nhiệm cao người giao nhiệm vụ mà trực tiếp cán văn thư,Cán văn thư ý thức được, trách nhiệm tầm quan họng việc bảo quản sử dụng dấu Cán văn thư phải thực theo văn quy định nhà nước văn hướng dẫn đạo cấp trên, lãnh đạo UBND huyện ỊỌiông lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quan tâm tói công việc định kỳ kiểm ừa việc sử dụng bảo quản cotỉ dấu cán văn thư + Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Lập hồ sơ giao nộp hồ sợ tài liệu vào lưu trữ quan khâu quan trọng cuối giai đoạn văn thư việc lập hồ sơ có vị trí, vai trò quan trọng gắn liền với công tác lưu trữ Vì Ủy ban nhân dân huyện thực tốt việc văn tàỉ liệu lập thành hồ sơ chuyển giao theo đứng thời gian quy định nhà nước, lãnh đạo quan, ý thức điều việc cán văn thư làm tốt công việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Những hồ sơ lập giai đoạn vă thư xép trật tự, khoa học cẩn thận trước giao nộp vào lưu trữ quan + Ứng dụng công nghệ thông tin văn thư Ủy ban nhân dân làm tốt, số khâu nghiệp vụ trình ứng dụng công nghệ thông tin cho phù hợp 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm hạn chế cần phải khắc phục thời gian tới, để công tác văn thư ủy ban nhân dân huyện đồng giưa khâu Trong việc soạn thảo ban hành văn phòng ban, đơn vị trực thuộc huyện cần phải tìm hiểu văn quy định nhà nước trình bày văn bản, với hướng dẫn cán văn thư uỷ ban nhân dân để chảnh thiếu xót, cách hiểu sai thể thức văn đẫn đến tình trạng văn bị làm sai lệch thể thức Với việc phát hành văn phải đảm bảo yêu cầu thể thức nội dung văn với lĩnh vực chuyên môn phòng ban cần ban hành văn phòng ban phải làm theo quy định Đối với văn đến nhiều phòng ban chưa kịp thời xử lý theo quy định nhà nước theo xử lý người đưa ý kiến phân xử, có phòng ban đến thời gian nộp báo cáo đái với công việc giao giải văn đến chưa thực theo ỵêu cầu, nhiều cán văn thư phải đôn đốc, nhắc nhở phòng ban Như gây thời gian nhiều cho cán làm công tác văn thư bận rộn với công việc hàng ngày Đối với vấn đề bảo quản sử dựng dấu cộ số hạn chế sau: Có nhũng văn dấu đóng lên chưa đạt yêu cầu theo quy định Với tủ đựng dấu chưa hoàn toàn khoa học đại, gây khó khăn, thời gian tìm dấu Có số dấu chưa thay đổi cho phù hợp yới yêu cầu cống việc Uỷ ban nhân dân huyện Lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Một hạn chế giống nhiều quan khác UBND huyện Gia Lâm chưa thể xây dựng ban hành danh mục hồ sợ phòng ban lập bồ sơ thường vào công việc năm trước để mở hồ sơ Và chưa giao nộp hồ sơ tài liệu theo quy định đề cầc loại tài liệu 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm Trên thực tế công tác văn thư UBND huyện Gia Lâm lí luận công tác văn thư, qua thực trạng thực công tác văn thư UBND huyện Gia Lâm Thông qua thực tế tiếp xúc, cọ sát xin đưa vài giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư UBND huyện thời gian trước mắt thời gian lâu dài tương lai, để công tác văn thư ngày làm tốt phục vụ cho công việc hành phòng ban quan, đảm bảo phát triển chung huyện mặt đời sống nhân dân huyện Qua thời gian tiếp xúc làm việc UBND huyện Gia Lâm với lý thuyết học có đưa số giải pháp cụ thể sau Nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ thời gian trước mắt cho nghiệp công tác văn thư UBND huyện tương lai gần Các giải pháp cụ thể sau: 3.2.1 Hoàn thiện đội ngũ cán làm công tác văn thư Trong hoạt động người trọng tâm Trong công tác văn thư đặc thù công việc đòi hỏi cán lầm công tác văn thư phải đáp ứng yêu cầu phẩm chất đạo đức chuyên môn nghiệp vụ, xét cho cán làm công tác văn thư có đáp ứng yêu cầu đạo đức, nghiệp vụ hiểu hết ý thức đầy đủ vsi trò công việc thực UBND huyện Gia Lâm thực theo thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ việc thực nghị định số 13, 14/2008/NĐ-CP phủ việc chuyển công tác văn thư lưu trữ sang cho phòng Nội vụ Quản lý Cán thuộc phận văn thư UBND huyện gồm có 04 người có 01 cán làm công tác văn thư 01 cán làm công tác lưu trữ 02 cán làm cộng tác đánh máy, photocopy văn tài liệu, hầu hết cán làm công tác văn thư UBND huyện Gia Lâm người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ vững vàng Vì nói công việc làm theo văn quy định Nhà nước cấp lãnh đạo UBND đưa không gặp nhiều sai sót công việc, hàng ngày cán làm việc cách nghiêm túc Tuy nhiên từ Hà Nội mở rộng địa giới hành Gia Lâm huyện thuộc Thành phố Hà Nội số lượng văn văn phòng UBND huyện phòng ban huyện nhận chuyển rât nhiều, với gia tăng khối lượng công việc, nhiên với số lượng cán thuộc phận văn thư chưa đáp ứng với số lượng công việc hàng ngày cần phải thực giải theo thời gian hành quy định nhà nước, tạo áp lực tâm lý không nhỏ người làm công tác văn thư UBND, hầu hết ngày tuần cán văn thư thường phải làm thời gian quy đinh giải yêu cầu công việc, bí mật, nhanh chóng, kịp thời văn Ngày qua ngày khác số lượng công việc nhiều cường độ làm việc nhiều khiến cho cán trở nên thẳng, mệt mỏi không đảm bảo hiệu công việc mong muốn Chính theo thân cần có giải pháp trước mắt giải pháp lâu dài tương lai đảm bảo cho công việc giải theo yêu cầu − Giải pháp thời gian tới phải tăng cường thêm cán đảm nhiệm công tác văn thư có chuyên môn, nghiệp vụ tốt giải công việc có vây đảm bảo hoàn toàn tập trung người làm việc Tạo môi trường thật đại động − Giải pháp lâu đài: Không tăng cường thêm số cán làm phận văn thư mà lãnh đạo UBND huyện cần ý thức đầy đủ vai trò phận văn thư quan tâm đến cán làm công tác văn thư Để đảm bảo cho hoạt động quan vàn phòng UBND&HĐND diễn đúng, xác, nhanh chóng đáp ứng phát triển không ngừng xã hội đất nước Vì hàng năm lãnh đạo UBND cần cử cán văn thư đào tạo chuyên môn nghiệp vụ theo chương trình đào tạo nhà nước, để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho thân cán hiệu thiết thực công việc UBND Bên cạnh yêu cầu quan thiết nghị điều quan trọng cán công việc thuộc phạm vi trách nhiệm phải tự học hỏi để thấy ưu điểm thân công việc khó khăn gặp phải yếu mà thân cần phải khắc phục công việc ngày trở nên nhẹ nhàng hơn, hoàn thiện Và qua nhận thức lực thân để phấn đấu vươn lên tương lai Luôn phải ý thức vai trò vị trí làm việc để có nhìn toàn diện công việc vai trò công việc chuỗi chung công việc UBND, có sai xót xảy phải sử lý cho tốt tự tạo nên tự tin cá nhân thân Không quan tâm đến công việc mà lãnh đạo UBND cần có nắm bắt định tâm tư nguyện vọng cán để hiểu mong muốn họ khó khăn gặp phải sống tạo điều kiện cho họ phát huy hết lực công việc Yếu tố người, nguồn nhân lực yếu tố quan trọng công việc người trung tâm công việc tạo thành công hay gặp phải thất bại phụ thuộc vào người nhiều cồng tác văn thư người quan tâm thích đáng cán có chuyên môn sâu hơn, chuyên nghiệp rộng hon phát huy hết vai trò quan hiệu hoạt động quan góp phần vào phát triển chung đất nước KẾT LUẬN Cùng với sư phát triển không ngừng xã hội đòi hỏi lĩnh vực nào,cơ quan,công ty phải có mắt xích liên kết với để máy hoạt động trơn chu Trong măt xích không kể đến phận văn thư Bộ phân văn thư nơi tập trung cung cấp thông tin cho lãnh đạo xác kip thời Ngày lãnh đạo quan có nhìn đầy đủ toàn diện công tác văn thư Trong thời gian học tập nghiên cứu môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học”và qua tài liệu cho hấy thực trạng thưc công tác văn thư phòng ủy ban nhân dân thực Qua tiểu luận phản ánh trình công tác văn thư ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm hi vọng tiểu luận nguồn thông tin để người biết rõ UBND huyện Gia Lâm công tác văn UBND Bên cạnh mong muốn thông qua tiểu luận phần giúp cho công tác văn thư UBND ngày hoàn thiện theo hương tích cực Đối với thân tôi, sau tiếp thu chuyên đề môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học“ tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân toàn thể cán nhân viên UBND huyện Gia Lâm hướng dẫn bảo, nhận thức vấn đề công tác lưu trữ nói chung đề trực tiếp liên quan đến lĩnh vực công việc nói riêng Từ kiến thức mà thân tiếp thu nhờ việc tìm hiểu cố gắng vận dụng kiến thức học Xây, sách Đảng, pháp luật nhà nước để phục vụ học tập, làm việc tốt dựng, trì cải tiến liên tục hoạt động đảm bảo chất lượng nhiệm vụ, nhằm đáp ứng yêu cầu, nâng cao chất lượng học tập làm việc tương lai Hà Nội, tháng năm 2016 Người thưc Đào Công Tập MỤC LỤC: