Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài: 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỘC BÌNH 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình. 5 1.1.1. Khái quát vài nét về UBND huyện Lộc Bình. 5 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình. 5 1.1.2.1. Chức năng 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình. 8 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình 9 1.2.2.1. Chức năng 9 1.2.2.2. Nhiệm vụ 9 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ 12 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 13 1.2.3.1. Mô tả quy trình thực hiện công việc 13 1.2.3.2. Bản mô tả công việc của vị trí việc làm trong văn phòng 15 1.2.3.2.1. Chánh văn phòng 15 1.2.3.2.2. Phó Chánh văn phòng 16 1.2.3.2.3. Tổng hợp, báo cáo về hoạt động của HĐND và UBND 18 1.2.3.2.4. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 19 1.2.3.2.5. Công tác tiếp công dân 20 1.2.3.2.6. Tổng hợp lĩnh vực đối ngoại 21 1.2.3.2.7. Kế toán 22 1.2.3.2.8. Phụ trách công tác văn thư 23 1.2.3.2.9. Quản trị mạng, văn phòng điện tử Eoffice 24 Phần II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH 26 2.1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư 26 2.1.1. Khái niệm công tác văn thư 26 2.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 26 2.1.2.1. Vị trí 26 2.1.2.2. Ý nghĩa 26 2.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư 27 2.1.4 Nội dung của công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình 28 2.2. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng 29 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng 29 2.2.1.1. Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 29 2.2.1.1.1. Thẩm quyền ban hành 29 2.2.1.1.2. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 30 2.2.1.2. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 31 2.2.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 33 2.2.2.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 36 2.2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 36 2.2.3.1. Lập hồ sơ 36 2.2.3.2. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 37 2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị 38 2.2.4.1. Quản lý con dấu 38 2.2.4.2. Sử dụng con dấu 38 2.2.5. Công tác lưu trữ 39 2.2.5.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 39 2.2.5.2. Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 39 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1. Đánh giá chung 40 3.1.1. Ưu điểm 40 3.1.2. Hạn chế 42 3.1.3. Nguyên nhân 43 3.2. Đề xuất, kiến nghị 43 3.2.1. Đề xuất 43 3.2.1.1. Hoàn thiện công tác thể chế 44 3.2.1.2. Tăng cường đầu tư nguồn lực thực hiện công tác văn thư 44 3.2.1.3. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin và ISO trong công tác văn thư. 45 3.2.1.4. Kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư 47 3.2.2. Kiến nghị 47 3.2.2.1. Đối với UBND tỉnh Lạng Sơn 47 3.2.2.2. Đối với UBND huyện Lộc Bình 47 3.2.2.3. Đối với cán bộ, công chức 48 KẾT LUẬN 49 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 PHẦN IV: PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .3 Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo .4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu .4 Bố cục đề tài: Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỘC BÌNH 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình 1.1.1 Khái quát vài nét UBND huyện Lộc Bình .5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình .5 Trích điều 142 Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015 Từ ngày Luật có hiệu lực thi hành bầu Hội đồng nhân dân nhiệm kỳ 2016 – 2021, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân đơn vị hành tiếp tục giữ nguyên cấu tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân số 11/2003/QH11 1.1.2.1 Chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .6 UBND huyện Lộc Bình quan chấp hành HĐND huyện quan hành nhà nước phạm vi lãnh thổ huyện theo hiến pháp, pháp luật, văn quan quản lý nhà nước cấp nghị HĐND huyện tất lĩnh vực: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ, du lịch; giáo dục, y tế, văn hóa – xã hội, thông tin, thể dục thể thao; khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường; quốc phòng an ninh, trật tự an toàn xã hội; sách dân tộc, tôn giáo; thực thi pháp luật; xây dựng quyền quản lý địa giới hành 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức .6 1.2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình 1.2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình quan tham mưu, tổng hợp cho HĐND UBND Văn phòng thực mối quan hệ phối hợp với phòng, ban, nghành huyện, tổ chức trị - xã hội, UBND xã, thị trấn việc thực đường lối, chủ trương Đảng, sách pháp luật nhà nước, Nghị HĐND huyện, định, thị UBND chủ tịch UBND huyện Văn phòng hoạt động theo chế độ thủ trưởng gồm có Chánh văn phòng, phó Chánh văn phòng, chuyên viên nhân viên .8 Chánh văn phòng thủ trưởng quan văn phòng, lãnh đạo điều hành hoạt động văn phòng; chịu trách nhiệm cá nhân công tác hoạt động văn phòng trước thường trực HĐND huyện, UBND huyện, chủ tịch UBND huyện trước pháp luật Chánh văn phòng phân công nhiệm vụ cho Phó Chánh văn phòng, chuyên viên nhân viên văn phòng để thực nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, phục vụ thực nhiệm vụ chuyên môn Cán bộ, công chức văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ công tác phân công trước lãnh đạo văn phòng, thường trực HĐND huyện, UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện trước pháp luật Phát huy quyền làm chủ tập thể, cán công chức văn phòng trực tiếp thông qua đại diện tham gia đóng góp ý kiến, tổ chức kiểm tra, giám sát công việc quan Nêu cao ý thức trách nhiệm, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Thực tốt nội quy quan .9 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình 1.2.2.1 Chức 1.2.2.2 Nhiệm vụ .9 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức sơ đồ .12 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng .13 1.2.3.1 Mô tả quy trình thực công việc 13 1.2.3.2 Bản mô tả công việc vị trí việc làm văn phòng .15 1.2.3.2.1 Chánh văn phòng 15 1.2.3.2.2 Phó Chánh văn phòng .16 1.2.3.2.3 Tổng hợp, báo cáo hoạt động HĐND UBND .18 1.2.3.2.4 Bộ phận tiếp nhận trả kết 19 1.2.3.2.5 Công tác tiếp công dân .20 1.2.3.2.6 Tổng hợp lĩnh vực đối ngoại .21 1.2.3.2.7 Kế toán 21 1.2.3.2.8 Phụ trách công tác văn thư .22 1.2.3.2.9 Quản trị mạng, văn phòng điện tử Eoffice 23 Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II 26 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH 26 2.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 26 2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 26 2.1.2 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 26 2.1.2.1 Vị trí .26 2.1.2.2 Ý nghĩa 26 2.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 27 2.1.4 Nội dung công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình 28 2.2 Thực nội dung nghiệp vụ công tác văn thư Văn phòng 29 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Văn phòng .29 2.2.1.1 Tổ chức soạn thảo ban hành văn quan 29 2.2.1.1.1 Thẩm quyền ban hành 29 2.2.1.1.2 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn 30 2.2.1.2 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan 31 2.2.2 Quy trình quản lý giải văn 33 Trong năm 2015, Bộ phận Văn thư – lưu trữ có nhiều cố gắng, thực tốt việc quản lý công văn đi, công văn đến Việc chuyển giao, phân phối xử lý văn bản, tài liệu đến nơi nhận quy định, đảm bảo chế độ bảo mật thông tin nhà nước (trong năm tiếp nhận 8025 văn bản, lục 247 văn bản) Công tác quản lý công văn công văn đến thực phần mềm Văn phòng điện tử Eoffice nên đảm bảo tiến độ xử lý văn kịp thời, xác khoa học Thực tốt chế độ theo dõi, lập hồ sơ lưu trữ, bảo quản tài liêu theo quy trình 33 Cơ quan ban hành Quy chế quản lý, sử dụng Văn phòng điện tử Eoffice UBND huyện Lộc Bình (Ban hành kèm theo Quyết định số 3525/QĐ-UBND ngày 31/10/2013 UBND huyện) .33 Văn phòng điện tử Eoffice phương thức trao đổi thông tin bắt buộc chế độ làm việc hàng ngày UBND huyện Lộc Bình Các hoạt động trao đổi thông tin liên quan đến nhiệm vụ cán công chức làm việc phòng chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn thực hệ thống Văn phòng điện tử 33 Thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn phòng điện tử Eoffice thực theo quy định hành Nhà nước 34 Quy trình tiếp nhận, chuyển giao, xử lý văn đến .34 Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Văn thư quan Văn phòng HĐND UBND huyện tổng hợp văn đến chuyển trình xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng 34 - Lãnh đạo văn phòng nghiên cứu, phân loại văn (phân loại theo thẩm quyền xử lý, lĩnh vực phụ trách Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện) chuyển văn thư phân loại để Scan văn bản, nhập số công văn đến theo quy định, chuyển đến Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND sau xem xét nội dung văn chuyển cho Phó chủ tịch đạo thực (giao trách nhiệm cho quan chuyên môn tham mưu thực hiện, gửi văn theo quy định); giao lãnh đạo văn phòng đôn đốc kiểm tra việc thực phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện .34 - Các quan chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện nhận văn đến (văn xử lý địa Eoffice đơn vị chuyển gửi văn giấy), có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét, xử lý theo quy chế làm việc UBND huyện thực chương trình Eoffice Thực nhiệm vụ theo phân công lãnh đạo UBND huyện thông qua nội dung giao việc địa Eoffice quan, đơn vị .34 - Bộ phận Quản trị mạng Văn phòng HĐND UBND huyện có trách nhiệm hướng dẫn sử dụng, kiểm tra theo dõi việc thực văn phòng điện tử quan, đơn vị; Lãnh đạo chuyên viên văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực nội dung giao việc lãnh đạo UBND huyện, báo cáo kết thực nội dung, thời gian 34 Quy trình xử lý văn 34 - Cơ quan chuyên môn giao nhiệm vụ dự thảo văn thuộc thẩm quyền Thường trực HĐND, UBND huyện, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện, thủ trưởng đơn vị (sau hoàn thành dự thảo, chịu trách nhiệm nội dung soạn thảo, kỹ thuật trình bày văn bản… ) chuyển đến chuyên viên văn phòng để thẩm định; sau thẩm định trình lãnh đạo văn phòng kiểm duyệt, trình Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND xem xét, định .34 + Trường hợp văn đủ điều kiện ban hành, Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện in giấy, ký ban hành (Văn thư vào sổ công văn đi, thông báo cho quan, đơn vị chủ trì ban hành, gửi đến thành phần theo quy định để tổ chức thực hiện) 35 + Trường hợp văn không đủ điều kiện ban hành (phải tiến hành chỉnh sửa), Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện chuyển lại cho quan chủ trì soạn thảo (chỉnh sửa, bổ sung hoàn chỉnh), đồng gửi lãnh đạo văn phòng để giúp Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện theo dõi, kiểm tra đôn đốc thực tiếp tục kiểm duyệt trình lại (lần 2, ) để Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện xem xét, định .35 (Văn phải điền đầy đủ thông tin: Trích yếu nội dung, loại văn bản…và xử lý theo quy trình xử lý văn chương trình Eoffice) 35 - Đối với số văn đặc thù, cá biệt như: Văn mật, định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, ….cán bộ, công chức, viên chức; khen thưởng, kỷ luật) Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND quan chuyên môn soạn thảo chuyển trực tiếp cho Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện sau ghi rõ trích yếu nội dung, loại văn bản,…và xử lý theo quy trình xử lý văn chương trình Eoffice 35 Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lãnh đạo phòng ban chuyên môn chịu trách nhiệm nội dung, hình thức, thể thức văn đơn vị phụ trách chuyển đến chuyên viên văn phòng thẩm định, lãnh đạo văn phòng, Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND xem xét, ký ban hành 35 - Văn thư văn phòng HĐND UBND huyện có trách nhiệm theo dõi thường xuyên văn chờ phát hành Eoffice, có văn cần phát hành văn thư có trách nhiệm vào sổ công văn theo quy định 35 - Đối với văn mật, văn khác không thực phần mềm văn phòng điện tử Eoffice thực theo quy trình thông thường 36 2.2.2.1 Quy trình quản lý giải văn - đến 36 2.2.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 36 2.2.3.1 Lập hồ sơ .36 2.2.3.2 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 37 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu quan, đơn vị 38 2.2.4.1 Quản lý dấu 38 2.2.4.2 Sử dụng dấu 38 2.2.5 Công tác lưu trữ 39 2.2.5.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 39 2.2.5.2 Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 39 PHẦN III .40 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1 Đánh giá chung 40 3.1.1 Ưu điểm 40 3.1.2 Hạn chế 42 3.1.3 Nguyên nhân 43 3.2 Đề xuất, kiến nghị 43 3.2.1 Đề xuất 43 3.2.1.1 Hoàn thiện công tác thể chế 44 3.2.1.2 Tăng cường đầu tư nguồn lực thực công tác văn thư 44 3.2.1.3 Thực ứng dụng công nghệ thông tin ISO công tác văn thư 45 3.2.1.4 Kiểm tra việc thực công tác văn thư 47 3.2.2 Kiến nghị 47 Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.2.1 Đối với UBND tỉnh Lạng Sơn 47 3.2.2.2 Đối với UBND huyện Lộc Bình .47 3.2.2.3 Đối với cán bộ, công chức 48 KẾT LUẬN 49 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 PHẦN IV: PHỤ LỤC 52 Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nguyên nghĩa UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân UBMTTQVN Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam TCCL ISO Tiêu chuẩn chất lượng ISO ISO TCVN ISO Tiêu chuẩn Việt Nam QSD Quyền sử dụng SD Sử dụng ĐBQH Đại biểu quốc hội VTVL Vị trí việc làm CNTT Công nghệ thông tin Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng Là công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Trong quan, đơn vị công tác văn thư quan tâm, hoạt động đảm bảo công tác quản lý Hành nhà nước thông qua văn bản, tài liệu Công tác văn thư có vai trò quan trọng cải cách hành nhà nước Cải cách hành nội dung quan trọng đường lối đổi Đảng Nhà nước ta, thể qua văn quan trọng Trung ương Đảng, Chính phủ như: Văn kiện Hội nghị Trung ương khóa VII, Hội nghị Trung ương khóa VIII, Nghị Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII, IX, X, XI;….Nghị 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Chính phủ ban hành tổng thể chương trình cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011 – 2020 Với nội dung gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư có vai trò quan trọng hoạt động cải cách hành nhà nước vì: Thứ nhất, công tác văn thư tạo văn – phương thể chế hành nhà nước; Thứ hai, công tác văn thư thực việc trình, chuyển giao văn đến; đôn đốc việc giải văn đến kịp thời, góp phần giải nhanh yêu cầu tố chức, cá nhân quan nhà nước; Thứ ba, công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng để đội ngũ công chức quan hành nhà nước có giải công việc quy định pháp luật; Thứ tư, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nội dung quan trọng đại hóa hành nhà nước; Thứ năm, nâng cao kỹ soạn thảo văn (thuộc nội dung công tác văn thư) nội dung cần thiết công tác xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức Thực phương châm: “Học đôi với hành – Lý thuyết gắn liền với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập quan Nông Thị Đức K1A Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Được quan tâm, giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình Em tiếp nhận vào thực tập văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn, kể từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/03/2016 Trong khoảng thời gian này, em cố gắng nỗ lực không ngừng, học hỏi kinh nghiệm rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình cán văn phòng Là cán văn phòng tương lai, đợt thực tập trang bị cho em kiến thức bản, trước hết nhận thức rõ ràng công tác văn thư tầm quan trọng công tác văn thư, thấy bất cập tồn quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ trẻ chúng em lớn Đợt thực tập giúp em nắm kiến thức, nhận thấy em trưởng thành sau thực tập quan Báo cáo kết trình khảo sát thực tế với lý luận mà em đúc rút quan thực tập Lộc Bình, tháng năm 2016 Sinh viên Nông Thị Đức Nông Thị Đức K1A Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ Mỗi quan, tổ chức có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng Và văn bản, giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân Vì vậy, công tác văn thư có vai trò thiếu đơn vị hành nghiệp Bởi văn bản, giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư để quản lý sử dụng có hiệu Là cánh tay đắc lực giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động Làm tốt công tác văn thư giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin, sở lãnh đạo đưa định quản lý đắn Để tìm hiểu rõ tổ chức công tác văn thư văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình để thấy thuận lợi khó khăn em xin lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình” Mục tiêu đề tài Mục tiêu báo cáo là: - Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động công tác văn thư văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình Thấy ưu điểm, hạn chế đưa đề xuất hữu ích cho hoạt động quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu báo cáo lý thuyết công tác văn thư thực tiễn hoạt động văn thư quan - Nghiên cứu lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Văn phòng - Thực trạng hoạt động công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình Nông Thị Đức K1A Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “Chuyển” dấu “VĂN BẢN ĐẾN” Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn thư đăng ký vào sổ theo dõi giải văn đến BM.VP.02.02 *Chuyển giao văn đến Văn đến văn thư chuyển giao cho cá nhân đơn vị giải vào ý kiến người có thẩm quyền vào sổ chuyển giao theo BM.VP.02.03 Việc chuyển giao văn cần đảm bảo yêu cầu: - Nhanh chóng: Văn chuyển giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm ngày, chậm ngày làm việc - Đúng đối tượng: Văn chuyển cho người nhận - Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận Trường hợp văn đến đơn vị nhầm lẫn không chức giải quyết, thủ trưởng đơn vị nhận văn phải trả lại ngày cho văn thư d Xử lý văn đến Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho chuyên viên trực dõi, giải theo chức năng, nhiệm vụ Về xử lý văn Tất văn đến xử lý theo quy định: - Thời hạn văn yêu cầu trả lời, tham gia ý kiến bộ, nghành địa phương ngày làm việc Trường hợp văn phải trả lời cần tham gia ý kiến nhiều đơn vị, thay đổi thời hạn trả lời không ngày làm việc - Các đơn vị đơn vị chủ trì đề nghị tham gia ý kiến co trách nhiệm trả lời thời hạn không ngày làm việc văn xử lý công việc chuyên môn, không ngày làm việc đề án, dự án đ Giám sát việc xử lý văn phòng ban liên quan Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy định UBND thị xã phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Lãnh đạo phòng ban phân công giải có trách nhiệm theo dõi tình trạng xử lý văn Văn phòng UBND chịu trách nhiệm phối hợp với đơn vị phân công giải quyết, theo dõi tình trạng xử lý văn theo thời hạn định Hàng tháng văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: Tổng số văn đến, văn đến giải quyết, văn đến đến hạn chưa giải quyết….để báo cáo cho người giao trách nhiệm Văn thư đơn vị có liên quan lưu hồ sơ theo quy định Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ quản lý giải văn Trách nhiệm thực Trình tự công việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan Thông Cán phân công/ phụ trách Soạn thảo văn đơn vị 01/2011/TTLTBNV-VPCP Chuyên viên phân công phụ trách mảng, lĩnh vựcKiểm tra thể thức Chủ tịch/Phó chủ tịch/ Chánh văn phòng Duyệt ký Phó chánh văn phòng Đăng ký làm thủ tục Cán văn thư ban hành Cán văn thư/ Cán phân Gửi văn công Cán văn thư Lưu hồ sơ Nông Thị Đức Sổ công văn Sổ công văn Lớp QTVP K1A tư Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mô tả trình xử lý văn a Yêu cầu ban hành văn Các văn lãnh đạo UBND yêu cầu soạn thảo trưởng phòng chuyên môn nhận yêu cầu phân công chuyên viên thực Cán phân công tiếp nhận yêu cầu sọa thảo văn có kèm theo hồ sơ công việc liên quan (nếu có) Các yêu cầu soạn văn từ trình giải thủ tục hành trực tiếp soạn văn theo yêu cầu xử lý công việc, yêu cầu không thông qua bước b b Phân công soạn thảo văn Căn yêu cầu nội dung văn cần soạn thảo Trưởng phòng/ban/đơn vị phân công cán thuộc lĩnh vực liên quan soạn thảo văn nêu rõ nội dung soạn thảo ngày hoàn thành c Dự thảo văn Chuyên viên chuẩn bị tài liệu liên quan đến việc soạn thảo, mẫu văn nhà nước ban hành Chuyên viên phân công dự thảo văn phải thực quy định thể thức văn bản, rõ ràng, dễ đọc Nội dung giải theo quy định nhà nước phải phù hợp với tính chất, hình thức nội dung văn Khi soạn thảo phải đảm bảo yêu cầu: - Chính xác theo nội dung đề nghị giải công việc - Thể ý kiến đạo - Đúng thời hạn cần trả lời theo yêu cầu - Nếu nội dung văn cần soạn thảo liên quan tới phòng/ ban/ đơn vị khác cán trực tiếp soạn thảo gửi dự thảo xin ý kiến phòng/ban/đơn vị có liên quan Cán phân công trình bày văn phải: dự thảo văn bản, phụ lục kèm theo (nếu có) Dự thảo văn phải soạn theo mẫu có mẫu, yêu Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cầu thể thức trình bày theo quy định nhà nước Sau soạn xong trình văn cho thủ trưởng trực tiếp xem xét, kiểm tra d Kiểm tra thể thức nội dung văn Đối với văn lãnh đạo UBND huyện phê duyệt trưởng phòng chuyên môn trực tiếp kiểm tra ký nháy vào văn bản, văn có phê duyệt trưởng phòng chuyên môn phó trưởng phòng chuyên môn phụ trách người kiểm tra ký nháy văn Trưởng phòng chuyên môn người phụ trách phân công có trách nhiệm kiểm tra thể thức nội dung văn chuyên viên chuyển đến Đối với văn đạt yêu cầu, người kiểm tra ký nháy vào chỗ nơi nhận văn trình người có thẩm quyền xem xét ký phê duyệt Đối với văn không phù hợp thể thức văn cần sửa đổi nội dung, người kiểm tra cho ý kiến vào văn dự thảo chuyển trả lại chuyên viên đơn vị soạn thảo văn Người kiểm tra ký nháy vào văn bản, đồng thời phải chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn Trong số văn theo yêu cầu phải có kiểm tra phòng Tư pháp Trình phê duyệt đ Xem xét phê duyệt Văn sau kiểm tra có xác nhận người kiểm tra, chuyên viên tổng hợp hồ sơ trình người có thẩm quyền xem xét phê duyệt văn Văn hồ sơ kèm theo có (các phụ lục, hồ sơ công việc…) trình người có thẩm quyền phê duyệt Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt văn bản: - Nếu không đồng ý, cho ý kiến đạo chuyển lại bước c - Nếu đồng ý, ký phê duyệt văn e Lấy số, đóng dấu Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán văn thư có trách nhiệm lấy số, đóng dấu UBND huyện, chuyển cho phòng/ban/đơn vị có nhiệm vụ ban hành văn lưu hồ sơ - Văn thư vào số văn không tên loại theo BM.VP.02.04 (nếu văn tên loại) văn có tên loại theo BM.VP.02.05 (nếu văn có tên loại) nhân theo số lượng yêu cầu sử dụng - Hoàn thiện thủ tục hành (đóng dấu) f Chuyển văn - Sau lấy số đóng dấu, chuyên viên phụ trách có trách nhiệm gửi văn cho đơn vị liên quan gửi cho khách hàng - Đối với văn gửi cho khách hàng thông qua đường bưu điện chuyên viên phụ trách lấy bì ủy ban ghi địa gửi bì (đã có văn bản) lại văn thư để chuyển Các văn trả phận cửa chuyên viên phụ trách có trách nhiệm chuyển văn đến phận cửa để phận cửa chuyển cho khách hàng theo quy định Người gửi có trách nhiệm quản lý chuyển văn địa chỉ, xác, nhanh chóng, thời gian quy định Chú ý: Văn có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “khẩn”, “mật” lên bì văn Văn “khẩn” phải gửi ngày làm việc Những văn thông thường khác phải gửi chậm thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày ký g Lưu trữ văn Văn thư có trách nhiệm lưu lại gốc văn Khi văn chưa ban hành thức, đơn vị không cung cấp thông tin cho đơn vị, cá nhân trách nhiệm soạn thảo văn Cán đơn vị có trách nhiệm quản lý giữ gìn hồ sơ tài liệu trình xử lý công việc Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Mẫu sổ Sổ đăng ký văn đến (BM.VP.02.01) a Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh họa: ………………(1)………………… ………………(2)………………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20…(3)… Từ ngày…………đến ngày… (4)… Từ số………… đến số…….(5)… Quyển số: (6) (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản trực tiếp (nếu có) (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị) (3): Năm mở số đăng ký văn đến (4): Ngày tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối số (6): Số thứ tự sổ Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b, Phần đăng ký văn đến trình bày sau: Trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297 mm) bao gồm 09 cột theo mẫu Ngày Số Nơi Số, ký Ngày Tên loại trích Chuyển Ký đến đến ban hiệu văn yếu nội dung tới nhận (2) hành (3) (4) (5) (6) (7) (8) (1) Ghi (9) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” Cột 2: Số đến: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Tác giả Ghi tên quan tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Số, ký hiệu: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm văn đến ngày, tháng, năm đơn thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, năm ghi hai chữ số Ví dụ: 05/02/05 Cột 6: Tên loại trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn không ghi tên loại) văn đến trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn thư Cột 7: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi Ghi điểm cần thiết văn đến (văn Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu ) Sổ đăng ký văn mật đến Mẫu sổ đăng ký văn mật đến giống sổ đăng ký văn đến (loại thường) phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” (cột 6) Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự văn đến Riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật” ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền Sổ theo dõi giải văn đến (BM.VP.02.02) a Bìa trang đầu …………………(1)………… ……………… (2)………… SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20 (3) Từ ngày…….đến ngày…… (4)…… Quyển số: …(5)… (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản trực tiếp (nếu có) (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị) (3): Năm mở số đăng ký văn đến Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (4): Ngày tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ (5): Số thứ tự sổ b Phần theo dõi giải văn đến Số Tên loại, số Đơn vị Thời hạn Tiến đến ký hiệu, ngày người nhận giải giải văn trả tháng tác giả văn (2) (1) độ Số, ký hiệu Ghi lời (3) (4) (5) (6) (7) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo số đến ghi dấu “Đến” sổ đăng ký văn đến Cột 2: Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Ghi tên loại văn quan, tổ chức gửi đến, đơn thư khiếu nại, tố cáo đơn thư; nội dung khác ghi theo hướng dẫn khoản phụ lục II công văn Cột 3: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Thời hạn giải Ghi thời hạn giải văn đến theo quy định pháp luật, quy định quan, tổ chức theo ý kiến người có thẩm quyền Cột 5: Tiến độ giải Ghi tiến độ giải văn đến đơn vị, cá nhân so với thời hạn quy định Cột 6: Số, ký hiệu văn trả lời Ghi sô ký hiệu văn trả lời văn đến (nếu có) Cột 7: Ghi Ghi điểm cần thiết khác Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sổ chuyển giao văn đến (BM.VP.02.03) a Bìa trang đầu ………… (1)…………… ………… (2)…………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20….(3)… Từ ngày……….đến ngày… (4)… Quyển số: …(5)… (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản trực tiếp (nếu có) (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị) (3): Năm mở số đăng ký văn đến (4): Ngày tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ (5): Số thứ tự sổ Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Phần đăng ký chuyển giao văn đến Ngày chuyển (1) Số đến Đơn vị Ký nhận Ghi (2) người nhận (3) (5) (4) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày chuyển Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1, phải thêm số đằng trước Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi Sổ chuyển giao văn mật đến Trong trường hợp cần thiết, quan, tổ chức lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến tương tự sổ chuyển giao văn đến (loại thường) phần đăng ký chuyển giao văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Số đến” (cột 2) Việc đăng ký chuyển giao văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường) Riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) văn đến Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sổ đăng ký văn (BM.VP.02.04) a Bìa trang đầu ……………………(1)……………… …………………….(2)……………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 20 (3) Từ ngày… đến ngày….(4)… Từ số…… đến số… (5)… Quyển số:…(6)… (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản trực tiếp (nếu có) (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị) (3): Năm mở số đăng ký văn đến (4): Ngày tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối số (6): Số thứ tự sổ Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Phần đăng ký văn Ngày Số văn hiệu (1) (2) ký Trích yếu (3) Người Loại Nơi ký văn nhận sọạn văn thảo (5) (6) (7) (4) Đơn vị Người soạn Ghi (8) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Số, ký hiệu văn Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ngày tháng văn Ghi ngày, tháng văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số đằng trước Cột 3: Tên loại trích yếu nội dung văn Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn khác phải ghi tên loại văn bản; sổ dùng để đăng ký loại văn chia làm nhiều phần, phần dùng để đăng ký loại văn không cần ghi tên loại Cột 4: Người ký Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Số lượng Ghi số lượng ban hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Sổ đăng ký văn mật Mẫu sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn (loại thường), phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” (cột 3) Việc đăng ký văn mật thực tương tự văn (loại thường) theo hướng dẫn khoản phụ lục; riêng cột “Mức độ mật” Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền Nông Thị Đức Lớp QTVP K1A